QUALITY OF INFORMATION RESOURCE INDEXING AND ITS INFLUENCE ON INFORMATION RETRIEVAL IN THE UFAM LIBRARY SYSTEM – SISTEBIB/UFAM
REGISTRO DOI: 10.69849/revistaft/cl10202511131518
Flaviano Lima de Queiroz1
Catarina Maria Ramalho Xavier2
Elizete da Silva Dias3
Diógenes José Gusmão Coutinho4
Resumo
Este estudo tem como propósito identificar e avaliar as percepções referentes à análise de temas realizada por catalogadores no sistema de bibliotecas SISTEBIB da Universidade Federal do Amazonas durante o processo de indexação de recursos informacionais. A indexação segue a nossa política específica, composta por diversas etapas. O procedimento inicia-se com a avaliação do documento para reconhecer o tema, passando pela seleção de conceitos e pela conversão desses conceitos em termos que representem de maneira adequada o conteúdo. Cada uma dessas etapas é crucial, pois tem como objetivo assegurar a recuperação eficiente das informações no catálogo online, atendendo às necessidades dos usuários. A política de indexação fornece orientações sobre a condução desse processo, incluindo a escolha da linguagem de indexação adotada pela biblioteca. Essa linguagem, caracterizada como um vocabulário controlado, é utilizada na fase de conversão dos conceitos identificados em termos representativos, transformando a linguagem natural em uma forma padrão e artificial que os usuários usarão em suas pesquisas no catálogo. Uma indexação inadequada, seja por questões relacionadas à linguagem controlada ou ao sistema, pode comprometer a representação da informação, dificultando sua recuperação. Dessa forma, o foco da pesquisa é examinar e monitorar o modo como o Sistema de bibliotecas da Universidade Federal do Amazonas realiza a indexação de materiais informacionais e como os catalogadores aplicam a linguagem de indexação seguindo as diretrizes da política estabelecida. Nossa política esclarece que os termos indexados são extraídos online pelos catalogadores do SISTEBIB, que buscam nos catálogos de autoridade da nossa base, incluindo a biblioteca da Fundação Getúlio Vargas (FGV), Biblioteca Nacional (BN), Biblioteca do Congresso (LC) e PUC-PR.
Palavras-chave: Indexação. Política de indexação. Biblioteca Universitária.
Abstract
This study aims to identify and evaluate perceptions related to subject analysis carried out by catalogers within the SISTEBIB library system at the Federal University of Amazonas during the process of indexing informational resources. The indexing follows our specific policy, which consists of several stages. The procedure begins with the evaluation of the document to determine its subject, followed by the selection of concepts and the conversion of those concepts into terms that adequately represent the content. Each of these stages is crucial, as they aim to ensure the efficient retrieval of information in the online catalog, meeting users’ needs. The indexing policy provides guidelines on how to conduct this process, including the selection of the indexing language adopted by the library. This language, characterized as a controlled vocabulary, is used in the stage of converting the identified concepts into representative terms, transforming natural language into a standardized and artificial form that users will employ in their catalog searches. Inadequate indexing—whether due to issues related to the controlled vocabulary or to the system itself—can compromise the representation of information, making its retrieval more difficult. Therefore, the focus of this research is to examine and monitor how the Federal University of Amazonas library system performs the indexing of informational materials and how catalogers apply the indexing language in accordance with the established policy guidelines. Our policy clarifies that the indexed terms are extracted online by SISTEBIB catalogers, who consult authority catalogs within our database, including those from Fundação Getúlio Vargas (FGV), the National Library of Brazil (BN), the Library of Congress (LC), and PUC-PR.
Keywords: Indexing. Indexing policy. University Library.
1. INTRODUÇÃO
A comunidade acadêmica exige produtos e serviços de alta qualidade, confiáveis e de excelência, o que influencia diretamente o trabalho do Sistema de Bibliotecas da UFAM (SISTEBIB/UFAM). A implementação de uma política de indexação, desenvolvida com o objetivo de planejar e preservar a propriedade das informações do acervo, busca atender a essa demanda. No SISTEBIB/UFAM, a Divisão de Processamento da Informação (DPI) é encarregada de definir e aplicar normas para a padronização do processamento técnico dos recursos informativos nas bibliotecas da UFAM, que devem ser seguidas pelas unidades de informação tanto na capital quanto no interior. Assim, a formalização de uma Política de Indexação se torna um elemento essencial para definir diretrizes e prioridades, possibilitando a recuperação da informação de maneira eficaz, tanto em termos qualitativos quanto quantitativos. No ambiente acadêmico, a elevada geração de textos científicos em diversas disciplinas tem criado desafios na recuperação da informação, gerando certas dúvidas sobre sua relevância e confiabilidade. De maneira semelhante, no plano social, o aumento da produção de conteúdos na internet gera uma situação parecida. Contudo, é evidente que a análise de temas e a recuperação de informações em um contexto social são cruciais, pois uma ativa a outra, permitindo uma melhor organização e utilização das informações disponíveis.
A biblioteca da instituição de ensino possui um acervo especializado, destinado a pesquisadores de diferentes campos do saber que necessitam de dados precisos e relevantes. Essas informações podem ser consultadas através de um catálogo digital, fruto do tratamento da informação, que atua como um instrumento de apoio da biblioteca, promovendo o acesso dos usuários a conteúdos por meio de sistemas automatizados. Nesse contexto, a qualidade na indexação dos materiais informacionais é crucial na recuperação da informação pelos usuários de forma satisfatória.
A indexação é o processo pelo qual se identificam os conceitos que trata o documento, expressando-os na terminologia usada pelo autor (linguagem natural) ou com o apoio de vocábulos ou termos de significação unívoca ou, ainda, por meio de códigos (linguagem documentária, descritores, sistemas de classificação, etc.) Robredo & Cunha (1986, p. 45).
2. METODOLOGIA
A metodologia aplicada na construção da nossa política de indexação caracteriza-se como uma pesquisa bibliográfica, pois foram consultados materiais como: NBR 12676, da Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT, que enfoca os métodos para análise de documentos, determinação de seus assuntos e seleção dos termos de indexação.trata dos “Métodos para análise de documentos: determinação de seus assuntos e seleção de termos de indexação” , bem como o catálogo de autoridade da Fundação Getúlio Vargas – FGV, biblioteca nacional –BN, Biblioteca do Congresso – LC e PUC-PR.
A pesquisa bibliográfica é feita a partir do levantamento de referências teóricas já analisadas, e publicadas por meios escritos e eletrônicos, como livros, artigos científicos e páginas de web sites. Qualquer trabalho científico inicia-se com uma pesquisa bibliográfica, que permite ao pesquisador conhecer o que já se estudou sobre o assunto. Fonseca (2002, p. 32).
3. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
3.1 Linguagem de indexação
A seleção da linguagem utilizada para indexação impacta a eficiência de um sistema de recuperação de dados, tanto na abordagem de pesquisa (define a exatidão com que o especialista em pesquisa é capaz de detalhar as preferências do usuário no que diz respeito à indexação (define a exatidão com que o indexador consegue caracterizar o tema abordado no documento). A seleção da linguagem de indexação mais apropriada requer conduzir uma análise do sistema e estabelecer os critérios a serem aplicados: escolher entre uma linguagem espontânea ou uma linguagem regulamentada e controlada. No Sistema de Biblioteca da Universidade do Amazonas é utilizada a linguagem de indexação controlada no intuito de padronizar os descritores selecionados na indexação do assunto ou assuntos. Esses descritores são extraídos do catálogo de autoridades nas bases das bibliotecas que trabalham com autoridades, caso não haja na nossa Base, (FGV, BN, LC e PUC-PR). Na extração desses termos, vai-se formando na base do Sistema o nosso catálogo de autoridade local que servirá para futuras indexações documentárias.
As linguagens documentárias são formadas por meio de termosque aparecem em certos recortes da literatura científico-tecnológica, onde são isolados do texto em que ocorrem a fim de que cada um deles possua definição própria, em uma tentativa de controlar a ambiguidade entre eles. Possuem ainda como função referenciar objetos, pessoas entre outros e as palavras assumem a função de etiquetas a serem coladas nas coisas a que se referem. (Novelino, p.137-146, 1998).
Os termos selecionados vão formar os indicadores daqueles documentos (mais próximos do assunto abordado). As linguagens de indexação têm a finalidade de auxiliar na organização e na recuperação de informações, mas devem estar integradas à política de indexação do sistema de recuperação de dados, sendo uma das variáveis que afetam esse processo.
Cada etapa do processo de indexação é influenciada por variáveis que interferem na recuperação da informação, as quais apresentam níveis de exaustividade, especificidade, capacidade de revocação e de precisão, linguagem de indexação, estratégia de busca, tempo de resposta, forma de saída e avaliação do sistema. (Carneiro, 1985).
No Sistema de Bibliotecas da UFAM observa-se cada nível na indexação de materiais informacionais: exaustividade, especificidade, capacidade de revocação e precisão. Exaustividade, ou seja o grau de abrangência com que o conteúdo de um documento e coberto e representado pelos termos (descritores ou palavras-chave) que são atribuído a ele durante o processo de indexação, é aqui que entra a quantidade de termos a serem indexados a cada documento, nesse contexto, o Sistema de Bibliotecas da UFAM estabeleceu através de sua política no mínimo 3 termos e no máximo 10. Para Lancaster (1993), a quantidade de termos escolhidos para serem representativos daquele documento influencia o quanto o documento tornar-se-á acessível, e como resultado, recuperado, considerando que no momento da busca, a proporção de termos indexados/termos buscados será proporcionalmente maior. A especificidade avalia a eficácia na escolha dos descritores que se relacionam com os conceitos presentes no documento, garantindo o máximo de precisão e detalhe. Foskett (1973) define a especificidade como a extensão conferida ao documento, relacionando-a, nesse cenário, à exatidão na discussão de um assunto. O autor destaca que, conforme a especificidade cresce, a chance de localizar documentos pertinentes também aumenta. A habilidade de recuperação (quantidade de documentos obtidos) na pesquisa é inversamente relacionada à precisão, que tende a ser mais baixa. De acordo com Lankaster e Warner (1993), a revocação avalia se um item foi recuperado ou não, além de mensurar a abrangência da recuperação dos recursos informacionais. A exatidão (precisão) no contexto da pesquisa e recuperação de informações realmente depende do entendimento das necessidades dos usuários. Isso é fundamental para que sua elaboração seja sustentada não somente por métricas objetivas relacionadas ao desempenho da indexação, armazenagem ou recuperação de dados
1. O livro trata de doenças dos pulmões, indexar:
650 |a Pulmão |x Doenças (TG);
650 |a Tuberculose (TE);
650 |a Asma (TE);
650 |a Pneumonia (TE).
650 |a Doenças pulmonares (TE)
2. Políticos amazonenses, indexar:
651 |a Amazonas |x Política e governo (TG);
600 |a Mestrinho, Gilberto, |d 1928-2009 |x Atividades políticas (TE)
610 |a Amazonas. |b Governador (1983-1987 : Gilberto Mestrinho) (TE)
Esses são apenas 2 exemplos de indexação adotados no SISTEBIB/UFAM baseado na política e no catálogo de autoridade. No Catálogo de Autoridades, são estabelecidos os pontos de acesso (termos) principais, secundários e tópicos. Estes aspectos estão relacionados às áreas geridas no Registro. Tratando-se de um perfil bibliográfico, a obra é apresentada de forma descritiva e organizada em um catálogo. Em qualquer circunstância que demande a entrega de informações indexadas, é imprescindível que se estabeleçam seguido o modelo estabelecido no Guia de Autoridades para o Sistema de Bibliotecas da UFAM (SISTEBIB): estrutura Marc21 (2014) que cobre a correspondência dos elementos. Do Registro de Autoridades para a catalogação bibliográfica. Marc21 é um formato padrão internacional amplamente utilizado por bibliotecas para a representação, o armazenamento e a comunicação de informações de recursos informacionais (como dados de livros, periódicos, artigos, materiais audiovisuais, dentre outros), de autoridade e classificação em formato legível por computador. A utilização desse formato, tem as seguintes vantagens: padroniza a estrutura dos dados, facilita o intercâmbio, organiza o conteúdo, utiliza campos e subcampos cada um com informações específicas na catalogação e indexação. Conforme ilustrado no quadro a seguir, podemos observar a utilização dos campos:
Quadro 1 – Campos utilizados na indexação do acervo
| CATÁLOGO DE AUTORIDADES | CADASTRO BIBLIOGRÁFICO | ||
| Campo | Descrição | Campo controlado | Descrição |
| 100 $a | Nome pessoal (NR) | 100 $a | Principal – Nome pessoal (NR) |
| 600 $a | Assunto – Nome pessoal (R) | ||
| 700 $a | Secundária – Nome pessoal (R) | ||
| 110 $a | Nome da entidade coletiva jurisdição (lugar) (NR) | 110 $a | Principal – Nome da entidade coletiva ou jurisdição (NR) |
| 610 $a | Assunto – Nome da entidade coletiva ou oujurisdição (R) | ||
| 710 $a | Secundária – Nome da entidade coletiva oujurisdição (R) | ||
| 111 $a | Nome do evento (NR) | 111 $a | Principal – Nome do evento (NR) |
| 611 $a | Assunto – Nome do evento (R) | ||
| 711 $a | Secundária – Nome do evento (R) | ||
| 130 $a | Título uniforme (NR) | 130 $a | Principal – Título uniforme (NR) |
| 630 $a | Assunto – Título uniforme (R) | ||
| 830 $a | Secundária – Título uniforme (R) | ||
| 150 $a | Cabeçalho tópico (NR) | 650 $a | Assunto – Cabeçalho tópico (R) |
| 151 $a | Nome geográfico (NR) | 651 $a | Assunto – Nome geográfico (R) |
| 180 $a | Subdivisão geral (NR) para acompanhar $a | Subcampo $x | Assunto – Subcabeçalho tópico para nome pessoal, entidade ou jurisdição, cabeçalho tópico e/ou geográfico (R) |
4. CONCLUSÃO
A qualidade da indexação de recursos informacionais é um processo que envolve o cognitivo, a compreensão do texto e a composição da representação do documento e sua influência na recuperação da informação. A linguagem utilizada na indexação deve ser estabelecida pela política de indexação de cada instituição, como é o caso do Sistema de Biblioteca da UFAM (SISTEBIB) que utiliza a linguagem regulamentada e controlada que é o pilar que sustenta a eficácia da recuperação da informação para atender melhor os anseios dos usuários. Observa-se também, que os descritores selecionados são extraídos do catálogo de autoridades nas bases das bibliotecas que trabalham com autoridades, caso não haja na nossa Base, (FGV, BN, LC e PUC-PR) que são bases fidedignas em relação a indexação de assuntos, além do mais, contamos com a experiência dos profissionais indexadores do SISTEBIB, pois possuem conhecimentos multidisciplinar para cada situação nos descritores escolhidos para representar o documento.
REFERÊNCIAS
CARNEIRO, M. V. Diretrizes para uma política de indexação. Revista da Escola de Biblioteconomia da UFMG, Belo Horizonte, v.14, n.2, p.221-241, set. 1985.
CINTRA, A.M.M. Elementos de linguística para estudos de indexação. Ciência da Informação, v. 12, n. 1 p. 5-22 jan./abr. 1983.
FONSECA, J. J. S. Metodologia da pesquisa científica. Fortaleza: UEC, 2002.
FOSKETT, A. C. A abordagem temática da informação. São Paulo, SP: Polígono, 1963.
FUJITA, M.S.L. (org.) et al. A indexação de livros: a percepção de catalogadores e usuários de bibliotecas universitárias. Um estudo de observação do contexto sociocognitivo com protocolos verbais [online]. São Paulo: Editora UNESP; São Paulo: Cultura Acadêmica, 2009.
1Doutorando em Ciências da Educação pela Christian Business School (CBS). Mestre em Engenharia da Produção (PPGEP/UFAM). E-mail: flima@queiroz@ufam.edu.br
2Doutoranda de Ciências da Educação da Christian Business School (CBS). Mestre em Tecnologias Emergentes da Educação (MUST). E-mail: catarinaramalho021@gmail.com
3Mestre em Propriedade Intelectual e Transferência de Tecnologia para a Inovação (UEA/AM). E-mail: elizetedias@ufam.edu.br
4Doutor em Biologia Vegetal pela Universidade Federal de Pernambuco (UFPE). Orientador Christian Business School. E-mail: Diógenes.gusmao@gmail.com