REGISTRO DOI: 10.69849/revistaft/ra10202502092229
Elias Fornazari Garcia1
RESUMO:
A Gestão de Projetos serve para controlar, monitorar, planejar, implementar e outros um projeto para que ele alcance seus objetivos. O objetivo deste trabalho é identificar os problemas e erros que acarreta prejuízos na Gestão de Projeto e apresentar soluções razoáveis para estes erros e problemas na Gestão de Projeto, assim o objetivo principal deste trabalho é de formar maneiras e argumentos para resolução destes problemas e erros, seja inovações ou maneiras de se evitar os erros e problemas na Gestão de Projeto. A metodologia é composta por revisão bibliográfica de temas sobre o assunto abordado e conhecimento específico do autor. Os Resultados foram bons, se aplicado os métodos para reduzir ou eliminar erros ou problemas na Gestão de Projetos. A Conclusão é que o RH deve contratar bons profissionais e estes devem prestar muita atenção no desenvolvimento e no planejamento dos projetos.
Palavras-chave: Projeto, Gestão de Projeto, MBA em Gestão de Projeto, erros e problemas em Gestão de Projeto.
ABSTRACT:
Project Management serves to control, monitor, plan, implement and others a project so that it achieves its objectives. The objective of this work is to identify the problems and errors that cause losses in Project Management and present reasonable solutions for these errors and problems in Project Management, so the main objective of this work is to form ways and arguments for resolving these problems and errors, whether innovations or ways to avoid errors and problems in Project Management. The methodology consists of a bibliographic review of topics on the subject covered and the author’s specific knowledge. The results were good, if methods were applied to reduce or eliminate errors or problems in Project Management. The conclusion is that human resources must hire good professionals and they must pay close attention to the development and planning of projects.
Keywords: Project, Project Management, MBA in Project Management, errors and problems in Project Managemen.
INTRODUÇÃO:
A Gestão de Projeto nasce na necessidade do gerenciamento de um projeto, pois um projeto pode ser elaborado, mas não necessariamente ter um Gestão que possibilite a garantia do sucesso do projeto. Como por exemplo, podemos citar projetos de Universidades que não possuem uma Gestão de Projeto, assim sem este controle, o projeto pode ser inviável, mal planejado e não ter utilidade nenhuma, mas como a Universidade trata de projeto de pesquisas e não de projetos como empresas, logo o propósito destes projetos Universitários não tem muito haver com o lucro ou com o sucesso, mas sim com a contribuição para a comunidade acadêmica, mesmo assim todas Universidades deveriam ter uma Gestão de Projeto para controlar todas as fases do projeto, para fazer um bom planejamento para que o projeto não, somente, possa servir para contribuição do meio acadêmico, mas também para a população, empresas e industriais. Porque na Universidade se gasta muito com bolsas de mestrado e doutorado para que os projetos não atendam a demanda da sociedade. Este é o principal motivo para que os projetos de Universidade existam, para contribuir e melhor os problemas da sociedade. Mas como temos visto tem projetos de alunos de ensino fundamental e ensino médio que é apresentado na televisão, que são mais úteis e melhores do que vários projetos de Mestrado e Doutorado, e estes alunos não recebem nenhum benefício do governo para desenvolver estas pesquisas. Em muitos casos alunos do ensino médio executam projetos bem melhores do que alunos de graduação do curso de Engenharia de Controle e Automação. Então tendo em vista que estes alunos que não possuem graduação estão apresentando projetos melhores e com impacto social melhor, com inovações melhores, no campo da robótica, programação e etc. Assim nos deparamos com a necessidade de ser implementada uma Gestão de Projetos, nos Campus Universitários de pesquisas.
Projetos são empreendimentos que necessitam de vários procedimentos e várias tarefas para que se possa ser realizado, estes empreendimentos fazem parte, consciente ou inconscientemente, do dia a dia de qualquer empresa, indústria ou organização. Quando temos a necessidade de criação de algum produto, quando vemos uma demanda e oportunidade no mercado para que se possa, oferecer algum serviço ou produto, então neste momento nasci a definição de um projeto, pois um projeto pode ter várias definições para várias situações, mas no campo de organizações de empreendedorismo, nasce o conceito de projeto, porque nenhuma organização é criada sem ter objetivos, metas, visão e uma finalidade, esta finalidade é a criação de um produto ou um serviço. Para execução das finalidades de uma empresa todos os produtos ou serviços devem ter um projeto (SILVA, 2012)
Uma das publicações do PMI é o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), ele é uma entidade internacional com vários profissionais da área de projetos que possui o maior reconhecimento internacional sobre o assunto de projetos, assim o PMI elaborou um guia com mais de 13 traduções oficiais que contém as melhores práticas de gerenciamento de projetos. Assim todos profissionais de projetos tem ele como referência para elaboração de seus projetos em uma empresa, indústria ou organizações. O PMI foi elaborado e redigido com o apoio de colaboradores de diversas áreas de especialização espalhados por todos os 4 continentes. O PMI possui ainda outras publicações que estendem. O que são projetos? No entanto, essa proposta de trabalho é fiel ao PMI e, segundo o PMBOK, “um projeto é um empreendimento temporário realizado para criar um produto, serviço ou resultado único (PMI, 2017).
Algumas características ajudam a determinar um projeto: 1) Possui um objetivo – todo projeto deve ser analisados demanda, a necessidade, e o desejo do cliente, todas estas expectativas devem ser levantas e supridas assim um projeto deve ter objetivos para sua execução, para garantir que suas expectativas serão atendidas, deve possuir objetivos para que justifiquem a realização do projeto ou mesmo a sua existência e estes objetivos iram solucionar os problemas e as necessidades dos trabalhos desenvolvidos para que possa chegar a um produto ou serviço com qualidade. Assim, o surgimento do estudo do gerenciamento de projetos se deve à necessidade de alcançar esses objetivos da melhor maneira possível, com foco em resultados. 2) É temporário – É temporário porque a empresa possui vários projetos ao mesmo tempo, e para implementar um produto ou serviço é necessário um projeto, e para isso, podemos ver que estes projetos são temporários porque quando alcança o resultado esperado, então o projeto é finalizado e a única coisa que se faz são melhorias através de outros projetos ou manter através de atividades rotineiras. A diferença dos projetos para atividades rotineiras é que o projeto é temporário e atividades rotineiras é o dia a dia de uma organização, ou seja, é a atividade que são exercidas pelos seus funcionários. Muitos projetos fracassam porque suas justificativas de existência deixam de ser importantes. 3) É único – tendo vista que para elaboração de cada projeto se tem uma equipe diferente, assim o gestor muda e a equipe também. Mas também o cenário de cada projeto muda durante o tempo, como por exemplo os custos de produção aumentam, as políticas sobre cada empresa mudam e as políticas externas que influenciam as empresas também mudam, assim sendo, todo projeto é único mesmo que seja reimplementado, pois serão outros funcionários, outros objetivos relacionados com a época e outras políticas. 4) É restringido por recursos limitados – Todo projeto tem a finalidade de estabelecer um custo benefício para o cliente, então, na prática se um projeto tivesse recursos ilimitados, isso acarretaria no valor final do produto ou serviço prestado, assim o gestor de projeto tem que ser eficiente e trabalhar com recursos limitados, e quando menor for os recursos gastos para execução do projeto, mais lucro a empresa terá, e além disso seu produto terá uma maior competividade no mercado por possuir um custo benéfico atraente para os clientes. 5) É realizado por pessoas – é complicado, porque lidar com pessoas existe um prevê conhecimento sofre gestão de pessoas, assim o gestor de projetos deve ser um líder para um trabalho em equipe, pois neste sentido, a literatura nos diz que os resultados do trabalho entre pessoas são melhores, alcançando os resultados esperados. 6) Coexiste com outros projetos – é uma das definições mais importantes, porque um gestor de projeto irá trabalhar com vários projetos ao mesmo tempo, pois uma empresa não possui apenas um projeto e sim vários projetos sendo executados ao mesmo tempo, e esta questão é muito importante porque dependendo da quantidade de projetos que um gestor terá que executar pode ser que abaixe o desempenho em alguns deles, pelo gestor está sobrecarregado, tal característica, que é negligenciada em muitas definições, Além de exigir habilidades técnicas específicas, também exige habilidades como negociação e comunicação para que os objetivos dos projetos sejam atingidos, a comunicação é um dos problemas de um organização porque uma organização que a comunicação é bem feita, os resultados são muito melhores e não acontecem problemas na execução das tarefas. A vida de um gerente de projetos seria muito mais simples se ele pudesse apenas gerenciar um projeto de cada vez, mas não é isso que acontece (MENEZES)
Tendo em vista as definições de um projeto, agora vamos definir a Gestão de um Projeto, que é a gestão que é capaz de fiscalizar todas etapas do projeto para que ele chegue em um resultado satisfatório.
Os projetos não são executados exatamente como foram planejados. Porque a gestão de projetos utilizando dos meios de controle como Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, Encerramento, estes meios garantir o controle do projeto, assim sendo, quando há alguma falha é detectável e diferentes tipos de mudanças e de situações ocorrem no meio do processo, e é esse momento que o gerente de projetos se faz necessária. “Gerenciar projetos é a arte de dar respostas ruins a situações que, se não tiverem um tratamento adequado, terão respostas ainda piores”.
Estatísticas em todas as partes do mundo mostram que um percentual representativo dos projetos falha. Os motivos são os mais diversos, e talvez você se identifique com alguns itens da relação abaixo (MENEZES):
• Definição de requisitos instável.
• Falta de controle de mudanças.
• Erro no design da solução.
• Estimativas imprecisas de recursos e/ou tempo.
• Recursos e gerente trabalhando em múltiplos projetos simultaneamente.
• Recursos insuficientes ou inadequados.
• Pressões e/ou falta de apoio da alta administração.
• Metas e objetivos mal definidos.
• Imposição de prazos. Riscos não avaliados.
• Projetos sem dono, ou com muitos.
• Planejamento pobre – pressão para começar.
• Gerente ignora o patrocinador e os envolvidos.
• Falta de estratégia e cultura em projetos.
• Falta de estrutura, ferramentas e processos.
• Equipe despreparada.
• Constantes mudanças de escopo.
• Falta de planejamento;
• Problemas com a comunicação entre a equipe;
• Realizar diversas alterações em seu escopo durante a execução;
• Delegação errada das atividades entre sua equipe;
• Não realizar um levantamento dos riscos que podem ocorrer durante a execução do projeto;
• Prazos arriscados;
• Dar razão sempre ao cliente;
• Não estar atento aos erros;
• Projeção de riscos subestimada;
• Prazos mal pensados
• Erros de gestão
• O cliente nem sempre tem razão
• Aliviar erros cometidos pela equipe
• Comunique-se de forma ineficaz;
• Riscos financeiros;
• Riscos estratégicos;
• Riscos de desempenho;
E esses motivos acabam gerando projetos intermináveis, orçamentos “furados”, clientes insatisfeitos e retrabalho para a equipe.
Diante do exposto, este trabalho tem o objetivo de identificar os problemas e erros que acarreta prejuízos na Gestão de Projeto e apresentar soluções razoáveis para estes erros e problemas na Gestão de Projeto, assim o objetivo principal deste trabalho é de formar maneiras e argumentos para resolução destes problemas e erros, seja inovações ou maneiras de se evitar os erros e problemas na Gestão de Projeto.
DESENVOLVIMENTO:
PROJETO, GESTÃO DE PROJETO E PROBLEMAS, ERROS NESTA GESTÃO:
Como já sabemos, um projeto faz parte do dia a dia de um empresa, indústria, organização ou setor público, mas só elabora um projeto não é suficiente para que este atinja seus objetivos e resultados esperados, neste sentido nasce a Gestão de Projeto, que o responsável por ela é o gestor de projetos, quando este gestor de projetos é um profissional bem qualificado, com experiência na área do projeto executado e possui características de liderança e não de chefe, torna-se melhor para obter os resultados pretendidos no projeto.
Assim, a Gestão de Projeto, administrar, planejar, controlar, monitorar todas as etapas da elaboração e implementação de um projeto. Neste contexto deveria atingir os objetivos e resultados esperados, mas nem sempre isso acontece por diversos problemas e erros, citados acima na introdução.
O PMI propõe a partir da gestão de qualidade, que influenciou nesta proposta, foram os princípios de Deming, assim esta proposta se assemelha muito com o Ciclo PDCA (Plan – Do – Check – Action). O PMI também propõe que os processos de gerenciamento de projetos sejam organizados em grupos. você pode observar os grupos de processos e seus objetivos (PMI, 2017):
Iniciação: Autorização do projeto ou fase. É neste momento que depois de estudos de demanda, necessidade do mercado, valores de produtos ou serviços similares, e um levantamento por cima se o projeto é viável ou não viável para a empresa, assim esta etapa é o norte do projeto, porque envolve diretamente stakeholders (partes interessadas) importantes, como o patrocinador e o cliente. É neste momento que é verificado as habilidades técnicas, a experiência e o domínio do gestor de projeto, assim sendo nomeado o melhor gestor para aquele projeto. Esta visão inicial e total do projeto fica registrada no termo de abertura do projeto (PMI, 2017).
Planejamento: Neste momento é definido os objetivos gerais e específicos do projeto, e eles são refinados para que não tenha objetivos fora da curva do projeto. Nesta fase é empregada um grupo de processos do PMBOK, e assim deve ser analisada os procedimentos que contém as nove áreas do conhecimento pelo PMI. Fazendo estes procedimentos a probabilidade para que os objetivos do projeto definição na fase de iniciação sejam cumpridos e alcançados (PMI, 2017).
Execução: É o local onde o projeto será realizado, a coordenação das pessoas por meio de liderança e como uma boa comunicação e de outros recursos devem ser de forma coesa, para realizar o planejado. Neste grupo de processos serão confeccionados e entregues os projetos, assim neste grupo é a parte que a empresa vai gastar a maior parte dos recursos, porque é a parte de produção e entrega do projeto (PMI, 2017).
Monitoramento e Controle: Este processo serve para se controle de uma maneira eficaz o andamento do projeto, assim se faz necessário o monitoramento do projeto pela análise, projeções, simulações, identificando variações e ações corretivas necessárias para assegurar que os objetivos sejam alcançados. Mais do que uma visão reativa contra os problemas que podem ocorrer nos projetos, o grupo de processos de controle deve influenciar os fatores que poderiam impedir o controle integrado de mudanças, para que somente as mudanças aprovadas sejam implementadas, e assim só as mudanças que se faz necessários para que o projeto tenha bom resultados, na verdade nesta etapa é corretiva, ou seja, se um procedimento não está dando certo, logo se propõe uma solução para que o projeto não atrase, não fique inviável e não dê prejuízos (PMI, 2017).
Encerramento: Confirmação de que o trabalho está em conformidade com os requisitos e os objetivos e resultados foram cumpridos ou alcançados, formalização da aceitação do projeto ou fase, desenvolvimento de lições aprendidas porque no decorrer do projeto como se trata de um procedimento semelhante ao PDCA da Gestão de Qualidade, então é um ciclo e a cada erro é apreendido. E estas lições servem para melhorarem o projeto ou projeto futuros, encerramento do projeto e liberação dos recursos envolvidos. Promoção da melhoria contínua através das lições aprendidas (PMI, 2017).
Como procedimentos da Gestão de processos se assemelham com o ciclo PDCA, abaixo estão definidas as suas definições:
CICLO PDCA
É uma maneira de orientar de maneira eficiente e eficaz a execução de uma determinada ação. Também traduz o conceito de melhoramento contínuo, implicando literalmente um processo sem fim. O ciclo PDCA também é conhecido como ciclo de Deming, assim chamado em homenagem ao famoso “guru” da qualidade (DEBONI, 2010).
O ciclo começa com o estágio P (de planejar), que envolve o exame do atual método ou do problema a ser estudado, envolvendo a identificação da necessidade, análise, estabelecimento dos objetivos e a determinação do método, formulando um plano de ação em que se utiliza a ferramenta 5W2H (DEBONI, 2010).
O próximo estágio do ciclo é o D (da execução) e aborda a necessidade e execução de treinamentos como a execução do plano de ação. Nesse estágio podemos aplicar um novo ciclo PDCA para resolver problemas da implementação. A seguir no estágio C (de checar) o objetivo é avaliar a eficácia da nova solução e o resultado esperado, coletando informações para uma nova análise. Finalmente, no estágio A (da ação) busca-se desenvolver a padronização da solução e a análise de sua extensão para outras aplicações, ou se o problema não foi corrigido é realizada uma nova tentativa por meio do aprendizado adquirido com a primeira volta do ciclo PDCA (DEBONI, 2010).
PLANO DE AÇÃO 5W2H
Uma forma simples de planejar as ações operacionais, o 5W2H consiste na formatação de um plano respondendo às seguintes questões: O que? (What?), Por quê? (Why?), Onde? (Where?), Quando? (When?), Quem? (Who?), Como? (How?) e Quanto custa? (How much?) (DEBONI, 2010).
O plano de ação 5W2H é uma maneira simples que contém as informações necessárias para o acompanhamento e a execução da ação pretendida. Podemos complementá-lo com a elaboração de um gráfico com prazos e tarefas relacionados entre si (DEBONI, 2010).
“A qualidade não se faz somente com tecnologia. Ela se faz com pessoas, sobretudo com pessoas capacitadas, treinadas, lideradas, motivadas e plenamente conscientes de suas responsabilidades. Qualidade se faz com a participação e o empowerment das pessoas. Nesse sentido, a qualidade é, sobretudo, um estado de espírito que reina dentro da organização. Ela exige o comprometimento das pessoas com a excelência.” (Chiavenato).
ÁREAS DE CONHECIMENTO
As áreas de conhecimento são 9 e possuem os seguintes propósitos:
• Escopo: A Gerência de Escopo assegura que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e tão somente o necessário, para complementar de forma bem-sucedida o mesmo. Define e controla o que está e o que não está incluído no projeto (VERZUH).
• Tempo: Seus processos consideram a definição de atividades e seu sequenciamento (identificação de relacionamentos de dependência entre elas), estimativas de recursos e duração, desenvolvimento do cronograma e seu controle. Os processos da gerência de tempo são executados em paralelo com a gerência de custos, uma vez que a duração de uma atividade depende diretamente da quantidade de recursos alocados para a mesma (VERZUH).
• Custo: Contempla os custos dos recursos necessários à implantação das atividades. Ela inclui os processos necessários para assegurar que o projeto será concluído dentro do orçamento aprovado. Seus processos são a estimativa e orçamento dos custos e seu controle. As principais técnicas e ferramentas utilizadas são: avaliação especializada de consultores, estimativas por analogia de outros projetos, estimativas por desagregação de custos (botton-up) ou modelos paramétricos (VERZUH).
• Qualidade: Garantir que o projeto irá satisfazer as necessidades para as quais ele foi empreendido. A preocupação com qualidade deve ser estendida também para os fornecedores de insumos do projeto, devendo ficar claro que as referências de qualidade da organização devem ser seguidas nos projetos (VERZUH).
• Risco: propõe a identificação, análise e resposta aos riscos do projeto, considerando riscos internos e externos. Os processos contemplam a identificação, qualificação e quantificação dos riscos, desenvolvimento e controle de respostas, e monitoramento. A abordagem geralmente utilizada é a análise dos resultados que devem ser evitados e a monitoração de suas causas por meio do estabelecimento de gatilhos de aviso (VERZUH).
• Comunicação: Garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada. Previne interpretações errôneas e garante que a informação correta esteja disponível para quem dela necessite (VERZUH).
• RH: Contempla os processos requeridos para possibilitar o uso mais efetivo das pessoas envolvidas no projeto. Os principais tópicos a serem destacados são: liderança, negociação, comunicação, delegação, motivação, formação de equipes, gerência de conflitos, treinamento, avaliação de desempenho, recrutamento e manutenção das relações de trabalho (VERZUH).
• Aquisição: Inclui os processos necessários para a obtenção de bens e serviços externos à organização executora, para a realização do trabalho. Possui as seguintes necessidades: preparação das aquisições e contratações, obtenção de propostas, seleção de fornecedores, administração e encerramento dos contratos (VERZUH).
• Integração: Compreende a coordenação entre os diversos elementos do projeto, através de processos, ferramentas e técnicas. É executada durante todo o projeto, paralelamente às demais gerências, integrando seus resultados no Plano do Projeto (VERZUH).
Nesta visão que vimos, o projeto tem tudo para dar certa, mas muitas vezes não é isso que ocorre, pelos fatores indicados na introdução. Como por exemplo, projetos no setor público, uma grande parte destes projetos, não são finalizados, ficam inutilizados e não servem para nada. Pois para o contrato de licitação pelo órgão público, não foi feito um planejamento adequado e outros fatores influenciam também. Assim o setor público pega a melhor proposta e nem sempre é viável, mas em muitos casos estes projetos não dão certo pelo fato da corrupção, ou o mal planejamento orçamentário do gestor público que muitas vezes não tem todo o dinheiro para terminar o projeto. Muitas vezes o projeto sai o dobro do que foi celebrado em contrato, então em questão de Gestão de Projetos o setor público ganha em questão de erros, problemas e falta de término do projeto. Mas isso também ocorre nas empresas pelos motivos citados na introdução.
METODOLOGIA:
Esta pesquisa é classificada como exploratório – descritiva, a partir da identificação de estudos relevantes no tema abordado, e é de caráter qualitativo a sua análise. Neste trabalho foi aplicado o processo de revisão de literatura abrangente, imparcial e reprodutível, afim de identificar, localizar, avaliar e sintetizar o conjunto de problemas e erros evidentes dos estudos científicos para obter uma visão geral e confiável do assunto estudado.
Desta maneira foi preciso utilizar o método de procedimento para a sua realização, a revisão sistemática da literatura, levando em consideração a metodologia de Kitchenham (2007). A Revisão Sistemática da Literatura (RSL) é uma maneira ou instrumento para mapear, identificar e analisar trabalhos publicados no tema do trabalho em questão, de pesquisa específico para que o pesquisador seja capaz de elaborar uma síntese do conhecimento existente sobre o assunto (Biolchini et of., 2007). Para maior qualidade nas buscas e resultados do assunto pesquisado, ou seja, compreender o “estado da arte”.
De acordo com Cook, Mulrow e Haynes (1997), a revisão sistemática é baseada na aplicação de métodos com maior rigor científico, ou seja, através dela podemos rescrever, atualizar e melhorar outros trabalhos já publicados, podendo alcançar melhores resultados e reduzir erros. Esse processo permite ao pesquisador possa analisar todos as opiniões de diversos autores, de diversas datas e com a tecnologia recente, posso de maneira estipular melhores formas para se trabalhar com o tema, assim sendo possível, compilar dados, mudar hipóteses, estimar tamanho de amostras que na verdade foram indicadas nos artigos pesquisados, ou mesmo, contando com os artigos pesquisados, definir melhor o método de pesquisa a ser adotado para aquele problema, e apresentar uma definição para as direções para futuras pesquisas.
Para descrever o plano para a realização da revisão sistemática o primeiro passo foi elaborar um protocolo com os passos da revisão, esse protocolo guiou o decorrer da pesquisa.
A fase inicial da revisão sistemática da literatura teve como objetivo encontrar o maior número de trabalhos significativos na área da pesquisa que pudessem responder às questões de pesquisa.
Identificar cada erro e problema na Gestão de Projeto, e buscar soluções para eliminá-los ou reduzirem.
RESULTADOS:
Objeto do artigo é identificar os problemas e erros que acarreta prejuízos na Gestão de Projeto e apresentar soluções razoáveis para estes erros e problemas na Gestão de Projeto, assim o objetivo principal deste trabalho é de formar maneiras e argumentos para resolução destes problemas e erros, seja inovações ou maneiras de se evitar os erros e problemas na Gestão de Projeto.
Erros e problemas encontrados na Gestão de Projetos:
• Definição de requisitos instável.
• Falta de controle de mudanças.
• Erro no design da solução.
• Estimativas imprecisas de recursos e/ou tempo.
• Recursos e gerente trabalhando em múltiplos projetos simultaneamente.
• Recursos insuficientes ou inadequados.
• Pressões e/ou falta de apoio da alta administração.
• Metas e objetivos mal definidos.
• Imposição de prazos. Riscos não avaliados.
• Projetos sem dono, ou com muitos.
• Planejamento pobre – pressão para começar.
• Gerente ignora o patrocinador e os envolvidos.
• Falta de estratégia e cultura em projetos.
• Falta de estrutura, ferramentas e processos.
• Equipe despreparada.
• Constantes mudanças de escopo.
• Falta de planejamento;
• Problemas com a comunicação entre a equipe;
• Realizar diversas alterações em seu escopo durante a execução;
• Delegação errada das atividades entre sua equipe;
• Não realizar um levantamento dos riscos que podem ocorrer durante a execução do projeto;
• Prazos arriscados;
• Dar razão sempre ao cliente;
• Não estar atento aos erros;
• Projeção de riscos subestimada;
• Prazos mal pensados
• Erros de gestão
• O cliente nem sempre tem razão
• Aliviar erros cometidos pela equipe
• Comunique-se de forma ineficaz;
• Riscos financeiros;
• Riscos estratégicos;
• Riscos de desempenho;
Como estes erros e problemas inumerados, são a causa de um projeto atrasar, não ser mais viável, não ter recursos necessários para que seja completado e outros.
Sendo assim, como os problemas foram encontrados para os erros e problemas na Gestão de Projeto, logo fica mais fácil de solucioná-los, sabemos que quando se trata de ser humanos vários podem ser as falhas, mas uma gestão de pessoas e RH que contrata profissionais qualificados, pode ser a solução para estes problemas que a maioria deles são por erros de pessoas, que por sua vez podem não está tecnicamente preparada.
Assim, solucionando as questões de erros humanos e controlando bem o processo, teremos resultados ótimos sobre a diminuição dos erros e problemas que ocorrem com projeto na Gestão de Projetos.
Assim, podemos reduzir ou levar a zero estes erros e problemas cometidos na Gestão de Projetos, tornando o resultado muito bom, na prática identificando todos os fatores que causam erros e problemas na Gestão de Projetos. Fica mais fácil estudar maneiras para se evitar ou diminuir estes erros e problemas, é claro que o resultado não vai ser 100%, porque mesmo encontrando maneiras como o processo é feito por seres humanos, alguns problemas terão, mas serão pequenos e resultará em um processo bem efetivo e bem sucedido.
Desta maneira, reduzindo os erros o valor do produto ou serviço fica mais barato e a empresa lucra muito mais. A probabilidade de um projeto der certo, ou seja, ser bem sucedido, ajustando estes erros, é muito grande.
Então os resultados dos estudos e maneiras para se evitar estes tipos de erros, são muito promissores, e no setor público se forem reduzidos ou eliminados o desperdício de dinheiro público diminuirá.
DISCUSSÕES:
Alguns problemas apresentados de erro ou problema na Gestão de Projetos:
• Falta de um bom planejamento:
Este é o principal problema é o erro cometido na Gestão de Projetos e pode ser evitado facilmente.
Um bom planejamento é o ponto de partida para que qualquer projeto realmente dê certo. Pular alguma etapa ou não dar a devida atenção durante a confecção do planejamento é um risco que você não deve correr. Analise tudo calmamente, converse bastante com o cliente para possuir um escopo bem definido e que atenda todas as expectativas – uma vez que esse escopo não deve ser mudado ao longo do projeto – e veja todo o passo a passo que será necessário. Você pode fazer uso de algum método para realizar um bom planejamento que demonstre exatamente o caminho que você deverá seguir. Só comece o seu projeto depois que esse passo for concluído e toda a equipe estiver ciente de cada ação que será feita e das devidas atribuições de cada um. • Projeção de riscos subestimada
Fazer uma projeção de riscos que atenda realmente tudo que pode acontecer é muito importante. Nesse ponto, você deve ser realmente pessimista, tente imaginar que tudo pode atrasar (entrega de materiais, respostas de clientes, equipe com produção menor do que o esperado) e todas as outras coisas que podem atrapalhar o planejamento. Quando você calcula os riscos antes que eles aconteçam, é possível evitá-los possuindo uma margem ou ainda, saber como gerenciar caso eles venham a ocorrer. Não subestime uma gestão de riscos e, lembre-se de realizar a atualização da mesma sempre que for necessário, fazendo o monitoramento e registrando os processos.
• Prazos mal pensados
Quando falamos em prazos, é necessário sempre possuir uma margem de erro. Pense que os atrasos existem e já estabeleça seus prazos a partir disso, afinal, é sempre melhor entregar um projeto antes do que depois do esperado.
• Erros de gestão
Através desses métodos, você consegue ter uma melhor visualização do que está ocorrendo, como a equipe está entregando, dividir o projeto em micro objetivos visíveis e afins. Estude e aplique aquela que for melhor para o cenário da sua empresa.
• O cliente nem sempre tem razão
Um erro que muitos desconsideram é dar sempre a razão para o cliente. Você precisa aprender a dizer não. É claro que o projeto precisa atingir os objetivos de quem o contratou, porém, o profissional é você e isso precisa ficar muito claro. Deixe explícito para o cliente a quantidade de alterações que podem ser pedidas, se elas são viáveis ou não, e o prazo para executá-las. E saber que o cliente nem sempre tem razão. É importante ressaltar que não estamos falando em ser grosseiro, mas sim em impor limites. Opiniões, ideias e sugestões são sempre bem-vindas, mas se extrapolarem, é preciso lembrar que você foi contratado.
• Aliviar erros cometidos pela equipe
O gerente do projeto nunca deve se comportar como um carrasco, mas também não pode fingir que não vê quando um erro foi cometido.
• Problemas com a comunicação entre a equipe
A comunicação entre líder e equipe é algo primordial e, muitas vezes, por ser falha, pode acarretar diversas falhas que podem ser desastrosas para o bom andamento de seu projeto.
• Prazos arriscados.
É preciso existir um entendimento entre o líder e os liderados e em conjunto, o gerente de projeto e a equipe, precisam chegar a um denominador comum que atenda o prazo do projeto, não sacrificando os envolvidos e muitos menos interferindo no custo do projeto. Diversos membros pensando na solução de um problema provavelmente obterão a melhor resposta.
• Não estar atento aos erros
Um erro não pode passar desapercebido pelo gerente de projeto. O Gestor de Projetos precisa estar atento aos erros que sua equipe venha a cometer, e principalmente, precisa mostrar à pessoa que o erro pode prejudicar o projeto como um todo. Cada erro deve ser tomado como exemplo de como não se fazer algo. O gerente deve passar esse sentimento a equipe toda, obviamente sem expor a pessoa que errou, deve mostrar o quão prejudicial isso pode ser e principalmente evitar que aconteça novamente.
Ou seja, a discussão a ser feita, é sobre o mal planejamento do projeto, a capacidade técnica, o diálogo com a equipe e a conversar com o cliente estipulando normas sobre um contrato, para não ficar modificando o projeto.
CONCLUSÕES / CONSIDERAÇÕES FINAIS
Para se evitar erros e problemas na Gestão de Projetos, primeiramente deve se responsabilizar o RH que contrata os profissionais, para que possa ser contratado só profissionais tecnicamente competentes e com experiência para não cometer erros de iniciantes. Depois disso, deve-se escolher o melhor gestor de projeto, mas a empresa não deve sobrecarregá-lo de projetos. Assim ele montará uma equipe e em vez de ser chefe deve ser líder como diz na gestão de pessoas, assim os resultados serão mais satisfatórios. O gestor deve conversar com o cliente para estabelecer regras e para elaborar o planejamento que deve ser bem elaborado e só alterado se ocorrer algum erro, fazendo assim que toda equipe aprenda com este erro.
Se você realizar um bom planejamento e se antecipar para não cometer todos os erros que mencionamos acima, temos certeza de que o gerenciamento do seu projeto vai ocorrer muito melhor. É claro que imprevistos podem acontecer, mas temos certeza de que serão muito menos impactantes, e que você terá um melhor preparo para resolver cada um. Lembre-se de entregar sempre o seu melhor. A qualidade é um fator essencial para um bom projeto, afinal de nada adianta entregar rápido se ele não atingir os objetivos do seu cliente.
Gerir um projeto nunca será uma tarefa fácil, mas se o gestor prestar atenção nos detalhes que muitas vezes são ignorados, vai ser muito melhor. Assim, apesar de erros serem cometidos, muitos outros vão ser evitados e seu projeto não será impactado.
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https://orcid.org/0009-0000-0409-1665