REGISTRO DOI: 10.69849/revistaft/ra10202506051118
Vilson Tonetta Junior
Resumo
A busca por eficiência operacional em tempo e espaço nas empresas é essencial para seu bom funcionamento. A gestão de estoque, quando realizada com ferramentas adequadas, pode representar uma vantagem competitiva decisiva. O presente trabalho teve como objetivo principal propor e implementar ferramentas que auxiliem no controle de estoque da empresa Mercearia Naty, localizada em Medianeira–PR. Entre as soluções propostas estavam a integração de ferramentas com métodos operacionais, como Controle ABC, Microsoft Excel, dashboards e o Power BI.
De acordo com Ballou (1993), o bom gerenciamento de estoque contribui para a redução de custos operacionais, melhora na previsão de demanda e evita desperdícios. A empresa estudada utilizava um sistema visual empírico para controle de seu estoque, o que gerava falhas e retrabalho. Foi então proposto o desenvolvimento de um banco de dados automatizado e a aplicação do sistema ABC, identificando os itens de maior valor agregado e giro.
A gestão automatizada permite a tomada de decisões baseadas em dados precisos, agilizando a reposição de mercadorias e prevenindo perdas. O estudo envolveu entrevistas com o proprietário e observações in loco. Com a adoção das ferramentas, a empresa conseguiu monitorar o estoque em tempo real e reduzir os custos com excessos e rupturas de mercadorias.
“A administração de materiais tecnicamente bem aparelhada é, sem dúvida, uma das condições fundamentais para o equilíbrio econômico e financeiro de uma empresa” (Francischini, 2002, p. 2).
Palavras-chave: Gestão de Estoques. Power BI. Excel. Eficiência Operacional. Ferramentas de Controle.
Diagnóstico da Mercearia Naty
A Mercearia Naty é uma empresa de pequeno porte, localizada em Medianeira (PR), que atua no ramo varejista de alimentos desde 2008. A gestão de estoque era baseada no método visual (“olhômetro”), sem ferramentas ou registros formais. Isso dificultava a previsão de demanda, causava erros na reposição e desperdícios por vencimentos.
enfrentava diversos desafios:
1. Controle Visual: O estoque era gerido de forma empírica, sem registros formais, utilizando apenas métodos visuais, o que resultava em erros frequentes.
2. Falta de Ferramentas: Não havia sistemas de gestão, dificultando a atualização de informações e a monitorização de produtos.
3. Dificuldades na Previsão de Demanda: A ausência de dados estruturados comprometia a capacidade de prever a demanda e determinar níveis adequados de reposição.
4. Sobrecarga Gerencial: O gestor passava muito tempo em tarefas operacionais, limitando sua capacidade de se concentrar em atividades estratégicas.
5. Riscos de Erros: O controle manual aumentava a probabilidade de erros operacionais, resultando em rupturas de estoque ou excesso de produtos.
6. Armazenamento inadequado: À disposição dos produtos era desorganizada, dificultando a visualização e aumentando o risco de deterioração.
Esses fatores evidenciaram a necessidade de modernização e a implementação de ferramentas de gestão para otimizar a operação da Mercearia Naty.
O gestor relatava que realizava compras com base em observação empírica, complementadas por visitas quinzenais a fornecedores em Foz do Iguaçu para buscar melhores preços. Essa prática, apesar de garantir margens de lucro em alguns produtos, não compensava os custos operacionais gerados por uma má gestão do estoque.
Figura 1 – Giro de estoque
Fonte: o Autor (2025)
Ao receber os produtos, realiza-se conferência para verificar conformidade com o pedido e qualidade dos itens. Produtos com avarias são devolvidos e substituídos. O gestor mantém um estoque mínimo, ajustado conforme o tipo de produto, para assegurar o abastecimento contínuo da mercearia.
Ferramentas Implementadas
Para corrigir as falhas identificadas, foi desenvolvido um banco de dados em Excel, que incluem formulários automatizados utilizando VBA. Foram projetados dois formulários principais: um para registrar a entrada de produtos e outro para documentar saídas não fiscais, como doações ou eventos comunitários. Esse sistema permite o registro de informações como fornecedor, produto, quantidade e valor unitário, facilitando a análise e padronizando o processo de controle.
Além disso, foi implementado o método ABC, que se mostrou essencial para otimizar a gestão de estoques na Mercearia Naty. Esse método permite ao gestor priorizar os itens com base em sua relevância econômica. A implementação do sistema ABC foi realizada em várias etapas, conforme descrito a seguir:
O método ABC, originado nos estudos de Vilfredo Pareto, baseia-se na ideia de que uma pequena porcentagem de itens em estoque representa a maior parte do valor investido. A análise ABC categoriza os produtos em três classes:
• Classe A: Aproximadamente 20% dos itens que concentram cerca de 70-80% do valor de consumo anual.
• Classe B: Cerca de 30% dos itens, representando 15-25% do valor de consumo.
• Classe C: Os itens restantes, que correspondem a uma menor parte do valor total.
Essa categorização permite que o gestor direcione seus esforços de forma mais estratégica, focando nos produtos que realmente impactam o resultado financeiro da empresa.
Figura 2 – VBA entradas
Fonte: o Autor (2025)
O formulário de entrada permitia ao usuário registrar fornecedor, código, descrição, quantidade e custo dos produtos por meio de campos simples e listas suspensas. As informações eram armazenadas automaticamente em um banco de dados, tornando o controle de estoque mais ágil e organizado.
Figura 3 – VBA saídas
Fonte: o Autor (2025)
O segundo formulário, destinado ao registro de saídas, possui estrutura similar ao de entrada, porém mais simplificada, facilitando o controle de itens vendidos fora do caixa da mercearia, como em eventos ou patrocínios. Integrado ao sistema existente, contribui para maior precisão no acompanhamento das movimentações de estoque.
Controle com Power BI
Para visualização e análise dos dados, foi desenvolvido um dashboard interativo com o Power BI. Essa ferramenta oferece uma visão clara dos níveis de estoque, produtos mais vendidos e fornecedores mais utilizados, com gráficos atualizados automaticamente.
Citações como a de Braghittoni (2017) reforçam o papel do BI como metodologia que permite ao gestor unir dados dispersos em relatórios objetivos e acessíveis, apoiando a tomada de decisões estratégicas.
Figura 4 – Registro de produtos
Fonte: o Autor (2025)
Os gráficos facilitaram a visualização e interpretação dos dados por meio de uma interface intuitiva. Embora ilustrativo, o painel real da Mercearia apresentava informações mais detalhadas. A seguir, um gráfico demonstra a relação entre fornecedores e produtos, permitindo comparações rápidas e decisões mais estratégicas.
Figura 5 – Controle Material X Fornecedor
Fonte: o Autor (2025)
Figura 6 – Informações de giro de estoque
Fonte: o Autor (2025)
O conjunto de gráficos permitiu ao gestor monitorar o estoque de forma clara e prática. O Power BI aplicava automaticamente uma margem adicional nas saídas, oferecendo uma estimativa mais precisa do saldo disponível. Totalmente interativos, os gráficos eram atualizados em tempo real com base nos dados fornecidos pelo gestor, garantindo agilidade e precisão nas decisões diárias.
Entradas de Estoque e Visualização
Foram realizados testes com o gestor, simulando entradas e saídas de mercadorias. O formulário permitia a visualização clara das operações realizadas, evitando lançamentos duplicados e melhorando a rastreabilidade dos produtos.
Com o Power BI integrado ao banco de dados, os relatórios passaram a se atualizar automaticamente, permitindo que o gestor inicia- se o dia com a visão exata do estoque.
Para otimizar a eficiência, o relatório foi configurado para atualizar automaticamente uma vez ao dia, garantindo que o gestor tivesse acesso às informações mais recentes sobre o estoque. Antes da implementação, a empresa não utilizava ferramentas de gestão, confiando apenas em métodos visuais, o que resultava em vulnerabilidades e erros operacionais.
A adoção do sistema de gestão baseado na classificação ABC priorizou itens de estoque com base em sua relevância econômica, permitindo ao gestor focar nos produtos que, embora representassem uma menor quantidade, correspondiam à maior parte do valor investido. Essa metodologia, integrada ao Power BI, facilitou a identificação de produtos com alta rotatividade e melhorou a precisão do processo de reposição, resultando em decisões de compra mais assertivas e na redução de perdas e excessos de estoque. O gestor conseguiu manter um controle rigoroso sobre itens essenciais, enquanto os produtos mais populares foram geridos de forma mais flexível.
O gestor da Mercearia Naty, com o suporte do Power BI, teve acesso a dados consolidados sobre produtos, como valores e datas, permitindo um controle de estoque mais eficiente e uma rotatividade adequada. O registro de informações sobre produtos recebidos foi reduzido de 10 para 2 minutos por remessa, representando um avanço significativo em organização e controle, especialmente considerando que antes não havia ferramentas de apoio, resultando em erros frequentes de estocagem. Além disso, as informações de vendas foram integradas automaticamente ao Power BI, permitindo ao gestor monitorar em tempo real os itens vendidos e os níveis de estoque, aumentando a agilidade e a precisão na gestão dos dados operacionais.
A implementação do sistema ABC na Mercearia Naty envolveu as seguintes etapas:
• Levantamento de Dados: O consumo financeiro de cada item foi analisado, considerando o preço de compra e o volume médio mensal. Os produtos foram ordenados do maior para o menor valor de consumo agregado.
• Classificação dos Itens: Os itens foram classificados em três categorias, permitindo um controle mais rigoroso e eficiente. Essa abordagem resultou em uma redução significativa nas rupturas de estoque, de 15% para menos de 3% em três meses.
3. Resultados Obtidos
Os resultados da aplicação do método ABC foram positivos e incluem:
• Controle de Compras: Para itens da Classe A, foi estabelecido um controle quinzenal com pedidos automáticos, minimizando rupturas. Para itens da Classe B, a política de revisão foi fixada mensalmente, permitindo negociações melhores com fornecedores. Itens da Classe C passaram a ser reavaliados trimestralmente, liberando espaço e evitando capital imobilizado.
• Eficiência Operacional: A reorganização do layout do estoque, com itens de Classe A em prateleiras de fácil acesso, reduziu o tempo de localização e separação de mercadorias de 20 minutos para cerca de 5 minutos por ciclo de reposição.
Figura 4 – Curva ABC: Ilustra a distribuição dos itens em Classes A, B e C, evidenciando a importância da priorização na gestão de estoques.
Figura 8 – Ilustração da Entrada de Estoque na Prática: abordagem de registro de entradas de produtos, destacando a eficiência do sistema implementado.
Fonte: o Autor (2025)
Resultados Observados
A implementação da ferramenta trouxe redução de custos, maior agilidade nas decisões de compra e eliminação de desperdícios. A automatização do processo reduziu o tempo gasto com inventários e aumentou a confiança nos dados disponíveis.
Destacam-se os seguintes resultados:
• Melhor planejamento de compras;
• Redução de perdas por vencimento;
• Visualização clara das demandas de reposição; • Organização física e digital do estoque.
A adoção do método ABC na Mercearia Naty não apenas melhorou a precisão nas compras e reduziu custos, mas também proporcionou um controle mais rigoroso sobre os itens que impactam diretamente as vendas. A experiência prática demonstrou que a aplicação de conceitos teóricos de gestão de estoques é viável mesmo em pequenos estabelecimentos, confirmando a relevância do método ABC para a otimização da gestão de estoques.
A implementação das ferramentas de gestão de estoque na Mercearia Naty resultou em melhorias significativas em diversos aspectos operacionais e estratégicos. A criação de formulários em VBA para o registro de entradas e saídas de produtos permitiu uma redução drástica no tempo de cadastro, com o tempo necessário para registrar entradas de produtos caindo de 10 minutos para apenas 2 minutos por remessa. Essa eficiência não só melhorou a produtividade do gestor, mas também minimizou erros de estocagem. Com a adoção do Power BI, o gestor passou a ter acesso a dados em tempo real, proporcionando uma visão mais clara e precisa do estoque. A visualização de informações através de gráficos simples e objetivos facilitou a interpretação dos dados, permitindo decisões mais informadas e fundamentadas. A aplicação do método ABC na gestão de estoques resultou na classificação de 35 SKUs de maior valor como itens de Classe A, que representaram aproximadamente 75% do gasto anual. Essa priorização levou a uma redução das rupturas de estoque de 15% para menos de 3% em três meses, melhorando o nível de serviço ao cliente e reduzindo custos associados a compras emergenciais. O gestor relatou um aumento significativo na confiança ao tomar decisões sobre compras e controle de estoque. A facilidade de uso do Power BI e a organização proporcionada pela nova ferramenta permitiram que ele se concentrasse em estratégias de vendas e otimização, em vez de se perder em tarefas operacionais. A implementação das ferramentas resultou em um ambiente de trabalho mais organizado e confiável, e o gestor destacou que a nova abordagem não gerou custos adicionais, o que foi especialmente valorizado, considerando a realidade financeira da mercearia. A facilidade de aprendizado e manuseio da plataforma Power BI favoreceu o engajamento dos filhos do gestor, que atuam na mercearia, promovendo um processo de transição e aprendizado intergeracional, fortalecendo a continuidade do negócio familiar. A adoção das ferramentas de gestão proporcionou ao gestor uma visão sistêmica e transparente do almoxarifado, resultando em planejamentos mais eficazes para a tomada de decisões, contribuindo para a redução de custos operacionais, como estocagem excessiva, e diminuindo a carga de trabalho manual. Com a consolidação das ferramentas e a acumulação de know-how, a Mercearia Naty está agora em uma posição mais forte para considerar a expansão de suas funcionalidades e até mesmo a possibilidade de novos empreendimentos ou filiais no futuro. Esses resultados demonstram que a implementação de ferramentas de gestão de estoque não apenas resolveu problemas imediatos, mas também estabeleceu uma base sólida para o crescimento e a competitividade da Mercearia Naty no mercado.
Conclusão
A pesquisa realizada na Mercearia Naty teve como objetivo central aprimorar a gestão de estoques por meio da implementação de ferramentas integradas, utilizando Excel, VBA e Power BI. A análise das práticas de gestão de estoque antes da implementação revelou uma série de desafios significativos, incluindo a dependência de métodos visuais, a falta de registros formais e a dificuldade em prever a demanda. Esses fatores resultavam em ineficiências operacionais, como rupturas de estoque e excesso de produtos, comprometendo a capacidade da empresa de atender às necessidades dos clientes de forma eficaz.
Com a adoção das novas ferramentas, foi possível transformar a gestão de estoques em um processo mais estruturado e eficiente. A implementação do sistema de classificação ABC permitiu ao gestor priorizar os itens de maior valor, reduzindo as rupturas de estoque de 15% para menos de 3% em apenas três meses. Além disso, a criação de formulários em VBA para o registro de entradas e saídas de produtos otimizou o tempo de cadastro, reduzindo de 10 minutos para apenas 2 minutos por remessa. Essa agilidade não apenas melhorou a precisão dos dados, mas também liberou tempo para que o gestor pudesse se concentrar em atividades estratégicas, como o planejamento de vendas e a análise de mercado.
O dashboard dinâmico desenvolvido em Power BI proporcionou uma visão clara e em tempo real dos níveis de estoque, permitindo decisões informadas e rápidas. O gestor relatou que a facilidade de uso da plataforma e a integração com o sistema de vendas aumentaram sua confiança nas decisões comerciais, promovendo um ambiente mais organizado e eficiente. A experiência prática demonstrou que, mesmo em um pequeno varejo, é possível aplicar conceitos teóricos de gestão de estoques de forma eficaz, adaptando-os às realidades financeiras e tecnológicas da empresa.
Entretanto, a pesquisa também apresentou limitações, como a concentração em uma única empresa e o curto período de avaliação após a implementação. Para futuras investigações, recomenda-se a realização de estudos comparativos entre diferentes portes de empresas e a análise de sazonalidade em períodos mais longos. A migração para um sistema ERP integrado e a adoção de modelos avançados de previsão de demanda também podem ser exploradas para aprimorar ainda mais a gestão de estoques.
Em suma, a modernização da gestão de estoques na Mercearia Naty não apenas solucionou problemas imediatos, mas também estabeleceu uma base sólida para o crescimento e a competitividade da empresa no mercado. O projeto demonstrou que tecnologias acessíveis como Excel e Power BI são suficientes para transformar a realidade de uma pequena empresa quando bem implementadas. O case da Mercearia Naty evidencia que a profissionalização da gestão de estoque, mesmo com ferramentas simples, proporciona ganho de competitividade.
A experiência adquirida pode servir como um modelo para outros pequenos empreendimentos que buscam otimizar suas operações e melhorar a eficiência na gestão de estoques.
ANEXO – IMAGEM MERCEARIA
Fonte: Elaborado pelo autor (2025).
Referências principais:
• Ballou, R. H. (1993). Logística empresarial. Atlas.
• Chiavenato, I. (2004). Introdução à Teoria Geral da Administração. Elsevier.
• Francischini, P.; Gurgel, F. (2002). Administração de Materiais. Pioneira.
• Gonçalves, J. F. (2020). Gestão de Estoques e Materiais. Atlas.
• Braghittoni, R. (2017). Business Intelligence como metodologia.
• CHING, H. Y. Gestão de Estoques na Cadeia de Logística Integrada: Supply Chain. São Paulo: Atlas, 2010.
• BALLLOU, R. H. Logística: A Perspectiva da Administração da Cadeia de Suprimentos. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2006.