EFFICIENCY AND TRANSPARENCY IN SEFAZ-AM: STUDY ON THE IMPACTS AND IMPROVEMENTS FROM THE IMPLEMENTATION OF SIGED
REGISTRO DOI: 10.69849/revistaft/cl10202506301606
Larisa Souza da Encarnação1
Orientador: Ms. Renan Augusto de Lima Pinto2
RESUMO
Este artigo analisa os impactos da implementação do Sistema Integrado de Gestão Eletrônica de Documentos (SIGED) na Secretaria de Estado da Fazenda do Amazonas (SEFAZ-AM), com foco na eficiência administrativa e na transparência dos processos públicos. A pesquisa é de natureza aplicada, descritiva e de abordagem qualitativa, fundamentada em levantamento documental e revisão bibliográfica de artigos acadêmicos, relatórios institucionais e estudos de caso publicados. Os dados foram interpretados à luz de referenciais teóricos da administração pública, tecnologia da informação e gestão documental. Os resultados demonstram que a adoção do SIGED trouxe melhorias significativas, como maior controle sobre os documentos, agilidade na tramitação processual e fortalecimento da governança digital. Conclui-se que, apesar dos desafios na implementação, o SIGED contribui efetivamente para a modernização da gestão pública, especialmente quando alinhado ao planejamento estratégico e à capacitação dos servidores.
Palavras-chave: Administração pública; Gestão documental; Governo digital; SIGED; Eficiência.
ABSTRACT
This article analyzes the impacts of implementing the Integrated Electronic Document Management System (SIGED) at the State Department of Finance of Amazonas (SEFAZ-AM), focusing on administrative efficiency and transparency in public processes. The research is applied, descriptive, and qualitative in nature, based on document analysis and literature review from academic articles, institutional reports, and published case studies. The data were interpreted through theoretical frameworks in public administration, information technology, and document management. The results show that the implementation of SIGED has brought significant improvements, such as better control over documents, faster processing, and strengthened digital governance. It is concluded that, despite implementation challenges, SIGED effectively contributes to the modernization of public management, especially when aligned with strategic planning and staff training.
Keywords: Public administration; Document management; Digital government; SIGED; Efficiency.
1. INTRODUÇÃO
O avanço da tecnologia da informação transformou profundamente os modelos de gestão na administração pública brasileira. Nesse contexto, cresce a adoção de sistemas informatizados como estratégia para modernizar os serviços, promover a transparência e ampliar a eficiência na tramitação de documentos e processos administrativos. Entre essas soluções, destaca-se o Sistema Integrado de Gestão Eletrônica de Documentos (SIGED), cuja implantação vem sendo gradativamente adotada por diversos órgãos públicos. Na Secretaria de Estado da Fazenda do Amazonas (SEFAZ-AM), o SIGED foi introduzido como ferramenta de gestão documental com o objetivo de otimizar rotinas internas e reforçar o controle institucional.
O presente artigo tem como tema a análise dos impactos da implementação do SIGED na SEFAZ-AM, com delimitação no estudo dos efeitos administrativos e operacionais no processo de gestão documental. O problema de pesquisa que orienta este trabalho pode ser sintetizado na seguinte questão: como a implementação do SIGED contribuiu para a eficiência e a transparência administrativa na SEFAZ-AM? Para responder a essa problemática, definiu-se como objetivo geral analisar os impactos e melhorias trazidos pela adoção do SIGED no âmbito da SEFAZ-AM. Como objetivos específicos, busca-se: (a) identificar os benefícios percebidos pelos servidores; (b) verificar as mudanças nos fluxos internos após a digitalização; e (c) destacar os principais desafios e lições da implementação do sistema.
A justificativa da pesquisa reside na importância da SEFAZ-AM como órgão estratégico na arrecadação e controle fiscal do Estado e na relevância de compreender os avanços da transformação digital na gestão pública. A compreensão das contribuições do SIGED poderá fornecer subsídios teóricos e práticos para outras instituições públicas que planejam digitalizar sua documentação.
A pesquisa utiliza uma abordagem qualitativa e descritiva, com base em pesquisa bibliográfica e análise documental de relatórios públicos, artigos científicos e estudos de caso sobre a implementação do SIGED em instituições públicas do Amazonas. Autores como Chiavenato (2004), Rezende (2005), Laudon e Laudon (2004), além de estudos específicos como os de Farias (2021) e Cezar et al. (2024), foram fundamentais para sustentar o referencial teórico e a análise dos dados.
O artigo está estruturado da seguinte forma: após esta introdução, apresenta-se a fundamentação teórica, abordando os conceitos de administração pública, governo digital e sistemas de informação; em seguida, descreve-se a metodologia adotada na pesquisa; posteriormente, são discutidos os resultados e a análise dos documentos relacionados ao SIGED e à sua aplicação na SEFAZ-AM; por fim, apresentam-se as considerações finais, com reflexões sobre os achados e sugestões para estudos futuros.
2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
2.1 AVANÇOS DOS SISTEMAS E A EVOLUÇÃO DA GESTÃO PÚBLICA DIGITAL
A trajetória da administração pública passou por significativas transformações impulsionadas pelo avanço dos sistemas de informação. Desde a concepção da administração científica por Frederick Taylor, que defendia a racionalização e a eficiência dos processos organizacionais, observa-se uma busca constante por mecanismos que otimizem a gestão. Já na visão de Peter Drucker (1999), considerado o pai da administração moderna, a informação é um recurso estratégico indispensável, sendo essencial que as organizações a tratem como um ativo de gestão.
Com a evolução da tecnologia da informação, autores como Laudon e Laudon (2004) enfatizam que os sistemas de informação passaram a ser componentes estruturantes das organizações contemporâneas, alterando profundamente a maneira como os processos decisórios, operacionais e administrativos são conduzidos. Segundo os autores, “os sistemas de informação modernos possibilitam às organizações alcançar ganhos significativos de produtividade e competitividade ao integrarem dados, pessoas e processos”.
Na administração pública, essa transformação tem um impacto ainda mais sensível, pois envolve questões como transparência, legalidade e eficiência no uso de recursos públicos. Chiavenato (2004) já destacava que a introdução de tecnologias nos processos administrativos públicos não é apenas uma questão de modernização técnica, mas também de mudança cultural e institucional, exigindo reestruturações organizacionais e capacitação contínua dos servidores.
Ao longo do tempo, os sistemas de gestão passaram de modelos centralizados e baseados em papel para soluções digitais integradas, como é o caso do SIGED. Essa transição foi impulsionada pela necessidade de maior controle, rastreabilidade, acessibilidade e redução de custos. Como destaca Rezende (2005), “a informatização da gestão pública é um passo crucial para o desenvolvimento de um Estado mais transparente, eficiente e responsivo às demandas da sociedade”.
Essas reflexões mostram que a digitalização atual não surgiu de forma repentina, mas sim como resultado de um processo histórico e teórico contínuo no campo da administração, impulsionado tanto por demandas sociais quanto por avanços técnicos e teóricos.
2.2 GOVERNO DIGITAL E EFICIÊNCIA ADMINISTRATIVA
A modernização da administração pública, por meio da digitalização de processos e da adoção de novas tecnologias, tem se consolidado como uma estratégia fundamental para aumentar a eficiência e a transparência do setor público (GAETANI; PEREIRA, 2013). O conceito de governo digital está diretamente relacionado à capacidade do Estado em utilizar tecnologias da informação para promover um serviço público mais ágil, integrado e centrado no cidadão (OCDE, 2019).
Drucker (1999) afirma que a era da informação exige que as organizações públicas e privadas se adaptem a uma nova lógica de planejamento e ação, onde a gestão estratégica da informação passa a ser um diferencial competitivo e institucional. Nesse sentido, a digitalização de dados representa não apenas um avanço técnico, mas uma mudança estrutural na forma de planejar e executar políticas públicas.
Rezende (2005) destaca que o planejamento estratégico de sistemas de informação deve ser parte integrante da estratégia organizacional, principalmente no setor público, onde a transformação digital pode garantir mais eficiência, controle e prestação de contas. A integração entre planejamento estratégico e tecnologia da informação é, portanto, essencial para o êxito das iniciativas de governo digital.
Cordella e Bonina (2012) apontam que a implementação de soluções tecnológicas na gestão pública contribui para a padronização de processos e para a melhoria da tomada de decisão baseada em dados. A eficiência administrativa passa a ser não apenas uma meta de desempenho, mas uma exigência diante da complexidade crescente das demandas sociais.
2.3 GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
A gestão documental, especialmente em formato eletrônico, é um dos pilares para a consolidação de um governo digital. O Arquivo Nacional (2019) define a gestão de documentos como um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos institucionais, com o objetivo de racionalizar e garantir o acesso à informação.
A digitalização de documentos públicos permite maior controle, segurança e acessibilidade, além de promover a redução de custos operacionais e do uso de papel. Para Chiavenato (2004), a automatização de processos reduz a burocracia e aumenta a capacidade de resposta das organizações públicas às demandas da sociedade.
2.4 O SIGED e a Modernização Institucional da SEFAZ-AM
A Secretaria de Estado da Fazenda do Amazonas (SEFAZ-AM) implementou o Sistema Integrado de Gestão Eletrônica de Documentos (SIGED) com o objetivo de otimizar seus processos internos, fortalecer a rastreabilidade documental e garantir maior transparência na administração pública (SEFAZ-AM, 2025).
Segundo relatório institucional apresentado em evento técnico da COGEF (2023), a implantação do SIGED integra o plano de transformação digital do órgão, estando alinhada à Estratégia de Governo Digital 2020-2022 do Governo Federal. A estrutura tecnológica da SEFAZ-AM tem evoluído significativamente, com a ampliação do armazenamento em nuvem, maior controle de fluxos internos e treinamento de usuários em práticas de gestão documental.
Farias (2021) destaca que a adoção do SIGED permitiu à SEFAZ-AM melhorar sua comunicação interna, reduzir o tempo de tramitação de processos e fortalecer os mecanismos de governança informacional. No entanto, como observam Vieira e Ferreira (2021), a dependência de sistemas digitais também pode acentuar desigualdades, principalmente quando não acompanhada de políticas inclusivas e de infraestrutura adequada.
Além disso, estudos como os de Przeybilowicz et al. (2018) indicam que a integração entre sistemas, a resistência à mudança por parte de servidores e a ausência de políticas de atualização contínua são desafios constantes na adoção de tecnologias no setor público. Esses fatores devem ser considerados na análise dos impactos da implementação do SIGED.
Além das ações promovidas internamente pela SEFAZ-AM, o processo de implantação do SIGED contou com o apoio estruturado da Secretaria de Estado de Administração (SEAD) e da PRODAM, responsáveis por organizar o plano de implantação, os cronogramas e treinamentos operacionais junto aos demais órgãos do Estado. De acordo com manifestação oficial da Chefia do Departamento de Tecnologia da Informação, esse processo foi acompanhado por uma série de documentos normativos, tutoriais e videoaulas disponibilizados por meio da ESASP, fortalecendo a capacitação dos servidores e a uniformização da transição digital:
“O plano de implantação do sistema, bem como os cronogramas e treinamentos, foram organizados pela Secretaria de Estado de Administração (SEAD), em conjunto com as demais Secretarias de Estado, contando com o apoio operacional da PRODAM” (ALBUQUERQUE, 2025, p. 22).
Outro dado importante é que a SEAD registrou formalmente, por meio de resposta à Ouvidoria, a presença de demanda ativa de cidadãos e servidores quanto ao uso do SIGED, o que demonstra o grau de relevância institucional do sistema na comunicação e controle de trâmites administrativos eletrônicos. Essas ações revelam um esforço governamental integrado que vai além da SEFAZ, evidenciando um processo de modernização sistêmica da gestão pública no Estado do Amazonas.
3. METODOLOGIA
A presente pesquisa adota uma abordagem qualitativa e exploratória, com o objetivo de compreender os impactos da implementação do Sistema Integrado de Gestão Eletrônica de Documentos (SIGED) na administração pública, com foco na Secretaria de Estado da Fazenda do Amazonas (SEFAZ-AM). A investigação foi conduzida por meio da análise de documentos oficiais, estudos de caso publicados e artigos científicos disponíveis em bases acadêmicas e fontes institucionais confiáveis, como repositórios governamentais e portais de transparência. Optou-se por esse delineamento metodológico devido à impossibilidade de aplicação de entrevistas e questionários, o que exigiria submissão ao Comitê de Ética em Pesquisa, impossibilitando o cumprimento do cronograma estabelecido.
Segundo Gil (2008), a pesquisa qualitativa caracteriza-se pela compreensão profunda de fenômenos sociais, não se preocupando com representatividade numérica, mas sim com a riqueza interpretativa dos dados. Já Lakatos e Marconi (2003) afirmam que a pesquisa exploratória é indicada quando se busca proporcionar maior familiaridade com o problema, com vistas a torná-lo mais explícito ou a construir hipóteses.
A natureza da pesquisa é aplicada, uma vez que busca gerar conhecimento voltado à solução de problemas específicos da prática administrativa no setor público, com implicações diretas na melhoria da eficiência e da transparência da gestão documental. A finalidade da pesquisa é descritiva, pois visa identificar, analisar e compreender os efeitos e as dinâmicas envolvidas na adoção de sistemas digitais de gestão documental no contexto da administração pública estadual.
Como estratégia metodológica, empregou-se a pesquisa documental e a pesquisa bibliográfica. De acordo com Severino (2007), a pesquisa bibliográfica utiliza material já publicado, principalmente livros e artigos científicos, sendo fundamental para a construção do referencial teórico. A pesquisa documental, por sua vez, baseia-se no exame de documentos que ainda não receberam tratamento analítico por parte de outros pesquisadores.
A pesquisa documental concentrou-se em relatórios institucionais da SEFAZ AM, como apresentações internas e documentos gerados no processo de implementação do SIGED, além de manifestações da Ouvidoria da SEAD e documentos da PRODAMAM, que contribuíram para evidenciar os aspectos práticos da implantação do sistema. Já a pesquisa bibliográfica compreendeu a análise de artigos científicos, livros e relatórios técnicos, com o intuito de embasar teoricamente a discussão acerca da transformação digital no setor público, da eficiência administrativa e da gestão estratégica da informação.
O levantamento de dados foi realizado por meio de buscas em fontes acadêmicas como o Google Acadêmico, SciELO, revistas especializadas da área de administração pública e gestão documental, além de documentos publicados por órgãos públicos do estado do Amazonas. Foram priorizadas fontes recentes, com ênfase em estudos de caso realizados em instituições públicas que já implementaram o SIGED ou sistemas equivalentes. A seleção do material considerou critérios de relevância temática, clareza metodológica e aderência ao objetivo da pesquisa.
A análise dos dados coletados seguiu a técnica de análise de conteúdo, permitindo a categorização das informações em eixos temáticos relacionados à eficiência, transparência, desafios de implantação e boas práticas. As categorias de análise emergiram a partir da leitura exaustiva dos documentos e textos selecionados. Esta etapa foi fundamental para identificar padrões, evidenciar lacunas e propor melhorias com base nas experiências documentadas. Segundo Bardin (2011), a análise de conteúdo é adequada para estudos qualitativos, pois permite uma sistematização objetiva e válida das informações, favorecendo inferências a partir do material analisado.
O universo da pesquisa, portanto, é composto por documentos públicos oficiais e publicações científicas que tratam da implementação de sistemas de gestão eletrônica documental no setor público, em especial na SEFAZ-AM. Não houve definição de amostra probabilística, considerando que a análise se concentrou em materiais acessíveis publicamente e selecionados conforme sua relevância e contribuição teórica e prática para o objeto da pesquisa.
As etapas da pesquisa seguiram a seguinte ordem: definição do problema e dos objetivos; levantamento bibliográfico e documental; seleção e leitura dos materiais; categorização temática; análise crítica dos dados; elaboração e redação do artigo científico. Todo o processo respeitou critérios éticos, citando adequadamente as fontes utilizadas, conforme as normas da ABNT NBR 6023:2018.
Esse percurso metodológico permitiu abordar o tema de forma profunda, mesmo sem a aplicação direta de instrumentos com participantes humanos, garantindo consistência analítica e respeitando os prazos e as exigências formais da pesquisa acadêmica.
.4. RESULTADOS E DISCUSSÃO
A análise documental realizada com base nos materiais oficiais fornecidos por órgãos estaduais, como o memorando da Ouvidoria da SEAD e o processo administrativo da PRODAM, demonstra a relevância estratégica da implementação do Sistema Integrado de Gestão Eletrônica de Documentos (SIGED) no contexto da administração pública do Amazonas. Esses documentos permitem observar, de forma concreta, os efeitos da digitalização documental e a inserção de tecnologias da informação nos processos burocráticos.
O memorando nº 079/2025, oriundo da Ouvidoria da Secretaria de Estado da Administração (SEAD), evidencia que a utilização do SIGED ampliou a capacidade de controle e acompanhamento dos fluxos documentais internos. O documento menciona que, por meio do SIGED, a tramitação de manifestações oriundas da plataforma Fala.Br tornou-se mais célere e organizada, favorecendo a rastreabilidade e a efetividade das respostas institucionais. Essa agilidade está diretamente associada à melhoria da qualidade do atendimento ao cidadão e à redução dos gargalos administrativos, refletindo princípios constitucionais da administração pública, como a eficiência e a publicidade (CF/88, art. 37).
Complementarmente, o Processo nº 01.01.014101.222240/2025-59, tramitado na PRODAM – Processamento de Dados Amazonas S.A., detalha a integração do SIGED como ferramenta institucional no suporte à gestão de documentos digitais. O processo ressalta que a aplicação do SIGED impactou diretamente na redução de tempo para localização e análise de documentos, além de promover economia de recursos materiais e humanos. A documentação comprova que a digitalização proporcionou segurança, padronização e maior confiabilidade das informações arquivadas.
Estes resultados estão em consonância com os apontamentos de Farias (2021), cujo estudo de caso sobre o protocolo central de uma instituição pública de ensino superior destacou benefícios práticos da adoção do SIGED, tais como a eliminação de retrabalho e a padronização dos trâmites internos. Da mesma forma, Cezar et al. (2024), em estudo desenvolvido na Escola Superior de Ciências Sociais da UEA, relataram impactos positivos na organização interna e na eficiência administrativa após a implementação do sistema. O cruzamento dessas evidências indica que os ganhos relatados não são pontuais, mas podem ser replicados em diferentes estruturas organizacionais públicas, desde que respeitadas as especificidades institucionais.
Ainda, de acordo com Rezende (2005), a introdução de sistemas de informação deve ser acompanhada de planejamento estratégico institucional. Esse planejamento é essencial para garantir que as tecnologias adotadas realmente atendam aos objetivos organizacionais e estejam alinhadas com as metas de desempenho e indicadores de governança. No caso da SEAD e da PRODAM, percebe-se que houve uma preocupação em integrar o SIGED às rotinas operacionais, promovendo não apenas modernização tecnológica, mas uma reestruturação na cultura organizacional voltada para maior controle, segurança da informação e prestação de contas.
Por fim, a experiência registrada nos documentos analisados mostra que o SIGED se consolidou como uma importante ferramenta para a consolidação do governo digital na esfera estadual. Ao permitir que documentos sejam tramitados, localizados e auditados eletronicamente, o sistema contribui para a conformidade com os parâmetros do modelo e-ARQ Brasil (2019), o que fortalece a governança arquivística e assegura a preservação da memória institucional.
Em síntese, os dados discutidos nesta seção demonstram que a implementação do SIGED tem provocado mudanças significativas na administração pública do Amazonas, otimizando recursos, agilizando processos e ampliando a transparência. Tais resultados evidenciam que a transformação digital, quando bem estruturada e respaldada em diretrizes estratégicas, pode representar um marco de inovação na gestão pública contemporânea
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS
O presente estudo teve como foco analisar os impactos e melhorias gerados pela implementação do Sistema Integrado de Gestão Eletrônica de Documentos (SIGED) na Secretaria de Estado da Fazenda do Amazonas (SEFAZ-AM), no contexto da transformação digital da administração pública. Ao longo da pesquisa, foram abordadas questões fundamentais sobre a relação entre tecnologia, gestão documental e eficiência administrativa.
Com base na análise dos documentos institucionais, relatórios públicos, artigos científicos e estudos de caso realizados em instituições que também adotaram o SIGED, foi possível constatar que a implementação do sistema contribuiu de maneira significativa para a modernização das rotinas administrativas na SEFAZ-AM. O sistema proporcionou avanços como a redução do tempo de tramitação de documentos, a melhoria da organização interna e o fortalecimento da rastreabilidade e controle das informações, atendendo, assim, ao objetivo geral desta pesquisa.
Conclui-se que a digitalização promovida pelo SIGED, aliada a um planejamento estratégico bem estruturado, é capaz de ampliar a eficiência institucional e favorecer a transparência dos processos públicos. Além disso, a adoção do sistema demonstrou ser um caminho promissor para o fortalecimento da governança documental no setor público estadual.
Entretanto, a pesquisa enfrentou limitações, como a impossibilidade de realizar entrevistas e questionários diretos com os servidores da SEFAZ-AM, o que poderia ter enriquecido os dados qualitativos. Essa limitação reforça a importância de estudos futuros que utilizem instrumentos de pesquisa direta com os usuários do sistema.
Como sugestões para trabalhos futuros, recomenda-se a realização de análises comparativas entre órgãos que adotaram diferentes soluções de gestão documental, bem como a investigação dos impactos do SIGED no atendimento ao cidadão. Além disso, seria valioso acompanhar a evolução contínua do sistema e suas atualizações, considerando o contexto dinâmico das políticas públicas digitais.
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1Graduando em Administração pela Universidade do Estado do Amazonas – E-mail: lsde.adm19@uea.edu.br
2Professor-Orientador. Mestre em Economia. Docente na Universidade do Estado do Amazonas – Email: rpinto@uea.edu.br