A CASE STUDY: REDUCING BUREAUCRACY USING MICROSOFT POWER AUTOMATE AUTOMATIONS
REGISTRO DOI: 10.69849/revistaft/cl10202510091630
Alessandro Queiroz Lencina1
Marco Aurélio Batista de Sousa2
RESUMO
Atualmente com o aumento significativo das fiscalizações, juntamente com a redução do número de servidores nos serviços públicos, a adoção de soluções automatizadas para agilizar os processos burocráticos mostra-se não apenas oportuna mas imprescindível para eficiência da administração pública, como diz o ditado popular: “mais com menos”. A digitalização dos processos e a evolução das ferramentas digitais explica o porquê devemos introduzir a automatização no ambiente público, de forma estratégica e fundamental para otimização de tempo e produção. Entre essas soluções existem maneiras, inclusive gratuitas, com a proposta de facilitar a construção de fluxos de tarefas repetitivas, como a Power Plataform da Microsoft que consegue gerar fluxos personalizados com suas aplicações, de forma que, as tarefas executadas à exaustão, o aplicativo fará de modo automático.
Palavras-chave: Administração pública, produtividade, agilidade, power automate, tarefas repetitivas.
ABSTRACT
Currently, with the significant increase in oversight within public agencies and the simultaneous reduction in the number of civil servants, the adoption of automated solutions to streamline bureaucratic processes has become not only timely but essential for the efficiency of public administration—an embodiment of the well-known principle of “doing more with less.” The digitalization of processes and the advancement of digital tools underscore the need for their strategic and fundamental integration into the public sector, aiming to optimize both time and productivity. Among these solutions, there are even free alternatives designed to simplify the execution of repetitive tasks. One notable example is Microsoft’s Power Platform, which enables the creation of customized task flows. These applications allow for the automation of routine operations, ensuring that tasks performed exhaustively by humans can now be executed automatically by the system.
Keywords: Public administration; productivity; agility; Power Automate; repetitive tasks.
1. INTRODUÇÃO
O planejamento estratégico, diz respeito à capacidade que o estado tem em construir, criativamente e interativamente com a sociedade, uma visão de futuro do país e de si mesmo, concatenando meios e fins suficientes e necessários para sua execução. (Toni, Jackson de, Enap, 2021).
A teoria da burocracia de Max Weber contribuiu muito para administração pública no que diz respeito às divisões de funções e tarefas, hierarquia, rigidez nos processos e impessoalidade, porém o excesso de burocracia que existe atualmente pode levar à ineficiência com o apego às regras atuais e por consequência e a perda da eficiência. (Merton, Robert K. 1940).
A administração gerencial proposta por Peter Drucker (1954) promove uma ruptura com os modelos burocráticos e enfatiza a gestão por resultados. Em sua visão a burocracia compromete a eficiência da organização ao criar processos lentos às demandas.
Estando em constante mudanças digitais a administração pública mesmo com dificuldades de implantação devido a resistência do corpo funcional, onde a burocracia dos processos administrativos aumentam à medida que a fiscalização, normas e leis são criadas e juntamente para contemplar o ciclo contínuo de ações o PDCA (Plan, Do, Check, Act), em português, Planejar, Executar, Verificar e Agir, procura-se utilizar os meios disponíveis para que as tarefas operacionais e repetitivas sejam executadas de maneiras ágeis substituindo parcialmente ou totalmente os processos manuais, desse modo disponibilizando maior tempo para tomadas de decisões técnicas, racionais e eficazes.
Desse modo, há possibilidades de automatizar tais processos repetitivos que não precisam necessariamente serem feitos por pessoas e sim automaticamente respeitando fluxos padronizados e bem definidos. A exemplo, aqui é apresentado uma experiência de fluxos automatizados utilizando o aplicativo Microsoft Power Automate realizada no setor orçamentário de um hospital universitário federal, cujo objetivo é realizar pesquisas em sítios públicos que regulamentam normativas para empenhos, liquidações e pagamentos às empresas privadas contratadas que fornecem materiais e serviços com o respectivo órgão público.
2. REFERENCIAL TEÓRICO
Para esclarecimentos de alguns conceitos importantes abordados neste artigo, seguem as definições:
2.1 Orçamento Público
De acordo com Giacomoni (2012), o orçamento é a lei que estima a arrecadação e fixa as despesas. Trata-se de um instrumento de planejamento que detalha a previsão de recursos a serem arrecadados por meio de impostos e outras fontes, bem como a destinação desses recursos para o atendimento das necessidades públicas.
A execução orçamentária é a etapa central na administração pública, principalmente no que se refere a aplicação dos recursos previstos na Lei Orçamentária Anual – LOA.
Em relação à destinação e a execução da despesa pública a aplicação do orçamento arrecadado para custear os serviços públicos prestados à sociedade se dá através de três estágios da execução: empenho que configura a primeira etapa da despesa pública onde o governo reserva dinheiro para o futuro compromisso de pagamento à empresa quando o bem for entregue ou o serviço concluído, isso evita que se gaste mais do que foi planejado; liquidação trata de quando se verifica que o governo recebeu aquilo que foi pactuado e realiza os descontos dos tributos federais obrigatórios, também, quando se confere que o produto ou serviço foi entregue em conformidade contratual e o pagamento representa a etapa final da execução da despesa, sendo realizado após a verificação da regularidade da liquidação, onde o governo repassa o valor ao vendedor do produto ou prestador de serviço contratado. (lei nº 4.320, de 17/03/1964).
2.2 Normativas (Leis, leis complementares e decretos)
Assim como a constituição federal de 1988 e a lei de responsabilidade fiscal nº 101/2000, Bezerra, Matias Pereira, argumenta que as normas também são essenciais para garantir a transparência, responsabilidade e eficiência na gestão dos recursos públicos.
2.2.1 CADIN – Cadastro Informativo de Créditos não Quitados do Setor Público Federal, são informações sobre pessoas físicas e jurídicas que possuem débitos vencidos e não pagos com órgãos e entidades da administração pública federal direta e indireta (Lei nº 10.522/2022). Trata-se de um mecanismo de incentivo à inadimplência e proteção à administração pública, pois tem a função de impedir que empresas ou pessoas tenham acesso a créditos, benefícios fiscais e celebração de novos contratos com o poder público. Portanto, caso a empresa esteja inscrita no CADIN, esse fato impossibilita o empenho e também o pagamento para a mesma.
2.2.2 SICAF – Sistema de Cadastro de Fornecedores, sistema que permite às empresas cadastradas e habilitadas a participarem de licitações e contratações com a administração pública. O objetivo é padronizar o processo de fornecedores juntando informações jurídicas, fiscais, trabalhistas e econômicas, instrumento importante na integridade e eficiência nas compras públicas (Decreto nº 3722, de 09 de janeiro de 2021). Nesse caso, se a empresa está com irregularidades, também impossibilita o empenho para a mesma.
2.2.3 SIMPLES NACIONAL – Trata-se de um regime tributário voltado para microempresas e empresas de pequeno porte que facilita o cumprimento das obrigações fiscais, reduzindo a carga tributária e incentivando o empreendedorismo. Ferramenta de fortalecimento para pequenos negócios e desburocratização da carga tributária (Lei complementar nº 123, 14 de dezembro de 2006). Essa normativa regulamenta a tributação que o fornecedor se enquadra para executar a retenção no momento da Liquidação da nota fiscal.
2.3 Microsoft Power Automate
O Power Automate é uma ferramenta interessante de soluções para execução de tarefas repetitivas sem intervenção humana direta que oferece flexibilidade, eficiência e inteligência de automação RPA (robotic process automation). A RPA permite que uma tarefa manual seja registrada ou programada em um software que os usuários podem desenvolver com interfaces gráficas de baixo ou sem nenhum código de programação (Gartner, 2024).
Através da montagem de fluxos baseados em gatilhos e ações que iniciarão o fluxo, consegue-se automatizar processos repetitivos com baixo custo, com métodos de fácil montagem e nada de linhas de programação. Por ser uma aplicativo da empresa Microsoft é possível o compartilhamento de dados com outros aplicativos da mesma empresa, por exemplo: teams, outlook, sharepoint e excel, o que facilita o processo de execução.
3. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
O estudo de caso é uma experiência realizada no Setor Orçamentário de um Hospital Universitário Federal onde existe uma grande demanda de execuções orçamentárias relativas aos empenhos, liquidações e pagamentos, na qual por força de leis e normas, há uma gama de burocracias antes de realizá-los. Para conseguir atender a demanda em constante crescimento e manter o mesmo número de colaboradores, esse trabalho tem o intuito de planejar modelos de automatizações que reduzirão o tempo de cada operação orçamentária. Desse modo, o funcionário poderá concentrar-se em processos que exigem tomadas de decisões e demandas que apenas agentes humanos conseguem resolver.
A metodologia deste trabalho baseia-se puramente quantitativamente na análise de dados disponibilizados publicamente no portal de transparência do hospital universitário, a exemplo, a quantidade de serviços realizados no setor ao ano e o tempo desperdiçado obrigatoriamente para atender as normativas e leis vigentes e abrangentes.
Em contrapartida, com a adoção da automação obteremos resultados como o aumento da produtividade e a precisão na tomada de decisões em outras demandas que exigem alguma conformidade e consequentemente a possibilidade de redução de erros no setor. Os aplicativos de referências usados para esse estudo, bem como as suas utilidades e os dados como números de demandas estão relacionados abaixo.
3.1 Power Automate
Aplicativo inicial conforme (figura 1) e o local onde o fluxo é montado para executar a demanda planejada (figura 2). O fluxo pode ser programado para executar a qualquer momento ou no caso do artigo ele é executado a partir do comando ou seja manualmente.
Figura 1 – Início Power Automate
Fonte: Microsoft
Figura 2 – Fluxo Power Automate
Fonte: Microsoft
3.2 Excel
Aplicativo de planilhas da Microsoft que através dela o aplicativo power automate realiza a busca automaticamente para incluir no fluxo e realizar as pesquisas conforme (figura 3)
Figura 3 – Excel
Fonte: Microsoft Excel – própria
3.3 Cadin
Sítio do governo para realizar as pesquisas (figura 4) de empresas cadastradas com débitos em órgãos públicos devido a irregularidades em outros contratos com qualquer ente da União. Para realizar a execução do empenho conforme Lei nº 10.522/2022, a empresa obrigatoriamente deverá estar regular perante seus débitos com a união conforme (figura 5).
Figura 4 – Cadin
Fonte: www.cadin.gov.br
Figura 5 – Resultado da pesquisa no Cadin
Fonte: www.cadin.gov.br
3.4 Sicaf
Sítio do governo para realizar as pesquisas (figura 6) de empresas cadastradas para verificar possíveis irregularidades no que diz respeito ao Ministério do Trabalho e Receita Federal, nesse caso não será a pesquisa que se dá no momento da execução do empenho e também na realização do pagamento, como acontecem em situações distintas é necessário realizar a pesquisa nos dois momentos. Conforme (figura 7).
Figura 6 – Sicaf
Fonte: www.sicaf.gov.br
Figura 7 – Resultado da pesquisa no Sicaf
Fonte: www.sicaf.gov.br
3.5 Simples Nacional
Sítio do governo que realiza pesquisa (figura 8) em empresas enquadradas em micro empresas ou empresas de pequeno porte e o resultado da pesquisa onde demonstra o cadastro ou não no simples nacional para realizar a isenção da tributação conforme (figura 9)
Figura 8 – Simples Nacional
Fonte: https://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional
Figura 9 – Resultado da pesquisa no Simples Nacional
Fonte: https://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional
4. DISCUSSÃO
Considerando o aumento significativo de processos para as execuções de planejamento no setor orçamentário do hospital universitário (figura 10) juntamente com o rigor às leis e normas de fiscalização para evitar erros entre a organização pública e privadas fornecedoras de serviços e insumos, a adoção de ferramentas facilitadoras que auxiliam a produtividade e o acompanhamento dos processos é uma boa aliada no cotidiano dos órgão públicos, tornando uma tendência cada vez mais previsível diante das exigências por eficiência e transparência.
Observa-se a figura 10 a crescente demanda do setor e a figura 11 a evolução anual da quantidade de pesquisas realizadas em sítios públicos, as quais são exigidas para o cumprimento de normativos vigentes.
A legislação que rege a regra do CADIN é de 2022 e entrou em vigor em 2023, portanto a partir desse ano além da pesquisa do SICAF realizada no momento da execução do empenho tornou-se obrigatória a consulta no CADIN. Desse modo, dobrando as pesquisas da demanda.
Analisando a figura 11 pode-se notar o aumento de pesquisas realizadas no ano de 2024, onde foram executados 21.882 pesquisas de empresas diferentes onde pesquisas para empenhos foram 6.252 pesquisas, 7.815 para liquidações e 7.815 pagamentos. Perfazendo um total de 70.917 pesquisas nos últimos 4 anos, que foram retirados documentos oficiais repetitivamente nos sites de pesquisas do governo.
Figura 10 – Demandas no Setor por ano
Fonte: dados tesouro gerencial e gráfico próprio
Figura 11 – Total de Pesquisas por ano
Fonte: dados tesouro gerencial e gráfico próprio
5. CONCLUSÃO
Esse trabalho apresenta alternativas de uso e análise da viabilidade da Automatização De Processos Utilizando Microsoft Power Automate para a busca do aumento da eficiência e produtividade de um setor altamente burocrático e rígido, devido às leis e normas impostas para ajudar a gestão e o governo para evitar a contratação de empresas com dívidas ou com pendências perante a outros órgãos reguladores. A adoção do RPA na rotina para executar tarefas repetitivas demonstra um ganho de desempenho e alívio para o servidor, permitindo direcionar sua atenção ao que de fato requer intervenção humana, com isso, o Power Automate não substituirá o funcionário e sim o auxiliará na organização, otimização e entrega de resultados.
Os resultados dos testes ainda estão em desenvolvimento e sendo melhorados dia a dia, necessitando de ajustes e aceitação da equipe e da gestão local. A adesão a uma tendência forte e crescente nos órgãos públicos, principalmente às práticas ágeis, possibilitará que os processos e projetos sejam simplificados e otimizados, mas é necessário entender que precisamos de tempo, planejamento e treinamento para adaptação ao meio e conseguirmos lidar com essas mudanças tão significativas.
REFERÊNCIAS
Toni, Jackson de. Reflexões sobre o Planejamento Estratégico no Setor Público/ Brasília: Enap, 2021. (Cadernos Enap, 84).
Merton, Robert K. Estrutura burocrática e personalidade. In: Edmundo Campos (organizador). Sociologia da burocracia. Rio de Janeiro: Zahar, 1966.
Drucker, Peter ferdinand. A prática da administração de empresas. São Paulo: Pioneira, 1962.
Batista, Fábio Ferreira. Modelo de Gestão do Conhecimento para Administração Pública. Ipea – Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada. Brasília, 2012. pg 64 www.ipea.gov.br.
Giacomini, James. Orçamento Governamental: teoria, sistema e processo. Atlas 19º edição 2023.
Lei nº 10.522, de 19 de julho de 2002. Dispõe sobre o Cadastro Informativo dos créditos não quitados de órgãos e entidades federais e dá outras providências. www.planalto.gov.br.
Decreto nº 3.722, de 09 de janeiro de 2001. Regulamenta o artº 34 da Lei 8.666, e dispõe sobre o Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores – SICAF www.gov.br/compras.
Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006. Institui o Estatuto Nacional de Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte. www.planalto.gov.br/civil_03/leis/lcp123.htm
Introdução aos fluxos da área de trabalho. Microsoft support power automate. https://learn.microsoft.com/pt-br/power-automate/desktop-flows/introduction.
Tarefas básicas no Excel. Microsoft office support. https://support.microsoft.com/pt-br/office/tarefas-b%C3%A1sicas-no-excel-dc775dd1-fa52-430f-9c3c-d998d1735fca.Tesouro Gerencial. https://tesourogerencial.tesouro.gov.br.
1Universidade Federal do Mato Grosso do Sul – UFMS. Mestrado Profissional em Administração Pública – PROFIAP. Campo Grande – MS – Brasil
2Universidade Federal do Mato Grosso do Sul – UFMS. Mestrado Profissional em Administração Pública – PROFIAP. Campo Grande – MS – Brasil