ACADEMIC MANAGEMENT SYSTEM: OPTIMIZATION, EFFICIENCY, AND QUALITY IN ACADEMIC MANAGEMENT
REGISTRO DOI: 10.69849/revistaft/cs10202511232320
Wagner do Carmo Guimarães1
Mirian Picinini Méxas2
Luís Perez Zotes3
RESUMO
O presente estudo tem como objetivo analisar a contribuição dos Sistemas de Gestão Acadêmica (SGA) para a eficiência, organização e qualidade da gestão educacional nas Instituições de Ensino Superior. Para isso, foi realizada uma revisão bibliográfica, compilando e analisando informações sobre implementação, funcionalidades, impactos e desafios associados aos SGAs em instituições de ensino superior. A pesquisa considerou artigos científicos, livros, dissertações, teses e estudos de caso, com foco em gestão educacional, tecnologia da informação e integração de sistemas acadêmicos. A análise qualitativa evidenciou que os SGAs centralizam informações acadêmicas, financeiras e administrativas, promovendo maior eficiência, transparência e confiabilidade dos dados. Ao automatizar tarefas repetitivas e integrar setores, estes sistemas facilitam a tomada de decisões, melhoram a organização institucional e fortalecem a experiência de gestores, professores e estudantes. Conclui-se que a implementação de SGAs contribui significativamente para a melhoria contínua da administração e da qualidade do ensino superior.
Palavras-chave: Sistemas de Gestão Acadêmica. Instituições de Ensino Superior. Eficiência administrativa. Integração de sistemas.
ABSTRACT
This study aims to analyze the contribution of Academic Management Systems (SGA) to the efficiency, organization, and quality of educational management in Higher Education Institutions. A bibliographic review was conducted, compiling and analyzing information on the implementation, functionalities, impacts, and challenges of SGAs in higher education institutions. The research considered scientific articles, books, dissertations, theses, and case studies, focusing on educational management, information technology, and integration of academic systems. The qualitative analysis showed that SGAs centralize academic, financial, and administrative information, promoting greater efficiency, transparency, and data reliability. By automating repetitive tasks and integrating sectors, these systems facilitate decision-making, improve institutional organization, and enhance the experience of managers, teachers, and students. It is concluded that the implementation of SGAs significantly contributes to continuous improvement in administration and the quality of higher education.
Keywords: Academic Management Systems. Higher Education Institutions. Administrative efficiency. System integration.
1. INTRODUÇÃO
Nos últimos anos, as Instituições de Ensino Superior adotaram ou desenvolveram diversas ferramentas voltadas à otimização de suas rotinas e à descentralização de serviços. Entretanto, com o tempo, tornou-se necessária a centralização ou integração desses recursos, de modo a permitir que o funcionamento da instituição ocorra de maneira articulada e dinâmica. Nesse contexto, os Sistemas de Gestão Acadêmica (SGA) se destacam por suas características essenciais para o controle dos processos administrativos e gerenciais, contribuindo significativamente para a otimização das atividades e rotinas administrativas das instituições de ensino (Furtado; Lima; Farias, 2015).
O SGA exerce papel essencial na garantia de uma educação de qualidade e no desenvolvimento integral dos alunos. Contudo, os sistemas tradicionais de administração enfrentam limitações que afetam sua eficiência e a integração entre os diferentes atores envolvidos. Nesse cenário, a implementação de um sistema de SGA se apresenta como uma solução estratégica, na qual o uso de tecnologias e ferramentas digitais potencializa a administração, promovendo maior eficiência, transparência e comunicação efetiva entre gestores, professores, alunos e familiares.
O SGA consiste em plataformas de informação que centralizam dados relacionados aos processos administrativos, financeiros, técnicos e acadêmicos das instituições de ensino. Estes sistemas armazenam registros oficiais e confiáveis das instituições, utilizados para a emissão de certificados, diplomas e outros documentos institucionais, bem como para registrar a trajetória acadêmica de alunos e docentes. Entre suas funções destacam-se o cadastro de estudantes, professores e servidores, matrícula em cursos e turmas, alocação de professores às turmas, gestão de notas, administração de recursos humanos e financeiros, entre outros. Na literatura, esses sistemas também são referidos como sistemas de informação de gestão universitária, sistemas de informação de faculdade ou sistemas de informação acadêmica (Serrano Filho, 2022).
O SGA proporciona maior acessibilidade às informações, permitindo que os dados sejam consultados de maneira rápida e segura por todos os usuários autorizados. Essa centralização contribui para reduzir redundâncias, minimizar erros e agilizar processos burocráticos que, tradicionalmente, demandam tempo significativo da equipe administrativa. Ao integrar diferentes setores da instituição, os SGAs também favorecem a tomada de decisões mais embasadas, uma vez que gestores passam a contar com relatórios detalhados e atualizados sobre desempenho acadêmico, frequência, recursos financeiros e infraestrutura disponível.
Justifica-se a escolha do tema, pois o SGA representa ferramentas estratégicas capazes de transformar a administração das Instituições de Ensino Superior, promovendo maior eficiência, organização e transparência nos processos internos. Além disso, a crescente demanda por informações rápidas e precisas, aliada à necessidade de integração entre os diversos setores acadêmicos, evidencia a importância de compreender o papel desses sistemas na melhoria da gestão educacional.
O presente estudo tem como objetivo geral analisar a contribuição dos Sistemas de Gestão Acadêmica para a eficiência, organização e qualidade da gestão educacional nas Instituições de Ensino Superior.
2. DESENVOLVIMENTO
2.1. A gestão acadêmica e o papel da Tecnologia de Informação
A gestão acadêmica, de acordo com Silva e Marques (2017), abrange diversos aspectos, incluindo a infraestrutura física, como instalações e equipamentos voltados às atividades de ensino e pesquisa; a disponibilidade de recursos financeiros; a presença de pessoal qualificado para apoiar o ensino e atender aos alunos; além da oferta de programas de ensino, pesquisa e extensão que apresentem qualidade técnica e relevância social, entre outros elementos essenciais.
A gestão vai além da simples administração de recursos, envolvendo a aplicação adequada destes para alcançar objetivos que contribuam de forma positiva para o ambiente educacional, promovendo a formação de cidadãos competentes e autônomos. Nesse sentido,
Santos, Rosa e Weber (2022) ressaltam que a gestão pode ser compreendida como a articulação entre aspectos administrativos, pedagógicos, políticos e financeiros, permitindo dinamizar as ações educativas e reconhecendo a universidade como um espaço de socialização da cultura e do conhecimento historicamente construído.
As Instituições de Ensino Superior (IES) configuram-se como organizações particulares em termos de funcionamento e gestão, pois nelas coexistem, de forma simultânea e muitas vezes integrada, atividades acadêmicas ligadas ao ensino, à pesquisa e à extensão, juntamente com atividades administrativas de caráter burocrático e procedimental. Nesse contexto, a gestão universitária se apresenta como um processo dinâmico, que demanda a articulação entre práticas pedagógicas, como o ensino, a organização curricular e a produção científica, e a estrutura administrativa responsável por sustentá-las e legitimá-las (Fonseca; Fonseca, 2016).
Lós e Barbosa (2023) discutem uma variedade de modelos de gestão que frequentemente coexistem dentro das universidades, como os modelos Político, Colegial, Burocrático, Racional e Anarquia Organizada, entre outros. Há consenso de que as universidades, especialmente as públicas, são instituições complexas, difíceis de serem totalmente enquadradas em um único modelo. Observa-se, entretanto, que o modelo de gestão predominante nas universidades brasileiras, tanto na esfera acadêmica quanto administrativa, tende a ser burocrático, refletindo-se na organização, nas formas de atuação, nos tipos de relacionamento e nos modos de comunicação.
A competência comunicacional assume papel central nos processos de gestão, especialmente na construção de confiança por meio da liderança discursiva e da análise das interações comunicativas no contexto da educação superior. Nesse cenário, os aspectos organizacionais relacionados à documentação educacional digital constituem uma dimensão fundamental da gestão, sendo essencial considerar as características e mecanismos específicos para sua utilização eficiente. As soluções de otimização da operação institucional digital e os mecanismos organizacionais voltados à formação de ferramentas de gestão documental digital revelam-se fundamentais para aprimorar o suporte administrativo e pedagógico (Gryshkun et al., 2023).
O crescimento do número de cursos de ensino superior no Brasil nas últimas décadas trouxe consigo a preocupação com a qualidade dessas formações, tanto em instituições públicas quanto privadas. Nas universidades federais, Lavor, Andriola e Lima (2015) mencionam que a gestão superior geralmente segue as determinações do governo federal, muitas vezes sem questionar a execução das diretrizes estabelecidas. Essa postura também se reproduz em níveis hierárquicos mais baixos, como no caso dos coordenadores de cursos de graduação. Diante dessa estrutura administrativa, torna-se relevante investigar se a atuação da gestão acadêmica dos cursos influencia diretamente o desempenho alcançado por eles.
Tendo como princípio a eficiência dos funcionários em sua atuação profissional, a gestão de instituições públicas passou a ter importância fundamental como um dos elementos para alcançar os parâmetros de qualidade do serviço público requeridos pela reforma, sob o desígnio da eficiência e da competitividade (Fonseca; Fonseca, 2016, p. 155).
Na gestão acadêmica de universidades públicas, observa-se que os próprios professores ocupam os cargos administrativos mais elevados, como diretores e coordenadores, acumulando essas funções com suas atividades de ensino. Nesse contexto, ferramentas que apoiem a execução dessas responsabilidades tornam-se essenciais para enfrentar os desafios de forma eficiente. As universidades precisam lidar constantemente com mudanças, momentos de instabilidade e situações imprevisíveis. Conforme Silva et al. (2023) enfatizam, uma gestão eficaz é fundamental para garantir a qualidade do ensino, uma vez que as atividades administrativas influenciam diretamente os resultados esperados na formação dos estudantes.
As ações e consequências da gestão acadêmica, derivadas dos resultados das avaliações, são visíveis. Na gestão institucional acaba direcionando seus esforços para alcançar melhores desempenhos nos processos avaliativos. Observa-se um movimento constante de capacitação dos gestores para que utilizem esses indicadores como metas administrativas, ainda que a prática interna esteja fortemente voltada ao cumprimento das exigências legais (Haas; Aparicio, 2019).
Fica claro a partir de Júnior Freitas et al. (2022) que o ambiente universitário envolve diversos grupos de interesse, cada um com necessidades específicas em relação aos serviços oferecidos pela instituição, mas todos em busca de qualidade e legitimidade no atendimento de suas demandas. Nesse cenário, chama a atenção o elevado número de estudantes matriculados em instituições públicas de ensino superior, que em 2019 chegou a 2 milhões apenas nos cursos de graduação. Também se destaca a relevância do uso de ferramentas tecnológicas na educação, tanto para aprimorar os processos de ensino quanto para fortalecer a gestão acadêmica.
Com o avanço da ciência e da tecnologia, aliado ao crescimento do número de estudantes e professores, tornou-se necessária a implementação contínua de sistemas eletrônicos voltados ao armazenamento e à recuperação das informações acadêmicas. Com a finalidade de atender de forma mais eficiente às demandas informacionais de discentes, docentes e demais usuários. Nesse contexto, a gestão acadêmica, precisou modernizar diversos processos acadêmicos, diminuindo a necessidade de atendimentos presenciais aos estudantes, ampliou a atuação dos Departamentos de Registro Acadêmico nas questões estudantis e reduziu o trabalho manual (Macie; Nascimento; Madio, 2024).
No contexto atual, a criação de mecanismos para sistematizar informações tornou-se indispensável às organizações, pois o conhecimento produzido a partir delas gera dados relevantes que contribuem para decisões mais rápidas, econômicas e eficazes. As Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) desempenham papel de suporte essencial nesse processo, ao transformar dados coletados continuamente nas atividades organizacionais em informações estruturadas e conhecimento, que servem como base estratégica para a tomada de decisões.
As TIC, segundo Sena, Bezerra e Oliveira (2022), configuram-se como ferramentas essenciais para ampliar a eficiência das atividades acadêmicas, pois têm na informação e no conhecimento seus principais produtos, contribuindo para o alcance de metas e para o crescimento institucional. No entanto, sua adoção nas Instituições de Ensino Superior traz também desafios, uma vez que exige altos investimentos em infraestrutura tecnológica, custos de implantação e manutenção, além da necessidade de profissionais qualificados e do treinamento contínuo de colaboradores e usuários para garantir suporte adequado ao sistema implantado.
O conceito de globalização da educação também é comumente utilizado atualmente, definido como o processo de digitalização e globalização que determinam a vida e o desenvolvimento da sociedade pós-moderna. Assim, a transformação digital permite simplificar o acesso à informação e digitalizar vários tipos de informação usando tecnologias digitais (Gryshkun et al., 2023, p. 6).
As tecnologias digitais assumem papel essencial nas atividades administrativas, ao favorecer a organização da documentação escolar e facilitar o acesso à informação, tornando sua circulação mais rápida, dinâmica e eficiente. Nesse contexto, sua incorporação à gestão promove mudanças contínuas no ambiente educacional e nas metodologias utilizadas, contribuindo para a elevação da qualidade do processo de ensino-aprendizagem. Assim, o uso dessas ferramentas no âmbito educativo pode ser interpretado como uma inovação no campo do conhecimento, ao criar novas formas de interação, socialização e aprendizagem (Silva; Batista, 2024).
Para Guimarães et al. (2025), garantir o acesso amplo às novas tecnologias representa um enorme desafio para a sociedade contemporânea, exigindo mudanças significativas nas dimensões econômica e educacional. Para que todos possam utilizar esses recursos de forma eficiente, é necessário um esforço político robusto, alinhando políticas visionárias a ações concretas que superem barreiras e promovam equidade digital. Nesse cenário, a educação precisa se reinventar, incorporando a revolução digital e tornando-se um centro de inovação e aprendizado contínuo, integrando tecnologia e ensino de maneira a promover progresso, criatividade e descobertas.
As novas tecnologias na educação oferecem diversos benefícios, entre os quais se destacam cinco principais: tornam as aulas mais atrativas, estimulam a curiosidade e a atenção dos estudantes, aumentam a produtividade, auxiliam os professores a dinamizarem o ensino e favorecem o aproveitamento dos conteúdos fora da sala de aula. Sendo a universidade uma organização com desafios, sua gestão também se apresenta de forma diferenciada, sem regras universais que possam ser aplicadas a todas as instituições, já que cada uma possui suas particularidades. Nesse contexto, as instituições de ensino superior têm buscado incorporar novas tecnologias, com o objetivo de tornar mais eficientes tanto as atividades administrativas quanto as de ensino, pesquisa e extensão, gerando benefícios para estudantes, professores, técnicos-administrativos e para a comunidade em geral (Jesus et al., 2021).
2.2. Evolução e funcionalidades dos Sistemas de Gestão Acadêmica
Os Sistemas de Gestão Acadêmica (SGA) consistem em plataformas, predominantemente web, desenvolvidas para atender às demandas de gestão e planejamento das instituições de ensino, oferecendo suporte à organização e possibilitando a utilização mais eficiente de seus recursos. Os SGA visam organizar e acelerar os processos internos das instituições de ensino, permitindo a centralização de informações relevantes para a administração. Esse papel tem se tornado cada vez mais importante para lidar com o aumento das demandas decorrentes da expansão da oferta de vagas (Furtado; Lima; Farias, 2015).
Os Sistemas de Gestão Acadêmica são sistemas de informação que, normalmente, disponibilizam funcionalidades de controle quanto a dados sobre registros de discentes, docentes, cursos, perfis curriculares: disciplinas, requisitos, equivalências, associações; oferta de turmas a cada período letivo; pré-matrícula e matrícula de discentes; lançamento de notas on-line pelos docentes; histórico escolar; registro de diplomas, entre outras funcionalidades que permitem gestão administrativa e acadêmica das instituições de ensino (Junior Oliveira; Correa; Fonseca, 2018, p. 278).
O ensino superior evoluiu de uma educação de elite para uma de massa, enfrentando desafios como a heterogeneidade dos estudantes e dificuldades no mercado de trabalho. O desempenho acadêmico passa a ser um indicador importante da qualidade do ensino e está ligado à gestão estudantil e à orientação profissional. Segundo Dai (2022), com a valorização do ensino superior, há a necessidade de aprimorar a qualidade educacional por meio de análises científicas das notas dos estudantes. Contudo, os métodos tradicionais estatísticos têm limitações na identificação de fatores que influenciam o desempenho acadêmico.
O SGA, implementado em 25 de junho de 2009, destacou-se na época por utilizar um framework de desenvolvimento, o que possibilitou a construção de sistemas complexos e eficientes com menor esforço de programação. Segundo Coelho (2016), entre suas principais funcionalidades estão a gestão de cadastros de disciplinas, departamentos, turmas, cursos e currículos; a composição por módulos como Sistema Acadêmico, Professor Online, Acadêmico Online e Alunos Recém-Chegados; uma interface dedicada à geração de relatórios; atendimento a todos os cursos de graduação, presenciais e a distância; e operação totalmente baseada em ambiente web, acessível por meio de navegadores.
Paralelamente à modernização tecnológica dos processos administrativos e acadêmicos, a Educação a Distância (EAD) vem se consolidando como modalidade de ensino acessível a um grande público, apoiada por Tecnologias da Informação e Comunicação, especialmente os Ambientes Virtuais de Aprendizagem (AVA). Esse crescimento evidencia a necessidade de integração entre AVA e SGA, pois a interoperabilidade entre esses sistemas é essencial para gerenciar eficientemente os cursos à distância e acompanhar os estudantes, garantindo que as demandas da EAD sejam atendidas de forma coordenada e eficaz (Furtado; Lima; Farias, 2015).
Os SGA têm como finalidade registrar, organizar e dinamizar os processos institucionais, consolidando informações essenciais para a administração por meio da análise de dados, como matrículas, desempenho acadêmico, frequência e índices de evasão. Essas plataformas concentram todos os registros referentes à trajetória acadêmica de estudantes e docentes, oferecendo aos gestores uma visão abrangente das atividades institucionais. Dessa forma, tornam-se ferramentas estratégicas para o acompanhamento do desempenho pedagógico e financeiro, além de subsidiarem o planejamento da evolução da instituição e a tomada de decisões mais assertivas (Junior Oliveira; Correa; Fonseca, 2018).
A integração entre AVA e SGA se torna uma necessidade emergente, especialmente diante do aumento das vagas em EAD e da consolidação dos SGA nas instituições de ensino superior. Segundo Furtado, Lima e Farias (2015), o Web Service possibilita a comunicação entre AVA e SGA, interpretando as diferenças entre suas arquiteturas e garantindo integração eficiente. Para isso, utiliza-se o “gerenciador”, responsável por configurar parâmetros, administrar funções e atender às demandas dos usuários. A interação com o AVA ocorre por meio do protocolo SOAP, que organiza mensagens e procedimentos, enquanto a conexão com o SGA é feito diretamente na base de dados, via comandos SQL definidos nas configurações iniciais do gerenciador.
O FenixEdu, também denominado Fenix, constitui um sistema de gestão acadêmica desenvolvido no Instituto Superior Técnico, em Lisboa, com a finalidade de integrar e otimizar os processos de informação acadêmica no ensino superior. Atualmente, a plataforma consolidou-se como base operacional para a gestão de atividades acadêmicas em diversas universidades, escolas e faculdades portuguesas, destacando-se sua ampla utilização na Universidade de Lisboa e no ISCTE. O projeto, construído integralmente sob a Licença Pública Geral Menor (LGPL), ampliou seu alcance ao contar com a colaboração de empresas privadas que oferecem suporte técnico e contribuem para sua manutenção e evolução contínua, assegurando sua sustentabilidade e relevância no contexto educacional (Guerreiro et al., 2022).
A ciência de dados tem diversas aplicações na educação, como modelagem do estudante, identificação de comportamentos, previsão de desempenho e detecção precoce de evasão, além de fornecer feedback e suporte a estudantes e professores, beneficiando-se dos avanços em Educational Data Mining (EDM). Essas técnicas permitem a análise de grandes volumes de dados para extrair conhecimentos relevantes e compreender relações complexas. O modelo CRISP-EDM destaca-se por facilitar a integração de equipes multidisciplinares e oferecer um padrão estruturado para análises educacionais, sendo uma extensão do método original adaptada ao contexto educacional, com a letra “E” podendo representar também conceitos como extensão do método ou avaliação das soluções implementadas (Ramos et al., 2020).
A transformação digital experimentou uma aceleração global, especialmente nos países da América Latina, que tiveram de adaptar seus processos de acordo com suas dimensões, recursos e características culturais. De maneira similar, as instituições de ensino enfrentam desafios equivalentes, gerando a necessidade de capacitar docentes para a gestão de Sistemas Virtuais de Aprendizagem Assíncronos (VLS), utilizando ferramentas inovadoras, como o Moodle, com o objetivo de aprimorar a eficácia no planejamento e condução de sessões de ensino-aprendizagem em cursos virtualizados (Flores-Chacón et al., 2023).
No contexto peruano, Flores-Chacón et al. (2023) elucidam que as universidades demandam uma arquitetura de tecnologias digitais capaz de promover a aprendizagem e o desenvolvimento de competências digitais, incluindo o uso de computação em nuvem, Sistemas de Gestão de Aprendizagem (LMS) baseados no Moodle e ferramentas como o Microsoft Teams. Paralelamente, evidencia-se a necessidade de capacitar docentes no uso do VLS com Moodle, a fim de aprimorar sua atuação no ensino online. Essa infraestrutura tecnológica é fundamental para que os professores possam treinar, orientar e desenvolver suas competências profissionais, especialmente em áreas como tecnologia digital, pedagogia e comunicação, possibilitando a produção de conteúdos disciplinares e preparando-os para o desafio do professor 4.0, caracterizado por educadores que adaptam suas habilidades e métodos de ensino às exigências da quarta revolução industrial.
À medida que a população estudantil nas universidades aumenta, os SGA, segundo Li (2021), acumulam grandes volumes de dados relacionados ao desempenho dos alunos. Contudo, esses dados são geralmente utilizados apenas para consultas básicas ou análises estatísticas, sem exploração voltada para a melhoria de processos específicos, como o ensino de inglês. Nesse contexto, a integração da teoria dos conjuntos fuzzy com algoritmos de aprendizado de máquina resultou no desenvolvimento do algoritmo de árvore de decisão fuzzy, possibilitando abordagens mais sofisticadas na análise e interpretação de dados acadêmicos.
3. METODOLOGIA
Este estudo foi conduzido por meio de uma revisão bibliográfica, com o objetivo de compilar e analisar informações sobre a implementação, funcionalidades, impactos e desafios associados aos Sistemas de Gestão Acadêmica em instituições de ensino superior. A pesquisa envolveu a consulta a artigos científicos, livros, dissertações, teses e estudos de caso publicados em periódicos nacionais e internacionais, abordando gestão educacional, tecnologia da informação e integração de sistemas acadêmicos.
Foram considerados estudos publicados entre 2000 e 2025, em português, inglês e espanhol, priorizando materiais revisados por pares e com fundamentação teórica sólida. Foram incluídas publicações que discutem o uso de SGAs, Ambientes Virtuais de Aprendizagem (AVA), Educação a Distância (EAD) e ferramentas digitais aplicadas à gestão acadêmica. Por outro lado, excluíram-se trabalhos que não abordassem o contexto do ensino superior ou que apresentassem caráter opinativo sem respaldo científico, bem como materiais duplicados ou sem referências confiáveis.
Os dados e as informações compiladas foram submetidos a uma análise qualitativa, buscando sintetizar as principais funcionalidades, benefícios e os desafios associados à adoção de SGAs, conforme abordado na literatura. Essa análise permitiu identificar como essas plataformas tecnológicas são ferramentas essenciais para automatizar e otimizar processos, visando a melhoria da eficiência operacional e da qualidade dos serviços educacionais. Além disso, a análise dos estudos permitiu evidenciar a redução de custos operacionais, a melhoria na qualidade dos dados e o aumento da satisfação de alunos e pais após a implementação de SGAs. Também foram identificados os desafios, como a resistência à mudança, custos de implantação, necessidade de treinamento e a segurança dos dados.
A abordagem metodológica de revisão bibliográfica permitiu que os resultados obtidos corroboram a literatura existente, consolidando o entendimento de que um SGA bem implementado contribui para a eficiência operacional e a melhoria da experiência do usuário.
4. RESULTADOS E DISCUSSÃO
Os resultados evidenciam que os sistemas de gestão acadêmica utilizados em universidades apresentam características próprias, uma vez que são direcionados a adultos com níveis educacionais mais elevados do que a média da população, mesmo em países desenvolvidos, e com formações variadas. Diversos estudos sobre esses sistemas ou sistemas semelhantes analisaram a usabilidade percebida por meio de questionários, sendo a Escala de Usabilidade do Sistema (System Usability Scale – SUS) um dos instrumentos mais utilizados, por ser rápido e possuir validação comprovada. Outros trabalhos optaram por questionários personalizados, elaborados a partir de adaptações de metodologias consolidadas ou desenvolvendo novas abordagens que foram posteriormente validadas (Razza; Kattel, 2024).
O estudo de Tyas e Khairunisa (2021) investigou a usabilidade de um sistema acadêmico por meio de uma análise de tarefas. Nesse estudo, os participantes realizaram sete tarefas no sistema e, em seguida, preencheram um questionário para avaliar dimensões como eficácia, eficiência e satisfação. A análise das tarefas foi simplificada, considerando apenas o nível de conclusão das mesmas, enquanto as dimensões de usabilidade foram quantificadas para gerar uma medida geral de usabilidade. O sistema foi avaliado por 138 estudantes universitários, e os resultados mostraram uma boa percepção de usabilidade, com um índice de 70%. Essa metodologia se mostra útil para automatizar a análise e compreender aspectos gerais de um sistema em amostras maiores; entretanto, ela não fornece indicações sobre como melhorar a usabilidade do sistema.
Diversas instituições de ensino têm investido no desenvolvimento de sistemas próprios de gestão acadêmica. De acordo com Junior Oliveira, Correa e Fonseca, (2018), no caso da Universidade Estadual do Maranhão, a opção foi pela adoção de um software amplamente utilizado em universidades públicas brasileiras, implementado como Sistema Integrado de Gestão (SIG). Essa solução é composta por múltiplos subsistemas interconectados por meio de uma arquitetura previamente definida, garantindo maior integração e eficiência nos processos institucionais, que será visto na Figura 1 abaixo.
Figura 1: SigUema: Subsistemas que o compõe, dentre eles o SGA
Dado o exposto, deve-se ressaltar que o subsistema de gestão acadêmica contempla um módulo específico para o ensino a distância, cuja integração com os demais módulos e subsistemas do SigUema ocorre por meio da adoção da arquitetura orientada a serviços (SOA), utilizando protocolos SOAP para a implementação de WebServices internos. Embora o sistema disponha de um AVA próprio, denominado Turma Virtual, sua utilização não é obrigatória. Na prática, a instituição optou por disponibilizar aos estudantes da modalidade a distância um AVA mais robusto, enquanto os alunos do ensino presencial permanecem utilizando a Turma Virtual (Junior Oliveira; Correa; Fonseca, 2018).
Razza e Kattel (2024) citam a realização de uma avaliação do sistema de gestão acadêmica Q-Acadêmico utilizando questionários de percepção aplicados a uma amostra de professores e alunos. A metodologia organizou os questionários em três dimensões: facilidade de uso, envolvendo compreensão das informações e modo de operação; eficiência e erros, relacionada à percepção sobre o desempenho do sistema; e satisfação das necessidades, contemplando as opções e ações disponíveis. O mesmo sistema também foi avaliado por meio da Escala de Usabilidade do Sistema (SUS) com uma amostra de 101 estudantes via questionário online, obtendo uma usabilidade geral de 67,66%, considerada satisfatória.
A análise da plataforma de SGA, conforme pontua Dai (2022) aponta para a necessidade de melhorar sua integração e otimização de recursos, pois, embora o uso de CPU e memória seja geralmente baixo, o sistema pode apresentar interrupções em momentos de alta demanda, como simultaneidade de alunos em seleção de cursos, avaliações e matrículas. O servidor de banco de dados, responsável pelo software de gestão, também possui baixo consumo em condições normais, mas não suporta o desempenho necessário em períodos de alta demanda. Além disso, o servidor blade, que desempenha funções críticas, apresenta desempenho insatisfatório e alta taxa de falhas, o que prejudica a eficiência do sistema como um todo.
Um contexto frequente nas instituições de ensino ocorre imediatamente antes do início de cada período letivo, quando são realizadas atividades essenciais de organização acadêmica. Nesse momento, os departamentos e coordenações definem a oferta de disciplinas, alocam professores às turmas e estabelecem o número de vagas disponíveis. Paralelamente, ocorre o cadastro de novos alunos, quando aplicável, e a matrícula dos estudantes nas respectivas turmas. Todos esses processos, gerenciados principalmente pelo SGA, devem também ser refletidos de maneira adequada no AVA, garantindo a integração entre os sistemas (Serrano Filho, 2022).
Constatou-se a partir de Flores-Chacón et al. (2023) que a arquitetura das tecnologias digitais, formada pelos dois sistemas centrais, o SGA e o AVA, favorece o desenvolvimento de competências digitais essenciais, incluindo alfabetização digital, comunicação e colaboração, produção de conteúdo digital e resolução de problemas em contextos virtuais. Ressalta-se, nesse contexto, a importância da capacitação dos docentes universitários no uso dessas ferramentas, constituindo um passo fundamental para o aprimoramento de sua prática profissional frente às demandas do cenário educacional contemporâneo.
Ficou nítido a partir de Serrano Filho (2022) que a implementação de uma solução que integre AVAs e SGAs oferece diversas vantagens, pois permite automatizar tarefas de gestão do AVA que são semelhantes às realizadas no SGA, reduzindo o esforço repetitivo e extenuante da equipe administrativa. Como resultado, os recursos humanos podem ser direcionados a outras atividades de maior valor agregado. Além disso, a integração contribui para aumentar a confiabilidade e a consistência das informações entre os dois sistemas, uma vez que a automatização minimiza erros decorrentes da inserção e manipulação manual dos dados.
Deve-se pôr em evidência a transparência das informações fornecida pelos SGA que, conforme mencionado por Furtado, Lima e Farias (2015), permitem um controle e acompanhamento mais eficaz dos processos administrativos, possibilitando o planejamento das ações de maneira clara e eficiente, ao mesmo tempo em que otimiza o uso dos recursos e reduz os custos institucionais.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
A análise evidenciou que os Sistemas de Gestão Acadêmica têm um papel fundamental na organização e na eficiência das Instituições de Ensino Superior. Quando centralizam informações acadêmicas, financeiras e administrativas, esses sistemas facilitam o acesso rápido e confiável a dados por gestores, professores e estudantes. Isso ajuda a tornar os processos mais ágeis e diminui a chance de erros. Ao automatizar tarefas repetitivas, esses sistemas liberam recursos humanos para atividades mais estratégicas, fortalecendo a capacidade da instituição de planejar e buscar melhorias constantes.
Os SGAs auxiliam na qualidade da administração acadêmica, pois oferecem ferramentas que facilitam a tomada de decisões com base em informações concretas. Com relatórios detalhados sobre desempenho dos estudantes, frequência, evasão e uso de recursos, é possível ter uma visão mais completa de como a instituição funciona. Isso aumenta a transparência e melhora a responsabilidade.
Por fim, os SGAs vão além da simples administração e têm um impacto direto na forma como os estudantes aprendem e na experiência geral na instituição. A modernização digital, combinada com o uso inteligente de dados, ajuda a tornar a gestão mais eficiente, promove inovação e melhora a qualidade do ensino. Portanto, implementar esse sistema e acompanhá-lo de perto é fundamental para que as universidades enfrentem os desafios do ensino atual.
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1Universidade Federal Fluminense; wagnerguimaraes@id.uff.br
2Universidade Federal Fluminense; mirian_mexas@id.uff.br
3Universidade Federal Fluminense; lpzotes@id.uff.br