REGISTRO DOI: 10.69849/revistaft/ni10202411120738
Ellis Vitória A. Lima1;
Hayssa Solene C. Paes2;
Luciana Oliveira do Valle Carminé3
RESUMO –
Para resolver essas questões, é essencial a adoção de ferramentas que modernizem o processo, agilizem a comunicação e facilitem o acompanhamento tanto para os alunos quanto para os setores envolvidos. A pesquisa realizada abrangeu uma revisão da literatura e a coleta de dados por meio do acompanhamento de solicitações de troca de modalidade com aproveitamento de disciplinas ao longo de sete dias, período estipulado pela secretaria acadêmica para resposta.
Os dados apontaram ineficiências, como falhas na comunicação e dependência excessiva de processos manuais, que resultaram em atrasos e frustração dos alunos devido à falta de clareza. Assim, uma solução proposta é a implementação de um sistema eletrônico integrado, capaz de centralizar e automatizar o processo, proporcionando maior agilidade, transparência e reduzindo a ocorrência de erros e o tempo de resposta.
Palavras-chave: Aproveitamento de disciplina. Falhas de comunicação. Modelagem de processos.
1. INTRODUÇÃO
O reconhecimento e o aproveitamento de disciplinas são processos essenciais no contexto educacional, pois impactam diretamente a trajetória acadêmica dos alunos e a eficácia das operações administrativas. No entanto, esses processos muitas vezes enfrentam desafios significativos, como a burocracia excessiva, que requer extensa documentação e análises manuais. Essa situação não apenas compromete a eficiência, mas também gera frustração entre os alunos devido à demora e à falta de transparência nas informações. Para tornar esses processos mais eficientes, é fundamental adotar uma abordagem estruturada de mapeamento e modelagem de processos, que visa simplificar e agilizar as etapas envolvidas. Essa melhoria pode resultar em uma experiência educacional mais fluida e satisfatória para todos os envolvidos.
2. REVISÃO DE LITERATURA
2.1 INOVAÇÃO
À medida que as organizações enfrentam um ambiente de negócios em constante mudança e crescente competitividade, a habilidade de inovar se torna essencial. Segundo Almeida, et al.(2022, p .9 ) “A palavra “inovação” remete-nos para mudança, invenção, novidade ou criação de algo novo (ideia, produto, serviço, método, instrumento…). Inovar pressupõe que há um ambiente onde algo é renovado, transformado ou criado, ou seja, a inovação tem de ser pensada num contexto e com uma intenção, pressupondo rupturas e desequilíbrios face a um estado anterior que se avalia como insatisfatório e que pode ser melhorado”. A inovação, portanto, é sempre um processo contextual e intencional, que requer transformações em relação ao estado anterior para possibilitar melhorias substanciais.
A inovação é fundamental para o crescimento e a sustentabilidade das organizações, pois permite que elas se adaptem rapidamente às mudanças do mercado e às novas demandas dos consumidores. De acordo com Carminé e Costa (2024) as inovações são essenciais para o desenvolvimento dos negócios, proporcionando uma vantagem competitiva, ainda que temporária. Além disso, é fundamental que as empresas sejam capazes de comunicar essas inovações ao mercado de forma eficaz, a fim de atrair novos investimentos e expandir suas oportunidades.
Trazendo para o âmbito da educação a inovação nas organizações de ensino superior tem se tornado um fator essencial para o avanço da educação e a adaptação às demandas do século XXI. Uma das classificações mais frequentes de inovação considera suas várias dimensões, como aspectos organizacionais, produtos, processos, mercado, estratégias e comportamentos, além de seu grau de novidade, que pode ser classificado como radical ou incremental, de acordo com Almeida e Maricato (2021). À medida que o mundo se transforma rapidamente, as instituições de ensino superior precisam incorporar novas tecnologias, metodologias pedagógicas e estratégias de gestão para oferecer uma educação de qualidade e relevante para o mercado de trabalho e a sociedade.
Portanto, conforme Caliari, et al (2017, p.250) “o uso de tecnologias de informação no ensino superior presencial pode ser visto como o desempenho dos sistemas de informação no papel de apoiar estratégias competitivas, já que permite um caráter inovador e possibilita às instituições de ensino a aplicação da sua atuação”. Essa inovação pode se expressar por meio da adoção de tecnologias educacionais que aprimoram a experiência de aprendizado, além de otimizar diversos processos demandados pelos acadêmicos.
2.2 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) NA MODERNIZAÇÃO DOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS UNIVERSITÁRIOS
A tecnologia da informação (TI) é um catalisador essencial para a inovação na gestão administrativa das instituições de ensino superior, promovendo eficiência e integração. Ao otimizar processos e melhorar a comunicação, a TI impacta tanto os setores acadêmicos quanto os administrativos, enriquecendo a experiência de alunos e colaboradores. Gonçalves (2020) destaca que a TI pode aprimorar significativamente as operações administrativas, atendendo eficazmente às necessidades institucionais. A automação de tarefas rotineiras e a redução da burocracia permitem que as universidades se concentrem em atividades estratégicas e na melhoria contínua, respondendo rapidamente às demandas da comunidade acadêmica.
A inovação tecnológica na educação superior visa aprimorar a experiência do aluno. Sistemas eficientes tornam a gestão acadêmica mais ágil e precisa, permitindo a automação de processos e uma análise de dados eficaz. Corazzim (2017) aponta que a redução do trabalho manual e a otimização dos processos possibilitam que os profissionais se dediquem a atividades que enriquecem a experiência do aluno, contribuindo para um ambiente educacional dinâmico.
Nesse contexto, a implementação de ferramentas eletrônicas na gestão acadêmica otimiza processos e torna a administração mais eficiente. Essas soluções facilitam o gerenciamento de disciplinas e permitem um acompanhamento mais eficaz do histórico acadêmico dos alunos. Ao automatizar tarefas manuais e centralizar informações, essas ferramentas liberam os profissionais para se concentrarem em inovação e melhoria contínua. Fernandes (2024) ressalta que as tecnologias informacionais agilizam a comunicação e otimizam fluxos de trabalho, permitindo que instituições educacionais simplifiquem processos e atendam às demandas dos alunos de forma eficaz.
Em suma, a TI é fundamental para a inovação na gestão acadêmica, transformando as instituições de ensino superior e aprimorando a experiência dos alunos. Sistemas eficientes agilizam a administração e liberam os profissionais para atividades estratégicas que promovem a melhoria contínua. Ao centralizar informações e automatizar processos, a TI facilita o gerenciamento acadêmico e impulsiona a inovação nas práticas educacionais. Cardoso (2019) observa que o crescimento das instituições de ensino superior intensifica a competitividade, exigindo um constante processo de melhoria para garantir a qualidade dos serviços. Assim, as instituições devem se adaptar rapidamente às mudanças para atender melhor às expectativas de seus alunos.
2.3 SATISFAÇÃO DO CLIENTE.
A qualidade no atendimento ao cliente desempenha um papel fundamental para a satisfação do consumidor e atua como um fator essencial na melhorias nos processos organizacionais. Conforme Sabatin1 et al. (2022), com o passar do tempo, os consumidores tornam-se mais exigentes, buscando um serviço de maior qualidade, o que intensifica a concorrência e promove mudanças em diversos níveis dentro das organizações.
A gestão de processos eficaz tem um impacto direto na satisfação do cliente ao otimizar a eficiência e a qualidade dos serviços ou produtos oferecidos. Ao mapear e padronizar as etapas operacionais, as organizações conseguem reduzir erros, eliminar retrabalhos e agilizar o tempo de resposta, o que proporciona uma experiência mais consistente e confiável para o cliente. O mapeamento e a modelagem de processos são ferramentas fundamentais para garantir a eficiência organizacional e, consequentemente, elevar a satisfação do cliente. Segundo Almeida (2023), esses métodos permitem que as empresas analisem, documentem e aprimorem suas operações internas, resultando em serviços e produtos mais consistentes e de maior qualidade.
A satisfação do cliente é fundamental para o sucesso de qualquer organização e, no contexto educacional, isso se reflete na experiência dos estudantes com a instituição de ensino. Segundo Rossato et al. (2020) a satisfação acadêmica está diretamente vinculada ao alinhamento entre as expectativas dos estudantes e a realidade oferecida pela instituição. Quanto maior o índice de satisfação, maiores são os benefícios para os alunos e para a universidade. Para Bakrie et al. (2019), a satisfação dos alunos do ensino superior em relação à experiência educacional envolve não apenas a qualidade do serviço prestado pela universidade, mas também a maneira como os estudantes percebem os resultados desse serviço. A satisfação com a experiência acadêmica aumenta a probabilidade de permanência na instituição, ajudando a reduzir a evasão escolar.
Por fim, a satisfação dos alunos é decorrente das experiências que eles vivenciam em relação aos serviços oferecidos pela instituição de ensino superior, conforme Osti (2020). Para alcançar um nível mais elevado de satisfação, é fundamental que a instituição invista na melhoria contínua de seus processos administrativos, garantindo maior eficiência e qualidade no atendimento às demandas estudantis.
2.4 MAPEAMENTO DE PROCESSOS
O mapeamento de processos é uma ferramenta de gestão e comunicação que visa aprimorar os processos existentes ou implementar novas estruturas organizacionais. Segundo Souza e Mello (2020), esse método é essencial para identificar ineficiências e promover melhorias, permitindo uma abordagem mais estruturada e eficiente na gestão dos fluxos de trabalho. Assim, ao adotar o mapeamento de processos, as organizações conseguem alinhar suas operações aos objetivos estratégicos e otimizar suas práticas de trabalho.
Conforme Alcântara (2021), o mapeamento é uma atividade que visa ilustrar, documentar e controlar processos, permitindo que a organização alcance suas metas estabelecidas. Essa prática é fundamental para a gestão eficaz, pois proporciona uma visão clara das atividades e permite monitorar o progresso em direção aos objetivos organizacionais. Portanto, o mapeamento não apenas facilita a compreensão dos processos, mas também contribui para a eficácia geral da gestão organizacional.
De acordo com Hamanaka e Soares (2019 ), diversas técnicas ou metodologias podem ser utilizadas para mapear processos, cada uma com seus símbolos característicos e com vantagens e desvantagens específicas. Um exemplo comum dessas metodologias é o fluxograma, que serve como uma representação visual que detalha, com clareza e precisão, as etapas de um trabalho ou processo a ser realizado. Segundo Crivellaro e Vitoriano (2022), existem diferentes tipos de fluxogramas, cada um com uma finalidade específica: o Fluxograma Vertical destaca a sequência de etapas dentro de uma atividade; o Descritivo mapeia todos os caminhos possíveis de um processo; e o de Colunas é amplamente utilizado em empresas por facilitar a identificação de novas rotinas e procedimentos.
Para Carvalho e Aganette (2021), a modelagem de processos em Instituições de Ensino Superior permite identificar problemas recorrentes durante a execução das atividades, proporcionando uma visão estratégica das áreas que necessitam de ajustes. Essa prática contribui para a proposição de melhorias pontuais, focadas em aprimorar o desempenho dos processos institucionais, e oferece às IES uma ferramenta para otimizar suas operações e alcançar maior eficiência.
Por fim, devido à variedade de operações nas Instituições de Ensino Superior (IES), envolvendo desde processos para alunos de graduação até atividades relacionadas aos professores e à Tecnologia da Informação, de acordo com Oliveira (2022), a padronização e documentação eficaz desses processos se torna essencial. Essa necessidade de uniformidade visa a otimização das operações, e as IES requerem ferramentas adequadas para gerenciar essa função de forma eficiente.
3. MATERIAL E MÉTODOS
A pesquisa caracterizou-se por ser qualitativa, com foco em observação não participante, na qual foram consultadas fontes de pesquisa bibliográfica disponíveis em bases de dados renomadas, como o Google Acadêmico, Biblioteca Digital de Teses e Dissertações – BDTD e Scientific Eletronic Library Online – SciELO. Foram utilizados livros, artigos científicos, dissertações e teses relacionados ao tema em questão para embasar a investigaçãoe suprir as necessidades identificadas na IES.
A pesquisa de campo foi realizada por meio de uma observação direta dos processos de solicitação de aproveitamento de disciplinas em uma Instituição de Ensino Superior de Manaus. A partir dessa observação, foi elaborado um fluxograma para mapear as atividades desenvolvidas. O objetivo principal foi identificar como essas etapas são executadas na prática e identificar possíveis pontos de melhoria no processo.
Na pesquisa, foram estabelecidos critérios de observação para analisar o processo de solicitação de aproveitamento de disciplinas. O foco inicial foi o tempo de processamento, avaliando o intervalo entre a solicitação e a entrega final para identificar a eficiência temporal. Em seguida, foi analisada a eficiência das etapas, observando a clareza e a fluidez de cada fase. A comunicação entre os setores também foi monitorada, assegurando que os colaboradores estivessem alinhados sobre o andamento das solicitações.
4. CONSIDERAÇÕES FINAIS
No contexto acadêmico da Instituição de Ensino Superior de Manaus, o processo de aproveitamento de disciplinas conforme figura 1, apresenta desafios que impactam diretamente a eficiência e a experiência dos alunos. Existem três perfis principais de alunos que solicitam o aproveitamento de disciplinas:
1. Alunos portadores de diploma – Aqueles que já concluíram um curso, seja na Instituição que estamos tratando ou em outra instituição, e buscam iniciar um novo curso, aproveitando as disciplinas já cursadas.
2. Alunos externos – Aqueles que ainda não concluíram seu curso em outra instituição e desejam transferir-se, aproveitando as disciplinas cursadas anteriormente.
3. Alunos internos– Aqueles que desejam mudar da modalidade presencial para a modalidade a distância (EAD) ou vice-versa, aproveitando as disciplinas já cursadas em outra modalidade ou curso.
Independentemente do perfil, o procedimento de solicitação de aproveitamento de disciplinas envolve a abertura de um requerimento à secretaria acadêmica. Para os alunos dos perfis 1 e 2, o processo é denominado Solicitação de Vaga e este terá que solicitar presencialmente na secretaria, enquanto, no caso do perfil 3, chama-se Troca de Modalidade ou reopção de curso que deverá ser solicitar via Portal do aluno.
Após a entrada do requerimento na secretaria acadêmica, ele é encaminhado manualmente à coordenação do curso correspondente para análise. Nessa etapa, o coordenador verifica as disciplinas que podem ser aproveitadas e define o período em que o aluno será matriculado. Em seguida, o requerimento retorna à secretaria acadêmica, onde o aluno é informado sobre o resultado da análise. Caso concorde, o aluno deverá assinar o termo de ciência, condição necessária para que o aproveitamento seja registrado no sistema. Após a assinatura, a secretaria procede com a matrícula no período definido, e o requerimento é enviado novamente à coordenação do curso para que as disciplinas aprovadas sejam lançadas no sistema.
FIGURA 1- Fluxograma do processo de solicitação de aproveitamento de disciplina.
GRÁFICO 1 – Crescimento das solicitações de troca de modalidade e aproveitamento de disciplina (2023/2 a 2024/2)
O gráfico apresenta a evolução das médias de solicitações de troca de modalidade e aproveitamentos de disciplina em três períodos letivos consecutivos: 2023/2, 2024/1 e 2024/2. Observa-se que o número de solicitações de troca de modalidade aumentou de 233, no período 2023/2, para 316, em 2024/1, e continuou crescendo até alcançar 408 em 2024/2. Esse crescimento indica uma tendência de maior demanda por trocas de modalidade ao longo dos períodos.
Em relação aos aproveitamentos de disciplina, também houve um aumento significativo: os registros passaram de 57, em 2023/2, para 128 em 2024/1 e, em seguida, para 174 em 2024/2. Assim como nas trocas de modalidade, esse crescimento sugere uma busca crescente por aproveitamento de disciplinas.
Esses dados indicam uma tendência geral de aumento em ambos os tipos de solicitações, especialmente nos aproveitamentos de disciplina. Esse crescimento contínuo evidencia a necessidade de melhorias nos processos para garantir maior eficiência na gestão dessas solicitações. Com o aumento na procura por aproveitamento de disciplinas, torna-se essencial otimizar os fluxos de atendimento para assegurar que os alunos possam concluir seus cursos de forma mais ágil e satisfatória, mantendo a qualidade e a agilidade nos processos acadêmicos.
O processo atual de aproveitamento de disciplinas enfrenta desafios de comunicação e burocracia, resultando em atrasos e frustração dos alunos. A dependência de processos manuais e e-mails dificulta o acompanhamento das solicitações. Para resolver esses problemas, propõe-se a implementação do Lyceum, um sistema digital que permite o registro ágil de pedidos de aproveitamento, acompanhamento em tempo real e notificações automáticas sobre o status das solicitações, documentos pendentes, prazos e resultados da análise.
O sistema centraliza informações, facilita a análise por parte da equipe acadêmica e automatiza processos, reduzindo erros manuais. Além disso, gera relatórios que ajudam a identificar padrões e avaliar a eficiência do processo. Lyceum também melhora a comunicação entre alunos e administração e inclui ferramentas de feedback, permitindo que os alunos compartilhem suas experiências. Com isso, o sistema torna o processo mais transparente, eficiente e menos burocrático, contribuindo para uma experiência acadêmica mais satisfatória.
Com a adoção dessas soluções, espera-se uma redução significativa no tempo de resposta para os requerimentos, atendendo aos prazos estabelecidos e aumentando a satisfação dos alunos. A modernização do processo tornará o aproveitamento de disciplinas mais transparente, eficiente e ágil, beneficiando todos os perfis de alunos. A digitalização e a centralização das informações permitirão uma gestão mais eficiente dos processos, liberando a equipe para se concentrar em outras atividades acadêmicas e administrativas.
BENEFÍCIOS ESPERADOS:
– Agilidade: Redução significativa no tempo de resposta para os requerimentos.
– Transparência: Acompanhamento em tempo real do status das solicitações.
– Satisfação: Aumento da satisfação dos alunos com o processo.
– Eficiência: Liberação da equipe para outras atividades e otimização dos processos administrativos.
– Modernização do processo: Tornando o processo de aproveitamento de disciplinas mais dinâmico e responsivo às necessidades dos alunos.
A otimização do processo de aproveitamento de disciplinas é fundamental para garantir a satisfação dos alunos e a eficiência da instituição. As soluções propostas visam superar os desafios atuais e criar um ambiente acadêmico mais dinâmico e responsivo, beneficiando todos os perfis de alunos que buscam o aproveitamento de disciplina.
4. CONCLUSÕES
Conclui-se que a inovação e a tecnologia da informação são essenciais para a gestão eficiente dos processos de aproveitamento de disciplina em uma instituição de ensino superior em Manaus. Esses elementos não apenas facilitam a adaptação às exigências do mercado, mas também melhoram a experiência dos alunos, o que é fundamental para sua fidelização e permanência.
A pesquisa evidencia que a melhoria contínua dos processos administrativos é primordial para elevar a satisfação dos alunos. A qualidade do atendimento e a eficiência na gestão acadêmica impactam diretamente a experiência dos estudantes, refletindo-se em sua lealdade. Nesse contexto, a implementação de ferramentas eletrônicas e a automação de processos surgem como soluções eficazes para otimizar a administração, permitindo que os profissionais se concentrem em atividades estratégicas que promovam a inovação.
Em suma, a interseção entre inovação, tecnologia da informação e gestão de processos é vital para que as instituições de ensino superior ofereçam uma educação de qualidade, alinhada às expectativas dos alunos e às demandas do mercado. Para que esses objetivos sejam alcançados, é imperativo que as universidades invistam na modernização de seus processos, garantindo que estejam preparadas para os desafios de um ambiente em constante transformação.
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1Graduanda em Administração pelo Centro Universitário Fametro
E-mail:vitorialima78527@gmail.com
ORCID: https://orcid.org/0009-0002-0529-2607
2Graduanda em Administração pelo Centro Universitário Fametro
E-mail: hayssapaes2@gmail.com
ORCID: https://orcid.org/0009-0009-3463-8380
3Orientador: Professora do Centro Universitário Fametro e Mestre em Engenharia de Produção
E-mail:lucianadovalle@hotmail.com
ORCID: https://orcid.org/0009-0008-3525-8278