ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS (OSM): UM ESTUDO ACERCA DE SUA APLICABILIDADE 

ORGANIZATION, SYSTEMS AND METHODS (OSM): A STUDY ABOUT ITS APPLICABILITY 

REGISTRO DOI: 10.5281/zenodo.8050898


Daiane Jéssica Rodrigues Souza
Aluízio Henrique da Costa Franklin
Bruno de Souza Toledo


Resumo

A Organização, Sistemas e Métodos (OSM) é uma área de estudo e prática que se  concentra em melhorar a eficiência e eficácia das operações empresariais. A funcionalidade da OSM nas empresas é ampla e abrange diversos aspectos do funcionamento organizacional. Neste artigo mostrou como a aplicabilidade da OSM nas empresas pode aumentar sua eficiência  operacional, reduzir custos, melhorar a qualidade dos produtos e serviços, aumentar a  produtividade trabalhando na análise e melhoria de processos identificando repetição de atividades, eliminando gargalos, simplificando etapas e implementando melhorias. Para isso, este estudo teve uma abordagem qualitativa, buscando entender e conhecer conceitos e fenômenos para descrever e demonstrar dados objetivos acerca das técnicas apresentadas e o assunto abordado. Percebe-se que a estrutura organizacional auxilia na definição e no redesenho da estrutura organizacional das empresas como a análise das responsabilidades e dos fluxos de comunicação, a definição de níveis hierárquicos adequados, a criação de departamentos e a  definição de relações de autoridade e responsabilidade. Na documentação de processos que  descrevem detalhadamente os passos a serem seguidos em cada atividade. E por fim, na  implantação de sistemas, controle de qualidade, otimização de fluxos para que os processos se  tornem menos onerosos e na capacitação dos colaboradores. 

Palavras-chave: Organização. Sistemas. Métodos. Estrutura Organizacional. OSM. 

Abstract

Organization, Systems, and Methods (OSM) is an area of study and practice that  focuses on improving the efficiency and effectiveness of business operations. The functionality  of OSM in companies is wide and covers several aspects of organizational functioning. This  article showed how the applicability of OSM in companies can increase their operational  efficiency, reduce costs, improve the quality of products and services, increase productivity by  working on the analysis and improvement of processes, identifying repetition of activities,  eliminating bottlenecks, simplifying steps and implementing improvements. For this, this study  had a qualitative approach, seeking to understand and know concepts and phenomena to  describe and demonstrate objective data about the techniques presented and the subject  addressed. It is perceived that the organizational structure helps in defining and redesigning the  organizational structure of companies, such as the analysis of responsibilities and  communication flows, the definition of appropriate hierarchical levels, the creation of  departments and the definition of authority and responsibility relationships. In the  documentation of processes that describe in detail the steps to be followed in each activity. And  finally, in the implementation of systems, quality control, optimization of flows so that  processes become less costly and in the training of employees. 

Keywords: Organization. Systems. Methods. Organizational Structure. OSM.

1. INTRODUÇÃO 

O presente trabalho traz como tema Organização, Sistemas e Métodos (OSM): um  estudo acerca de sua aplicabilidade, uma vez que se refere a um segmento da administração  responsável por lidar com um agrupamento de técnicas cujo intuito é o aperfeiçoamento do  funcionamento das organizações. Tal segmento carrega como responsabilidade basilar a  execução de atividades de apuração, análise, desenvolvimento e implantação de sistemas  administrativos nas empresas.

A ideia é promover a criação ou aprimoramento de metodologias de trabalho, agilidade na realização das atividades, eliminação de atividades duplicadas, padronização, melhoramento  do controle, promoção do gerenciamento de processos e solução de problemas. Segundo Cruz  (2002), a função de OSM está voltada ao estudo das organizações por meio da análise de cada  uma das suas atividades, a fim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma  sistêmica. 

Com relação ao Método, em uma abordagem mais prática, este pode ser entendido como  a forma de execução dos sistemas sendo feito o uso do menor dispêndio de energia e maior  eficácia de quem executa. É possível a conceituação dos Sistemas como um aglomerado de  métodos, procedimentos ou técnicas, que, quando trabalhados, são capazes de gerar  informações fundamentais ao processo decisório da Empresa. Sua atuação envolve não apenas  as informações processadas no computador, quanto as processadas manualmente (CARDOSO,  2011). 

A presente pesquisa se justifica no fato de que, a análise organizacional de um  empreendimento representa um instrumento de estudo capaz de possibilitar ao gestor uma visão  de maior profundidade da organização em um contexto geral, que será capaz de proporcionar  uma melhoria contínua dos processos organizacionais.  

A referida análise integra as ferramentas de OSM visando renovar a organização,  focando na melhor gestão de processos, visto que suas ferramentas viabilizam o auxílio no  desenvolvimento de estratégias inovadoras que acautelam a estrutura empresarial, adicionando  novos métodos que possibilitem o crescimento da produtividade e eficiência das tarefas  administrativa (ANDREOLI; ROSSINI, 2015). 

Segundo Araújo (2007), a pesquisa é capaz de influenciar de forma positiva a sociedade,  visto que a análise organizacional viabiliza a indicação das possíveis falhas na realização dos  processos além da estrutura organizacional, destacando aos gestores os problemas decorrentes  da tomada de decisão equivocada e a afetação que esta pode ter na gestão de processos. Tal entendimento tende a possibilitar um tratamento analítico e crítico em relação aos problemas  provenientes das desordens, flutuações e imprevistos de âmbito empresarial. 

Silva (2020) afirma que a OSM é a área clássica da Administração que faz uso da  estruturação e da racionalização de processos, bem como de um conjunto de outras técnicas,  para aperfeiçoar o funcionamento das organizações. Nesse contexto, almeja-se o alcance de  metas e objetivos determinados, proporcionando a essas organizações, maior competitividade.  A referida área atinge a empresa de forma geral, envolvendo todos os setores, influenciando  todos os indivíduos, desenvolvendo e implementando melhorias estratégicas (ANDREOLI; ROSSINI, 2015). Frente a esse cenário, levanta-se o seguinte questionamento: Como a  aplicabilidade da OSM pode influenciar nos processos de uma organização? Assim o objetivo geral do artigo foi aprofundar e apresentar uma análise de como a  OSM pode influenciar e aperfeiçoar os processos e o funcionamento de uma empresa. Tendo  como embasamento científico estudos de apresentam análises de conceitos e sua influência na  organização e estruturação organizacional. Para atingir esse objetivo foram desenvolvidos os  seguintes objetivos específicos: aprofundar no conceito de Organização, Sistemas e Métodos; abarcar a ideia de Organização e Estrutura Organizacional e o seu funcionamento; apresentar  os Instrumentos de Análise e Intervenção Organizacional e seus conceitos. 

2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA  

A Organização, Sistemas e Métodos (OSM) pode ser conceituada como uma das  funções da administração responsáveis pela modelagem e aplicação de melhorias nos setores  da empresa. É também a responsável por contribuir com sugestões e gerar conclusões utilizando  técnicas e materiais adequados para se ter um bom resultado (CURY, 2012). 

A definição clássica de organização esclarece que ela é a ciência social que procura dispor os elementos funcionais necessários, formando um conjunto integrado e capaz de apoiar o esforço cooperativo das pessoas que perseguem um objetivo pré estabelecido, para alcançá-lo com o menor dispêndio e risco (JÚNIOR, 2011, p. 16). 

O autor afirma que a OSM sugere uma especialidade da administração, do qual o  objetivo maior é instituir uma infraestrutura de acordo com os propósitos da organização, e por  meio disso, estabelecer a definição planejada de processos e métodos de trabalho. Para Cruz  (2002), OSM é o estudo das organizações por meio da análise de cada uma das atividades, a  fim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma sistêmica. Já para Oliveira  (2013), enuncia que a OSM tem a função de dar suporte, estruturar e organizar todos os  processos de uma empresa, objetivando reduzir tempo e custos para a realização de atividades. 

Segundo Chiavenato (2010) a OSM trata-se do arranjo e definições dos detalhes que  abrangem os processos dentro das empresas com o objetivo de construir métodos para que as  atividades se conectem sistemicamente. Assim como os demais autores, Cury (2012) afirma que a OSM tem como objetivo, renovar a organização em sintonia com as demandas do  ambiente externo e interno, definindo sua infraestrutura de funcionamento. 

Para Andreoli e Rossini (2015) as empresas devem considerar a OSM como uma forma  de autoconhecer e extrair o máximo dos seus pontos positivos, otimizando assim o alcance de  metas através da integração dos três elementos de Organização, Sistemas e Métodos.

Conforme Andreoli e Rossini (2015, p. 23) […] atingindo seus objetivos por meio da  interação entre os elementos (sistemas), o caminho escolhido para chegar a esse objetivo  (métodos) e a forma como o empreendimento se estruturou e alocou seus recursos e capacidades  (organização). Cada elemento da OSM é primordial para a continuidade do outro, desta forma,  para o bom funcionamento das estruturas planejadas, precisarão seguir devidamente o conjunto  de processos, protocolos e procedimentos determinados. Andreoli e Rossini (2015)  caracterizam estes elementos como um sistema é um conjunto de elementos que interagem; o  método é o caminho a ser seguido pela empresa; e a organização é a forma como o negócio se  constitui, alocando, agrupando e encaminhando recursos para cada área, atividade ou finalidade  específica. 

Desde as origens da civilização é possível notar que o homem sempre foi movido por  necessidades que precisavam serem cumpridas e por isso, sempre buscou alcançar seus  objetivos. À vista disso é comum a formação de grupos ou organizações em proveito de ideais  em comum (FERREIRA; DEMUTTE; GIMENEZ, 2010). 

Segundo D’Ascenção (2012) quando existe essa necessidade de formação de grupos  humanos com o objetivo de atender as necessidades dos agrupados, tudo isso se caminha para  o que se conceitua de organização. Marques e Oda (2012) afirmam que a “organização vem a  ser um conjunto de pessoas que compartilham recursos para realizar tarefas, de forma individual  ou em grupos”. Dessa forma, temos que uma organização é a ciência social que envolve pessoas  e organizações reforçando o cooperativismo entre elas em prol de objetivos em comum. 

Para que as organizações possam alcançar seus objetivos é fundamental que a sua  estrutura organizacional esteja bem estruturada para que assim possa atingir suas metas. Para  Cury (2012), a estrutura organizacional ou empresarial é um arranjo que compõem uma  organização pela qual tudo está integrado e se apresenta como os elementos principais de uma  empresa.  

Segundo Araújo (2007) “a estruturação é uma forma sistematizada de agrupar atividades  em frações organizacionais definidas seguindo um dado critério, visando à melhor adequação  da estrutura organizacional e sua dinâmica de ação”. Bittencourt et al. (2011), apontam  padronização de procedimentos, otimização de processos e recursos, redução de custos,  maximização de resultados e a racionalização na distribuição de tarefas como algumas das  finalidades da OSM.  

Muniz (2013) relata que grandes empresas, como a Ford, aderiram a OSM de forma  eficiente para chegarem ao nível de excelência que possuem hoje. Afirma ainda que Henry  Ford, no início do século XX, tinha o conhecimento de que a eficiência era a causa decisiva para tornar seus produtos mais competitivos. Até o final dos anos 80, as empresas utilizavam a  OSM. Com o avanço da informática, essas empresas se sentiram pressionadas e passaram a  confiar completamente na computação. Deste modo, os analistas sentiram a necessidade de  alterar suas estratégias em consequência da constante mudança tecnológica (OLIVEIRA, 2013). 

Cury (2012) descreve algumas características que o analista de OSM precisa ter, quais  sejam: ser graduado em administração ou áreas afins; ter conhecimento em informática;  especialização em OSM; domínio em uma metodologia própria de trabalho e experiência na  área. O profissional que possuir essas habilidades está apto para atuar no mercado, devendo  sempre buscar estratégias desafiadoras e inovadoras de modo a trazer resultados positivos para  as empresas. Por conseguinte, Oliveira (2013) relata que o profissional de OSM deve ter uma  visão abrangente da organização, pois é ele, o indivíduo que estará à frente das empresas  tomando decisões e apoiando as organizações para que alcancem seus objetivos. 

Em relação às técnicas da OSM, Muniz (2013) lista que, dentre outras, estão o manual,  o layout, o fluxograma, o formulário e o quadro de distribuição de tarefas. Os manuais  apresentam ampla vantagens, pois facilitam o trabalho dentro de uma organização. Para  Chinelato (1999) “o manual é um conjunto de normas e documentos sobre políticas, diretrizes  e sistemáticas operacionais, entre outros”. Para Freitas e Guareschi (2012) “o manual é um  instrumento que objetiva regulamentar uma instituição ou uma atividade, de forma a orientar  os agentes integrantes do processo, seja na condição de executores, clientes ou usuários”. Cury  (2012) expõe que “o manual é um importante documento elaborado dentro de uma empresa que  tem por finalidade uniformizar os procedimentos que devem ser observados nas áreas de  atividades”. 

O layout é a forma pela qual estão distribuídas as pessoas, móveis e os equipamentos  no espaço disponível na empresa. É essencial que haja uma atenção para iluminação, ventilação,  ruídos e outros fatores que podem afetar diretamente a motivação dos empregados. Seu objetivo  maior é oferecer segurança aos empregados, favorecer a comunicação, o fluxo de materiais e  não menos importante, melhorar o desenvolvimento da atividade e evitar desperdícios de tempo  e movimentação (BITTENCOURT et al., 2011). 

Conforme Araújo (2007), o formulário “é um veículo que transporta informações de  uma unidade para outra, de uma empresa para outra, ou de uma pessoa para outra”. Para o autor,  os formulários representam uma forma de transmitir e padronizar informações necessárias para  a operacionalização de um sistema administrativo. 

Sobre a análise da distribuição de trabalho, Cury (2012) a define como uma técnica  especializada de OSM, pois tem por finalidade avaliar a distribuição das atividades entre os diversos órgãos, além das tarefas individuais de cada empregado. Complementando,  Bittencourt et all (2011) afirmam que a análise de distribuição de trabalho pode ser realizada  por meio de um quadro, no qual a carga de trabalho é distribuída entre colaboradores, evitando  o desestímulo por falta ou excesso de atividade. 

Segundo Llatas (2012), às Organizações variam de tamanho, forma e objetivos. Mas  não somente, também variam em características como, padrões de liderança, comunicação e  procedimentos para tomadas de decisões. Seu modelo pode ser: mecanicista ou orgânico. Os modelos mecanicistas imitam o funcionamento das máquinas, tem como características a  departamentalização, liderança autocrática, regras bem definidas, gestão de pessoas  formalizadas, hierarquia, relações formais, dentre outras. Já o modelo orgânico, imita o  comportamento dinâmico dos organismos vivos e tem por característica a ampla participação,  gestão de pessoas informais, competência, departamentalização heterogênea e hierarquia imprecisa. 

Existem também os modelos de organização formal e informal. O modelo informal,  nada mais é do que o resultado da interação social entre seus membros com a finalidade de  atender às suas necessidades. O seu líder é decidido em grupo e apresenta uma autoridade mais  instável. Esses líderes surgem por vários motivos, por exemplo: a idade, personalidade,  competência, comunicação, conhecimento, dentre outros (LLATAS, 2012). 

Ainda com Llatas, deve-se considerar que, por vezes, a estrutura informal pode se tornar  uma força negativa dentro da empresa, todavia se a administração conseguir conciliar seus  grupos formais com os informais sobrevirá uma harmonização nas tarefas, e tornará melhor os  rendimentos e a produção. A estrutura formal possui vantagens como por exemplo: rapidez no  processo, redução de comunicação entre empregador e empregado e faz com que haja  motivação nos grupos de trabalho. Entretanto, também existem desvantagens: desconhecimento  de chefia, dificuldade de controle e atrito entre pessoas (LLATAS, 2012). 

Por meio da Organização é possível arquitetar a criação, junção ou supressão de  unidades empresariais; definir os objetivos das unidades, bem como quais serão suas funções;  transmitir quais serão as competências e os trabalhos a serem desenvolvidos por OSM; elaborar  o regimento da empresa, estatuto e demais protocolos a serem observados; debater e refletir  acerca dos ciclos organizacionais; explorar as possibilidades de ação para a promoção da  maturidade da organização; arquitetar acerca dos meios e das exigências de treinamento de  funcionários para que a empresa esteja sempre em desenvolvimento (DOS SANTOS, 2020). 

Com relação aos sistemas, através deles faz-se possível o exame da viabilidade  econômica para a expansão de sistemas; confecção de cronogramas financeiros, pessoais, etc.; verificação de equipamentos e demais materiais disponíveis; estudo e estabelecimento da  extensão dos níveis organizacionais beneficiados; organização de informações transacionais;  elaboração de sistemas para planejamento e junção de informações gerenciais; ordenação de  informações para auxílio em tomadas de decisão (DOS SANTOS, 2020). 

Já os métodos, servem para a movimentação de documentos; definição de fluxo das  decisões advindas dos sistemas; alteração de métodos empregados na produção; fornecimento  de aparatos de análise e gestão de processos; inovação de procedimentos administrativos e de  métodos de trabalho (SILVA; SILVA, 2016). 

É possível ver claramente, pelo exposto, como a OSM pode ser útil quando se busca o  aperfeiçoamento de processos e do funcionamento de uma empresa. Através da organização,  dos sistemas e dos métodos, é possível fazer com que a empresa tenha um melhor desempenho  de suas atividades. 

3. METODOLOGIA  

Esta pesquisa, quanto a sua abordagem, classifica-se como qualitativa, visto que busca  tanto conhecer conceitos e fenômenos e descrevê-los quanto demonstrar dados objetivos acerca  das técnicas apresentadas. 

Quanto aos objetivos, a pesquisa é de tipo exploratória, já que este tipo de estudo visa  uma aproximação com o tema por meio de levantamento bibliográfico, e de tipo descritiva.  Conforme Gil (2002, p. 42), ela “tem como objetivo descrever as características de determinada  população ou fenômeno ou, então, o estabelecimento de relações entre variáveis”. A pesquisa  bibliográfica foi feita a partir de material teórico revisado na literatura e em trabalhos científicos  já publicados, como salienta Gil (2002, p. 44), a pesquisa bibliográfica é desenvolvida com base  em material já elaborado, constituído principalmente de livros e artigos científicos. Embora em  quase todos os estudos seja exigido algum tipo de trabalho dessa natureza, há pesquisas  desenvolvidas exclusivamente a partir de fontes bibliográficas. 

A pesquisa se respaldou nas informações do Google Acadêmico e Scientific Electronic Library Online (Scielo), sobre a temática em publicações, acerca das principais técnicas utilizadas, limitando-se a dados com até 20 anos. Ademais, o trabalho de revisão de literatura é  baseado principalmente em livros de diversos autores, dentre os quais podem ser destacados  Araújo (2007), D’ascenção (2012), Cury (2012), Chiavenato (2010), dentre outros.

4. RESULTADOS E DISCUSSÕES  

Com base nesta pesquisa e na bibliografia utilizada, são visíveis os resultados positivos  a serem alcançados por uma empresa que se vale das técnicas da OSM. O próprio Chiavenato  (2010) estabelece que a OSM é um meio de aperfeiçoamento das características e dos processos  nas instituições. Na mesma linha de entendimento, Préve (2013), vê a OSM como um processo  que auxilia profissionais na tomada de decisões, bem como atua como um agente de mudanças  dentro da instituição. 

Pelo exposto é possível notar que a OSM atua sobre a estrutura organizacional da  empresa, ajuda no desempenho da instituição, simplifica e otimiza o trabalho, atua no controle  de sistemas e nos sistemas de informação, bem como, no que tange à consultoria interna e  externa de processos. Cardoso (2011), sobre a estrutura organizacional, afirma que através das  técnicas da OSM é possível unir ou suprimir unidades da empresa, definir as funções e objetivos  empresariais, acompanhar o trabalho desempenhado por seu pessoal, elaborar regimentos,  manuais e demais normas que irão nortear a organização em geral. 

Ainda citando Cardoso (2011), no que tange ao trabalho, faz-se possível a estruturação  de métodos e rotinas de trabalho mais eficazes, implantação de técnicas e formulários mais  objetivos, princípios ergonômicos, bem como a pesquisa de inovações tecnológicas a serem  empregadas na produção da empresa, e ainda, a elaboração de técnicas que suprimiram a  ociosidade no trabalho. 

No desenvolvimento organizacional, os resultados adquiridos através do uso de técnicas  da OSM são de grande importância, como a possibilidade de definição de ciclos  organizacionais, tal como, a elaboração de estratégias para que a empresa alcance a maturidade  necessária e ainda, faz-se possível a avaliação de prováveis impactos advindos dos ciclos e das  ações praticadas pela organização. 

A tecnologia é um grande aliado empresarial. Destaca-se: a elaboração de cronogramas,  como os financeiros; a avaliação de equipamentos e demais ferramentas disponíveis,  estruturação das atividades para a integração de informações de gerência, criação de  ferramentas de auxílio para tomadas de decisão. 

Muniz (2013) lista algumas das técnicas da OSM, dentre elas estão o fluxograma, o  manual, o layout, o formulário e o quadro de distribuição de tarefas (QDT). Uma descrição  superficial dessas técnicas é apresentada a seguir:

• Piechnicki (2014) afirma que o fluxograma dos processos é de extrema importância para  a otimização do trabalho e permite estabelecer o procedimento decisório mais eficaz sobre  o desenvolvimento de um sistema ou na solução de problemas. 

• Guareschi e Freitas (2012) definem manual como: “um instrumento com objetivo de  regulamentar uma instituição, um sistema ou uma atividade, de forma a guiar os agentes  integrantes do processo, seja na condição de executores, clientes ou usuários”. 

• O layout é a técnica de administração de operações cujo objetivo é criar a interface  homem-máquina para aumentar a eficiência do sistema de produção (JONES &  GEORGE, 2008). 

• Araújo (2007), afirma que o formulário “é um veículo que transporta informações de uma  pessoa para outra, de uma unidade para outra, ou de uma empresa para outra”. • Cury (2012) define a Análise da Distribuição do Trabalho (QDT) como uma técnica  especializada de O&M. Onde o QDT tem por finalidade analisar e avaliar as atribuições  das atividades entre diversos órgãos, além das tarefas individuais direcionadas a cada  empregado. Silva e Silva (2016) afirmam que é identificado como sinônimo de qualidade  do trabalho, rendimento, eficiência, eficácia e produtividade, já que estes são fatores de  grande importância na avaliação dos resultados de um funcionário dentro da empresa. A OSM auxilia a empresa em diversos pontos importantes, que contribuem para seu  destaque e desenvolvimento no mercado que, a cada dia que passa, se torna mais exigente e  competitivo. 

5. CONCLUSÃO 

Com um mercado tão competitivo, as empresas precisam se mostrar cada vez mais  eficientes e eficazes, sempre buscando um desempenho de excelência em suas atividades. Para  tal façanha, a empresa necessita ter uma estrutura organizacional bem definida e padronizada,  para que esta se desenvolva e para que suas metas sejam atingidas. 

Uma organização é composta por várias pessoas, que se valem de recursos disponíveis  para desempenhar suas atividades. Por isso, a estrutura organizacional da empresa é de tamanha  relevância, vez que quando bem distribuída, todos passam a trabalhar em prol de objetivos  comuns. 

A OSM tem por primazia, oferecer às instituições, por meio de metodologias e técnicas,  um maior desenvolvimento e desempenho, difundindo conhecimento, através de manuais, formulários ou layouts e contribuindo para a organização da instituição, delimitando seus  padrões, gerindo seu pessoal, otimizando sua produção, entre outros tantos benefícios. Assim, entende-se que este estudo atingiu o objetivo, apresentando uma análise de como  a OSM pode influenciar e aperfeiçoar os processos e o funcionamento de uma empresa,  colaborando para o entendimento e esclarecimento da importância que possui a OSM no dia a dia empresarial e como esta ferramenta pode contribuir para o aperfeiçoamento das atividades e funcionamento de uma instituição, enfatizando a influência positiva de tais preceitos, atingindo a empresa como um todo, visando sempre a otimização do seu desempenho. No  entanto, sugere-se a elaboração de um novo estudo a respeito da temática do trabalho para que  não se torne obsoleto, e se necessário, adaptá-lo, objetivando contribuir com maior eficiência e eficácia. 

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