ORGANIZATION, SYSTEMS AND METHODS (OSM): A STUDY ABOUT ITS APPLICABILITY
REGISTRO DOI: 10.5281/zenodo.8050898
Daiane Jéssica Rodrigues Souza
Aluízio Henrique da Costa Franklin
Bruno de Souza Toledo
Resumo
A Organização, Sistemas e Métodos (OSM) é uma área de estudo e prática que se concentra em melhorar a eficiência e eficácia das operações empresariais. A funcionalidade da OSM nas empresas é ampla e abrange diversos aspectos do funcionamento organizacional. Neste artigo mostrou como a aplicabilidade da OSM nas empresas pode aumentar sua eficiência operacional, reduzir custos, melhorar a qualidade dos produtos e serviços, aumentar a produtividade trabalhando na análise e melhoria de processos identificando repetição de atividades, eliminando gargalos, simplificando etapas e implementando melhorias. Para isso, este estudo teve uma abordagem qualitativa, buscando entender e conhecer conceitos e fenômenos para descrever e demonstrar dados objetivos acerca das técnicas apresentadas e o assunto abordado. Percebe-se que a estrutura organizacional auxilia na definição e no redesenho da estrutura organizacional das empresas como a análise das responsabilidades e dos fluxos de comunicação, a definição de níveis hierárquicos adequados, a criação de departamentos e a definição de relações de autoridade e responsabilidade. Na documentação de processos que descrevem detalhadamente os passos a serem seguidos em cada atividade. E por fim, na implantação de sistemas, controle de qualidade, otimização de fluxos para que os processos se tornem menos onerosos e na capacitação dos colaboradores.
Palavras-chave: Organização. Sistemas. Métodos. Estrutura Organizacional. OSM.
Abstract
Organization, Systems, and Methods (OSM) is an area of study and practice that focuses on improving the efficiency and effectiveness of business operations. The functionality of OSM in companies is wide and covers several aspects of organizational functioning. This article showed how the applicability of OSM in companies can increase their operational efficiency, reduce costs, improve the quality of products and services, increase productivity by working on the analysis and improvement of processes, identifying repetition of activities, eliminating bottlenecks, simplifying steps and implementing improvements. For this, this study had a qualitative approach, seeking to understand and know concepts and phenomena to describe and demonstrate objective data about the techniques presented and the subject addressed. It is perceived that the organizational structure helps in defining and redesigning the organizational structure of companies, such as the analysis of responsibilities and communication flows, the definition of appropriate hierarchical levels, the creation of departments and the definition of authority and responsibility relationships. In the documentation of processes that describe in detail the steps to be followed in each activity. And finally, in the implementation of systems, quality control, optimization of flows so that processes become less costly and in the training of employees.
Keywords: Organization. Systems. Methods. Organizational Structure. OSM.
1. INTRODUÇÃO
O presente trabalho traz como tema Organização, Sistemas e Métodos (OSM): um estudo acerca de sua aplicabilidade, uma vez que se refere a um segmento da administração responsável por lidar com um agrupamento de técnicas cujo intuito é o aperfeiçoamento do funcionamento das organizações. Tal segmento carrega como responsabilidade basilar a execução de atividades de apuração, análise, desenvolvimento e implantação de sistemas administrativos nas empresas.
A ideia é promover a criação ou aprimoramento de metodologias de trabalho, agilidade na realização das atividades, eliminação de atividades duplicadas, padronização, melhoramento do controle, promoção do gerenciamento de processos e solução de problemas. Segundo Cruz (2002), a função de OSM está voltada ao estudo das organizações por meio da análise de cada uma das suas atividades, a fim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma sistêmica.
Com relação ao Método, em uma abordagem mais prática, este pode ser entendido como a forma de execução dos sistemas sendo feito o uso do menor dispêndio de energia e maior eficácia de quem executa. É possível a conceituação dos Sistemas como um aglomerado de métodos, procedimentos ou técnicas, que, quando trabalhados, são capazes de gerar informações fundamentais ao processo decisório da Empresa. Sua atuação envolve não apenas as informações processadas no computador, quanto as processadas manualmente (CARDOSO, 2011).
A presente pesquisa se justifica no fato de que, a análise organizacional de um empreendimento representa um instrumento de estudo capaz de possibilitar ao gestor uma visão de maior profundidade da organização em um contexto geral, que será capaz de proporcionar uma melhoria contínua dos processos organizacionais.
A referida análise integra as ferramentas de OSM visando renovar a organização, focando na melhor gestão de processos, visto que suas ferramentas viabilizam o auxílio no desenvolvimento de estratégias inovadoras que acautelam a estrutura empresarial, adicionando novos métodos que possibilitem o crescimento da produtividade e eficiência das tarefas administrativa (ANDREOLI; ROSSINI, 2015).
Segundo Araújo (2007), a pesquisa é capaz de influenciar de forma positiva a sociedade, visto que a análise organizacional viabiliza a indicação das possíveis falhas na realização dos processos além da estrutura organizacional, destacando aos gestores os problemas decorrentes da tomada de decisão equivocada e a afetação que esta pode ter na gestão de processos. Tal entendimento tende a possibilitar um tratamento analítico e crítico em relação aos problemas provenientes das desordens, flutuações e imprevistos de âmbito empresarial.
Silva (2020) afirma que a OSM é a área clássica da Administração que faz uso da estruturação e da racionalização de processos, bem como de um conjunto de outras técnicas, para aperfeiçoar o funcionamento das organizações. Nesse contexto, almeja-se o alcance de metas e objetivos determinados, proporcionando a essas organizações, maior competitividade. A referida área atinge a empresa de forma geral, envolvendo todos os setores, influenciando todos os indivíduos, desenvolvendo e implementando melhorias estratégicas (ANDREOLI; ROSSINI, 2015). Frente a esse cenário, levanta-se o seguinte questionamento: Como a aplicabilidade da OSM pode influenciar nos processos de uma organização? Assim o objetivo geral do artigo foi aprofundar e apresentar uma análise de como a OSM pode influenciar e aperfeiçoar os processos e o funcionamento de uma empresa. Tendo como embasamento científico estudos de apresentam análises de conceitos e sua influência na organização e estruturação organizacional. Para atingir esse objetivo foram desenvolvidos os seguintes objetivos específicos: aprofundar no conceito de Organização, Sistemas e Métodos; abarcar a ideia de Organização e Estrutura Organizacional e o seu funcionamento; apresentar os Instrumentos de Análise e Intervenção Organizacional e seus conceitos.
2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
A Organização, Sistemas e Métodos (OSM) pode ser conceituada como uma das funções da administração responsáveis pela modelagem e aplicação de melhorias nos setores da empresa. É também a responsável por contribuir com sugestões e gerar conclusões utilizando técnicas e materiais adequados para se ter um bom resultado (CURY, 2012).
A definição clássica de organização esclarece que ela é a ciência social que procura dispor os elementos funcionais necessários, formando um conjunto integrado e capaz de apoiar o esforço cooperativo das pessoas que perseguem um objetivo pré estabelecido, para alcançá-lo com o menor dispêndio e risco (JÚNIOR, 2011, p. 16).
O autor afirma que a OSM sugere uma especialidade da administração, do qual o objetivo maior é instituir uma infraestrutura de acordo com os propósitos da organização, e por meio disso, estabelecer a definição planejada de processos e métodos de trabalho. Para Cruz (2002), OSM é o estudo das organizações por meio da análise de cada uma das atividades, a fim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma sistêmica. Já para Oliveira (2013), enuncia que a OSM tem a função de dar suporte, estruturar e organizar todos os processos de uma empresa, objetivando reduzir tempo e custos para a realização de atividades.
Segundo Chiavenato (2010) a OSM trata-se do arranjo e definições dos detalhes que abrangem os processos dentro das empresas com o objetivo de construir métodos para que as atividades se conectem sistemicamente. Assim como os demais autores, Cury (2012) afirma que a OSM tem como objetivo, renovar a organização em sintonia com as demandas do ambiente externo e interno, definindo sua infraestrutura de funcionamento.
Para Andreoli e Rossini (2015) as empresas devem considerar a OSM como uma forma de autoconhecer e extrair o máximo dos seus pontos positivos, otimizando assim o alcance de metas através da integração dos três elementos de Organização, Sistemas e Métodos.
Conforme Andreoli e Rossini (2015, p. 23) […] atingindo seus objetivos por meio da interação entre os elementos (sistemas), o caminho escolhido para chegar a esse objetivo (métodos) e a forma como o empreendimento se estruturou e alocou seus recursos e capacidades (organização). Cada elemento da OSM é primordial para a continuidade do outro, desta forma, para o bom funcionamento das estruturas planejadas, precisarão seguir devidamente o conjunto de processos, protocolos e procedimentos determinados. Andreoli e Rossini (2015) caracterizam estes elementos como um sistema é um conjunto de elementos que interagem; o método é o caminho a ser seguido pela empresa; e a organização é a forma como o negócio se constitui, alocando, agrupando e encaminhando recursos para cada área, atividade ou finalidade específica.
Desde as origens da civilização é possível notar que o homem sempre foi movido por necessidades que precisavam serem cumpridas e por isso, sempre buscou alcançar seus objetivos. À vista disso é comum a formação de grupos ou organizações em proveito de ideais em comum (FERREIRA; DEMUTTE; GIMENEZ, 2010).
Segundo D’Ascenção (2012) quando existe essa necessidade de formação de grupos humanos com o objetivo de atender as necessidades dos agrupados, tudo isso se caminha para o que se conceitua de organização. Marques e Oda (2012) afirmam que a “organização vem a ser um conjunto de pessoas que compartilham recursos para realizar tarefas, de forma individual ou em grupos”. Dessa forma, temos que uma organização é a ciência social que envolve pessoas e organizações reforçando o cooperativismo entre elas em prol de objetivos em comum.
Para que as organizações possam alcançar seus objetivos é fundamental que a sua estrutura organizacional esteja bem estruturada para que assim possa atingir suas metas. Para Cury (2012), a estrutura organizacional ou empresarial é um arranjo que compõem uma organização pela qual tudo está integrado e se apresenta como os elementos principais de uma empresa.
Segundo Araújo (2007) “a estruturação é uma forma sistematizada de agrupar atividades em frações organizacionais definidas seguindo um dado critério, visando à melhor adequação da estrutura organizacional e sua dinâmica de ação”. Bittencourt et al. (2011), apontam padronização de procedimentos, otimização de processos e recursos, redução de custos, maximização de resultados e a racionalização na distribuição de tarefas como algumas das finalidades da OSM.
Muniz (2013) relata que grandes empresas, como a Ford, aderiram a OSM de forma eficiente para chegarem ao nível de excelência que possuem hoje. Afirma ainda que Henry Ford, no início do século XX, tinha o conhecimento de que a eficiência era a causa decisiva para tornar seus produtos mais competitivos. Até o final dos anos 80, as empresas utilizavam a OSM. Com o avanço da informática, essas empresas se sentiram pressionadas e passaram a confiar completamente na computação. Deste modo, os analistas sentiram a necessidade de alterar suas estratégias em consequência da constante mudança tecnológica (OLIVEIRA, 2013).
Cury (2012) descreve algumas características que o analista de OSM precisa ter, quais sejam: ser graduado em administração ou áreas afins; ter conhecimento em informática; especialização em OSM; domínio em uma metodologia própria de trabalho e experiência na área. O profissional que possuir essas habilidades está apto para atuar no mercado, devendo sempre buscar estratégias desafiadoras e inovadoras de modo a trazer resultados positivos para as empresas. Por conseguinte, Oliveira (2013) relata que o profissional de OSM deve ter uma visão abrangente da organização, pois é ele, o indivíduo que estará à frente das empresas tomando decisões e apoiando as organizações para que alcancem seus objetivos.
Em relação às técnicas da OSM, Muniz (2013) lista que, dentre outras, estão o manual, o layout, o fluxograma, o formulário e o quadro de distribuição de tarefas. Os manuais apresentam ampla vantagens, pois facilitam o trabalho dentro de uma organização. Para Chinelato (1999) “o manual é um conjunto de normas e documentos sobre políticas, diretrizes e sistemáticas operacionais, entre outros”. Para Freitas e Guareschi (2012) “o manual é um instrumento que objetiva regulamentar uma instituição ou uma atividade, de forma a orientar os agentes integrantes do processo, seja na condição de executores, clientes ou usuários”. Cury (2012) expõe que “o manual é um importante documento elaborado dentro de uma empresa que tem por finalidade uniformizar os procedimentos que devem ser observados nas áreas de atividades”.
O layout é a forma pela qual estão distribuídas as pessoas, móveis e os equipamentos no espaço disponível na empresa. É essencial que haja uma atenção para iluminação, ventilação, ruídos e outros fatores que podem afetar diretamente a motivação dos empregados. Seu objetivo maior é oferecer segurança aos empregados, favorecer a comunicação, o fluxo de materiais e não menos importante, melhorar o desenvolvimento da atividade e evitar desperdícios de tempo e movimentação (BITTENCOURT et al., 2011).
Conforme Araújo (2007), o formulário “é um veículo que transporta informações de uma unidade para outra, de uma empresa para outra, ou de uma pessoa para outra”. Para o autor, os formulários representam uma forma de transmitir e padronizar informações necessárias para a operacionalização de um sistema administrativo.
Sobre a análise da distribuição de trabalho, Cury (2012) a define como uma técnica especializada de OSM, pois tem por finalidade avaliar a distribuição das atividades entre os diversos órgãos, além das tarefas individuais de cada empregado. Complementando, Bittencourt et all (2011) afirmam que a análise de distribuição de trabalho pode ser realizada por meio de um quadro, no qual a carga de trabalho é distribuída entre colaboradores, evitando o desestímulo por falta ou excesso de atividade.
Segundo Llatas (2012), às Organizações variam de tamanho, forma e objetivos. Mas não somente, também variam em características como, padrões de liderança, comunicação e procedimentos para tomadas de decisões. Seu modelo pode ser: mecanicista ou orgânico. Os modelos mecanicistas imitam o funcionamento das máquinas, tem como características a departamentalização, liderança autocrática, regras bem definidas, gestão de pessoas formalizadas, hierarquia, relações formais, dentre outras. Já o modelo orgânico, imita o comportamento dinâmico dos organismos vivos e tem por característica a ampla participação, gestão de pessoas informais, competência, departamentalização heterogênea e hierarquia imprecisa.
Existem também os modelos de organização formal e informal. O modelo informal, nada mais é do que o resultado da interação social entre seus membros com a finalidade de atender às suas necessidades. O seu líder é decidido em grupo e apresenta uma autoridade mais instável. Esses líderes surgem por vários motivos, por exemplo: a idade, personalidade, competência, comunicação, conhecimento, dentre outros (LLATAS, 2012).
Ainda com Llatas, deve-se considerar que, por vezes, a estrutura informal pode se tornar uma força negativa dentro da empresa, todavia se a administração conseguir conciliar seus grupos formais com os informais sobrevirá uma harmonização nas tarefas, e tornará melhor os rendimentos e a produção. A estrutura formal possui vantagens como por exemplo: rapidez no processo, redução de comunicação entre empregador e empregado e faz com que haja motivação nos grupos de trabalho. Entretanto, também existem desvantagens: desconhecimento de chefia, dificuldade de controle e atrito entre pessoas (LLATAS, 2012).
Por meio da Organização é possível arquitetar a criação, junção ou supressão de unidades empresariais; definir os objetivos das unidades, bem como quais serão suas funções; transmitir quais serão as competências e os trabalhos a serem desenvolvidos por OSM; elaborar o regimento da empresa, estatuto e demais protocolos a serem observados; debater e refletir acerca dos ciclos organizacionais; explorar as possibilidades de ação para a promoção da maturidade da organização; arquitetar acerca dos meios e das exigências de treinamento de funcionários para que a empresa esteja sempre em desenvolvimento (DOS SANTOS, 2020).
Com relação aos sistemas, através deles faz-se possível o exame da viabilidade econômica para a expansão de sistemas; confecção de cronogramas financeiros, pessoais, etc.; verificação de equipamentos e demais materiais disponíveis; estudo e estabelecimento da extensão dos níveis organizacionais beneficiados; organização de informações transacionais; elaboração de sistemas para planejamento e junção de informações gerenciais; ordenação de informações para auxílio em tomadas de decisão (DOS SANTOS, 2020).
Já os métodos, servem para a movimentação de documentos; definição de fluxo das decisões advindas dos sistemas; alteração de métodos empregados na produção; fornecimento de aparatos de análise e gestão de processos; inovação de procedimentos administrativos e de métodos de trabalho (SILVA; SILVA, 2016).
É possível ver claramente, pelo exposto, como a OSM pode ser útil quando se busca o aperfeiçoamento de processos e do funcionamento de uma empresa. Através da organização, dos sistemas e dos métodos, é possível fazer com que a empresa tenha um melhor desempenho de suas atividades.
3. METODOLOGIA
Esta pesquisa, quanto a sua abordagem, classifica-se como qualitativa, visto que busca tanto conhecer conceitos e fenômenos e descrevê-los quanto demonstrar dados objetivos acerca das técnicas apresentadas.
Quanto aos objetivos, a pesquisa é de tipo exploratória, já que este tipo de estudo visa uma aproximação com o tema por meio de levantamento bibliográfico, e de tipo descritiva. Conforme Gil (2002, p. 42), ela “tem como objetivo descrever as características de determinada população ou fenômeno ou, então, o estabelecimento de relações entre variáveis”. A pesquisa bibliográfica foi feita a partir de material teórico revisado na literatura e em trabalhos científicos já publicados, como salienta Gil (2002, p. 44), a pesquisa bibliográfica é desenvolvida com base em material já elaborado, constituído principalmente de livros e artigos científicos. Embora em quase todos os estudos seja exigido algum tipo de trabalho dessa natureza, há pesquisas desenvolvidas exclusivamente a partir de fontes bibliográficas.
A pesquisa se respaldou nas informações do Google Acadêmico e Scientific Electronic Library Online (Scielo), sobre a temática em publicações, acerca das principais técnicas utilizadas, limitando-se a dados com até 20 anos. Ademais, o trabalho de revisão de literatura é baseado principalmente em livros de diversos autores, dentre os quais podem ser destacados Araújo (2007), D’ascenção (2012), Cury (2012), Chiavenato (2010), dentre outros.
4. RESULTADOS E DISCUSSÕES
Com base nesta pesquisa e na bibliografia utilizada, são visíveis os resultados positivos a serem alcançados por uma empresa que se vale das técnicas da OSM. O próprio Chiavenato (2010) estabelece que a OSM é um meio de aperfeiçoamento das características e dos processos nas instituições. Na mesma linha de entendimento, Préve (2013), vê a OSM como um processo que auxilia profissionais na tomada de decisões, bem como atua como um agente de mudanças dentro da instituição.
Pelo exposto é possível notar que a OSM atua sobre a estrutura organizacional da empresa, ajuda no desempenho da instituição, simplifica e otimiza o trabalho, atua no controle de sistemas e nos sistemas de informação, bem como, no que tange à consultoria interna e externa de processos. Cardoso (2011), sobre a estrutura organizacional, afirma que através das técnicas da OSM é possível unir ou suprimir unidades da empresa, definir as funções e objetivos empresariais, acompanhar o trabalho desempenhado por seu pessoal, elaborar regimentos, manuais e demais normas que irão nortear a organização em geral.
Ainda citando Cardoso (2011), no que tange ao trabalho, faz-se possível a estruturação de métodos e rotinas de trabalho mais eficazes, implantação de técnicas e formulários mais objetivos, princípios ergonômicos, bem como a pesquisa de inovações tecnológicas a serem empregadas na produção da empresa, e ainda, a elaboração de técnicas que suprimiram a ociosidade no trabalho.
No desenvolvimento organizacional, os resultados adquiridos através do uso de técnicas da OSM são de grande importância, como a possibilidade de definição de ciclos organizacionais, tal como, a elaboração de estratégias para que a empresa alcance a maturidade necessária e ainda, faz-se possível a avaliação de prováveis impactos advindos dos ciclos e das ações praticadas pela organização.
A tecnologia é um grande aliado empresarial. Destaca-se: a elaboração de cronogramas, como os financeiros; a avaliação de equipamentos e demais ferramentas disponíveis, estruturação das atividades para a integração de informações de gerência, criação de ferramentas de auxílio para tomadas de decisão.
Muniz (2013) lista algumas das técnicas da OSM, dentre elas estão o fluxograma, o manual, o layout, o formulário e o quadro de distribuição de tarefas (QDT). Uma descrição superficial dessas técnicas é apresentada a seguir:
• Piechnicki (2014) afirma que o fluxograma dos processos é de extrema importância para a otimização do trabalho e permite estabelecer o procedimento decisório mais eficaz sobre o desenvolvimento de um sistema ou na solução de problemas.
• Guareschi e Freitas (2012) definem manual como: “um instrumento com objetivo de regulamentar uma instituição, um sistema ou uma atividade, de forma a guiar os agentes integrantes do processo, seja na condição de executores, clientes ou usuários”.
• O layout é a técnica de administração de operações cujo objetivo é criar a interface homem-máquina para aumentar a eficiência do sistema de produção (JONES & GEORGE, 2008).
• Araújo (2007), afirma que o formulário “é um veículo que transporta informações de uma pessoa para outra, de uma unidade para outra, ou de uma empresa para outra”. • Cury (2012) define a Análise da Distribuição do Trabalho (QDT) como uma técnica especializada de O&M. Onde o QDT tem por finalidade analisar e avaliar as atribuições das atividades entre diversos órgãos, além das tarefas individuais direcionadas a cada empregado. Silva e Silva (2016) afirmam que é identificado como sinônimo de qualidade do trabalho, rendimento, eficiência, eficácia e produtividade, já que estes são fatores de grande importância na avaliação dos resultados de um funcionário dentro da empresa. A OSM auxilia a empresa em diversos pontos importantes, que contribuem para seu destaque e desenvolvimento no mercado que, a cada dia que passa, se torna mais exigente e competitivo.
5. CONCLUSÃO
Com um mercado tão competitivo, as empresas precisam se mostrar cada vez mais eficientes e eficazes, sempre buscando um desempenho de excelência em suas atividades. Para tal façanha, a empresa necessita ter uma estrutura organizacional bem definida e padronizada, para que esta se desenvolva e para que suas metas sejam atingidas.
Uma organização é composta por várias pessoas, que se valem de recursos disponíveis para desempenhar suas atividades. Por isso, a estrutura organizacional da empresa é de tamanha relevância, vez que quando bem distribuída, todos passam a trabalhar em prol de objetivos comuns.
A OSM tem por primazia, oferecer às instituições, por meio de metodologias e técnicas, um maior desenvolvimento e desempenho, difundindo conhecimento, através de manuais, formulários ou layouts e contribuindo para a organização da instituição, delimitando seus padrões, gerindo seu pessoal, otimizando sua produção, entre outros tantos benefícios. Assim, entende-se que este estudo atingiu o objetivo, apresentando uma análise de como a OSM pode influenciar e aperfeiçoar os processos e o funcionamento de uma empresa, colaborando para o entendimento e esclarecimento da importância que possui a OSM no dia a dia empresarial e como esta ferramenta pode contribuir para o aperfeiçoamento das atividades e funcionamento de uma instituição, enfatizando a influência positiva de tais preceitos, atingindo a empresa como um todo, visando sempre a otimização do seu desempenho. No entanto, sugere-se a elaboração de um novo estudo a respeito da temática do trabalho para que não se torne obsoleto, e se necessário, adaptá-lo, objetivando contribuir com maior eficiência e eficácia.
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