REGISTRO DOI: 10.69849/revistaft/ni10202411242214
Alexandre Luiz Castro Abecassis Garcia1; Elias Pedro Gomes Marques2; Gabriel Nunes De Almeida3; Gabrielly Fernandes Moreira4; Raiza Ferreira Oliveira5; Wendel William De Andrade Egas Weil6; Luciana Oliveira do Valle Carminé7
RESUMO – A comunicação interna tem como objetivo promover a participação ativa dos indivíduos e o reconhecimento de suas contribuições. Dentro de seu círculo familiar e em suas interações profissionais e sociais, o colaborador será um representante da empresa, podendo transmitir uma imagem positiva ou negativa. Baseado nisso, se torna cada vez mais necessário o estudo das ferramentas da comunicação que conduzem estratégias para que as equipes compartilhem ideias, alinhem objetivos e compreendam o propósito comum, promovendo um ambiente de trabalho colaborativo e coeso. A questão norteadora deste estudo está em, como aumentar a eficiência no processo de vendas utilizando do sistema de informação entre os colaboradores e valer-se da comunicação estratégica para o alcance de metas? No intuito de responder a este problema de pesquisa foi realizada uma visita na empresa para conhecer e elaborar o mapeamento dos processos de venda, e para fundamentar este estudo foi utilizada a metodologia de pesquisa qualitativa com revisão literária e elaboração de fluxograma, onde foram traçados os seguintes objetivos específicos: Analisar o sistema de informações como uma ferramenta estratégica para melhoria da eficiência nas operações; Apontar práticas de ensino efetivos do sistema de informações de forma fácil e prática para os colaboradores no mercado de trabalho; Remodelar o sistema como ferramenta para intercomunicação de setores tornando as operações eficientes aumentando assim os seus resultados. Diante disto, através da modelagem, constatou-se a importância da comunicação assertiva utilizando o Sistema de Informação na empresa do setor de materiais de construção, pois, possibilita compreender como o conhecimento do sistema de informação acelera no desenvolvimento dos colaboradores.
Palavras-chave: Vendas. Sistema de informação. Modelagem.
INTRODUÇÃO
Em meados do século XVIII, o mundo começou a passar por uma série de avanços nos métodos de produção, que automatizou parte do que era feito manualmente e aumentou consideravelmente a quantidade de produtos – era o início da Revolução Industrial. À medida que o século XX progredia, adentramos na Terceira Revolução Industrial, com a computação e automação como conhecemos hoje – os robôs substituindo e ampliando a capacidade da mão-de-obra humana.
O que marca esse período é a “Era da Informação”, termo usado para descrever a realidade tecnológica em que a tecnologia media as relações humanas e as interações entre máquinas, estas últimas cada vez mais autônomas. No século XX, na Era da Informação, é inconcebível negligenciar a comunicação eficaz, pois ela se dedica a construir pontes entre os diversos setores de um negócio, garantindo que a empresa seja reconhecida e se torne referência na sua área de atuação com um fluxo de trabalho eficiente, desse modo, a consequência será a obtenção de resultados melhores.
Ainda em uma época onde a tecnologia e softwares é capaz de satisfazer as necessidades humanas, a capacidade de se relacionar bem é indispensável, empresas que possuem um olhar estratégico buscam cada vez mais isso em seus colaboradores e incentiva a comunicação de forma assertiva, compreensiva e clara, esta comunicação por sua vez leva a empresa a atingir seus objetivos e estabelecê-los de forma que todos os colaboradores entendam seu propósito. Nesse contexto, o objetivo desse artigo é demonstrar através do mapeamento de processos no setor de vendas, como o Sistema de Informação Integrada é uma ferramenta que auxilia a intercomunicação dentro do sistema organizacional em uma empresa de Manaus, buscando compreender de que modo a comunicação entre os setores e a comunicação assertiva dos colaboradores com seus gestores melhora no atingimento de suas metas e acarreta no aumento da produtividade por conta dos vendedores.
Diante disso, esta pesquisa mostrará como a abordagem em utilizar os dados de informação de maneira inteligente e comunicar-se bem com colaboradores e clientes conseguirá gerar maior qualidade nos processos realizados, tendo em vista que, ao estabelecer um fluxo mais eficiente para o compartilhamento de mensagens, onde todos possam compreender os propósitos organizacionais e assim, após esse reconhecimento os colaboradore conseguem trabalhar com foco nos objetivos estratégicos estabelecidos inicialmente pela empresa. A comunicação quando bem aplicada possui o poder de integrar os colaboradores e fazê-los sentir incluídos na missão da empresa.
1. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
1.1 PRÁTICA DE ENSINO E QUALIFICAÇÃO OPERACIONAL
Em uma economia globalizada, o conhecimento se torna verdadeiramente a vantagem competitiva que distingue as empresas bem-sucedidas das que fracassam. Por esse motivo, as organizações buscam se tornar ambientes que promovem a valorização do aprendizado, proporcionando espaços para a criação e compartilhamento de conhecimento entre seus membros.
O maior desafio das organizações, na atualidade, está em aprender a converter o conhecimento tácito de seus colaboradores em conhecimento organizacional. A complexidade dessa ‘nova era’ passa pelas tentativas de verbalizar e tornar explícito um recurso que, ao contrário dos outros, como recursos financeiros ou humanos, é invisível, intangível e de difícil imitação. Esse conhecimento, em constante evolução, também se apresenta com múltiplos significados e funções ao longo do tempo (Nonaka; Takeuchi, 2020, p. 24).
O desafio enfrentado pelas organizações na era do conhecimento é estabelecer, codificar e difundir o conhecimento entre seus membros, criando um ambiente propício e oferecendo condições que facilitem esse processo. O conhecimento não é gerado pelas organizações, mas sim pelos indivíduos que as compõem. No entanto, os produtos e serviços que são propriedade da organização e oferecidos aos clientes estão intimamente ligados à criatividade e ao conhecimento dos seus colaboradores.
Ensinar e aprender na era digital exige uma redefinição dos paradigmas educacionais. O uso estratégico das tecnologias deve ser orientado para facilitar a transformação da informação em conhecimento, e mais ainda, em sabedoria. A conectividade e a interatividade oferecem novas possibilidades para aprimorar o pensamento crítico, promovendo a emancipação humana por meio da reflexão e da colaboração (Cortella, 2021, p. 89).
É dentro do contexto dessa sociedade que desejamos ponderar sobre o processo de ensino-aprendizagem, incorporando à discussão a perspectiva da construção de prática de ensino dentro das organizações para com seus colaboradores no dia a dia. Tanto a revolução industrial quanto a informacional têm auxiliado na maximização do trabalho e da comunicação entre os seres humanos, nesse sentido, as tecnologias da informação emergem como a oportunidade mais concreta para fomentar a colaboração mútua e, por conseguinte, ampliar e variar os meios de acesso à informação.
As habilidades convencionais estão sendo questionadas, dando lugar a uma necessidade de profissionais proativos e responsáveis. Neste cenário de mudanças, a ideia de qualificação, que costumava regular a sociedade, parece estar cedendo espaço nos discursos empresariais e acadêmicos para o conceito de competência. Este termo é agora considerado mais apropriado para descrever as novas exigências do mercado de trabalho: iniciativa, flexibilidade, versatilidade, capacidade de desempenhar múltiplas funções, colaboração e autonomia.
Competência é definida como a mobilização de conhecimentos (conceitos e procedimentos), habilidades (práticas, cognitivas e socioemocionais), atitudes e valores para resolver demandas complexas da vida cotidiana, do pleno exercício da cidadania e do mundo do trabalho (BNCC, 2018, p. 8).
Sendo assim, devemos entender que a orientação e a busca pelo aprendizado devem ser algo constante na organização e em sua cultura, com o auxílio da tecnologia a empresa deve criar o sentimento de sempre buscar auxílio e informação, melhorando assim sua cultura organizacional.
1.2 A COMUNICAÇÃO ASSERTIVA NO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO (SIG) E FERRAMENTA DE AUXÍLIO E ORIENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO
No processo de controle de recursos e administração de uma organização o SIG é utilizado como ferramenta de orientação tanto para a parte estratégica da organização, quanto para a parte operacional, tendo como objetivo levar informação e orientação a todos, levando ao desempenho com eficiência nas tarefas da empresa. O SIG, deve ser entendido como uma ferramenta administrativa de elevada ajuda para os executivos das empresas, visto que até agora é considerado importante nas empresas.
[..] os recursos tecnológicos servem apenas de auxílio para o bom funcionamento dos sistemas, e nem sempre são determinantes para o seu sucesso ou fracasso.
Sendo assim, ao analisar os sistemas de informações, deve-se ter em mente que eles nem sempre serão computadorizados, e que, independentemente da plataforma em que eles funcionam, outros fatores influenciarão o resultado do processo (Lima, 2020, p. 26).
Em suma, compete a organização o entendimento que a comunicação interna e os treinamentos no sistemas integrados não são um gasto ou despesa, mas sim um investimento na melhor comunicação dos seus departamentos, otimizando assim o seu fluxo para que possa atender melhor o seu cliente, melhorar o relacionamento interdepartamental criando assim uma cultura organizacional mais preparada e motivada ao alcance de metas e resultado.
A estratégia exige definir um desafio relevante ou prioritário, esclarecer resolutamente o que vai ser feito para resolvê-lo e coordenar o processo de maneira a garantir que a execução ocorra de maneira adequada.Em comunicação, estratégia serve para enfrentar os problemas e desafios fundamentais (Duarte, 2020, p. 244).
A partir dessas considerações, Duarte (2020) demonstra que a comunicação estratégica gera resultados efetivos para os principais objetivos organizacionais. O foco é no impacto e não no uso de instrumentos ou na realização de tarefas. E, vale destacar, o valor econômico das organizações é representado pela soma dos ativos tangíveis e, particularmente, os ativos intangíveis, notadamente a marca, mas também menor vulnerabilidade, maior notoriedade, reconhecimento, melhor reputação, geração de oportunidades, maior lealdade e outros.
Ao possuir uma comunicação assertiva, cultura organizacional focada em comunicação, e um sistema para o auxílio da gestão, é necessário o devido treinamento para identificar o melhor método e sua adaptação para cada tipo de empresa e departamento. Entendendo que o conhecimento e o uso dos sistemas de informação não são exclusividades para médias e grandes organizações, mas sim obrigatório para toda e qualquer organização que deseja o básico sobre governança.
1.3 GESTÃO DE PROCESSOS
A disciplina de gestão de processos de negócio ou Business Process Management – BPM, em inglês, surgiu com base na reorganização dos processos, motivada pela necessidade de desenvolvimento da capacidade de resolução rápida conforme as exigências dos clientes, aprimorando os produtos e/ou serviços e adaptar-se ao ambiente globalizado e competitivo.
Segundo o que aborda Rodrigues (2017), as organizações que desejam manter-se se em mercado tão competitivo, precisam associar os baixos custos aos padrões de excelência solicitados pelo cliente. Junto a este cenário, é perceptível que a gestão por processos torna-se cada vez mais fundamental, pois este sistema de gestão auxilia as organizações na potencialização de seu desempenho, o que leva a ser compreendido como a busca pela melhoria contínua em suas atividades, desenvolvendo as que efetivamente associam valor aos produtos e/ou serviços, otimizando as atividades que apenas geram custos.
Dessa forma, a gestão por processo se consolida como um moderno modelo/sistema de gestão, que tem por foco alinhar os processos geradores de valor, e não apenas as atividades atribuídas a cada função dentro da organização, como era feito no modelo funcional com uma estrutura rígida de departamentalização (Turco, 2023, p. 21).
Nessa perspectiva, a gestão por processos surge como uma ferramenta que possibilita aos gestores visualizar uma mudança organizacional, servindo também de sustentação para a melhoria contínua dentro da empresa, além de tudo esse gerenciamento possibilita a melhor visualização de todo o processo e e melhor gestão e preparação para manutenção empresarial e futuras alterações no mercado. Esta gestão já se mostra um diferencial no mercado atual principalmente se aplicada de forma estratégica.
3. METODOLOGIA
A metodologia utilizada neste estudo se classifica como uma pesquisa qualitativa com revisão de literatura, de natureza aplicada. Sobre a pesquisa qualitativa e o objeto de estudo, podemos afirmar que:
No modelo qualitativo, o conhecimento é produzido entre o sujeito e objeto de conhecimento e há um vínculo indissociável entre o mundo objetivo e subjetivo dos indivíduos. Ele trabalha com a construção não estruturada dos dados, sem hipóteses praticamente definidas, e busca o significado da ação segundo a ótica dos sujeitos pesquisados. O material de campo na pesquisa qualitativa não é coletado e sim produzido na relação com o pesquisador (Taquette, et al, 2020, s.p).
Foi realizada uma visita presencial em uma empresa do setor de material de construção de Manaus, onde realizou-se um mapeamento de processo com base na observação in loco com funcionários de diversos departamentos da empresa. Sequencialmente, foi elaborado também um fluxograma que possibilitou observar o funcionamento do pedido de mercadorias, até a entrega nas mãos do consumidor final.
4. RESULTADOS E DISCUSSÃO
O contexto produtivo de vendas no setor de materiais de construção é marcado pela iniciativa do vendedor em compreender as necessidades do cliente para oferecer soluções adequadas, fazendo perguntas, ouvindo atentamente e demonstrando interesse em ajudá-lo a atingir seus objetivos e há a necessidade de estar sempre atualizado em relação aos produtos e serviços oferecidos, para que possa oferecer informações precisas e esclarecer as dúvidas dos clientes.
O fluxograma do processo de vendas foi elaborado pelos pesquisadores com foco no atendimento ao cliente durante as vendas e nas etapas subsequentes, até a retirada da mercadoria. A observação do fluxograma do processo de vendas sugere que no momento de atendimento, o vendedor opera um sistema de informação interno para obter resultado da busca de orçamento ou produto, e esse meio atua como uma coluna de sustentação do processo produtivo da empresa, pois é através dele que há a conferência de entrada e saída de mercadorias, rotinas de gerenciamento de estoque como endereçamento e balanços rotativos. A ferramenta adotada pela empresa é um software de gestão para o varejo, um sistema complexo que não possui o treinamento apropriado para manuseio, uma vez que, é um recurso que centraliza as informações de todos os setores, há dificuldade por parte dos colaboradores em decifrar dados. Consequentemente, não é utilizado de forma eficiente, estando atualmente desempenhando apenas 20% de sua capacidade, o que resulta em falhas operacionais e perda de potencial no seu uso.
Em vista disso, no processo de atendimento, é notável que há uma demora por parte do vendedor em controlar as diferentes modalidades de venda, garantindo que os pedidos sejam atendidos e faturados no prazo correto, dificuldades em acompanhar os orçamentos realizados e em analisar os motivos pelos quais não foram efetivados. Ademais, a falta de informação causa atrasos na chegada das ocorrências e divergências quanto à disponibilidade dos itens em estoque e ao formato de entrega do produto. A entrega, por sua vez, não segue uma rota lógica e econômica, ou então a roteirização é feita manualmente.
Percebe-se que ao utilizar um sistema de informação como ferramenta para a intercomunicação entre os setores pode ter um impacto significativo nas operações e nos resultados da empresa, tornando-a mais ágil, eficiente e competitiva no mercado, portanto com o aprimoramento dos treinamentos voltados para o uso do sistema, espera-se um aumento significativo no desempenho dos colaboradores e diminuição da rotatividade por desistência devido o grau de dificuldade em aprendizado da ferramenta.
Tais resultados são relevantes para entender a importância do caminho habitual do treinamento, o qual revela as habilidades atuais da equipe em relação às suas necessidades do sistema de informação e do mercado, para seguir com a implementação de sessões de capacitações regulares para os funcionários, com foco em medir o progresso e identificar áreas para melhorias adicionais.
Fluxograma 01: Processo de vendas
5. CONCLUSÕES
Compreendendo que o conhecimento e o uso dos Sistemas de Gestão Integrada (SIG) não apenas facilitam o controle e a gestão dos recursos humanos, mas também proporcionam à empresa uma comunicação assertiva, conectando as diversas áreas operacionais, observa-se que, como consequência, há uma melhoria na eficiência e eficácia organizacional, contribuindo para o alcance de metas estabelecidas.
Sendo assim, a empresa, entendendo a importância de construir valores, costumes voltados a uma comunicação assertiva e o foco no ensino, deve buscar o aprimoramento dos seus colaboradores, tanto na parte de vendas que é sua principal atividade quanto em seu controle interno de recursos, evitando dessa maneira a rotatividade por conta de funcionários que não se adaptam ao sistema e não cumprem metas por consequência
Buscando esse ambiente de ensino que começa desde antes da contratação na etapa de treinamentos, os colaboradores começam seus postos mais confiantes e dispostos a aprender sobre sua função. O processo de treinamento com a utilização da tecnologia como ferramenta de ensino com aulas presenciais, ebooks, vídeos mostram ao funcionário a preocupação e o apoio da empresa para que eles atinjam seus objetivos.
O treinamento adequado para o SIG trará para os colaboradores a confiança e informações necessárias para a melhor tomada de decisão no momento das vendas, sabendo de forma atualizada sobre seu estoque. Na área de logística os gestores podem ter uma boa visualização dos materiais e mercadorias que o mercado busca através das saídas, e também auxilia na tomada de decisão no momento de abastecimento do estoque sabendo de fatores como: sazonalidade, prazos de fornecedores, prazos de vencimentos de produtos entre outros, e por fim, na área financeira o SIG auxilia sobre seus custos tanto com mão de obra direta quanto com matéria prima.
6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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DUARTE, Rafael Ribeiro de. Comunicação Estratégica Integrada: A visão de Renomados Autores de 5 paises [livro eletrônico] / Joana d’Arc Bicalho Félix, organizadora. — 1. ed. -Brasilia: Editora Rede Integrada, 2020.
LIMA, Rafael Ribeiro de. Sistema Integrado de Gestão (SIG): análise da percepção dos docentes e gestores dos cursos do centro de ciências sociais aplicadas da Universidade Federal de Sergipe. 2020. Disponível em: https://ri.ufs.br/jspui/handle/riufs/15446. Acesso em 05 de novembro de 2024.
NONAKA, Ikujiro; TAKEUCHI, Hirotaka. A empresa criadora de conhecimento: como as empresas japonesas criam a dinâmica da inovação. Rio de Janeiro: Elsevier, 2020.
RODRIGUES, Rodrigo Ferreira et al .A gestão por processos como estratégia empresarial de busca da melhoria contínua e qualidade. CES Revista, [S.l.], v. 31, n.2, p. 28-54, dez. 2017. ISSN1983-1625. Disponível em: <https://seer.uniacademia.edu.br/index.php/cesRevista/article/view/1291/88[3]>. Acesso em: 14 nov. 2024.
TAQUETTE, S. R.; BORGES, L. Pesquisa qualitativa para todos. 1. ed. São Paulo: Vozes, 2020. E-book. Disponível em: https://plataforma.bvirtual.com.br. Acesso em: 07 nov. 2024
TURCO, Giovanna Sellin. Os benefícios da implantação da gestão de processos nas organizações, 2023. Trabalho de conclusão de curso (Curso Superior de Tecnologia em Gestão Empresarial) – Faculdade de Tecnologia de Americana “Ministro Ralph Biasi”, Americana, 2023. Disponivel em: https://ric.cps.sp.gov.br/handle/123456789/1550[4]. Acesso em 14 nov. 2024
1Graduando de Administração pelo Centro Universitário FAMETRO
E-mail: abecassis.24@gmail.com
ORCID: https://orcid.org/0009-0001-4644-8877
2Graduando de Administração pelo Centro Universitário FAMETRO
E-mail: eliaspedro.marques@gmail.com
ORCID: https://orcid.org/0009-0002-3401-4921
3Graduando de Administração pelo Centro Universitário FAMETRO
E-mail: gabriel_work24@outlook.com
ORCID: https://orcid.org/0009-0003-1222-2807
4Graduanda de Administração pelo Centro Universitário FAMETRO
E-mail: fgabrielly27@gmail.com
ORCID: https://orcid.org/0009-0000-2577-8212
5Graduanda de Administração pelo Centro Universitário FAMETRO
E-mail: raizaf018@gmail.com
ORCID: https://orcid.org/0009-0003-0114-7338
6Graduando de Administração pelo Centro Universitário FAMETRO
E-mail: wendelandrad1@gmail.com
ORCID: https://orcid.org/0009-0004-0185-9041
7Orientador: Professora do Centro Universitário Fametro e Mestre em Engenharia de Produção
E-mail: lucianadovalle@hotmail.com
ORCID: https://orcid.org/0009-0008-3525-8278