REGISTRO DOI: 10.5281/zenodo.8044990
Nardele Maria Juncks (SES/SC) e Bruna da Silva Amorim (SES/SC)
- INTRODUÇÃO
O investimento na melhoria dos processos de trabalho vem mostrando grandes avanços na administração pública, principalmente quando se condiciona a prática da transparência e dos princípios da: legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. Com o propósito de retomar as ações planejadas anteriormente à pandemia, agregado as ações continuadas de enfrentamento da crise de saúde pública, a Secretaria de Estado da Saúde (SES) de Santa Catarina (SC) observou a necessidade de rever suas rotinas buscando um retorno efetivo ao cotidiano da instituição. Um momento atípico com intervenções necessárias para continuidade do trabalho e para a entrega de serviços de qualidade para a população sem prejuízos das atividades já instituídas e que funcionam adequadamente. A estrutura da secretaria atua como um processo contínuo e sistemático desde aquisições, licitações, análise, interpretação e divulgação de dados relativos à saúde, realização de diagnósticos, tratamento, cirurgias, entre outros. Outro ponto importante é que todas as ações envolvendo as áreas são realizadas com recursos públicos e pautadas nos princípios e diretrizes do Sistema Único de Saúde (SUS) inserido na Constituição Federal. Para melhor compreensão e intervenção nos processos de trabalho é necessário ainda, conhecer e entender as pessoas, rotinas, estrutura e o tipo de entrega à sociedade. O mapeamento destes exige um alinhamento estratégico com a missão, visão e valores da instituição para que os fluxos sejam desenhados observando leis e normas vigentes da administração pública. A implantação de um Núcleo chamado “Núcleo QualiGestão” busca mapear, rever e qualificar as rotinas de trabalho da SES com respaldo na construção de um Modelo de Governança por Processos que está embasado na Lei Complementar nº 381/2007 (arts. 1º e 4º) que estabelece ações ligadas à desburocratização e à melhoria de processos, a partir de uma cultura organizacional baseada no princípio de que o serviço público existe para servir, ser útil e ser um facilitador da sociedade. Corroborando com o objetivo de prestar melhores serviços a sociedade tem-se o Decreto estadual nº 188, de 26 de maio de 2015 que instituiu o Programa “O Estado na Medida” e estabeleceu ações para implantação do Modelo de Governança por Processos e para readequação da força de trabalho no âmbito do Poder Executivo de Santa Catarina. Assim, o núcleo cercado pela legislação vigente traz a consciência do gerenciamento dos processos para um estado eficiente.
- OBJETIVO GERAL
Descrever o processo de implantação do Núcleo QualiGestão e sua contribuição para melhorias na estrutura organizacional como case de uma gestão mais eficiente e efetiva.
- METODOLOGIA
Estudo descritivo e qualitativo da implantação do Núcleo QualiGestão da Secretaria de Estado da Saúde contendo breve histórico das atividades no período de junho/2021 a novembro/2022. Em 2021, para iniciar o mapeamento e a revisão dos processos de trabalho foi necessário buscar uma estratégia possível e elaborar um plano de trabalho. Surge assim o “Projeto+Gestão” que tinha como objetivo mapear, revisar e padronizar os fluxos e rotinas internas da secretaria, visando propor melhorias na estrutura e nos processos organizacionais para uma gestão mais eficiente e efetiva. O projeto após o mapeamento dos processos de duas diretorias mostrou a importância de continuidade e reestruturação de uma equipe qualificada, experiente e com conhecimentos técnicos, para se transformar em um núcleo, ligado ao gabinete do secretário, passando a ser chamado de Núcleo QualiGestão. Em 2022, se alinhou ao escritório de qualidade em processos (EPROC) da Secretaria de Estado da Administração (SEA) instituído em 2019 e baseado em leis e decretos conforme citação na introdução trazendo um Modelo de Governança por Processos e contribuindo para a construção e publicação dos fluxos da SES. A metodologia utilizada para mapear e rever os processos na SES, foi adaptada às propostas de acordo com cada área acompanhada, utilizando a realização de entrevistas, questionários, reuniões, observações de campo, análise de documentos, relatórios e coleta de evidências. Além do mapeamento e fluxogramas, tem-se um relato da situação atual, levantamento das necessidades de estrutura física e equipamentos, organograma, pontos críticos e pontos fortes, bem como a construção de um relatório em forma de apresentação para gestores, envolvidos e interessados (anexo 1- modelo para coleta das informações). Para a consolidação do núcleo foi necessário o envolvimento de todos, pois são os colaboradores/servidores que fornecem as informações necessárias sobre determinada rotina de trabalho contribuindo para a identificação, necessidades de correções e mudanças.
- RESULTADOS
Até o momento (novembro/2022) foram mapeados 05 diretorias, 06 gerências, 03 coordenações e 34 núcleos, resultando em 50 fluxos (20 em 2021 e 30 em 2022), 09 relatórios de mapeamento, 06 relatórios de monitoramento e 15 reuniões com as respectivas apresentações. Destes, 20 fluxos já foram revisados, atualizados e 20 áreas estão em processo de monitoramento e acompanhamento dos resultados alcançados. Os relatórios são enviados ao secretário via Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos (SGPe), onde tem conhecimento das informações, que encaminha ao superintendente da área e solicita providências quando necessário. Ressalta-se que todas as informações são discutidas com os envolvidos nos processos de trabalho antes de finalizar e encaminhar o relatório. Assim, o trabalho conjunto tem o respaldo dos servidores e gestores. Outro ponto essencial para o sucesso dos mapeamentos, é a responsabilidade e impessoalidade da equipe do Núcleo QualiGestão, favorecendo para um diagnóstico claro, transparente e com registro de todo material elaborado para consulta. O produto entregue não é engessado e deverá ser revisado sempre que necessário seguindo os princípios da administração pública, ou seja, dentro da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.
- CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES
Fica claro que a gestão por processos visa contribuir para a sustentabilidade do desempenho do Estado com a estruturação do trabalho por meio de processos que agreguem valor à sociedade. Segundo Geary A. Rummler, Processos existem na organização, quer os percebamos ou não. Nós temos duas escolhas: ou os ignoramos e rezamos para que façam o que desejamos, ou os entendemos e os gerenciamos. Com esse entendimento e de muitos outros autores, fica fácil entender que processos de trabalho tem haver com as atividades de rotina, forma de fazer e a necessidade de organizar e fazer melhor. O núcleo implantado, segue atuante buscando em cada processo mapeado entender porque se está fazendo, como se está fazendo e para que se está fazendo, reconhecendo problemas, dificuldades e priorizando possibilidades de correções através de propostas conjuntas. Complementando, o Núcleo QualiGestão, após a apresentação de todo o mapeamento, dá continuidade as melhorias, possibilitando o monitoramento e a avaliação dos resultados alcançados.
Diversos autores pesquisados afirmam que ao melhorarmos os processos de trabalho, aumentamos desempenho, diminuímos a burocracia, padronizamos fluxos, reduzimos custos, entre outros, repercutindo na gestão da administração pública e principalmente na gestão da saúde. O maior desafio do núcleo para a implementação das mudanças/correções está em modificar a cultura predominante que é bastante enraizada nos processos da secretaria. É necessário que o gestor esteja aberto e incentive as mudanças benéficas para a padronização dos processos de trabalho, proporcionando agilidade e transparência.
Esta visão traz muitos benefícios, como:
- Análise crítica e ampliada;
- Identificação de problemas, falhas ou gargalos;
- Correção de erros de forma mais ágil;
- Diminuição de retrabalho;
- Economia de recursos financeiros;
- Maior integração e interconexão dos processos e dos setores;
- Satisfação e colaboração da equipe.
Para uma maior qualificação da gestão dos processos de trabalho, o Núcleo QualiGestão destaca a parceria com o Escritório de Gestão de Processos (EPROC) da Secretaria de Estado da Administração (SEA), oportunizando a publicação dos mapeamentos estratégicos no Portal de Dados Abertos. Essa publicação tem por objetivo disseminar a cultura para transformação e melhoria contínua de processos a partir de capacitação, ferramentas e apoio metodológico alinhados à estratégia governamental e às necessidades da sociedade.
- AGRADECIMENTOS
Ao gestor pela oportunidade de um novo desafio e aos profissionais da Secretaria de Estado da Saúde que colaboraram e tiveram a coragem de abraçar e realizar as mudanças necessárias.
- BIBLIOGRAFIA
- Henrique Dias Alperstedt. Princípios da Administração Pública. https://www.politize.com.br/principios-administracao-publica
- Workshop realizado pelo escritório processos EPROC/SEA. Plataforma ENA Virtual (Fundação Escola de Governo), 2022.
- Nathalia Paz. Como mapear processos e reduzir custos na sua empresa, 2019.
- Geary a. Rummler Alan P. Brache. Melhores Desempenhos das Empresas. Editora: Makron Books. Edição: 2ª Edição. Ano: 1994.
- Lindon D., Lendrevie J., Lévy J., Dionísio P., Rodrigues J., Mercator XXI, teoria e prática do marketing, 10.ª edição, Dom Quixote, Lisboa, 2004
- Edson Walmir Cazarini e Vanessa Ribeiro Campos. Gestão de compras na administração pública utilizando modelagem organizacional. Simpósio SIMPEP. 2009 .
- Fábio Ferreira Batista (coordenador), Antonio Carlos da Ressurreição Xavier, Fátima Marra Rose Mary e Juliano Longo. Passos para o Gerenciamento Efetivo de Processos no Setor Público: Aplicações Práticas, 1996.
- ANEXO 1 – Modelo de documento utilizado para levantamento das informações que serve para a base da construção de todos os outros instrumentos para o mapeamento do processo de trabalho – Relatório para coleta das informações(check list)
ANEXO 1
SANTA CATARINA
SECRETARIA DE ESTADO DA SAÚDE
NÚCLEO QUALI+GESTÃO
EQUIPE:
Data:
Local/setor:
Processo:
- DESCRIÇÃO DO PROCESSO E SETOR QUE ESTÁ INSERIDO
- ORGANOGRAMA setor
- SERVIDORES
- ATRIBUIÇÕES
- ESTRUTURA (necessidades)
- PONTOS FORTES
- PONTOS CRÍTICOS
- PROPOSTAS
- MAPEAMENTO DE FLUXOS (de acordo com os processos de trabalho)
- CONSIDERAÇÕES