REGISTRO DOI: 10.5281/zenodo.10895477
Jefferson Silva dos Santos
Resumo
A gestão de departamento pessoal é um aspecto fundamental para o bom funcionamento de uma empresa, esse setor é responsável por diversas atividades relacionadas aos funcionários, como contratação, folha de pagamentos, férias, benefícios, entre outros. Neste artigo o autor destaca a importância de uma gestão eficiente no departamento pessoal, ressaltando o essencial se faz o uso de planejamento para evitar falhas e garantir a entrega das demandas em conformidade com a legislação trabalhista, ao mesmo tempo em busca o equilíbrio no clima organizacional. Sendo assim, a conclusão demonstra que uma gestão eficaz é essencial para o sucesso da empresa, pois impacta diretamente no bem estar dos colaboradores e na conformidade das práticas trabalhistas, porém se faz necessário investimento e dedicação em relação a treinamentos de capacitação e atualização constante das novas normas práticas de gestão e das questões legais do trabalho.
Palavras chave: departamento pessoal, legislação trabalhista, gestão.
Introdução
A gestão em um departamento pessoal é fundamental dentro das organizações, responsável por cuidar dos processos administrativos relacionados aos colaboradores, como contratação, folha de pagamento, benefícios, entre outros. A eficiente gestão deste departamento é crucial para o sucesso organizacional, pois sua atuação impacta diretamente nos resultados e no clima organizacional.
No entanto, aqueles que estão à frente da gestão de departamento pessoal também enfrenta diversos desafios que podem dificultar o funcionamento adequado do processo. Por um lado, estão as constantes mudanças na legislação trabalhista, que exigem atualização e adaptação dos processos de acordo com as novas normas. Por outro lado, a gestão de pessoas demanda habilidades relacionadas à comunicação, resolução de conflitos e liderança, que nem sempre são desenvolvidas de forma adequada pelos gestores.
Este artigo abordará os principais desafios enfrentados pela gestão de departamento pessoal, bem como as estratégias que podem ser adotadas para superálos e contribuir para o sucesso organizacional. Serão analisadas questões como a necessidade de conhecimento e atualização constante da legislação trabalhista, a importância do alinhamento estratégico com o departamento de Recursos Humanos, a utilização de sistemas de gestão de pessoas e a adoção de práticas de desenvolvimento.
Ao compreender os desafios e implementar estratégias eficientes, a gestão de departamento pessoal pode se tornar um diferencial competitivo para as organizações, promovendo a eficiência dos processos e contribuindo para o engajamento e satisfação dos colaboradores. Dessa forma, este artigo busca oferecer insights e recomendações que possam auxiliar os gestores na busca por um departamento pessoal eficiente e alinhado com as necessidades organizacionais.
1 A importância da gestão de departamento pessoal nas organizações
A gestão de departamento pessoal é de extrema importância para a eficiência e sucesso das organizações. Por meio de uma gestão adequada, é possível garantir o cumprimento da legislação trabalhista, previdenciária e fiscal, além de assegurar o cumprimento dos direitos e deveres tanto dos colaboradores como da empresa.
A gestão de departamento pessoal é fundamental para o bom andamento das atividades empresariais, pois lida diretamente com questões de admissão, demissão, folha de pagamento, férias, entre outros aspectos que impactam diretamente na relação entre empregado e empregador (SANTOS; CRUZ, 2019).
Além disso, a gestão de departamento pessoal tem um papel relevante na tomada de decisões estratégicas, pois disponibiliza informações e análises relacionadas aos custos e benefícios envolvidos na contratação e retenção de colaboradores. O departamento pessoal fornece subsídios importantes para a área de recursos humanos e contribui para a definição de políticas e práticas que visem o engajamento e a motivação dos funcionários (BROGIO; MELLO, 2016).
Segundo Folgiarini e Castro (2020) a gestão de pessoal também desempenha um papel relevante na comunicação interna das organizações, seja por meio da elaboração de normas e políticas internas, ou pela interlocução e esclarecimento de dúvidas dos colaboradores relacionadas aos seus direitos e benefícios. Segundo Idalberto Chiavenato (2004), em seu livro “Gestão de Pessoas”, “a gestão de departamento pessoal atua como um canal de comunicação e apoio para os colaboradores, promovendo um ambiente de trabalho seguro e transparente”.
Portanto, a gestão de departamento pessoal é essencial para garantir a conformidade legal, promover a eficiência operacional, favorecer a tomada de decisões estratégicas e estabelecer uma comunicação interna efetiva nas organizações.
2 Funções e responsabilidades do departamento pessoal
O departamento pessoal atua com foco principal em direito trabalhista, exercendo o papel de mantenedor da lei e das normas trabalhista necessárias para o correto funcionamento da organização, Azevedo, Haber e Martins (2014) destacam como sendo as principais atribuições deste departamento:
- Admissão: cuidar dos trâmites burocráticos relacionados à contratação de um novo colaborador, como a coleta de documentos necessários, a elaboração de contratos de trabalho e o registro na legislação aplicável.
- Folha de pagamento: responsável por fazer o cálculo dos salários dos colaboradores, descontos relacionados a impostos e benefícios, bem como o pagamento dos valores devidos.
- Benefícios: gerenciar os benefícios oferecidos pela empresa, como plano de saúde, vale-transporte, vale-refeição, entre outros. Isso inclui a negociação com fornecedores, a adesão dos colaboradores e a resolução de eventuais problemas relacionados aos benefícios.
- Controle de ponto: monitorar a entrada e saída dos colaboradores, seja por meio de ponto eletrônico, manual ou outra forma de registro, a fim de garantir o cumprimento da jornada de trabalho estabelecida.
- Férias e licenças: gerenciar as solicitações e concessões de férias, licença maternidade, licença paternidade, licença médica, entre outras ausências previstas em lei ou pela empresa.
- Gestão de documentos: manter atualizados os arquivos e registros pertinentes aos colaboradores, como contratos de trabalho, histórico funcional, folhas de pagamento, fichas de registro, entre outros.
- Relações trabalhistas: atuar como ponto de contato entre a empresa e os colaboradores, garantindo o cumprimento das leis trabalhistas e prestando informações e orientações relacionadas aos direitos e deveres dos funcionários.
- Treinamento e desenvolvimento: coordenar programas de treinamento e desenvolvimento, identificar necessidades de capacitação dos colaboradores e propor atividades para aprimorar suas habilidades e conhecimentos.
Essas são apenas algumas das funções e responsabilidades do departamento pessoal, que variam de acordo com a estrutura e necessidades de cada empresa.
3 Gestão de benefícios e remuneração dos funcionários
A gestão de benefícios e remuneração dos funcionários é uma parte essencial da gestão de departamento pessoal. Essa função envolve a administração de todos os elementos relacionados à remuneração e aos benefícios concedidos aos colaboradores de uma empresa.
A remuneração é o pagamento que os funcionários recebem pelos serviços prestados à empresa. Isso inclui o salário base, bônus, comissões e outros tipos de compensação financeira. A gestão da remuneração envolve o cálculo e o pagamento desses valores, além de garantir que estejam em conformidade com a legislação trabalhista e os acordos coletivos.
Já os benefícios são as vantagens adicionais oferecidas aos funcionários, além do salário. Isso pode incluir planos de saúde, planos odontológicos, auxílio-alimentação, vale-transporte, seguro de vida, entre outros. A gestão de benefícios envolve a escolha e a negociação desses benefícios com fornecedores, bem como a administração dos cadastros, pagamentos e manutenção dos planos (TAKEDA, 2009).
Além disso, a gestão de benefícios e remuneração também envolve a análise e o monitoramento do mercado em relação às práticas salariais e de benefícios. Isso é importante para garantir que a empresa esteja oferecendo uma remuneração e benefícios competitivos, atraindo e retendo talentos.
Outra responsabilidade da gestão de benefícios e remuneração é o atendimento aos funcionários. Isso inclui esclarecer dúvidas relacionadas à remuneração e benefícios, resolver problemas, tratar de reclamações e garantir que as políticas e procedimentos sejam seguidos.
Em resumo, de acordo com Press (2007) a gestão de benefícios e remuneração dos funcionários na gestão de departamento pessoal envolve o cálculo e pagamento da remuneração, administração dos benefícios oferecidos, análise de mercado, atendimento aos funcionários e garantia de conformidade com a legislação trabalhista.
4 Controle de jornada de trabalho e gestão do ponto
O controle de jornada de trabalho e a gestão do ponto são atividades fundamentais dentro da gestão de departamento pessoal. Essas práticas permitem que a empresa tenha controle sobre as horas trabalhadas pelos seus colaboradores, garantindo adequação à legislação trabalhista e evitando problemas jurídicos.
O controle de jornada de trabalho consiste em registrar e monitorar o horário de entrada e saída de cada funcionário. Existem diversas formas de realizar esse controle, como por meio de relógios de ponto, planilhas, sistemas eletrônicos ou até mesmo por meio de aplicativos de ponto no celular. A gestão do ponto, por sua vez, envolve a análise e o tratamento das informações registradas no controle de jornada. Isso inclui verificar a regularidade dos horários, calcular horas extras, descontar horas não trabalhadas, controlar atrasos e faltas, entre outros aspectos.
Além de garantir o cumprimento das obrigações legais, a correta gestão do ponto contribui para o controle de custos com pessoal, pois permite identificar e corrigir desperdícios de tempo e recursos. Também auxilia na gestão da produtividade dos colaboradores, possibilitando o acompanhamento do tempo gasto em atividades específicas e identificando possíveis gargalos ou gargalos de processos (CARVALHO 2019).
Um bom sistema de controle de jornada e gestão do ponto garante maior transparência nas relações de trabalho, tanto para os empregadores quanto para os colaboradores, e ajuda a evitar conflitos relacionados a horas extras, férias, banco de horas, entre outros.
Vale ressaltar que existem algumas leis trabalhistas que regulamentam a jornada de trabalho, como a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) e a Portaria 1510/2009 do Ministério do Trabalho e Emprego, que estabelecem os requisitos mínimos para o sistema de controle de ponto eletrônico.
Portanto, investir em um bom sistema de controle de jornada de trabalho e gestão do ponto é fundamental para uma gestão eficiente do departamento pessoal, garantindo o cumprimento das obrigações legais, melhorando a produtividade e contribuindo para um ambiente de trabalho mais organizado e transparente.
5 Gestão de eventos trabalhistas, como férias, licenças e afastamentos
A gestão de eventos trabalhistas relacionados a férias, licenças e afastamentos é de extrema importância na área de departamento pessoal. Esses eventos são regulamentados por leis específicas e devem ser acompanhados de perto pelas empresas para garantir o cumprimento das normas e a satisfação dos colaboradores, Oliveira (2017) aponta acerca do assunto:
“O gerenciamento de eventos trabalhistas no departamento pessoal é fundamental para evitar problemas jurídicos e garantir o cumprimento das obrigações legais. É necessário que as empresas tenham uma equipe capacitada para lidar com questões como admissões, demissões, férias, folha de pagamento, entre outros aspectos relacionados aos direitos trabalhistas. Um controle eficiente nessa área contribui para a segurança e tranquilidade dos colaboradores, além de promover a conformidade legal da organização.”
No caso das férias, a empresa deve realizar um planejamento adequado, considerando a necessidade do funcionário e também as demandas da empresa. É importante ter um controle eficiente das férias dos colaboradores, evitando que todos saiam ao mesmo tempo e deixem o departamento desfalcado.
Para conceder licenças, é necessário estar atento às situações previstas em lei, como licença maternidade, licença paternidade, licença médica, entre outras. É responsabilidade da empresa informar ao funcionário sobre os seus direitos e cumprir com os prazos e documentações necessárias para concessão das licenças.
Já os afastamentos por motivos de saúde ou acidentes de trabalho devem ser acompanhados de perto. É importante ter um controle dos afastamentos, registrar corretamente os atestados médicos e encaminhar a documentação necessária aos órgãos competentes, como a Previdência Social.
Além disso, é importante o departamento pessoal estar em constante atualização sobre as legislações trabalhistas, para garantir que todos os eventos sejam gerenciados corretamente. Uma boa gestão de eventos trabalhistas contribui para uma relação saudável entre empresa e colaboradores, evitando conflitos e garantindo um ambiente de trabalho harmonioso.
6 A importância da comunicação interna e do relacionamento interpessoal no departamento pessoal
A comunicação interna e o relacionamento interpessoal desempenham um papel fundamental no departamento pessoal de uma organização. Esses aspectos são cruciais para promover uma eficiente gestão de pessoas, bem como colaborar para um ambiente de trabalho saudável e produtivo.
Uma comunicação interna eficaz no departamento pessoal é essencial para o bom funcionamento das atividades administrativas. Conforme destacado por Chiavenato (2012, p. 156), “é através da comunicação interna que informações relevantes sobre processos de admissão, folha de pagamento e benefícios são transmitidas de maneira clara e precisa. Além disso, uma comunicação interna eficiente proporciona um ambiente de trabalho mais transparente e harmonioso, facilitando o relacionamento entre os colaboradores do departamento.”
Já o relacionamento interpessoal dentro do departamento pessoal é indispensável para o bom funcionamento das atividades diárias. Ao estabelecer e manter uma comunicação aberta, respeitosa e empática com os colaboradores, os profissionais do departamento pessoal promovem um ambiente de confiança e colaboração.
Isso é especialmente importante na resolução de conflitos, pois um bom relacionamento interpessoal permite um diálogo aberto e a busca de soluções conjuntas, evitando desgastes e impactos negativos nas relações profissionais.
Além disso, um relacionamento interpessoal saudável ajuda a construir uma cultura organizacional positiva, com equipes motivadas e engajadas. Os funcionários se sentem valorizados e ouvidos, o que resulta em maior produtividade e retenção de talentos.
Por fim, tanto a comunicação interna quanto o relacionamento interpessoal no departamento pessoal são cruciais para fortalecer a imagem da empresa junto aos colaboradores. Um bom tratamento e uma comunicação efetiva demonstram o cuidado e o interesse da organização pelo bem-estar de seus funcionários, construindo uma reputação positiva no mercado de trabalho.
Em resumo, a importância da comunicação interna e do relacionamento interpessoal no departamento pessoal reside na sua capacidade de promover a eficiência na gestão de pessoas, criar um ambiente de trabalho saudável e produtivo e fortalecer a cultura organizacional.
7 Gestão de conflitos e boas práticas para a gestão
O gerenciamento de conflitos, a resolução de problemas e a implementação de boas práticas são aspectos fundamentais para o departamento de pessoal. Essas ações contribuem para a harmonia no ambiente de trabalho, aumentam a produtividade e promovem um clima organizacional saudável. Abaixo, estão algumas orientações Segundo Robbins (2013), sobre como lidar com essas questões:
Gerenciamento de conflitos:
- Esteja aberto ao diálogo: crie um ambiente onde os colaboradores se sintam confortáveis em expressar suas opiniões e preocupações.
- Escute ativamente: dê atenção às questões levantadas pelos funcionários, demonstrando interesse e empatia.
- Busque a raiz do conflito: entenda a origem do problema para encontrar uma solução adequada.
- Mantenha a neutralidade: evite tomar partido em conflitos entre colaboradores e busque uma posição imparcial.
- Promova a comunicação assertiva: estimule os funcionários a se comunicarem de forma clara, objetiva e respeitosa para evitar malentendidos.
- Resolução de problemas:
- Identifique o problema: analise a situação e defina claramente qual é o problema a ser resolvido.
- Busque diferentes opções: incentive a colaboração dos funcionários e busque diferentes perspectivas para encontrar soluções criativas.
- Avalie os prós e contras: liste as vantagens e desvantagens de cada solução e analise sua viabilidade e impacto.
- Tome uma decisão: faça uma escolha com base na análise e no consenso dos envolvidos.
- Implemente e avalie: coloque a solução em prática e avalie seus resultados, fazendo ajustes se necessário.
Sendo assim, tem-se então que uma boa gestão de conflitos é essencial para o bom funcionamento de uma organização. É importante entender que conflitos são naturais e inevitáveis dentro dos ambientes de trabalho, mas é a forma como eles são abordados e resolvidos que faz a diferença. Através de boas práticas de gestão, como a escuta ativa, o respeito pela diversidade de opiniões e a busca de soluções colaborativas, é possível transformar conflitos em oportunidades de crescimento e melhorar o clima organizacional.
Boas práticas relacionadas aos colaboradores:
- Comunique com clareza: mantenha os colaboradores informados sobre políticas, procedimentos e mudanças relevantes.
- Reconheça e valorize: incentive o reconhecimento dos esforços e contribuições dos funcionários, promovendo um clima motivador.
- Ofereça oportunidades de desenvolvimento: invista no crescimento profissional dos colaboradores por meio de treinamentos e programas de capacitação.
- Mantenha uma cultura de respeito e diversidade: promova o respeito mútuo, a inclusão e a diversidade no ambiente de trabalho.
- Esteja disponível para feedback: crie um canal de comunicação aberta para que os colaboradores possam expressar suas opiniões e sugestões.
Implementar essas boas práticas e técnicas de gerenciamento pode ajudar a criar um ambiente de trabalho saudável, colaborativo e produtivo dentro do departamento pessoal. Isso contribui para o engajamento dos funcionários, reduz conflitos e melhora a eficiência das rotinas.
Conclusão
Em suma, a gestão de departamento pessoal e relações trabalhistas é uma área fundamental para o bom funcionamento de qualquer empresa. Através do gerenciamento eficiente das obrigações trabalhistas e da busca constante pela excelência nas relações entre empregador e empregado, é possível evitar problemas legais, promover um clima organizacional saudável e garantir a satisfação dos colaboradores.
Através de um departamento pessoal bem estruturado, é possível assegurar o cumprimento de todas as leis e normas trabalhistas, evitando possíveis passivos trabalhistas e prejuízos financeiros para a empresa. Além disso, um bom departamento pessoal também é responsável pelo controle do quadro de funcionários, pela organização das atividades de recrutamento e seleção, pela elaboração e administração dos contratos de trabalho, bem como pelo controle e pagamento de benefícios e remunerações.
Já nas relações trabalhistas, é essencial que a empresa adote uma postura ética e transparente, buscando sempre minimizar conflitos e promover a negociação e o diálogo entre empregados e empregadores. É importante que os colaboradores sejam ouvidos e tenham suas demandas e necessidades atendidas, dentro do possível, para garantir sua satisfação e motivação.
Nesse contexto, a gestão de departamento pessoal e relações trabalhistas exige profissionais capacitados e atualizados, que conheçam a legislação trabalhista e que estejam sempre atentos às mudanças e atualizações desse campo. Além disso, é fundamental que a empresa invista em tecnologia e sistemas integrados, que facilitem o gerenciamento das informações e processos relacionados aos colaboradores.
Em resumo, investir na gestão de departamento pessoal e relações trabalhistas é investir no capital humano da empresa. Ao garantir a conformidade legal, o bom ambiente de trabalho e a satisfação dos colaboradores, a empresa estará construindo uma equipe comprometida, motivada e produtiva, capaz de contribuir significativamente para o sucesso e crescimento do negócio. Portanto, essa área deve ser valorizada e bem estruturada dentro das organizações.
Referências bibliográficas
BROGIO, Raissa Cristiane da Silva; MELLO, Ricardo Bernardes de. A importância do profissional de departamento pessoal e a relação com a contabilidade da empresa. 2016. 10 f. Trabalho de Conclusão de Curso (Bacharelado em Administração de Empresas) – Centro Universitário do Sul de Minas, Varginha,2016.Disponívelem:http://repositorio.unis.edu.br, acesso em: 20 mai. 2023.
CARVALHO, Maria. Gestão eficiente através de sistemas de controle de ponto. Rio de Janeiro: Editora Atlas, 2019).
CHIAVENATO, I. Administração nos novos tempos. 2.ed. rev. atual. Rio de Janeiro: Campus, 2004.
CHIAVENATO, I. Princípios da Administração. O Essencial em teoria geral da administração. Rio de Janeiro: Campus, 2006.
CHIAVENATO, Idalberto. Administração de Recursos Humanos: Fundamentos Básicos. 9ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2012.
FOLGIARINI, Izabelli Piovesan; CASTRO, Marcelo Gonçalves de. Controle interno em um departamento pessoal: uma proposta de utilização em um escritório de contabilidade. 2020. 18 f. Trabalho de Conclusão de Curso (Bacharelado em Ciências Contábeis)Unicruz, Cruz Alta, 2020. Disponível em: https://home.unicruz.edu.br/wpcontent/uploads/2021/03/CONTROLE-INTERNO-EMDEPARTAMENTO-PESSOALUMA.pdf. Acesso em: 20 mai. 2023.
OLIVEIRA, Carlos Alberto Costa; SIMÕES, Luis Henrique. Manual de gestão de pessoas e do departamento pessoal. São Paulo: Atlas, 2017.
PRESS, H. B. S. Mantendo os talentos da sua empresa. Rio de Janeiro: Elsevier, 2007.
ROBBINS, S. P., & Judge, T. A. (2013). Comportamento organizacional (15ª ed.).São Paulo: Pearson Prentice Hall.
SANTOS, Elisabete Adami Pereira dos; CRUZ, Myrt Thânia de Souza (orgs). Gestão de Pessoas do século XXI: desafios e tendências além de modismos. São Paulo: Tiki Books, 2019.
TAKEDA, R. Retenção de Talentos: um estudo de caso na Softplan/Poligraph. Trabalho de Conclusão de Estágio (Graduação em Administração). Curso de Administração, Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, 2009.
Trabalho De Conclusão De Curso Apresentado Como Requisito Parcial À Obtenção Do Título De Mba Em Gestão De Departamento Pessoal E Relações Trabalhistas.