PURCHASING MANAGEMENT AND LOGISTICS PROCESS APPROACHES: A COMPREHENSIVE PERSPECTIVE
REGISTRO DOI: 10.5281/zenodo.8179446
Wilson de Souza Vieira Junior 1
Sistina Pereira Souto2
Luciana Oliveira do Valle Carminé3
Resumo
O artigo em questão discute a gestão e as abordagens de compras no processo logístico. Seu objetivo principal é destacar a importância da gestão de compras e suas abordagens nesse processo. Os objetivos específicos são os seguintes: definir as abordagens da gestão de compras no contexto logístico, demonstrar a aplicação da gestão de compras e suas abordagens no processo logístico, e enfatizar a importância dessa gestão no processo logístico. A metodologia utilizada constitui em uma pesquisa bibliográfica, sendo os dados científicos obtidos por meio de referências de sites, revistas, plataformas universitárias e livros acadêmicos. Durante a pesquisa, foram analisados artigos publicados no período de 2017 a 2022. Como resultado, foi observado que a gestão desempenha um papel essencial ao utilizar a previsão de demanda como uma ferramenta para otimizar os níveis consistentes de estoque e manter um controle da demanda. Ao trabalhar em estreita colaboração com fabricantes ou fornecedores e considerar os volumes de pedidos previstos, é possível minimizar o risco de atrasos no recebimento de estoque e atendimento à demanda.
Palavras-chave: Gestão de compras. Fornecedores. Suprimentos. Processo logístico.
1. INTRODUÇÃO
O artigo em questão concentra-se na gestão de compras e suas abordagens no processo logístico. No entanto, é importante ressaltar que a gestão dentro das organizações tem recebido pouca atenção como área de estudo e foco ao longo da História.
Conforme enfatizado por Burbridge (2017),
“isso não ocorre porque a gestão de compras seja de pouca importância, pelo contrário. Em empresas industriais, em média, 50% dos custos são provenientes de compras ou contratações, o que implica uma responsabilidade direta na geração de valor econômico”.
A construção da competitividade em uma organização vai além das ações internas, pois depende cada vez mais dos resultados dos controles de coordenação e dos processos de negócios adotados em suas cadeias de suprimentos. De acordo com Gomes & Ribeiro (2020), a evolução da função de logística e o crescimento da gestão das cadeias de suprimentos têm se tornado elementos de importância significativos na estrutura organizacional e na formulação de estratégias empresariais.
Na indústria, a atividade de compras é um papel crucial para adquirir materiais, componentes, acessórios ou serviços. Conforme salientado por Bertaglia (2017), os profissionais da área devem possuir uma visão abrangente de negócios e tecnologia. Hoje em dia, devido aos avanços tecnológicos, o comprador desempenha um papel mais estratégico nas organizações, envolvendo um analista de suprimentos e negociador, em vez de ser apenas um operador de transações responsável por fazer pedidos e monitorá-los.
Processualmente, a gestão de compras pode ser compreendida em duas vertentes principais: os processos chaves e os processos de suporte. Os processos-chave referem-se à aquisição de bens e contratação de serviços necessários para a operação das empresas ou organizações. Segundo a visão de Burbridge (2017), a importância da gestão de compras no contexto organizacional reside no seu potencial de maximizar o valor econômico, considerando uma quantidade significativa de recursos financeiros destinados às compras e contratações de serviços realizados pelas organizações.
O objetivo principal deste artigo é enfatizar a gestão de compras e suas abordagens no contexto do processo logístico. Em termos específicos, busca-se conceituar as diferentes abordagens de gestão de compras aplicadas nesse processo, demostrar de forma concreta como a gestão de compras é realizada e como suas abordagens são aplicadas ao longo do processo logístico.
2.FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
2.1 Conceito de Logística
Segundo Paoleschi & Castiglioni (2017), o conceito de logística tradicional inclui o processo de planejamento, implementação e controle do fluxo e armazenamento de materiais e produtos das fábricas aos clientes finais, a fim de atender às necessidades dos consumidores.
Ainda no que se refere ao conceito de logística, Christopher (2019), em seu livro Logística e Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos, a define como:
Logística é o processo de gestão estratégica da aquisição, movimentação e armazenagem de materiais, peças e estoques finais (e os fluxos de informação relacionados) por meio da organização e seus canais de comercialização, de tal forma que as rentabilidades atual e futura sejam maximizadas através da execução de pedidos, visando ao custo-benefício. (CHRISTOPHER, 2019, n. p.)
Neste contexto, a logística é de grande importância para o mercado comercial, tanto que, atualmente, há uma grande ênfase na logística como um fator determinante para o sucesso ou fracasso das empresas.
Visto que os consumidores estão cada vez mais exigindo qualidade, prazos de entrega e disponibilidade de produtos, os conceitos de logística passaram por vários refinamentos a fim de acomodar essa nova demanda. Sendo assim, a evolução na adaptação das diversas áreas da logística, levou ao desenvolvimento do conceito de logística integrada, a qual nasceu para fazer frente à evolução do mercado, levando em conta que as mudanças na demanda e o surgimento de concorrentes obrigaram as empresas a buscarem maneiras de otimizar suas operações, acelerarem os processos e minimizarem custos (FERNANDES, 2022)
Segundo MECALUX (2021), pode-se dizer que a logística integrada operacionaliza de forma integradora, oferecendo as seguintes vantagens: mais rapidez, proporcionando uma resposta mais rápida das empresas às necessidades do cliente; competitividade empresarial, possibilitando a expansão e a exploração de novos mercados com sucesso; custos mais baixos; flexibilidade, com uma melhor adaptação da empresa ao ambiente em que está inserida; gestão eficiente de estoque, contribuindo para o compartilhamento de informações entre os departamentos, o que facilita o gerenciamento de mercadorias.
2.2 Cadeia de Suprimentos
Nos dias atuais, as instituições empresariais têm por principal objetivo diminuir os custos e aumentar de forma qualitativa a eficiência no atendimento ao cliente. Um fator essencial para que essa premissa aconteça é a gestão na cadeia de suprimentos (Supply Chain Management).
Cadeia de suprimentos, também conhecida como Supply Chain, refere-se a uma série de atividades que envolvem a produção, armazenamento, transporte e serviço pós-venda de produtos desde o local de origem até o local de consumo. Uma cadeia de suprimentos bem estruturada é aquela em que a comunicação entre os departamentos de uma empresa ocorre de forma clara e objetiva, o consumo de recursos ocorre de forma sustentável e a meta é sempre a satisfação do cliente (BUTTA, 2022)
Figura 1 – Gestão da cadeia de suprimentos
Fonte: Callefi, Barbosa e Ramos (2018)
Gerenciar a cadeia de suprimentos de forma integrada significa manter um fluxo contínuo de informações corretas em tempo real e permitir ajustes para atender às mudanças na demanda para criar um melhor fluxo de produtos (CASTRO, 2022)
A gestão da cadeia de suprimentos pode ser definida como uma gestão ativa com atividades que maximizam o valor do cliente e ganham vantagem competitiva defensável, e entre essas atividades podemos incluir empresas que compõem uma cadeia de abastecimento, que visam desenvolver atividades e administram seus relacionamentos com eficácia, considerando que esse processo envolve desde a aquisição de materiais e insumos, até o desenvolvimento de produtos e processos produtivos e logísticos (CASTRO, 2022)
2.3 Setor de Compras e suas funções
Decorrente das mudanças ocorridas nas organizações, a função compras não é mais vista como uma atividade rotineira e sim como parte do processo de logística das empresas. A primeira função do setor de compras é garantir o suprimento de materiais, atendendo sempre às necessidades do cliente no momento adequado e na quantidade necessária.
A gestão de compras engloba a integração de estratégia, processos e estruturas organizacionais que estabelecem relacionamentos com fornecedores de forma a gerar valor para a organização. É importante observar que a gestão de compras está inserida no contexto mais amplo da gestão da cadeia de suprimentos, que, por sua vez, faz parte da cadeia de valor. De acordo com Burbridge (2017), o relacionamento com fornecedores é um elemento crucial nesse processo. No entanto, a gestão de compras também possui elementos estratégicos específicos que contribuem para criação de valor do negócio.
É fundamental que o departamento de compras realize suas funções de forma eficiente, pois somente assim a empresa consegue ter sua demanda por matérias-primas, materiais, insumos e serviços atendida na quantidade correta, com armazenamento adequado e abastecimento contínuo com quantidade e qualidade dos produtos comprados. Por esse motivo, o departamento de compras deve realizar previsões sobre os suprimentos necessários, recebendo informações precisas sobre quantidade, qualidade e prazo das operações produtivas da empresa (DIAS, 2022).
A gestão de compras desempenha um papel fundamental tanto no processo-chave de compras quanto nos processos de suporte. É importante destacar que as responsabilidades dos gestores de compras estão inseridas em um escopo mais abrangente, que é a gestão da cadeia de suprimentos. Uma gestão de compras eficiente pode trazer maior agilidade nas operações efetuadas pelas organizações e a qualidade crescente das aquisições, o que para a empresa é um diferencial altamente competitivo e positivo. A figura 2 apresenta o processo de compras de forma ilustrativa.
Figura 2 – Processo de compras
Fonte: Burbridge (2017)
Conforme apresentado na figura 2, é evidente que a gestão de compras está intrinsicamente ligada a cadeia de suprimentos. Essa estrutura organizacional pode estar sob responsabilidade de diferentes áreas, como a gestão de operações, a área financeira ou, cada vez mais frequente, até mesmo a presidência. Isso ressalta a importância estratégica da gestão de compras e sua integração com as demais áreas da organização para garantir um fluxo eficiente de suprimentos e agregar valor à cadeia de suprimentos como um todo.
Importante destacar que a equipe de compras deve sempre apresentar uma conduta baseada na ética e na moral nos negócios, pois isso manterá a imagem honesta dos profissionais e da empresa, além disso, devem seguir determinados limites, valores e princípios que não prejudiquem os relacionamentos da empresa com os fornecedores nem gerem desvantagens à empresa. Além disso, a equipe de compras deve atuar de forma justa e honesta nos contratos com fornecedores, mantendo o sigilo das negociações com os fornecedores, visando não apenas fechar negócios que sejam financeiramente melhores, mas também prezando pela honestidade entre comprador e fornecedor, de maneira a garantir as melhores condições para a empresa, assim como a aquisição de produtos de qualidade com os melhores preços (DIAS, 2022).
A seleção adequada de fornecedores é um dos principais fatores que influenciam o bom gerenciamento da cadeia de suprimentos, sendo uma das principais etapas desse processo. Esta etapa deve ser realizada de forma prioritária para atender às necessidades da empresa e, quando bem desenvolvida, gerar vantagem competitiva sobre os concorrentes, através da criação de parcerias rentáveis para a organização, não somente em termos financeiros, mas também levando em consideração aqueles que apresentam a melhor estrutura para atender adequadamente às suas demandas e que estejam de acordo com as políticas de fornecimento. (BEN-DAYA, HASSINI & BAHROUN, 2017).
Devido a esses fatores, a aplicação de uma política de seleção de fornecedores pode se tornar um problema devido à grande variedade de fatores e aos diferentes critérios qualitativos e quantitativos, tornando o processo algo complexo e difícil, sendo considerado um grande desafio para as companhias.
Quando uma organização busca melhoras seus fornecedores, ela procura por parcerias estratégicas que atendam às suas necessidades em curto, médio e logo prazo. Essa busca envolver a avaliação criteriosa dos fornecedores, levando em consideração aspectos, como qualidade, confiabilidade, preço e capacidade de inovação. Sendo assim, a tomada de decisão estratégica por meio da definição de métodos e modelos com o intuito de analisar e medir o desempenho de um conjunto de fornecedores e agregar valor ao produto final em prol da competitividade no mercado torna-se uma boa opção para as empresas que lidam com tal desafio. De acordo com Lima, Leão & Lima (2017) tanto o planejamento das atividades quanto a seleção dos parceiros envolvidos no processo necessita de uma avaliação dos custos operacionais para que sejam significativos e, portanto, possam se alinhar às estratégias da empresa e auxiliar na tomada de decisões.
Santos et al. (2021) afirmam que o setor de compras de uma empresa deixou de ser apenas um departamento automático para se tornar essencial à saúde das organizações, de forma a desenhar o escopo financeiro e criar soluções para o futuro da empresa.
Compras e estoque de segurança
A gestão de estoque pode ser compreendida como o entendimento da realidade do negócio e tomar decisões que equilibrem a demanda atual com a futura, enquanto mantém os custos gerais e operacionais em níveis mínimos (CARDOSO et al, 2020).
Em um estoque cada item possui seu grau de importância e impacto para a empresa. De acordo com Slack, Brandon-Jones & Johnston (2018) alguns itens podem ter uma rotatividade muito alta, assim, caso esgotassem, muitos clientes poderiam ficar desapontados. Outros itens, por serem de valor mais alto, seriam particularmente mais caros para manter em grande quantidade no estoque.
A previsão de demanda define quais produtos, quando e o quanto serão comprados ou utilizados pelos clientes (DIAS, 2019). A previsão de demanda é considerada um processo adequado para encontrar informações sobre o valor de vendas futuras de um produto ou conjunto de produtos, e, se possível, deverá também fornecer informações sobre a qualidade e a localização de produtos futuros.
Fornecer aos setores os materiais necessários não envolve apenas solicitá-los quando eles acabarem. O departamento de compras precisa se organizar para ter tempo suficiente para negociar, comprar e receber com prazos de entregas menores, preços mais baixos e prazos de pagamento mais longos.
Silva et al. (2018) demonstra algumas estratégias que entram em jogo no processo de planejamento de demanda, onde o planejamento deve ser feito de forma conjunta entre todos os departamentos da empresa, resultando em maior confiança. Algumas dessas estratégias são treinar a equipe para que ela esteja mais preparada para executar e entender o plano, e também ter um banco de dados alinhado com os objetivos gerais e informações reais para não perder a confiança no processo.
2.4 Análise estratégica na gestão de compras
A gestão de compras é responsável por adquirir matérias-primas de acordo com a política estabelecida pela empresa, levando em consideração aspecto como custo, qualidade e prazo. Essa atividade estratégica envolve cálculos relacionados a despesas, avaliação de custos e análise das instalações.
As orientações da gestão de compras são determinadas pelo perfil e habilidade do gestor, que utiliza ferramentas e tecnologia para tomada de decisões. De acordo com Farias (2019), o gestor é responsável por administrar o setor, planejar as aquisições, gerenciar o estoque e emitir pedidos aos fornecedores. Essas atividades são cruciais para garantir um processo de compras eficiente. O gestor utiliza informações relevantes para tomada de decisões estratégicas, buscando otimizar custos e suprir as necessidades da organização. A gestão de compras desempenha um papel fundamental na eficiência operacional e financeira da empresa.
O gestor de compras desempenha um papel importante na gestão da eficiência das aquisições. Ele é responsável por planejar e realizar os pedidos no tempo adequado, garantindo a quantidade necessária desses produtos. Além disso, o gestor também desempenha um papel importante no relacionamento com os fornecedores, buscando desenvolver parcerias sólidas. Segundo Farias (2019), é responsabilidade do gestor de compras assegurar que as aquisições sejam feitas de forma estratégica, atendendo às necessidades da organização e contribuindo para o seu sucesso.
Para que a gestão de compras seja bem-sucedida, deve ser priorizado o planejamento da demanda, a fim de se obter maior confiabilidade nos resultados de seus processos, além de prever e calcular as decisões a serem tomadas, tornando as decisões mais seguras. Segundo Da Silva (2020), a previsão de demanda é considerada uma necessidade em processos de gestão na cadeia de suprimentos, desde a aquisição da matéria-prima até a chegada do produto ao cliente final. O planejamento de demanda implementado de forma inadequada pode levar a problemas, incluindo perdas tangíveis e intangíveis devido à falta de produto.
Nas cadeias de suprimentos, a previsão de demanda traz benefícios e a melhoria de todas as etapas envolvidas na cadeia, pois quando a demanda é ignorada erroneamente, na falta de produto ou insumo, conforme o processo de que estamos falando, gera filas na linha de produção. Por outro lado, um aumento na demanda sem demanda adequada pode levar a superprodução, aumento de estoques e custos desnecessariamente elevados (DA SILVA, 2020).
3.MATERIAS E MÉTODOS
Neste estudo, foi adotado o método de pesquisa bibliográfica para explorar os principais tópicos relacionados a gestão de compras e suas abordagens no processo logístico. A pesquisa bibliográfica envolve a análise de fontes, como livros, artigos científicos, ensaios críticos, dicionários, enciclopédia, jornais, revistas, resenhas e resumos. De acordo com Lakatos & Marconi (2017), esse método é uma forma de produção científica que se baseia em textos para obter informações, embasar argumentações e desenvolver o conhecimento sobre um determinado tema.
Para a realização da pesquisa foram utilizadas as bases de dados disponíveis nas plataformas de pesquisa SciELO (Cientificar Eletronic Library online) e Google acadêmico em busca de artigos com informações relevantes acerca do tema abordado. Para a busca de documentos nas bases de dados foram utilizados descritores, como “logística”, “cadeia de suprimentos”, “gestão de compras” e “gestão de compras e logística” no campo de busca geral e nos campos de busca avançada em cada uma das bases acessadas. A seleção dos artigos seguiu critérios de relevância e atualidade, abrangendo um período de análise que vai de 2017 a 2022. A abordagem foi focada nos objetivos do estudo, buscando informações que contribuíssem para o desenvolvimento e embasamento da pesquisa. Foram considerados artigos em português, a fim de promover uma análise mais aprofundada e contextualizada. A classificação dos artigos por assuntos facilitou a organização e estruturação da pesquisa.
4.CONSIDERAÇOES FINAIS
A gestão da logística desempenha um papel essencial no sucesso de um negócio, assegurando a eficiência do transporte, entrega e gerenciamento da cadeia de suprimentos. Para empresas que buscam se destacar no mercado, aprimorar a gestão logística é fundamental para aumentar a eficiência operacional e a produtividade. É por meio de uma gestão de logística eficiente que as empresas podem otimizar processos, reduzir custos, melhorar o atendimento ao cliente e se adaptar às mudanças do mercado. Portanto, investir na melhoria contínua da gestão logística é uma estratégia essencial para o sucesso e a competitividade no mundo dos negócios.
Figura 3 – Logística e Gestão de Compras
Fonte: Elaborado pelos autores (2023)
Em um ambiente empresarial em constante mudança, o planejamento logístico desempenha um papel importante na minimização dos riscos e na capacidade das empresas se anteciparem e se adaptarem a essas mudanças. As cadeias de suprimentos são dinâmicas e estão sujeitas a flutuações, levando muitas empresas a desenvolverem estratégias logísticas específicas para diferentes linhas de produtos, regiões geográficas ou segmentos de clientes. Essas estratégias permitem que as empresas se ajustem às mudanças no mercado que afetam determinadas regiões ou setores, ao mesmo tempo em que mantêm a eficiência em outros aspectos da cadeia de suprimentos. Dessa forma, o planejamento logístico desempenha um papel fundamental na adaptação e no sucesso contínuo das empresas em ambientes de constante transformação.
A logística de compras abrange o processo de suprir o estoque necessário para atender a demanda, englobando tanto matérias-primas para a fabricação de produtos personalizados ou vendas para outras empresas, quanto produtos acabados, prontos para serem comercializados diretamente ao consumidor final. A gestão de compras desempenha um papel crucial ao utilizar a previsão de demanda como uma ferramenta para otimizar os níveis de estoque e garantir o atendimento constante da demanda. Trabalhar em estreita colaboração com fabricantes e fornecedores, com base nos volumes dos pedidos esperados, ajuda a minimizar o risco de não receber estoques suficiente dentro do prazo necessário para atender a demanda. Dessa forma, uma gestão eficiente de compras é essencial para garantir os suprimentos adequados e o cumprimento das necessidades dos clientes.
A gestão de compras desempenha um papel crucial na cadeia de suprimentos, focando principalmente nas atividades que ocorrem após a compra, como o recebimento de estoque e a otimização da cadeia de suprimentos. Neste sentido, o uso do software de gerenciamento de logística é uma ferramenta valiosa para as empresas, permitindo tomar decisões informadas sobre roteamento e remessa, reduzir custos, proteger investimentos e rastrear o movimento de mercadorias. Além disso, esses softwares podem automatizar processos, como a seleção de remetentes com base em flutuações de taxas ou contratos, inserção automática de transações contábeis, solicitação de coletas de remetentes, registro de recibos e assinaturas, bem como auxiliar no controle de estoque e outras funções relevantes. Essas ferramentas contribuem para a eficiência e aprimoramento das operações logísticas, garantindo uma gestão mais eficaz da cadeia de suprimentos.
REFERÊNCIAS
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1Graduando de Pós-Graduação em Gestão Estratégica da Logística pelo Centro Universitário FAMETRO.
E-mail: juniorwilson32@gmail.com
2Coorientadora: Professora Sistina Pereira Souto, Especialista em Docência do Ensino Superior. E-mail: sistinasouto@gmail.com ORCID: https://orcid.org/0009-0006-7857-9296
3Orientadora: Professora do Centro Universitário FAMETRO e Mestre em Engenharia de Produção. E-mail: lucianadovalle@hotmail.com ORCID: https://orcid.org/0009-0008-3525-8278