GESTÃO DA QUALIDADE E O APRIMORAMENTO DO CONTROLE DE ESTOQUE NO DEPARTAMENTO ESTADUAL DE TRÂNSITO/ DETRAN/RS.

REGISTRO DOI: 10.5281/zenodo.10201812

LOPES, Carlos Alexandre Dias¹

RESUMO:

Este trabalho apresenta uma análise de como é feita a gestão de estoques de provas teóricas no Departamento Estadual de Trânsito do Rio Grande do Sul (DETRAN RS) e teve como objetivo analisar como a gestão da qualidade enquanto ferramenta da administração pode aprimorar o controle estoque de provas impressas do Detran/RS. Para isso foi feito acompanhamento de todo processo durante 10 semanas observando a quantidade de provas enviadas e devolvidas de cada tipo: reciclagem, renovação ou primeira habilitação e Acc, criando com os dados obtidos uma tabela comparativa entre estas semanas do período observado. A análise dos dados nos fez concluir que são enviadas provas em excesso sendo utilizadas em média 48% das provas de primeira habilitação, 28 % de reciclagem,8% de renovação e 2% de Acc das provas que são enviadas semanalmente. Após esta conclusão foram propostas possíveis soluções para o problema procurando tornar a gestão de estoque de provas do DETRAN RS mais eficientes.

PALAVRAS-CHAVE: Estoques; Provas; Gestão da qualidade, Análise; DETRAN

1. INTRODUÇÃO

O presente artigo tem como tema gestão da qualidade e o aprimoramento do controle de estoque, apresentando como a gestão da qualidade pode auxiliar no controle de estoques,tendo como delimitação a gestão da qualidade enquanto uma ferramenta da Administração, para o aprimoramento do controle de estoque no setor de provas impressas do Departamento Estadual de Trânsito do Rio Grande do Sul- Detran/RS, no qual possui como problema de pesquisa o seguinte questionamento: Como a gestão da qualidade, enquanto uma ferramenta da Administração, pode aprimorar o controle de estoque do setor de provas impressas do Departamento Estadual de Trânsito do Rio Grande do Sul- Detran/ RS?

A gestão da qualidade tem sido muito importante há vários anos para as empresas pois quando se tem uma gestão eficiente a empresa se torna mais competitiva no mercado. Desta forma o objetivo geral é Analisar como a gestão da qualidade, enquanto uma ferramenta da Administração, pode aprimorar o controle de estoque do setor de provas impressas do Detran/RS, seguindo os objetivos específicos: Identificar vantagens oriundas da gestão da qualidade para a administração, diagnosticar como a gestão da qualidade se faz útil para o controle de estoque em diferentes organizações no Brasil, descrever como ocorre controle de estoque do setor de provas impressas do Detran/RS e propor possíveis intervenções para melhorar a gestão do controle de estoque do setor de provas impressas do Detran/RS

No Rio Grande do Sul, segundo dados estatísticos do Departamento estadual de Trânsito (DETRAN), são realizados cerca de 20 mil exames teóricos ao mês entre renovação, autorização para conduzir ciclomotores (ACC), reciclagem de infratores e primeira habilitação e destes, 56%,(cerca de 11.200 mil exames) são feitos na modalidade impressa. (DETRAN, 2017). Para aplicação destes exames impressos a Autarquia conta com um quadro de 180 examinadores que são responsáveis pela aplicação de exames em quase todas as cidades do estado, nos Centros de Formação de Condutores (CFC) e com a Unidade de estoques de Provas onde é feito o armazenamento, controle e distribuição das provas impressas.

Neste estudo será identificado o funcionamento do estoque de provas do DETRAN-RS analisadas as entradas e saídas, de material, os períodos sazonais, (por que eles acontecem), a demanda mensal, semanal, quais os métodos de recebimento, controle, de armazenagem e entrega e a possibilidade de adequação dos conceitos de gestão da qualidade.

2. REFERENCIAL TEÓRICO

Entre os diferentes conceitos, aqui se entende a gestão da qualidade como uma forma de gerência onde seu foco reside na qualidade da produção de produtos e serviços em todas as organizações (DEMING, 1990). Assim, a qualidade de um produto/serviço poderá ser avaliada quando ela atender com satisfatoriedade às necessidades particulares dos clientes. Importante destacar que além de ser uma definição individual, o conceito “gestão da qualidade” modificou-se ao longo dos anos, uma vez que a competitividade do mercado possibilitou que os clientes se tornasse cada vez mais rigorosos (BRAVO, 2010).

Nesse sentido, a presente trabalho irá abordar o conceito, o avanço histórico e os principais princípios da gestão da qualidade.

2.1 CONCEITO E ERAS DA GESTÃO DA QUALIDADE

O termo qualidade está em voga e é frequente em diferentes trabalhos acadêmicos. Segundo Paladini e Carvalho (2012), nunca se falou tanto em qualidade quanto nos últimos anos. Uma das explicações para tal fato reside no avanço permanente da tecnologia, pois cria-se uma constante troca de informações e, cada vez mais, os consumidores estão mais bem informados e seletivos na busca de produtos e/ou serviços de qualidade.

Não há um parâmetro para qualificar o que é “a qualidade” pois, embora ela seja algo do conhecimento de todos, cada indivíduo terá sua percepção do que para a sua necessidade, apresentou-se com mais ou menos qualidade. As pessoas são diferentes, tem variadas preferencias, vivem em diferentes contextos e, portanto, não têm necessidades iguais, logo o conceito de qualidade irá ser influenciado por esses condicionantes e particular para cada sujeito (BRAVO,2010).

Conforme exposto, embora não haja um conceito do que é qualidade, autores como Deming (1990), Crosby (1990) e Juran (2009) a entendem a partir de um rol de princípios que irão se mostrar mais ou menos adequados dependendo de cada organização. Por isso, apesar de não haver uma definição única do seu significado, há determinadas dimensões que buscam caracterizar os produtos e serviços.

Evangelista (2000) traz como essa dimensões, a qualidade intrínseca (reside no fato de o produto ou serviço cumprir com o objetivo ao qual ele se destina); custo (adequação do valor, o chamado “preço justo” com o que o produto/serviço oferece); atendimento (relaciona-se a fatores como local, prazo e quantidade para balizar a excelência do produto/serviço); moral e segurança (obrigação da organização se responsabilizar pela segurança tanto dos clientes, quanto de seus funcionários) e ética ( conjunto de valores que devem nortear todas as situações).

Embora a preocupação com a qualidade não seja algo novo, ela se deu de maneiras diferentes ao longo da história. Convencionou-se, então, sistematizar a evolução da gestão da qualidade em 3 eras, que são a Era da Inspeção, do Controle Estatístico e A Gestão da Qualidade Total- GQT. De acordo com Garvin (2002), elas se caracterizam por:

a) Na Era da inspeção os consumidores, por meio da inspeção, buscavam a qualidade dos produtos e serviços avaliando os possíveis defeitos do que desejavam adquirir. Ou seja, em tal Era, o controle da qualidade originava-se de uma iniciativa individual do consumidor que tomava por base para essa verificação critérios visuais, tácitos e empíricos do que gostaria de avaliar.

b) Com o aparecimento da produção em massa, refinam-se as formas de inspecionar e verificar qualidade. Contrata-se, então, a Era do controle estatístico, na qual surgem e se refinam as técnicas de amostragem e verificação da qualidade por meio de procedimentos estatísticos. Na presente Era, surgem os sistemas da qualidade e os setores de controle de qualidade.

c) A Gestão da Qualidade Total (GQT) é a terceira Era da presente classificação e é marcada pela mudança do foco na verificação do produto e/ou serviço para todo o sistema da qualidade. Ou seja, se deixou de testar a qualidade como um aspecto do produto (tal como na era da inspeção) e se passou a entende-la como um resultado de todos os processos da organização.

No próximo parágrafo, será apresentado os princípios básicos da gestão da qualidade e na sequência o conceito de estoque, suas formas de gestão assim como os cuidados necessários.

2.2 PRINCÍPIOS BÁSICOS DA GESTÃO DA QUALIDADE

Ao longo do tempo se buscou maior domínio e compreensão da organização da produção e do desejo dos clientes. Se antigamente as formas de organização do trabalho estavam voltadas apenas para a produção e na relação da tarefa com o funcionário, com o passar do tempo passaram a perceber que o cliente deve receber uma atenção especial nesse contexto (PALADINI e CARVALHO, 2012).

Para tal, os primeiros estudos que priorizam o enfoque no cliente (e não somente nas formas de produção) identificaram que esses buscavam nos produtos e serviços, entre outros atributos o menor preço possível com a melhor qualidade disponível para o que pudessem arcar com os custos (EVANGELISTA ,2000)

Nos últimos anos, contudo, para autores como Paladini e Carvalho (2012) a competitividade do mercado faz com que os clientes busquem, ainda, a diferenciação, por meio de serviços e produtos agregados e, ainda, que atendam necessidades individuais.

Assim, a gestão da qualidade passa a ser uma busca constante e indispensável para qualquer organização que queira estar apta no atual contexto econômico e social. Importante mencionar que a gestão da qualidade tem como uma de suas bases a influência do Volvismo. Esse, por sua vez, baseia-se no modelo sueco de gestão que se caracteriza por grau de informatização dos processos e por incentivar o desenvolvimento de funcionários criativos e multifuncionais (DEMING, 1990).

Contudo, importante pontuar que a gestão da qualidade, vai muito além da compreensão do Volvismo e é balizada por princípios básicos que, de acordo com Deming (1990) são eles: busca pela melhoria contínua; identificação e eliminação de erros; foco nos diferentes processos; conhecimento das necessidades dos clientes internos e externos; trabalho realizado com cooperação entre as partes; cultura de aprendizagem; mensurar resultados por meio de métodos e técnicas estatísticas.

Como o presente trabalho fala sobre gestão da qualidade como ferramenta para aprimorar a gestão de estoques, cabe ainda conceituar estoques, custos de estoques e gestão de estoques

2.3 O CONCEITO DE GESTÃO DE ESTOQUE

Estoques são materiais guardados em local determinado para suprir uma necessidade futura. Viana (2012, p.47) define estoques como:

a) materiais, mercadorias ou produtos acumulados para utilização posterior, de modo a permitir o atendimento regular das necessidades dos usuários para a continuidade das atividades da empresa, sendo o estoque gerado conseqüentemente, pela impossibilidade, pela impossibilidade de prever a demanda com exatidão;
b) reserva para ser utilizada em tempo oportuno.

Da mesma forma os estoques podem ser classificados como: de matéria-prima, de produtos em processo, de produtos acabados e estoques de distribuição. A matéria-prima é material que ainda não passou pelo processo de transformação, os produtos em processo são produtos que já passaram por etapas de produção, mas ainda não estão acabados, já os produtos acabados são os produtos que já passaram pelo processo de produção e estão prontos para serem vendidos ou armazenados e os estoques de distribuição são produtos armazenados prontos para serem distribuídos. Devido à importância dos estoques em todos os processos do ciclo produtivo, eles devem ter uma gestão eficiente (ARNOLD, 2012)

Já quanto aos custos associados a estoque citados na literatura tem-se; custo de pedir, custo de manter estoques, custo total e custo de falta de estoques. O custo de pedir é o custo gastos com funções administrativas e burocráticas de fazer o pedido, já o custo de manter estão associados todos os custos necessários para manter certa quantidade de mercadorias por um período. São geralmente definidos em termos monetários por unidade e por período (DIAS,2010).

Para alcançar os objetivos e reduzir os custos de estoques é necessário fazer a previsão de estoques, pois os estoques são influenciados pela demanda ou consumo do mercado, que pode ser dividido em: consumo regular, consumo por tendência e consumo sazonal. O é o consumo normal durante o ano com pequenas oscilações, o pode ser crescente ou decrescente.

2.4 A GESTÃO DE ESTOQUES:VANTAGENS E CUIDADOS

Entende-se por gestão de estoques o controle racional de compras conforme as necessidades da empresa, o controle de entrada e saída e a previsão de demanda. A gestão de estoques tem sido importante para que as empresas possam reduzir custos e se tornar mais competitivas frente ao mercado (DIAS, 2012).

O conceito de gestão de estoques surgiu da função de compras que compreenderam a importância de integrar o fluxo de matérias e as suas funções de suporte, tanto por meio do negócio, como por meio do fornecimento aos clientes imediatos. Isso inclui a função de compras, de acompanhamento, gestão de armazenagem, planejamento e controle de produção e gestão de distribuição física. O objetivo da gestão de estoques é minimizar o capital investido em estoques, pois ele é caro e aumenta continuamente (POZO, 2010).

O que se observa é que onde não há um controle de estoque eficiente acontecem diversos problemas como: falta de materiais, produtos mais antigos ficando em estoque enquanto deveriam ser os primeiros a serem despachados, envio de produtos a mais do que realmente é necessário para prestação do serviço, além de muitos produtos parados (ARNOLD, 2012).

Dias (2010, p.13) explica detalhadamente como deve ser feito um adequado controle e gestão de estoques. De acordo com o autor:

a) determinar “o que” deve permanecer em estoque
b) determinar “quando” se deve reabastecer os estoques:periodicidade;
c) determinar “quanto” de estoques será necessário para um período pre determinado: quantidade de compra;
d) acionar o departamento de compras para executar aquisição de estoque: solicitação de compras
e) receber, armazenar e guardar os materias estocados de acordo com as necessidades;
f) controlar os estoques em termos de quantidade e valor; fornecer informações sobre a posição de estoques
g) manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos materiais
h) identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.

Considerando os estudos e a importância da gestão de estoques ,no próximo item será abordado a gestão da qualidade enquanto uma ferramenta para o controle de estoques e na sequência como a gestão da qualidade está sendo utilizada em diferentes organizações do Brasil.

2.5 A GESTÃO DA QUALIDADE ENQUANTO FERRAMENTA PARA O CONTROLE DE ESTOQUES

A concepção de se o controle de estoque eficaz é indispensável para a gestão de qualquer organização se faz presente desde as primeiras teorias científicas da Administração, mais especificadamente por meio de Frederick W. Taylor (1911) e sua obra clássica “Os Princípios da Administração Científica”, na qual o autor propõe, por meio da divisão do trabalho a especialização das tarefas e a consequente redução no tempo para se executá-las. Tal metodologia traria, assim, ganhos de produtividade.

Mais tarde o norte-americano Henry Ford (1933 apud Taylor,) torna-se o pioneiro a assumir o modelo proposto por Taylor quando o adotou em sua indústria automotiva. Aqui, destaca-se que entre as concepções que guiaram a implantação desse modelo, estava o princípio de se buscar a redução ao mínimo do volume do estoque de matérias-primas para obter ganhos de economia.

Atualmente, o foco da gestão mudou e passou a estar no cliente e não mais nos processos produtivos. Ou seja, das máquinas para os indivíduos. No que diz respeito ao Brasil, a gestão da qualidade iniciou enquanto um modelo de gestão a partir de 1990 e refletiu-se em mudanças nas organizações que passaram a, por exemplo, aprender novos procedimentos, buscar atitudes diferenciadas e também a aproximar sua interação, tanto com o público externo, quanto com o interno e fornecedores (BRAVO, 2010).

Um fato marcante nesse contexto (década de 90) está na utilização das normas ISO 9000 e no início do Programa Brasileiro de Qualidade e Produtividade, que visava dar suporte e credibilidade para a competitividade dos produtos brasileiros. Nessa época, em quase todos os países diferentes organizações criaram seus programas de qualidade (BRAVO, 2010).

2.6 A GESTÃO DA QUALIDADE SENDO UTILIZADA PARA O CONTROLE DE ESTOQUES EM DIFERENTES ORGANIZAÇÕES NO BRASIL

Apesar dos apelos para a redução de custos na administração pública, poucos casos concretos de gestão da qualidade, gestão de estoques ou normativas a respeito são encontrados na literatura, mas alguns exemplos como é o caso do estado da Bahia que já possui há alguns anos o manual de gestão de almoxarifado na administração pública, a universidade Federal de Santa Maria (UFSM) implantou o Sistema integrado de administração de materiais, O 4o Regimento de Carros de Combate do Comando Militar do Sul (4°RCC) implantou Racionalização do almoxarifado e Grupo Hospitalar Conceição(GHC) do Rio Grande do Sul a Política de Materiais. As três experiências foram vencedoras do concurso entre 1996 e 1999 (ENAP, 2002)

A UFSM no que tange a gestão de estoques possui um software que executa e controla todos os procedimentos desde a emissão das requisições feitas on-line até a baixa final do material em razão do consumo. Os procedimentos desenvolvidos com o software podem ser facilmente adaptados a outras instituições públicas que não tenham especificidades na gestão de materiais em razão dos serviços que prestam.

No GHC para redução dos estoques foi adotada uma ferramenta do sistema Just in Time, que evita o aumento dos níveis de estoque, considerando que o produto só é requisitado no momento em que atingir o seu nível mínimo. Dentre as ações postas em prática para a redução dos estoques foi efetuado também um levantamento para suspensão dos contratos de aquisição de produtos sem movimento há mais de seis meses ou com cobertura de até três meses. Foi adotada a prática de redistribuição dos estoques excessivos entre as unidades hospitalares e implementação do sistema de reposição dos estoques por meio do ponto de pedido definido.

Para a área de distribuição de materiais foi adotado o modelo Kanban e o Just in Time. A aplicação destas técnicas para distribuição do material médico objetivou regular os estoques, desburocratizar as solicitações e principalmente, criar padrões de consumo por natureza de serviço, reduzindo os desperdícios e os custos operacionais.

No que se refere à informatização, o GHC desenvolveu um software que oferecesse, além do controle e execução dos procedimentos normais, condições também de controlar a execução de rotinas específicas para o atendimento médico-hospitalar emitindo on-line a prescrição médica e o tratamento a ser desenvolvido por tipo de paciente, outro ponto forte que o sistema oferece é a contabilização do consumo por centro de custos e por paciente.

O resultado desta apuração contribui como subsídio para a elaboração das previsões orçamentárias e do próprio planejamento para novas aquisições e manutenção dos estoques, evitando o fracionamento das despesas.

O 4°RCC realizou reuniões na implantação das inovações, com a participação de grupos de diversas áreas para, em conjunto, buscarem a solução para eliminar os problemas de funcionamento do almoxarifado. Para reduzir os custos do almoxarifado foi utilizado o Método de Análise e Solução dos Problemas (MASP), após a implantação do programa de Qualidade Total (QT). Este método sugere que o planejamento seja aplicado de forma cíclica. É uma estratégia da Gestão de Qualidade Total, cujo ciclo é aplicado por partes, de forma experimental, envolvendo o planejamento, a execução, o controle e a ação. O seu acompanhamento é permanente e o resultado um processo organizado de melhorias.

3 METODOLOGIA

Trabalhosde pesquisa afirmam sua validade à medida que utilizam procedimentos e técnicas que tornam viáveis a sua aplicabilidade em outras pesquisas (GIL,1999). Diante de tal fato, serão abordados a seguir: caracterização da pesquisa, técnicas de coleta de dados, delimitação do local de estudo e análise e interpretação dos dados. Lembrando que, de acordo com Marconi e Lakatos (2008), para cada projeto de pesquisa emprega-se um método adequado para realizá-lo que dependerá do tipo de pesquisa em questão.

Ainda, de acordo com Dalfovo Lana e Silveira (2008), para um bom trabalho de pesquisa, além do conhecimento teórico, se faz necessária a percepção do pesquisador de forma sensível e humanitária. Também, que atitudes humanas, tais como, perseverança, humildade e paciência são um diferencial para qualquer pesquisa

3.1 TIPO DE ESTUDO

Quanto ao método científico, a presente pesquisa classifica-se como dedutiva, uma vez que a partir de premissas verdadeiras se buscou alcançar os resultados, ou seja, pode se chegar às conclusões que responderam ao problema de pesquisa e objetivos propostos.

3.2 TIPO DE PESQUISA QUANTO A TIPOLOGIA

Quanto ao tipo da pesquisa, esta é não experimental, visto que se selecionou um objeto de estudo, e se analisou algumas variáveis escolhidas por sua influência e efeitos que agem sobre o objeto (GIL, 2008).

3.3 TIPO DE PESQUISA QUANTO AO OBJETO DE PESQUISA

Em relação aos objetivos, trata-se de uma pesquisa descritiva na qual ocorreu a descrição de características de determinada população e/ou objeto de estudo. Ela envolve, portanto, uso de técnicas de coleta de dados tradicionais, tal como a observação. Geralmente assume-se a forma de levantamento de dados (GIL, 2008).

3.4 TIPO DE PESQUISA QUANTO AO INSTRUMENTO DE COLETA DE DADOS

A presente pesquisa fez uso da revisão da literatura com base, em livros, artigos acadêmicos, monografias, teses e demais estudos com foco na gestão da qualidade e no controle de estoques. Ou seja, tratou-se de uma pesquisa bibliográfica com base em dados secundários, primários e documental.

3.5 INSTRUMENTO OU TÉCNICA DE COLETA DE DADOS

Inicialmente, buscando-se analisar o estoque do setor de provas do DETRAN RS, foram feitas observações (acompanhamento das atividades desempenhadas no estoque durante dez semanas), elaborando um relatório com as principais informações no que tange ao recebimento de provas da gráfica, o armazenamento destas em local apropriado e as formas de controle e entrega na presente instituição.

3.6 TIPO DE ANÁLISE DE DADOS

Feito isso, os dados coletados foram analisados, comparados e, posteriormente sistematizados, principalmente com o auxílio tabelas.

Para o desenvolvimento do trabalho foi efetuado um estudo de caso no DETRAN RS contemplando três etapas: Análise operacional do estoque, coleta de dados, apresentação e análise

Etapa 1- Análise operacional do estoque

Nesta etapa foi efetuada a análise do estoque do setor de provas do DETRAN RS. O método utilizado foi o acompanhamento das atividades desempenhadas no estoque durante dez semanas no que tange ao pedido e recebimento de provas da gráfica, o armazenamento destas em local apropriado, as formas de controle e entrega. O objetivo desta etapa é analisar a situação atual da operação do estoque e identificar as falhas existentes no processo.

Etapa 2 – Coleta de dados

Esta etapa contemplou a elaboração de um sistema com os dados obtidos na etapa anterior. O objetivo desta etapa foi organizar as informações e proceder a análise dos dados.

Etapa 3 –apresentação e análise dos dados

Nesta etapa foram apresentados os resultados obtidos na etapa anterior e feito a análise dos mesmos

4. ESTUDO DE CASO

4.1 ANÁLISE OPERACIONAL DO ESTOQUE

4.1.1 APLICAÇÃO DE PROVAS TEÓRICAS

No DETRAN RS são realizadas duas modalidades de provas teóricas: eletrônica e impressas tanto para obtenção de 1ª habilitação, reciclagem, renovação ou ACC. As provas são realizadas por examinadores nas regionais do DETRAN ou diretamente nos Centros de Formação de Condutores (CFC’s).

Nas regionais são aplicadas as duas modalidades e nos CFC’s, apenas a modalidade impressa, sendo que cada CFC tem atendimento no mínimo uma vez por semana e pode agendar os candidatos com até uma hora de antecedência ao horário de prova.

O pedido e encaminhamento das provas impressas são de responsabilidade da Unidade de Estoque e Arquivos vinculada a Coordenadoria de Exames Teóricos, CET, localizada no DETRAN SEDE em Porto Alegre, que para fazer as atividades pertinentes utiliza o programa GID PROVAS desenvolvido pela Procergs (Companhia de Processamentos do Estado do Rio Grande Do Sul) que também faz a impressão das provas.

Todas as cidades atendidas são divididas em 20 rotas, os servidores da Unidade de Estoque e arquivo consultam o número de turmas com vagas abertas para a semana e separam as provas levando em conta a capacidade máxima de cada turma para que não correr o risco de faltar provas para algum cidadão.

O atendimento é feito por examinadores do DETRAN que retiram as provas separadas pelo setor de estoque na segunda feira, as provas são separadas em malotes e transportadas em veículos oficiais da autarquia retornando no máximo na sexta feira e entregam a este mesmo setor as provas não utilizadas na semana. As provas impressas são colocadas em envelopes e lacradas.

Os envelopes são diferenciados por cores e quantidades de provas por envelope conforme o tipo de prova. Amarelo representa a prova de renovação ou ACC em que os envelopes de renovação podem conter uma, duas ou três provas por envelope, enquanto a de ACC só contém 1 prova por envelope, o verde representa primeira habilitação, podendo ter uma, duas, quatro ou sete provas por envelope, e o vermelho representa as provas de reciclagens que podem ter uma, duas ou quatro provas por envelope.

A figura 1 apresenta o sistema operacional do Setor de estoque e arquivos das provas teóricas impressas do DETRAN RS

Figura 1 – sistema operacional das provas impressas do DETRAN/ RS

O ciclo começa com o pedido de provas para gráfica e termina com a estocagem das provas não utilizadas.

O pedido é realizado toda sexta-feira através do GID PROVAS que faz a comunicação com a PROCERGS, quando o pedido não é realizado o sistema repete o pedido anterior. O prazo de entrega do pedido é de uma semana e se houver algum imprevisto pode levar uma semana a mais, em função disso procura-se manter um estoque suficiente para atender a demanda por no mínimo duas semanas.

O recebimento das provas é feita a conferência dos lacres das caixas que são entregues bem como a numeração destas. Os registros de recebimento são feitos em um livro e uma planilha física., ambos são assinados e o livro devolvido ao entregador. Em seguida estes dados são repassados para uma planilha de Excel no tocante a quantidade e tipo de provas. Na sequência há o lançamento de provas recebidas no sistema de estoques: Cada envelope contém um código de barras que insere através do leitor, os dados de quantidade por tipo de prova no sistema de controle de estoques. Após serem inseridos no sistema, os envelopes devem ser acondicionados em gavetas arquivos conforme sua classificação de tipos e quantidade.

Para serem encaminhados para os municípios do interior deve ser feita a separação das provas para 20 rotas de aplicação de exames teóricos. Os envelopes de provas são vinculados ao respectivo examinador e depois são acondicionados em malotes.

Os malotes com as provas são entregues na segunda feira pela manhã para os examinadores com duas vias de recibos, sendo que uma das vias eles assinam e a outra eles ficam para futura conferência, os recibos possuem a relação dos envelopes entregues no tocante a quantidade e tipos de provas.

No decorrer da semana, as provas que não foram utilizadas nas aplicações são devolvidas ao estoque na medida em que os examinadores retornam das cidades do interior. Na medida em que as provas são devolvidas elas devem ser lançadas no sistema de controle de estoque e depois de feita a devolução no sistema, estas provas devem ser colocadas nas gavetas arquivos que as identifique como provas não utilizadas, pois por serem provas mais antigas devem ser enviadas na semana seguinte a fim de renovar o estoque.

5. COLETA DE DADOS

O estoque da Unidade de Estoque e Arquivos da coordenadoria de exames teóricos CET foi analisado do dia 02/01/18 à 09/03/18 por 10 semanas conforme Tabela 1, correspondendo a 20 rotas de provas teóricas impressas correspondentes ao valor de provas enviadas, utilizadas e devolvidas. Na Tabela 2 pode-se observar o percentual de utilização das provas de cada semana.

Nas médias do período analisado, o número de provas não estão contabilizados os valores da semanas do dia 02/01/18 à 05/01/18, 29/01/18 à 01/02/18 e 12/02/18 à 16/02/18 visto que estas semanas foram consideradas atípicas em função de haver um feriado na semana. Nas médias percentuais foi feito arredondamento para menos quando o número depois da virgula era igual ou menor que 5 e para mais quando o número após a virgula era maior que 5.

6. APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DE DADOS

6.1 APRESENTAÇÃO

Tabela 1 – médias das 20 rotas de provas por semana

	Utilização de provas por semana
	1ª Habilitação				Reciclagem				Renovação				ACC
Semana	Enviadas	Devolvidas	Utilizadas	%	Enviadas	Devolvidas	Utilizadas	%	Enviadas	Devolvidas	Utilizadas	%	Enviadas	Devolvidas	Utilizadas	%
02/01 à 05/01	3005	2106	899	30%	910	367	543	60%	99	90	9	9%	46	46	0	0%
08/01 à 12/01	4661	2420	2241	48%	1413	974	439	31%	153	135	18	12%	46	44	2	4%
15/01 à 19/01	4421	2456	1965	44%	1437	1060	377	26%	143	129	14	10%	42	42	0	0%
22/01 à 26/01	4473	2444	2029	45%	1425	1048	377	26%	130	118	12	9%	45	44	1	2%
29/01 à 01/02	3550	1730	1820	51%	1160	865	295	25%	106	101	5	5%	40	39	1	3%
05/02 à 09/02	4573	2162	2411	53%	1447	1035	412	28%	141	126	15	11%	41	41	0	0%
12/02 à 16/02	1774	1129	645	36%	551	434	117	21%	66	57	9	14%	43	41	2	5%
19/02 à 23/02	4429	2044	2385	54%	1427	958	469	33%	129	120	9	7%	45	44	1	2%
26/02 à 02/03	4494	2284	2210	49%	1408	1061	347	25%	131	125	6	5%	46	46	0	0%
05/03 à 09/03	4388	2465	1923	44%	1388	1036	352	25%	139	130	9	6%	44	42	2	5%
Média	4152	2176	1976	48,%	1312	951	361	28,%	129	118	12	8,%	44	43	1	2%

Fonte:coleta de dados,2018.
** As médias não consideram as semanas de 02/01 à 05/01 e 29/01 à 01/02 e do dia 12/02 à 16/02 por terem ocorrido feriados nestas semanas.

Tabela 2 Percentual de utilização de provas

Semana	1ª Habilitação	Reciclagem	Renovação	Acc
02/01 à 05/01	30%	60%	9%	0%
08/01 à 12/01	48%	31%	12%	4%
15/01 à 19/01	44%	26%	10%	0%
22/01 à 26/01	45%	26%	9%	2%
29/01 à 01/02	51%	25%	5%	3%
05/02 à 09/02	53%	28%	11%	0%
12/02 à 16/02	36%	21%	14%	5%
19/02 à 23/02	54%	33%	7%	2%
26/02 à 02/03	49%	25%	5%	0%
05/03 à 09/03	44%	25%	6%	5%
Média do período	48%	28,%	8%	2%

Fonte: coleta de dados,2018.

6.2 ANÁLISE DE DADOS

Ao observar as duas tabelas se conclui que o índice de provas utilizadas é baixo fazendo que muitas provas retornem gerando retrabalho, pois as provas que já tinham sido separadas terão que retornar ao sistema, além disso, como retornam muitas provas, falta lugar para guardar todas as provas, causando conflitos de movimentação, risco de perda, ou extravio, pois são alocadas em locais impróprios como no chão ou em cima das gavetas arquivos enquanto deveriam ficar dentro das gavetas,além de acúmulo de provas antigas,que não são utilizadas antes das provas mais novas, correndo o risco de ficarem obsoletas.

Isto tudo ocorre por que hoje as provas podem ser marcadas com até duas horas de antecedência, não sendo possível prever a demanda de forma precisa e para que os candidatos não sejam prejudicados com a falta de provas, são enviadas provas suficientes para atender a turma com a capacidade lotada.

O Índice de utilização das provas foi bem variado durante o período analisado, se tratando de provas de 1ª habilitação a menor taxa de utilização foram as semana do dia 02/01 à 05/01 e a semana do dia 12/02 à 16/02, nesta foram enviadas 1774 provas e foram utilizadas apenas 645 com uma taxa de utilização de 36%, naquela foram enviadas 3005 provas e foram utilizadas 899, 30% utilizado. A maior taxa de utilização foi na semana do dia 05/02 à 09/02 e 19/02 à 23/02, nesta foram enviadas 4429 e foram utilizadas 2385,com 54% de utilização, naquela foram enviadas 4573 e utilizadas 2411, cerca 53% do que foi enviado.

Ao analisarmos os resultados de reciclagem se verificou que a menor taxa percentual de utilização foi na semana do dia 12/02 à 16/02 em que foram enviadas 551 provas e foram utilizados 117, com 21 % de utilização. A semana que teve a maior utilização foi à semana do dia 02/01 à 05/01 em que foram enviados 910 e foram utilizadas 543, tendo uma taxa de utilização de 60%.

Analisando as provas de renovação a semana que teve o maior número de provas utilizadas foi a semana do dia 05/02 à 09/02 em que foram enviadas 156 provas e foram utilizadas 18,com uma taxa de utilização de 12% já o maior percentual de utilização foi o da semana do dia 12/02 à 16/02, em que foram enviados 66 provas e foram utilizadas 9, com 14% de utilização.Já a menor porcentagem e menor número de utilização foi na semana de 29/01 à 01/02 em que foram enviadas 106 provas e utilizadas apenas 5,com um percentual de 5%.

Observando as provas de ACC, se reparou que são enviados semanalmente entre 40 e 46 envelopes e em 2 semanas foram utilizados 2 envelopes e 3 semanas foi utilizado 1 envelope de prova, nas demais a utilização foi zero.

Ao observar as semanas analisadas, nota-se que o número de provas enviadas, utilizadas e devolvidas tem variado bastante, sendo enviados por semana uma quantidade média de 4152 provas de primeira habilitação e destas são utilizadas um quantitativo médio de 1976, sendo devolvidas em média 2176 provas semanalmente, tendo uma taxa média de utilização de 48%. Ao comparar as provas de reciclagem, são enviados semanalmente uma quantidade média de 1312 e são utilizadas uma média de 361, e devolvidas 951 por semana, tendo uma taxa média de utilização em torno de 28%.

As provas de renovação possuem baixa taxa de utilização, são enviados em média 128 provas por semana e destas, são utilizadas apenas uma média de 12 provas por semana tendo a taxa média de utilização de cerca de 8%. A baixa procura por provas de renovação se justifica por que só realizam este tipo de prova, os condutores que tiraram sua habilitação antes de 1998 ou que deixaram sua carteira de habilitação ficar vencida por mais de cinco anos.

As provas de ACC por sua vez possui a menor taxa de utilização onde a média de envelopes enviados são de 44,e a média de utilização é de 1 envelope por semana não chegando a 2%de utilização.A categoria Acc tem baixa procura pois é para conduzir ciclomotores até 50 cilindradas e a maioria dos condutores aqui do estado preferem a categoria A que contempla todas as cilindradas.

PROPOSTA DE POSSÍVEIS INTERVENÇÕES

Como proposta de solução aos problemas identificados no estudo,suge-se que DETRAN/RS crie uma regulamentação para que o agendamento dos candidatos de provas teóricas impressas, seja concluído com uma semana de antecedência da aplicação das mesmas, assim serão enviadas o número suficiente de provas, evitando o envio de material em excesso.

Outra alternativa seria que todos os exames teóricos sejam realizados na modalidade eletrônica, o que traria grandes benefícios como: fim do estoque, redução dos custos de manutenção, aproveitamento dos servidores do estoque em outras atividades, redução dos impactos ambientais causados pelo uso do papel, tornando o processo ecologicamente correto, utilizando tecnologia, trazendo mais segurança e celeridade ao processo de habilitação e ao mesmo tempo preservando o meio ambiente.

7.CONSIDERAÇÕES FINAIS

Este trabalho teve como objetivo Identificar vantagens oriundas da gestão da qualidade para a administração, diagnosticar como a gestão da qualidade se faz útil para o controle de estoque em diferentes organizações no Brasil, descrever como ocorre o controle de estoque do setor de provas impressas do Detran/RS e propor possíveis intervenções para melhorar a referida gestão.

A pesquisa realizada com base na fundamentação teórica e nos casos de sucesso de gestão da qualidade em diversas organizações brasileiras, mostra que a gestão da qualidade se faz útil para o aprimoramento da gestão de estoques. Entidades como o GHC, que utiliza o modelo Kanban e o Just in Time para o controle de estoque e distribuição de materiais, e o 4°RCC, que implantou o programa de qualidade total para otimização de seu almoxarifado, comprovam esse benefício na prática.

Através da observação da unidade de estoque de provas teóricas do Detran foi possível descrever como funciona a gestão de estoques e comprovar através de tabelas o baixo índice de utilização das provas que são enviadas semanalmente.

Como proposta de estudos futuros, recomenda-se fazer um novo estudo neste setor onde foi objeto do estudo,analisando os meses de maior procura de provas teóricas e com base nos dados obtidos, mensurar qual a maior quantidade de provas utilizadas no período de maior demanda e fazer um novo cálculo de distribuição de provas diminuindo os inconvenientes de falta de espaço,retrabalho, perda de tempo, transporte em excesso, material ocioso, ou obsoleto visto que o índice de utilização de provas enviadas tem sido baixo principalmente de reciclagem, renovação e ACC

A realização deste trabalho proporcionou aprofundar os conhecimentos teóricos de gestão da qualidade, trazendo esse conhecimento para a prática, pois o que antes era uma mera dedução, hoje através deste trabalho pode ser comprovado com dados concretos.

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