REGISTRO DOI: 10.5281/zenodo.8114471
Sillas Sales Moreno¹
RESUMO
Na busca incessante pela redução da burocracia no cumprimento das obrigações fiscais que incidem sobre as empresas brasileiras, o governo federal criou o projeto SPED, um programa com diversos módulos que abrangem todas as áreas de atuação do sistema tributário nacional. O presente estudo apresenta o módulo E-Social, considerado pelos especialistas a mais complexa ramificação do projeto SPED, que tem por finalidade, servir de instrumento de unificação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Seu objetivo principal é padronizar a forma de transmissão, validação e distribuição dessas informações aos entes competentes, que compõem este projeto. Através do estudo sobre o E-Social será possível compreender a importância, os benefícios e os impactos que ele causará no âmbito empresarial. Para esse entendimento, foi necessário detalhar o projeto SPED e seus módulos, assim como, abordar os principais pontos sobre o E-Social. Esta nova ferramenta trará uma grande responsabilidade para as empresas, pois ele afetará diretamente os processos, que terão que ser replanejados, assim como a cultura das pessoas envolvidas, uma vez que não serão permitidas adaptações que não coincidem com a legislação vigente. O E-Social permitirá uma fiscalização mais efetiva, por parte do governo, as empresas devem se manter atentas as informações prestadas, pois qualquer irregularidade será identificada em tempo real, assim como a aplicabilidade das penalidades estipuladas. Diante do cenário atual, onde há uma série de obrigações distintas, o E-Social surge, com o intuito de facilitar o tratamento dessas informações.
Palavras-chave: SPED, E-Social, Obrigações Trabalhistas.
1.0. INTRODUÇÃO
Para acompanhar o avanço tecnológico mundial, surge a necessidade de adequar o sistema fiscal tributário brasileiro a uma nova realidade. Seguindo essa tendência, é criado então o SPED- Sistema Público de Escrituração Digital, com o objetivo de padronizar e modernizar a forma de cumprimento e armazenamento das obrigações contábeis e fiscais das entidades, a fim de ter maior controle sobre as informações geradas e maior eficiência nas fiscalizações, coibindo ações criminosas.
Hoje, esse sistema já é realidade em diversas áreas, como por exemplo, o SPED Contábil (ECD), SPED Fiscal (EFD) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e, NFS-e), dentre outros. E sendo uma ramificação da estrutura do SPED, o módulo E-Social (SPED Social) é desenvolvido para atender e atualizar as esferas trabalhistas e previdenciárias.
O E-Social visa escriturar digitalmente as obrigações previdenciárias e trabalhistas, relativas aos vínculos empregatícios estabelecidos pelas entidades brasileiras, a fim de unificar o tramite de prestação das informações exigidas, integrando os órgãos competentes dessa esfera de obrigações. São integrantes que participam deste projeto: Receita Federal Brasileira (RFB), Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Caixa Econômica Federal (CEF), Conselho Curador do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), bem como a Justiça do Trabalho, no que tange as reclamatórias trabalhistas.
Esta nova obrigação trará uma alta responsabilidade para os informantes, pois se trata de um sistema criterioso e que substituirá os atuais meios de transmissão, como CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), Sistema de Envio de Informações do FGTS e Previdência Social (SEFIP), entre tantos outros sistemas que acabam burocratizando o cumprimento destas obrigações. O E-Social tende a aperfeiçoar e melhorar as rotinas existentes, porém serão necessárias também, mudanças nos aspectos culturas das partes envolvidas.
1.1. Objetivos Gerais e Específicos.
1.1.1 Objetivos Gerais
É objetivo deste trabalho, demonstrar e conhecer esta nova ferramenta, e como ela afetará as rotinas no âmbito empresarial, fornecendo informações que venham facilitar a compreensão do tema e descrever as principais mudanças impostas por este.
1.1.2. Objetivos Específicos.
Para atingir os objetivos gerais desta pesquisa, foram elaborados os seguintes objetivos específicos:
A. Apresentar o Projeto SPED e seus módulos;
B. Demonstrar os métodos anteriores de envio das informações;
C. Conceituar o Módulo SPED Social (E Social);
D. Objetivar as funcionalidades deste módulo
E. Relatar os impactos no âmbito contábil/empresarial.
1.2. Justificativa
Na era da informação, onde as mudanças tecnológicas crescem de forma acelerada, e que afetam todas as ramificações da sociedade, o Governo, através deste novo projeto, tente a inovar a relação entre Fisco e Contribuinte, uma vez que os métodos utilizados não suprem essa demanda tecnológica.
Este tema é de grande relevância para as entidades que compõem essa relação, pois, não somente trará modernidade e facilidade no cumprimento e acesso as informações, como influenciará diretamente na transparência das informações prestadas.
De maneira profissional, este trabalho tende a aperfeiçoar o campo de atuação do autor, fazendo com que o mesmo consiga extrair conhecimento e proporcionar maior afinidade com assunto, por se tratar de um tema atual, onde sua implantação já é uma realidade em grandes empresas.
Em contra partida, será demonstrada a possibilidade de percepção da grande importância que a implantação deste módulo do SPED se dará no âmbito empresarial, com ênfase maior no ramo contábil, pois esta relação entre empresa e escritório contábil ou departamento contábil, terá que viver em constante harmonia para que sejam atendidas as exigências do E Social.
1.3. Metodologia
Para proporcionar um bom entendimento da importância do objeto da pesquisa, será aplicada a metodologia de pesquisa bibliográfica, com base na legislação vigente e portais na internet.
1.4. Problema
O objeto deste trabalho apresenta algumas limitações quanto à execução desta pesquisa, no que se refere ao campo de estudo, pois se restringem apenas a sítios eletrônicos, dispositivos legais, opiniões de consultores e artigos científicos.
2.0. SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL – SPED
2.1. Apresentação
O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) foi instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, e faz parte do programa de aceleração do crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e constitui-se em mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes, facilitando a forma de fiscalização e auditoria das informações prestadas e diminuindo os índices de sonegação.
DECRETO N° 6.022, DE 22 DE JANEIRO DE 2007 ART. 1º e 2º:
Art. 1º – Fica instituído o Sistema Público de Escrituração Digital Sped.
Art. 2º – O Sped é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações (Redação dada pelo Decreto nº 7.979, de 2013).
O Sped consiste então, em uma forma de modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes as administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital.
2.2. Histórico
Em 19 de Dezembro de 2003 foi aprovada a Emenda Constitucional nº 42, que introduziu o inciso XXII ao art. 37 da Constituição Federal, que determinou que às Administrações Tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, trabalhem de forma conjunta, compartilhando as informações fiscais.
Esta mesma Emenda Constitucional introduziu o inciso XV ao art. 52 da Constituição Federal, que determina que as Administrações Tributárias devam avaliar periodicamente a funcionalidade do Sistema Tributário Nacional.
EMENDA CONSTITUCIONAL Nº 42, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2003
Art. 1º Os artigos da Constituição a seguir enumerados passam a vigorar com as seguintes alterações:
“Art. 37
XXII – as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, atividades essenciais ao funcionamento do Estado, exercidas por servidores de carreiras específicas, terão recursos prioritários para a realização de suas atividades e atuarão de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais, na forma da lei ou convênio.
“Art. 52
XV – avaliar periodicamente a funcionalidade do Sistema Tributário Nacional, em sua estrutura e seus componentes, e o desempenho das administrações tributárias da União, dos Estados e do Distrito Federal e dos Municípios.
Para atender a esta determinação, foi criado o ENAT (Encontro Nacional de Administradores Tributários) que reúne o Secretário de Receita Federal, os Secretários de Fazenda dos Estados e Distrito Federal, e o representante das Secretarias de Finanças dos Municípios das Capitais, com o objetivo de discutir e aprimorar a simplificação tributária e a comunicação entre os fiscos.
A primeira edição do encontro foi realizada em 2004, em Salvador, e nele foram aprovados dois Protocolos de Cooperação Técnica, um objetivando a construção de um cadastro sincronizado que atendesse aos interesses das Administrações Tributárias, e outro, que de caráter geral, que viabilizasse o desenvolvimento de métodos e instrumentos que atendessem aos interesses dos respectivos entes públicos. Somente no segundo encontro, que ocorreu em agosto de 2005, na cidade de São Paulo, os Administradores Tributários, buscando da efetividade aos trabalhos de intercâmbio entre os mesmos, aprovaram os protocolos visando a realização do Sped, Nota Fiscal Eletrônica e padronização na aplicação do CNAE (Código Nacional de Atividades Econômicas).
2.3. Objetivos
Conforme disponível no portal oficial do Sped, ele tem como objetivos principais:
- Promover a Integralização dos fiscos, mediante a padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais, respeitadas as restrições legais.
- Racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes, como estabelecimento de transmissão única de distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores.
- Tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários, com a melhoria do controle dos processos, a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das operações com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica.
O Sped tem por objetivo evolucionar o sistema tributário brasileiro, sendo uma solução tecnológica que em formato digital, moderniza a forma de cumprir as obrigações, unindo em uma única esfera todas as informações necessárias, confrontando os dados e detectando com mais eficiência e rapidez os erros e incongruências que possam vir a existir, e também, facilitando e simplificando a forma de transmissão das informações por parte dos contribuintes.
2.4. Módulos
Para realização do Projeto Sped, foram desenvolvidos módulos para cada ramificação da administração tributária, também conhecidos como Subprojetos, são eles: Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), Escrituração Contábil Digital (ECD), Escrituração Contábil Fiscal (ECF), Escrituração Fiscal Digital – Contribuições (EFD- Contribuições), Escrituração Fiscal Digital – ICMS IPI (EFD – ICMS IPI), Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD – Reinf), E-Financeira, Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e), Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS -e) e o E-Social, que é o objeto de estudo deste trabalho.
2.4.1. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
Segundo o Manual de Orientações do Contribuinte, o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é um documento de existência exclusivamente digital, emitido e armazenado eletronicamente com o intuito de documentar prestações de serviço de transporte, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente e pela Autorização de Uso do fornecida pela administração tributária do domicílio do contribuinte.
O conhecimento de Transporte Eletrônico (Modelo 57) é um documento fiscal eletrônico, instituído pelo AJUSTE SINIEF 09/07 (25/10/2007), que poderá ser utilizado para substituir um dos seguintes documentos fiscais:
- Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
- Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
- Conhecimento Aéreo, modelo 10;
- Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.
O conhecimento de Transporte Eletrônico também poderá ser utilizado como documento fiscal eletrônico no transporte dutoviário e nos transportes Multimodais.
2.4.2. Escrituração Contábil Digital (ECD)
Seguindo os princípios do Sped, a Escrituração Contábil Digital (ECD) vem com objetivo à substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir em versão digital os seguintes livros:
- Livro Diário e seus auxiliares se houver;
- Livro Razão e seus auxiliares se houver;
- Livro Balancetes, Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Instituída pela Receita Federal Brasileira, através da IN/RFB nº 787 de 19 de novembro de 2007, a ECD é utilizada para fins fiscais e previdenciários, atendendo às exigências do DNRC (Departamento Nacional do Registro do Comércio), do CFC (Conselho Federal de Contabilidade), do Banco Central (BACEN) da CVM (Comissão de Valores Mobiliários), e outros órgãos interessados. Atualmente a ECD é regida pela IN/RFB nº 1774, de 22 de Dezembro de 2017, revogando as IN/RFB anteriores.
O Departamento de Registro Empresarial e Integração (DREI) adota a terminologia “Livros Digitais”, a Receita Federal do Brasil (RFB) utiliza “Escrituração Contábil Digital” e o Conselho Federal de Contabilidade (CFC) utiliza “Escrituração Contábil em Forma Eletrônica”. O Sped Contábil seria uma forma coloquial de nominar os termos acima.
2.4.3. Escrituração Contábil Fiscal (ECF)
Voltadas para as Pessoas Jurídicas, inclusive imunes e isentas, com regime de tributação em Lucro Real, Lucro Arbitrado, ou Lucro Presumido, a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é utilizada para apuração do IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL), sendo seu principal objetivo, seguindo os preceitos do Sped, dar visibilidade ao fisco, ao revisar os critérios e procedimentos contábeis e fiscais das empresas. Ela substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) que era apresentada em meio magnético, mediante a utilização de programa disponibilizado pela RFB.
Fonte: Blog Cefis
As Pessoas Jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), os órgãos públicos, às autarquias, às fundações públicas e as pessoas jurídicas inativas de que trata a IN/RFB nº 1.536, de 22 de dezembro de 2014, estão isentas da prestação desta obrigação.
2.4.4. Escrituração Fiscal Digital (EFD)
Também conhecida como Sped Fiscal, a EFD se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais, com objetivo de atender as necessidades dos fiscos, unidades federais e da Secretaria de Receita Federal do Brasil. Ela é voltada para as operações de compra e venda de mercadorias, prestação de serviços e apuração de impostos. A EFD tende a substituir a escrituração dos livros fiscais, realizadas em papel por arquivos digitais. Este arquivo deverá ser assinado digitalmente e transmitido via internet, ao ambiente Sped.
2.4.4.1. Escrituração Fiscal Digital – Contribuições (EFD – Contribuições)
Substituindo a EFD PIS/COFINS, a Escrituração Fiscal Digital Contribuições, tem por finalidade, escriturar as contribuições para o PIS/PASEP (Programa de Integração Social) e da COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social), nos regimes de apuração não cumulativo e/ou cumulativo. Este módulo foi responsável pelas informações referentes a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB), porém estas informações passam a fazer parte de um novo módulo implantado em 2017 chamado de EFD-Reinf.
2.4.4.2. Escrituração Fiscal Digital – ICMS/IPI (EFD – ICMS/IPI)
A EFD – ICMS/IPI surge com o objetivo de substituir o formato de escrituração fiscal realizado anteriormente, que era feito em livros de entrada e saída de mercadorias e de apuração de impostos. Ela foi instituída pelo convênio ICMS nº 146/2006, de 12 de dezembro de 2006.
Cláusula Sétima: A escrituração prevista na forma deste convênio substitui a escrituração e impressão dos seguintes livros:
1. Registro de entradas
2. Registro de Saídas
3. Registro de Inventário
4. Registro de Apuração do ICMS
5. Registro de Apuração do IPI
(CONFAZ, 2006
Nesta informação está incluída todas as operações da empresa de compras, vendas e movimentações de estoques, com os documentos fiscais correspondentes, apurações e códigos fiscais corretos. O principal desafio das empresas é o cuidado com a qualidade das informações transmitidas, a EFD deve ter coerências com outras informações eletrônicas que o fisco possui, seja elas da empresa, de fornecedores ou de clientes.
2.4.5. Escrituração Fiscal Digital Retenções e informações Fiscais (EFD – Reinf)
Este projeto foi criado para escrituração das informações referentes a rendimentos pagos e retenções de imposto de renda, contribuição social do contribuinte (exceto as relacionadas ao trabalho) e informações sobre a receita bruta para apuração das contribuições previdenciárias substituídas. Neste sentido, passa então a fazer parte deste módulo a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB) que antes era escriturada através do módulo EFD – Contribuições.
Este módulo é um complemento ao Sistema Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, que também é um dos módulos do Sped e tema principal deste trabalho, que é o E-Social. O EFD – Reinf tem por finalidade amenizar e deixa menos carregado o ambiente do E-Social e também por existirem questões tributárias de sigilo fiscal que só diz respeito à Receita Federal do Brasil, uma vez que o E-Social disponibilizará suas informações para diversos órgãos competentes.
2.4.6. E-Financeira
Instituída pela IN/RFB nº 1.571, de 02 de julho de 2015, que disciplina a obrigatoriedade de prestação de informações relativas às operações financeiras de interesse da Secretaria de Receita Federal do Brasil.
A E-Financeira é constituída por um conjunto de arquivos digitais referentes a cadastro, abertura, fechamento e auxiliares, e pelo módulo de operações financeiras.
Esta declaração é voltada para as instituições financeiras, ou seja, os bancos, administrações de fundos de aposentadoria programada individual, pessoas jurídicas autorizadas a estruturar e comercializar planos de previdência privada e também as seguradoras. Tendo como objeto o conflito das informações prestadas pelos contribuintes. Lembrando que todo esse processo é feito no âmbito da Receita Federal do Brasil (RFB).
2.4.7. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A Nota Fiscal Eletrônica é um documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, com o intuito de documentar as operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, em conformidade com a legislação do ICMS e IPI. Ela substitui a Nota Fiscal Mercantil em papel, em todo território nacional. A sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital.
São inúmeros os benefícios acarretados pela NF-e, como por exemplo o aumento na confiabilidade da Nota fiscal, diminuição da sonegação e aumento da arrecadação, eliminação de papel, rapidez no acesso as informações dentre outros, que tendem a modernizar a relação entre as administrações tributárias e os contribuintes.
2.4.8. Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
Seguindo a mesma linha da NF-e, e também um módulo do Sped, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica NFS-e é um documento de existência digital, gerado e armazenado eletronicamente em Ambiente Nacional pela RFB, pela prefeitura ou por outra entidade conveniada, para documentar as operações de prestação de serviços.
A NFS-e será gerada através dos serviços informatizados disponibilizados pela respectiva secretaria municipal de finanças, e a responsabilidade do correto fornecimento dos dados à secretaria pelo preenchimento da NFS-e, é toda do contribuinte. Essa obrigação acessória vem passando por um processo contínuo de aprimoramento e tem como objetivo básico de substituir as notas fiscais tradicionais, padronizando e melhorando a qualidade de informações, racionalizando os custos e gerando maior eficácia e competitividade para as empresas.
2.4.9. Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A NFC-e, é um documento eletrônico assinado digitalmente, que substituirá as notas de venda à consumidor (talão modelo 2) e o cupom fiscal emitido por ECF. Ela abrange exclusivamente operações comerciais de venda de mercadorias à consumidor final, ocorridas no âmbito do estado (operações internas), e sem possibilidade de geração de crédito de ICMS ao adquirente, de forma presencial ou com entrega a domicílio.
Ela trás inúmeras vantagens ao consumidor, como comodidade, agilidade e segura, antes, durante e depois da compra. Ela também permite que o consumidor tenha a possibilidade de verificar, em tempo real, a validade da compra que efetuou através da leitura do código QR-CODE, que é disponibilizado no ato da compra.
2.4.10. Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
Conforme Manual de Orientações do Contribuinte, disponibilizado no Portal Brasil Sped, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é um documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, para vincular os documentos fiscais utilizados nas operações ou prestações, a unidade de carga utilizada no transporte.
Ele substitui o Manifesto de Carga, também conhecido como “Romaneio” e também a Capa de Lote Eletrônica. Tem por objetivo agilizar o registro em lote de documentos fiscais em trânsito e identificar a unidade de carga utilizada e demais características do transporte.
O MDF-e deverá ser emitido por empresas prestadoras de serviço de transporte para prestações com mais de um conhecimento de transporte ou pelas demais empresas nas operações, cujo transporte seja realizado em veículos próprios, arrendados, ou mediante contratação de transportador autônomo de cargas, com mais de uma nota fiscal.
3.0. SPED SOCIAL (E-SOCIAL)
3.1. Conceitos
Considerado o mais ambicioso e complexo módulo do SPED, até mesmo antes de sua implantação, o E-Social foi instituído pelo Decreto nº 8373 de 11 de dezembro de 2014, e é o instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, tendo por finalidade padronizar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição dessas informações.
3.2. Delegações
Para delegar o projeto foi criado o Comitê Diretivo do E-Social, composto pelos Secretários-Executivos do Ministério da Fazenda, Ministério da Previdência Social, Ministério do Trabalho e Emprego e Secretaria da Micro e Pequena Empresa da Presidência da República; este Comitê tem por objetivo estruturar o E-Social com a função de delimitar o calendário de implantação, estabelecer diretrizes gerais e formular políticas, propor orçamento e acompanhar a execução das ações, propor parcerias para comunicação e divulgação e aperfeiçoamento.
Também foi criado um Comitê Gestor, composto por representantes do Ministério do Trabalho e Emprego, Ministério da Previdência Social, Secretaria da Receita Federal do Brasil, Instituto Nacional do Seguro Nacional e do Conselho Curador do FGTS, representado pela Caixa Econômica Federal, com o objetivo de estabelecer diretrizes para o funcionamento e a divulgação do ambiente nacional, especificar, desenvolver e manter o ambiente nacional, promover a integração com os demais módulos do sistema, auxiliar e regular o compartilhamento e a utilização das informações armazenadas no ambiente do E-Social e aprovar o Manual de Orientações do E-Social e suas atualizações.
3.3. Objetivos
O E-Social tem por objetivo modernizar e padronizar a forma de cumprimento e escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, unificando e simplificando a transmissão de forma digital, substituindo os meios atuais de transmissão, com isso dando agilidade e eficiência na analise das informações transmitidas, permitindo o acesso dessas informações aos órgãos competentes, que terão com isso facilidade do cruzamento dessas informações a fim de ter um efetivo controle e fiscalização.
Segundo Jose Alberto Maia (2015), em entrevista a revista RHevista, define como sendo basicamente três os objetivos do E-Social: assegurar de forma mais efetiva os direitos dos trabalhadores, simplificar o cumprimento das obrigações dos empregadores, e melhorar a qualidade das informações prestadas ao Estado.
Além dessa ligação entre o fisco e as entidades dispostas a prestação destas obrigações, o E-Social visa futuramente, através de convênios com o judiciário, para que este também tenha acesso ao sistema, permitindo que, a Justiça do Trabalho e Ministério Público do Trabalho, por meio de consulta imediata, possam identificar procedimentos inadequados a fim de elucidar fatos duvidosos nas ações trabalhistas apresentadas.
3.4. Sistema Atual de Cumprimento das Obrigações Acessórias
Fonte: Site DP Expert.
Conforme manual de orientações do E-Social elaborado pelo Comitê Gestor, a prestação das informações pelo E-Social substituirá na forma disciplinada pelos órgãos ou entidades participes, o procedimento do envio das mesmas informações por meio de diversas declarações, formulários, termos e documentos relativos ás relações do trabalho.
Atualmente, o envio das informações referentes as relações trabalhistas são transmitidas e escrituradas através das seguintes obrigações acessórias: DIRF, RAIS, CAGED, MANAD, SEFIP/GFIP, CAT. PPP, GPS, Livro ou Ficha de Registro de Empregados, Folha de Pagamento e Formulário Seguro Desemprego.
3.4.1. DIRF
A DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) é um demonstrativo anual que as empresas devem transmitir para a Receita Federal do Brasil, na qual serão informados pela fonte pagadora os rendimentos pagos e o Imposto de Renda que foi retido na fonte. Rendimentos isentos, rendimentos de tributação exclusiva e rendimentos de pagamento ao exterior também devem ser declarados na DIRF.
Essa declaração é de caráter obrigatório para todas as empresas, independente da forma de tributação, que pagaram rendimentos com retenção de imposto de renda e também para as contratações de serviços fizeram retenções de PIS/COFINS e CSLL.
Essa declaração é preenchida e gerada em forma de arquivo digital, contendo todas as informações da empresa, centralizadas no CNPJ da Matriz, é gerada e validada através do Programa Gerador da Declaração DIRF, atualizado anualmente e disponibilizado pela RFB. Após essa validação a declaração então é transmitida via internet e o prazo para entrega é sempre o último dia útil de fevereiro do ano posterior.
A falta da apresentação da DIRF no prazo fixado, ou a sua apresentação após o prazo, sujeita ao declarante, penalidades dispostas na Instrução Normativa SRF nº 197 de 10 de setembro de 2002.
3.4.2. RAIS
Instituída pelo Decreto nº 76.900, de 23 de dezembro de 1975, a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), deve ser preenchida pelas pessoas jurídicas, contendo elementos destinados a suprir a necessidade de controle, estatística e informações das entidades governamentais da área social. O Portal da RAIS objetivam essas necessidades da seguinte forma:
- O suprimento às necessidades de controle da atividade trabalhista no País,
- O provimento de dados para a elaboração de estatísticas do trabalho, a disponibilização de informações do mercado de trabalho às entidades governamentais.
- Os dados coletados pela RAIS constituem expressivos insumos para atendimento das necessidades:
- Da legislação da nacionalização do trabalho;
- De controle dos registros do FGTS;
- Dos Sistemas de Arrecadação e de Concessão e Benefícios Previdenciários;
- De estudos técnicos de natureza estatística e atuarial;
- De identificação do trabalhador com direito ao abono salarial
PIS/PASEP. (Portal da RAIS).
Fica obrigado a prestação desta obrigação acessória para todos os empregadores, as empresas com ou sem empregados, mesmo com suas atividades paralisadas entregam RAIS Negativa, empresas públicas, empregadores rurais, individuais, autônomos, profissionais liberais, cartórios, condomínios e outros que tiveram empregados no ano base.
Para envio da RAIS, é obrigatoriamente necessária à utilização do Programa Gerador de Declaração RAIS (PGDRAIS), através dele é possível à geração, validação e transmissão, que é feita pela internet. A geração e transmissão da RAIS Negativa também pode ser feita através do PGRAIS como também é disponibilizado o RAIS Negativa Web.
Fica determinado que, o empregador que não cumprir os prazos estipulados para transmissão das informações, ficará sujeito à multa prevista no Art.25 da Lei nº 7.998, de 1990.
3.4.3. CAGED
A Lei nº 4.923/65 instituiu o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), criado pelo Governo Federal com a finalidade servir de base para a elaboração de estudos, pesquisas, projetos e programas ligados ao mercado de trabalho, ao mesmo tempo em que subsidia a tomada de decisões para ações governamentais. Ele também é utilizado pelo Programa Seguro Desemprego, para conflitar os dados relativos aos vínculos trabalhistas, além de outros programas sociais do Governo.
Fica obrigado a prestar declaração do CAGED, todo estabelecimento que tenha admitido, desligado ou transferido empregado com contrato de trabalho regido pela CLT, ou seja, que tenha efetuado qualquer tipo de movimentação em seu quadro de empregados.
No CAGED, São declarados os empregados contratados por empregador (Pessoa Física ou Jurídica regidos pela CLT), empregados com contrato de trabalho por prazo determinado, empregados rurais, menor aprendiz e trabalhadores temporários. A Portaria nº 768, de 28 de maio de 2014, posteriormente revogada pela Portaria nº 1.129 de 23 de julho de 2014, determinou que sempre que houver admissão de novo empregado, o empregador fica obrigado a entregar o CAGED no mesmo dia da admissão, quando o trabalhador estiver requerendo ou em percepção de benefício do Seguro Desemprego. Ficam desobrigados a declarar os servidores da administração pública, direta ou indireta, federal, estadual ou municipal, os servidores de fundações inclusive os nãos efetivos, os cedidos e os requisitados, os trabalhadores avulsos, os diretores sem vínculos empregatícios, dirigentes sindicais, autônomo, eventual, ocupante de cargo eletivo, estagiário, empregado doméstico, cooperado, e trabalhador por contrato determinado para atender necessidades temporárias de excepcional interesse público.
O CAGED é elaborado através do ACI (Aplicativo do CAGED Informatizado), dentro do ACI é disponibilizado um programa para analise e validação das informações prestadas, assim como também é disponível um Analisador Web, que tem o mesmo papel, porém de forma online, no portal do CAGED. Para transmissão do arquivo gerado no ACI é utilizado o CAGED WEB. Desde 14 de janeiro de 2016 é obrigada a utilização de certificação digital para transmissão através deste meio. O prazo para transmissão desta declaração é até o dia 07 do mês subsequente ao mês de referência das informações.
3.4.4. MANAD
O Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD) é um arquivo digital, gerado pelas empresas que utilizam processamento eletrônico para gestão dos registros contábeis, fiscais, trabalhistas e previdenciários. Este arquivo poderá ser solicitado, quando intimada pela fiscalização da Receita Federal do Brasil, Previdência Social e Ministério do Trabalho e Emprego, onde nele devem constar todas as informações instituídas e especificadas no Manual Normativo de Arquivos Digitais, a fim de conflitar as informações prestadas.
3.4.5. SEFIP/GFIP
Para atender o disposto no parágrafo IV do Art. 32 da Lei 8.212/91, que obriga toda empresa, independente do seu regime de apuração, a declarar a SRF e ao Conselho Curador do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, dentro de prazos pré-estabelecidos, os dados relacionados aos fatos geradores, base de cálculo e valores devidos da contribuição previdenciária e outras informações de interesse do INSS ou do Conselho Curador do FGTS, foi introduzida a obrigação acessória GFIP (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia e Informações a Previdência Social), que passou a ser obrigatória a partir da competência 01/1999, devendo ser transmitida mensalmente, até o dia 7 do mês subsequente, independente do efetivo recolhimento ao FGTS ou das contribuições previdenciárias.
A GFIP é gerada por intermédio do programa SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social). Esse é um sistema criado pela Caixa Econômica Federal e tem por objetivo consolidar os dados cadastrais, contratuais e financeiros das empresas, de seus trabalhadores e contribuintes, dados esses que podem ser importados do software de gestão da folha de pagamento ou serem preenchidos manualmente dentro do próprio sistema. Após a validação das informações, é gerado um arquivo no formato NRA.SFP que será transmitido através do Aplicativo Conectividade Social, onde posteriormente será gerado um protocolo, e também um arquivo SELO, que disponibilizará a GRF (Guia de Recolhimento do FGTS), caso a empresa tenha recolhimento.
3.4.6. CAT
A Comunicação de Acidente do Trabalho (CAT) é uma declaração que deve ser transmitida a Previdência Social a fim de relatar um acidente de trabalho ou de trajeto, bem como uma doença ocupacional. Segundo o portal do INSS, são considerados acidente de trabalho ou trajeto e doença ocupacional os seguintes casos:
- Acidente de trabalho ou de trajeto: é o acidente ocorrido no exercício da atividade profissional a serviço da empresa ou no deslocamento residência/trabalho/residência, e que provoque lesão corporal ou perturbação funcional que cause a perda ou redução – permanente ou temporária – da capacidade para o trabalho ou, em último caso, a morte;
- Doença ocupacional: é aquela produzida ou desencadeada pelo exercício do trabalho peculiar a determinada atividade e constante da respectiva relação elaborada pelo Ministério do Trabalho e da Previdência Social. (Portal do INSS)
Esta declaração deve ser transmitida até o primeiro dia útil seguinte a ocorrência e nos casos de morte, a comunicação deve ser imediata, Ela é gerada através de um aplicativo disponibilizado pelo INSS, onde é possível importar ou preencher manualmente os dados do empregado, da empresa e informações pertinentes ao acidente do trabalho ou doença ocupacional. Este mesmo aplicativo transmite as informações para a base de dados do INSS, porém há a possibilidade de protocolar esta comunicação junto a uma agência do INSS.
3.4.7. PPP
O PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) consiste em um documento com informações do histórico laboral do trabalhador, que contem dados relativos às atividades do exercidas na empresa e monitoramento de riscos e agentes nocivos relativos à atividade proporciona. Este documento é apresentado em formulário instituído pelo INSS, e tem por uma de suas principais finalidades, orientar o processo de reconhecimento de aposentadoria especial. Ele deve ser baseado no laudo técnico de condições ambientais do trabalho, programa de controle médico de saúde ocupacional e programa de proteção de riscos ambientais.
3.4.8. GPS
Guia da Previdência Social (GPS) é o documento utilizado para recolhimento dos valores referentes às contribuições previdenciárias das empresas, empregados e contribuintes.
3.4.9. Livro de Registro de Empregados
Esta é uma obrigação com o objetivo de escriturar em livro ou ficha de registro, as informações cadastrais, pessoais e contratuais dos empregados vinculados à empresa. Nele também são dispostas informações referentes a reajuste salarial, contribuição sindical, férias e afastamentos. O livro de registro auxilia as empresas, sendo uma prova física, com informações básicas sobre seus empregados, assegurando o registro dessas informações.
3.4.10. Folha de Pagamento
Folha de Pagamento é um relatório gerencial que contém informações sobre os fatos das relações de trabalho, sendo descriminados os fatos em rubricas, especificando percentuais, expressando em valores as movimentações monetárias. Sendo um relatório gerencial, ele tem uma função de auxiliar na gestão assim como na tomada de decisão, tanto para a empresa quanto para os órgãos fiscalizadores.
3.4.11. Formulário do Seguro Desemprego
Todo funcionário demitido sem justa causa, tem por direito ter ingresso ao benefício do seguro desemprego, porém para requerer este benefício, a empresa deve fornecer ao funcionário demitido o Formulário do Seguro Desemprego, que contem informações básicas do empregado e da empresa, assim como dados do desligamento e informações salariais. Este formulário era preenchido de forma manual, porém desde 01 de abril de 2015, este formulário é preenchido de forma digital através do aplicativo Empregador Web, disponibilizado no Portal do MTE na internet. Para utilização do aplicativo é necessário fazer o cadastro da empresa junto ao aplicativo, onde será gerado um login e uma senha, e o acesso será validado por certificação digital. O aplicativo também permite a importação de arquivo que pode ser gerado por software de folha de pagamento.
3.5. Obrigatoriedade do E-Social.
Estão obrigados ao E-Social todo aquele que contratar prestador de serviço, pessoa física ou jurídica, e possua alguma obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária, em função dessa relação jurídica, por força da legislação pertinente.
Conforme disposto no Decreto de Lei 8.373/14, em seu artigo 2º, inciso 1º, fica instituído:
§ 1º A prestação das informações ao eSocial substituirá, na forma disciplinada pelos órgãos ou entidades partícipes, a obrigação de entrega das mesmas informações em outros formulários e declarações a que estão sujeitos:
I – O empregador, inclusive o doméstico, a empresa e os que forem a eles equiparados em lei;
II- O segurado especial, inclusive em relação a trabalhadores que lhe prestem serviço;
III – as pessoas jurídicas de direito público da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios; e
IV – As demais pessoas jurídicas e físicas que pagarem ou creditarem por si rendimentos sobre os quais tenha incidido retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte – IRRF, ainda que em um único mês do ano-calendário.
Este mesmo decreto determina que a prestação de informações ao E-Social das microempresas (ME), empresas de pequeno porte (EPP) e o microempreendedor individual (MEI), será feita através de sistema simplificado, compatível com as especificidades dessas empresas.
3.6. Qualificação Cadastral
Seguindo a linha objetiva do E-Social, que tem por finalidade a obtenção de informações com qualidade, rapidez e transparência, sendo assim, é muito importante que as informações que serão transmitidas estejam corretas e inteligíveis. A partir do E-Social, será fundamental que, informações como CPF, nome completo, data de nascimento, Número de Inscrição Social (NIS) e PIS estejam em conformidade, pois as mesmas serão conflitadas com os cadastros oficiais constantes na base de dados da Receita Federal, Ministério do Trabalho e Emprego, Cadastro Nacional de Informações Sociais e Caixa Econômica Federal.
Para atender essa necessidade, foi desenvolvido um aplicativo, chamado Qualificação Cadastral, que está disponibilizado no portal do E-Social, onde, através dele, o empregador poderá checar se essas informações de seus trabalhadores estão coincidindo com as informações corretas. Caso haja algum erro, o aplicativo indicará que procedimento deverá ser tomado para a correção daquela informação.
Por não haver o filtro dessas informações nos cadastros de seus empregados, as empresas muitas vezes, por equivoco, cadastravam esses dados incorretamente, ocasionando problemas aos empregados, junto a Caixa Econômica Federal no que tange aos saques do FGTS, na aquisição dos benefícios junto a Previdência Social e no requerimento ao seguro desemprego.
3.7. Estrutura de transmissão dos Arquivos do E-Social
As informações ao E-Social são prestadas por meio de eventos, sendo este o ponto essencial para entender todo esse processo. São basicamente três os tipos de eventos do E-Social, são eles: Eventos Iniciais e Eventos de tabelas, Eventos Não Periódicos e Eventos Periódicos. Eles são transmitidos através de uma tecnologia universalmente aceita, já utilizada nos módulos anteriores do projeto SPED, que é o formato XML.
O E-Social não detém de Programa Gerador de Declaração (PGD), ou Programa Validador e Assinador (PVA) como ocorre nos demais módulos do SPED. Este arquivo deverá ser gerado pelo Software de Folha de Pagamento e transmitido através de WebService, ou gerado e transmitido diretamente através de uma página WEB, que será disponibilizada no portal do E-Social, onde o empregador poderá se identificar e preencher as informações solicitadas. Cada evento é compactado em um pequeno arquivo no formato XML, que será encaminhado ao repositório nacional do E-Social para validação e depois distribuído aos entes. Após a transmissão é gerado um protocolo de envio, que deve ser armazenado, para uma futura comprovação da transmissão. Caso o arquivo tenha algum erro, será gerado um aviso reportando as inconsistências encontradas.
Fonte: Blog Contador Ângelo Costa
3.7.1. Eventos Iniciais
Sendo o ponto de partida, este é o principal evento a ser transmitido ao E-Social, nenhum outro evento pode ser transmitido antes dele. Neste evento serão fornecidas informações referentes ao empregador/contribuinte, como: dados cadastrais, regime de tributação, alíquotas, indicativo de desoneração da folha e etc. Ele é classificado através do seguinte grupo:
- S-1000: Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público.
3.7.2. Eventos de Tabelas
Com objetivo de complementar os Eventos Iniciais, os Eventos de Tabela incluem informações importantes, que serão utilizadas para estruturar os eventos periódicos e não periódicos. Esses eventos são classificados e estruturados pelos nos seguintes grupos:
- S-1005: Tabela de Estabelecimentos, Obras ou Unidades de Órgãos Públicos.
- S-1010: Tabela de Rubricas.
- S-1020: Tabela de Lotações Tributárias
- S-1030: Tabela de Cargos/Empregos Públicos.
- S-1040: Tabela de Funções/Cargos em Comissão
- S-1050: Tabela de Horários/Turnos de Trabalho
- S-1060: Tabelas de Ambientes de Trabalho
- S-1070: Tabela de Processos Administrativo-Judiciais
- S-1080: Tabela de Operadores Portuários.
3.7.3. Eventos Não Periódicos
Esses são eventos que tem por objetivo relatar os acontecimentos que não tem uma data pré-estabelecida para acontecer, como por exemplo, a admissão de um funcionário ou um reajuste salarial, ou seja, que não há periodicidade fixa para ocorrer e que dependem dos acontecimentos na relação entre o empregado e o empregador que influenciam no reconhecimento de direitos e no cumprimento de deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais. Os Eventos Não Periódicos são:
- S-2190: Admissão de Trabalhador – Registro Preliminar
- S-2200: Cadastramento Inicial do Vinculo e Admissão/Ingresso do Trabalhador
- S-2205: Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador
- S-2206: Alteração de Contrato de Trabalho
- S-2210: Comunicação de Acidente do Trabalho
- S-2220: Monitoramento da Saúde do Trabalhador
- S-2230: Afastamento Temporário
- S-2240: Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco
- S-2241: Insalubridade, Periculosidade, e Aposentadoria Especial
- S-2250: Aviso Prévio
- S-2298: Reintegração
- S-2299: Desligamento
- S-2300: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início
- S-2306: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Alteração Contratual
- S-2399: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Término
- S-2400: Cadastro de Benefícios Previdenciários – RPPS
- S-3000: Exclusão de eventos
- S-4000: Solicitação de Totalização de Bases e Contribuições
- S-5001: Informações das contribuições sociais por trabalhador
- S-5002: Imposto de Renda Retido na Fonte
- S-5011: Informações das contribuições sociais consolidadas por contribuinte
- S-5012: Informações do IRRF consolidadas por contribuinte
3.7.4. Eventos Periódicos
Os Eventos Periódicos são caracterizados pelo fato de terem uma periodicidade previamente definida, compostos por informações da remuneração dos trabalhadores, da apuração de outros fatos geradores de contribuições previdenciárias e de imposto de renda retido na fonte sobre pagamentos feitos a pessoas físicas. São Eventos Periódicos:
- S-1200: Remuneração de trabalhador vinculado ao RGPS
- S-1202: Remuneração de servidor vinculado a RPPS
- S-1207: Benefícios previdenciários – RPPS
- S-1210: Pagamentos de Rendimentos do Trabalho
- S-1250: Aquisição de Produção Rural
- S-1260: Comercialização da Produção Rural Pessoa Física
- S-1270: Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários
- S-1280: Informações Complementares aos Eventos Periódicos
- S-1295: Solicitação de Totalização para Pagamento em Contingência.
- S-1298: Reabertura dos Eventos Periódicos
- S-1299: Fechamento dos Eventos Periódicos
- S-1300: Contribuição Sindical Patronal
3.7.5. Registro de Eventos Trabalhistas (RET)
Esta é a denominação da base de dados do Ambiente Nacional do E-Social, que será alimentada conforme a transmissão dos eventos não periódicos, os eventos de remuneração e de pagamento dos trabalhadores e os eventos dos Trabalhadores Sem Vínculo Empregatício (TSVE). Todo arquivo transmitido deve respeitar as regras de validação e somente serão aceitos se estiverem consistentes com o RET, ou seja, ele tem como finalidade sequenciar esses eventos, que devem obedecer a uma ordem lógica, como por exemplo: Um evento de desligamento só poderá ser aceito se anteriormente tiver sido enviado o evento de admissão.
3.7.6. Prazos de Envio dos Eventos
Os eventos que compõem o E-Social, deverão ser transmitidos respeitando prazos pré-estipulados. Respeitando o disposto na última versão do Manual de Orientações do E-Social, o blog “Quarks, Soluções em Gestão” resumiu esses prazos conforme oito regras:
I. Funcionários Novos: Enviar os eventos de admissão e monitoração da saúde antes do início da admissão;
II. Afastamentos Temporários referentes a acidente de trabalho, saúde ou doença: Quando ultrapassar 15 dias ou se fechar o mês já comunica, o que ocorrer antes;
III. Empresa Nova: Enviar o evento com as informações do empregador assim que abrir a empresa, e a informação de Contribuição Sindical Patronal, assim que recolher a taxa;
VII. Acidente do Trabalho: Enviar imediatamente o evento referente a Comunicação de Acidente de Trabalho;
V. Aviso Prévio: 10 dias após sua comunicação ao trabalhador;
VI. Desligamentos: Até o 1º dia útil seguinte á data do desligamento, quando o aviso prévio for trabalhado ou no caso de contrato por prazo determinado. Para os demais casos, até 10 dias seguintes à data do desligamento, ou ao envio do evento de remuneração, o que ocorrer primeiro. O caso de estatutários ou regime especiais, o prazo é a data de fechamento do mês.
VII. Imposto Sindical Patronal: Enviar até o dia 7 de fevereiro, para as empresas urbanas, ou até o dia 7 de outubro, para as empresas rurais, ou imediatamente, no caso de empresas novas.
VIII. Todos os demais eventos e casos, o prazo para informar o E-Social é até o dia 7 do mês seguinte à ocorrência, antecipando para o dia útil anterior, no caso do dia 7 não haver expediente bancário, ou então, se o evento for requisitado antes da data.
3.8. Certificado Digital
O Certificado Digital é um documento eletrônico que identifica de forma inequívoca uma pessoa jurídica ou uma pessoa física na internet. Através dele é possível garantir a segurança e integridade em toda movimentação eletrônica, uma vez que ele substitui a assinatura manuscrita, por um modelo eletrônico equivalente, que fornece muito mais segurança e conveniência.
Fica obrigatória a utilização de Certificado Digital para a transmissão dos arquivos do E-Social, eles devem ser emitidos por Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil). Ele deverá ser do tipo A1 ou A3. Certificados tipo A1 ficam armazenados no próprio computador a partir do qual ele será utilizado. Certificados do tipo A3 são armazenados em mídias físicas como Smart Card ou Token, que possuem dispositivo capaz de realizar a assinatura digital, devendo este, estar conectado ao computador para que seja realizada a autenticação.
Conforme o manual do E-Social, o certificado será exigido em dois momentos distintos:
a) Transmissão: antes de ser iniciada a transmissão de solicitações ao sistema eSocial, o certificado digital do solicitante é utilizado para garantir a segurança do tráfego das informações na INTERNET. Para que um certificado seja aceito na função de transmissor de solicitações este deverá ser do tipo e CPF (e-PF) ou e CNPJ (e-PJ).
b) Assinatura de documentos: para os empregadores pessoas jurídicas, os eventos poderão ser gerados por qualquer estabelecimento da empresa ou seu procurador, mas o certificado digital assinante destes deverá pertencer a matriz ou ao representante legal desta ou ao procurador/substabelecido, outorgado por meio de procuração eletrônica e não eletrônica.
Estão dispensados do uso do certificado digital os Microempreendedores Individuais (MEI), segurados especiais, empregador doméstico e as Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) que possuam até 03 empregados, não incluídos os empregados afastados por motivo de aposentadoria por invalidez. Para esses empregadores foi disponibilizada a geração de um código de acesso para ingresso ao portal do E-Social.
3.9. Cronograma de Implantação
Após um longo período prorrogando os prazos de implantação, o Comitê Gestor do E-Social divulgou no dia 29 de novembro de 2018 o cronograma de implantação do E-Social. Para atender as solicitações realizadas pelas empresas e confederações participantes do E-Social, foi determinada a implantação por fases, com o objetivo de garantir segurança e eficiência para a entrada em operação do programa. Conforme exposto no portal do E-Social, o cronograma se dará da seguinte forma, com base no faturamento do exercício de 2016:
Fonte: Portal do E-Social
O fato de o programa ter sido dividido em fases, apenas tem como finalidade proporcionar uma entrada em produção mais amena e facilitar a adaptação das empresas junto ao programa, porém, o mesmo já foi testado e está 100% pronto para receber os arquivos.
3.10. O E-Social e a Reforma Trabalhista
Conforme publicado em Diário Oficial da União, foi divulgada a resolução Nº 11, de 14 de setembro de 2017, o Comitê Gestor do E-Social torna público o lançamento do leiaute da versão 2.4 do E-Social que abrange as mudanças na legislação trabalhista introduzidas pela Lei 13.467 de 13 de julho de 2017.
3.11. Penalidades e Multas
As empresas que não prestar as informações dentro dos prazos estipulados ou que apresentarem tais informações com incorreções ou omissões estará sujeitas a penalidades e multas conforme legislação vigente.
3.12. Os Impactos do E-Social no Âmbito Empresarial
Perante a grandiosidade do sistema E-Social e seu minucioso tratamento com as informações prestadas, todos os setores que estarão ligados ao seu cumprimento, como a área de recursos humanos, departamento de pessoal e contabilidade, terão que manter uma relação harmoniosa com a empresa num todo, com exclusividade no que tange as relações trabalhistas.
Devemos perceber que não haverá mudança na legislação, ou seja, sempre houve dispositivos legais que estipularam as obrigatoriedades e os prazos de comprimento das obrigações, a única mudança, ocorrerá na forma de envio dessas informações, e isso afetará diretamente os processos, sistemas e pessoas, sendo este último, ligado diretamente aos aspectos culturais das partes envolvidas, uma vez que alguns hábitos terão que ser eliminados.
Por ser um sistema que permite uma analise sistêmica de inconsistências das informações prestadas, o E-Social trás ao âmbito empresarial a necessidade de novos métodos e planejamento, sendo necessário readequar os processos internos já praticados. Para isso é essencial introduzir nesta nova realidade medidas preventivas que tenham como objetivo padronizar as relações entre a parte fornecedora das informações e os responsáveis por transmiti-las ao E-Social. O consultor Paulo Cesar Beck relatou ao Blog “Ação Sistemas” algumas das ações necessárias a serem tomadas:
- Rever os processos, fazendo com as próprias áreas solicitantes sejam responsáveis por alimentar informações consistentes quando ocorrerem os fatos geradores, descentralizando as atividades e implementando controles automatizados.
- Rever a cultura, investindo mais em organização e planejamento para evitar ações reativas e corretivas.
A realidade das organizações no cenário atual demonstra o quão importante foi à implantação deste projeto, pois algumas práticas irregulares se tornaram comuns no cotidiano dos setores responsáveis por esta gestão. Movimentações como: admissões retroativas, com omissões de dados ou divergentes, desligamentos retroativos, férias retroativas, não acompanhamento e realização dos controles de medicina e segurança do trabalho, são fatos que acontecem com frequência, muita das vezes com a conivência dos gestores, ou seja, pessoa que detém conhecimento de que tais práticas são ilegais, e que deixam de lado essa responsabilidade, para cumprirem exigências de setores ou empresas que, para atender alguma determinada necessidade, não dão a devida importância às consequências que isso pode gerar.
Estes procedimentos eram possíveis, pois não havia de fato um sistema efetivo de fiscalização por parte do governo, que pudesse monitorar por completo as relações trabalhistas, sendo essas praticas descobertas apenas quando um fiscal do trabalho, designado por ordem de serviço, comparecia no âmbito empresarial para efetuar uma auditoria, conflitando as informações registradas nos livros de registro, folhas e recibos de pagamento e comprovantes, com a realidade do ambiente de trabalho. Porém o contingente de fiscais que realizam esse trabalho, não dá conta da demanda, pois a quantidade de empresas é muito maior do que a quantidade de fiscais aptos a realizarem as auditorias. A dirigente do SINAIT (Sindicato Nacional dos Auditores Fiscais do Trabalho) relata este fato, em editorial do sindicato:
“No meio de tudo isso a carreira responsável por fiscalizar as normas de segurança e saúde de trabalho está numa situação difícil. São 2.325 Auditores-Fiscais do Trabalho, entre eles 62 médicos do trabalho e 171 engenheiros, para fiscalizar as cerca de 8 milhões de empresas que existem no Brasil, os 46 milhões de trabalhadores, e uma População Economicamente Ativa – PEA de 105 milhões de pessoas.”
A implantação do E-Social, eliminará o acontecimento desses fatos ocorridos, uma vez que através dele, não será possível a continuidade dessas práticas, pois haverá uma validação efetiva em tempo real por parte do próprio sistema, que fará isso de forma automática, e permitindo com que as penalidades sejam aplicadas, caso as informações não sejam prestadas conforme os prazos e critérios legais estabelecidos.
4.0. CONSIDERAÇÕES FINAIS
O desenvolvimento do presente estudo permitiu a concepção que o sistema tributário brasileiro tem passado por mutações drásticas ao longo dos anos, com intuito de acompanhar a constante corrida em busca de evolução. Essas mudanças trouxeram modernidade ao tratamento das informações, a aplicação de novas tecnologias tornou os processos mais rápidos e dinâmicos, diminuindo a burocracia e aumentando o controle e a fiscalização. Foi possível analisar, através deste trabalho, como o novo sistema integrado denominado SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), tende a modificar a forma como devem ser cumpridas as obrigações estipuladas pelo governo, através de seus módulos que abrangem todas as áreas de atuação do sistema tributário, obtendo um melhor gerenciamento das informações contábeis, fiscais, trabalhistas e previdenciárias.
O objetivo geral deste trabalho foi realizar um estudo abrangente e detalhado sobre o E-Social, considerado por especialistas o maior e mais complexo módulo do SPED, que tem por objetivo padronizar e unificar a escrituração e o envio das informações trabalhistas e previdenciárias de forma ágil e eficiente, facilitando o acesso a essas informações por parte dos órgãos do governo. Ele engloba os principais entes da administração pública, como Ministério do Trabalho e Emprego, Receita Federal do Brasil, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social e o Conselho Curador do FGTS.
Através desta pesquisa foi possível avaliar os métodos anteriormente utilizados, apresentar, conceituar, mostrar as funcionalidades do E-Social e demonstrar os impactos que serão causados nas relações trabalhistas e no âmbito empresarial após a sua implantação. Durante todo o estudo do E-Social, observamos que ele trará grandes desafios aos entes responsáveis pelo cumprimento desta obrigação, pois ele afetará diretamente os processos e a cultura das pessoas envolvidas.
REFERÊNCIAS
-PORTAL RFB SPED. DISPONIVEL EM:
http://sped.rfb.gov.br/pagina/show/964
-Decreto n° 6.022, de 22 de janeiro de 2007
–EMENDA CONSTITUCIONAL Nº 42, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2003
-INSTRUÇÃO NORMATIVA RFB Nº 1571, DE 02 DE JULHO DE 2015
-INSTRUÇÃO NORMATIVA RFB Nº 1701, DE 14 DE MARÇO DE 2017
-GUIA PRÁTICO DA ESCRITURAÇÃO FISCAL DIGITAL – EFD ICMS/IPI
-Manual de Orientações do Contribuinte CT-e
-PORTAL ARVORE DO CONHECIMENTO
http://www.arvoredoconhecimento.org.br/main.html
-PORTAL FENACON
http://www.fenacon.org.br/multimidia/videos/?category=esocial
– PORTAL E-SOCIAL
– DECRETO Nº 8.373, DE 11 DE DEZEMBRO DE 2014
-http://www.rhevistarh.com.br/portal/?p=13305
-http://www.granadeiro.adv.br/destaque/2016/03/04/o-impacto-do-esocial-na-fiscalizacao-trabalhista
– DECRETO Nº 76.900, DE 23 DE DEZEMBRO DE 1975.
-Manual de Orientações da RAIS
– Manual de Orientações do E-Social.
– http://contadorangelocosta.blogspot.com.br/2015/01/vem-ai-o-novo-sistema-de-fiscalizacao.html
– http://tsdn.tecnospeed.com.br/blog-da-tecnospeed/post/lista-de-eventos-do-esocial-versao-2-3
-https://www.sinait.org.br/site/noticia-view/?id=15613/falta%20de%20fiscalizacao%20de%20condicoes%20de%20saude%20e%20seguranca%20no%20trabalho%20desrespeita%20direito%20fundamental,%20denuncia%20sinait
¹Pós-graduado em Perícia e Auditoria Contábil, MBA em Contabilidade Pública, Graduação em Ciências Contábeis pela Universidade Veiga de Almeida. Atua na área trabalhista há mais de 10 anos.