STRATEGIC DIAGNOSIS OF THE EXTENSION PROJECT “OBSERVATORY OF PUBLIC POLICIES” OF THE UNIVERSITY OF THE STATE OF AMAZONAS – OPP/UEA
REGISTRO DOI: 10.5281/zenodo.7821482
Jackeline Costa Pantoja1
Nilson José de Oliveira Junior2
Ranniéry Mazzilly Silva de Souza3
RESUMO
Este estudo teve como objetivo a elaboração de um diagnóstico estratégico para o Observatório de Políticas Públicas da Universidade do Estado do Amazonas – OPP/UEA. Para isso, foram aplicados questionários e realizadas entrevistas que buscaram a investigação do contexto no qual o OPP/UEA realiza suas atividades. Com as informações obtidas foi possível a determinação da identidade organizacional do projeto, sua cadeia de valor, as principais variáveis internas e externas que afetam seu desempenho e por fim alguns dos mais importantes fatores críticos de sucesso para o que o projeto possa fazer bom uso de cenários favoráveis e se proteger em circunstâncias desfavoráveis. Após a consolidação das informações coletadas, e com foco especial no emprego da ferramenta de Análise SWOT, pode-se constatar a realidade de um projeto que se destaca pela qualidade do corpo de membros e do conteúdo produzido, sendo importante diferencial na disputa por recursos e busca por parcerias. Já no que diz respeito aos cenários de restrição e vulnerabilidade, é preciso dar maior atenção à estrutura que suporta as atividades do projeto como a estrutura física-tecnológica e a organização de tarefas. Concluiu-se que as análises realizadas durante o estudo de caso são relevantes para que projeto obtenha uma melhor visualização das características do contexto no qual ele realiza suas atividades.
Palavras-chave: Estratégia; diagnóstico estratégico; análise swot.
ABSTRACT
This study aimed to develop a strategic diagnosis for the Observatory of Public Policies of the State University of Amazonas – OPP/UEA. For this, questionnaires were applied and interviews were conducted that sought to investigate the context in which the OPP/UEA performs its activities. With the information obtained it was possible to determine the organizational identity of the project, its value chain, the main internal and external variables that affect its performance and finally some of the most important critical success factors for which the project can make good use of favorable scenarios and protect itself in unfavorable circumstances. After the consolidation of the information collected, and with a special focus on the use of the SWOT Analysis tool, one can see the reality of a project that stands out for the quality of the body of members and the content produced, being an important differential in the dispute for resources and search for partnerships. Regarding restriction and vulnerability scenarios, it is necessary to pay greater attention to the structure that supports the project activities such as the physical-technological structure and the organization of tasks. It was concluded that the analyzes performed during the case study are relevant for the project to obtain a better visualization of the characteristics of the context in which it performs its activities.
Keywords: Strategy; strategic diagnosis; swot analysis.
1 INTRODUÇÃO
O OPP/UEA foi criado com objetivo de disseminar informações a respeito da situação das políticas públicas no estado do Amazonas. A atividade de extensão, atividade central dos observatórios acadêmicos, tem o papel de estabelecer relação entre a universidade e a sociedade brasileira, é também o espaço onde a comunidade acadêmica se reúne para discutir os problemas públicos e contribuir para o aprimoramento da efetividade das políticas públicas. Os observatórios, por sua vez, podem ser definidos como entidades que realizam atividades de produção de diagnósticos, previsões e informes acerca de uma determinada realidade social, fornecendo assim fundamentação para o processo de tomada de decisões dos interessados nessa realidade social (ENJUTO, 2010 apud NETTO et al., 2013).
Diante disso, a problemática que impulsiona a presente pesquisa está relacionada à necessidade de conhecer o contexto organizacional do OPP/UEA durante a execução de suas atividades. Esta pesquisa busca apresentar uma proposta de diagnóstico estratégico que contribuirá para o amadurecimento das estratégias do OPP/UEA, pois além de fornecer um panorama geral das qualidades e limitações do projeto, também possibilita previsão de cenários futuros. Este estudo é necessário pois tendo em vista a execução de qualquer empreitada é necessária a realização de levantamentos e análises de oportunidades e problemáticas que influenciam no alcance de resultados almejados.
Diante disso, o objetivo desta pesquisa, por sua vez, é realizar um diagnóstico Estratégico do Observatório de Políticas Públicas da Universidade do Estado do Amazonas. Para alcançar o que se propõe é necessário levantar informações a respeito da realidade do projeto; determinar a missão, visão, valores que norteiam o OPP/UEA, identificar a cadeia de valor do projeto; realizar uma análise ambiental do contexto interno e externo utilizando a ferramenta de Análise SWOT e descobrir Fatores Críticos de Sucesso para o projeto.
Esta pesquisa possui uma abordagem qualitativa e quantitativa, descritiva quanto aos objetivos, utilizando método bibliográfico, estudo de caso, levantamento e documental. Os dados que compuseram os resultados da pesquisa foram obtidos por meio da aplicação de questionários e realização de entrevistas. As informações obtidas foram interpretadas por meio de análise de conteúdo e técnicas de estatística descritiva.
Por fim, a divisão desta pesquisa deu-se em cinco seções: introdução, fundamentação teórica, procedimentos metodológicos, resultados e discussões e considerações finais.
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
2.1 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Souza (2021) destaca que planejamento estratégico tem o objetivo de analisar características organizacionais internas e externas a fim de selecionar as melhores técnicas a serem empregadas no contexto observado. Na visão de Mintzberg, Ahlstrand e Lampel (2010) o planejamento estratégico não se trata apenas de um meio para criar estratégias, mas também para programar estratégias já criadas, sendo assim possível o tratamento formal das implicações já existentes.
A bibliografia especializada aponta a existência de cinco fases básicas para a elaboração de um planejamento estratégico: (a) Diagnóstico Estratégico; (b) Direcionamento Estratégico; (c) Formulação das Estratégias; (d) Implementação das Estratégias; (e) Avaliação e Controle (CARVALHO, 2002; OLIVEIRA, 2001 apud FERNANDES, 2012).
É importante salientar que há uma discussão na literatura acerca do ordenamento das etapas ou fases de um planejamento estratégico. No entanto, a bibliografia também afirma que não existe uma metodologia universal de planejamento estratégico pois as organizações são diferentes em termos de tamanho, tipo, forma, filosofia e estilo administrativo (DE CAMARGO DIAS et al., 2018; OLIVEIRA, 2019).
2.2 DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO
O diagnóstico estratégico se refere à primeira etapa de um planejamento estratégico. Quando se trabalha com planejamento estratégico é preciso que antes de tudo sejam respondidas questões existenciais como: “quem somos e onde estamos?”. Nesse sentido é indispensável que sejam estabelecidas diretrizes que irão nortear suas ações, assim é possível identificar oportunidades que aproximam a organização de seus objetivos (SERTEK, 2012).
É importante destacar que assim como ocorre com o planejamento estratégico, as etapas para a realização de um diagnóstico estratégico podem apresentar divergências dependendo dos autores consultados. Entretanto, aspectos comuns entre os referenciais consultados são a identificação dos valores, a missão e a visão da organização e o diagnóstico do contexto interno e externo da organização (FERNANDES, 2012).
2.2.1 Identidade Organizacional (Missão, Visão e Valores)
Para Sertek (2012), as principais diretrizes organizacionais que norteiam uma organização são: a visão, a missão organizacional, os objetivos institucionais e os valores. Além do fator direcionador, essas diretrizes quando em sinergia ou desarmonia podem ajudar ou dificultar a implementação de mudanças estratégicas (ABDALLA et al., 2019).
Oliveira (2018) baseando-se nas ideias de Kotler, afirma que a missão da empresa deve ser voltada para a satisfação de alguma necessidade do ambiente externo, dessa forma este conceito inclui a determinação de “quem a empresa atende”. A missão de uma organização evidencia a razão pela qual ela existe. Apesar de não existir um modelo padrão, as declarações de missão possuem alguns elementos em comum como o negócio de atuação, a forma de atuação e o público que ela deseja atender (PINTO, 2016).
Segundo Lobato (2012) a visão é a explicação do que se almeja para a organização, de forma que se expresse a forma pela qual ela deseja ser reconhecida no futuro. Além disso, a visão também busca definir as características que precisam ser desenvolvidas para alcançar tais resultados, o que proporciona inspiração para e direção para elaborar objetivos (SERTEK, 2012).
Os valores organizacionais por sua vez são descritos como regras de conduta que as organizações definem para si e que devem ser seguidas por todos aqueles que a integram. Nesse sentido os valores também podem ser definidos como crenças que estabelecem padrões de comportamentos ideais (SOUZA, 2021; ABDALLA et al., 2019).
2.2.2 A Cadeia de Valor
Fernandes e Berton (2012) destacam que a identificação da cadeia de valor se realiza na fase de análise interna do diagnóstico estratégico. Lobato (2012) destaca que não é possível entender a vantagem competitiva das organizações sem o reconhecimento das atividades inter-relacionadas que agregam valor para as partes interessadas. O uso dessa ferramenta possibilita a identificação de lacunas e deficiências nas atividades das organizações, dessa forma é possível serem feitas melhorias na integração e coordenação dos processos (BRASIL, 2019).
Carvalho (2020) buscou reconhecer uma padronização de modelo de Cadeia de Valor a ser adotado no setor público por meio da avaliação dos mapas dos casos de sete organizações públicas. Com isso foi possível a decomposição da Cadeia de Valor em (a) macroprocessos de governança (atividades voltadas para questões estratégicas da organização como avaliação de desempenho, resultados e prestação de contas; (b) macroprocessos finalísticos (atividades voltadas para a missão da organização) e (c) macroprocessos de sustentação (atividades que sustentam o funcionamento dos processos finalísticos.
2.2.3 Análise ambiental e o Modelo de Análise SWOT
A análise ambiental trata-se de uma das mais importantes etapas do processo estratégico, este conceito se refere ao contexto histórico-espacial ao em que determinada organização atua. Neste contexto, o conceito de ambiente advém das ciências biológicas, e busca se referir a um conjunto de forças externas à organização que impactam de alguma forma nas atividades da organização (FERNANDES; BERTON, 2013).
Existem diversas ferramentas que podem ser utilizadas para a realização de uma análise ambiental, uma das mais notáveis é a Análise SWOT. O acrônimo SWOT vem do inglês strengths (forças), weaknesses (fraquezas), opportunities (oportunidades) e threats (ameaças). O modelo de análise SWOT faz referência às principais características da empresa e ao ambiente no qual ela está inserida que geram impactos no desenvolvimento de estratégias (FERNANDES; BERTON, 2013).
O modelo básico da escola de design tem como foco a avaliação do contexto interno e externo, revelando ameaças e oportunidades no ambiente revelando forças e fraquezas da organização. Apesar do desdobramento das abordagens estratégicas em direções divergentes, assim como o desenvolvimento de outras ferramentas de análise, muitos estudiosos ainda utilizam o método SWOT como ferramenta central devido sua abordagem clara, simples e específica (MINTZBERG; AHLSTRAND; LAMPEL, 2010).
Para uma melhor visualização de sua estrutura, uma análise SWOT (QUADRO 1) geralmente é elaborada a partir da divisão de uma matriz em quatro quadrantes onde são alocadas as variáveis de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças (PINTO, 2016).
Quadro 1 – Matriz SWOT.
Fonte: A autora (2023) com base em Oliveira (2018) e Hofrichter (2017).
Além da classificação tradicional de Pontos Fortes e Fracos, Oliveira (2018) aponta a importância da consideração de Pontos Neutros, que são variáveis identificadas pela empresa, entretanto, no momento de análise não é possível classificá-los como pontos fortes ou fracos.
A matriz SWOT (QUADRO 2) permite a identificação de situações vantajosas para a organização em cenários onde oportunidades e pontos fortes se alinham, assim como a identificação de situações de risco quando se sobrepõem pontos fracos com ameaças.
Quadro 2 – Identificação de cenários a partir do cruzamento das variáveis internas e externas.
Fonte: A Autora (2023) com base em Fernandes (2012), Oliveira (2018).
Oliveira Júnior (2021), aponta que após a consolidação das informações obtidas com a Análise SWOT, assim como a definição do tipo de estratégia a ser adotada, é possível a identificação dos FCS necessários para que a empresa alcance sua visão previamente definida. Considerando a necessidade de tornar mais palpável o entendimento a respeito da definição do termo “Fatores Críticos de Sucesso”, foi elaborado o quadro a seguir (QUADRO 3).
Quadro 3 – Comparativo de definições do termo “Fatores Críticos de Sucesso”.
Fonte: A autora (2023).
Se por um lado os FCS são os pontos-chave para o sucesso, o inverso também é verdadeiro, a negligência desses fatores contribui para o fracasso da organização (SPILLER, 2015). A definição dos FCS da organização resulta no reforço de Pontos Fortes e a eliminação ou redução dos Pontos Fracos diagnosticados. Nas palavras de Oliveira Junior (2021, pg 25): “A escolha correta sobre quais Pontos Fortes e Fracos a serem priorizados, devem sempre levar em conta a relevância das Oportunidades e Ameaças que eles se relacionam”.
3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Esta trata-se de uma pesquisa de natureza aplicada, tendo como objetivo a busca de novos conhecimentos que tenham aplicação práticas em situações reais e específicas (MARTINS, 2017). No que tange a abordagem desta pesquisa, ela é definida como quali-quantitativa pois envolverá a análise de conteúdo das respostas dos questionários e entrevistas realizadas, e também o emprego da estatística descritiva para descrever quantitativamente determinados aspectos do objeto do estudo (DA SILVA; MENEZES, 2001).
Quanto aos objetivos trata-se uma pesquisa descritiva pois busca determinar as características organizacionais identificadas no OPP/UEA. Segundo Leite (2014), a pesquisa descritiva visa apresentar as características de uma determinada população ou fenômeno. No que se refere aos procedimentos, esta pesquisa tem caráter bibliográfico, documental, e de estudo de caso associado ao levantamento.
De acordo com informações obtidas junto à equipe técnica do OPP/UEA, o projeto conta com 20 membros. Ao fim da pesquisa, 10 (dez) pessoas participaram da pesquisa, sendo 2 (dois) professores e 1 secretária e 7 discentes/egressos. No total a amostra foi de aproximadamente 50% do universo. Para a seleção da amostra foi utilizado o método amostragem não probabilística por julgamento que consiste na seleção de uma parcela da população capaz de representar a população. (GIL, 2019).
Para a execução da coleta de dados da pesquisa bibliográfica, que consiste na análise de documentos como artigos e livros, foi empregado um procedimento seletivo de leitura, visando selecionar livros, artigos e manuais capazes de fundamentar a pesquisa. A pesquisa documental, que parte da análise de dados que não passaram por tratamento prévio, teve objetivo de obter informações sobre a realidade do projeto e para isso foram analisadas informações disponíveis no site do projeto e outros documentos fornecidos pela equipe técnica. Para a coleta de dados referente aos métodos de estudo de caso e levantamento, referente ao questionamento direto aos atores envolvidos no estudo de caso, foram aplicados os instrumentos de questionários com perguntas abertas e fechadas e entrevista semiestruturada (GIL, 2019). O tratamento dos dados obtidos com a aplicação destes instrumentos deu-se por meio de análise de conteúdo e estatística descritiva (VERGARA, 2005; DA SILVA; MENEZES, 2001)
O Questionário I, buscou determinar a missão, visão e valores do OPP/UEA junto a 02 (dois) professores membros do projeto. No que se refere à missão e visão foram levantadas questões abertas acerca da razão de existência do projeto e como deseja ser reconhecido no futuro. Visando a investigação dos valores foram elencados 18 valores extraídos da escala de avaliação de valores organizacionais presentes na pesquisa de Machado (2009). A seleção dos valores relevantes para o projeto deu-se por meio de questão fechada (múltipla escolha).
O Questionário II, foi destinado à secretaria do OPP/UEA, e visou a determinação de atividades de suporte e atividades finalísticas realizadas no projeto e contava com alternativas fechadas de múltiplas escolhas. Para elencar atividades as principais atividades executadas por observatórios, foi levado em consideração as principais atividades realizadas em 24 observatórios sociais brasileiros (NETTO et al., 2013). Já para determinar ações de governança e sustentação foram elencadas atividades apresentadas pelo Guia Técnico de Gestão Estratégica (BRASIL, 2019).
O Questionário III, foi aplicado junto a 8 (oito) membros incluindo membros discentes/egressos e a secretária do projeto com intuito elaborar uma Análise SWOT. O foco dessa etapa foi a obtenção de dados quantitativos resultantes da aplicação de questões fechadas (múltiplas escolhas). Com isso em mente, a fim de reconhecer a situação interna buscou-se descobrir percepção dos respondentes acerca do desempenho ou qualidade de fatores internos. Para isto foram levantadas 24 variáveis internas com base nas perspectivas: resultados para sociedade, resultados para as partes interessadas, processos internos, infraestrutura e aprendizagem (BRASIL, 2019).
O reconhecimento da situação externa no Questionário III, buscou descobrir o nível de impacto que 24 situações hipotéticas seriam capazes de causar ao projeto, de acordo com a percepção dos respondentes. Visando a definição de situações capazes de oferecer vantagens e desvantagens ao OPP/UEA foram levadas em consideração oportunidades e ameaças diagnosticadas em outras pesquisas de análise ambiental de observatórios como de Soares; Ferneda e Prado (2018) e Netto et al. (2013). O tratamento estatístico das questões fechadas do Questionário III, consistiu na atribuição de pesos às alternativas para que assim fosse obtida a média ponderada de cada item avaliado (QUADRO 4).
Quadro 4 – Ponderação de variáveis internas e externas no Questionário III.
Fonte: A autora (2023).
Uma vez realizada a atribuição de pesos às alternativas determinadas, os dados foram tabulados de acordo com a frequência das respostas (TABELAS 1, 2 e 3 – APÊNDICE) e então multiplicou-se a frequência vezes o peso, obtendo-se uma pontuação total do item que está sendo avaliado. Para descobrir a média ponderada do item avaliado foi dividida a pontuação total pela quantidade de respondentes, que é 8 (oito). Para classificação das características observadas sob a ótica da Análise SWOT, procurou-se realizar a divisão em três intervalos de classes (QUADRO 5) (BARBETTA, 2002).
Quadro 5 – Critérios para classificação de variáveis internas e externas no Questionário III.
Fonte: Elaborado pelo autor com base em (BARBETTA, 2002).
Já o instrumento de entrevista semiestruturada foi aplicado secundariamente à secretária do projeto com o intuito de esclarecer dúvidas acerca da cadeia de valor e outros questionamentos relacionados à realidade do projeto mediante questionamentos previamente definidos, mas também permitindo a formulação de novas perguntas (DA SILVA; MENEZES, 2001).
4 RESULTADOS E DISCUSSÕES
4.1 O OPP/UEA
O Observatório de Políticas Públicas – OPP/UEA é um projeto de extensão que tem como objetivo principal promover a avaliação de políticas públicas no estado do Amazonas. Informações obtidas junto ao secretariado do projeto revelaram que a OPP iniciou suas atividades em 2021 na Escola Superior de Ciências Sociais – ESO/UEA. Considerando que a UEA é uma Fundação (administração indireta) vinculada ao Governo do Estado do Amazonas, o OPP/UEA é afetado indiretamente por restrições orçamentárias na esfera estatal, visto que não recebe diretamente recursos financeiros devido à ausência de uma estrutura institucional.
Atualmente a equipe técnica do projeto conta com a participação de 6 (seis) professores do quadro da Universidade do Estado do Amazonas, e 1 (uma) secretária. Já o quadro de pesquisadores alunos/egressos, possui 14 membros e é formado majoritariamente por voluntários matriculados ou graduados em cursos de bacharelado ofertados pela Escola Superior de Ciências Sociais da Universidade do Estado do Amazonas – ESO/UEA.
No início de suas atividades o OPP contava basicamente com dois grupos de trabalho, um voltado para as políticas públicas educacionais e outro para a área de saúde. No entanto informações obtidas junto à equipe técnica apresentaram o surgimento do grupo de trabalho voltado para a área de segurança pública. A seguir (FIGURA 1) apresenta-se um organograma resumido para uma melhor visualização da estrutura organizacional do projeto.
Figura 1 – Organograma resumido do OPP/UEA.
Fonte: A autora (2023)
Para iniciar o levantamento a respeito dos resultados apresentados pelo projeto inicia-se destacando a existência do site oficial no endereço eletrônico >https://www.oppuea.org/<, após verificação dos conteúdos disponibilizados constatou-se uma alimentação de notícias sobre as ações do projeto, no entanto o mesmo não foi constatado nas redes sociais. No que se refere fomentação de pesquisas acadêmicas, até a data da realização desta pesquisa, foram possíveis 6 (seis) pesquisas PAIC em andamento, 4 (quatro) Trabalhos de Conclusão de Estágio (TCE), sendo 2 (dois) em andamento e 2 (dois) finalizados, incluindo 1 (um) aprovado para publicação em revista científica. Foi comprovado a disponibilização de conteúdos exclusivos relacionados a políticas públicas elaborados por convidados. Outro aspecto relevante é a publicação do relatório autoral Monitoramento dos Equipamentos médicos da Rede Pública de Saúde do Estado do Amazonas – 2018-2021 (OLIVEIRA JUNIOR et all, 2023) publicado pela Editora UEA em 2023. Atualmente está em processo de revisão final outro relatório autoral: “Monitoramento dos Índices Educacionais do Estado do Amazonas 2019 – 2021”, que deverá ser lançado pela Editora UEA ainda no primeiro semestre de 2023.
4.2 MISSÃO, VISÃO, VALORES
Na fase de investigação das diretrizes estratégicas foram realizados questionamentos a respeito da Missão, Visão e Valores que norteiam o projeto. Quando questionados sobre a missão do OPP-UEA, as respostas obtidas foram:
“Prover informações claras, oportunas e relevantes para a comunidade amazonense sobre a eficiência, eficácia e efetividade das políticas públicas nas esferas municipais e estadual em áreas de interesse coletivo por meio do uso de métodos científicos e ferramentas tecnológicas.” (Professor membro A).
“Promover a avaliação e monitoramento de políticas públicas por meio de parcerias estratégicas, a fim de produzir informações, estudos e pesquisas para maior discussão e participação da sociedade na governança pública do estado do Amazonas.” (Professor membro B)
Considerando o que Pinto (2016) diz sobre a missão evidenciar a razão pela qual a organização existe, e baseando-se nas informações obtidas percebe-se que a missão do OPP-UEA, é dedicar-se à avaliação de políticas públicas no estado do Amazonas, por meio da produção de informações relevantes para tomada de decisão e controle societal.
Já a respeito da investigação da visão do projeto, que consiste na explicação do que se almeja para a organização (LOBATO, 2012). Foram obtidas as seguintes respostas:
“Ser reconhecido pela sociedade e pelo poder público como referência em avaliação e monitoramento de políticas públicas as quais permitam o esclarecimento da sociedade baseado na transparência da informação.” (Professor membro A).
“Ser reconhecido como uma fonte independente de produção e disseminação de informação de qualidade a respeito das políticas públicas no contexto amazonense.” (Professor membro B)
Em suma, espera-se que o projeto seja futuramente reconhecido como fonte de referência para a contribuição da melhoria das políticas públicas do estado.
No que se refere aos valores, definidos por Abdalla et al. (2019) como comportamentos ideais que as organizações definem para si, percebeu-se a congruência das respostas em itens nos seguintes itens:
- Comprometimento: referente a identificação com a missão da organização;
- Cooperação: referente ao clima de ajuda mútua;
- Criatividade: referente capacidade de inovar na organização;
- Ética: referente ao respeito às normas de boa conduta;
- Organização: referente à existência de normas claras e explícitas.
4.3 DETERMINAÇÃO DA CADEIA DE VALOR
A fim de elaborar a cadeia de valor do OPP/UEA com base no modelo de cadeia de valor comum às organizações públicas trazidas por Carvalho (2020), foram coletadas informações a respeito de macroprocessos de governança, finalísticos e de sustentação existentes no projeto
Foi constatado que devido ao reduzido da estrutura organizacional do projeto os macroprocessos de governança do OPP/UEA ainda possuem uma estrutura bastante básica. A partir das informações obtidas com entrevistas realizadas com a equipe técnica do projeto, foi elaborado o esquema a seguir (FIGURA 2).
Figura 2 – Cadeia de valor do OPP/UEA.
Fonte: A autora (2023).
O macroprocesso de planejamento de ações consiste principalmente em reuniões para equipe técnica debater cronogramas de atividades e adequações ao projeto. O monitoramento de processos se dá por meio do controle da produtividade dos membros. Os macroprocessos de avaliação interna e externa estão voltados para a avaliação de desempenho das atividades realizadas – no entanto, o primeiro é voltado para a realização de melhorias por meio da retroalimentação, já o segundo é mais voltado para a entrega e apresentação de relatórios de atividades para a Pró-reitora de Extensão e Assuntos Comunitários – PROEX/UEA
No que se refere aos macroprocessos finalísticos foram mencionados a realização de atividades de capacitação e treinamento em metodologia da pesquisa e em softwares como Excel e Power BI disponíveis para a comunidade acadêmica interessada. O OPP/UEA também atua na condução de pesquisas de Projeto de Iniciação Científica e Tecnológica (PAIC) elaboradas por voluntários do projeto. Nesse contexto ainda, como mencionado anteriormente o projeto elabora e divulga relatórios de monitoração de políticas públicas e outras publicações técnicas relacionadas a políticas públicas.
Já no tange os macroprocessos de sustentação encontram-se atividades que visam dar apoio às atividades finalísticas como o recrutamento de novos membros e a capacitação técnicas dos membros para a elaboração adequada dos relatórios autorais do OPP/UEA. Outro aspecto é o papel das atividades de comunicação e articulações institucionais, sendo a primeira mais voltada para a comunicação interna e a segunda para a satisfação dos interesses do projeto junto às instituições superiores. É importante destacar as atividades de gestão de documentos e informações organizacionais como atas de reuniões, relatórios de atividades enviados à PROEX, documentos de bolsistas, registros de membros e agendas programáticas. Por último as relações com parceiros incluem atividades como visitas a outros observatórios visando realização de benchmarking, a construção de parcerias em edições gráficas e o estabelecimento de canais com o poder público para obtenção de dados para estudos futuros.
4.4 ANÁLISE DE PONTOS FORTES, FRACOS, OPORTUNIDADE E AMEAÇAS
Com o mapeamento de variáveis externas (sociais, econômicas, geográficas, políticas e legais) e internas (recursos materiais, humanos e financeiros) que afetam o desempenho do projeto, é possível evitar o desperdício de recursos, ao passo que há maior garantia de alcance dos objetivos propostos (PINTO, 2016).
As Tabela 1 e 2 (APÊNDICE) apresentam os dados obtidos durante a investigação do contexto interno e externo existentes no OPP/UEA. Os valores da coluna “Média Ponderada” foram utilizados na elaboração de uma Matriz SWOT (QUADRO 6) elencando pontos fortes (média igual ou maior que 2,00), pontos fracos (média menor que 1,00), oportunidades e ameaças de alto impacto (média igual ou maior que 2,00). Os fatores foram organizados na matriz SWOT na ordem decrescente dos valores, exceto pelos pontos fracos, que foi crescente.
QUADRO 6 – Matriz SWOT do OPP/UEA
Fonte: A autora (2023).
Além das variáveis pré-determinadas contidas nas Tabelas 1, 2 e 3 (APÊNDICE) também foram recebidas percepções subjetivas sobre o contexto interno e externo do OPP/UEA. Quando foi questionado a respeito da existência de outros aspectos internos controláveis que afetam o desempenho do OPP/UEA destacam-se as seguintes respostas:
“Há a falta de um profissional formado em estatística no observatório, pois atualmente as pesquisas mais importantes se utilizam de bases de dados advindas de sites governamentais, o que necessita de uma análise de um profissional especialista para que se possa validar os dados ali embutidos.” (Pesquisador discente/egresso A)
“Adequar dias a necessidade de reuniões gerais do observatório e melhorar área administrativa, talvez uma equipe da área seria o essencial.” (Pesquisador discente/egresso E)
Já quando se questiona a percepção subjetiva a respeito de outras situações não controláveis pelo projeto que poderiam gerar benefícios ou danos ao projeto, foi acrescentado:
“A desmotivação dos membros coordenadores do grupo, o que impacta diretamente nos alunos participantes do observatório, o que pode gerar fuga de recursos humanos do observatório.” (Pesquisador discente/egresso A)
“O projeto tem uma gama de alunos voluntários dedicados, seria interessante que fossem ofertados mais bolsas para esses alunos se dedicarem às pesquisas integralmente.” (Pesquisador discente/egresso F)
No que diz respeito às avaliações subjetivas, entende-se que a percepção da necessidade da realização de mais reuniões está relacionada à variável “participação ativa de membros”, assim como a ausência de profissional das áreas estatísticas e equipe técnica à “disponibilidade de suporte especializado no enfrentamento de desafios”, ambas as variáveis alcançaram 1,00 (um) ponto na análise quantitativa (TABELA 1 – APÊNDICE), e foram reforçados na avaliação subjetiva. Este cenário gerou sinal de alerta visto que estes atributos podem comprometer diretamente na execução adequada das atividades finalísticas do projeto.
Em relação a possível desmotivação dos membros resultando na fuga de recursos humanos que pode ser relacionada com a ameaça de alto impacto “perda de membros”. Por fim, a oportunidade do recebimento de mais bolsas de pesquisa para os membros voluntários, que se trata de uma relevante oportunidade para o OPP/UEA que pode ser analisada sob a mesma ótica dos itens relacionados ao recebimento de apoio pelo órgão mantenedor.
Após a determinação das Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças presentes no contexto do OPP-UEA, deve ser realizado o cruzamento dessas informações, para que seja possível investigar como se encontra a preparação do projeto frente a cenários que podem criar vantagens ou desvantagens a ele. Levando em consideração as ideias de Tachizawa e Freitas (2004) interpretadas por Fernandes (2012), buscou-se o cruzamento das informações obtidas para a identificação de cenários de alavancagem, defesa, restrição e vulnerabilidade ao projeto.
a) Alavancagem:
No que se refere às situações em que as forças ajudam no aproveitamento de oportunidades, destaca-se sobretudo a alta qualificação dos membros e do conteúdo produzido. Este aspecto possibilita o estabelecimento de novas parcerias assim como o recebimento de maiores investimentos por instituições superiores em cenário de aumento de orçamento. Outros fatores positivos importantes são as habilidades na resolução de problemas operacionais e capacidade de compartilhar conhecimentos permite adaptação na execução de parcerias com outras entidades do setor público e privado.
b) Defesa
Os aspectos positivos devem ser reforçados pois são pontos-chave para o uso de oportunidades, mas também permitem que o projeto se defenda contra ameaças. As forças do OPP/UEA permitem que o projeto se destaque frente a outras iniciativas no que se refere a problemática da limitação e redução de recursos fornecidos pelo órgão mantenedor. Além disso, a boa sinergia organizacional identificada se mostra como importante fator para o enfrentamento de desafios relacionados a disfunções burocráticas como excesso de formalismo e morosidade de processos de órgão superiores e a problemática da desatualização das fontes de dados utilizadas no projeto.
c) Restrições:
Ocorrem também situações onde os pontos fracos do projeto prejudicam o projeto no usufruto de condições favoráveis. A baixa divulgação do projeto nas redes sociais dificulta a integração do projeto com entidades externas, a obtenção de mais investimentos pelo órgão mantenedor e o aproveitamento do crescimento da temática de participação cidadã em políticas públicas. A baixa disponibilidade de recursos tecnológicos que o projeto dispõe pode dificultar o acesso e manuseio de fontes de dados mais elaboradas. O desequilibrado balanceamento de tarefas pode prejudicar a execução de parcerias e também novas atribuições decorrentes do reconhecimento público do projeto. O reconhecimento desses fatores críticos é importante para que essas variáveis sejam tratadas como gargalos que comprometem o progresso do projeto, só assim é possível a redução ou eliminação desses pontos fracos.
d) Vulnerabilidade:
O pior dos cenários é onde as debilidades do projeto encontram cenários não-controláveis desfavoráveis. A baixa adequação de infraestrutura físico-tecnológica é agravada em situação de restrições no orçamento de instituições superiores. A baixa visibilidade no projeto em redes sociais, assim como o baixo atendimento de prazos coloca o projeto em desvantagem na concorrência por recursos recebidos pelo órgão mantenedor. O sobrecarregamento de tarefas em membros-chave, aliado aos escassos incentivos financeiros, pode colocar suas participações em risco quando comparado às demandas externas, como o mercado de trabalho por exemplo. Visando a adequada preparação para situações de crise, é importante que esses fatores críticos que apresentam baixos desempenhos sejam compensados para que assim não ponham em risco a continuidade do projeto.
Outras análises que não puderam ser realizadas de uma maneira mais adequada devido à ausência de maiores informações são as ameaças de desmotivação, e as disfunções burocráticas. Para analisar a desmotivação é preciso um maior aprofundamento sobre o tema, visto que além da fuga de recursos humanos, pode impactar no engajamento, qualidade e produtividade do projeto. Já a mitigação de danos decorrentes de disfunções burocráticas como excesso de formalismo, morosidade e interferências políticas pode se provar uma tarefa difícil, tendo em vista que se trata de uma iniciativa que está sujeita à deliberação de outros órgãos.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Esta pesquisa buscou realizar um diagnóstico estratégico no projeto de extensão OPP/UEA, fornecendo informações relevantes para a elaboração de um planejamento estratégico. Para o alcance desse objetivo foram aplicados questionários e realizadas entrevistas para a determinação de diretrizes organizacionais que norteiam o projeto como missão, visão e valores, assim como o mapeamento de variáveis do contexto interno e externo como forças, fraquezas, oportunidades e ameaças que influenciam nas atividades do OPP/UEA.
A realização da análise interna e externa permitiu que fossem identificados os FCS que já geram vantagens, como qualidade do conteúdo produzido, do quadro de membros e a sinergia organizacional. Também foram reconhecidos aspectos que precisam ser melhorados para que o projeto alcance novos patamares, como adequação da infraestrutura física e tecnológica, divisão de tarefas e atendimento a prazos. Além disso, foram mensuradas as situações que podem comprometer o usufruto de oportunidades e até mesmo que colocar em risco a existência do projeto como alterações na economia local, relações com parceiros e a sociedade, atualizações/desatualizações nas fontes de dados analisadas, e emprego do uso das redes sociais.
Diante do exposto o ideal é que as variáveis controláveis pelo projeto que apresentaram mau desempenho sejam revisadas e se possível remediadas, pois o OPP/UEA já se trata de uma entidade capaz de agregar valor não só à comunidade acadêmica, como também à sociedade. Dessa forma faz-se necessário maiores investimentos em sua estrutura administrativa, para que assim seja possível um amadurecimento de suas ações e estratégias.
Os principais desafios que se apresentaram a essa pesquisa estão relacionados às lacunas deixadas por questões não formuladas. Após a consolidação dos resultados, percebeu-se que mesmo uma organização de estrutura simplificada como o OPP/UEA é capaz de abrigar vasta quantidade de variáveis e correlações complexas que não se imaginava. A realização de um diagnóstico mais preciso e detalhado seria possível por meio de um estudo mais adequado para a profundidade do tema abordado, sobretudo partindo da realização de um brainstorm com membros e partes interessadas. No campo teórico há espaço para elaboração de monografias por discentes e professores. Já em ações práticas, talvez a criação de um documento técnico que consolide um Plano Estratégico para o OPP/UEA.
Apesar dos desafios mencionados, entende-se que esta pesquisa alcançou resultados satisfatórios para satisfação da necessidade que a impulsionou, tendo em vista que as análises realizadas durante o estudo de caso são relevantes para que projeto obtenha uma melhor visualização das características do contexto no qual ele realiza suas atividades. A proposta concreta de um diagnóstico estratégico torna possível a elaboração de estratégias alinhadas com sua realidade, evitando o desperdício de recursos, ao passo que há maior garantia de alcance dos objetivos propostos.
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1Graduanda em Administração pela Universidade do Estado do Amazonas – Email: jcp.adm19@uea.edu.br
2Doutor em Administração de Empresas pela Universidade de São Paulo – USP e Professor Adjunto na Universidade do Estado do Amazonas – Email: njoliveira@uea.edu.br
3Doutorando em Ciências da Administração pela Universidade do Minho em Braga-Portugal. Professor Assistente pela Universidade do Estado do Amazonas. E-mail: rmazzilly@uea.edu.br.