SMART MINUTES AUTOMATION: INTEGRATING MEETGEEK AND CHATGPT FOR ONLINE MEETING MANAGEMENT
REGISTRO DOI: 10.69849/revistaft/dt10202508281533
Rafael Sampaio Oliveira1
Isaac Bruno Batista Aragão2
Francisco Honeidy Carvalho Azevedo3
RESUMO
O crescimento das reuniões online no contexto corporativo e acadêmico tem intensificado a demanda por ferramentas capazes de automatizar a documentação e o acompanhamento de decisões. Este artigo tem como objetivo propor uma abordagem integrada para a automação inteligente de atas e acompanhamento estratégico de reuniões, utilizando as ferramentas de inteligência artificial MeetGeek e ChatGPT. A metodologia adotada envolveu a análise funcional das plataformas e sua aplicação prática em reuniões do Projeto PIBITI do Centro Universitário Tecnológico de Teresina – UNI-CET, permitindo a avaliação da solução em contexto real. Como resultados, observou-se redução significativa no tempo de elaboração de atas, maior clareza na organização das informações e rastreabilidade eficiente das ações discutidas. A discussão dos dados evidenciou que a integração entre as ferramentas não apenas automatiza processos, mas também qualifica a comunicação institucional, contribuindo para a modernização da gestão de reuniões.
Palavras-chave: Inteligência Artificial. Reuniões Online. Automação de Atas. Produtividade. MeetGeek. ChatGPT.
ABSTRACT
The rise of online meetings in corporate and academic settings has increased the demand for tools capable of automating documentation and decision-tracking processes. This article aims to propose an integrated approach for the intelligent automation of meeting minutes and strategic follow-up, using the artificial intelligence tools MeetGeek and ChatGPT. The adopted methodology involved a functional analysis of the platforms and their practical application in meetings of the PIBITI Project at the Centro Universitário Tecnológico de Teresina – UNI-CET, allowing for an evaluation of the solution in a real world context. The results showed a significant reduction in the time required to prepare minutes, improved clarity in information organization, and efficient traceability of discussed actions. Data analysis indicated that the integration between tools not only automates processes but also enhances institutional communication, contributing to the modernization of meeting management.
Keywords: Artificial Intelligence. Online Meetings. Minutes Automation. Productivity. MeetGeek. ChatGPT.
1. INTRODUÇÃO
A transformação digital tem provocado mudanças significativas nas dinâmicas de trabalho, especialmente com a crescente adoção de reuniões online como prática comum em ambientes corporativos, acadêmicos e administrativos. Essa realidade foi intensificada pela pandemia de COVID-19, que acelerou a digitalização e consolidou ferramentas de videoconferência como o novo padrão de comunicação organizacional (Waizenegger et al., 2020).
Apesar das vantagens quanto à flexibilidade, redução de custos logísticos e maior alcance de participantes, a condução e gestão dessas reuniões ainda enfrentam desafios persistentes. Entre eles, destacam-se a documentação eficiente das decisões tomadas, a clareza na distribuição de responsabilidades e o acompanhamento eficaz das ações definidas (Santos et al., 2022).
A elaboração manual de atas, resumos e registros pós-reunião ainda é, em muitos contextos, um processo moroso, sujeito a omissões e interpretações equivocadas, comprometendo a efetividade das decisões tomadas. Nesse cenário, o uso de soluções baseadas em inteligência artificial (IA) tem se mostrado uma alternativa promissora para automatizar tarefas repetitivas, garantir padronização e aumentar a produtividade organizacional (Davenport; Ronanki, 2018). Este artigo apresenta como objetivo propor uma abordagem integrada para a automação inteligente de atas e acompanhamento estratégico de reuniões, utilizando as ferramentas de inteligência artificial MeetGeek4 e ChatGPT5. A proposta busca demonstrar como essa abordagem pode transformar a gestão de reuniões, tornando-a mais eficiente, colaborativa e orientada por dados.
2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
2.1 Reuniões online e produtividade organizacional
A ascensão das reuniões virtuais transformou a dinâmica organizacional, oferecendo flexibilidade e alcance ampliado. Contudo, estudos indicam que a má gestão dessas reuniões pode levar à “fadiga de reuniões”, impactando negativamente a produtividade e o bem-estar dos colaboradores (Waizenegger et al., 2020). A falta de registros eficientes e o acompanhamento inadequado das decisões contribuem para a ineficiência dos processos organizacionais (Santos et al., 2022).
2.2 A importância das atas na gestão do conhecimento
As atas de reuniões são instrumentos cruciais para a gestão do conhecimento, servindo como registros formais das deliberações e ações acordadas. Uma documentação precisa e acessível facilita a rastreabilidade das decisões, promove a transparência e assegura a responsabilidade dos envolvidos (Almeida, 2018). Além disso, atas bem elaboradas são fundamentais para a conformidade regulatória e a preservação da memória institucional (Santos et al., 2022).
2.3 IA e automação de processos cognitivos
A IA tem revolucionado a automação de processos cognitivos, permitindo que máquinas executem tarefas que tradicionalmente requeriam intervenção humana. Modelos avançados de linguagem, como o ChatGPT, baseados em arquiteturas de aprendizado profundo, demonstram capacidade notável em compreender e gerar linguagem natural (Brown et al., 2020). Essas tecnologias possibilitam a automação de tarefas complexas, como a transcrição e análise de reuniões, contribuindo para a eficiência operacional (Russell; Norvig, 2022).
2.4 Ferramentas de apoio à gestão de reuniões
O mercado atual oferece diversas ferramentas que utilizam IA para aprimorar a gestão de reuniões. Plataformas como MeetGeek, Otter.ai e Fireflies.ai automatizam a gravação, transcrição e análise de reuniões, integrando-se a sistemas de gestão de projetos e comunicação. A combinação dessas ferramentas com modelos de linguagem avançados amplia o potencial de automação, permitindo a geração de atas estruturadas e o acompanhamento eficiente de tarefas (Davenport; Ronanki, 2018).
2.5 Impacto da automação na produtividade organizacional
A implementação de sistemas automatizados na gestão de reuniões tem demonstrado benefícios significativos para a produtividade organizacional. Relatórios indicam que empresas que adotam automação em seus processos observam aumento na eficiência operacional e redução de erros (Santos et al., 2022). Além disso, a automação libera os colaboradores de tarefas repetitivas, permitindo que se concentrem em atividades estratégicas e de maior valor agregado (Davenport; Ronanki, 2018).
Complementarmente, autores brasileiros como Gil (2019) e Tomaél (2010) destacam que a gestão da informação eficaz depende da captura, organização, disseminação e uso sistemático do conhecimento gerado nos processos organizacionais, o que reforça a relevância das atas como instrumentos essenciais nesse ciclo. A automação desses registros, portanto, atua diretamente na consolidação de uma memória organizacional ativa e acessível, potencializando os resultados institucionais por meio do uso inteligente da informação.
3. METODOLOGIA
O estudo foi realizado no âmbito do Projeto do Centro Universitário Tecnológico de Teresina – UNI-CET, envolvendo alunos bolsistas e professor-orientador. As reuniões semanais do projeto serviram como ambiente de aplicação da solução integrada baseada em IA.
A metodologia adotada foi qualitativa e aplicada, com observação direta das reuniões e análise documental. Durante quatro semanas, as reuniões online foram acompanhadas utilizando a integração entre as ferramentas MeetGeek e ChatGPT Plus6. As transcrições e atas geradas automaticamente foram analisadas quanto à clareza, tempo de produção e rastreabilidade, sendo comparadas com atas manuais elaboradas anteriormente.
A proposta apresentada neste artigo fundamenta-se na integração de duas tecnologias baseadas em inteligência artificial: MeetGeek e ChatGPT Plus. Ambas oferecem, individualmente, recursos avançados para a gestão de reuniões, mas seu verdadeiro potencial emerge quando utilizadas de forma conjunta. As características principais de cada uma dessas ferramentas estão sintetizadas nas Tabelas 1 e 2.
Tabela 1 – Características da ferramenta MeetGeek
| Funcionalidade | Descrição |
| Gravação automática de reuniões | Participa das reuniões agendadas e grava o áudio/vídeo automaticamente. |
| Transcrição multilíngue | Transcreve reuniões com alta precisão em mais de 30 idiomas. |
| Resumos automáticos | Gera resumos destacando tópicos, decisões e itens de ação. |
| Extração de tarefas | Identifica automaticamente ações atribuídas durante as reuniões. |
| Integração com outras ferramentas | Conecta-se a Slack, Trello, Google Drive, HubSpot, entre outras. |
| Repositório de reuniões pesquisável | Armazena e permite buscar registros anteriores de forma segura. |
| Métricas de engajamento e participação | Fornece insights sobre distribuição de fala e eficiência das reuniões. |
A Tabela 1 apresenta as funcionalidades da plataforma MeetGeek, voltadas para a transcrição automatizada de reuniões, geração de resumos, extração de itens de ação e análise de engajamento.
Tabela 2 – Características da ferramenta ChatGPT Plus
| Funcionalidade | Descrição |
| Geração de linguagem natural | Produz textos coesos, estruturados e com linguagem formal adaptável. |
| Interpretação semântica | Compreende o conteúdo e sugere complementações contextuais. |
| Capacidade de síntese | Resume informações complexas de forma clara e objetiva |
| Adaptação ao estilo institucional | Gera documentos com tom adequado à organização (acadêmico, corporativo etc.). |
| Extração e estruturação de ideias | Organiza decisões, responsabilidades e prazos de forma lógica. |
Já a Tabela 2 detalha as capacidades da ferramenta ChatGPT Plus, especialmente em tarefas de geração textual, interpretação semântica e síntese de conteúdo.
4. RESULTADOS E DISCUSSÕES
A integração funcional entre as ferramentas MeetGeek e ChatGPT Plus resultou em propriedades únicas que não seriam alcançadas por nenhuma delas individualmente. Essas propriedades emergentes, que compõem a essência da automação inteligente de atas proposta, estão descritas na Tabela 3, onde se destacam a geração automatizada de atas refinadas, a articulação semântica entre dados e linguagem e a consolidação de uma memória organizacional digital.
Tabela 3 – Propriedades da Solução Integrada MeetGeek + ChatGPT
| Funcionalidade | Descrição |
| Geração automatizada de atas refinadas | Atas completas, claras e contextualmente ajustadas geradas a partir das transcrições. |
| Integração entre transcrição e inteligência | Os dados extraídos são compreendidos e organizados em documentos finais de alto nível. |
| Acompanhamento estratégico de ações | Reconhecimento semântico de tarefas e responsáveis, possibilitando maior controle informacional. |
| Memória organizacional digital | Registros padronizados e pesquisáveis que preservam a história das decisões da instituição. |
Essa combinação tecnológica demonstra como a sinergia entre plataformas pode potencializar a transformação digital de processos administrativos, promovendo eficiência, clareza e rastreabilidade no acompanhamento de reuniões.
A principal inovação da proposta reside na propriedade emergente que surge da integração entre as ferramentas MeetGeek e ChatGPT: a automação inteligente e estratégica de atas de reuniões. Essa característica não está presente em nenhuma das ferramentas de forma isolada, mas apenas quando combinadas em um fluxo funcional único. Ao interligar a capacidade de transcrição e organização de dados do MeetGeek com a competência interpretativa e textual do ChatGPT Plus, é possível gerar registros altamente estruturados, compreensíveis e prontos para uso prático no contexto organizacional.
As vantagens dessa solução integrada vão além da economia de tempo. Simulações e análises de fluxo documental indicam um ganho expressivo em eficiência operacional, uma vez que a automatização proposta reduz significativamente o esforço necessário para a produção de documentos pós-reunião. A clareza e padronização das atas também são aprimoradas, o que facilita o entendimento por diferentes públicos, internos e externos à organização. Além disso, a capacidade técnica de estruturar responsabilidades, ações e prazos com base em elementos semânticos presentes nas transcrições favorece um acompanhamento mais claro e eficaz das decisões documentadas.
A aplicabilidade estratégica dessa integração tecnológica também se alinha a ambientes que valorizam a governança da informação, a cultura de dados e a prestação de contas. Ao transformar a ata em um documento inteligível, com estrutura interpretável e passível de auditoria, a solução contribui diretamente para a modernização dos processos administrativos, acadêmicos ou corporativos. Essa automação vai além do aspecto operacional: ela qualifica o processo de comunicação institucional.
A proposta apresentada está em consonância com a tendência crescente de uso de tecnologias cognitivas para potencializar a gestão de conhecimento nas organizações (Davenport; Ronanki, 2018; Russell; Norvig, 2021).
Além disso, os benefícios dessa integração foram analisados com base em sua aplicação em um ambiente institucional real, vinculado ao Projeto PIBITI. Nesse cenário, identificaram-se indícios de otimização em diversos aspectos, como a agilidade na elaboração de atas, considerando que a automação substitui etapas anteriormente manuais. Essa potencialidade contribui para agilizar a documentação das reuniões e liberar recursos humanos para atividades mais estratégicas.
Outro ponto relevante foi a melhoria na estruturação das informações. As atas automatizadas geradas por meio da solução integrada apresentam linguagem formal, organizada e de fácil compreensão, o que favorece o acompanhamento das deliberações.
A proposta também contempla a possibilidade de identificação semântica de tarefas e prazos com base na análise textual das transcrições. Essa capacidade técnica das ferramentas utilizadas pode ser aplicada para estruturar e organizar ações em documentos acionáveis.
Por fim, a aplicação integrada demonstrou ser viável em contextos institucionais que possuam infraestrutura digital básica, como plataformas de videoconferência, serviços de nuvem e conectividade estável. Outro fator facilitador é o baixo custo de adoção e a curva de aprendizagem mínima, o que permite a replicação da solução em diferentes ambientes, tanto educacionais quanto corporativos.
Dessa forma, a solução integrada proposta não apenas automatiza tarefas rotineiras, como também qualifica os registros institucionais, contribuindo para a evolução dos processos decisórios com base em inteligência artificial aplicada à gestão da informação.
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Este estudo apresentou uma proposta inovadora voltada à automação inteligente de atas e ao acompanhamento de reuniões online, fundamentada na integração entre as ferramentas MeetGeek e ChatGPT Plus. A abordagem demonstrou viabilidade técnica e relevância prática ao automatizar processos como transcrição, geração de resumos, estruturação de documentos e extração de informações de forma clara e eficiente.
Com base na aplicação da proposta no contexto do Projeto PIBIT da Faculdade CET, foi possível identificar ganhos relacionados à organização da informação, à sistematização de tarefas e à agilidade na produção dos registros. As características das ferramentas utilizadas demonstraram potencial para qualificar a comunicação institucional e contribuir com a preservação da memória organizacional.
A solução delineada apresenta-se como uma alternativa estratégica para instituições interessadas em modernizar seus processos de registro e acompanhamento de reuniões, promovendo a redução de esforço manual e o aumento da precisão na documentação. Em um cenário caracterizado pela crescente digitalização e pela necessidade de decisões embasadas em dados, soluções como a discutida neste trabalho assumem papel cada vez mais central na infraestrutura de gestão.
Ainda que a proposta evidencie benefícios, algumas limitações devem ser consideradas. A dependência de infraestrutura tecnológica adequada, o nível de familiaridade necessário para operar as plataformas e a importância do acompanhamento humano para garantir a adequação dos registros aos objetivos institucionais ainda se mantêm como fatores críticos. Além disso, embora os recursos tenham sido observados no âmbito de um ambiente acadêmico colaborativo, outras realidades organizacionais podem demandar adaptações.
Perspectivas futuras incluem o aprofundamento da aplicação da proposta em instituições de diferentes naturezas, como organizações governamentais e privadas, a fim de analisar sua adaptabilidade a cenários mais complexos. Também se mostra promissora a integração com sistemas de gestão de projetos, o uso de dashboards interativos e a aplicação de métricas automatizadas para monitoramento dos processos.
De modo geral, a proposta contribui para o avanço das práticas de gestão da informação, inserindo-se no contexto da transformação digital e reforçando o papel estratégico da inteligência artificial na promoção de processos mais ágeis, padronizados e eficazes.
4MeetGeek é uma ferramenta de inteligência artificial que se integra automaticamente a reuniões agendadas (Zoom, Teams, Google Meet), gerando gravações, transcrições, resumos em mais de 50 idiomas e extraindo destaques como tópicos e tarefas automaticamente. Disponível em: https://meetgeek.ai/.
5ChatGPT é um chatbot baseado em IA generativa desenvolvido pela OpenAI, que interage em linguagem natural para responder perguntas, resumir textos, gerar conteúdo e auxiliar em diversas tarefas de forma conversacional. Disponível em: https://chat.openai.com/
6ChatGPT Plus é a versão paga do modelo de linguagem desenvolvido pela OpenAI, que oferece acesso prioritário, respostas mais rápidas e recursos avançados baseados em modelos mais recentes de inteligência artificial generativa. Disponível em: https://chat.openai.com/
REFERÊNCIAS
ALMEIDA, Maria Fabiana Izídio de. Gestão documental e seus impactos: uma abordagem nos processos de auditoria. 2018. 186 f. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – Universidade Estadual Paulista (Unesp), Faculdade de Filosofia e Ciências, Marília, 2018. Disponível em: http://hdl.handle.net/11449/154275. Acesso em: 25 ago. 2025.
BROWN, Tom B. et al. Language models are few-shot learners. arXiv preprint, arXiv:2005.14165, 2020. Disponível em: https://arxiv.org/abs/2005.14165. Acesso em: 5 abr. 2025.
DAVENPORT, Thomas H.; RONANKI, Rajeev. Artificial Intelligence for the Real World. Harvard Business Review, v. 96, n. 1, p. 108–116, 2018.
DOS SANTOS , V. M.; SARAIVA , G. M. M. .; DA SILVA , F. F.; MAROLLA, G. H. C. . Os desafios da gestão remota em tempo de pandemia. Revista de Gestão e Secretariado, [S. l.], v. 13, n. 3, p. 1647–1671, 2022. DOI: 10.7769/gesec.v13i3.1437. Disponível em: https://ojs.revistagesec.org.br/secretariado/article/view/1437. Acesso em: 5 abr. 2025.
GIL, Antonio C. Métodos e Técnicas de Pesquisa Social, 7ª edição. Rio de Janeiro: Atlas, 2019. E-book. p.i. ISBN 9788597020991. Disponível em: https://integrada.minhabiblioteca.com.br/reader/books/9788597020991/. Acesso em: 5 abr. 2025.
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TOMAÉL, Maria Inês. Gestão da informação e inteligência organizacional: uma abordagem crítica. Perspectivas em Ciência da Informação, Belo Horizonte, v. 15, n. 2, p. 100-119, 2010.
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1Rafael Sampaio Oliveira – Discente do Curso Superior de Engenharia de Computação com Inteligência Artificial do Centro Universitário Tecnológico de Teresina – UNI-CET e-mail: rafael.infopiaui@gmail.com
2Isaac Bruno Batista Aragão – Discente do Curso Superior de Engenharia de Computação com Inteligência Artificial do Centro Universitário Tecnológico de Teresina – UNI-CET e-mail: isaacbruno191@gmail.com
3Francisco Honeidy Carvalho Azevedo – Doutor em Biologia Celular e Molecular Aplicada à Saúde pela ULBRA/RS. Docente do Curso Superior de Engenharia de Computação com Inteligência Artificial do Centro Universitário Tecnológico de Teresina – UNI-CET. e-mail: azevedofhc@gmail.com