REGISTRO DOI: 10.5281/zenodo.7352354
Ana Carolina Stanischesk¹; Dérick Batista de Oliveira²; Kawai Augusto Delmonico³; Matheus Coelho Nogueira Coradi4; Matheus Rodrigues da Silva5; Professor orientador: Placido Leitão Jr.
RESUMO
O objetivo deste artigo é apresentar a contribuição das ferramentas de gestão nas melhorias implementadas no processo de pagamento dos contratos de serviços de transporte. Para este trabalho, as metodologias utilizadas foram de pesquisas bibliográficas sobre o tema, uso das ferramentas de gestão 5W2H e PDCA, documental e de campo, a partir de um projeto realizado em uma empresa farmacêutica com a participação do responsável pela implementação de todas as fases do processo. Visamos apresentar as fases para a obtenção dos resultados do projeto, a partir do diagnóstico da situação atual dos processos de pagamentos de contratos, serviços e transportes de acordo com a ferramenta de gestão de qualidade 5W2H, identificar os problemas, priorizar a resolução e desenvolver um plano de ação com a ferramenta de melhoria contínua PDCA. Destacam-se como principais benefícios: mais transparência, fluência na execução do processo, ganho financeiro e auditoria de pagamentos, possibilitando a obtenção de melhorias na qualidade e produtividade na prestação de contas. O estudo também atesta a eficácia das ferramentas de qualidade e melhoria contínua (5W2H e PDCA) utilizadas para a resolução do problema de pesquisa.
Palavras-chave: Ferramentas de gestão, Gestão de processos, 5W2H, PDCA
ATCC – Application of 5W2H and PDCA management tools to control and optimize the freight billing process: a case study.
ABSTRACT
The objective of this article is to present the contribution of management tools in the improvements implemented in the payment process of transport services contracts. For this work, the methodology used was bibliographic research on the subject, use of 5W2H and PDCA management tools, documentary and field, from a project carried out in a pharmaceutical company with the participation of the person responsible for the implementation of all phases of the process. We aim to present the phases to obtain the project results, from the diagnosis of the current situation of the payment processes of contracts, services, transport according to the 5W2H quality management tool, identify the problems, prioritize the resolution and develop a action plan with the continuous improvement tool PDCA. The main benefits stand out: more transparency, fluency in the execution of the process, financial gain, auditing of payments and making it possible to obtain improvements in quality and productivity in the rendering of accounts. The study also attests to the effectiveness of the quality and continuous improvement tools (5W2H and PDCA) used to solve the research problem.
Keywords: Management tools, Processes management, 5W2H, PDCA
1 INTRODUÇÃO
Para existir evolução em um processo é necessário o uso e estudo de inovações e técnicas mais eficientes. Com o aumento da competitividade entre as empresas, o uso de ferramentas de gestão e qualidade permite essa evolução.
Gonçalves (2000) salienta que a chamada gestão de processos é capaz de promover maior flexibilidade na gestão das organizações, o que possibilita melhores resultados. As ferramentas de gestão são técnicas que auxiliam na tomada de decisão no início ou durante o desenvolvimento de um projeto, e podem ser utilizadas em todos os processos e níveis de uma empresa, adequando o uso da ferramenta ao objetivo final. A determinação da quantidade de ferramentas a serem implementadas dependerá do desenvolvimento das atividades envolvidas.
Segundo Souza e Oliveira (2016), a utilização de metodologias de gestão e controle é necessária para a concepção de planos empresariais, enfatizando a melhoria do desempenho, acompanhamento de suas ações e sobrevivência dessas empresas.
A empresa utilizada como estudo de caso e pesquisa deste trabalho solicitou que sua razão social não fosse divulgada por questões de privacidade e, portanto, será referida ao longo do texto como: Farmacêutica LTDA.
A Farmacêutica LTDA está localizada em São Paulo e sofre com o atraso e pendências no processo de pagamento para os fornecedores contratados para serviço de transporte que é gerenciado de forma manual e possui diversas falhas. Foi levantado em Janeiro de 2020 que 79% dos pagamentos aos fornecedores desta empresa estavam atrasados. Tem-se então como problema de pesquisa o atraso no fluxo do processo de pagamentos.
Evidencia-se, então, a necessidade de realizar um novo fluxo de pagamento, apoiado na teoria de gestão de processos, necessário para reduzir o atraso nos pagamentos para os fornecedores de serviço de logística. Assim, este artigo tem por objetivo apresentar o uso das ferramentas de gestão PDCA e 5W2H, que foram aplicadas durante o desenvolvimento do projeto com o intuito da resolução do problema da empresa Farmacêutica LTDA citado anteriormente.
1.1 Justificativa
O Brasil é um país de microempresários, e menos da metade destes consegue obter sucesso neste ramo de atividades. O objetivo deste artigo é apresentar ferramentas de gestão que auxiliam desde a organização e planejamento das atividades, até o processo de estoques e resolução de problemas, o qual, colocado em prática, pode resultar em benefícios e lucros considerados para empresa. Foi realizado um estudo de caso que obteve sucesso na organização, as ferramentas abordadas serão: 5W2H e PDCA.
1.2 Objetivos
Analisar o resultado da aplicação das ferramentas de gestão em uma empresa. Identificar a aplicabilidade das ferramentas de gestão; verificar como as ferramentas de gestão influenciam na produção da empresa; comparar o resultado da empresa antes e depois da implementação das ferramentas de gestão.
- REFERENCIAL TEÓRICO
Para melhor entendimento das aplicações feitas neste trabalho, este capítulo dedica-se a revisão teórica dos assuntos abordados na seguinte ordem: Logística, Ferramentas de Gestão, PDCA e 5W2H.
Foram utilizados como fonte de pesquisa a busca por artigos, trabalhos científicos, livros aprovados pelo MEC e monografias, sempre com o cuidado de apresentar conceitos atuais.
2.1 Logística
A palavra logística tem sua origem encontrada na etimologia francesa, da palavra “loger”, que significa alojar. O termo começou a ser usado pelo Barão Antoine Henri Jomini, general de Napoleão, que estudou a guerra e a dividiu em 5 grandes partes: táticas menores, grandes táticas, estratégia, engenharia e logística. Em seu Compêndio da Arte da Guerra, Antoine diz que a logística é a arte prática de movimentar exércitos, ou seja, tudo no campo das atividades militares, exceto o combate.
Com o passar do tempo e os estudos sobre logística, as empresas precisaram evoluir nesta área para se manter competitiva no mercado. O papel da logística é muito mais do que uma boa estratégia de distribuição, posto que vai desde a aquisição de matérias-primas, gestão de estoque, controle de operações, previsão de demanda, até o planejamento para longo prazo.
A logística mantém o processo de compra alinhado, do início ao fim, para agregar valor ao serviço ou produto vendido. Segundo Ballou (2009), o processo de logística se trata da criação de valor para fornecedores e clientes da empresa, e valor para todos aqueles que têm nela interesses diretos.
Na logística, o processo de gestão estratégica possui três importantes pontos: aquisição, armazenagem e transporte de materiais, e a comercialização (CHRISTOPHER, 2011). O controle do processo logístico em uma empresa afeta significativamente a redução de custos e qualidade no transporte e armazenagem.
Dentre os processos primários da logística, ressaltamos em nosso trabalho a importância do transporte, que se constitui como uma das atividades mais importantes dentro da área; é a partir dele que temos a movimentação dos produtos, sendo o custo de transporte o gasto de levar o produto acabado até o cliente final. “As tarifas do transporte são os preços que as empresas prestadoras cobram por seus serviços” (BALLOU, 2009)
De acordo com Faria e Costa (2010), o custo de transporte é a maior parcela dos custos logísticos de uma empresa. Um sistema de transporte efetivo traz inúmeros resultados positivos para a organização, podendo citar possibilidade de ingressar em novos mercados, bem como conduzir um maior volume de produção e mão de obra, o que acarreta uma possível redução de preços decorrentes dos custos associados aos transportes.
De acordo com Bowersox, Closs e Cooper (2007), existem três fatores que definem o desempenho dos transportes, sendo eles:
a) Custo: trata-se do valor investido para o embarque de determinado item entre duas localizações geográficas e gastos relacionados à manutenção do inventário em trânsito;
b) Velocidade: está relacionada ao tempo exigido para completar um movimento específico, e, neste item, a velocidade e o custo estão diretamente relacionados, pois as empresas que oferecem serviços mais rápidos cobram tarifas mais altas;
c) Consistência: refere-se às variações de tempo para se desempenhar uma movimentação mediante determinado número de embarques, ou seja, atrasos nos prazos de entrega.
2.2 Ferramentas de Gestão
O Brasil é um dos países com mais empreendedores do mundo. Segundo a Global Entrepreneurship Monitor (GEM), em parceria com o Sebrae e o Instituto Brasileiro de Qualidade e Produtividade (IBQP), o Brasil já soma mais de 19 milhões de empresas este ano. Os MEIs, representam uma média de quase 70% do total de empreendimentos, sendo que aproximadamente 6% foram abertos entre janeiro e abril deste ano (TERRA, 2022). Segundo o IBGE (2016), a cada dez empresas, seis finalizam suas atividades e fecham antes de completar cinco anos.
Baseado nestas informações, as empresas precisam se adequar às exigências do mercado, utilizando ferramentas de gestão, que auxiliam na solução de problemas. Nenhuma organização deve ignorar a ferramenta que modifica o mundo moderno (SLEIGHT, 2000). Todas as ferramentas que foram desenvolvidas na história das organizações trazem algum tipo de benefício para o processo produtivo, mesmo que não sejam implantadas na sua totalidade (FERREIRA; PILATTI; DE FRANCISCO, 2006). Por exemplo, enquanto a diretoria pode utilizar duas ferramentas, a média gerência pode usar quatro, e o nível operacional a quantidade necessária ao bom desenvolvimento de suas atividades.
Podemos ter diversas ferramentas e metodologias para a gestão da qualidade, como por exemplo: Brainstorming, Histograma, Folhas de verificação, Cartas de controle, 5W2H, Diagrama de Pareto, Diagrama Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito, Ciclo PDCA, Seis Sigma, entre outros. Uma organização pode decidir qual utilizar de acordo com seu problema, objetivo ou a forma com que quer trabalhar (CASEMIRO, 2021).
Cada ferramenta possui um propósito, como, por exemplo, Diagrama de Pareto e Seis Sigma, cuja aplicação é recomendada para análises e estudos estáticos. Temos também ferramentas com foco para gestão de qualidade, são elas: Diagrama de Ishikawa, Folhas de verificação, Análise SWOT, PDCA e 5W2H.
Para Ramos (2018), elas ajudam a estabelecer métodos mais elaborados de resolução baseados em fatos e dados, o que aumenta a taxa de sucesso dos planos de ação.
2.3 PDCA
Campos (2004) define o Ciclo PDCA como um método de gerenciamento de processos ou de sistemas. Portanto, o primeiro passo para iniciar o ciclo PDCA é definir o objetivo a ser atingido.
O PDCA se originou nos Estados Unidos na década de 20, criado pelo estatístico americano Walter A. Shewhart. Inicialmente, este ciclo era composto por apenas três passos repetidos continuamente, sendo eles: especificação, produção e inspeção. Para Shewhart, o PDCA é definido como um ciclo estatístico de controle dos processos que pode ser aplicado para qualquer tipo de problema ou processo.
Somente na década de 1950 que este método ganhou popularidade, pelo também estatístico William E. Deming, que notou a necessidade da inserção de mais um passo, nascendo, assim, a “Roda de Deming”, que era formada por quatro etapas, também repetidas, de forma contínua: especificação, produção, inserir no mercado e reprojetar. Deming aplicou este método de dentro de conceitos de Qualidade Total em seus trabalhos desenvolvidos no Japão.
No texto da norma NBR ISO 9001:2015 (ABNT, 2015) é citada a utilização do método de melhorias PDCA como forma de gerenciar processos. Ou seja, o método de melhoria em questão é descrito como parte integrante do Sistema de Gestão de Qualidade da ISO 9001.
As letras que formam o nome do ciclo PDCA, significam, P (do inglês – Plan = Planejamento), D (do inglês – Do = Execução), C (do inglês – Check = Verificação), A (do inglês – Act = Agir).
De acordo com o dicionário Michaelis (2022), temos a seguinte definição para cada conceito:
- Planejamento: Determinação de ações para atingir as metas estipuladas por uma empresa, órgão do governo, etc.;
- Execução: Aquilo que se põe em prática;
- Verificação: Ato ou efeito de verificar;
- Agir: comportar-se de determinada maneira; proceder.
Figura 1: Ciclo PDCA
De acordo com a norma ABNT NBR ISO 9001:2015, o ciclo PDCA habilita que a empresa possua recursos suficientes e bom gerenciamento em seus processos, e que as oportunidades de melhoria sejam identificadas e implementadas.
Após diversos anos de aperfeiçoamento contínuo, hoje o PDCA é um método mundialmente reconhecido como uma das principais ferramentas de melhoria contínua.
2.4 5W2H
O 5W2H é uma ferramenta que foi desenvolvida para resolver problemas que ocorrem nos processos metodológicos das organizações. Para Mello et al. (2016), o conceito da ferramenta 5W2H é o plano de ação com método simples, com propósito de executar um checklist que obtenha um resultado a partir de perguntas que permitirão, por meio das respostas, obter um planejamento geral para tomada de decisão quanto às ações que devem ser realizadas.
5W2H são as iniciais de questionamentos em inglês. Assim, a ferramenta pode identificar o que se deve fazer, os responsáveis, o tempo gasto, o custo e o porquê de se fazer. As principais perguntas e possíveis respostas, para a complementação desse plano de ação são descritas abaixo na Tabela 2.
Tabela 2: 5W2H
A sua aplicação é voltada para a eliminação de falhas identificadas no processo, sistema ou produto, sendo um plano de solução para processos de não conformidade (ROCHA, 2012).
Dessa maneira, a ferramenta identifica, segmenta e estrutura organizadamente as ações de um projeto (GOMES et al., 2018).
3 METODOLOGIA
Conseguimos classificar a metodologia em três grandes grupos: exploratórias, descritivas e explicativas (GIL, 2002, p.41). O mesmo autor ressalta que a pesquisa descritiva procura ajustar os fenômenos nas relações entre as variáveis, enquanto a pesquisa exploratória tem como base torná-lo mais explícito ou a constituir hipóteses. A pesquisa explicativa possui o objetivo de identificar os fatores que determinam ou que contribuem para a ocorrência dos fenômenos.
Este artigo é uma pesquisa explicativa de um estudo de caso, com o objetivo de conectar as ideias e explicar as causas e efeitos das ações desenvolvidas e apresentar os resultados das ferramentas aplicadas. Segundo Yin (2001, p.32): “o estudo de caso é uma investigação empírica de um fenômeno contemporâneo dentro de um contexto da vida real, sendo que os limites entre o fenômeno e o contexto não estão claramente definidos”.
A pesquisa foi desenvolvida a partir das etapas: Coleta, Tabulação, Análise, Aplicação e Resultados.
Para iniciar a pesquisa, foi identificado o setor responsável pelo processo dentro da empresa. Localizado o time de Logística e Contabilidade, foi solicitado um workshop para estruturação do problema de pesquisa e a coleta de dados secundários por meio de pesquisas bibliográficas e livros para obter uma base teórica da melhor escolha da aplicação das ferramentas que seriam utilizadas nas próximas etapas.
Dentre as opções de ferramentas, seguimos com o uso do 5W2H e PDCA. O preenchimento da tabulação dos dados 5W2H foi feito juntamente com a primeira etapa do processo PDCA – P (Planejamento) como forma de mapear o problema e os pontos críticos, visualizando o melhor plano de ação de forma gráfica.
Silva e Sartori (2014) e Falconi (1992) ressaltam que a aplicação do PDCA, em conjunto com o 5W2H permite rápida identificação de anomalias, bem como as soluções propostas necessárias à melhoria dos resultados, trazendo vantagens competitivas em relação a custos, retrabalho e melhoria contínua.
Logo após, seguindo com a utilização do ciclo PDCA para começar a etapa de análise do processo de planejamento, ação, verificação e validação das melhorias a serem desenvolvidas. A avaliação da sequência lógica das atividades envolvidas e o fluxo do processo destacou algumas alternativas possíveis para a obtenção do objetivo almejado.
Com as opções para a melhoria do processo, foi desenhado quais seriam os pontos que poderiam ser retirados do fluxo, que necessitavam de ajustes técnicos de sistema e em quais poderiam ser desenvolvidos uma automatização e/ou otimização.
4 DESCRIÇÃO DO ESTUDO DE CASO
A gestão de fretes e pagamentos dentro da organização Farmacêutica LTDA é controlada pelo time de logística. Garantir uma boa gestão impacta na eficiência dos processos logísticos e promove uma competitividade no mercado.
A empresa é uma multinacional que possui uma logística terceirizada de armazenagem e transporte para todo o Brasil, resultando em uma alta demanda de fretes.
O transporte é a atividade de maior importância dentro de uma cadeia logística e seu valor representa a maior parte do custo total.
Os pagamentos de fretes são feitos a partir dos CT-e (conhecimento de transporte eletrônico), que é um documento fiscal brasileiro emitido pelas transportadoras após a entrega ter sido concluída.
A empresa possui alto volume de cobranças, e seu faturamento e pagamento são realizados manualmente e semanalmente conforme demanda. O primeiro passo da pesquisa foi a comunicação com os times da organização que estavam envolvidos no processo, para o mapeamento e definição da meta desejada.
O problema foi descrito como pendências de pagamentos e demora no faturamento de fretes. No objetivo foi alinhada a automatização do processo e melhorar a performance de faturamento de zero até sete dias.
A partir do fluxograma apresentado abaixo (Figura 3), conseguimos visualizar o processo da atividade antes da aplicação das ferramentas de gestão e qualidade.
Figura 3: Fluxo da Atividade – Antes do Projeto
5 RESULTADO E DISCUSSÃO
Para iniciarmos a elaboração dos planos de ação foi aplicado o Ciclo PDCA, sendo seu primeiro passo definido como P – (Planejamento), juntamente com a ferramenta 5W2H. Por meio do levantamento dos dados necessários, fornecidos pelas equipes responsáveis, efetuamos o preenchimento da tabela 5W2H, conforme apresenta a Tabela 2. A utilização das ferramentas foi definida de forma que uma complementa-se a outra.
Tabela 2: Tabela 5W2H Preenchida
Com a aplicação do método 5W2H foi possível visualizar os pontos do fluxo que possuem erros e oportunidades, e identificar quais causas influenciavam no atraso dos pagamentos, dessa forma, entrando na próxima etapa do Ciclo PDCA, em que iniciamos a execução dos planos de ação desenvolvidos na etapa P.
Após o preenchimento da tabela, identificamos que a empresa já possuía dois sistemas disponíveis para o controle dos dados. Apesar de estarem defasados em relação ao mercado, foi possível solicitar a atualização e padronização para que fossem utilizados nessa atividade. São eles:
a) SAP – sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP). Ele ajuda a transformar os processos de negócio com automação inteligente e foi desenvolvido para a nuvem. Líder de mercado, oferece velocidades de processamento em tempo real e um modelo de dados radicalmente simplificado.
b) CAn SGT – É um aplicativo completo que possibilita simulações diversas, tendo sido desenvolvido para embarcadores e operadores logísticos que procuram excelência no gerenciamento dos fornecedores de frete contratados.
Foi definido como primeiro plano de ação a abertura de uma solicitação ao time de TI da empresa para o ajuste desses sistemas. As alterações e atualizações não tiveram nenhum custo adicional.
Seguindo com as análises, verificamos que a causa mais impactante no processo era a falta de contabilização dos documentos e pagamentos fora do prazo de vencimento.
Com os sistemas devidamente atualizados, executamos a análise dos dados, visto que, a partir deles, é possível extrair alguns relatórios referentes a pagamentos de CTEs e análise de contabilização. Foram consideradas as informações referentes aos meses de janeiro de 2020 até janeiro de 2021, e, a partir disso, foi feito o desenvolvimento de alguns gráficos.
Os primeiros dados levantados apontaram que no ano de 2020 a empresa possuía uma média de 840 documentos mensais para contabilizar, e apenas 41% dessa média estavam sendo pagos dentro do prazo. Isso apresenta uma grande ineficiência no processo, pois mais da metade dos documentos estavam irregulares.
Figura 4: Dashboard de Análise
Nesse cenário temos três times importantes:
a) O transportador, que é contratado pela empresa para efetuar a entregas das mercadorias;
b) O time da Contabilidade, que são responsáveis pela contabilização dos documentos no sistema SAP;
c) O time de logística, que é responsável pelo contato com o transportador, pela criação dos pedidos para pagamentos e garantir que o transportador receba os valores do serviço feito.
Com os ajustes iniciais feitos, os próximos passos consistiram em atualizar todos os dados cadastrais dos transportadores dentro do sistema SAP, incluindo algumas tabelas de fretes acordadas contratualmente. Após essa atualização foi possível localizar inconsistências de cobranças por parte dos transportadores, como cobranças duplicadas e valores fora de contrato.
A empresa do estudo teve um retorno financeiro referente a cobranças indevidas no valor de R$ 250 mil reais sobre os documentos emitidos em 2020 e 2021.
A contabilização dos documentos dentro da empresa Farmacêutica LTDA é feita pelo time da Central de Recebimentos. Como responsabilidade, eles recebiam manualmente cada CTE impresso para contabilizar no sistema SAP, no qual, posteriormente, o pagamento acontece. Para melhoria desse processo, foi implementado o recebimento via e-mail dos documentos, assim diminuindo o trânsito dos documentos e a perda de papéis.
O envio que antes era feito pelo time de Logística da empresa passou a ser responsabilidade do próprio transportador; dessa forma, o fluxo do documento entre a emissão até a contabilização fica menor, sendo efetuado em um tempo hábil para o pagamento. O envio de cada documento levava cerca de um minuto; considerando a média de 840 documentos, essa atividade consumia cerca de 14h mensais para o time de logística, que se tornaram 100% Saving para serem utilizadas em outros projetos ou atividades dentro do setor.
Após o envio dos documentos, a empresa necessita criar um pedido no sistema SAP para os pagamentos aos transportadores. Foi feito um levantamento em que temos a média de 100 pedidos semanais a serem criados pelo time, o que demandava cerca de 13 horas mensais; dessa forma, consideramos o gasto de dois minutos por pedido. Com a utilização da ferramenta VBA do Excel (Pacote Office) e conhecimento do especialista do time de logística, foi possível mapear esse processo e desenvolver um script para automatizar a criação dos pedidos. Com isso, tivemos os seguintes ganhos de tempo:
H = (Tempo Atividade * Quantidade mês) / 60
Atividade Antes:
H1= (2 * 400) / 60
H1= 13,3h
Atividade Depois:
H2= (0,25 * 400) / 60
H2= 1,7h
Subtraindo os valores, tivemos um ganho de 11,7 horas mensais para o setor e obtendo uma eficiência de 87%.
Dessa forma, já foi possível visualizar a diferença no fluxo do processo apresentado na Figura 6, em que o responsável pelo envio dos documentos se tornou o transportador, e o time de logística necessita apenas aprovar o faturamento, que ficou mais ágil e eficaz de ser analisado a partir de todos os ajustes feitos nos sistemas da empresa. Esse time também precisa garantir que todos os pagamentos ocorram corretamente dentro do prazo.
Figura 5: Fluxo da Atividade – Depois do Projeto
Para conseguir acompanhar o desenvolvimento do projeto e o impacto das melhorias aplicadas, foi decidida a criação de alguns gráficos. Essa etapa se conecta ao Ciclo PDCA na sua fase de Check, com o objetivo de manter sempre uma supervisão e controle, verificando os atingimentos e acompanhando os resultados, pois a partir dos indicadores criados é notável o impacto das ações feitas.
Após alguns meses de coleta de dados, já foi possível trazer como benefícios a diminuição de faturamentos manuais, o mínimo de casos sendo pagos fora do prazo e o melhor controle de pagamentos da empresa, obtendo, assim, uma provisão de gastos e a auditoria de todos os transportadores que atuam para a empresa.
Com os dados atualizados foi possível verificar que a média de documentos mensais em 2021 foi de 711 documentos, sendo pagos 73% dentro do prazo, isso durante o processo da aplicação do projeto. Em 2022, quando o projeto já havia sido finalizado, essa média mensal diminuiu para 482, até o mês de setembro, sendo 89% dentro do prazo. A queda na média aconteceu devido à mitigação dos erros nos documentos, como emissão de cobrança contra a empresa de forma incorreta e casos duplicados dentro do banco de dados.
Figura 6: Dashboard de Análise
Com a disponibilidade dessas informações foi possível efetuar o cálculo do desvio padrão, que representa a dispersão entre os dados e o seu valor reflete a variabilidade das observações em relação à média (LUNET, 2006).
Dessa forma, utilizamos a seguinte fórmula de desvio padrão:
X= Valor individual da amostra μ= média dos valores
N= quantidade total de amostra
O valor individual da amostra foi considerado como a porcentagem de cada mês referente a informação “Fora do Prazo” conforme a Figura 6; assim, foi obtida a média desses valores para seguirmos com os cálculos.
Obtivemos os seguintes resultados:
Podemos analisar que, com a aplicação do projeto, o desvio padrão entre os anos foi diminuindo, indicando uma condensação dos valores próximos à média e tendo uma variação de visualizar que os anos de início e fim do projeto já apresentam uma distribuição normal.
Figura 7: Análise de distribuição de dados 2020
Figura 8: Análise distribuição de dados 2022
A confirmação da distribuição normal dos dados de 2020 e 2022 apresentados mostra a confiabilidade e estabilidade do processo e de seus resultados. Um processo mais estável, evitando picos, obtém uma menor oscilação do comportamento da atividade e uma estabilização futura com previsões mais assertivas.
No ano de 2022 temos uma regularidade dos dados conforme os meses; dessa forma, a empresa conseguiu efetuar uma análise de previsão sobre os pagamentos futuros de forma mais precisa, assim obtendo maior controle sobre seu próprio processo.
Para o sucesso do projeto, além da implementação das ferramentas, tivemos a melhoria na comunicação ativa entre os times envolvidos. Dessa forma, torna-se mais fácil manter uma revisão e manutenção do projeto, sempre pensando na melhoria contínua do fluxo caso algo dentro da empresa se altere, ou um novo sistema seja implementado, todos que fazem parte da atividade fiquem cientes e consigam se ajustar à mudança.
O projeto aplicado na Farmacêutica LTDA focou em utilizar todos os recursos já disponíveis, ressaltando que a empresa não tinha conhecimento de todas suas oportunidades internas já disponíveis e como aplicá-las; dessa forma, o projeto teve seus resultados sem nenhum custo envolvido.
6 CONCLUSÃO
O desenvolvimento deste trabalho possibilitou um estudo sobre a aplicação das ferramentas de gestão para melhoria contínua de um processo de pagamentos dentro da área de logística e como elas podem contribuir para a obtenção de melhores resultados, resolução de problemas, minimização do retrabalho e redução de custos.
A utilização de ferramentas que apoiam o desenvolvimento de melhorias e aperfeiçoamento de rotinas administrativas vem sendo cada vez mais importante no meio empresarial, pois são um diferencial e podem ajudar a empresa a se destacar no mercado de trabalho com o ganho de credibilidade, qualidade e eficiência dos processos.
Concluiu-se que as ferramentas de gestão utilizadas, 5W2H e PDCA, foram de suma importância para o tratamento do problema em questão e tiveram uma aplicabilidade eficaz, na qual o objetivo proposto pelo presente estudo de caso foi atingido.
Assim que o problema foi detectado, conseguimos efetuar o mapeamento dos erros que ocasionavam o atraso dos pagamentos e as oportunidades, em que foi possível identificar que a empresa necessitava de atualizações de sistemas e padronização de processos. Dessa forma, foi desenvolvido um trabalho conjunto com todos os times envolvidos para o planejamento das ações que eliminassem os impasses.
Por se tratar de um processo de melhoria contínua, foram desenvolvidos gráficos para ser realizado um acompanhamento da atividade pelas equipes e liderança, onde é possível detectar anomalias de forma antecipada, realizar as melhorias necessárias e identificar o fortalecimento da gestão, os ganhos de produtividade e a confiabilidade do processo.
Entre as limitações encontradas no processo do estudo de caso destacam-se trabalhar com os sistemas defasados da empresa e a burocracia para aprovar suas atualizações. Dessa forma, como proposta futura, sugere-se a extensão do campo estudado e a aplicação de sistemas da indústria 4.0, em que seja possível a automatização do processo de forma integral e uma conectividade entre os sistemas dos transportadores parceiros.
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1, 2, 3, 4, 5Graduação em Engenharia de Produção – Campus Mooca