THE IMPORTANCE OF THE 5W2H TOOL IN PRIVATE ORGANIZATIONS TO ACHIEVE EFFICIENCY IN DECISION MAKING
REGISTRO DOI: 10.5281/zenodo.8010182
João Brener Fagundes Machado¹
RESUMO
De acordo com a literatura, a ferramenta 5W2H é utilizada pelas organizações privadas e públicas para organizar e realizar as tarefas de forma ordenada, contendo os elementos que serão necessários para a conclusão bem-sucedida da atividade. A técnica 5W2H consiste em um plano de ação organizado e simples que orienta a resolução de problemas, ordena as ações a serem tomadas de forma prática e identifica os principais elementos que precisam ser abordados. Por isso, o 5W2H prima pela eficiência nas atividades para realizar as tarefas com maior sucesso e responsabilidade. Nesse sentido, o objetivo do estudo é compreender a importância da ferramenta 5W2H nas organizações privadas para o alcance da eficiência na tomada de decisão. Os objetivos específicos são: analisar as ferramentas 5W2H e documentar o uso da ferramenta em organizações privadas. Este estudo é uma revisão de literatura. Com base na análise do estudo bibliográfico, concluiu-se que a utilização da ferramenta 5W2H é adequada, pois auxilia no planejamento, identificação de problemas e resolução de incidentes. E isso torna a solução mais rápida e eficaz, mas com maior nível de desempenho. Portanto a correta utilização desta ferramenta permite a compreensão e conhecimento dos processos de negócio e possibilita uma melhor gestão dos mesmos.
Palavras-chave: 5W2H, organização, eficiência, privada.
ABSTRACT
The 5W2H tool is used to organize the execution of tasks in an orderly way, indicating the main elements that will be necessary for the successful completion of the activity. The 5W2H technique consists of an organized and simple action plan that guides the resolution of problems, orders the actions to be taken in a practical way and identifies the main elements that need to be examined. Therefore, 5W2H strives for efficiency in activities to carry out tasks with greater success and responsibility. In this sense, the objective of the study is to understand the importance of the 5W2H tool in private organizations to achieve efficiency in decision making. The specific objectives are: to analyze the 5W2H tools and to document the use of the tool in private organizations. Based on the analysis of the bibliographical study, it was concluded that the use of the 5W2H tool is adequate, as it helps in planning, identifying problems and resolving incidents. And that makes the solution faster and more effective, but with a higher level of performance. Therefore, the correct use of this tool allows understanding and knowledge of business processes and enables better management of them.
Keywords: 5W2H, organization, efficiency, private.
1 INTRODUÇÃO
Uma empresa privada é uma empresa cujas ações e direitos ou obrigações relacionadas não são oferecidos para subscrição pública ou negociados publicamente nos mercados listados relevantes, mas as ações da empresa são oferecidas, detidas, negociadas, trocadas privadamente ou no mercado de balcão. As ferramentas utilizadas para organizar empresas são diversas e baseadas em diferentes autores, mas a ferramenta 5W2H foi a escolhida para o presente estudo pensando no planejamento estratégico das organizações.
O conceito de planejamento estratégico refere-se a um processo sistemático que permite definir o melhor caminho que uma organização segue para atingir um ou mais objetivos no contexto analisado anteriormente. Isso é feito analisando o cenário, definindo metas e ações para chegar onde você quer chegar. O que é planejamento estratégico em uma empresa é todo o processo de criação e implementação de estratégias para atingir objetivos dentro de uma organização (OLIVEIRA, 2002).
A ferramenta 5W2H é utilizada para organizar a execução das tarefas de forma ordenada, apontando os principais elementos que serão necessários para a conclusão bem-sucedida da atividade. Segundo Custodia (2015, p. 32), “a técnica 5W2H consiste em um plano de ação organizado e simples que orienta a resolução de problemas, ordena as ações a serem tomadas de forma prática e identifica os principais elementos que precisam ser abordados.”
O artigo trata-se de uma pesquisa bibliográfica exploratória, sob o ponto de vista de uma abordagem quantitativa de natureza descritiva. A abordagem qualitativa foi escolhida porque, segundo Lakatos e Marconi (2003), é uma análise mais detalhada da situação e a interpretação de aspectos mais profundos, mostrando a riqueza de informações que dela advêm. Este método foi utilizado para aprofundar os conceitos e conhecimentos das ferramentas de gestão da qualidade que os gestores e funcionários de organizações privadas podem utilizar no dia a dia.
Já em relação a metodologia exploratória Cervo et al., (1983) define que a pesquisa exploratória como um processo inicial de experiência e auxílio na formulação de hipóteses e definição de objetivos, a fim de obter informações sobre determinado objeto de estudo e se acostumar ou adquirir um novo conceito na construção de conceitos e hipóteses iniciais.
Para obter resultados e respostas sobre a problematização apresentada neste trabalho, foi realizada uma análise entre os autores que tratam do tema em questão, bem como uma busca em artigos relacionados a este assunto. A pesquisa foi de natureza básica, seu objetivo era criar profundidade em relação ao tema da pesquisa.
Responda à principal questão de pesquisa: saiba o que já foi criado sobre o tema. Foram utilizados como critérios de inclusão artigos completos em português e inglês, artigos, dissertações, monografias contendo informações relevantes sobre o tema. Critérios de exclusão: textos incompletos, artigos compilados de forma incompleta no sistema online, que não pertençam ao espaço temporal e que também não levem em consideração o objetivo da pesquisa. A busca foi realizada por meio de busca eletrônica no portal Biblioteca Virtual, nas bases de dados SciELO Brasil (Scientific Electronic Library Online) e Google Acadêmico. A análise dos dados centrou-se na interpretação do conteúdo dos estudos selecionados para esta pesquisa.
Diante deste exposto o objetivo do estudo é compreender a importância da ferramenta 5W2H nas organizações privadas para o alcance da eficiência na tomada de decisão. Os objetivos específicos são: analisar as ferramentas 5W2H e documentar o uso da ferramenta em organizações privadas. Este estudo é uma revisão de literatura.
2 MATRIZ 5W2H
Para sanar os problemas de uma organização privada, a ferramenta matriz 5W2H é uma das ferramentas mais utilizadas no pensamento estratégico corporativo. Além disso, por meio de sua utilização, é possível ter uma visão clara e objetiva das atividades definidas que são realizadas pela empresa. Nesse sentido entende que o 5W2H auxilia nas decisões a serem tomadas para quem quer implementar um plano de ação de melhorias, constituindo uma maneira para estruturar os pensamentos de maneira bem elaborada, planejada e precisa.
Por meio de uma análise 5W2H, é possível treinar uma equipe de negócios e obter informações sobre a organização. Desde a sua criação, foi possível confirmar pontos que interferem no desenvolvimento e crescimento dos negócios, subsidiar um profundo entendimento da situação atual em que a empresa se encontra, além de auxiliar na tomada de decisões e possibilitar a visão de novas Oportunidades (ARAÚJO, 2017; CARVALHO, 2004; LISBÔA, 2012).
Ao construir a matriz 5W2H, é necessário comprovar a relação entre os fatores internos do ponto de vista da organização com seus pontos fortes e fracos. Assim, subsidia a avaliação de pontos que ameaçam a eficácia do negócio, além de levar em conta os fortes problemas da concorrência e que podem auxiliar a organização na experiência duradoura em seu setor comercial. Portanto é importante entender que para a organização coletar visões do ambiente externo, documentar as atividades realizadas que podem trazer longevidade à organização e as ameaças que afetam o negócio, caso se tornem reais e além controlam e têm efeitos negativos na organização (ARAÚJO, 2017; CARVALHO, 2004; LISBÔA, 2012).
Figura 1. 5W2H.
3 5W2H NA SATISFAÇÃO DO CLIENTE
Os vendedores têm um papel fundamental na empresa, pois são eles que apresentam os produtos aos clientes, apresentam soluções para as necessidades dos clientes e trazem satisfação, enfim, são os intermediários entre o produto e o cliente. Esses profissionais devem ser constantemente treinados em todos os aspectos da venda, não só sabendo vender, mas também treinando-os com informações detalhadas sobre o produto, a marca e a empresa em que atuam.
Os vendedores devem ter uma comunicação personalizada e conhecimento de cada tipo de cliente. O bom atendimento depende dessa qualidade, pois atender e acolher, entender o que o cliente realmente precisa, resolver os problemas de forma específica para cada tipo de consumidor. É importante participar e poder conversar com simpatia e falar sobre coisas que façam o cliente falar sobre seus interesses, o que leva ao repasse de informações realmente importantes para ambas as partes.
Considerando a importância dos profissionais de vendas para a empresa, propõe-se como intervenção para a empresa em estudo explorar ainda mais o marketing de relacionamento, que é uma estratégia de fidelização e busca satisfazer as necessidades do cliente, bem como garantir sua satisfação e agregar valor a ele.
Para criar um plano de marketing, é necessário estabelecer uma cultura de fidelização de clientes entre os funcionários, pois os funcionários precisam atrair e conquistar clientes com o primeiro atendimento. Para ter sucesso, os clientes devem falar bem dos serviços prestados e dos preços cobrados, ou seja, da empresa como um todo, o que mostra o quanto é importante tê-los como clientes. Assim, os próprios clientes farão a divulgação da empresa, estimularão novos clientes, pois se tornarão fãs da marca e assim divulgarão a empresa gratuitamente (ARAÚJO, 2017; CARVALHO, 2004; LISBÔA, 2012).
Para ter sucesso na implementação do marketing de relacionamento, você deve conhecer seus clientes, ter uma base de dados segmentada, criar situações que os estimulem a voltar, ser sistemático (não lembrar do cliente até a compra), monitorar os resultados e trabalhar com o relacionamento de mão dupla, ou seja, não apenas falar com o cliente, mas também ouvir.
Pode-se dizer que os eventos devem ser orientados para o cliente, para que este se sinta parte essencial do processo, pois é a fonte de receita que sustenta a empresa. Por isso, estreitar laços e relacionamentos com os clientes é fundamental, e todos os meios possíveis devem ser utilizados para manter um relacionamento direto com o público-alvo. A Figura 2 mostra como funciona a ferramenta 5W2H.
Figura 2. 5W2H e sua explicação.
4 FERRAMENTA 5W2H NAS ORGANIZAÇÕES PRIVADAS
Para a implantação bem-sucedida de ferramentas de gestão, é necessário que uma organização do setor privado conheça a fundo seus gestores, criando assim situações que estimulem os funcionários a obterem melhores resultados na instituição (ALVES, 2021).
A matriz 5W2H é um auxílio à decisão para organizações privadas que desejam implementar um plano de ação de melhoria, que é uma forma de estruturar ideias de forma bem formada, planejada e precisa. Portanto, a análise consiste em conter uma abordagem sistemática, facilidade de uso e resultados satisfatórios para melhor planejamento e processamento das instituições, simplificação das informações e possibilidade de uso eficaz dos recursos envolvidos no sistema e fatores internos e externos relacionados a empresa, a fim de tomar melhores decisões sobre o gerenciamento da empresa.
Portanto é possível concluir que a principal contribuição que essa ferramenta de gestão aplicada pode trazer para o campo da análise da empresa privada é que consistem em uma abordagem organizada, de fácil aplicação e que os resultados são efetivos para um melhor planejamento da implementação, facilitando o conhecimento e a capacidade de uso mais eficaz os recursos envolvidos no processo e os fatores internos e externos relacionados à empresa para que ela possa tomar melhores decisões sobre questões sociais, econômicas ou sociais relacionadas (ARAÚJO, 2017; CARVALHO, 2004; LISBÔA, 2012).
Figura 3. Princípios do método 5W2H.
5 CONCLUSÃO
Atualmente vive-se num cenário globalizado, onde os consumidores a cada dia sentem a necessidade de optar por diferentes marcas, assim surge a necessidade urgente das organizações privadas de investirem na qualidade dos produtos e serviços e na fidelização de seus clientes, pois somente os melhores terão lugar garantido nesse mercado.
Com base na análise do estudo bibliográfico, concluiu-se que a utilização da ferramenta 5W2H é adequada, pois auxilia no planejamento, identificação de problemas e resolução de incidentes. E isso torna a solução mais rápida e eficaz, mas com maior nível de desempenho. Portanto a correta utilização desta ferramenta permite a compreensão e conhecimento dos processos de negócio e possibilita uma melhor gestão dos mesmos.
Assim, este estudo possibilitou aprimorar o uso dessa ferramenta qualitativa e extrair informações relacionadas a organizações privadas para obter eficiência na tomada de decisão dos organizadores. Concluiu-se também que se as aplicações forem devidamente implementadas, eficientes e organizadas, reduzem a probabilidade de insucesso.
Dessa forma, foi possível perceber no estudo que a utilização da ferramenta 5W2H pode ser aplicada tanto para obter melhores resultados, reduzir custos, como também para solucionar problemas. Portanto, esta ferramenta torna-se mais importante do que se imagina, pois, além de ser utilizada como ferramenta de gestão, também pode ser utilizada como ferramenta de apoio não só na implementação de soluções estratégicas, mas com fundamental importância dentro do campo de motivação para os colaboradores, assegurando o envolvimento de todos, e procurando os problemas para serem solucionadas.
Portanto, conclui-se que os objetivos propostos neste estudo foram alcançados, pois por meio da pesquisa realizada através da investigação de conteúdo, é possível identificar e fazer sugestões de melhoria nas organizações por meio da matriz SW2H.
A conclusão do estudo documenta a importância de novas pesquisas sobre o tema “a importância da ferramenta 5W2H nas organizações privadas para o alcance da eficiência na tomada de decisões” com o objetivo de preparar os futuros profissionais para o trabalho, pois é preciso sempre buscar novas técnicas de desenvolvimento. A partir disso, o ambiente profissional terá profissionais mais qualificados e melhores resultados.
Portanto, conclui-se que os objetivos propostos neste estudo foram atingidos, pois através da pesquisa realizada e a investigação através dos estudos, foram vistas propostas sugestões de melhorias com a implementação da 5W2H.
REFERÊNCIAS
(Figura 1) EPR-CONSULTORIA. 5W2H conheça as 7 perguntas para encontrar as soluções 2021. Disponível em: https://eprconsultoria.com.br/5w2h/. Acesso em: 4 de abril de 2023.
(Figura 2) LUCINDA, Marco Antônio. Análise e Melhoria de Processos – Uma Abordagem Prática para Micro e Pequenas Empresas. Simplissimo Livros Ltda, f. 66, 2016. 106 p.
(Figura 3) EPR-CONSULTORIA. 5W2H conheça as 7 perguntas para encontrar as soluções 2021. Disponível em: https://eprconsultoria.com.br/5w2h/. Acesso em: 4 de abril de 2023.
ALVES, S. A utilização da ferramenta 5W2H: Uma Proposta de Melhoria no Setor Produtivo de Uma Empresa Industrial de Artefatos em Acrílico. Monografia apresentada à Coordenação do Curso de Ciências Contábeis da Universidade Federal do Rio Grande do Norte como requisito para a obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis, 2021.
ALVES, B.F.; FREITAS, R.V.A Evolução do Comércio de Empresa: Os Quinze Anos de Vigência da Teoria Subjetiva Moderna no Brasil e os Benefícios da Definição Mais Ampla. Revista Direitos Sociais e Políticas Públicas (UNIFAFIBE), v.6, n.2, Set/Nov.2018.
ARAÚJO, A. Gestão da Qualidade: implantação das ferramentas 5S’s e 5W2H como plano de ação no setor de oficina em uma empresa de automóveis na cidade de João Pessoa-PB. João Pessoa, 2017 Trabalho de Conclusão de Curso (Engenharia de Produção Mecânica) – Universidade Federal da Paraíba, João Pessoa, 2017.
CARVALHO, F. Práticas de planejamento estratégico e sua aplicação em organizações do terceiro setor. 2004.
CERVO, A.; BERVIAN, P. Metodologia Científica: Para uso dos estudantes universitários. 3 ed. São Paulo: McGram-Hill do Brasil, 1983.
GROSBELLI, A. Proposta de melhoria continua em um almoxarifado utilizando a ferramenta 5W2H. 2014. http://www.portal-administracao.com/2014/12/5w2h-o-que-e- e-como-utilizar.html acessado em 05 de abril de 2023.
LISBÔA, M. Aplicação do método 5w2h no processo produtivo do produto: a joia. Santa Catarina, 2012, p.06.
MARTINS, M.Aplicação Do Método 5w2h Em Uma Microempresa De Artefatos Têxteis. Manaus, 2017 Dissertação (Programa de Pós-Graduação em Engenharia de Produção) – Universidade Federal do Amazonas, Manaus, 2017.
MCGEE, J.; PRUSAK, L.Gerenciamento estratégico da informação. Rio de Janeiro: Campus, 1997.
OLIVEIRA, D. P. R. de. Planejamento estratégico: conceitos, metodologia e práticas. 17 ed. São Paulo: Atlas, 2002.
LAKATOS, E.; MARCONI, M. Fundamentos de metodologia científica. 5 ed. São Paulo: Atlas, 2003.
SILVA, B. 5W2H – Ferramenta para você planejar. Administradores. 2016. Disponível em: https://administradores.com.br/artigos/5w2h-ferramenta-para-voce-planejar. Acesso em: 03 de março de 2023.
TOLEDO,J.C.et.al. Qualidade: Gestão e método. Rio de Janeiro: LCT, 2013.
WILLIANS, R.L.Como Implantar a Qualidade Total na sua Empresa. Rio de Janeiro Ed.:Campus,1995.
¹Graduando em Administração – Antonio Meneghetti Faculdade.
Restinga Seca, Rio Grande do Sul, Brasil.
joaobrenerfm@outlook.com