REGISTRO DOI: 10.5281/zenodo.8057811
Victor Pimentel Gomes1
Eduardo Leite2
RESUMO
A inovação tecnológica tem tido fator cada vez mais importante e maior apelo sobre seu uso no setor público, apesar da burocracia, seu processo se torna lento, mas necessário. Existe uma crescente demanda para que os procedimentos administrativos sejam cada vez mais digitalizados e se constitua ou se aprimore elementos localizados no setor administrativo em relação a praticidade de resolução de problemas e eficiência na tomada de decisões, apesar da resistência vinda de algumas partes que ainda não se sentem seguras quanto o futuro da inovação, a inovação na área tecnológica representa uma maior praticidade e economia de recursos e intelectual humano para resolução de diversos afazeres que dependendo da dificuldade, acaba por tornar um trabalho robusto demandando muito esforço e tempo. Com a pandemia esses tópicos tiveram avanços significativos, o uso do home office, criação de plataformas de reuniões e atendimentos a consumidores que antes eram presenciais nas sedes e passaram a ser feitos de forma remota, o setor de inovação se mostrando necessário para otimizar processos internos dentro do setor público, aumento da produtividade e entrega de resultados, além de melhorar o atendimento e comunicação com a população e uma maior democratização na tomada de decisões em diversos setores. O artigo a seguir irá abordar a importância da inovação tecnológica no setor público e analisar a necessidade de aperfeiçoamento dos sistemas já existentes ou criação de um novo.
Palavras-chave: Inovação tecnológica; setor público
1 INTRODUÇÃO
Este artigo tem como foco analisar os serviços tecnológicos aplicados no setor público, descrever sobre como ainda podem auxiliar os modelos atuais, qual nível de satisfação propiciado aos servidores públicos na questão de tomada de decisão para desenvolvimento das atividades administrativas e sobre uma possível implantação de um novo sistema que auxilie e facilite o trabalho de vários servidores administrativos alocados no Ministério Público, assim como mostrar como os sistemas já existentes possam ter uma maior eficiência administrativa, mostrando a possibilidade e os benefícios da criação de um sistema que facilite a estruturação de processos administrativos dos mais complexos aos mais simples, foi utilizado formulário baseado na escala Likert para captar informações sobre o conhecimento dos funcionários em relação ao uso e satisfação do sistema atual do MP, o quanto os usuários tem conhecimento do conceito de inovação tecnológica no setor público, descrever o motivo da divergência entre público a favor e contra dessas mudanças e qual sua perspectiva no futuro, além do questionário, por meio de tabelas, foram elaboradas tabelas indicando sistemas presentes hoje no órgão público, quais deles se pretendem ter uma modificação para facilitar no trabalho de resolução de problemas internos e externos, quais sistemas se encontram obsoletos ou em desuso e as pretensões sobre a possibilidade de implantação de um novo sistema.
2 CONCEITUANDO O MPAM
O Ministério Público é um órgão independente e não se vincula a nenhum dos poderes (Executivo, Legislativo e Judiciário) possuindo autonomia e independência funcional, sua autonomia administrativa, orçamentária e funcional fazem o MP um órgão que não pode ser extinto, exercendo também sua própria função de fiscalizador do poder. Sua regulamentação ocorreu no ano de 1832, e em 1890 com o Decreto N° 848, foi feita a estruturação e atribuídas atividades ao Ministério
Público, no entanto a permissão para desempenhar suas atividades só foi concretizada em 1917, ou seja, sua autonomia para definir sobre qual suas atividades iriam tratar só foi feita nesse período, além de se desvincular de outros poderes e garantir sua autonomia, poder que vai da área administrativa, judiciária e contábil a proteção de meio ambiente, combate à criminalidade, proteção ao patrimônio público e etc. A chamada “ouvidoria da sociedade brasileira”.
2.1 DESTACAR OS SISTEMAS TECNOLÓGICOS EXISTENTES NA PGJ.
Atualmente o MPAM tem uma lista de sistemas que permitem o andamento de processos administrativos, porém alguns desses sistemas se encontram obsoletos por conta de que alguns procedimentos podem ser feitos por mais de um desses sistemas, o SEI é um dos mais utilizados por ser responsável pelo recebimento, edição e entrega de documentos recebidos não apenas por órgãos de administração, mas também documentos judiciais, almoxarifado, recebe propostas de renovação de ambiente na parte de marketing e engenharia, deixando outros aplicativos citados de lado, quase em desuso, porém o uso exacerbado do SEI indica também que não ocorre uma separação de atividades no sistema, muitas vezes o usuário se esquece de colocar o tipo de processo (se deve ser encaminhado para área administrativa, judicial, marketing, engenharia, contábil) e até numeração para facilitar a identificação (2023.xxxxxx) fazendo com que um processo simples de identificação de pedidos seja um trabalho além do esperado. A seguir um quadro indicando o nome ou nomenclatura do sistema e sua funcionalidade, é mais difícil dizer quais os setores que utilizam esses sistemas, mas a certeza é de que a área administrativa e inovação utiliza, nem que seja o mínimo cada um deles.(Edinaldo, Francisco)
Quadro 1 – Sistemas MPAM
SAJ MP na administração do órgão é utilizado armazenando informações de reuniões (como um gravador e caderno de anotações) que ocorrem para aprovação ou arquivamento de processos, recentemente o setor da ACAO tem utilizado muito este recurso por estar em processo de tentativa de criação de um novo sistema para
implantação no setor administrativo e se bem sucedido na utilização desse sistema, sua utilização passa a ir para outros setores dentro do MPAM; o Sistema de Investigação de Movimentação Bancária é utilizado a pedido do setor judiciário para investigar movimentações indevidas de transações e não apenas em casos de furtos; MP Virtual exporta dados de processos administrativos antigos e informações gravadas em reuniões para elaboração de planejamentos futuros; AJURI é o sistema menos problemático, pois se trata apenas do sistema de almoxarifado, controlando entrada e saída de pedidos; o SEI como dito mais acima é o mais abrangente de
todos, tratando de execução de processos de várias áreas do setor, que pode ser considerado um aspecto positivo e negativo, boa parte desse problema acontece pela falta de identificação de procedimentos, além do prazo para retornar o processo até o setor que o enviou e a quantidade diversificada de setores utilizando a mesma plataforma; o Webmail no setor administrativo serve como notificação de qual setor precisa comunicar para tratar de sanar dúvidas sobre como solucionar os processos administrativos encaminhados, porém a identificação fica difícil se o procedimento pelo SEI for enviado sem numeração ou legenda descrevendo qual setor enviou; o Portal da Transparência é utilizado por todos os setores na função de passar informações principalmente sobre entrada e saída de novos servidores e sobre a quitação de contas; os sistemas GEP e PRODAMRH atuam em conjunto com a administração (principalmente no setor de RH) buscando o número de cadastro de servidores, tempo de serviço e remuneração, buscando saber se o servidor deseja férias após um ano de serviço ou deseja utilizar o mês de férias para continuar em serviço e o período de férias se torna remuneração; o sistema TEAMS tem sido usado recentemente para reunião com fornecedores que podem auxiliar na criação do novo sistema que a ACAO pretende implementar e também com superiores da
área judicial com função de autorizar o andamento desses processos, vale dizer que os juízes de entrância inicial autorizam o início de pesquisa e movimentações de transações para construção de novos setores, desde que especifiquem no que será utilizado, se o setor terá longevidade, se não tiver definir prazos para início e encerramento e outras determinações;
Abaixo será descrito por meio de organogramas os sistemas localizados no MPAM junto às suas principais características e áreas de atuação, facilitando entendimento da explicação sobre o nome dos setores, sistemas e quem os utiliza.
Organograma 1 – Atividades/ setor/ áreas de atuação
Organograma 2 – Atividades/ setor/ áreas de atuação
2.2 PROBLEMAS QUANTO O USO DE ALGUNS SISTEMAS
No geral, existem sistemas com uso bem maior do que outros, abaixo terá uma descrição sobre desvantagens e algumas possíveis soluções que foram propostas no setor Administrativo.
- PRODAMRH e GEP tem sido utilizado com a mesma finalidade em anos recentes, consultando cadastro de servidores e funcionários, manutenção e aplicação de salários e férias, ambos os setores não tem essa característica especificada no portal, mas essas características podem ser encontradas em ambos, a consulta de usuários muitas vezes se encontra em apenas um desses sistemas.
- O sistema SAJ MP e MP Virtual apesar de serem utilizados mais pelo setor judicial e repassado as informações a administração, ainda tem certo problema na função de gravação de áudio e formatação de dados escritos no momento da reunião, dificultando o trabalho de compreensão do setor administrativo quando as informações são repassadas para o setor.
- O sistema SEI, utilizado por todo Órgão Ministerial, é sobrecarregado de informações e procedimentos administrativos, judiciários, marketing, engenharia e outros, porém ainda é muito eficiente e utilizado na resolução desses diversos procedimentos.
- O Microsoft 365 e o openoffice tem um problema muito pela questão do câmbio que são fechados os contratos para utilização do sistema e sem nenhuma melhoria, com falta de segurança da informação e no sistema atual com problemas na construção de planilhas.
- Tem um problema considerado simples, que se trata da perda de conexão durante reuniões, tanto o sistema Teams como o wifi próprio da instituição precisam de ajustes.
2.3 MP DATA SCIENCE (ABORDAGEM DE NOVO SISTEMA)
Em 2023 está em vigência a possibilidade de criação de um Programa de Ciência de dados com objetivo de:
- Criar ambiente de ciência de dados robusto para melhorar a eficácia operacional, otimizar a tomada de decisões e prever tendências administrativas.
- Será um acervo de processos administrativos que já foram implementados no MPAM, buscando ter processos modelos para agilizar nas respostas administrativas.
- Automação de processos: rapidez em procedimentos administrativos manuais e que são demorados, usando a ferramenta de ciência de dados, economizando tempo de automação.
- Facilitar a busca dos processos administrativos em meio a vários processos de diferentes resoluções.
- O Programa irá conter treinamentos de capacitação de funcionários, que irão aprender por meio de simulações de processos que serão alimentados pelo próprio usuário e seus coordenados com processos que o setor específico trabalha, criando uma previsão de tendência ainda maior.
No que o Chat GPT se encaixa junto ao Data Science?
- Nesse formato, o Chat GPT irá auxiliar na busca dos processos administrativos utilizados no órgão público, o uso desse sistema varia do modo que é alimentado diariamente pelo usuário, se tornado benéfico para uso dentro da instituição, porém o Chat GPT irá ter monitoramento mais severo por conta de sua pesquisa e consulta ser feita por qualquer pessoa dentro da mesma instituição, ficará definido caso aprovado o uso do Chat GPT, junto ao Data Science que mensalmente será elaborado relatório mostrando histórico de pesquisas para comprovação de que o uso do mesmo não está sendo feito de forma maléfica, o relatório deve conter qual a finalidade do uso do Chat especificando a data, o processo SEI ou se usado para outro aplicativo relatado mais acima e suas respectivas respostas vindas do uso do Chat. O uso do Chat GPT será a parte ao Data Science, não será implementado dentro de um mesmo sistema.
2.4 Precificação quanto ao uso dos sistemas de software e propostas de resoluções de sistemas já existentes.
Boa parte dos sistemas são fornecidos pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), onde é assinado pela autoridade máxima do local, demonstrando interesse de uso e de direito dos sistemas, assim a instituição fica encarregada apenas da definição de contratos de sistemas como Teams, Microsoft office 365, Open Office e PDF SAM CREATOR, facilitando a resolução de problemas mais simples de sistemas mais complexos pois o custo é zero, como a extinção do sistema GEP ou PRODAMRH; extinção também ou do SAJ MP ou MP Virtual, pois o sistema PRODAMRH e GEP tem como função principal em ambos a consulta de usuários no sistema, e nos sistemas SAJ MP e MP Virtual poderia ser colocado o uso de armazenamento informações em reuniões em apenas um sistema que seria o MP Virtual, onde
3 CONSIDERAÇÕES FINAIS
É necessária alteração de alguns sistemas tecnológicos, a manutenção ou aprimoramento de outros e um possível descarte de sistemas com funcionalidades semelhantes para se enxugar e ter uma maior destinação técnica quanto ao uso desses sistemas em processos administrativos, a possível aplicação do MP Data Science como novo sistema de software na região do MPAM seria um grande avanço considerando que esse sistema tem características que podem inclusive auxiliar no sistema SEI e proporcionar maior funcionalidade e rapidez no sistema público do MPAM.
REFERÊNCIAS
Ministério Público do Estado do Amazonas,Manaus, 2023 atual. Disponível em <https://www.mpam.mp.br/>. Acesso em: 10/06/2023.
TURCHI, Lenita Maria Organizadora; MORAIS, José Mauro de Organizador. NBR 6023: Políticas de apoio à inovação tecnológica no Brasil: avanços recentes, limitações e propostas de ações. 2017.
FERREIRA, Vicente da Rocha Soares et al. NBR 6023: Inovação no setor público federal no Brasil na perspectiva da inovação em serviços. RAI Revista de Administração e Inovação, v. 12, n. 4, p. 99-118, 2015.
1Victor Pimentel Gomes, estudante de administração na instituição Faculdade La Salle Manaus, ensino superior incompleto.
2Eduardo Leite, estudante de administração na instituição Faculdade La Salle Manaus, ensino superior incompleto.