IMPLANTAÇÃO DO NÚCLEO QUALIGESTÃO PARA MAPEAMENTO DE PROCESSOS DE TRABALHO, NA SECRETARIA DE ESTADO DA SAÚDE DE SANTA CATARINA, 2021-2022.

Administração, Ciências da Saúde, Volume 27 - Edição 123/JUN 2023 / 16/06/2023

REGISTRO DOI: 10.5281/zenodo.8044990

Nardele Maria Juncks (SES/SC) e Bruna da Silva Amorim (SES/SC)

  1. INTRODUÇÃO

O investimento na melhoria dos processos de trabalho vem mostrando grandes avanços na administração pública, principalmente quando se condiciona a prática da transparência e dos princípios da: legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. Com o propósito de retomar as ações planejadas anteriormente à pandemia, agregado as ações continuadas de enfrentamento da crise de saúde pública, a Secretaria de Estado da Saúde (SES) de Santa Catarina (SC) observou a necessidade de rever suas rotinas buscando um retorno efetivo ao cotidiano da instituição. Um momento atípico com intervenções necessárias para continuidade do trabalho e para a entrega de serviços de qualidade para a população sem prejuízos das atividades já instituídas e que funcionam adequadamente. A estrutura da secretaria atua como um processo contínuo e sistemático desde aquisições, licitações, análise, interpretação e divulgação de dados relativos à saúde, realização de diagnósticos, tratamento, cirurgias, entre outros. Outro ponto importante é que todas as ações envolvendo as áreas são realizadas com recursos públicos e pautadas nos princípios e diretrizes do Sistema Único de Saúde (SUS) inserido na Constituição Federal. Para melhor compreensão e intervenção nos processos de trabalho é necessário ainda, conhecer e entender as pessoas, rotinas, estrutura e o tipo de entrega à sociedade. O mapeamento destes exige um alinhamento estratégico com a missão, visão e valores da instituição para que os fluxos sejam desenhados observando leis e normas vigentes da administração pública. A implantação de um Núcleo chamado “Núcleo QualiGestão” busca mapear, rever e qualificar as rotinas de trabalho da SES com respaldo na construção de um Modelo de Governança por Processos que está embasado na Lei Complementar nº 381/2007 (arts. 1º e 4º) que estabelece ações ligadas à desburocratização e à melhoria de processos, a partir de uma cultura organizacional baseada no princípio de que o serviço público existe para servir, ser útil e ser um facilitador da sociedade. Corroborando com o objetivo de prestar melhores serviços a sociedade tem-se o Decreto estadual nº 188, de 26 de maio de 2015 que instituiu o Programa “O Estado na Medida” e estabeleceu ações para implantação do Modelo de Governança por Processos e para readequação da força de trabalho no âmbito do Poder Executivo de Santa Catarina. Assim, o núcleo cercado pela legislação vigente traz a consciência do gerenciamento dos processos para um estado eficiente.

  1. OBJETIVO GERAL

Descrever o processo de implantação do Núcleo QualiGestão e sua contribuição para melhorias na estrutura organizacional como case de uma gestão mais eficiente e efetiva.

  1. METODOLOGIA

Estudo descritivo e qualitativo da implantação do Núcleo QualiGestão da Secretaria de Estado da Saúde contendo breve histórico das atividades no período de junho/2021 a novembro/2022. Em 2021, para iniciar o mapeamento e a revisão dos processos de trabalho foi necessário buscar uma estratégia possível e elaborar um plano de trabalho. Surge assim o “Projeto+Gestão” que tinha como objetivo mapear, revisar e padronizar os fluxos e rotinas internas da secretaria, visando propor melhorias na estrutura e nos processos organizacionais para uma gestão mais eficiente e efetiva. O projeto após o mapeamento dos processos de duas diretorias mostrou a importância de continuidade e reestruturação de uma equipe qualificada, experiente e com conhecimentos técnicos, para se transformar em um núcleo, ligado ao gabinete do secretário, passando a ser chamado de Núcleo QualiGestão. Em 2022, se alinhou ao escritório de qualidade em processos (EPROC) da Secretaria de Estado da Administração (SEA) instituído em 2019 e baseado em leis e decretos conforme citação na introdução trazendo um Modelo de Governança por Processos e contribuindo para a construção e publicação dos fluxos da SES. A metodologia utilizada para mapear e rever os processos na SES, foi adaptada às propostas de acordo com cada área acompanhada, utilizando a realização de entrevistas, questionários, reuniões, observações de campo, análise de documentos, relatórios e coleta de evidências. Além do mapeamento e fluxogramas, tem-se um relato da situação atual, levantamento das necessidades de estrutura física e equipamentos, organograma, pontos críticos e pontos fortes, bem como a construção de um relatório em forma de apresentação para gestores, envolvidos e interessados (anexo 1- modelo para coleta das informações). Para a consolidação do núcleo foi necessário o envolvimento de todos, pois são os colaboradores/servidores que fornecem as informações necessárias sobre determinada rotina de trabalho contribuindo para a identificação, necessidades de correções e mudanças.

  1. RESULTADOS

Até o momento (novembro/2022) foram mapeados 05 diretorias, 06 gerências, 03 coordenações e 34 núcleos, resultando em 50 fluxos (20 em 2021 e 30 em 2022), 09 relatórios de mapeamento, 06 relatórios de monitoramento e 15 reuniões com as respectivas apresentações. Destes, 20 fluxos já foram revisados, atualizados e 20 áreas estão em processo de monitoramento e acompanhamento dos resultados alcançados. Os relatórios são enviados ao secretário via Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos (SGPe), onde tem conhecimento das informações, que encaminha ao superintendente da área e solicita providências quando necessário. Ressalta-se que todas as informações são discutidas com os envolvidos nos processos de trabalho antes de finalizar e encaminhar o relatório. Assim, o trabalho conjunto tem o respaldo dos servidores e gestores. Outro ponto essencial para o sucesso dos mapeamentos, é a responsabilidade e impessoalidade da equipe do Núcleo QualiGestão, favorecendo para um diagnóstico claro, transparente e com registro de todo material elaborado para consulta. O produto entregue não é engessado e deverá ser revisado sempre que necessário seguindo os princípios da administração pública, ou seja, dentro da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.

  1. CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES

Fica claro que a gestão por processos visa contribuir para a sustentabilidade do desempenho do Estado com a estruturação do trabalho por meio de processos que agreguem valor à sociedade. Segundo Geary A. Rummler, Processos existem na organização, quer os percebamos ou não. Nós temos duas escolhas: ou os ignoramos e rezamos para que façam o que desejamos, ou os entendemos e os gerenciamos. Com esse entendimento e de muitos outros autores, fica fácil entender que processos de trabalho tem haver com as atividades de rotina, forma de fazer e a necessidade de organizar e fazer melhor. O núcleo implantado, segue atuante buscando em cada processo mapeado entender porque se está fazendo, como se está fazendo e para que se está fazendo, reconhecendo problemas, dificuldades e priorizando possibilidades de correções através de propostas conjuntas. Complementando, o Núcleo QualiGestão, após a apresentação de todo o mapeamento, dá continuidade as melhorias, possibilitando o monitoramento e a avaliação dos resultados alcançados.

Diversos autores pesquisados afirmam que ao melhorarmos os processos de trabalho, aumentamos desempenho, diminuímos a burocracia, padronizamos fluxos, reduzimos custos, entre outros, repercutindo na gestão da administração pública e principalmente na gestão da saúde. O maior desafio do núcleo para a implementação das mudanças/correções está em modificar a cultura predominante que é bastante enraizada nos processos da secretaria. É necessário que o gestor esteja aberto e incentive as mudanças benéficas para a padronização dos processos de trabalho, proporcionando agilidade e transparência.

Esta visão traz muitos benefícios, como:

  • Análise crítica e ampliada;
  • Identificação de problemas, falhas ou gargalos;
  • Correção de erros de forma mais ágil;
  • Diminuição de retrabalho;
  • Economia de recursos financeiros;
  • Maior integração e interconexão dos processos e dos setores;
  • Satisfação e colaboração da equipe.

Para uma maior qualificação da gestão dos processos de trabalho, o Núcleo QualiGestão destaca a parceria com o Escritório de Gestão de Processos (EPROC) da Secretaria de Estado da Administração (SEA), oportunizando a publicação dos mapeamentos estratégicos no Portal de Dados Abertos. Essa publicação tem por objetivo disseminar a cultura para transformação e melhoria contínua de processos a partir de capacitação, ferramentas e apoio metodológico alinhados à estratégia governamental e às necessidades da sociedade.

  1. AGRADECIMENTOS

Ao gestor pela oportunidade de um novo desafio e aos profissionais da Secretaria de Estado da Saúde que colaboraram e tiveram a coragem de abraçar e realizar as mudanças necessárias.

  1. BIBLIOGRAFIA
  1. Henrique Dias Alperstedt. Princípios da Administração Pública.  https://www.politize.com.br/principios-administracao-publica
  2. Workshop realizado pelo escritório processos EPROC/SEA. Plataforma ENA Virtual (Fundação Escola de Governo), 2022.
  3. Nathalia Paz. Como mapear processos e reduzir custos na sua empresa, 2019.
  4. Geary a. Rummler Alan P. Brache. Melhores Desempenhos das Empresas.  Editora: Makron Books. Edição: 2ª Edição. Ano: 1994.
  5. Lindon D., Lendrevie J., Lévy J., Dionísio P., Rodrigues J., Mercator XXI, teoria e prática do marketing, 10.ª edição, Dom Quixote, Lisboa, 2004
  6. Edson Walmir Cazarini e Vanessa Ribeiro Campos. Gestão de compras na administração pública utilizando modelagem organizacional. Simpósio SIMPEP. 2009 .
  7. Fábio Ferreira Batista (coordenador), Antonio Carlos da Ressurreição Xavier, Fátima Marra Rose Mary e Juliano Longo. Passos para o Gerenciamento Efetivo de Processos no Setor Público: Aplicações Práticas, 1996.
  1. ANEXO 1 – Modelo de documento utilizado para levantamento das informações que serve para a base da construção de todos os outros instrumentos para o mapeamento do processo de trabalho – Relatório para coleta das informações(check list)

ANEXO 1

SANTA CATARINA

SECRETARIA DE ESTADO DA SAÚDE

NÚCLEO QUALI+GESTÃO

EQUIPE:

Data:

Local/setor:

Processo:

  1. DESCRIÇÃO DO PROCESSO E SETOR QUE ESTÁ INSERIDO
  2. ORGANOGRAMA setor
  3. SERVIDORES
  4. ATRIBUIÇÕES
  5. ESTRUTURA (necessidades)
  6. PONTOS FORTES
  7. PONTOS CRÍTICOS
  8. PROPOSTAS
  9. MAPEAMENTO DE FLUXOS (de acordo com os processos de trabalho)
  10. CONSIDERAÇÕES