REGISTRO DOI: 10.69849/revistaft/ar10202505182129
Marcelo Palosque Grosso Junior
Orientadora: Profa. Dra. Sandra Regina Chalela Ayub.
RESUMO
Este trabalho interdisciplinar tem como objetivo identificar e analisar as habilidades de administração do tempo dos funcionários da empresa Imobiliária Casa Verde, localizada em Catanduva, SP. Além disso, a base teórica deste projeto confirma a importância de uma boa gestão do tempo para a produtividade das empresas e pessoas. Para a realização deste trabalho, foi aplicado um teste de administração do tempo, com o objetivo de descobrir o nível de habilidade dos trabalhadores da empresa neste quesito. O resultado deste teste está disposto em diversos gráficos e análises. A análise dos resultados revelou que os funcionários da empresa não possuem habilidades suficientes para uma boa gestão do tempo e produtividade, por isso foram dadas várias sugestões para que a empresa melhore sua produtividade.
Palavras-chave: tempo; administração; delegação; teste;
INTRODUÇÃO
O objetivo deste Trabalho Interdisciplinar na Faculdade de Tecnologia de Catanduva para os alunos do 2° Semestre do curso de Gestão Empresarial é verificar e analisar as habilidades de administração do tempo nos funcionários da empresa Imobiliária Casa Verde.
Este trabalho interdisciplinar é divido em seis capítulos, com o Capítulo 1 falando sobre as características da Imobiliária Casa Verde. O Capítulo 2 diz a respeito da interdisciplinaridade do trabalho, que engloba as disciplinas de gestão ambiental, inglês, sociologia e economia. O Capítulo 3 mostra a base teórica ao redor do tema de administração do tempo. No Capítulo 4 são apresentados os métodos que foram utilizados no projeto. O Capítulo 5 traz os resultados e discussões a respeito do teste de administração do tempo. O Capítulo 6 mostra o diagnóstico e as sugestões de melhoria na gestão do tempo dos funcionários da Imobiliária Casa Verde.
O tema de administração do tempo é tópico de vários conteúdos, discussões, livros e estudos no mundo empresarial atual, pois uma boa habilidade neste quesito pode levar a uma melhora significativa na produtividade dos indivíduos e das empresas, levando a melhores condições de trabalho e melhora nos resultados financeiros.
1 CARACTERIZAÇÃO E DIAGNÓSTICO DA ORGANIZAÇÃO
A empresa escolhida para a realização do trabalho interdisciplinar foi a Imobiliária Casa Verde. A empresa foi fundada por Marcelo Grosso e mantém mais de mil contratos de aluguéis. Ainda, mantém um serviço de construção e venda de casas residenciais.
Desde 2005 no mercado imobiliário e da construção civil de Catanduva – SP, a Imobiliária Casa Verde tem como missão realizar o sonho de inúmeras famílias de Catanduva e Região na aquisição e construção da sua casa própria.
A Casa Verde também possui um software imobiliário 100% online para gestão de imóveis, o que permite conseguir controle e atendimento diferenciado para cada cliente.
Na Figura 1, está o logotipo da empresa Imobiliária Casa Verde:
Figura 1 – Logo da Imobiliária Casa Verde
1.1 Perfil da Empresa
Razão Social: Imobiliária Casa Verde Catanduva
Nome Fantasia: Imobiliária Casa Verde
CNPJ: 37866828000137
Descrição da CNAE: Gestão e administração da propriedade imobiliária
Endereço: R. Belém, 14
Bairro: Centro
CEP: 15800-280
Cidade: Catanduva/SP
Fone: (17) 3521-5960
Capital Social: EPP (Empresa de Pequeno Porte)
Na Figura 2, está a fachada da empresa Imobiliária Casa Verde:
Figura 2 – Fachada da Imobiliária Casa Verde.
Fonte: https://www.google.com/maps/.
A Imobiliária Casa Verde tem sede própria, localizada na Rua Belém, n°14, Centro, Catanduva-SP, CEP: 15800-280. A localização da empresa pode ser verificada na Figura 3:
Figura 3 – Localização da empresa
1.2 Características e Mercado de atuação
A Imobiliária Casa Verde opera no setor de serviços, pois a atividade da empresa envolve fazer o intermediário entre o proprietário e o cliente que deseja comprar ou alugar o imóvel.
O processo produtivo dos serviços da Imobiliária Casa Verde se inicia com a Captação que utiliza de veículos fornecidos pela empresa para buscar por imóveis disponíveis em uma região especifica da cidade definida anteriormente. Após encontrar um imóvel disponível para venda ou locação, a Captação encontra o proprietário do imóvel e oferece os serviços da empresa, caso ele aceite, o imóvel é cadastrado juntos com os dados do proprietário e vai para o Atendimento.
Utilizando os critérios do cliente como quantos cômodos a propriedade possui e região da construção, o Atendimento localiza o imóvel que é oferecido ao cliente para que ele possa visitá-lo e caso se interesse pelo imóvel, o Atendimento anota os dados do cliente e seu conjugue, além dos dados do fiador ou para o seguro e o passa para o dono que fará o Contrato.
Após a criação do Contrato, ele é levado para todos os envolvidos assinarem e então é enviado para o setor da Manutenção que irá fazer a vistoria onde irá registrar o estado do imóvel para que ocorra a entrega das chaves para o cliente. O setor Financeiro fica responsável pelo recebimento mensal do aluguel.
A Figura 4 ilustra como funciona o processo produtivo da Imobiliária Casa Verde:
Figura 4 – Processos produtivos
Existem várias outras empresas que atuam no ramo imobiliário na cidade de Catanduva-SP e podem ser apontadas como concorrentes da Imobiliária Casa Verde, sendo as principais: Imobiliária Pró Imóveis, Imobiliária Vila Rica, Imobiliária Alternativa, JPE Imóveis e Monteiro Imóveis.
1.3 Visão, Missão e Valores
Segundo a empresa Imobiliária Casa Verde, estes são a missão, visão e valores da organização:
Missão:”Fazer parte de história de nossos clientes, promovendo bons negócios e realizando sonhos.”
Visão: “Ser reconhecida como uma das maiores imobiliárias de Catanduva, nos diferenciando pelo padrão de excelência que estabelecemos, com uma equipe preparada para novos desafios e apaixonada por vencer.”
Valores: “Respeito e valorização do ser humano, sinceridade, franqueza, compromisso, responsabilidade, integridade e relação de confiança.”
1.4 Organograma
O organograma na Figura 5 foi elaborado junto da Imobiliária Casa Verde com o objetivo de exemplificar a organização e hierarquia dos setores da empresa.
Figura 5 – Organograma na empresa
1.5 Documentos: autorização, pesquisa e visitas
A autorização para a realização do trabalho e do uso das informações da empresa se encontra no ANEXO A.
2 INTERDISCIPLINARIDADE
A interdisciplinaridade é de suma importância no processo de aprendizagem, pois ela conecta diferentes áreas do conhecimento ao redor de um objeto de estudo, melhorando a experiência e aumentando o conhecimento dos alunos. Ademais, ao juntar os ensinamentos de diferentes disciplinas, é possível garantir uma melhor formação dos alunos, preparando-os para o mercado de trabalho.
2.1 Gestão Ambiental
Segundo Barbieri (2007 apud Bellen, 2013), a Gestão Ambiental é a administração atividades econômicas e sociais, visando otimizar o uso dos recursos naturais, proteger a biodiversidade e minimizar os impactos no meio ambiente. Ela compreende diretrizes e ações administrativas e operacionais destinadas a promover impactos positivos no ambiente, seja reduzindo, eliminando os danos causados pelas ações humanas, ou prevenindo sua ocorrência.
A evolução no cuidado com o meio ambiente está muito ligada à preocupação presente na definição de desenvolvimento sustentável. Esse avanço está alinhado com as demandas da comunidade global por um desenvolvimento que esteja em harmonia com as condições físicas e biológicas do planeta, assegurando a sobrevivência das gerações futuras (D’Avignon, 1996 apud Bellen, 2013).
Para uma melhor compreensão da Gestão Ambiental, é fundamental ter um conhecimento da diferença entre aspecto e impacto ambiental. Moura (2000 apud Bellen, 2013), explica que os aspectos ambientais são todos os componentes das operações de uma organização, como seus produtos ou serviços, que têm a capacidade de interagir com o meio ambiente. Já impactos ambientais, segundo o autor, são quaisquer mudanças no meio ambiente que ocorrem como resultado das atividades de uma empresa.
Um novo comitê técnico, TC-207, incumbido de elaborar a série de normas internacionais que assegurem a abordagem sistêmica à gestão ambiental e possibilitem a certificação ambiental de organizações e de produtos, foi constituído em 1993 pela International Organization for Standardization (ISO), o ISO/TC-207 – Gestão Ambiental. Essa nova série recebeu a designação de ISO 14000, a exemplo das normas ISO 9000, e aplica-se tanto às atividades industriais como às atividades extrativistas, agroindustriais e de serviços (Valle, 2002 apud Bellen, 2013, p.75)
De acordo com Bellen (2013), o Brasil participa da ISO por meio da ABNT, Associação Brasileira de Normas Técnicas, uma organização reconhecida pelo governo brasileiro como o Fórum Nacional de Normalização. Além disso, foi estabelecido que o INMETRO estabelecesse em conjunto ao Sistema Brasileiro de Certificação (SBC), um sistema de avaliação de conformidade na área ambiental, de acordo com as Normas ISO Série 14000.
Napoleão (2019), explica que “A Matriz de Riscos ou Matriz de Probabilidade e Impacto é uma ferramenta de gerenciamento de riscos que permite de forma visual identificar quais são os riscos que devem receber mais atenção.”
Além disso, de acordo com Napoleão (2019), o principal diferencial da Matriz de Riscos é sua capacidade de simplificar a visualização de informações relacionadas a um conjunto específico de riscos. Por ser uma ferramenta gráfica, torna-se simples identificar quais riscos terão menor ou maior impacto na organização, facilitando a tomada de decisões e a implementação de medidas preventivas para lidar com esses riscos.
A Figura 6 mostra um exemplo de uma Matriz de Riscos:
Figura 6 – Matriz de Riscos
2.1.1 Análise de Gestão Ambiental na Imobiliária Casa Verde
Análise de gestão ambiental foi realizada visando todas as atividades da Imobiliária Casa Verde que podem produzir alguma alteração no meio ambiente. A Tabela 1 mostra todos os aspectos e impactos ambientais que foram identificados nas atividades da empresa.
Tabela 1 – Aspectos e impactos ambientais
| Aspecto ambiental | Impacto Ambiental |
| Liberação de efluentes líquidos | – Lançamento de esgoto sanitário – Lavagem de piso |
| Emissões atmosféricas | – Emissão de fumaça |
| Geração de resíduos sólidos | – Descarte de sucatas metálicas – Descarte de plástico – Descarte de bombonas – Descarte de madeira – Descarte de papel e papelão – Descarte de lixo comum – Descarte com óleos e resto de tinta – Cinza – Entulho |
| Consumo de recursos naturais e energéticos | – Energia elétrica – Combustíveis – Água |
| Aspectos potenciais | – Incêndio |
Após o mapeamento de todas os aspectos e impactos ambientais, foi realizada uma análise de matriz de risco, levando em conta a frequência e a gravidade de cada um dos aspectos ambientais da Imobiliária Casa Verde.
Para a análise da frequência, se leva em consideração que os aspectos ambientais podem ser frequentes (5), prováveis (4), ocasionais (3), remotos (2), ou improváveis (1).
Já para a análise da gravidade, se leva em consideração que os aspectos ambientais podem ser catastróficos (4), críticos (3), marginais (2), ou desprezíveis (1).
A Tabela 2 mostra a classificação de cada aspecto ambiental da Imobiliária Casa Verde em relação à sua frequência e gravidade.
Tabela 2 – Frequência e gravidade dos aspectos ambientais
| Aspecto ambiental | Frequência | Gravidade | Classificação |
| Liberação de efluentes líquidos | 5 | 1 | 5 |
| Emissões atmosféricas | 3 | 2 | 6 |
| Geração de resíduos sólidos | 5 | 3 | 15 |
| Consumo de recursos naturais e energéticos | 5 | 2 | 10 |
| Aspectos potenciais | 1 | 4 | 4 |
A Tabela 3 mostra uma matriz de risco com as classificações de cada aspecto ambiental:
Tabela 3 – Análise na matriz de risco
Após a análise na matriz de risco foi realizada um análise de Pareto com o objetivo de identificar os aspectos ambientais que possuem maior impacto negativo no meio ambiente, com o objetivo de definir quais aspectos devem receber maior foco nas atividades para amenizar os impactos negativos ao meio ambiente da Imobiliária Casa Verde.
A Tabela 4 mostra a análise do impacto em porcentagem que cada aspecto ambiental possui de acordo com sua classificação.
Tabela 4 – Análise de Pareto
Portanto, de acordo com a na análise de Pareto, os aspectos ambientais: geração de resíduos sólidos, consumo de recursos naturais e energéticos, e emissões atmosféricas, possuem juntos 77,5% de todo o impacto ambiental negativo que a empresa possuí, então o plano de ação deve ser focado na amenização desses aspectos ambientais.
Após a análise de Pareto, foi criado um plano de ações com o objetivo de diminuir os impactos negativos ao meio ambiente da Imobiliária Casa Verde. Para a criação do plano de ações foi utilizada a ferramenta 5W2H. Na Tabela 5 está a primeira parte da ferramenta com os 5Ws (What, Why, Where e When, respectivamente, o que, porque, onde e quando).
Tabela 5 – Plano 5W2H (1)
| WHAT | WHY | WHERE | WHEN | WHO | ||
| Aspecto Ambiental | Objetivo | Requisitos Legais | Normas da Empresa | Unidade ou Processos | Prazo Realizável | Responsável |
| Geração de resíduos sólidos | Reduzir os resíduos causados pelas reformas realizadas nos imóveis | Lei 714/2017 – Eliminar e reduzir a geração de resíduos | Não há | Setor de reforma de casas | 1 ano | Gestores |
| Consumo de recursos naturais e energéticos | Reduzir o consumo de energia e água da empresa | Não há | Não há | Toda a empresa | 1 ano | Gestores |
| Emissões atmosféricas | Diminuir as emissões causadas pelos automóveis, reformas e cigarros | Não há (no contexto da imobiliária) | Não há | Toda a empresa | 6 meses | Gestores |
Na Tabela 6 está a segunda parte da ferramenta com os 2Hs (How e How Much, respectivamente, como e quanto).
Tabela 6 – Plano 5W2H (2)
| HOW | HOW MUCH |
| Método | Custo previsto |
| Reutilizar os materiais, e adquirir produtos de marcas mais voltadas para o meio ambiente | R$ 10.000 |
| Utilizar equipamentos mais eficientes energeticamente e implementar práticas de conservação da água | R$ 20.000 |
| Criar programas para desincentivar o consumo de cigarros e fazer um planejamento para utilizar os carros da empresa a menor quantidade possível | R$ 5.000 |
2.2 Economia
De acordo com Garcia e Vasconcellos (2019), economia é a ciência social dedicada à análise das decisões da sociedade no uso de recursos produtivos limitados para a produção de bens e serviços, com o propósito de distribuí-los entre os diversos indivíduos e grupos, a fim de atender às necessidades humanas. Portanto, ela estuda como a sociedade gerencia recursos produtivos escassos.
Segundo Mendes et al. (2015), na economia, um mercado consiste em um grupo de compradores (demanda), e um de vendedores de bens, serviços ou recursos (oferta). Portanto, a interação entre a oferta e a demanda dão origem aos mercados.
Conforme Garcia e Vasconcellos (2019), existem quatro estruturas de mercado: concorrência perfeita, monopólio, oligopólio e concorrência monopolística ou imperfeita.
A concorrência perfeita é uma forma de mercado com um vasto número de vendedores, de modo que uma empresa individual não tem impacto na oferta do mercado, e consequentemente, o preço de equilíbrio. A abundância de empresas nesse mercado as coloca na posição de tomadoras de preços ou “price-takers“. (Garcia e Vasconcellos, 2019)
O monopólio é uma situação de mercado em que apenas uma firma vende um produto que não tem substitutos próximos. Ou ainda: monopólio é uma situação de mercado em que existe um só produtor de um bem (ou serviço) que não tem substitutos próximos. Devido a isso, o monopolista exerce grande influência na determinação do preço a ser cobrado pelo seu produto. (Mendes et al., 2015, p.76)
Para Garcia e Vasconcellos (2019), o oligopólio é uma estrutura de mercado marcada por um número pequeno de empresas que controlam a oferta do mercado. Pode ser descrito como um mercado onde há um número limitado de empresas, como no setor automobilístico, ou também um mercado onde existem muitas empresas, mas apenas algumas delas exercem um domínio sobre o mercado, como na indústria de bebidas.
Mendes et al. (2015), explicam que uma concorrência monopolística é uma estrutura de mercado imperfeito, que tem como principal característica várias empresas fazendo a produção de produtos diferenciados, embora tenham substitutos próximos. Na concorrência monopolística, a empresa possui grande influência na determinação dos preços.
De acordo com essas definições, a Tabela 7 mostra as principais diferenças entre as estruturas de mercado:
Tabela 7 – Estruturas de mercado
Portanto, segundo estes critérios, é possível afirmar que a empresa Imobiliária Casa Verde está inserida em um mercado de concorrência monopolística. Isso acontece pois ela se encontra em uma estrutura de mercado com vários concorrentes, onde seu serviço possuí substitutos similares, com a diferenciação ocorrendo no atendimento, suporte ao cliente, preço e tecnologia nos seus processos.
2.3 Sociologia
Sociologia é a investigação científica das interações sociais, enfatizando os padrões comuns de todos os tipos de fenômenos sociais, aqueles que surgem nas relações entre grupos de indivíduos. Seu foco de estudo são as interações mútuas entre pessoas e o ambiente social no qual estão inseridas. Portanto, a Sociologia representa o estudo e o conhecimento da realidade social (Lakatos, 1982 apud Estival, 2015).
Estival (2015) explica que a partir da Revolução Industrial, as organizações consolidaram sua posição no centro da sociedade e estão presentes em todas as esferas do mundo contemporâneo. O autor complementa que as primeiras abordagens no estudo das organizações focaram na racionalização do trabalho, com pouca consideração na influência dos aspectos do ambiente externo sobre a gestão das organizações.
De acordo com Chiavenato (2004), é a partir das décadas de 1930 e 1940 que começa o movimento da Escola das Relações Humanas. Este movimento identifica a influência exercida pelos grupos informais e com a cooperação, normas compartilhadas e conflitos.
“A partir dos trabalhos de Chester Barnard e de Philip Selznick, as organizações passaram a ser analisadas como sistemas sociais adaptáveis que buscam sobreviver no meio ambiente” (Dias, 2008 apud Estival, 2015).
Neste cenário, se torna muito importante o papel do gestor nas organizações, e Rocha et al. (2019) explicam que existe uma diferença entre o líder e o chefe.
O termo chefe traz uma caracterização antiga, designando ocupar um cargo formal dentro da organização, movido pela autoridade, sendo aquele que determinará as funções aos departamentos, às suas equipes e aos colaboradores dentro da empresa. A tendência de um gestor que adquire a essência desta personagem, em grande parte das situações, sendo elas quais forem, é ser alguém imperial, que dirige as pessoas as quais lhe foram confiadas e distribui ordens, sempre visando os ganhos e resultados. Comumente não é de sua postura visar o bem-estar coletivo, do todo, desta forma ele enxerga o pessoal o qual está à frente como se fossem vassalos, que deve única e exclusivamente seguir suas ordens da maneira que julgar mais conveniente. (Rocha et al., 2019, p.7)
Em contraponto ao conceito de chefe, Jordão (2010) diz que o ato de liderar é a habilidade de guiar as pessoas de forma a inspirá-las a agir de forma autônoma e voluntária, motivando seus liderados a desejarem realizar as tarefas necessárias. Para garantir que as atividades sejam feitas de maneira eficaz na organização, resultando em benefícios para todos, é fundamental que alguém esteja na posição de liderança. (apud Rocha et al., 2019).
Segundo Rocha et al. (2019), o líder se apresenta como alguém com a capacidade de engajar as pessoas, exercendo influência sobre elas de maneira não repressiva. Portanto, o líder desempenha um papel inovador, com o objetivo de promover o crescimento da organização em múltiplos aspectos. Isso se manifesta através de ações como identificar desafios na equipe, oferecer assistência, incentivar o desenvolvimento e apontar oportunidades de melhoria.
Sobre o conceito de poder, Dias (2008, p.177) diz que:
“Um dos mais importantes processos sociais é a capacidade que possuem os indivíduos e grupos sociais, entre os quais as organizações, de modificarem o comportamento de outros grupos ou pessoas.”
Para Dias (2008), o poder é fundamental, pois se trata de um sistema de relações sociais em que existe permanentemente uma hierarquização baseada em diferentes capacidades dos indivíduos nas posições que estes ocupam na organização.
De acordo com uma entrevista feita com um funcionário da Imobiliária Casa Verde, foi possível analisar que o comando na empresa se enquadra mais na categoria de chefe do que de líder, embora haja alguns traços de liderança. Essa conclusão foi possível ao analisar que o gestor possuí características de chefia como alta autoridade e até desmoralização de trabalhadores em alguns casos.
2.4 Inglês
Foi realizada a leitura do artigo em inglês Time Management in The Workplace (Radonshiqi, 2017). Este artigo foi utilizado de base para a elaboração de um resumo que se encontra no APÊNDICE A.
3 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
O tempo significa “a sucessão dos anos, dias, horas, etc., o que envolve a noção de presente, de passado e de futuro, ou ainda, o momento ou ocasião apropriada para que uma coisa se realize” (Ferreira,1993 apud Flores, 2011, p.42).
De acordo com Flores (2011), toda atividade demanda tempo para ser concluída. Consequentemente, o tempo se torna um fator limitante, já que os limites da execução de um processo são determinados pelo recurso mais escasso, que é o tempo.
Chaves (2004) diz que ao contrário do que algumas pessoas pensam, aqueles que administram seu tempo não se tornam escravos dele, mas sim aprendem a controlá-lo. O autor acrescenta que aqueles que não têm controle sobre o tempo muitas vezes acabam realizando tarefas de acordo com as pressões do momento, em vez de seguir uma ordem e fazê-las quando desejam.
Segundo Flores (2011), a origem do uso inadequado do tempo está enraizada na natureza humana, manifestando-se na tendência do ser humano à procrastinação e à acomodação. O autor sugere que cada indivíduo busque alterar seus comportamentos, hábitos e atitudes, buscando uma gestão mais eficaz e uma reorganização de sua vida, transformando assim sua relação com o tempo.
A administração do tempo pode ser compreendida como a habilidade de planejar quais tarefas devem ser executadas, como executá-las, e quando realizá-las. Esse processo de planejamento inclui a definição de prioridades, ou seja, as atividades com alto grau de importância e urgência determinarão os objetivos e, com base neles, serão estabelecidas as estratégias para alcançá-los (Maher, 1981 apud Pellegrini; Calais; Salgado, 2012).
Chaves (2004) afira que vários indivíduos acreditam que devem programar cada minuto de seu dia, detalhando minuciosamente todas as atividades. No entanto, de acordo com o autor, essa abordagem é ineficaz, pois é fundamental que se mantenha flexibilidade e que sejam realizados ajustes ao longo do dia, priorizando a tarefa mais importante e urgente.
Portanto, Chaves (2004), explica que administrar o tempo não se trata de contar cada minuto dedicado para as atividades, mas sim de estabelecer prioridades. Administrar o tempo é ter uma compreensão clara do que é prioritário, dentre as muitas tarefas que o indivíduo quer ou deseja realizar, e tomar medidas para garantir que essas prioridades sejam realizadas (Chaves, 2004).
3.1 A evolução da administração do tempo
Covey (1989), diz que a administração do tempo é influenciada pelas abordagens de diferentes gerações ao longo da história para melhorar o controle do tempo em suas vidas. Essas são as características de cada geração:
a) A primeira geração: essa fase se destacou pela introdução de bilhetes e listas, visando uma sistematização das diversas demandas que eram feitas sobre o tempo e a energia das pessoas.
b) A segunda geração: observou-se a adoção de calendários e agendas, demonstrando a tentativa de agendar eventos e atividades para o futuro.
c) A terceira geração: incorpora conceitos de priorização, estabelecimento de metas, planejamento diário e a elaboração de um plano para alcançar essas metas e cumprir as atividades.
d) A quarta geração: essa abordagem reconhece que o desafio não existe apenas na gestão do tempo, mas sim na gestão da pessoa. As teorias da quarta geração se concentram na preservação e na melhoria dos relacionamentos para alcançar resultados desejados.
Segundo Flores (2011), a administração do tempo, com uma visão mais parecida com a atual, foi introduzida no final da década de 50. O autor afirma que a administração do tempo era considerada um método eficaz para lidar com questões do tempo no trabalho.
O método consistia em técnicas e dicas para: determinar os objetivos a alcançar no curto prazo, traduzir esses objetivos em atividades e tarefas a serem realizadas imediatamente, planejar e priorizar em uma base diária e evitar as interrupções que distraiam a atenção da execução das tarefas (Claessens, 2004 apud Flores, 2011, p.49).
Flores (2011), explica que nos últimos anos, a administração do tempo adotou uma abordagem mais ampla e abrangente, resultando na disponibilidade de uma ampla variedade de recursos, como livros, materiais impressos, software, calendários e agendas.
Além disso, de acordo com Grassi, 1998 (apud Flores, 2011) a gestão do tempo tornou-se um tema comum em seminários, cursos, palestras e workshops. Hoje, existe uma indústria estabelecida dedicada a auxiliar as pessoas a melhorar sua organização de maneira mais eficaz.
3.2 A importância da administração tempo na atualidade
O tempo é reconhecido como um dos recursos mais valiosos da sociedade contemporânea, ocupando um lugar de destaque no âmbito do conhecimento, particularmente nas áreas das ciências humanas e sociais. Sua importância cresceu significativamente, desempenhando um papel fundamental tanto na gestão organizacional quanto na gestão pessoal, tornando-se um elemento crucial na vida das pessoas, das organizações e da sociedade como um todo. (Mello et al., 2007 apud Flores, 2011).
De acordo com Lima e Jesus (2011), com a crescente competitividade no mercado de trabalho, a pressão por resultados e uma produtividade elevada tornaram-se constantes. A adoção da “estrutura enxuta” se popularizou, e agora faz parte da descrição do cargo do funcionário realizar tarefas que, anteriormente, eram realizadas por duas ou até mais pessoas. Como resultado, aprender a gerenciar o tempo de forma mais eficiente emergiu como um dos principais desafios para os trabalhadores.
Corroborando, Kelly (2002) alega que a capacidade de usar o tempo, eficientemente, para produzir resultados com o mínimo de desperdício de tempo é, atualmente, uma habilidade essencial em âmbito pessoal e profissional.
Flores (2011), afirma que é essencial buscar a otimização das atividades cruciais em relação ao tempo, e isso implica na necessidade de utilizar ferramentas que facilitem esse processo. Consequentemente, a gestão do tempo assume um papel de grande relevância nesta era do conhecimento.
No contexto empresarial, especialmente nos últimos anos, a pressão sobre os profissionais tem aumentado consideravelmente devido à globalização, à competição acirrada e às crescentes demandas por disponibilidade e produtividade. Isso afeta diretamente seus conhecimentos, habilidades e competências. (Orlikowlsky e Yates, 2002 apud Flores, 2011).
3.3 Matriz de administração do tempo
Para Covey (1989, p. 90) “a essência das melhores ideias na área de administração do tempo pode ser capturada em uma única frase: organize e execute conforme a prioridade”.
A matriz de Gerenciamento do Tempo divide as atividades em quatro partes, conforme critérios de importância e urgência. Covey (1989), afirma que uma atividade pode ser: urgente e importante; não urgente e importante; urgente e não importante; não urgente e não importante.
Urgente: esta tarefa demanda nossa atenção imediata e precisa ser realizada de forma ágil.
Importante: algo que gera resultados significativos, possui um grande e requer atenção especial, sem a necessidade de pressa, contribui diretamente para nossa missão, valores e metas prioritárias, estando focado em alcançar resultados.
“Não resta a menor dúvida de que as coisas que são ao mesmo tempo importantes e urgentes devem ser feitas imediatamente, ou, pelo menos, na primeira oportunidade.” (Chaves, 2004)
A Matriz do gerenciamento de tempo de Covey se encontra na Tabela 2:
Tabela 8 – Matriz do gerenciamento de tempo de Covey
| URGENTE | NÃO URGENTE | |
| IMPORTANTE | I – Crises – Problemas urgentes – Projetos com data marcada | II – Prevenção de problemas – Identificação de oportunidades – Desenvolvimento de networking |
| NÃO IMPORTANTE | III Interrupções, telefone Atividades de efeito a curto prazo Trabalho levado para casa que poderia ser feito no dia seguinte Resposta imediata a todas as solicitações vindas de terceiros | IV Telefonemas inúteis Manter-se ativo para parecer que trabalha duro Reuniões e discussões e sem motivo Hiperatividade social no trabalho Fofocas com os vizinhos |
3.4 A relação da administração do tempo com o estresse
De acordo com Pellegrini, Calais, Salgado (2012), estudos envolvendo trabalhadores e estudantes universitários mostram ligações entre o estresse e a administração do tempo. Essas pesquisas indicam que ter maior controle sobre o tempo tende a reduzir o nível de estresse das pessoas, aumentar sua eficiência e satisfação, além de diminuir a tensão física.
Ademais, a falta de habilidades de gestão do tempo tem sido identificada como uma fonte de estresse e um fator contribuinte para o baixo desempenho acadêmico, devido à sua relação com sobrecarga, tensão no ambiente de trabalho e tensão física (Pellegrini; Calais; Salgado, 2012).
No estudo feito por Macan et al. (1990 apud Pellegrini; Calais; Salgado, 2012), foi observado que os estudantes que mencionaram ter uma melhor administração do tempo apresentaram um nível maior de bem-estar psicológico. Além disso, demonstraram maior otimismo em relação ao futuro, adotaram métodos de estudo mais eficazes, relataram menos sintomas físicos, e uma redução nos níveis de depressão e desesperança.
Porém, mesmo com todos estes benefícios que a administração do tempo proporciona, uma pesquisa realizada pela empresa Franklin Covey, entrevistou 1.014 profissionais de empresas multinacionais, e apresentou resultados preocupantes: segundo os autores, somente 26% dos participantes têm uma lista de objetivos específicos de trabalho, menos de 17% elaboram um planejamento diário e apenam 37% dão prioridade para tarefas de modo que as mais importantes recebam mais tempo e atenção (Mais Tempo, 2009 apud Lima e Jesus, 2011).
3.5 A administração do tempo para o gestor
Lourenzo (2021), explica que muitos gestores enfrentam desafios ao gerenciar seu próprio tempo de maneira eficaz e definir prioridades para si e para os membros da sua equipe.
Administrar melhor o tempo é uma questão essencial para os líderes. A habilidade de estabelecer prioridades não apenas contribui significativamente para melhorar o desempenho e evitar atrasos nas entregas, mas também desempenha um papel fundamental na retenção de talentos dentro da equipe. (Lourenzo, 2021)
Piai (2022), diz que em 2019, antes da pandemia de Covid-19, o líder perdia cerca de 38% de seu tempo com atividades como responder e-mails, mensagens, reuniões desnecessárias, burocracias etc. Muitas dessas atividades, de acordo com os próprios líderes, são desnecessárias. Em 2022 esse índice chegou aos 61%. Ou seja, para o autor, o líder não consegue dedicar nem 40% de seu tempo para liderar.
“Não à toa, ao serem questionados sobre quais são os maiores desafios profissionais enfrentados, os líderes participantes do estudo responderam, em sua maioria, a gestão do tempo.” (Piai, 2022)
Segundo Lourenzo (2021), um dos desafios que os líderes mais jovens tendem a enfrentar é a centralização. Frequentemente por causa da insegurança, eles são centralizadores e costumam não delegar tarefas. Eles também possuem dificuldades na definição de prioridades, o que, por sua vez, tende a afetar negativamente o ambiente de trabalho e causar atrasos nas atividades da área sob sua supervisão.
Para Covey (2007), delegar responsabilidades é uma das atividades de alto nível mais impactantes, pois a delegação de responsabilidades para indivíduos devidamente treinados e capacitados proporciona uma economia de energia que pode ser redirecionada para atividades de maior complexidade. O autor reforça que “a delegação de poderes significa crescimento, tanto para os indivíduos como para as organizações” (apud Flores, 2011, p.115)
Além do uso de certas técnicas para delegar, é preciso adotar comportamentos adequados. Harung (1998) confirma esta afirmação ao alegar que a delegação eficaz exige maturidade psicológica de quem delega, a qual está associada com maior empatia, tolerância, respeito pelas diferenças individuais e a capacidade de saber treinar os outros. (Harung, 1998 apud Flores, 2011, p. 115)
Lorenzo (2021), explica que a utilização de um cronograma pode ser muito útil, pois essa ferramenta permitirá uma visualização mais clara de todas as fases, facilitando a avaliação da importância de cada uma no alcance do resultado desejado. Portanto, com o uso de um cronograma, se torna mais simples estabelecer prioridades e tomar decisões em relação aos prazos.
Para uma melhor administração do tempo, Lourenzo (2021), recomenda que o gestor realize um planejamento prévio de suas ações, distribua as responsabilidades entre os membros da equipe, considerando os prazos individuais de entrega, e monitore os resultados.
3.6 Estratégias para a administração do tempo
Chaves (2004) diz que o tempo é distribuído igualmente entre todas as pessoas, porém algumas conseguem realizar uma grande quantidade de tarefas em um único dia, enquanto outras, no fim desse mesmo dia, sentem que o tempo passou sem que tenham realizado muitas atividades.
A diferença, segundo Chaves (2004) é que aqueles que conseguem otimizar seu tempo entendem que, embora o tempo seja distribuído democraticamente, ele é um recurso altamente perecível. Uma hora desperdiçada hoje não pode ser recuperada mais tarde, ela se perde para sempre. O mesmo princípio se aplica com ainda mais força a um dia, uma semana, um mês ou um ano.
Para Chaves (2004), uma pessoa consegue ganhar tempo de três maneiras:
a) deixando de fazer as coisas que não são nem importantes nem urgentes;
b) delegando a terceiros, se possível e viável, as coisas que são urgentes, mas não tão importantes;
c) concentrando a energia nas coisas que são importantes – ou, que sendo urgentes, não é possível ou viável delegar.
Segundo Chaves (2004), boa parte das pessoas não utilizam de maneira eficaz o tempo dedicado ao trabalho e, até mesmo, o tempo passado em casa. Utilizar mal o tempo significa empregá-lo em atividades que, tanto no ambiente profissional quanto no doméstico, não têm importância nem urgência para o indivíduo. São simplesmente tarefas que são realizadas por força do hábito ou por não terem sido recusadas quando solicitadas.
Koch (2000), destaca que muitas pessoas afirmam que não têm tempo suficiente para realizar todos os seus desejos, mas, de acordo com o autor, a falta de tempo não é o problema real, o que realmente existe é o desperdício de tempo e uma sobrecarga de tarefas.
Nesse contexto, Koch (2000) explica que a Lei de Pareto, também conhecida como regra do 80/20, revela que há tempo disponível em abundância, mas a maioria das pessoas utiliza efetivamente apenas 20% desse tempo.
Ou seja, para Koch (2000), cerca de 20% dos esforços ou ações das pessoas resultam em aproximadamente 80% dos resultados positivos. Isso implica que, em média, 80% das atividades feitas pelas pessoas não resultam em benefícios significativos ou realizações importantes. Portanto, para o autor é necessário que o indivíduo descubra suas atividades mais impactantes para sua produtividade e se concentre em realizá-las, eliminando, se possível, as menos importantes.
Para Chaves (2004), caso o indivíduo queira ter a liberdade de optar por dedicar mais tempo à família, relaxar ou se dedicar a projetos pessoais, é necessário conquistar esse tempo ao renunciar atividades menos significativas para essa pessoa.
De acordo com Chaves (2004), estas são as ações necessárias para administrar o tempo e planejar estrategicamente a vida:
a) Definir objetivos: saber aonde se quer chegar, o que se quer ser daqui a 5, 10, 25, 50 anos.
b) Estabelecer estratégias: transformar objetivos em metas (com prazos e quantificações) e decidir como as metas serão alcançadas.
c) Criar Planos Táticos: explorar as alternativas específicas disponíveis para chegar aonde o indivíduo deseja.
d) Executar: fazer o que tem de ser feito.
e) Monitorar e avaliar: verificar constantemente se está se movendo na direção desejada, se não, devem ser feitas correções de rumo.
4 MÉTODOS
Rampazzo (2005) diz que método é um conjunto de etapas com o principal objetivo de alcançar um determinado objetivo utilizando métodos científicos e uma completa investigação.
O método científico é normalmente utilizado para coleta e análise de dados. É importante compreender que nem toda ferramenta que busca a coleta de dados utilizando o método científico pode ser identificada como ciência (Marconi e Lakatos, 2007).
Marconi e Lakatos (2007, p.83), concluem que “A utilização de métodos científicos não é da alçada exclusiva da ciência, mas não há ciência sem o emprego de métodos científicos”
4.1 Tipo do trabalho
Quanto à natureza, este Projeto Interdisciplinar trata-se de uma pesquisa aplicada, que segundo Prodanov e Freitas (2013), é um tipo de pesquisa que tem como objetivo gerar conhecimentos para aplicação prática direcionados à solução de problemas específicos. Além disso, a pesquisa aplicada aborda realidades e interesses específicos dos locais.
No que diz respeito à abordagem do problema, este Trabalho Interdisciplinar se enquadra na categoria de pesquisa qualitativa e pesquisa quantitativa (quali-quanti), pois serão utilizadas algumas técnicas estatísticas e outras não, com o objetivo de identificar e calcular o nível de qualidade da administração do tempo dos funcionários da Imobiliária Casa Verde.
De acordo com Prodanov e Freitas (2013), a pesquisa quantitativa considera que todos os elementos podem ser expressos numericamente, permitindo assim a tradução de opiniões e informações em valores numéricos para fins de categorização e análise. Para isso, é necessária a utilização de recursos e técnicas estatísticas, tais como porcentagens, médias, modas, medianas, desvios-padrão, coeficientes de correlação e análises de regressão, entre outros.
Já a pesquisa qualitativa, para Prodanov e Freitas (2013), considera que há uma relação dinâmica entre o mundo real e o indivíduo que não pode ser reduzida a dados numéricos. A interpretação dos fenômenos e a atribuição de significados são fundamentais no processo de pesquisa qualitativa. A pesquisa qualitativa não requer a aplicação de métodos e técnicas estatísticas, pois a coleta de dados é feita diretamente no ambiente natural, sendo o pesquisador o instrumento central. Essa pesquisa é descritiva. No centro da pesquisa qualitativa estão o processo e o seu significado, que formam os principais focos de investigação.
Gill (2007 apud Zanella, 2009), afirma que quanto aos objetivos, as pesquisas podem ser classificadas em: exploratórias, descritivas e explicativas. Segundo o autor, exploratória é o tipo de pesquisa mais simples, e que busca explorar a realidade buscando maior conhecimento, mas sem se aprofundar muito. Já a pesquisa descritiva busca descrever com grande precisão os fatos e fenômenos de determinada realidade. E a pesquisa explicativa é focada em identificar fatores determinantes ao desencadeamento de um fenômeno e explicar a razão desse fenômeno acontecer.
Este Projeto Interdisciplinar se enquadra, quanto aos objetivos, na classificação de pesquisa explicativa, pois busca analisar os resultados do teste de Administração do Tempo, identificar o que pode ter causado os resultados e oferecer sugestões de melhora para alguns fatores da administração do tempo da empresa Imobiliária Casa Verde.
4.2 Coleta de dados
Segundo Prodanov e Freitas (2013), coleta de dados representa a etapa essencial do processo de pesquisa, voltada para a aquisição de informações da realidade. Neste estágio, estabelecemos os parâmetros da pesquisa, determinando o tipo de pesquisa a ser realizado, identificando a população alvo, definindo as estratégias de amostragem, selecionando os instrumentos de coleta de dados e delineando o método de tabulação e análise dos dados. É o momento da pesquisa em que são utilizadas técnicas específicas para reunir as informações necessárias.
Na coleta de dados, o leitor deve ser informado sobre como o pesquisador pretende obter os dados de que precisa para responder ao problema. Não devemos deixar de correlacionar os objetivos aos meios para alcançá-los, bem como de justificar a adequação de uns aos outros. (Prodanov e Freitas, 2013, p.97)
As técnicas de coleta de dados utilizadas neste Trabalho Interdisciplinar foram: bibliográfica (teoria), entrevistas com funcionários da empresa, observação, e aplicação do questionário administração do tempo de Berg (2013), aplicado pela plataforma Google Forms. Além disso, o formulário possuía um questionário de apoio com dados como sexo, idade, escolaridade, estado civil, filhos e média salarial (APÊNDICE B). O questionário foi compartilhado via e-mail e os funcionários responderam no dia 10 de outubro de 2023.
4.3 Amostra
A pesquisa foi aplicada para 6 funcionários da Imobiliária Casa Verde, totalizando 100% dos colaboradores da empresa. Os setores que estes funcionários trabalham são: manutenção, vistoria, finanças, atendimento e gerência.
A primeira pergunta de apoio do questionário foi relacionada ao sexo do colaborador. O Gráfico 1 mostra que destes 6 colaboradores, 2 são do sexo masculino e 4 do sexo feminino, representando 33,3% e 67,3% dos funcionários respectivamente.
Gráfico 1 – Qual o seu sexo?
A segunda pergunta do questionário pergunta sobre a idade dos funcionários, 33% dos funcionários têm entre 18 e 25 anos, 16,7% têm entre 26 e 35 anos, e 50% têm entre 46 e 55 anos. Nenhum participante teve idade entre 36 e 45 anos ou maior do que 55 anos. A idade dos funcionários pode ser verificada no Gráfico 2:
Gráfico 2 – Qual a sua idade?
A terceira pergunta do questionário de apoio foi sobre a o grau de escolaridade, 50% dos respondentes declararam ter ensino médio completo, 33% disseram ter ensino superior incompleto e 17% responderam ter ensino superior completo. O grau de escolaridade dos trabalhadores da Imobiliária Casa Verde pode ser verificado no Gráfico 3:
Gráfico 3 – Qual o seu grau de escolaridade?
A quarta pergunta do questionário de apoio foi sobre estado civil, 83% dos funcionários afirmaram ser solteiros, e 17% responderam ser casados. Nenhum participante disse ser viúvo ou separado. As respostas de estado civil dos funcionários podem ser observadas no Gráfico 4:
Gráfico 4 – Qual seu estado civil?
Na quinta pergunta, sobre a quantidade de filhos, 33% dos participantes afirmaram não ter nenhum filho, 50% responderam ter 1 filho e 17% disseram ter 2 filhos. Nenhum participante disse ter 3 ou mais filhos. As respostas da quantidade de filhos dos funcionários podem ser verificadas no Gráfico 5.
Gráfico 5 – Quantos filhos você tem?
Na sexta pergunta do questionário de apoio, sobre média salarial, 83% afirmaram ganhar entre 1 e 2 salários-mínimos e 17% responderam receber entre 3 e 4 salários-mínimos. Nenhum participante afirmou ganhar menos de 1, ou mais de 5 salários-mínimos. As respostas de média salarial podem ser verificadas no Gráfico 6:
Gráfico 6 – Qual sua média salarial mensal?
5 RESULDADOS E DISCUSSÃO
O teste de administração do tempo aplicado nos funcionários da Imobiliária Casa Verde foi o de Berg, (2013). O teste possuí 20 perguntas no total, e ele funciona com um sistema de pontuação onde algumas respostas adicionam pontos caso o indivíduo responda “Sim”, e outras respostas adicionam pontos caso responda “Não”.
A Tabela 8 mostra esse sistema de pontuação:
Tabela 9 – Sistema de pontuação
| Perguntas onde o “Sim” como resposta resulta em pontos | Perguntas onde o “Não” como resposta resulta em pontos |
| 1, 2, 3, 10, 12, 16, 17, 20 | 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11, 13, 14, 15, 18, 19 |
Após isso, são somados os pontos que o participante do teste teve, e é dado um resultado que separa as habilidades em administração de tempo do indivíduo em 4 níveis. O Capítulo 5.1 tratará sobre esses níveis e em qual deles os funcionários participantes da pesquisa se encontram. A seguir, os resultados de cada pergunta serão discutidos e analisados.
A Pergunta 1 do teste de Administração do tempo diz: “Você tem o hábito de fazer diariamente uma lista de atividades que deverá cumprir?”. Na pesquisa, 67% dos funcionários da Imobiliária Casa Verde responderam que não têm o hábito de fazer uma lista de atividades, e 33% disseram possuir este hábito. O resultado da Pergunta 1 pode ser verificado no Gráfico 7:
Gráfico 7 – Pergunta 1 (Lista de atividades)
O resultado da Pergunta 1 foi negativo, pois a maioria dos funcionários disseram não possuir o hábito de fazer uma lista de tarefas, e Berg (2013) explica que a criação de uma lista de atividades diárias é uma maneira de se manter afastado das ineficiências que podem acontecer no dia. Portanto, a maioria dos funcionários da empresa não realiza essa atividade que poderia ajudá-los a serem mais eficientes e ter uma melhor produtividade.
A Pergunta 2 do teste questiona: “Se você faz a lista, sempre prioriza as atividades por ordem de importância e começa a executá-las nessa mesma ordem?”. Na pesquisa, as respostas foram divididas em 50% respondendo que priorizam tarefas na lista de atividades e 50% respondendo que não priorizam. O resultado da Pergunta 2 pode ser verificado no Gráfico 8:
Gráfico 8 – Pergunta 2 (Ordem na lista de atividades)
O resultado da Pergunta 2 foi mediano, pois metade responderam priorizar as atividades mais importantes e a outra metade responderam que não. E segundo Berg (2013), priorizar as tarefas mais importantes da lista de atividades é tão importante quanto a criação da lista de atividades em si. Portanto, a metade dos funcionários que ainda não priorizam as atividades iriam ter uma melhora na produtividade caso começassem a priorizar suas tarefas em ordem de importância.
A Pergunta 3 do teste aplicado é: “Você delega todas as rotinas e procedimentos operacionais de suas atividades aos seus subordinados?”. Na pesquisa, 83% das respostas foram “Não”, e somente 17% foram “Sim”, indicando um problema na área de delegação de tarefas da Imobiliária Casa Verde. O resultado da Pergunta 3 pode ser observado no Gráfico 9:
Gráfico 9 – Pergunta 3 (Delegação)
O resultado da Pergunta 3 foi muito negativo, pois a grande maioria dos funcionários da Imobiliária Casa Verde afirmaram não delegar suas atividades. Para Berg (2013), quanto mais procedimentos forem delegados, mais tempo poderá ser dedicado para atividades mais importantes. Portanto, é fundamental uma melhora nos processos de delegação das atividades, para que seja dedicado mais tempo nas atividades mais importantes para a empresa.
A Pergunta 4 do questionário de administração do tempo é: “Sempre que você tenta adiar certas decisões, espera que o problema seja resolvido automaticamente ou por outras pessoas?”. As respostas foram igualmente divididas com tanto o “Sim” quanto o “Não” tendo 50%. O resultado da Pergunta 4 pode ser verificado no Gráfico 10:
Gráfico 10 – Pergunta 4 (Problema resolvido por outras pessoas)
O resultado da Pergunta 4 foi mediano, pois metade dos colaboradores da empresa disseram tentar adiar certas decisões, e a outra metade disse que não. De acordo com Berg (2013), a ação de adiar deve ser evitada o máximo possível, pois pode fazer com que o problema se agrave cada vez mais. Portanto, metade dos funcionários da Imobiliária Casa Verde precisam perder o hábito de adiar decisões, pois isso pode ter consequências negativas no futuro.
A Pergunta 5 do questionário diz: “Você frequentemente sente dificuldades em tomar decisões relevantes no trabalho?”. Na pesquisa, 67% disseram não ter dificuldades na tomada de decisões e 33% responderam ter dificuldades. O resultado da Pergunta 5 pode ser verificado no Gráfico 11:
Gráfico 11 – Pergunta 5 (Decisões relevantes)
O resultado da Pergunta 5 foi positivo, pois a maioria dos colaboradores respondeu não ter dificuldades na tomada de decisões. Berg (2013) explica que ter dificuldades em tomar decisões importantes geralmente significa que o trabalhador tem insegurança ou não possui um método apropriado. Portanto, a pequena parcela que respondeu possuir dificuldades na tomada de decisões precisa se esforçar para melhorar nesse quesito.
A Pergunta 6 do teste de administração do tempo é: “Você é daqueles que só começam a produzir realmente depois do expediente, quando as pessoas já saíram, e finalmente consegue ficar sozinho?”. Nessa pergunta, 83% dos colaboradores responderam que “Não” e 17% responderam que “Sim”. O resultado da Pergunta 6 pode ser verificado no Gráfico 12:
Gráfico 12 – Pergunta 6 (Trabalho após o expediente)
O resultado da Pergunta 6 foi muito positivo, pois a maioria dos funcionários responderam não ter o hábito de produzir melhor depois do expediente. Para Berg (2013), é importante ser produtivo durante o horário de trabalho pois, é o único momento que a equipe toda está presente. Portanto, a pequena parcela que respondeu possuir este hábito deveria se esforçar para produzir melhor no horário do expediente, e não depois dele.
A Pergunta 7 do questionário é: “Para você todo o trabalho, do mais corriqueiro ao mais importante, deve ser sempre perfeito nos mínimos detalhes?”. Na pesquisa, 83% responderam que “Sim” e somente 17% que “Não”, indicando um problema de perfeccionismo. O resultado da Pergunta 7 pode ser verificado no Gráfico 13:
Gráfico 13 – Pergunta 7 (Perfeccionismo)
O resultado da Pergunta 7 foi muito negativo, pois a maioria dos funcionários responderam que todo trabalho deve ser feito nos mínimos detalhes. Segundo Berg (2013), a busca da perfeição em todas as atividades geralmente não gera benefícios em relação ao seu custo em tempo, retrabalho e dinheiro. Portanto, é necessário que os funcionários trabalhem nesse problema de perfeccionismo, pois em uma quantidade muito alta, ele gera problemas de tempo e financeiros para a empresa.
A Pergunta 8 do teste de administração do tempo é: “Você sempre aceita todo o tipo de trabalho que lhe entregam mesmo que já esteja atolado de serviço?”. Na pesquisa, somente 33% responderam dizer “não”, quando estão atolados de serviço e 67% responderam sempre tentar fazer todos as atividades possíveis. O resultado da Pergunta 8 pode ser verificado no Gráfico 14:
Gráfico 14 – Pergunta 8 (Acumulação de atividades)
O resultado da Pergunta 8 foi negativo, pois a maioria dos funcionários responderam não possuir a habilidade de responder “não” quando estão cheios de atividades para serem feitas. De acordo com Berg (2013), é importante às vezes dizer “não”, pois a acumulação de atividades pode prejudicar na qualidade do serviço do funcionário. Portanto é necessário que os trabalhadores se esforcem para diminuir a acumulação de trabalho, que pode prejudicar a qualidade do seu serviço.
A Pergunta 9 foi: “Você costuma chegar atrasado a compromissos e reuniões?”. A pesquisa mostra que 83% dos funcionários não têm o hábito de se atrasar e somente 17% responderam que “Sim”. O resultado da Pergunta 9 pode ser verificado no Gráfico 15:
Gráfico 15 – Pergunta 9 (Atrasos)
O Resultado da Pergunta 9 foi muito positiva, pois a grande maioria dos colaboradores da Imobiliária Casa Verde afirmaram não se atrasar para os compromissos do trabalho. E para Berg (2013), o atraso nos compromissos e reuniões é muito prejudicial, portanto, é preciso que a maioria dos funcionários continue não comento atrasos, e a pequena parcela que respondeu que “Sim” precisa se planejar melhor para acabar com esse hábito.
A Pergunta 10 do teste é: “No trabalho, você restringe a conversa telefônica ao estritamente necessário?”. Na pesquisa, 33% responderam que “Não” e 67% responderam que “Sim”. O resultado da Pergunta 10 pode ser verificado no Gráfico 16:
Gráfico 16 – Pergunta 10 (Conversa telefônica)
O resultado da pergunta 10 foi positiva, pois a maioria dos funcionários afirmaram falar somente o necessários nas conversas telefônicas. Berg (2013), diz que a menos que o cargo da pessoa exija que ela sempre atenda os telefonemas, ligações telefônicas podem atrapalhar e atrasar os objetivos. Portanto, é importante que os funcionários que responderam que “Não” se policiem para conversar somente o necessário nos telefonemas, pois o contrário pode causar problemas na produtividade do funcionário.
A Pergunta 11 foi: “Você aceita ser interrompido por telefonemas a qualquer momento?”. Nessa pergunta, 67% dos trabalhadores disseram não deixar que sejam atrapalhados por telefonemas, e 33% responderam permitir ser interrompidos. O resultado da Pergunta 11 pode ser observado no Gráfico 17:
Gráfico 17 – Pergunta 11 (Interrupção por telefone)
O resultado da pergunta 11 foi positivo, pois a maioria dos trabalhadores respondeu que não se deixam ser atrapalhados por telefonemas. Segundo Berg (2013), é importante que caso a atividade seja importante, o colaborador não seja atrapalhado por telefonemas desnecessários. Portanto, é necessário que a parcela que aceita ser interrompida por telefonemas mude este hábito para focar mais na atividade presente.
A Pergunta 12 do questionário é: “Durante sua ausência (férias, viagem, etc.) você tem quem o substitua em seu trabalho?”. As respostas foram igualmente divididas com tanto o “Sim” quanto o “Não” tendo 50%. O resultado da Pergunta 12 pode ser observado no Gráfico 18:
Gráfico 18 – Pergunta 12 (Substituição no trabalho)
O resultado da Pergunta 13 foi mediano, pois metade dos funcionários afirmaram ter substitutos nas férias e a outra metade respondeu que não. Para Berg (2013), não ter um substituto para as tarefas pode causar um grande acúmulo de tarefas e de estresse. Portanto, não ter um substituto no trabalho pode trazer vários problemas para os funcionários e para a empresa, então é necessário que a empresa capacite os trabalhadores para cobrir a ausência um dos outros.
A Pergunta 13 do questionário de administração do tempo é: “Você costuma fazer várias coisas ao mesmo tempo deixando algumas delas frequentemente inacabadas?”. Nessa pergunta, 50% responderam fazer várias coisas ao mesmo tempo, deixando algumas delas inacabadas e 50% responderam tentar não fazer várias coisas ao mesmo tempo. O resultado da Pergunta 13 pode ser observado no Gráfico 19:
Gráfico 19 – Pergunta 13 (Várias atividades ao mesmo tempo)
O resultado da Pergunta 13 foi mediano, pois metade dos funcionários da Imobiliária Casa Verde afirmaram tentar não fazer várias coisas ao mesmo tempo e a outra metade responderam que tentam. Berg (2013) explica que é necessário que é importante quebrar as atividades que levam muito tempo em períodos menores. Portanto, é necessário que os funcionários busquem terminar uma atividade antes de começar outra, para evitar o acúmulo de tarefas, que pode levar a uma queda na qualidade e ritmo do trabalho.
A Pergunta 14 do questionário é: “No seu trabalho há constantemente coisas urgentes a serem feitas?”. Nessa pergunta, as repostas foram unânimes, com todas elas dizendo ter coisas urgentes a serem feitas constantemente. O resultado da Pergunta 14 pode ser observado no Gráfico 20:
Gráfico 20 – Pergunta 14 (Urgência)
O resultado da Pergunta 14 foi totalmente negativo, pois todos os trabalhadores responderam sempre ter atividades urgentes para serem feitas. Para Berg (2013), quanto menos tarefas urgentes existem no trabalho, mais bem organizado a empresa e seus colaboradores demonstram ser. Portanto, é necessário um melhor planejamento dos gestores e colaboradores, para diminuir a quantidade urgente de trabalho para ser realizado.
A Pergunta 15 do teste aplicado é: “Você tem o hábito de trabalhar depois do expediente ou de levar serviço para casa?”. Na pesquisa, 83% responderam que não levam trabalho para a casa e 17% responderam que possuem este hábito. O resultado da Pergunta 15 pode ser observado no Gráfico 21:
Gráfico 21 – Pergunta 15 (Trabalhos em casa)
O resultado da Pergunta 15 foi muito positivo, pois a grande maioria dos funcionários afirmaram não levar trabalho para a casa. Berg (2013) explica que trabalhar a noite pode proporcionar um desgaste bem maior do que durante o dia, portanto é melhor que o trabalhador evite levar atividades para a casa. Portanto, a maioria dos funcionários precisa continuar não tendo este hábito, e a pequena parcela que leva trabalho para casa precisa evitar este hábito, pois ele causa um maior desgaste no trabalhador.
A Pergunta 16 do teste de administração do tempo é: “As reuniões que você preside costumam ser objetivas e sem desperdício de tempo?”. Nessa pergunta 67% responderam que “Sim”, e 33% responderam que “Não”. O resultado da Pergunta 16 pode ser observado no Gráfico 22:
Gráfico 22 – Pergunta 16 (Reuniões objetivas)
O resultado da Pergunta 16 foi positivo, pois a maioria dos colaboradores respondeu tentar realizar reuniões objetivas, sem desperdício de tempo. Berg (2013) explica que para que as reuniões sejam efetivas, elas devem claras, devem ter assunto conhecido previamente por todos e ao final devem garantir que todos os trabalhadores envolvidos saibam das decisões ali tomadas. Portanto, é necessário que a parcela que respondeu “Não” busque extinguir o desperdício de tempo nas reuniões e torná-las mais objetivas, dessa forma, melhorando a efetividade das reuniões da empresa.
A Pergunta 17 do teste é: “Em dias úteis, seu almoço, em geral, é sóbrio, sem bebida alcoólica e sem excessos na alimentação?”. Nessa pergunta, 67% responderam evitar o excesso no horário de almoço, e 33% disseram que às vezes o seu almoço pode ser excessivo. O resultado da Pergunta 17 pode ser observado no Gráfico 23:
Gráfico 23 – Pergunta 17 (Bebida alcoólica e excessos)
O resultado da Pergunta 17 foi positivo, com a maioria dos trabalhadores afirmando buscar não passar consumir bebidas alcoólicas no almoço ou comer mais do que o necessário. Para Berg (2013), um almoço mais moderado pode manter a produtividade do colaborador por muito mais tempo. Portanto, é necessário que a parcela que afirmou ter excessos no horário de almoço busque quebrar este hábito, pois ele pode ser muito prejudicial para a produtividade do funcionário.
A Pergunta 18 foi: “Você costuma fazer reuniões com o seu pessoal logo após o almoço ou no final do expediente?”. Na pesquisa, 67% disseram não fazer reuniões nesse horário e 33% responderam que fazem. O resultado da Pergunta 18 pode ser verificado no Gráfico 24:
Gráfico 24 – Pergunta 18 (Horário de reuniões)
O resultado da Pergunta 18 foi positivo, pois a maioria dos trabalhadores responderam que não costumam fazer reuniões nesse horário. E de acordo com Berg (2013), fazer reuniões nos horário mencionados pela pesquisa é menos produtivas do que nos outros horários de trabalho. Portanto, é necessário que as reuniões feitas pelos colaboradores da Imobiliária Casa Verde não sejam realizadas nos horários após o almoço e fim de expediente, pois as reuniões feitas nesses horários são menos produtivas.
A Pergunta 19 do teste de administração do tempo é: “Sua mesa de trabalho, bem como a caixa postal do seu computador, estão sempre cheias de documentos, papéis ou e-mails?”. Na pesquisa, 67% responderam ter uma mesa de trabalho e e-mails desorganizados, enquanto 33% disseram possuir mais organização no seu ambiente de trabalho. O resultado da Pergunta 19 pode ser verificado no Gráfico 25:
Gráfico 25 – Pergunta 19 (Organização no trabalho)
O resultado da Pergunta 19 foi negativo, a maioria dos trabalhadores afirmaram ter um ambiente de trabalho desorganizado. Berg (2013), afirma que papéis e e-mails acumulados demonstram uma grande desorganização pessoal. Portanto, é necessário que os colaboradores da empresa se esforcem mais para buscar ter um ambiente de trabalho menos desorganizado.
A Pergunta 20 do questionário é: “Você acredita que a maioria dos problemas em seu setor (ou empresa) tem causas que podem ser identificadas?”. Nessa pergunta, as respostas foram unânimes, com 100% dos funcionários respondendo que “Sim”. O resultado da Pergunta 20 pode ser verificado no Gráfico 26:
Gráfico 26 – Pergunta 20 (Identificação de problemas)
O resultado da Pergunta 20 foi totalmente positivo, pois todos os trabalhadores afirmaram acreditar que os problemas da Imobiliária Casa Verde possuem causas que podem ser identificadas. Segundo Berg (2013), a maioria dos problemas de uma empresa tem causas claramente identificáveis, mas é necessário que seja utilizado o método correto na identificação dos problemas. Portanto, mesmo que todos os funcionários afirmem que a empresa possui problemas com causas identificáveis, é necessário que o método de identificação e de correção desses problemas seja apropriado.
5.1 Nível dos funcionários em administração do tempo
Conforme descrito no início do Capítulo 5, o teste de Berg (2013) possui um sistema de pontuação para cada pergunta (Tabela 8). O nível de habilidade em administração do tempo é definido por quantos pontos o indivíduo fez no teste:
Nível 1 – Abaixo de 12 pontos: o trabalhador tem sérios problemas para administrar o seu tempo, o que provavelmente o torna uma pessoa improdutiva.
Nível 2 – De 12 a 14 pontos: o indivíduo tem diversos pontos que prejudicam um desempenho mais eficiente.
Nível 3 – De 15 a 17 pontos: o trabalhador consegue administrar o seu tempo satisfatoriamente, mas há alguns aspectos que prejudicam o desempenho.
Nível 4 – De 18 a 20 pontos: o indivíduo sabe como administrar o seu tempo e sabe como ser produtivo individualmente e em equipe.
Seguindo este critério, foram analisadas e pontuadas, todas as respostas dos funcionários da Imobiliária Casa Verde no teste. O Gráfico 27 mostra a porcentagem de funcionários que se enquadra em cada nível do teste.
Gráfico 27 – Nível de administração do tempo dos funcionários
De acordo com os resultados, 50% dos funcionários se enquadram no Nível 1, ou seja, obtiveram o menor nível possível no teste e possuem sérios problemas de administração de tempo e produtividade. O Nível 2 possui 33% das respostas, ou seja, esses trabalhadores têm diversos pontos que prejudicam sua eficiência. O Nível 3 teve 17% dos funcionários, ou seja, esses funcionários conseguem administrar bem o tempo, mas possuem alguns aspectos que prejudicam seu desempenho. Nenhum funcionário atingiu o Nível 4 no teste.
5.2 Cruzamento dos dados
Por meio da comparação dos resultados do questionário de apoio e do teste de administração do tempo de Berg (2013), foi possível realizar algumas análises. A primeira análise diz respeito aos resultados de pontuação no teste de administração do tempo e do sexo dos funcionários, conforme mostra a Tabela 10:
Tabela 10 – Comparação dos resultados por sexo
| Sexo Masculino | Sexo Feminino |
| Funcionário 1 – 9 Pontos | Funcionária 1 – 12 Pontos |
| Funcionário 2 – 7 Pontos | Funcionária 2 – 14 Pontos |
| – | Funcionária 3 – 15 Pontos |
| – | Funcionária 4 – 9 Pontos |
A média de pontuação que funcionários do sexo masculino foi de 8 pontos, enquanto a média das funcionárias do sexo feminino foi de 12,5 pontos. Portanto é possível afirmar que as funcionárias do sexo feminino da empresa Imobiliária Casa Verde possuem uma maior habilidade de administração do tempo do que os de sexo masculino, pois a média de pontos dos funcionários masculinos se enquadraria no Nível 1 na escala do teste de Berg (2013), e a média de pontuação das funcionárias do sexo feminino se enquadraria no Nível 2.
A segunda análise que foi possível ser realizada por meio do cruzamento dos dados foi em relação ao resultado da pontuação do funcionário do teste e a pergunta que questiona se ele possuiu o hábito de fazer uma lista de tarefas diária (Pergunta 1). A Tabela 11 mostra essa comparação:
Tabela 11 – Lista de atividades e pontuação
| Faz lista de atividades | Não faz lista de atividades |
| Funcionário 1 – 12 Pontos | Funcionário 1 – 9 Pontos |
| Funcionário 2 – 15 Pontos | Funcionário 2 – 14 Pontos |
| – | Funcionário 3 – 7 Pontos |
| – | Funcionário 4 – 9 Pontos |
Por meio desta comparação, é possível afirmar que os funcionários que fazem uma lista de atividades diária se saíram melhor no teste, pois a média de pontuação entre eles foi de 13,5 pontos, que se enquadraria no Nível 2. Já os funcionários que responderam não fazer uma lista de atividades diária se saíram pior, com uma média de 9,75 pontos, que se enquadraria no Nível 1. Esses resultados mostram a importância do hábito de realizar uma lista de atividade diária para a produtividade do colaborador.
Outra análise que pode ser observada, é a comparação entre a idade dos funcionários e a questão de priorização de atividades mais importantes (Pergunta 2). A Tabela 12 mostra a idade dos funcionários e se eles pontuaram ou não na pergunta sobre priorização de tarefas.
Tabela 12 – Idade e priorização de atividades por importância
| 35 anos ou menos | 36 anos ou mais |
| Funcionário 1 – Prioriza as atividades por importância | Funcionário 1 – Prioriza as atividades por importância |
| Funcionário 2 – Prioriza as atividades por importância | Funcionário 2 – Não prioriza as atividades por importância |
| Funcionário 3 – Não prioriza as atividades por importância | Funcionário 3 – Não prioriza as atividades por importância |
Por essa comparação, foi possível afirmar que, dos funcionários que possuem 36 anos ou menos, 67% pontuaram nessa questão, e dos funcionários que possuem 36 anos ou mais, somente 33% pontuaram nessa questão do teste, mostrando que na Imobiliária Casa Verde, os funcionários mais jovens possuem uma melhor habilidade de realizar as atividades por ordem de importância.
A quarta análise que pode ser realizada por meio do cruzamento de dados, é em relação ao sexo do funcionário e a pergunta que questiona se o funcionário espera que quando ele adia um problema, ele seja resolvido automaticamente ou por outras pessoas (Pergunta 4). Essa comparação está na Tabela 13:
Tabela 13 – Adiamento de problemas e sexo dos funcionários
| Sexo Masculino | Sexo Feminino |
| Funcionário 1 – Afirmou esperar a resolução do problema quando adiado | Funcionária 1 – Afirmou não esperar a resolução do problema quando adiado |
| Funcionário 2 – 7 Afirmou esperar a resolução do problema quando adiado | Funcionária 2 – Afirmou não esperar a resolução do problema quando adiado |
| – | Funcionária 3 – Afirmou não esperar a resolução do problema quando adiado |
| – | Funcionária 4 – Afirmou esperar a resolução do problema quando adiado |
Por meio dessa comparação, é possível afirmar que 75% das funcionárias do sexo feminino receberam pontos nessa questão, em comparação, nenhum funcionário do sexo masculino pontuou nessa questão. Portanto, se pode concluir que as funcionárias do sexo feminino da Imobiliária Casa Verde possuem uma habilidade de não adiar decisões e não esperar que elas sejam realizadas por outras pessoas, muito superior aos funcionários do sexo masculino da empresa.
6 PROBLEMAS E PROPOSTAS DE SOLUÇÃO
Neste capítulo serão apresentados os problemas em administração do tempo na Imobiliária Casa Verde que foram encontrados por meio da pesquisa e análises feitas no trabalho interdisciplinar. Após isso, serão apresentadas sugestões que a empresa pode adotar para que seus funcionários tenham uma melhor gestão de seu tempo e uma melhora na produtividade.
6.1 Problemas encontrados na organização
Na análise feita de acordo com o teste sobre administração do tempo de Berg (2017), foi possível analisar que no geral, os funcionários da Imobiliária Casa Verde obtiveram um resultado abaixo do desejável no teste de administração do tempo, pois 83,33% dos trabalhadores tiveram nível abaixo do recomendado em suas habilidades e hábitos de gestão do tempo, e somente 16,67% atingiram um nível aceitável.
Além disso, as seguintes questões do teste de Berg (2013), foram as que tiveram menor pontuação, e por isso devem receber maior atenção nas propostas de melhoria:
- A questão que menos teve pontuação na pesquisa foi a Pergunta 14, que questiona se no trabalho existe constantemente coisas urgentes a serem feitas.
- Outra questão com uma baixa pontuação tem relação com o perfeccionismo, pois a Pergunta 7 indaga se o funcionário acredita que toda atividade, independentemente da importância, deve ser realizada nos mínimos detalhes.
- A Pergunta 3 está relacionada com o ato de delegação de tarefas, esta questão também teve uma baixa pontuação.
- Uma criação de uma lista de atividades é muito importante para que o trabalhador possa se organizar, mas os trabalhadores da Imobiliária Casa Verde não possuem esse hábito, como demonstrado pela baixa pontuação nas respostas da Pergunta 1.
- Já o baixo resultado na Pergunta 8 demonstra uma inabilidade de não acumular tarefas, mesmo que o trabalhador já possua muitas atividades a serem feitas.
- A pergunta 19 está relacionada com a organização no ambiente de trabalho, a baixa pontuação demonstra uma falta de habilidade neste quesito.
6.2 Propostas de melhoria para a organização
Tendo em vista a dificuldade que os funcionários da Imobiliária Casa Verde enfrentam para administrar seu tempo, e os problemas mais específicas citados no Capítulo 6.1 deste trabalho interdisciplinar, essas são as propostas de melhoria para a empresa:
– É muito importante que os funcionários sejam incentivados a criar uma lista diária com todas as atividades que ele precisa fazer no trabalho naquele dia. Além disso, é necessário que nesta lista exista uma forma de priorizar as atividades mais importantes. No Anexo C está uma recomendação de planejamento diário de Berg (2013).
– Outra atividade que pode ajudar com a administração do tempo, é a criação de agendas com as datas que as tarefas devem ser entregues, mas para que isso funcione é necessário que os gestores busquem sempre deixas os prazos de entrega de trabalhos o mais claro possível.
– É necessário que os colaboradores sejam incentivados e orientados a diminuir o perfeccionismo em atividades que não precisam ser feitas detalhadamente para que sejam completadas com sucesso.
– Além disso, podem ser realizados treinamentos e incentivos para que os colaboradores estudem como organizar melhor o seu ambiente de trabalho, e os gestores devem se esforçar para melhorar sua habilidade delegação de tarefas, para garantir um melhor clima organizacional e diminuir a quantidade de atividades urgentes.
6.3 Método GTD para produtividade
Além das propostas de melhoria mencionadas anteriormente, os alunos também recomendam que os funcionários da Imobiliária Casa Verde passem a utilizar o Método GTD (Getting Things Done) para produtividade. Esse método foi criado por David Allen com o objetivo de fazer com que as pessoas sejam mais produtivas no seu dia a dia e trabalho.
Portanto, foi criado um resumo, baseado no livro de Allen e Hall (2021), dos passos que precisam ser realizados no Método GTD para que o indivíduo consiga ter uma melhor administração do seu tempo.
1. Coletar – Nesse primeiro passo, é necessário que a pessoa escreva, em um papel ou computador, todas as atividades que ela precisa ou quer fazer, ou até mesmo pensamentos que estão ocupando a cabeça, o importante nesse passo é sejam escritos todos os pensamentos, para que eles não fiquem incomodando depois.
2. Esclarecer – Nesse passo, o autor recomenda que sejam feitas somente as atividades que demoram dois ou menos minutos para serem realizadas. As outras atividades verificadas no primeiro passo devem ser colocadas em uma lista de tarefas, e as tarefas que a pessoa sabe que nunca serão feitas devem ser deletadas.
3. Organizar – Nessa etapa é importante que a lista de tarefas feita no segundo passo seja organizada, com o auxílio de um calendário para anotar as datas. O autor recomenda ainda que essas atividades sejam criadas em listas temáticas, como se fossem ações relacionadas a um conceito, por exemplo: trabalho”, “casa”, “estudos”, “viagem”, de acordo com as necessidades da pessoa.
4. Revisar – Nesse passo, o autor diz que é importante que, uma vez por semana, as tarefas sejam revisadas, atualizando as informações necessárias, revisando os prazos, removendo as atividades já realizadas e organizando a lista para a próxima semana.
5. Engajar – É nessa etapa que a pessoa executa o que ela se propôs a fazer, para isso ela deve utilizar sua lista para definir os prazos e prioridades. Além disso, é necessário que ao realizar uma tarefa, a pessoa tente se concentrar ao máximo nela, estar presente e dar o seu melhor. A Figura 7 mostra as cinco etapas do Método GTD:
Figura 7 – Método GTD
CONSIDERAÇÕES FINAIS
É possível concluir que a pesquisa sobre o tema de administração do tema contribuiu satisfatoriamente com as expectativas dos autores do trabalho, auxiliando os alunos a compreenderem melhor este tema que é muito importante nas atividades empresariais contemporâneas.
Ademais, este projeto nos deu a oportunidade de estudar a importância da administração do tempo para nossa vida pessoal, e entender as atividades que são necessárias para que um gestor possa liderar seus colaboradores a terem uma melhor gestão do tempo na sua equipe.
Além disso, as análises feitas pelo teste na Imobiliária Casa Verde mostraram que o nível da habilidade da administração do tempo em seus trabalhadores é muito baixo, e por isso foram dadas sugestões para que os colaboradores melhorem sua gestão do tempo e produtividade no trabalho.
A partir dos resultados, consideramos que o objetivo de diagnosticar, analisar e propor meios para a melhoria na administração do tempo nos funcionários da Imobiliária Casa Verde foi atingido com êxito.
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