THE DIGITIZATION OF THE PUBLIC SERVICE:A STUDY ON THE IMPLEMENTATION OF THE ELECTRONIC INFORMATION SYSTEM IN A FEDERAL UNIVERSITY
REGISTRO DOI: 10.69849/revistaft/th10249302043
Rita de Cassia Ribeiro Coelho
Josir Simeone Gomes
RESUMO
Diante das transformações tecnológicas que acontecem atualmente, a Administração Pública vem promovendo modificações e promovendo novos métodos de trabalho, utilizando as novas tecnologias da informação e comunicação (NTICs). Nesse contexto, a esfera pública tem realizado a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) em uma grande quantidade de órgãos. O presente artigo buscou analisar o alcance da implantação do SEI em uma universidade federal localizada no Estado do Rio de Janeiro (RJ). Para a realização da pesquisa, um estudo de caso foi realizado, utilizando-se da análise de dados secundários obtidos em relatórios anuais de implantação do SEI divulgados, com acesso público, na página eletrônica da universidade em questão, sendo a presente pesquisa de cunho quali-quantitativo. Os resultados corroboram e apresentam evidências da evolução da inserção de processos na plataforma bem como de seus fluxos de trabalho inerentes. Além disso, foi possível observar que a organização entende que a implantação do SEI é determinante para sua mudança no ambiente globalizado.
Palavras-chave: Digitalização do Serviço Público. Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Administração Pública.
ABSTRACT
Faced with the technological changes that are currently taking place, the Public Administration has been promoting changes and promoting new working methods, using the new information and communication technologies (NICTs). In this context, the public sphere has implemented the Electronic Information System (SEI) in a large number of agencies. The objective of the article was to analyze the scope of the implementation of the SEI in a federal university located in the State of Rio de Janeiro (RJ). To carry out the research, a case study was carried out. The analysis used secondary data obtained from annual reports on the implementation of the SEI published, with public access, on the website of the university in question, and the present research is of a qualitative-quantitative nature. The results corroborate and present evidence of the evolution of the insertion of processes on the platform as well as their inherent workflows. In addition, it was possible to observe that the organization understands that the implementation of the SEI is crucial for its change in the globalized environment.
Keywords: Digitization of the Public Service. Electronic Information System (SEI). Public administration.
1 INTRODUÇÃO
A atualidade é marcada por aceleradas transformações digitais e informatizadas apontando para o uso de tecnologias como o novo paradigma de produção e comunicação que alteram significativamente a maneira pela qual as atividades são executadas e as relações instituídas na sociedade (JANNUZZI; FALSARELLA; SUGAHARA, 2014). As soluções digitais vêm se constituindo como alicerce de condutas no âmbito social, administrativo, econômico, científico e tecnológico (CASTELLS, 2014).
As novas tecnologias da informação e comunicação (NTICs) têm sido uma realidade tanto para governos quanto para organizações, exigindo que a Administração Pública promova o desenvolvimento de novas métodos e meios de trabalho, tanto nos processos de prestação de serviços quanto no gerenciamento dos dados; existindo inclusive dispositivos legais norteadores da digitalização do serviço público (ALIPIO, 2020; SCHIEFLER; CRISTÓVAM; SOUSA, 2020).
Os sistemas informatizados são recursos que materializam essa dinâmica em seu potencial produtivo de análise e armazenamento de dados, e, processando-os e veiculando-os, atribuem-lhes sentido prático na melhoria e padronização não só de procedimentos de trabalho, mas de prática de gestão (BATISTA, 2012).
Esses ambientes passam a se configurar como meio de criação, tramitação e arquivamento de processos administrativos eletrônicos. Segundo Moraes (2016), o objetivo do processo administrativo eletrônico é proporcionar uma solução legal e com base na tecnologia para os processos administrativos que possam gerar eficiência e dar transparência aos atos da Administração Pública.
É nessa conjuntura que o setor público tem procedido à implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) em uma grande quantidade de órgãos da sua esfera. O SEI é um produto do Processo Eletrônico Nacional (PEN), sendo este instituído para a construção uma infraestrutura virtual pública de gestão e tramitação de processos e documentos administrativos com o intuito de viabilizar ganhos em agilidade, produtividade, racionalização de recursos e, ainda, eficiência e transparência (BRASIL, 2016); estes últimos definidos como princípios da administração pública previstos na Constituição Federal (BRASIL, 1988, art. 37)
Ao modificar o lócus de suas práticas para o ambiente virtual, o setor público distancia-se da prestação de serviços analógicos, ou seja, não digitais, com vistas a trazer eficiência à gestão pública e a transformar a forma como interage com sua comunidade. Inclusive, este movimento de informatização ganhou força e foi alavancado pela pandemia de Covid-19 pela necessidade de população e organizações se conectarem à distância para preservação da saúde (SCHIEFLER; CRISTÓVAM; SOUSA, 2020). Do Valle (2021) sinaliza que o campo de contato entre Administração Pública e NTICs, tem sido objeto de cogitação acadêmica; sendo cabível um percurso exploratório do agir administrativo embasado em novas tecnologias.
Tomando, então, para estudo, o espaço de uma universidade federal localizada no estado do Rio de Janeiro, elabora-se a seguinte questão de pesquisa para o presente artigo: Qual tem sido o alcance da implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) em uma instituição pública?
O objetivo é, portanto, analisar o alcance da implantação do SEI em uma universidade federal. Do Valle (2021, p. 24) também ressalta que “é importante que o input originário de NTICs, projete efeitos concretos na gestão do serviço cogitado também com o auxílio deste ferramental”. Isto significa, prossegue a autora, que um sistema de informação deve gerar, para o serviço produzido, “não só o
impulsionamento de eventual resposta a demanda articulada por usuários, mas também informações estatísticas sobre número, conteúdo e características das solicitações” (DO VALLE, 2021, p. 24) nele processadas.
Isto influenciando o caminho metodológico percorrido, a pesquisa assume natureza quali-quantitativa. Quanto aos objetivos, classifica-se como descritivo. Foi realizado um estudo de caso, com procedimento de análise de dados secundários obtidos em relatórios anuais de implantação do SEI divulgados, com acesso público, na página eletrônica da universidade em questão.
Acredita-se que o trabalho, como contribuição teórica, viabiliza a ampliação do conhecimento acerca do SEI como um recurso que vem se implantando com solidez na esfera da Administração Pública. Em termos de contribuição prática, sugere-se que entender melhor o processo de implantação do sistema viabiliza uma melhor compreensão dos efeitos e limitações de sua implementação.
O artigo científico está estruturado em seções. Além desta introdução, o leitor encontra a fundamentação teórica, abordando a temática de digitalização do serviço público e caracterizando e contextualizado o Sistema Eletrônico de Informações nesse panorama. Em seguida encontra-se a metodologia do trabalho, abarcando os métodos que foram utilizados para o desenvolvimento do artigo. A quarta e a quinta seção, trazem, respectivamente, a sistematização e análise dos dados coletados. Por fim, as considerações finais sumarizam a discussão elaborada e apresenta tanto as limitações da pesquisa quanto deixa sugestões para continuidade de investigações similares.
2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Esta seção apresenta a fundamentação teórica que embasa o artigo científico, descrevendo conceitos e trabalhos relevantes para a compreensão dos dados e resultados que serão apresentados.
2.1 Digitalização do serviço público
A forma como uma sociedade gerencia suas práticas, decisões, comunicação e documentos é diretamente impactada pelas transformações sociais, estas influenciadas pelas facilidades da tecnologia informatizada e da digitalização (SILVA; SOUZA, 2020).
As novas tecnologias, ou tecnologias digitais, expandiram enormemente a possibilidade de acesso à informação e às formas de comunicação a ponto de, terminologicamente, migrarem de “tecnologias de informática” para “novas tecnologias da informação e comunicação” (NTICs) (Pimenta, 2013).
No entendimento de Jannuzzi, Falsarella e Sugahara (2014, p. 103), todos os processos de trabalho “podem ser significativamente aprimorados com o uso das tecnologias de informação e comunicação, a partir da automatização das atividades antes feitas manualmente”.
Em mesma direção, para Oliveira e Schwanka (2009), este cenário passou a exigir do Poder Público a necessidade de se adequar, por conta da pressão — implícita e explícita — dos cidadãos por uma Administração Pública mais dialógica, transparente, eficiente e que disponha de uma maior variedade de serviços públicos à disposição, em especial serviços públicos digitais.
Aguiar e Silva (2013) memoriam que a utilização das Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs) teve início ainda na década de 60, época da criação do SERPRO — Serviço Federal de Processamento de Dados, com vistas a atender o Ministério da Fazenda.
A ideia de uma Administração Pública digital consiste em uma concepção de que organizações pertencentes a tal esfera, diante de uma sociedade cada vez mais conectada, por meio do uso das tecnologias da informação e comunicação mais modernas (as NTICs), e atuando por intermédio de processos administrativos eletrônicos, buscam aumentar a eficiência, a transparência, a participação social, o controle, a simplificação da burocracia, a agilidade, a igualdade e o tratamento isonômico na prestação de serviços públicos (SILVA; SOUZA, 2020; SCHIEFLER; CRISTÓVAM; SOUSA, 2020), viabilizados por agilidade, melhor controle de tempo e de custos; gestão da informação e de processos de trabalho, controle ambiental e melhoria da imagem institucional alcançados pela adoção de NTICs (DEUS; FARIAS, 2015).
Di Pietro (2018, p. 134) explica que uma visão substantiva do que seja serviço público digital há de “envolver solução embasada em NTICs que possa concretamente refletir na atividade material do Estado com objetivo de satisfazer concretamente às necessidades coletivas, sob regime total ou parcialmente público”.
A Administração Pública digital se apresenta como alternativa fortemente sintonizada com o princípio constitucional da eficiência, pelo que se pode obter de ganhos ao se imprimir maior celeridade e acuidade das ações administrativas, embasados em informações objetivas, em conhecimento formado pela agregação de inputs e experiências de seus agentes, estabelece Do Valle (2021).
A eficiência é o mais moderno princípio da administração pública, inserida no artigo 37 da Constituição Federal (BRASIL, 1988) por meio de uma emenda de 1998. Meirelles (2002) a caracteriza como o exercício do serviço público com presteza, perfeição e rendimento funcional com resultados positivos para seus membros e para a totalidade de indivíduos do meio.
No setor público, adquirir novas tecnologias e implementar novos sistemas e sistemáticas de trabalho tende a ser mais complicado do que em organizações privadas, como demonstrado por Colville e Carter (2013). Nos resultados de seu estudo, os autores identificaram como principais obstáculos políticas e procedimentos muito rígidos e arraigados, falta de incentivos e carência de recursos. Isso resulta em uma má performance da organização e na realização de muitas reformas organizacionais de curto prazo, que são alteradas antes mesmo de serem totalmente implementadas e estabelecidas, o que gera instabilidade à estratégia operacional e planejamentos de médio e longo prazo do órgão (Colville; Carter, 2013).
Do Valle (2021) alerta que um risco ponderável que se apresenta em relação às iniciativas baseadas em NTICs, em especial de serviços públicos digitais, é uma visão reducionista, que associe esse mesmo conceito a uma simples intervenção instrumental, com a disponibilização de canais de comunicação digitais e ambientes virtuais a usuários que, num processo unidirecional, recebem a demanda e oferecem algum feedback. Os desafios, explica a autora, compreendem não só a disponibilização de ferramentas em si (maquinário, sítios eletrônicos, e plataformas digitais), mas também a compreensão de uma nova linguagem e uma nova dinâmica que requer um senso de cooperação para inserção em uma comunidade cada vez mais informatizada e interativa que se distancia da lógica formal e linear da administração analógica.
Além disso, a aproximação entre o serviço público e a tecnologia (e seus recursos e funcionalidades) não se constitui em simples deliberação política, mas como um imperativo legal a ser obedecido, complementa Moreira Neto (2018). Se uma organização absorve e aplica com lentidão a presença da tecnologia da informação e comunicação na vida cotidiana e laboral em seu aparato de ação governamental, o reflexo de tal ritmo pode levar a danos na aptidão de comunicação e interação com a coletividade e, em última instância, à perda da capacidade de governar, prossegue o mesmo autor corroborado por Do Valle (2021).
Envolta nesse cenário, a Administração Pública brasileira passou a ser crescentemente compelida a imprimir maior transparência a seus atos e eficiência na prestação de serviços à sociedade (SILVA; SOUZA, 2020) e a simplificar e desmaterializar suas ações, (SCHIEFLER; CRISTÓVAM; SOUSA, 2020), o que levou — e ainda está a levar, em larga medida por conta da pandemia de Covid-19 que interrompeu expedientes físicos — à adoção de processos administrativos eletrônicos (SCHIEFLER; CRISTÓVAM; SOUSA, 2020).
Processo administrativo é conceituado por Carvalho Filho (2015, pg. 893) como “o instrumento que formaliza a sequência ordenada de atos e de atividades do Estado e dos particulares a fim de ser produzida uma vontade final da Administração”, legitimando e validando seus atos, complementam Schiefler, Cristóvam e Sousa (2020).
Já os processos administrativos eletrônicos podem ser definidos em sentido amplo como processos administrativos em que os documentos que o formam estão “disponibilizados eletronicamente, de preferência na internet, com amplo acesso pelos interessados, os quais podem se manifestar independentemente de comparecimento presencial” (SCHIEFLER, 2019, p. 43). Essa tramitação eletrônica se configura, ainda no entendimento de Schiefler (2019, p. 157) como:
(…) o primeiro passo rumo ao desenvolvimento de uma administração pública moderna e tecnológica, atenta aos anseios da sociedade da informação do século XXI, aos direitos fundamentais dos cidadãos e à prestação de serviços públicos digitais com qualidade.
Neves e Hey (2018) sinalizam que a utilização de um sistema eletrônico de gestão processual compreende não só o controle da tramitação do processo, mas almeja a padronização de dados e informações; a produção, classificação, registro e publicidade documental e dos atos processuais bem como a comprovação de sua autenticidade; o compartilhamento e fornecimento de dados ao funcionamento regular de cada órgão e suas respectivas seções de forma interativa e articulada.
Como recorte de estudo acerca deste assunto, a próxima seção contextualiza o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no panorama da digitalização do serviço público.
2.2 O Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
Em 17 de junho de 2013, se deu a formalização do Processo Eletrônico Nacional (PEN), pela assinatura do Acordo de Cooperação Técnica n° 02/2013 entre o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG) e instituições públicas voltado para a otimização da produção, divulgação, acesso e recuperação de informações públicas em atendimento ao disposto na Lei 12.527 de 18 de novembro de 2011 — Lei de Acesso à Informação, a qual assegura o direito fundamental de acesso à informação em conformidade com os princípios básicos da administração pública, num viés de viabilização promovida pela tecnologia da informação.
Paralelamente ao processo de instauração, o Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, definiu o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.
Ribeiro (2020) observa que a implantação de sistemas de informação na administração pública está inserida em uma política que tem, tanto como fim quanto como efeito, o fortalecimento da transparência pública.
Silva e Souza (2020, p. 7) colocam que:
O processo eletrônico nasce apoiado em uma política de reforma gerencial do Estado com a principal finalidade do cumprimento da eficiência na administração pública, bem como da utilização de tecnologias para tramitação dos atos processuais de forma célere, publicizado e menos burocrático.
O PEN consiste em uma iniciativa governamental para tornar o processo administrativo eletrônico o novo padrão de gestão, produção e tramitação de documentos, processos e informações na Administração Pública (BRASIL, 2015). A intenção era disponibilizar, no portal do Software Público do Governo Federal, uma solução flexível o bastante para ser adaptada à realidade de órgãos e entidades da Administração Pública de diferentes áreas de atuação.
Nesse sentido, a principal entrega do PEN foi o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), adotado por meio de consulta pública, quando vários órgãos apresentaram seus sistemas e, atualmente, cedido gratuitamente para instituições usuárias uma vez que ajustes técnicos e funcionais podem ser feitos para adequar a ferramenta às especificidades dos diversos órgãos do Poder Executivo.
Conforme descreve o Manual do Usuário do SEI (BRASIL, 2017, p.3):
O SEI é uma ferramenta que permite a produção, edição, assinatura e trâmite de documentos dentro do próprio sistema, proporcionando a virtualização de processos e documentos, permitindo atuação simultânea de várias unidades ao mesmo tempo em um mesmo processo ainda que distantes fisicamente, reduzindo o tempo de realização das atividades e tramitação em múltiplas unidades, (…) favorecendo o monitoramento, controle de prazos, as estatísticas de desempenho da unidade, (…) rompendo uma tramitação linear inerente à limitação física do processo impresso.
Com a virtualização, o SEI possui tem como intenção padronizar fluxos de trabalho; reduzir custos financeiros, operacionais e ambientais; reduzir prazos; eliminar perdas e extravios de documentos; facilitar o acesso e busca de informações digitalizar seu arquivamento, promover a contribuição coletiva na busca de soluções pela possibilidade de atuação simultânea de vários setores numa mesma tarefa e tornar transparente o acompanhamento produtivo por servidores e administrados, ou seja, o controle pela sociedade (BRASIL, 2017).
Assim, o SEI surgiu tanto em atendimento a dispositivos legais, como voltado para as demandas de um mundo cada vez mais informatizado, digitalizado e automatizado.
3. METODOLOGIA
Quanto à trajetória metodológica da pesquisa e seus procedimentos, pode-se dizer que a investigação se desenvolveu por meio de uma abordagem mista, qualitativa e quantitativa, já que, conforme Minayo (1997), os resultados obtidos pelo trabalho são importantes para o engrandecimento das análises. Além disso, a pesquisa qualitativa é sustentada pela quantitativa, viabilizando uma melhor análise do fenômeno estudado (SCHNEIDER; FUJII; CORAZZA, 2017).
Quanto aos seus objetivos, é entendida como uma pesquisa descritiva, devido ao seu objetivo principal, que é o de descrever características de uma população ou fenômeno, estabelecendo relação entre as variáveis (GIL, 2006). Foi realizado um estudo de caso utilizando-se dados de divulgação de uma Universidade Federal situada no Estado do Rio de Janeiro. De acordo com Yin (2015), o estudo de caso é caracterizado por ser uma análise crítica acerca de um fenômeno de investigação. Tull e Hawkins (1976, p. 323) afirmam que “um estudo de caso refere-se a uma análise intensiva de uma situação particular”.
Quanto à técnica de coleta de dados, a pesquisa fez uso de dados secundários, que foram obtidos em relatórios anuais de 2017 a 2021, de implantação do SEI, divulgados e com acesso público, na página eletrônica da universidade em questão.
4. RESULTADOS
A universidade federal em questão, cujas práticas de trabalho fornecem os dados para a elaboração do presente artigo, aderiu ao PEN em fevereiro de 2017 e deu início à implantação do SEI em 12 setembro de 2017 através de portaria publicada em seu Boletim de Serviço interno. O Plano de Logística Sustentável da instituição, elaborado em novembro de 2017, apresentou a proposta de implantar, em vinte e quatro meses, 100% dos processos administrativos no SEI.
Entretanto, até o momento, segundo semestre de 2024, esta meta ainda não foi atingida devido, segundo relatório de 2019 disponibilizado no site da instituição, à complexidade do processo de migração do meio físico para o digital que envolve: mapeamento de processos, levantamento de sua fundamentação legal, análise documental (como a elaboração, adaptação e revisão de requerimentos e formulários), criação e compartilhamento de bases de conhecimento, confecção de manuais orientadores, homologação e disponibilização de tais de processos no ambiente virtual. O mesmo documento ressalta que uma mera “virada de chave”, que fizesse a transição imediata e instantânea do papel para o eletrônico, já teria permitido o alcance da meta; contudo, se repetiria a mesma tramitação burocrática até então vigente.
O relatório institucional de 2023 ratifica que a adoção da ferramenta está ocorrendo de forma “gradativa e minuciosa” com o intuito de “não transpor para o meio eletrônico, os vícios presentes no trâmite dos processos físicos” de modo a proporcionar uma efetiva “mudança de paradigma”.
Assim, a organização vem concentrando esforços no redesenho e reestruturação de suas práticas, minimizando etapas de tramitação e tendo como resultado a otimização de resultados; veiculando em seu sítio eletrônico que nova meta de conclusão de implantação foi definida para dezembro de 2024, o que eliminará totalmente a autuação de processos físicos.
Os dados desse panorama são apresentados a seguir. Para melhor compreendê-los, sintetiza-se no quadro 1 o glossário de indicadores da implantação do Sistema Eletrônico de Informações, apresentado também na página eletrônica da universidade.
Quadro 1: Glossário de indicadores da implantação do Sistema Eletrônico de Informações
| Indicador | Descrição |
| Tipos de processo implantados | Práticas de trabalho para atendimento de uma atividade ou demanda administrativa que já foram mapeadas, revisadas e implantadas no SEI. |
| Processos abertos | Número de processos (ou seja, de tarefas ou demandas) gerados eletronicamente no sistema, que recebem um número de identificação. |
| Folhas de papel não utilizadas | Folhas de papel que seriam utilizadas nos processos físicos e agora tramitam eletronicamente no SEI. É estimado de acordo com o número de páginas digitais que cada processo contem. |
| Pessoas capacitadas para uso do SEI | Número de servidores e servidoras vinculados à universidade que concluíram o curso de capacitação interna. |
| Tempo médio de tramitação de um processo | Média aritmética do tempo (expresso em dias) de tramitação todos os processos gerados no sistema. |
| Tramitação | Conjunto de atos, medidas, diligências, prescrições e decisões relacionadas ao andamento de um processo. Tem início no momento de abertura (criação) do mesmo, quando este recebe no sistema um número de identificação e fim no momento de seu arquivamento digital. |
Fonte: elaborado pelos autores, fundamentado em informações do site da universidade em estudo (2024).
Atualmente 301 tipos de processos administrativos estão habilitados para tramitação exclusiva via SEI na instituição. A distribuição de implantação destes por ano na plataforma está apresentada no gráfico a seguir.
Gráfico 1: Quantitativo de tipos de processos implantados no SEI por ano
Fonte: elaborado pelos autores, fundamentado em informações do site da universidade em estudo (2024).
O trabalho organizacional de implantação de processos no SEI consiste em etapas que vão desde o mapeamento dos processos, análise documental (elaboração/revisão de requerimentos, formulários e demais documentos que comporão o processo), elaboração, análise e/ou revisão de bases de conhecimento, homologação e disponibilização dos tipos de processos para os usuários no sistema, constituindo-se, portanto, em uma tarefa multissetorial e colaborativa.
Embora a implementação da ferramenta ainda esteja em fase de conclusão, em 2023 existia um número nove vezes maior de tipo de processos disponibilizados na plataforma institucional do SEI. O que se observa em relação ao quantitativo total de processos abertos no sistema no SEI (gráfico 2) é que, ao longo do mesmo prazo, o número aumentou em mais de 37 vezes o alcançado no início da adoção do sistema. Infere-se que isso se deve tanto a ampliação de oferta de serviços de forma digital quanto, consequentemente, ao alcance da efetividade de implementação de práticas administrativas de forma digitalizada.
Gráfico 2: Quantitativo de processos abertos no SEI por ano
Fonte: elaborado pelos autores, fundamentado em informações do site da universidade em estudo (2024).
Acompanhando a evolução de uso do recurso tecnológico, a redução de folhas de papel que seriam utilizadas nos processos físicos foi expressiva, chegando, até 2021, à estimativa de 1.103.124 folhas não utilizadas, conforme projeta o gráfico 3:
Gráfico 3: Número de folhas de papel não utilizadas
Fonte: elaborado pelos autores, fundamentado em informações do site da universidade em estudo (2024).
Os técnicos administrativos e docentes que fazem parte da comunidade acadêmica dispõem de capacitação interna vinculada à Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEPE). Além disso, existe a oferta de curso de conteúdo similar oferecido pela Escola Nacional de Administração Pública (ENAP), este direcionado a todo e qualquer usuário interessado sem necessidade de vínculo com a instituição campo desta pesquisa. O gráfico 4 retrata a oferta e alcance da iniciativa de capacitação para uso da ferramenta.
Gráfico 4: Oferta de capacitação para uso do SEI e pessoas capacitadas
Fonte: elaborado pelos autores, fundamentado em informações do site da universidade em estudo (2024).
A instituição, segundo seu Plano de Desenvolvimento Institucional 2023-2027, conta com 2.267 docentes e 4.187 servidores técnico-administrativos. Como os relatórios não trazem a discriminação, entre esses dois grupos, de quantitativo de sujeitos alcançados pelos cursos de formação, afirma-se que a proposta, em 56 turmas ofertadas, alcançou 20,6 % dos usuários do SEI.
Os relatórios analisados contabilizaram a média de tempo de tramitação (em dias) a partir da abertura de um processo até sua finalização e arquivamento. A partir dos dados sistematizados no gráfico 5 a seguir, pelo cálculo de média aritmética, pode-se afirmar que, nesta instituição, o tempo médio para conclusão de um processo no SEI, ao longo dos anos de utilização, é de 37,3 dias.
Gráfico 5: tempo médio de tramitação de um processo no SEI
Fonte: elaborado pelos autores, fundamentado em informações do site da universidade em estudo (2024).
Os documentos explorados elencam, ainda, os seguintes benefícios advindos da adoção do SEI na instituição, estes não quantificados: eliminação de perdas e extravios documentais indevidos; promoção de trabalho colaborativo pela possibilidade de compartilhamento simultâneo de processos; incremento na publicidade e controle interno, pela facilidade de acompanhamento da tramitação por servidores, pela Administração e pela sociedade; ampliação da gestão do conhecimento em razão da base de dados ser veiculada em uma única plataforma; aumento da produtividade pela interface intuitiva do sistema e pela disponibilização de modelos e manuais para elaboração de documentos e procedimentos.
Apresentados e sistematizados os dados coletados, a próxima seção dará sequência à análise e discussão dos mesmos no cenário de digitalização do serviço público.
5. ANÁLISE E DISCUSSÃO
Os dados apresentados nos relatórios anuais de implantação do SEI no órgão investigado apresentaram a evolução da inserção de processos (já existentes na estrutura organizacional e em sua rotina administrativa) na plataforma. A seguir, quantificou-se quantos processos já tramitaram exclusivamente através do sistema. A partir deles, foi possível perceber quantas folhas de papel foram não utilizadas já que foram suprimidas pela digitalização e estimar o tempo médio necessário para a conclusão de processos no novo meio de veiculação. A dimensão humana foi também considerada nos relatórios, que ressaltaram o viés de capacitação para uso da ferramenta.
O entendimento da instituição de que a transição do meio físico para o digital é complexa e se distancia do imediatismo à medida que busca efetiva otimização de suas práticas encontra similaridade nos posicionamentos de Do Valle (2021), que observa com clareza que a mera disponibilização de um sítio eletrônico não traduz infalível salto de qualidade inequívoco. A autora discorre que:
Câmbios organizacionais não se constituem movimentos simples; (…) sem que se tenha identificado adequadamente os possíveis pontos de resistência e/ou de riscos, o esforço envolvido na concretização da mudança almejada ganha ainda maiores proporções. A incorporação de NTICs como impulso para uma prestação digital de serviços públicos há de ser entendida como mais do que a simples troca do meio – do físico para o digital. O movimento (…) transcende em muito o simples domínio do manuseio de uma ou outra ferramenta tecnológica. No centro desse redesenho de competências, tem-se barreiras culturais e burocráticas que, se não transpostas, podem importar em expressivas cláusulas de bloqueio do alcance do potencial máximo de benefícios que as NTICs podem oferecer (DO VALLE, 2021, p. 18).
Os benefícios identificados como provenientes da adoção do SEI e citados nos relatórios institucionais convergem com o que a literatura elenca como característica de um sistema de informação informatizado tidas como benefícios organizacionais: redução de tarefas manuais pelo aumento de tarefas automatizadas que resultam em aumento de produtividade (ALBERTIN; ALBERTIN, 2008; FULTON et al., 2018); redução de erros e economia de tempo (STAIR, 2001); facilitação do processo de conhecimento e de tomada de decisões (MORESI, 2000); integração e descentralização da informação e o diálogo intersetorial eficaz (CASTELLS, 2014).
Os indicadores representados graficamente na seção anterior ilustram proposições teóricas acerca da digitalização do serviço público. Para Neves e Hey (2018), a implementação de processos e procedimentos administrativos para um ambiente virtual, reduz o uso e o custo de recursos, tempo e pessoal, beneficiando tanto os atores envolvidos quanto a Administração Pública.
Segundo Aranha (2004, p. 3), “da otimização dos recursos materiais, em particular, resultará o menor custo gerido pelas instituições, e na maior produtividade e qualidade de suas atividades, na prestação de serviços à comunidade e numa melhor relação custo/benefício”. Para Moraes (2016), a implantação do processo eletrônico propicia agilidade e produtividade ao serviço público, com maior celeridade na análise e deferimento dos processos, eliminando-se diversos procedimentos burocráticos e tornando-os mais transparentes. O autor prossegue comentando que a redução de custos com papel, suprimentos para impressão, transporte e espaço físico para armazenamento de documentos traz vantagem econômica e ambiental, além de propiciar otimização de espaços de trabalho.
A racionalização de uso de papel que, nesta pesquisa, encontrou o expressivo número de mais de um milhão de folhas poupadas em pouco mais de quatro anos de uso do SEI representa concretamente os apontamentos também de Uchôa e Amaral (2013) de que a produção e tramitação de processos administrativos em meio digital é propulsora de, dentre outros ganhos aqui já comentados, preservação ambiental devido à não utilização do papel como suporte para os atos processuais. Para esses autores, o processo administrativo materializado e veiculado no papel encontra ineficiência em si mesmo à medida que se depara com as limitações da linearidade de um expediente puramente físico.
Em relação ao indicador de capacitação de pessoal para uso do SEI, o baixo índice de apenas 20,6 % dos servidores atingidos pode encontrar relação com o fato da ENAP também oferecer formação equivalente à proposta pela universidade ou, ainda, com a fácil usabilidade do sistema que apresenta interface intuitiva ter levado alguns sujeitos a não sentir necessidade de buscar preparo para operar a o sistema. Registra-se que essa dimensão necessita, portanto, de ampliação das lentes investigativas. É importante ressaltar o alerta de Do Valle (2021, p. 21) de que é relevante que a Administração busque, em benefício próprio e de seus atores, “literacia digital para NTICs; assim entendida como a aptidão para o uso de tecnologia digital, ferramentas de comunicação e/ou redes para o acesso, gestão, integração e criação de informações, de molde a operar numa sociedade do conhecimento”.
Genericamente, o que se observou é que a organização pesquisada, ao produzir e divulgar periodicamente relatórios com aspectos métricos e qualitativos sobre a implantação do SEI em seus espaços, práticas e rotinas valoriza a reflexão sobre o contexto factual como determinado por e determinante da manutenção ou mudança de estratégia no mundo digitalizado.
6. CONSIDERAÇÕES FINAIS
A ubiquidade das NTICs é um fenômeno viabilizador de reformulação de práticas e decisões nas esferas organizacionais, dentre elas, no campo da Administração Pública. Foi nesse contexto que nasceu o Sistema Eletrônico de Informações, com o intuito de, ao padronizar procedimentos e a virtualização de documentos e processos administrativos e romper com a limitação da tramitação física de papéis impressos por várias instâncias, favorecer a agilidade, a transparência, a produtividade, a economia de recursos e tempo, a eficiência e o monitoramento processual do serviço público.
Este trabalho buscou analisar o alcance da implantação do SEI em uma universidade federal localizada no Estado do Rio de Janeiro. Analisando dados de relatórios anuais de acesso público disponibilizados na página eletrônica da instituição, comprovou-se que efetivamente tem havido ganhos numéricos em relação às supracitadas propriedades do SEI.
Considerar que, na concretude da digitalização do serviço público, o que importa não é tão somente o resultado, mas os elementos que vem à luz na construção de estratégia da ação pública, é desvelar fatores que são condicionantes e, ao mesmo tempo, são condicionados por novos alcances e pela interatividade. Tais aspectos foram abordados nos dados coletados e na análise constituída, a qual buscou aporte na teoria previamente visitada.
Dos inputs informacionais explorados, depreende-se que usufruir do potencial tecnológico em dimensão tanto fática quanto normativa requer um engajamento organizacional na execução do agir administrativo em um constante desafio de superar a instauração de uma zona de conforto localizada na pretensão de estabilidade e definitividade de um artefato informatizado.
Atrelado a esse entendimento, compreendeu-se também que a mudança na forma de tramitação processual do analógico para o digital, para que ultrapasse ganhos não só relacionados à transparência, celeridade e racionalidade material e temporal, mas represente também uma mudança de concepção e quebra de lógicas e paradigmas até então vigentes, envolve planejamento da implantação da solução tecnologia, mapeamento da atividade administrativa, reconfiguração de atividades e capacitação de servidores.
É importante ressaltar que os resultados relatados estão exclusivamente relacionados ao perfil da amostra e do campo de pesquisa e não podem ser generalizados a outros grupos ou organizações. Entretanto, em contrapartida, os resultados relatados podem servir como base para que outras instituições busquem feedback de seus membros em processos similares à implantação do SEI, não só metrificando resultados, mas alimentando a comunicação e buscando alternativas que otimizem resultados.
Como o SEI ainda está em fase de implantação tanto na instituição pesquisada como no país, é viável recomendar-se que o estudo seja continuado sob a forma de outros modelos metodológicos, à medida que a ferramenta se institucionalize com mais abrangência na Administração Pública.
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