CRITICAL SUCCESS FACTORS FOR RISK MITIGATION IN ACTIVITIES PERFORMED BY PUBLIC CONTRACT MANAGERS: A BIBLIOGRAPHICAL REVIEW
REGISTRO DOI: 10.5281/zenodo.10520538
Marcos Henrique Gonçalves Ramos1
Júlio Vieira Neto2
Luís Felipe da Costa Santos3
Resumo
Este artigo tem como objetivo central investigar os principais fatores críticos de sucesso apontados pela literatura e bases documentais cuja finalidade está concentrada em contribuir na mitigação dos riscos envolvidos nas atividades desempenhadas por gestores e fiscais de contratos públicos, principalmente daqueles relacionados a serviços terceirizados, obras e serviços de engenharia. No que se refere a sua classificação, este trabalho se apresenta como sendo de natureza qualitativa, do tipo exploratório e descritivo. As técnicas de tratamento dos dados obtidos através da revisão bibliográfica foram de análise de conteúdo e estatística descritiva. Seguindo ainda neste contexto, a fundamentação teórica praticada utilizou como parte de sua composição os conceitos dos temas de gerenciamento de riscos, contratos públicos, fatores críticos de sucesso e gestão pública. A relevância desta pesquisa concentra-se em eventuais calibragens de gestão promovidas pela alta governança dos órgãos públicos. Por fim, como resultado, o estudo revelou dezoito subsídios com potencial de contribuição na mitigação dos riscos envolvidos nas atividades dos gestores e fiscais de contratos públicos.
Palavras-chave: gerenciamento de riscos, fatores críticos de sucesso, terceirização, obras públicas.
Abstract
This article’s central objective is to investigate the main critical success factors pointed out in the literature and in documentary bases whose purpose is focused on contributing to the mitigation of the risks involved in the activities carried out by managers and inspectors of public contracts, mainly those related to outsourced services, works and engineering services. Regarding its classification, this work presents itself as qualitative in nature, exploratory and descriptive. The techniques for processing the data obtained through the bibliographic review were content analysis and descriptive statistics. Still in this context, the theoretical foundation used as part of its composition the concepts of risk management, public contracts, critical success factors and public management. The relevance of this research focuses on possible management calibrations promoted by the high governance of public bodies. Finally, as a result, the study revealed eighteen subsidies with the potential to contribute to mitigating the risks involved in the activities of public contract managers and inspectors.
Keywords: risk management; critical success factors; outsourcing; public works.
1 INTRODUÇÃO
Torna-se cada vez mais notável que a Sociedade Brasileira vem cobrando de seus agentes públicos maior eficiência, eficácia e transparência nas aplicações dos recursos financeiros que por ela são fomentados.
Segundo Pereira (2014), essas cobranças passaram a acontecer de forma mais efetiva a partir da década de 90, sendo no Brasil especificamente a partir do ano de 1995 com a discussão sobre o tema da reforma administrativa.
Ainda segundo Pereira (2014), o tema ganhou maior protagonismo pelas combinações entre as necessidades de um ajuste fiscal com as perspectivas e os anseios da sociedade pela entrega de melhores e mais modernos serviços públicos a seus cidadãos.
Desde então, a Administração Pública vem apresentando características particulares e únicas de gestão, sendo que algumas destas práticas gerenciais ainda causam ineficiência na entrega de seus serviços e produtos juntos aos seus cidadãos. Neste contexto, práticas mais atualizadas de gestão do setor privado, como, por exemplo, o Gerenciamento de Riscos, vêm sendo implementadas com o intuito de se obter uma melhoria contínua dos processos de gestão de contratos (Ésther, 2011).
Neste sentido, os agentes públicos, especificamente aqueles ligados à gestão e fiscalização de contratos, encontram-se muitas das vezes em situações isoladas, extremamente complexas e desafiadoras. Segundo Mikes (2011), a gestão de riscos é peça fundamental utilizada pela governança que orienta as escolhas e acompanhamento das políticas públicas.
Os contratos públicos relacionados a serviços terceirizados, obras e serviços de engenharia apresentam algumas características similares entre sim, como por exemplo: alta complexidade para atendimento ao arcabouço legal Brasileiro, alta aplicação de recursos financeiros e elevada aplicação de mão de obra durante a sua execução.
Segundo TCU (Almeida, 2022), a nova lei de licitações deixou mais evidente as atribuições e responsabilidades dos gestores e fiscais de contratos.
Sendo assim, a grande questão neste estudo está amparada em responder: Quais são os fatores críticos de sucesso apontados pela literatura e na base documental que podem colaborar na mitigação dos riscos envolvidos nas atividades atreladas dos gestores e fiscais de contratos públicos de serviços terceirizados, obras e serviços de engenharia?
Destarte, a relevância central desta pesquisa está concentrada em proporcionar e sugerir ações de calibragem de gestão para a alta governança dos órgãos públicos Brasileiros.
2 REVISÃO DA LITERATURA
Esta seção tem como objetivo central evidenciar alicerces teóricos que possam fundamentar o estudo bibliométrico desenvolvido na metodologia científica com abordagem dos seguintes temas: Gestão de Riscos, Contratos Públicos, Fatores Críticos e por fim, Gestão Pública.
2.1 Gestão de Riscos
Segundo ABNT ISO 31000:2018, a Gestão de riscos é definida como sendo um conjunto de atividades coordenadas que são capazes de orientar e controlar uma organização no que se refere a eventos que podem produzir incertezas e consequentemente afetar seus respectivos objetivos.
A Metodologia de Gestão de Riscos tem como alvo central determinar diretrizes contendo as fases estruturadas no alcance do controle de operações relacionadas a gerenciamento de incertezas provenientes de processos das corporações (Brasil, 2017)
Na figura 1 é possível visualizar o ciclo de Metodologia de Gestão de Riscos proposto pela Controladoria Geral da União-CGU.
A Metodologia de Gestão de Riscos pode ser atrelada aos processos organizacionais devidamente inclusos na gestão de procedimentos a serem percorridos pelas Instituições e devem conter modelagem de aplicação integrada com envolvimento da alta governança definindo as suas respectivas prioridades de tratamento e Gerenciamento de riscos (Brasil, 2017)
O Gerenciamento de riscos vem ganhando crescimento gradativo no decorrer dos últimos anos, tanto nas organizações privadas quanto nas públicas. É considerada ferramenta de referência dentro da boa governança coorporativa. No entanto, ainda carece de produções científicas e de aspectos limitados ao tema, como por exemplo, os relacionados às compras públicas (Silva et al., 2021).
2.2 Contratos Públicos
O contrato público tem como objetivo central estabelecer os deveres e obrigações dos agentes envolvidos (Privado e Público) de forma a organizar e garantir como serão realizados e entregues os serviços e/ou mercadorias pactuadas entre as partes. (Bloomfield et al., 2019).
A lei N° 14.133/2021 determina de forma obrigatória que a execução do contrato seja acompanhada e fiscalizada preferencialmente por um servidor efetivo ou empregado público pertencente aos quadros permanentes da Administração Pública, havendo a previsão na referida legislação de contratação de terceiros apenas para auxiliá-lo na realização desta atividade (Brasil, 2021).
O contrato formal é parte fundamental da fase de avaliação de riscos de um determinado projeto, uma vez que é este instrumento que compreende e rege as regras compactuadas e deve dar sustentabilidade e as garantias de que suas disposições legais são cumpridas. Também há necessidade de que estejam em conformidade com as expectativas almejadas inicialmente no objeto do contrato. Sua principal capacidade está no gerenciamento e principalmente na função de mitigar incertezas durante a execução do projeto (Bloomfield et al., 2019).
2.3 Fatores Críticos de Sucesso
Um conceito contemporâneo em relação a fatores críticos de sucesso é concebido e fundamentado como sendo os subsídios que de certa forma podem influenciar diretamente ou não nos planos gerenciais das diversas instituições, como, por exemplo, a gestão de contratos públicos. Estes resultados podem impactar diretamente o aumento ou diminuição dos riscos dos projetos (Rezvani; Khosravi, 2018).
Os fatores críticos de sucesso relacionados a gestão de riscos podem impactar em um sistema de gestão integrado. Estes riscos podem ocasionar falhas nos processos, fragilidade das expectativas e nas correspondências esperadas (Aloini; Dulmin; Mininno, 2007).
Segundo Rezvani e Khosravi (2018), os fatores críticos de sucesso estão diretamente relacionados em questões específicas de cunho comportamental dos stakeholders podendo ser aferidos e modificados durante a confecção, execução e finalização do contrato administrativo.
2.4 Gestão Pública
Entre os princípios da Administração Pública está inserida a transparência das informações e da execução dos processos visando ao seu respectivo aperfeiçoamento na melhoria contínua e garantia de adoção de boas práticas de governança (Cruz; Afonso, 2018).
Neste sentido, a governança pública através da utilização de técnicas de gerenciamento, vem sendo inserida como peça fundamental no sentido de alcançar os seus objetivos para com seus respectivos stakeholders. Existe uma premissa de alinhamento das informações, sendo a sociedade o principal elemento de interesse e os gestores públicos como seus respectivos agentes (Teixeira; Gomes, 2019).
O gerenciamento de riscos é instrumento fundamental e indispensável para a administração pública no sentido de identificar as incertezas contidas em seus contratos de prestação de serviços junto à iniciativa privada. O monitoramento contido dos riscos impostos através de medições de contratos e de controles internos são fatores de sucesso para que essas organizações tenham êxito no alcance dos seus objetivos (Sedrez; Fernandes, 2011).
Dando continuidade ao que afirma Sedrez e Fernandes (2011), as responsabilidades e funções assumidas gestão pública através dos seus agentes diz respeito ao atendimento sobre as demandas impostas pela sociedade na expectativa da qualidade da entrega de produtos e serviços. No entanto, essas Autarquias Públicas possuem riscos embutidos em suas operações que necessitam de ações e monitoramento contínuo para que estes resultados sejam alcançados de forma eficaz.
3 METODOLOGIA
Segundo Gil (2008), a metodologia cientifica funciona como uma espécie de caminho em que o pesquisador traça para alcançar sua finalidade. Ela necessita de ser composta por um apanhado de procedimentos e técnicas durante a sua confecção.
A pesquisa Bibliométrica foi desenvolvida entre as datas de 01 de novembro de 2022 e 13 de março de 2023 na base SCOPUS.
O principal objetivo desta etapa está na construção da revisão de literatura e principalmente na identificação dos fatores críticos capazes de contribuir na mitigação de riscos nas atividades desenvolvidas pelos gestores dos contratos de serviços terceirizados, obras e serviços de engenharia. Para tanto, a pesquisa utilizou as seguintes palavras-chave:
- Risk management;
- Contract inspection;
- Public projects;
- Public Works;
- Critical Success Factors;
- Outsourcing
- Public contracts;
Desta forma, foram realizadas cinco rodadas de combinações entre as palavras-chave na base SCOPUS com utilização dos operadores booleanos. A quarta rodada foi a que apresentou melhor resultado conforme demonstrado no Quadro 1.
Quadro 1 – Resultado mais eficiente entre as combinações das palavras-chave com os Operadores Booleanos
A partir deste momento separou-se os artigos com maior adesão ao tema através de seus respectivos resumos e posteriormente os trabalhos de maior relevância a fim de identificar os fatores críticos de sucesso capazes de mitigar riscos na gestão de contratos públicos.
4 ANÁLISE DOS DADOS
Nesta seção descreve-se os resultados decorrentes dos dados extraídos da revisão bibliográfica.
Após a realização da análise de conteúdo dos principais artigos, manuais e livros correlacionados ao tema de pesquisa, identificou-se 18 fatores críticos de sucesso com potencial de contribuir na mitigação de riscos em atividades desempenhadas por gestores e fiscais de contratos de serviços terceirizados, obras públicas e serviços de engenharia.
O Quadro 2 demonstra e lista detalhadamente os 18 fatores críticos de sucesso com seus respectivos autores e bases de referência.
Quadro 2 – Fatores Críticos para Mitigar Riscos na Gestão de Contratos Públicos
| FATORES CRÍTICOS / VARÍAVEIS | REFERÊNCIAS | |
| 1 | ENVOLVIMENTO DA ALTA GOVERNÇANÇA; | MUHAMMAD; JOHAR, 2019 |
| 2 | COMUNICAÇÃO ATIVA DE ATIVIDADES EM TODA ORGANIZAÇÃO; | ALOINI; DULMIN; MININNO, 2007; |
| 3 | ATRIBUIÇÃO CLARA E DETALHADA DE RESPONSABILIDADES; | ADNAN, 2020; KIRAN; REDDY, 2019 |
| 4 | UTILIZAÇÃO DE MATRIZES DE RISCOS OU TÉCNICAS ESPECÍFICAS DE CONTROLE DE RISCOS; | PERLEKAR; THAKKAR, 2019 |
| 5 | EQUIPE COMPOSTA PREFERENCIALMENTE POR ESPECIALISTAS; | PERLEKAR; THAKKAR, 2019; BHAGAT, 2023 |
| 6 | TREINAMENTO E CAPACITAÇÃO TÉCNICA CONTÍNUA DOS GESTORES; | BERGNER; VASCONEZ, 2012; |
| 7 | INDIVIDUALIZAR E TRATAR OS RISCOS DE CADA PROJETO E/OU CONTRATO; | MAHMOUDI et al., 2020; |
| 8 | IMPLEMENTAR E INCENTIVAR A CULTURA DE GERENCIAMENTO DE RISCOS EM TODA ORGANIZÃO; | ISO 31000-2018; |
| 9 | PRIORIZAR O GR PARA OS CONTRATOS DE MAIOR COMPLEXIDADE E COM MAIOR APLICAÇÃO DE RECURSOS FINANCEIROS; | RAHMAN; ADNAN, 2020 |
| 10 | OBSERVAR A PEÇA DENOMINADA “CONTRATO” COM ATENÇÃO ESPECIAL; | BLOOMFIELD, 2019; |
| 11 | CONCENTRAR ESPFORÇOS NO PLANEJAMENTO; | PMBOK – 2017; |
| 12 | MANTER A DISPONIBILIDADE DE RECURSOS FINANCEIROS DE PESSOAL E EQUIPAMENTOS | ALOINI; DULMIN; MININNO, 2007; |
| 13 | MANTER UM OLHAR CRÍTICO E COM PLANO DE AÇÕES NAS INSTABILIDADES ECONOMICAS E PÓLITICAS; | MAHAMID, 2015; DEBELA, 2022 |
| 14 | PRESERVAR E MANTER A BOA FORMA ESCRITA DO CONTRATO; | TADEU; GUIMARAES, 2017; |
| 15 | UTILIZAR FERRAMENTAS DE TECNOLOGIA E ESTAR ATENTO ÀS QUE ESTIVEREM SURGINDO; | KIRAN; REDDY, 2019; |
| 16 | TRABALHAR AS EQUIPES EM SINERGIA COM OUTRAS ÁREAS; | BELHAJ; DEROÏAN, 2019; |
| 17 | DAR ÊNFASE E ATENÇÃO ESPECIAL AS FASES QUE ANTECEDEM A ASSINATURA DO CONTRATO COMO: PROJETO BÁSICO E PROJETO EXECUTIVO; | ALTARAWNEH; SAMADI, 2019; |
| 18 | REALIZAR E MANTER PARCERIAS PÚBLICO- PRIVADAS (PPP); | DEBELA, 2022 |
Segundo Gray (2012), é conveniente a ratificação de fatores teóricos nas bases bibliográficas com uso da metodologia qualitativa, a fim de fundamentar e sustentar as evidências e achados de uma determinada pesquisa.
A Alta Governança deve estar sempre informada e envolvida diretamente pelos gerentes de risco em seus diversos processos e projetos desenvolvidos pela Instituição, a fim de garantir melhores habilidades de controle e monitoramento e principalmente na tomada de decisão em projetos de maior complexidade proporcionando a publicidade e transparência junto aos stakeholders (Muhammad; Johar, 2019).
5 CONCLUSÃO/CONSIDERAÇÕES FINAIS
Este trabalho foi motivado pela investigação de fatores críticos de sucesso apontados pela base bibliográfica e documental como sendo capazes de contribuir na mitigação de riscos durante o desempenho das atividades de gestores e fiscais de contratos públicos, principalmente daqueles relacionados a serviços terceirizados, obras e serviços de engenharia.
Os agentes públicos, especificamente aqueles ligados à gestão e fiscalização de contratos, encontram-se muitas das vezes em situações isoladas, extremamente complexas e desafiadoras. Desta forma, realizar a gestão de riscos torna-se imprescindível para a redução de eventos de falhas durante a execução contratual, especialmente dos contratos de grande porte.
Os contratos com alto nível de complexidade de execução e aplicação de recursos financeiros carregam em suas estruturas um quantitativo de eventos de riscos e falhas maiores para seus gestores e fiscais.
Neste sentido, o estudo foi delimitado a este universo de contratos e correlacionado especificamente ao setor público brasileiro.
A pesquisa revelou 18 variáveis com potencial de mitigação de riscos nas atividades desempenhadas por gestores e fiscais de contratos públicos.
Não foi objeto deste estudo revelar o grau de importância e relevância para cada uma das variáveis apontadas pela literatura e pela base documental, no entanto, acredita-se de suma importância que esta pesquisa seja realiza futuramente.
Por fim, acredita-se que este trabalho venha contribuir por sua relevância acadêmica no sentido de estimular a realização de novos estudos sobre o tema de gerenciamento de riscos no setor público brasileiro.
REFERÊNCIAS
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1Discente do Curso Mestrado Profissional em Sistemas de Gestão do Laboratório de Tecnologia e Gestão de Negócios da Escola de Engenharia da Universidade Federal Fluminense – (LATEC UFF)
2Docente do Curso Mestrado Profissional em Sistemas de Gestão do Laboratório de Tecnologia e Gestão de Negócios da Escola de Engenharia da Universidade Federal Fluminense – (LATEC UFF)
3Pós-graduado do Curso de Especialização Lato Sensu em Administração Pública Pela Universidade Cândido Mendes