REGISTRO DOI: 10.5281/zenodo.10198582
Kamilla Lopes da Silva1
Gislaine Aparecida Canola2
RESUMO
Este artigo aborda a implementação do planejamento estratégico, com foco na aplicação da matriz 5W2H como ferramenta de qualidade no setor comercial de uma empresa do agronegócio em Sorriso-MT. O objetivo principal é destacar a importância do planejamento estratégico dentro da organização e propor a adoção da matriz 5W2H como uma estratégia de melhoria no setor comercial. A pesquisa foi conduzida por meio de uma entrevista com o departamento comercial da empresa. A metodologia adotada foi uma abordagem de pesquisa exploratória e descritiva, embasada em uma revisão bibliográfica de artigos, livros e periódicos. O intuito era proporcionar uma compreensão abrangente do tema e obter dados relevantes para apoiar a empresa na busca pelo sucesso em um mercado altamente competitivo. O propósito principal deste trabalho é sugerir a implementação da matriz 5W2H como uma ferramenta de ação para melhorar a eficácia no controle da verificação de disponibilidade de produtos em estoque no setor comercial da empresa. Essa ferramenta de gestão oferece uma estrutura metodológica clara para definir responsabilidades, prazos e ações necessárias, contribuindo não apenas para o controle interno, mas também para o crescimento organizacional. Ao aplicar a matriz 5W2H, a empresa poderá tomar decisões estratégicas com base em uma compreensão mais profunda das atividades comerciais. Essa ferramenta de gestão permitirá identificar lacunas e oportunidades no processo comercial, sendo crucial para otimizar a eficiência operacional e fortalecer a posição competitiva da empresa no mercado. Assim, o artigo não apenas ressalta a importância do planejamento estratégico, mas também oferece uma solução prática para aprimorar as práticas comerciais e impulsionar o crescimento organizacional.
Palavras chave: Planejamento estratégico; Setor Comercial; Agronegócio.
ABSTRACT
This article addresses the implementation of strategic planning, focusing on the application of the 5W2H matrix as a quality tool in the commercial sector of an agribusiness company in Sorriso-MT. The main objective is to highlight the importance of strategic planning within the organization and propose the adoption of the 5W2H
matrix as an improvement strategy in the commercial sector. The research was conducted through an interview with the company’s commercial department. The methodology adopted was an exploratory and descriptive research approach, based on a bibliographic review of articles, books and periodicals. The aim was to provide a
comprehensive understanding of the topic and obtain relevant data to support the company in its search for success in a highly competitive market. The main purpose of this work is to suggest the implementation of the 5W2H matrix as an action tool to improve the effectiveness in controlling the verification of product availability in stock in the company’s commercial sector. This management tool offers a clear methodological structure to define responsibilities, deadlines and necessary actions, contributing not only to internal control, but also to organizational growth. By applying the 5W2H matrix, the company will be able to make strategic decisions based on a deeper understanding of business activities. This management tool will allow you to identify gaps and opportunities in the commercial process, being crucial for optimizing operational efficiency and strengthening the company’s competitive position in the market. Thus, the article not only highlights the importance of strategic planning but also offers a practical solution to improve business practices and drive organizational growth.
Key words: Strategic planning; Sector Comercial; Agribusiness.
INTRODUÇÃO
Vivemos em uma era caracterizada por mudanças constantes e, nesse cenário, a administração se tornou um elemento fundamental em todas as esferas da atividade humana. Conforme destacado por Chiavenato (2004), a administração desempenha um papel crucial na tarefa de mobilizar pessoas e conduzir atividades de forma
eficiente e eficaz, ao mesmo tempo em que busca alinhar-se com os objetivos da organização, mesmo diante de um ambiente de mercado cada vez mais complexo e competitivo. De forma breve, a administração pode ser definida como o processo de planejar, organizar, liderar e controlar o uso de recursos com o propósito de atingir
metas e objetivos organizacionais.
O planejamento desempenha um papel vital como função administrativa, auxiliando na priorização de metas e na criação de estratégias para a alocação racional de recursos. De acordo com Chiavenato (2000), é crucial reconhecer que vivemos em uma sociedade organizacional complexa e altamente interconectada, onde a sinergia entre os diversos setores desempenha um papel fundamental na busca dos resultados desejados pela organização. À medida que as organizações crescem em tamanho e complexidade, e quando seu modelo de gestão se torna inadequado, surge a necessidade de recorrer às abordagens das teorias gerais da administração. Essas abordagens oferecem aos gestores os modelos e estratégias apropriados para enfrentar os desafios organizacionais de maneira eficaz.
A gestão desempenha é importante em todos os aspectos da vida moderna, desde empresas e organizações até a administração de recursos pessoais. É um processo complexo que envolve planejamento, organização, coordenação e controle de recursos para atingir metas e objetivos específicos. Neste contexto, a gestão é
essencial na maximização dos resultados e na promoção do crescimento e desenvolvimento, tanto em âmbito empresarial quanto em esferas pessoais.
O planejamento de uma empresa requer minuciosidade e coesão, incorporando detalhes sobre as atividades a serem realizadas, o prazo estipulado, a responsabilidade de execução e informações adicionais relevantes. A adesão estrita a esse planejamento é crucial para alcançar resultados desejados. Nesse contexto, a
ferramenta 5W2H desempenha um papel crucial no processo estratégico, conforme destacado por Meira (2003). Essa ferramenta simplifica, de maneira eficaz, a definição clara das informações essenciais e garante que as ações propostas sejam meticulosas, mas ao mesmo tempo, simplificadas.
Neste estudo, exploraremos a implementação da ferramenta de gestão 5W2H em uma empresa do agronegócio localizada em Sorriso, MT. O objetivo primordial dessa abordagem é fornecer uma visão mais abrangente da organização para todos os participantes do negócio, simplificando assim o processo de tomada de decisões.
METODOLOGIA
Para a construção desse trabalho, foi realizada uma pesquisa, com os gestores em uma empresa no ramo do agronegócio, buscando entender de forma geral como é realizada todo o método de gestão do empreendimento. Foram feitas perguntas voltadas ao planejamento estratégico adotado, gestão de produção, sobre as formas de manejo da produção, controle de estoque. Após a coleta dos dados foi feito uma
análise da ferramenta ideal de gestão que pudesse ajudar nessa empresa de Sorriso MT. Além disso o trabalho foi usado como base, revisão bibliográfica de artigos, livros e periódicos, visando esclarecer o tema de maneira abrangente.
A proposta de pesquisa é um estudo de caso que tem como objetivo explorar o uso do planejamento estratégico como ferramenta de gestão no departamento comercial de uma empresa do ramo do agronegócio na cidade de Sorriso-MT. A pesquisa será classificada como descritiva, pois irá descrever as técnicas utilizadaspela empresa para avaliar seus concorrentes no mercado regional. Além disso, a pesquisa também será classificada como explicativa, pois irá analisar como e por que as organizações conseguem alcançar seus propósitos por meio do planejamento estratégico, permitindo que se mantenham competitivos no mercado.
DESENVOLVIMENTO
IMPORTÂNCIA DA GESTÃO NO AGRONEGÓCIO
A gestão desempenha um papel fundamental em todos os aspectos da vida moderna, desde empresas e organizações até a administração de recursos pessoais. É um processo complexo que envolve planejamento, organização, coordenação e controle de recursos para atingir metas e objetivos específicos. A habilidade de
gerenciar de modo eficaz é crucial em um mundo cada vez mais dinâmico e competitivo, onde a tomada de decisões informadas e a alocação eficiente de recursos são determinantes para o sucesso. Neste contexto, a gestão desempenha um papel essencial na maximização dos resultados e na promoção do crescimento e
desenvolvimento, tanto em âmbito empresarial quanto em esferas pessoais.
De acordo com a afirmação de Cella (2002), a gestão em uma empresa rural abrange o conjunto de ações envolvidas na tomada de decisões, visando à geração eficiente de recursos humanos, financeiros e materiais, de modo a assegurar sua operacionalização eficaz.
O conceito de agricultura ou setor primário é antigo, visto que hoje em dia, o setor rural não funciona de maneira independente; ao contrário, está profundamente entrelaçado com vários outros constituintes, como infraestrutura, insumos, mercados atacadistas e varejistas, entre outros. Devido a essa ampla interconexão, surgiu a necessidade de desenvolver um conceito que abrangesse todas essas áreas relacionadas ao setor rural em uma definição mais abrangente. Foi assim que o termo “Agronegócio” foi adotado no Brasil na década de 90 (Araújo em 2007).
A gestão é fundamental no agronegócio, sustentando sua eficiência, rentabilidade e sustentabilidade. Abrangendo diversas atividades, da produção à comercialização, a gestão implica em decisões estratégicas, planejamento, controle de recursos, gestão de riscos, conformidade regulatória e uso responsável de
recursos. Além disso, a gestão eficaz contribui para solucionar desafios globais, como a segurança alimentar e a mitigação das mudanças climáticas, tornando-se essencial no âmbito acadêmico e prático.
SETOR COMERCIAL
Atualmente, devido ao avanço das novas tecnologias, a competição no mercado se intensificou consideravelmente. Isso ocorre porque os consumidores têm fácil acesso a informações sobre produtos, o que significa que as empresas não podem mais contar com vendas garantidas. É imperativo que elas estejam
constantemente inovando e compreendendo o nicho de mercado no qual seus clientes estão inseridos, a fim de utilizar os canais adequados para alcançá-los. Como apontado por Megido e Szulcsewski (2002), o papel da equipe de vendas é garantir que todas as mensagens de marketing veiculadas sejam efetivamente
implementadas.
O setor comercial do agronegócio é essencial na produção e distribuição de produtos agrícolas e seus derivados. É vital na economia de muitos países, contribuindo para a produção de alimentos, fibras e biocombustíveis. Engloba atividades como compra, venda, transporte, armazenamento e distribuição de 166 produtos agrícolas, abrangendo diversos itens, desde grãos até carne e leite, em âmbito local, regional, nacional e internacional. Também inclui logística e transporte, com uma infraestrutura eficiente terrestre, marítima e aérea. Além disso, a
armazenagem é crucial para garantir a disponibilidade de produtos durante todo o ano, independentemente das variações sazonais na produção.
O comércio internacional de produtos agrícolas é crucial para a receita de muitos países. A adoção de tecnologias modernas aprimora a eficiência na cadeia de suprimentos do agronegócio, incluindo rastreamento, análise de dados, automação e IoT. Distribuição e varejo são vitais para fornecer produtos de qualidade aos
consumidores. O setor enfrenta desafios de sustentabilidade e necessidade de aumentar a produção para atender à demanda global por alimentos. Isso resulta em práticas mais ecológicas, foco em rastreabilidade e produção segura. Em síntese, o setor comercial do agronegócio garante o abastecimento global de alimentos e aborda questões críticas de sustentabilidade na cadeia de suprimentos.
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
O planejamento estratégico é uma abordagem fundamental para o sucesso de organizações em um ambiente competitivo. Trata-se de um processo de longo prazo que envolve a definição de metas, objetivos e estratégias para direcionar a empresa em direção ao alcance de seus objetivos. Através do planejamento estratégico, as
organizações podem identificar oportunidades, antecipar ameaças e alocar recursos de forma eficaz, garantindo sua relevância e sustentabilidade a longo prazo. Essa prática orienta a tomada de decisões e fornece um roteiro claro para o crescimento e a adaptação constante às mudanças do mercado.
Segundo Bracagioli Neto, Gehlen e Oliveira (2010), o ato de planejar implica na eliminação dos improvisos ou, no mínimo, na sua restrição ao máximo. O planejamento é um exercício que nos permite antecipar o futuro com base em análises da nossa realidade. Portanto, enfatiza-se a importância de planejar meticulosamente
todas as atividades a fim de alcançar os resultados desejados.
Para Oliveira (2007), o planejamento estratégico é concebido como um procedimento gerencial empregado pelas organizações com o intuito de assegurar sua sustentabilidade, aprimorando a orientação de suas operações e explorando práticas inovadoras, a fim de se destacar no cenário competitivo.
Conforme abordado por Carvalho (2020), o planejamento estratégico é caracterizado como um processo sistemático que envolve tanto o autoconhecimento quanto o desenvolvimento organizacional. Isso ocorre porque, ao buscar antecipar e estabelecer metas para situações futuras desejadas, é fundamental realizar uma
análise detalhada e abrangente da situação presente da organização.
Peradelles (2016) explica os três tipos de planejamento de forma simples. O planejamento estratégico envolve decisões de longo prazo e é responsabilidade da alta administração. O planejamento tático define metas de médio prazo e é feito a nível departamental. O planejamento operacional transforma as ações do nível tático
em planos concretos para o curto prazo. Peradelles destaca a importância da integração entre esses níveis de planejamento para o sucesso da organização, incentivando o comprometimento de todos.
Figura 1 – Planejamento Estratégico, Tático e Operacional – O Guia completo
para sua empresa garantir os melhores resultados.
Revista Ciência Contemporânea – jun./dez. 2018, v. 4, n.1, p. 61 78
FERRAMENTA 5W2H
A metodologia 5W2H é uma abordagem amplamente empregada em várias áreas, como Gestão de Projetos, Análise de Negócios, Elaboração de Planos de Negócio e Planejamento Estratégico, devido à sua simplicidade, foco na ação e objetividade (Grosbelli, 2014).
De acordo com Bringel (2020), a ferramenta foi concebida nas instalações das empresas automobilísticas no Japão durante a era do Toyotismo. Como destacado por Cruz (2017), o 5w2h foi originado como um instrumento de auxílio para o processo PDCA (Plan – Do – Check – Action) durante a etapa de planejamento e, com o tempo,
tornou-se amplamente adotado nas fábricas de automóveis devido à sua capacidade de apoiar a execução das tarefas realizadas pelos colaboradores.
Polacinski (2012) explica que a ferramenta se constitui em um plano de ação destinado a atividades já definidas que requerem clareza máxima, ao mesmo tempo que serve como um esboço detalhado dessas tarefas. Além disso, o autor avança ao afirmar que a principal finalidade da abordagem 5W2H é endereçar sete perguntas
específicas e estruturá-las de maneira organizada.
Segundo Franklin (2006), a ferramenta 5W2H é utilizada para planejar ações destinadas a resolver problemas de maneira direta e eficaz. Essas ações devem ser realizadas e postas em prática seguindo as instruções passo a passo estabelecidas.
Fonte – Meira (2003)
Quadro 1 – Etapas para aplicação do 5W2H
É evidente que as respostas a essas questões estão intimamente relacionadas. Ao concluir o preenchimento da planilha, emerge um plano de ação minucioso, de compreensão simples e visualização clara, que descreve as medidas a serem implementadas, a forma como serão executadas e quem será encarregado de realizá-
las.
FUNCIONALIDADE DA FERRAMENTA
A ferramenta 5W2H é conceituada como um conjunto de ações que estabelecem o que precisa ser realizado para atingir metas específicas dentro de uma organização. Em outras palavras, seu principal objetivo reside na resolução de problemas que surgem ao longo do processo metodológico de execução das atividades nas instituições. A finalidade da ferramenta é apoiar o planejamento de ações, contribuindo para a clarificação de eventuais dúvidas e incertezas relacionadas a problemas existentes, o que, por sua vez, facilita a tomada de decisões. Dessa maneira, a ferramenta orienta de maneira direta as responsabilidades de todos os envolvidos no processo de aprimoramento, definindo a ação a ser realizada, quem será o executor, onde acontecerá, o modo de execução e os custos associados à implementação (Gomes, Barcelos, 2019)
Conforme Nakagawa (2017), a técnica 5W2H é uma ferramenta simples, mas crucial, para a análise e compreensão de um determinado processo, problema ou ação que precisa ser realizada. Ela pode ser aplicada em três etapas distintas para solucionar problemas:
a) Na etapa de Diagnóstico, a técnica é empregada para examinar um problema ou processo, com o propósito de ampliar a quantidade de informações disponíveis e identificar rapidamente as deficiências existentes.
b) No estágio do Plano de Ação, ela é frequentemente utilizada para elaborar um plano detalhado sobre as ações que devem ser executadas para resolver um problema ou alcançar um objetivo específico.
c) Na etapa de Padronização, a técnica contribui para a criação de padrões de procedimentos que devem ser seguidos dentro da organização, evitando variações na execução dos modelos previamente definidos.
IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA
Na empresa em questão foi observado que as negociações entre consultor e cliente eram consideravelmente demoradas, processo esse que se deve à falta de informação do consultor sobre o volume dos produtos disponíveis, sendo um ponto de atenção com o cliente, portanto, o problema identificado é o não conhecimento do volume em estoque porque os consultores não possuem acesso ao sistema de análise de estoque. O não conhecimento dessa informação pode custar tempo na negociação ou até mesmo afetando a conclusão do processo, foi observado muitas vezes que a procura da informação por parte do consultor não era atendida de imediato, portanto, abrindo brechas para o cliente em casos de urgência na demanda dos produtos optar
por procurar em outras empresas rapidamente.
Foi Sugerido que a empresa adotasse a abordagem da metodologia 5W2H, visando a elaboração de um plano de ação capaz de atender às demandas específicas. Esse plano inclui a disponibilização de acesso ao sistema, permitindo que os vendedores possam verificar tanto a disponibilidade dos produtos em estoque quanto aqueles que estão a caminho.
Anteriormente à aplicação da ferramenta 5W2H foi possível identificar que os consultores tinham dificuldades nas negociações com os clientes, devido à falta de informação do volume disponível de produtos em estoque.
Mediante aos fatos uma decisão foi tomada, o gerente comercial optou em autorizar o analista responsável a disponibilizar o acesso do sistema aos consultores, a fim de, melhorar o empenho das negociações garantindo ao cliente a segurança de que sua demanda será atendida.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
A conclusão da análise da aplicação da ferramenta de gestão 5W2H em uma empresa do agronegócio em Sorriso, MT, ressalta o papel de extrema relevância desempenhado por essa ferramenta no contexto organizacional. Além disso, enfatiza a importância crucial do planejamento estratégico, tático e operacional como fatores fundamentais para o sucesso da empresa.
A partir das entrevistas realizadas, foi possível identificar um desafio significativo enfrentado pela empresa: a falta de controle no estoque de insumos agrícolas, o que resulta em obstáculos na comunicação entre vendedores e clientes. Este diagnóstico destaca a necessidade urgente de abordagens eficazes de gestão
para superar esses desafios operacionais.
Assim sendo, a implementação da ferramenta 5W2H não apenas destaca áreas de melhoria, mas também oferece uma estrutura sólida para abordar e resolver as questões identificadas. A análise revela a capacidade da ferramenta em fornecer orientação precisa para o desenvolvimento de ações corretivas e preventivas, visando
aprimorar a eficiência e a eficácia dos processos organizacionais. Portanto, a empresa está bem posicionada para enfrentar os desafios e melhorar sua performance global.
Diante do processo de solução do problema, podemos concluir a importância da implementação da ferramenta 5W2H, o processo de analisar, identificar e a partir do levantamento de informações criar um plano de ação seguido pela tomada de decisão, beneficiou muito a dicção e a segurança dos consultores em suas
negociações, concluímos que, após a solução do problema observamos mais negociações concluídas nos confirmando a autenticidade da ferramenta, sendo assim, se beneficiando comercialmente e sendo credibilizada como uma empresa bem sucedida.
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Kamilla Lopes da Silva – Acadêmica do curso de Administração – Faculdade Centro Mato-grossense1
Gislaine Aparecida Canola – Especialista em Planejamento Estratégico e Contabilidade gerencial, Professora Orientadora do Curso de Administração – Faculdade Centro Mato-grossense2