DENTAL OFFICE SOFTWARE: SECURITY AND DATA STORAGE IN DENTAL CLINICS
REGISTRO DOI: 10.69849/revistaft/pa10202410061231
Debora Noeme Da Silva Botelho1; Herivânia Gonçalves Pereira1; Lorrany Gonçalves Luiz1; Marília Gomes Silva1; Mírian Celerino Dos Anjos Lima1; Noemi Celerino Dos Anjos1; Pedro Henrique Leal Carneiro1; João Vittor Santos Ribeiro1; Lorraine Cristina Pereira Barbosa2
Resumo
O Software Dental Office tem como finalidade organizar e acelerar a maioria dos atendimentos no Consultório Odontológico, por isso é importante usar um sistema para controlar as movimentações de uma empresa para que possa ser tudo informatizado, moderno, melhor controlado e organizado, facilitando o dia a dia das clínicas. O objetivo deste trabalho é apresentar as ferramentas que o aplicativo Dental Office possui para o gerenciamento da Clínica Odontológica Novos Ventos da Faculdade Serra Dourada em Altamira-Pa, com ênfase na importância da segurança digital, proteção de informações dos pacientes, incluindo a conformidade com a LGPD. Participaram da pesquisa 36 estudantes do curso de odontologia da faculdade Serra Dourada que estão entre o 4º e 10º período. A implementação do mesmo para a clínica de odontologia trará agilidade, segurança, maior capacidade de armazenamento uma vez que o sistema foi considerado completo e adequado à rotina na clínica escola.
Palavras-chave: Software. Clínica odontologica. Tecnologia.
Abstract
Dental Office Software aims to organize and speed up the majority of services at the Dental Office, which is why it is important to use a system to control a company’s movements so that everything can be computerized, modern, better controlled and organized, making day-to-day life easier. day of the clinics. The objective of this work is to present the tools that the Dental Office application has for managing the Novos Ventos Dental Clinic at Faculdade Serra Dourada in Altamira-Pa, with an emphasis on the importance of digital security, protection of patient information, including compliance with the LGPD. 36 students from the dentistry course at Serra Dourada College who are between the 4th and 10th period participated in the research. The implementation of the same for the dental clinic will bring agility, security, greater storage capacity since the system was considered complete and suitable for the routine in the school clinic.
Keywords: Programs. Dental Office. Technology
Introdução
A partir do crescimento da produção científica e do desenvolvimento de novas tecnologias em meados do século XX, surgem discussões relacionadas à automatização dos processos de tratamento, não apenas para facilitar as tarefas, mas para garantir resultados mais eficazes (NARUKAWA et al FUGITA, 2009).
Ao longo dos tempos, muitos conhecimentos de tecnologias e experimentações científicas contribuíram de forma significativa na área da saúde, na ampliação do potencial diagnóstico de patologias, na melhoria da qualidade de vida da população e na possibilidade das pessoas acessarem bens e serviços de saúde estruturados, capazes de oferecer respostas a demandas que lhes são cotidianamente apresentadas, dentre tantas outras contribuições (COSTA et al ORLOVSKI, 2014).
O processo de informatização ao longo do tempo permitiu com que muitos procedimentos pudessem ser melhorados e aperfeiçoados devido a otimização de informações. Os principais objetivos da informação é criar um meio através de instrumentos de apoio que favoreçam as tomadas de decisões na área da saúde e na odontologia (SILVA, 2017).
Para Viola, Oliveira e Dotta (2011), o software odontológico é um aplicativo que possibilita o gerenciamento completo, fácil e prático das tarefas clínicas e administrativas de consultórios ou clínicas odontológicas. Os softwares odontológicos possibilitam ao profissional a realização de tarefas clínicas e administrativas com maior eficácia e praticidade. Assim sendo, a criação de softwares com a temática voltada para a saúde, permite uma nova forma de atendimento. Quando direcionado para profissionais e estudantes da área da saúde pode contemplar médicos, cirurgiões-dentistas, fisioterapeutas, fonoaudiólogos, cuidadores e outros grupos, compartilhando áreas e conhecimentos específicos (SILVA, 2017).
A ferramenta Dental Office tem como objetivo organizar e acelerar a maioria dos atendimentos feitos no Consultório Odontológico. É importante usar um sistema para controlar as movimentações de uma empresa para que possa ser tudo informatizado, moderno, melhor controlado e organizado, tendo em vista que atualmente tudo é informatizado e controlado por sistemas e isso facilita muito o dia a dia das empresas. Ainda existem muitas clínicas odontológicas, principalmente de pequeno porte, que não usam nenhum sistema informatizado para organização dos processos da clínica e com isso aumenta a demora nos atendimentos. Com um sistema gerenciando todos os processos da empresa não haveria mais demora excessiva no atendimento e outros que poderiam acontecer como perda de registros (Zanão 2014).
O objetivo deste trabalho é apresentar as ferramentas que o aplicativo Dental Office possui para o gerenciamento da Clínica Odontológica Novos Ventos da Faculdade Serra Dourada em Altamira-Pa, com ênfase na importância da segurança digital, proteção de informações dos pacientes, incluindo a conformidade com a LGPD.
Metodologia
Este estudo é um projeto de pesquisa onde foi realizado um levantamento de dados através de um formulário feito pelo Google Forms com o objetivo de coletar informações dos acadêmicos do curso de odontologia entre o 4º e 10º período, sobre as dificuldades que os mesmos enfrentam com relação a organização interna de documentação, agendamentos de pacientes e como podemos melhorar essa problemática através de um aplicativo que atendesse todas essas necessidades. Para o experimento do software Dental Office realizou-se uma assinatura grátis por sete dias para verificar a funcionalidade do mesmo, após esse período o aplicativo é bloqueado e liberado somente após a assinatura. Com o teste gratis foi realizado um atendimento com o paciente modelo, onde o mesmo realizou o seu agendamento através de link disponibilizado para ele (função disponibilizada no app), após o agendamento o paciente compareceu a clínica da faculdade onde recebeu o tratamento, durante a avaliação o aluno que estava no atendimento fez uso do aplicativo Dental Office já baixado em seu celular, preenchendo a ficha de anamnese, após esse procedimento a ficha já fica salva dentro do arquivo do dispositivo é disponibilizado a assinatura eletrônica para o paciente confirmar as informações contidas na ficha.
Software Dental Office
O Dental Office é um software completo para a gestão de uma clínica ou consultório odontológico. Através dele podemos ter o controle das ações financeiras e administrativas. Ele também conta com agenda online, e armazenamento na nuvem de todos os exames e informações de seus pacientes além do prontuário eletrônico, cadastro único e completo de pacientes, prescrição médica, permite o acesso em tempo real e de qualquer lugar as principais informações do consultório ou clínica. Possui uma interface simples e intuitiva, o aplicativo possui diversos módulos, um deles é o módulo Clínica Escola o objetivo principal desse módulo é solucionar as dificuldades que a Clínica Escola do curso de Odontologia enfrenta em relação ao gerenciamento dos atendimentos realizados pelos alunos e avaliação dos professores. Na grande maioria das Instituições de ensino, ainda não existe uma solução eficaz para organizar agendamentos, prontuários e obter relatórios de forma rápida e simples. Além disso, o aplicativo acredita na importância do uso da tecnologia na formação acadêmica dos futuros profissionais, proporcionando meios para que estejam preparados e atualizados para o mercado de trabalho que a cada ano se torna mais competitivo.
O Módulo Clínica Escola foi desenvolvido para atender as necessidades específicas do ambiente acadêmico. Permite o controle completo do ciclo de atendimento clínico: cadastro de paciente, agendamento, prontuário, documentação, preenchimento da ficha de anamnese, odontograma, evolução, validação pelos professores e exportação de relatórios estatísticos.
Algumas instituições de ensino já utilizam essa ferramenta como solução para clínica escola da faculdade, são elas: UNESP, UFRJ, UEPG, UNIT, UNIESC, UMC e outras. Para essas instituições aderir ao software foi um avanço para o ensino e para o aprendizado dos alunos, trazendo melhorias para a educação.
Vantagens e Desvantagens
Algumas vantagens que podemos encontrar para a instituição é a inovação na metodologia de ensino, organização com os dados de pacientes, alunos e professores, agilidade no atendimento dos pacientes, facilidade para pesquisas de informações de pacientes e alunos, facilidade para leitura dos procedimentos realizados pelos alunos, segurança dos dados dos pacientes e dos alunos, redução de custos com papéis impressos. Além destas funcionalidades o uso do aplicativo traz outros benefícios como evitar a infecção cruzada através de papeis que passam pelo paciente e profissional uma vez que muitos fazem manuseio das fichas com a própria luva de procedimento.
As desvantagens são mínimas, apenas relacionado ao custo benefício para aquisição do software.
Resultados
Sabendo da importância do prontuário odontológico e como o mesmo deve ser bem armazenado para que não ocorra perda de informações dos pacientes faz-se necessário o uso de um software que possa fazer todo o gerenciamento. A pesquisa foi realizada com 36 estudantes de odontologia da faculdade Serra Dourada que estão entre o 4º e 10º período como mostra no gráfico.
| Comportamento dos alunos com relação ao meio de gerenciamento de documentos da clínica atual | ||
| Qual período do curso? Total de 36 alunos | 4º 5º 6º 7º 8º 9º 10º Total | 50% 8,3% 8,3% 19,4% 2,8% 2,8% 8,3% 100% |
| Onde são armazenadas as fichas dos pacientes? | Responsabilidade do aluno. Responsabilidade do professor. Arquivo da faculdade. Total | 28,8% 27,8% 43,4% 100% |
| Qual a forma de agendamento do paciente? | Por link | 5,6% |
| Por ligação Por mensagem Boca a boca | 25% 52,7% 2,8% 13,9% 100% | |
| Presencialmente Total | ||
| Gostaria de uso de um software para gerenciamento dos documentos? | Ótimo | 93,3% |
| Bom Sem relevância | 6,7% 0% | |
| Total | 100% | |
Fonte: Elaboração Própria
Tabela1. Gerenciamento de documentos da clínica atual.
No levantamento dos dados 43,4% dos participantes disseram que as documentações ficam sobre responsabilidade da faculdade em arquivos manuais e 28,8% disseram que ficam sobre a responsabilidade do professor, tendo em vista que essa não seria uma forma adequada de guardar os dados dos pacientes.
Com relação ao agendamento o gráfico mostra que 52,7% é realizado por meio de mensagem e 25% por meio de ligação. Através do aplicativo Dental Office esse agendamento poderá ser realizado através de um link ou pelo QR code que será disponibilizado para o paciente, uma vantagem e facilidade que irá ajudar no controle da agenda da clínica tanto para agendamento quanto retorno do paciente, deixando sempre salvo as informações.
Foram selecionadas 15 declarações entre os 36 alunos participantes da pesquisa, foi relatado durante a coleta de dados as dificuldades encontradas mediante a atual organização interna de agendamento de horários e armazenamento de documentação de paciente:
– “Um arquivo disponível para armazenamento”.
– “Falta organização dos arquivos clínicos”.
– “A organização dos arquivos dos pacientes e o agendamento, a faculdade não possui um arquivo disponível para armazenamento”.
– “Não possuir um arquivo digital para guardar os documentos”.
– “Armazenamento das fichas dos pacientes”.
– “A segurança de buscarmos nos arquivos os pacientes que já atendemos”.
– “Em relação aos agendamentos – falta de pacientes e triagem correta como por exemplo: estágio em técnicas cirúrgicas não encaminhar pacientes de restauração”.
– “Em relação a documento acredito que seria muito mais viável deixar salvo em arquivos, onde de fato não houvesse a chance de se perder ou acontecer algo”.
– “Falha de contato e local para armazenar arquivos de documentação”.
– “O armazenamento das fichas”.
– “A faculdade precisa ter um local pra armazenar os documentos”.
– “Tenho muitas dificuldades, pois a faculdade é muito desorganizada”.
– “Não ter um lugar para armazenamento das documentações de cada paciente!
Mediante as declarações apresentadas fica visível a necessidade de implantar um dispositivo que possa suprir essas necessidades de armazenamento de documentos e ter uma facilidade para agendamento dos pacientes. Além desses interesses, temos uma Lei Geral de Proteção de Dados LGPD – (13.709/2018) que tem como principal objetivo proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural, visto que estamos lidando com pessoas que fornecem informações pessoais mediante a ficha de anamnese e informações sigilosas de procedimentos clínicos, não podemos deixar esses documentos sendo armazenados de qualquer forma ou por alunos correndo riscos de danos do arquivo. Devido esses problemas relatados 100% dos entrevistados acharam ótima a ideia de um aplicativo que tivesse todas essas funções.
Conclusão
Através das pesquisas levantadas e a apresentação do Software Dental Office podemos concluir nesse estudo que a implantação do software para a clínica escola de odontologia trará agilidade, segurança, maior capacidade de armazenamento uma vez que o sistema foi considerado completo e adequado à rotina na clínica escola. Além disso o Software Dental Office se mostrou uma ferramenta eficaz com designer auto explicativo, didático que permite o acesso remoto seguro e fácil, possibilitando registrar e armazenar fotos e outras informações detalhadas dos pacientes e de suas lesões, sendo uma excelente opção para a utilização em clinicas escolas.
Diante do exposto espera-se através deste trabalho que seja solucionado o problema que os estudantes de odontologia da Faculdade Serra Dourada enfrentam com o armazenamento de documentos de pacientes que chegam para atendimento na Clínica Escola. Além disso contamos também com a redução de tempo para executar uma tarefa, melhoria na qualidade do atendimento, mais agilidade no agendamento de horário do paciente com a implantação do Software Dental Office desenvolvido para atender essas necessidades.
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1Alunos do curso de Odontologia pela Faculdade Serra Dourada de Altamira- PA, 7º,8º e 9º período. Ano 2024. E-mail: grupodetrabalhoodonto@gmail.com.
2Graduada em Odontologia pela Universidade Metodista de São Paulo, Brasil (2017) Orientador Educacional De Odontologia da Faculdade Serra Dourada – Altamira, Brasil. E-mail: lorrainepereira@faculdadeserradourada.com.br.