PLANEJAMENTO E SIMULAÇÃO DE MODELO DE GERENCIAMENTO EM CLÍNICA ODONTOLÓGICA EM UM CURSO DE GRADUAÇÃO EM ODONTOLOGIA

Ciências da Saúde, Volume 28 – Edição 139/OUT 2024 / 26/10/2024

REGISTRO DOI: 10.69849/revistaft/ra10202410221644

Luan Carlos Correa da Silva1
Jefferson Bezerra Leotério da Silva2
Camilla Oliveira Ramos3

Resumo

Neste presente documento foi realizado uma análise detalhada sobre o gerenciamento de uma clínica odontológica. Sendo abordado as diferentes formas de cadastramento dos pacientes, os processos de agendamentos de consultas, o controle dos procedimentos odontológicos realizados e o acompanhamento dos pacientes após os procedimentos. Serão apresentadas conclusões e recomendações para aprimorar o gerenciamento atual. O presente estudo foi realizado através de debates com questionamentos, entre a turma do 9º semestre de odontologia, tendo como ponto a vivência e experiência dos acadêmicos na Clínica Escola de uma faculdade na cidade Tucuruí-PA.

Palavras-chave: Gerenciamento. Clínica. Odontológica. Agendamentos.

Abstract

This document provides a detailed analysis of the management of a dental clinic. The different forms of patient registration, appointment scheduling processes, control of dental procedures carried out and follow-up of patients after procedures are discussed. Conclusions and recom- mendations for improving current management will be presented. This study was carried out through debates with questions among the 9th semester dentistry class, based on the students’ experience at the School Clinic of a college in the city of Tucuruí-PA.

 Keywords: Management. Clinic. Dental. Appointments.

1  INTRODUÇÃO

A gestão e o planejamento em uma clínica escola de odontologia são processos complexos que envolvem diversos aspectos como o cadastro de pacientes, agendamentos, controle de procedimentos e acompanhamento dos retornos. Estabelecer metas claras e objetivas é fundamental para direcionar as atividades da clínica escola, definindo os serviços a serem oferecidos, o público-alvo a ser atendido e os recursos disponíveis. Isso proporciona um ambiente mais organizado e focado em resultados, contribuindo para o sucesso da clínica e para a formação dos alunos (ROCHA, C. 2013).

A definição de metas claras e objetivas para a Clínica Escola de Odontologia é um passo fundamental, porém, nem sempre é uma tarefa fácil. Nesse sentido, a implementação de um software de gestão pode ser extremamente benéfica para a administração eficaz da clínica. Um software de gestão específico para clínicas odontológicas pode simplificar e otimizar muitos processos, desde o agendamento de consultas até o controle de procedimentos e estoques. Além disso, pode contribuir para uma melhor organização dos recursos e uma avaliação mais precisa da qualidade dos serviços prestados. A gestão de pacientes pode ser definida como um conjunto de práticas que tem por objetivo melhorar o atendimento e a qualidade do serviço prestado. Isso inclui o cadastro e manejo de informações do paciente, como o seu prontuário. (ROCHA, C. 2013).

Nesse sentido, é importante que clínicas de odontologia desenvolvam formas de organizar todas essas informações de maneira segura e de fácil acesso. Acompanhar o retorno dos pacientes é fundamental para avaliar a qualidade do atendimento e identificar áreas de melhoria. Isso pode ser feito através de pesquisas de satisfação, acompanhamento de indicadores de saúde dos pacientes e análise de dados de retorno. É importante ter um sistema eficiente que permita agendar, reagendar e cancelar consultas de forma fácil e rápida (OTONTOLOGIA NEWA”, 2022).

Devido a concentração cada vez maior de consultórios odontológicos, se tornou necessário um conhecimento multiprofissional dos cirurgiões dentistas nas inúmeras especialidades odontológicas, além também de conhecimentos sobre gestão, administração, empreendedorismo e marketing, atributos essenciais para o sucesso dos profissionais em um mercado cada vez mais saturado (BARBOSA et al., 2020). Assim, enquanto acadêmicos, os estudantes devem estudar e obter conhecimentos sobre o perfil empreendedor, bem como adquirir as habilidades necessárias ao gerenciamento de consultórios e clínicas, inclusive em relação à sua capacidade de liderança e gerenciamento, tornando-se um profissional inovador e capacitado (BAUR et al., 2016).

OBJETIVOS

Geral:

Este artigo cientifico tem como objetivo apresentar uma simulação de modelo de gerenciamento dos dados clínicos de maneira informatizada para a melhora e padronização do atendimento dos pacientes, após a análise do planejamento estratégico, para otimização e maior divulgação dos serviços oferecidos para a comunidade local.  

Específicos:

  • Foram analisados os norteadores estratégicos: missão, visão e valores;
  • Foi analisada situação atual da clínica, aspectos internos (pontos fortes e fracos)
  • Foi analisado o ambiente externo ao qual a clínica está inserida, identificando as oportu- nidades e ameaças;
  • Foi analisado a forma de cadastramento dos pacientes;
  • Foi analisado forma de agendamento dos pacientes;
  • Foi analisado o controle de procedimentos realizados e não realizados, retornos e faltas;
  • Simular um modelo de gerenciamento informatizado para Clínica Escola (Cadastro de pacientes, prontuário eletrônico do paciente, agendamento de consultas, visualização da agenda, histórico clínico, controle de acesso dos usuários).

METODOLOGIA

O presente estudo foi realizado através de debates com questionamentos, entre a turma do 9ª semestre de odontologia, tendo como um ponto a vivência e experiência dos acadêmicos na Clínica Escola da Faculdade. Após uma análise geral do sistema de armazenamento de dados na clínica, foram observadas pelos acadêmicos algumas oportunidades de melhorias para otimizar o acesso à essas informações, dessa forma, foi elaborado um planejamento entre os discentes da disciplina de Gestão e Planejamento em Odontologia para elaborar uma simulação de programa de gerenciamento, controle e gestão, almejando por meio de sua futura criação maximizar o controle de dados e o contato dos pacientes e profissionais, buscando assim maior rapidez, eficiência e agilidade na prática clínica.

A simulação do programa de gerenciamento de dados aborda etapas desde a chegada do paciente na instituição até o agendamento do seu retorno. As seguintes etapas são:

1- Página inicial do aplicativo (FACILITA ODONTO)

Página inicial do aplicativo intitulado‘ ‘facilita odonto’’, nome sugerido para o modelo prévio, onde pedirá login e senha do usuário. O acesso ao aplicativo será dado aos funcionários da clínica escola, onde todos terão as mesmas configurações de cadastramento, ficha de produção e agendamentos, sendo atualizada para todos os logins a partir de qualquer mudança feita no aplicativo. (figura 01)

2- Menu do aplicativo

Ao funcionário da clínica entrar no aplicativo, irá direciona-lo ao menu inicial (figura 02). Abrindo o menu inicial, irá se deparar com 3 ícones de configurações do aplicativo, sendo elas; cadastramento, ficha de produção e agendamentos. Irá aparecer também o nome do usuário logado, e ao lado direito, terá um ícone de uma “lupa” onde será possível buscar informações dentro do aplicativo (figura 2).

(Figura 02)

3- Informações do cadastro

Nesse momento serão mostradas na tela as informações consideradas mais importantes do paciente, como o seu nome; nome da mãe; número do documento pessoal utilizado para realizar o cadastro; número de telefone; data de nascimento (figura 03). Nessa mesma tela haverá uma aba abaixo destacada na cor cinza, que ao colocar a data de nascimento do paciente, caso ele seja menor de idade, ela ativará para o responsável colocar seus dados. Sendo preenchida os dados do paciente, será possível tirar foto do paciente para facilitar no reconhecimento das fichas.

(Figura 03)

4- Ficha do paciente

A ficha do paciente ficará disponível logo ao criar o seu cadastro, voltando ao menu inicial (figura 2), apertando no ícone de ficha do paciente, ele irá direcionar a uma barra de pesquisa onde colocaremos o nome do paciente para buscar a ficha (figura 4). Ao busca o paciente desejado, aparecerá na tela todos os dados pessoais do paciente com sua foto (figura 5), logo a baixo, os procedimentos realizados pelos alunos da faculdade, sendo possível editá-los e ter acesso ao nome do aluno, turma, data, hora de início, termino e procedimento realizado, tendo a opção ainda de registro fotográfico do procedimento realizado (com autorização do paciente ou responsável) (figura 6). Para acessar essas informações, basta clicar no quadro ao lado dos procedimentos e clicar em abrir, que os mesmos irão aparecer.

Ainda na aba de ficha do paciente, terá uma aba com o nome “observações” onde nela estará os procedimentos ainda não finalizados, sendo possível edita-los assim que realizados (figura 5).

5- Agendamentos

Na aba de agendamentos, ao acessa-la, será direcionado a página de busca do paciente (figura 07), onde devemos colocar o nome completo do paciente e apertar no ícone “lupa”, que direcionará para o histórico de consultas do paciente (figura 08). No histórico de consultas, aparecerá os dados do paciente com foto e logo a baixo histórico de consultas realizadas, com a data, hora, nome do aluno e turma, sendo possível verificar se o paciente compareceu ou faltou à consulta, através de símbolos (símbolo verde- paciente compareceu, símbolo vermelho- paciente não compareceu e símbolo preto de agendamento – paciente ainda irá comparecer na clínica), todos esses dados podem ser editados ao clicar em “editar”.

Tendo em vista potencializar a comunicação com o paciente, haverá uma opção com o símbolo de “SMS”, para entrar em contato através do “WhatsApp” da clínica escola e do aplicativo, tendo uma mensagem programada com o dia, hora e nome do aluno que irá realizar o procedimento.

DISCUSSÃO

A rotina da Clínica escola em relação ao gerenciamento de dados, atualmente difere da estratégia apresentada pelos discentes. O planejamento elaborado vai de encontro direto com o cadastro e manejo de informações dos pacientes, hoje realizados com prontuários físicos, os quais são armazenados em envelopes de papel. Tendo essa informação como base, notou-se um atendimento mais demorado, possivelmente pelo fato do recepcionista ter que procurar o envelope com o nome do paciente, assim também como se torna mais sensível o controle do prontuário. Dessa forma, é interessante que a Clínica escola encontre alternativas de organizar as informações de maneira segura e de fácil acesso. Sugere-se a execução e utilização do aplicativo planejado pelos alunos do 9° período de odontologia, o qual visa facilitar todo esse acesso a rede de cadastramentos, agendamentos e prontuários dos pacientes para que se possa comparar na prática as diferentes estratégias.

CONCLUSÃO

Com base na análise realizada, podemos sugerir que o gerenciamento informatizado da clínica odontológica será essencial para garantir o melhor atendimento aos pacientes. Recomenda-se a adoção de um sistema integrado de gestão da clínica escola, a capacitação constante da equipe e a busca por feedbacks dos pacientes para aprimoramento contínuo, com objetivo de proporcionar uma experiência agradável aos pacientes, antes mesmo do procedimento clínico. Vale salientar que devido às limitações quanto ao conhecimento em programação, o presente artigo se trata de uma simulação, para um possível desenvolvimento de aplicativo, o qual visa proporcionar melhoria significativa no armazenamento dos dados e cadastramentos, além de aprimorar os conhecimentos de gestão e planejamento informatizado para os acadêmicos.

REFERÊNCIAS

  1. OLIVEIRA, Franklin Learcton Bezerra de; ALMEIDA JÚNIOR, José Jailson de. Motivações de Acadêmicos de Enfermagem Atuantes em Projetos de Extensão Universitária: a experiência da faculdade Ciências da Saúde do TRAIRÍ/UFRN. Revista Espaço para a Saúde, Londrina, v. 16, n. 1, p. 36-44, 2015.
  2. ALVES, Roseane Aparecida dos Reis et al. Extensão universitária e educação em doenças sexualmente transmissíveis e temas relacionados. Revista da Universidade Vale do Rio Verde, Três Corações, v. 14, n. 2, p. 1079-1083, 2016.
  3. CAYETANO, H. M. Is the profile of Dental students compatible with the Brazilian public health service? Revista da ABENO, v. 19, n. 2, p. 2–12, 2019.
  4. MOTTA, M. A. L. et al. A importância do marketing e da administração para consultórios odontológicos. Research, Society and Development, 10(6), e 49210615858, 2021. Disponível em:
  5. BARBOSA, F. G. et al. Análise da percepção de cirurgiões-dentistas do estado da Paraíba sobre a relevância do papel da liderança e da gestão em consultórios. Revista de Iniciação Científica em Odontologia, 18(1), 5–17, 2020.
  6. BAUR, G. et al. Perfil empreendedor dos estudantes de odontologia da Universidade Federal de Santa Catarina. Revista da ABENO, v. 16, n. 2, p. 77–82, 2016.
  7. ROCHA, C. Clínica Escola de Odontologia: a importância de um software de gestão.
  8. Odontologia News. Clínica Escola de Odontologia: 4 motivos para utilizar um software no curso de Odontologia. 2022.
  9. Aljadeff L, Krell RE, Lesch AB, Pinsky HM. The importance of leadership develop- ment in dental education: a student perspective. Compendium of continuing education in den- tistry 2013;34(5):392–94.
  10. Limeira FIR, Rebouças PRM, Rocha EALSS, Catão MHCV. O ensino de gestão nos cursos de graduação em Odontologia no Brasil. Revista da ABENO 2018;18(1):161–169.

1,2 Luan Carlos Correa da Silva, Jefferson Bezerra Leotério da Silva, Discentes do Curso Superior de odontologia do Instituto Faculdade de teologia, filosofia e ciências humanas Gamaliel – FATEFIG.
3 Camilla Oliveira Ramos, Docente do Curso Superior de odontologia do instituto Faculdade de teologia, filosofia e ciências humanas Gamaliel – FATEFIG. e-mail: camilla.ramos@faculdadegamaliel.com.br