REGISTRO DOI:10.5281/zenodo.10995036
Daiane Aparecida Ribeiro Sarmento Pereira1
Emmille Guimarães Brito2
Glaucia Maria de Oliveira3
Jonathan Tássio Martins Sousa4
Ruth Helena Alves Tavares5
Valdir da Silva Almeida Júnior6
Zelinda Pereira da Costa Montel7
Daniele Pereira Ramos8
Débora dos Santos Gomes9
Ana Paula Bandeira Matos de Serpa Andrade10
RESUMO – O processo de informatização na Atenção Primária à Saúde (APS) tem evoluído ao longo do tempo, com destaque para o Sistema de informatização em Saúde para Atenção Básica (SISAB), que busca integrar diversos sistemas da APS. Apesar dos benefícios da informatização, como maior eficácia e rapidez no trabalho, alguns profissionais enfrentam desafios de adaptação às novas tecnologias. A gestão de recursos através dos enfermeiros é fundamental para otimizar o fluxo de trabalho na APS, garantindo a alocação adequada de pessoal, materiais e equipamentos. O mapeamento de processos é uma ferramenta útil para identificar melhorias e garantir eficiência no trabalho. Objetivo: Descrever a importância da otimização gestora através do uso de tecnologias no envio de relatórios mensais realizados pela Atenção Primária. Metodologia: Trata-se de uma abordagem descritiva, decorrente de um relato de experiência dos acadêmicos de Enfermagem, da disciplina de Assistência de Enfermagem na Atenção Primária II, vivenciado no semestre 01/2024, referente à otimização do processo “Entrega de Relatórios” na APS. Resultados e Discussão: Através da abordagem podemos perceber que a otimização do processo proporcionou benefícios como: redução de tempo, acesso facilitado, correção de erros e cálculos automáticos. Considerações Finais: A análise comparativa o entre processo anterior e o atual revelou que a otimização proporcionou maior confiabilidade nos dados e agilidade na tomada de decisões. No entanto, é importante considerar medidas de segurança e controle de acesso para evitar erros ou manipulações indevidas nas planilhas eletrônicas.
Palavras-chave: Atenção Primária à Saúde. Diagnóstico Situacional. Indicadores de Saúde. Otimização de Processos.
ABSTRACT – The computerization process in Primary Health Care (PHC) has evolved over time, with emphasis on the Health Computerization System for Primary Care (SISAB), which seeks to integrate several PHC systems. Despite the benefits of computerization, such as greater efficiency and speed of work, some professionals face challenges in adapting to new technologies. Resource management through nurses is essential to optimize the workflow in PHC, ensuring the adequate allocation of personnel, materials and equipment. Process mapping is a useful tool for identifying improvements and ensuring work efficiency..Objective: Describe the importance of managerial optimization through the use of technologies in sending monthly reports carried out by Primary Care. Methodology: This is a descriptive approach, resulting from an experience report from Nursing students, from the Nursing Care in Primary Care II discipline, experienced in the semester 01/2024, referring to the optimization of the “Report Delivery” process in APS. Results and Discussion: Through the approach we can see that optimizing the process provided benefits such as: time reduction, easier access, error correction and automatic calculations. Final Considerations: The comparative analysis between the previous and current processes revealed that the optimization provided greater data reliability and agility in decision making. However, it is important to consider security and access control measures to avoid errors or improper manipulations in electronic spreadsheets.
Keywords: Primary Health Care. Situational Diagnosis. Health Indicators. Process Optimization.
Introdução
A Atenção Primária à Saúde (APS), também conhecida como Atenção Básica à Saúde (os termos são equivalentes), constitui-se o primeiro nível de atenção em saúde (Brasil, 2017). Caracteriza-se por um conjunto de ações de saúde, no âmbito individual e coletivo, com foco na prevenção de agravos, diagnóstico, tratamento, reabilitação, redução de danos e a manutenção da saúde, enfatizando a função resolutiva dos cuidados primários (Brasil, 2024). De acordo com a Portaria nº2.436, no parágrafo 1º do Art. 2º, estabelece que “A Atenção Básica será a principal porta de entrada e centro de comunicação da Rede de Atenção à Saúde, coordenadora do cuidado e ordenadora das ações e serviços disponibilizados na rede” (Ministério da saúde, 2017).
Uma das principais funções do enfermeiro enquanto gestor na APS, é a coordenação das equipes de enfermagem. Essa atuação gerencial permite também aprimorar a qualidade por meio da avaliação sistemática. A monitorização de indicadores realizada pelo enfermeiro gestor detecta pontos passíveis de melhoria nos serviços (Andrade et al., 2023)
Em 2013, o Ministério da Saúde instituiu o e-SUS Atenção Básica (e-SUS AB) , uma estratégia para informatizar o sistema da atenção básica em todo território nacional. Essa informatização visava trocar os prontuários e relatórios escritos em papeis e armazenados em caixas, por um software intitulado como: Prontuário Eletrônico do cidadão- (PEC), salvo numa base de dados nacional, onde seria possível o acesso imediato através de um computador conectado à internet. O PEC permitiria a continuidade do atendimento em unidades diferentes sem prejuízo ao cidadão. Dessa forma, a informatização ajuda na organização dos serviços de saúde sem prejuízos aos profissionais e pacientes (Gontijo et al., 2021).
Desde a instituição da informatização na Atenção Primária, vários programas foram criados e aprimorados com o passar do tempo, apesar da não adesão de todo o território nacional. O sistema denominado Sistema de informatização em Saúde para Atenção Básica (SISAB), busca integrar vários sistemas da Atenção Primária em Saúde (APS). Para que esse sistema seja efetivado nos municípios é necessário a capacitação dos gestores e profissionais de saúde que compõem a rede, pois é comprovada maior eficácia e rapidez no processo de trabalho nos municípios já implantados em relação aos que ainda não dispõem dessas ferramentas informatizadas (Castro et al., 2023).
Apesar de facilitar todo o processo de trabalho da atenção primária, o uso das ferramentas tecnológicas tem sido um desafio para muitos profissionais acostumados com os métodos antigos e tradicionais de trabalho, pois devido algumas dificuldades com novas tecnologias, alguns profissionais tiveram de ser capacitados para operar computadores e os novos sistemas implantados na Atenção Primária. Com isso, o processo de informatização ainda não é uma realidade nacionalmente sistematizada (Batista, 2022).
Os enfermeiros são profissionais com habilidades que dispõem a compreensão e interpretação das necessidades humanas em todas as dimensões. Além disso, eles acumulam os atendimentos e consultas com a função de coordenação, o que reforça a ainda mais a sua relação entre profissionais e usuários do sistema. (Sacramento, 2023). Estudos recentes têm apontado os benefícios da gestão do enfermeiro para a assistência administrativa que demonstraram que a organização do trabalho por esse profissional integra as equipes e promove cuidados contínuos de forma humanizada. Além disso, análises salientaram que a liderança do enfermeiro na implementação de protocolos melhora a segurança do paciente ao reduzir falhas (Silva et al., 2021; Martins et al., 2022).
Além da coordenação das equipes, o enfermeiro gestor também desempenha um papel crucial na gestão de recursos, sendo fundamental para otimizar o fluxo de trabalho e minimizar a ocorrência de problemas relacionados à falta de suprimentos ou sobrecarga de trabalho. Nesse contexto, deve garantir a alocação adequada de pessoal, materiais e equipamentos, para que os recursos estejam disponíveis quando necessários. (Borges; Alvarenga, 2020).
Sabe-se que a organização e planejamento das ações de saúde são essenciais para garantir qualidade na prestação dos serviços da Atenção Básica e que se faz necessário lançar mão do uso de tecnologias que viabilizem esse processo, pois elas contribuem para a melhoria contínua do processo de trabalho, otimizando o tempo e agindo como facilitadoras para promoção de uma Atenção Primária mais resolutiva e humanizada. Nesse contexto, este trabalho visa descrever a importância da otimização gestora através do uso de tecnologias no envio de relatórios mensais realizados pela Atenção Primária.
Material e Métodos
O trabalho consiste em um estudo descritivo, decorrente do relato de experiência vivenciado pelos acadêmicos de enfermagem do décimo período, estagiários da disciplina de Assistência de Enfermagem na Atenção Primária à Saúde II, no primeiro semestre de 2024, especificamente na coordenação, supervisão, orientação e preenchimento de relatórios que devem ser entregues mensalmente pelo enfermeiro gestor da Unidade Básica de Saúde na Secretaria Municipal de Saúde do município de Porto Nacional para consolidação do Diagnóstico Situacional do município no contexto da saúde pública.
No objetivo de contextualizar e apresentar a situação atual de entrega dos relatórios otimizados, através do uso de um drive desde janeiro de 2024, e os benefícios adquiridos através dessa otimização do processo: Entrega de Relatórios, foi utilizada, Bizagi Process Modeler que é uma ferramenta gratuita e de fácil manuseio que possibilita expor o mapeamento do processo, ou seja, o desenho de todo o processo anterior à otimização, e também o desenho do atual processo.
Para obter informações sobre o contexto anterior do processo de “Entrega de Relatórios” e o atual contexto, foram entrevistadas 3 enfermeiras que atuam como coordenadoras das Unidades Básicas de Saúde do município de Porto Nacional, Estado do Tocantins, a fim de obter informações detalhadas do processo e evidenciá-los através do mapeamento do processo.
Resultados e Discussão
Desse modo, levando em consideração a necessidade de um monitoramento da Atenção Básica, para um diagnóstico situacional eficaz, a gestão da Atenção Primária passou a otimizar o processo de “Entrega de Relatórios”, utilizando planilhas online, armazenadas em drive para consolidação dos relatórios que as Unidades Básicas de Saúde devem entregar mensalmente para a coordenação da Atenção Primária Municipal, pois outrora tais documentos eram entregues em planilhas físicas e manuscritas.
Gerir processos é adotar uma medida mais ordenada a fim de reconhecer, programar, avaliar, analisar e regular o desenvolvimento das atividades elaboradas por cada instituição que participa ativamente deste mesmo processo. Com isso espera-se alcançar coerência e resultados satisfatórios às expectativas propostas; para tal feito se faz necessário que a equipe esteja comprometida em busca de reduzir o número de riscos e preparada para possíveis tomadas de decisões (Da silva Almeida, 2023). O mapeamento de processos é uma ferramenta de grande utilidade para uniformizar um determinado processo de trabalho e detectar possíveis melhorias nesse. Essa ferramenta é utilizada para visualizar e entender como o processo funciona, desde o começo até o final, sendo uma ferramenta importante para identificar dificuldades e ineficiências e oportunidades de melhoria em um processo (Nóbrega, 2023).
Durante as entrevistas às enfermeiras gestoras das UBS´s, foi possível identificar que os dados inseridos na planilha do drive, são extraídos dos relatórios emitidos pelo e-SUS PEC. No contexto anterior à otimização do processo “Entrega de Relatórios”, eram emitidos os relatórios do e-SUS PEC e depois transcrito e consolidados manualmente para planilha impressa, e posteriormente a enfermeira precisava deslocar-se até a Secretaria Municipal de Saúde para entregar os relatórios à gestão. Nesse percurso, as enfermeiras relataram que aconteciam muitos imprevistos (atrasos, erros de escrita difíceis de serem corrigidos, perda dos relatórios) e isso dificultava o monitoramento do Diagnóstico Situacional.
Um diagnóstico situacional é realizado a fim de conhecer a organização de um serviço, nesse caso os relatórios da Atenção primária em saúde. Ele serve para analisar e identificar a real necessidade de uma instituição e visa elaborar propostas para melhorar os serviços prestados, adequando o serviço a sua demanda e facilitando o trabalho da equipe e trazendo mais celeridade ao trabalho prestado. (Rostirolla et al., 2023)
Figura 2- Mapeamento do processo “Entrega de Relatório- manuscrito”.
Fonte: Autores, 2024.
Ainda na busca de informações para contextualização do processo “Entrega de Relatórios”, a supervisora da Atenção Primária foi entrevistada. Na oportunidade, a mesma fez uma demonstração prática de como as enfermeiras gestoras fazem a entrega dos relatórios diretamente nas planilhas editáveis disponíveis no drive. As informações são preenchidas de forma automática e ficam disponíveis para serem acessadas por todos que têm acesso ao drive. Durante a entrevista, a supervisora enfatizou a importância da entrega dos relatórios e que trazem benefícios como: consolidar as informações em um só documento, o fácil acesso para consulta, a possibilidade de corrigir as informações em tempo hábil.
Com o uso das planilhas para entrega dos relatórios no drive, as entrevistadas mostraram-se satisfeitas, pois perceberam uma melhora no processo de trabalho, benefícios como: redução do tempo para envio, fácil acesso, autoinstrutiva, cálculos automáticos, informações legíveis. Abaixo podemos perceber a dinâmica desse processo com o uso das planilhas armazenadas em drive.
Figura 3- Mapeamento do processo “Entrega de Relatórios” otimizado.
Fonte: Autores,2024
Segundo a Microsoft (2024), planilhas eletrônicas são ferramentas que oferecem recursos robustos. Quando as utilizamos, o ideal é colocar níveis de segurança e controle de acesso, possibilitando assim aos usuários o acesso restrito apenas às planilhas de sua responsabilidade. Dessa forma, é possível impedir que usuários alterem, movam ou excluam dados acidentalmente ou deliberadamente em uma planilha. Ainda nesse contexto, com a proteção da planilha, é possível que somente determinadas partes da planilha fiquem editáveis e os usuários não tenham acesso para alterar dados em outras partes na planilha.
Em relação ao uso e compartilhamento de planilhas eletrônicas para otimização do processo “Entrega de relatórios”, podemos elencar um ponto frágil, que é a possibilidade de os enfermeiros terem acesso a todas aos dados de todas as planilhas e poderem editar qualquer campo das planilhas, e não apenas aqueles que é de sua responsabilidade preencher. Isso seria um fator importante a ser corrigido, porque por um descuido não intencional, o profissional pode acabar apagando ou transcrevendo uma informação para o campo errado, e gerar conflito nas informações verídicas de determinada UBS, implicando assim em um resultado de Diagnóstico Situacional errôneo.
Considerações Finais
Podemos considerar evidente que o uso das tecnologias traz benefícios a todo serviço na Atenção Primária à Saúde. No que se refere à experiência vivenciados pelos acadêmicos, é perceptível que através da otimização do processo “Entrega de Relatórios”, observa-se que a ferramenta utilizada e implantada na APS pôde proporcionar mais agilidade e otimização de tempo para os enfermeiros gestores das UBS´s em relação a entrega de relatórios, ela proporciona a correção de eventuais erros de digitação e correção de dados importantes relacionados a indicadores. Dessa forma a gestão trabalha com qualidade e celeridade no processo de trabalho.
Quando comparamos os dois mapeamentos do processo executados neste trabalho, podemos perceber que o processo atual pode proporcionar maior confiabilidade dos dados e permitir acelerar a tomada de decisão, com relação a elaboração de intervenções e políticas de saúde de acordo com as eventuais necessidades apresentadas nos relatórios, como por exemplo visualizar se as UBS´s vêm cumprindo com os Indicadores de Saúde do Previne Brasil estabelecidos pelo Ministério da Saúde.
Referências
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1 Daiane Aparecida Ribeiro Sarmento Pereira- Graduanda de Enfermagem do ITPAC – Porto Nacional. dayannyaparecida@gmail.com. Lattes: http://lattes.cnpq.br/8078095636920720
2 Emmille Guimarães Brito- Graduanda de Enfermagem do ITPAC – Porto Nacional. emmelleguimaraes@gmail.com. Lattes: http://lattes.cnpq.br/0374316695677772
3 Glaucia Maria de Oliveira- Graduanda de Enfermagem do ITPAC – Porto Nacional. glaucia_f3@hotmail.com. Lattes: http://lattes.cnpq.br/0066526371215677
4 Jonathan Tássio Martins Sousa-Graduando do curso de Enfermagem do ITPAC – Porto Nacional. jonathanvideoaulas@gmail.com. Lattes: http://lattes.cnpq.br/7999021772733297
5 Ruth Helena Alves Tavares – Graduanda de Enfermagem do ITPAC – Porto Nacional. ruthhellena21@gmail.com. Lattes: http://lattes.cnpq.br/8423934454169408
6 Valdir da Silva Almeida Júnior – Graduando do curso de Enfermagem do ITPAC – Porto Nacional. valdirjr543@gmail.com .Lattes: https://lattes.cnpq.br/6449603325346586
7 Zelinda Pereira da Costa Montel- Graduanda de Enfermagem do ITPAC – Porto Nacional. zelindapereiradacostamontel@gmail.com Lattes: http://lattes.cnpq.br/6149853776133713
8 Daniele Pereira Ramos- Professora do Curso de Enfermagem do ITPAC- Porto Nacional. enf.dramos22@gmail.com. Lattes: http://lattes.cnpq.br/8209123004378915
9 Débora dos Santos Gomes – Professora do Curso de Enfermagem do ITPAC- Porto Nacional.
deborahnegra@gmail.com Lattes: http://lattes.cnpq.br/2398647279147645
10Ana Paula Bandeira Matos de Serpa Andrade – Professora do Curso de Enfermagem do ITPAC- Porto Nacional.
anapaulabandeira16@gmail.com Lattes: http://lattes.cnpq.br/7707917866277192