GESTÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS PARA AUTOMATIZAR PROCESSOS COM TI.

BUSINESS PROCESS MANAGENT TO AUTOMATE PROCESS WITH IT.

REGISTRO DOI: 10.5281/zenodo.10069473

Peter Júnior Lemes Marcucci¹
Felipe Diniz Dallilo²
Fabiana Florian³

RESUMO

O trabalho apresenta estudo sobre a temática da gestão de processos de negócios (BPM) e da tecnologia da informação (TI) no ambiente empresarial, visando melhorar a eficiência operacional e a sustentabilidade dos negócios a gestão de processos de negócios (BPM) foi apresentada como ferramenta para melhorar a eficiência, qualidade e inovação; a BPMN 2.0 foi utilizada para modelagem de processos, a filosofia “paperless” foi discutida como instrumento de redução ou eliminação de impressões que utilizam papeis nas organizações. O trabalho incluiu um organograma da empresa a descrição do processo de produção antes da digitalização e automatização, o planejamento do projeto, o controle e a implementação do BPM com TI para automatizar e melhor processos, foram abordados algumas metas e parâmetros que enfatizam o planejamento estratégico, monitoramento e melhoria contínua, incluindo a padronização de processos e redução de custos. Concluísse que ocorreu redução do tempo de produção, eliminação de papel para impressão, disponibilidade de recursos digitais em tempo real, melhor qualidade dos produtos, treinamento de colaboradores, melhoria dos processos de produção e a adequação da empresa na Indústria 4.0.

Palavras-chave: BPM; BPMN; Paperless; Processos; Planejamento.

ABSTRACT

The work presents a study on the subject of business process management (BPM) and information technology (IT) in the business environment, aiming to improve operational efficiency and business sustainability. Business process management (BPM) was presented as tools to improve efficiency, quality and innovation; BPMN 2.0 was used for process modeling, the “paperless” philosophy was discussed as a tool for reducing or eliminating printing using paper in organizations. The work included a company organizational chart, description of the pre-automation production process, project planning, control and implementation of BPM with IT to automate and improve processes, some goals and parameters were addressed that emphasize strategic planning, monitoring and continuous improvement, including process standardization and cost reduction. It concluded that there was a reduction in production time, elimination of paper for printing, availability of digital resources in real time, better product quality, employee training, improvement of production processes and the company’s adaptation to Industry 4.0.

Keywords: BPM; BPMN; Paperless; 3. Process; Planning.

1 INTRODUÇÃO

A evolução tecnológica no ambiente industrial abre espaço para grandes possibilidades de utilizar novas tecnologia ou ferramentas de gerenciamento para melhorar a forma de se produzir, evoluindo na qualidade de produtos e na sustentabilidade dos negócios. Para garantir os investimentos em tecnologias que possibilitem atender as necessidades de uma empresa é fundamental que as empresas tenham sua área de T.I (Tecnologia da Informação), que aliada em aplicar novas técnicas também auxiliam através da gestão de processos de negócios (BPM), qual a melhor aplicação e entendimentos dos softwares, tecnologias e estruturas necessárias para aplicação e desenvolvimento de como se gerenciar e automatizar processos.

Segundo Laurindo et al. (2001), o ambiente competitivo das empresas necessita constantemente de melhorias e padronizações que garantam a excelência de produtos e serviços para manter os negócios competitivos e lucrativos. A utilização de ferramentas de gestão e de produção aliadas a T.I (Tecnologia da Informação), são fundamentais no desenvolvimento de estratégias, gerenciamento dos negócios, melhorar processos e definir medidas que garantam a sustentabilidade e lucratividade, para tornar negócios competitivos, inovadores e rentáveis, utilizar tecnologias e ferramentas de gestão, na melhoria de um processo produtivo de uma empresa, pode trazer inúmeras vantagens como redução no tempo de produção, maior qualidade dos produtos e monitoramento preciso sobre o fluxo de produção.

O artigo tem como objetivo utilizar técnicas de gestão de processos de negócios (BPM) com a área de T.I para transformar um processo industrial que utiliza impressões de desenhos técnicos e procedimentos de produção em papel, que são armazenados em arquivos físico para um sistema digitalizado e automatizado que será acessado por meio de um terminal (computador ou tablet). A hipótese dessa pesquisa é que esse sistema possuirá um software EAP que possibilita o monitoramento remoto do processo de produção, tornando possível dessa forma eliminar a utilização de papel para a impressão e a diminuição de espaço físico que é ocupado por armários de armazenamento de arquivos.

Digitalizar processos e integrar sistemas através de redes de computadores e de softwares, trazem para o processo de produção, redução de custos e de tempo, que torna o processo mais robusto e assertivo, reduzindo a movimentação de pessoas e desperdícios de recursos, sendo possível coletar dados em tempo real, melhorando no monitoramento dos processos e na administração do tempo.

Alguns processos produtivos apresentam características e comportamentos únicos, que podem exigir melhorias contínuas e análises constantes de como se resolver os problemas que se apresentam dentro do processo, a implementação e monitoramento em tempo real e a digitalização de processos com a implementação de softwares, podem resolver problemas de tempo gasto em um processo produtivo com o deslocamento de pessoas e custo como a utilização de papel para a impressão de desenhos e folhas de processos, auxiliando no monitoramento da produção com a implementação de um software EAP.

Foi realizada pesquisa bibliográfica e um estudo em uma empresa do setor de implementos agrícolas. A implementação do processo automatizado e das propostas de melhoria em uma linha de produção foi realizada utilizando a gestão de processos de negócios para automatizar processos com TI, pela implementação de computadores ligados em redes e da implementação de softwares de monitoramento e informação no processo produtivo.

2 REVISÃO DE LITERATURA

Foi realizada revisão da bibliografia sobre BPM (Bussiness Process Manangement), BPMN (Business Process Modeling Notation), a filosofia paperles e a Industria 4.0 a fim de que se possa compreender a utilização dessas ferramentas e métodos.

2.1 Conceitos de processos

Segundo Silva (2015), processos são atividades e sequências organizadas de ações interligadas onde o objetivo principal é alcançar resultados específicos ou predefinidos, seguindo uma lógica operacional, podendo ser compreendido como uma série de etapas e passos ordenadas para transformar entradas (insumos) em saídas (resultados), transformando produtos e serviços. Os processos podem ter várias finalidades, dependendo do contexto em que são aplicados, como negócios, manufaturas, indústrias, ciências, tecnologias e até governos, suas metas podem variar e se adaptar para melhor atender seus objetivos. Algumas características importantes que podem ser pontuadas dos processos incluem:

Objetivos: Definidos como a meta principal de um processo, que busca alcançar um objetivo, seja ele a produção de um produto, a prestação de um serviço ou a realização de um projeto, entre outros.
Sequências: Os processos são sequencias de etapas e atividades, executadas em uma ordem específica, essas etapas executadas contribuem para o resultado final de um processo.
Entrada e Saída: As entradas de um processo geralmente são informações, recursos, ou materiais necessários para realizar as atividades, as saídas são os resultados gerados, como por exemplo um produto ou um serviço.
Fluxo de Trabalho: O fluxo dos processos podem ser a representação visual ou descritiva das sequências de atividades ou tarefas de um processo, o que permite que as pessoas entendam o funcionamento de um processo do início ao fim, mostrando as etapas e as relações dos elementos do processo.
Controle e Monitoramento: Envolve adotar medidas e ações para garantir que o processo seja executado eficaz e eficientemente, o que envolve o monitoramento, supervisão e ajustes dependendo da necessidade.
Melhoria Contínua: É a premissa de que os processos sempre devem ser melhorados, para aumentar sua eficiência, melhorar a qualidade, reduzir custos e corrigir erros que possam afetar o objetivo final de um processo.
Automatização: utilizar tecnologias, como software, para executar tarefas de maneira mais rápida e eficiente.
Variação: Os processos podem conter variações, como complexidade, duração e importância, podendo ser processos simples e repetitivos, mas outros podem ser complexos e estratégicos.

Processos são essenciais em qualquer tipo de negócios compreender seu funcionamento é fundamental para uma gestão eficaz o que pode ajudar as organizações a desempenhar com maior eficiência seus processos, melhorando seu desempenho, eliminando erros e monitorando seu fluxo a fim de alcançar seus objetivos e resultados almejados, melhorando sua capacidade, eficiência e qualidade (SILVA, 2015).

2.2 Gestão de processos de negócios (BPM)

Weske (2019), como uma abordagem sistemática a Gestão de Processos de Negócios – conhecida em inglês por BPM (Bussiness Process Manangement), tem como foco melhorar a eficiência e a eficácia, aprimorando o desempenho das operações de uma organização através do mapeamento, da análise do controle e da otimização dos processos de negócios, abordando os aspectos essenciais para garantir a execução dos processos de maneira, eficaz alinhando os objetivos com as estratégias das empresas.

Os Principais focos da BPM (Bussiness Process Manangement), incluem:

Eficiência Operacional: Visa identificar e eliminar ineficiências, redundâncias e desperdícios nos processos, reduzir custos e recursos desperdiçados, reduzindo tempo de ciclos e otimizando os recursos.
Qualidade: Estabelece garantir que os produtos ou serviços atendam aos padrões de qualidade e satisfaçam as necessidades dos clientes.
Satisfação do Cliente: Desenvolver, projetar e gerenciar processos que melhorem a experiência do cliente e atendam às suas expectativas. Isso envolve identificar pontos e atritos que precisaram ser corrigidos, para que não afetem a experiencia do cliente.
Agilidade: Projetar processos flexíveis que possam se adaptar rapidamente às mudanças nas demandas do mercado.
Transparência: A BPM, promove e torna os processos visíveis e compreensíveis em toda a organização para tomar decisões informadas e auxiliar na identificação rápida dos problemas.
Conformidade: Assegurar a garantia de que os processos estejam em conformidade com regulamentos e políticas. Sendo um foco muito importante da BPM, ela estabelece modos de controle e responsabilidade.
Inovação: Identificar oportunidades para introduzir novas tecnologias, abordagens e práticas que melhorem o desempenho e a competitividade.
Governança: Estabelecer diretrizes, parâmetros e responsabilidades claras para o gerenciamento de processos.

De acordo com Weske (2019), a Gestão de Processos de Negócio BPM (Bussiness Process Manangement), busca apresentar as melhores técnicas e métodos de aprimorar os processos dentro de uma organização o que envolve mapear, analisar, aprimorar e documentar processos, identificando ineficiências e oportunidade de melhoria. O objetivo principal da BPM é melhor a eficiência, a qualidade e adaptação das operações das organizações, permitindo que elas alcancem os objetivos almejados de forma eficaz.

2.3 BPMN

O BPMN (Business Process Modeling Notation), foi desenvolvido em 2001, na versão 1.0 e publicado em maio de 2004 e liberada ao público somente em 2006, pela OMG (Object Management Group). Atualmente existe uma nova versão, o BPMN 2.0 (Business Process Modeling Notation), lançada em 2021, apresentando algumas melhorias a versão anterior adicionando novos símbolos, diagramas e regras de uso de alguns elementos, essas atualizações evoluíram para atender a necessidade de modelagem de processos de negócios, que estão sempre mudando em um ambiente empresarial (OMG, 2013).

Para desenvolver, padronizar e implementar processos o BPMN (Business Process Modeling Notation), facilita as estratégias das organizações, fornecendo a representação visual por meio de fluxogramas que modelam as etapas do planejamento de um projeto e doas processos de negócios de uma empresa. Isso contribui com a melhoria da comunicação, elaboração, análise e otimização de processos, permitindo a integração dos objetivos estratégicos que recursos e desenvolvimento de sistemas de TI, garantindo o valor aos negócios da empresa (OMG, 2013). Existem três níveis de modelagem BPMN (Business Process Modeling Notation), que serão apresentadas abaixo.

Modelagem Descritiva – Essa modelagem está no nível 1, foca na representação do negócio fazendo um mapeamento mais abstrato e omitindo alguns caminhos de execução, essa modelagem utiliza os grupos e conjuntos básicos de BPMN.
Modelagem Analítica – Representa de forma detalhada o fluxo do processo, essa modelagem está no nível 2, alguns detalhes técnicos como especificação de estrutura de dados não são apresentados nesse nível, pois esse modelo é apresentado para perspectiva de negócio e TI.
Modelagem Executável – O nível 3 apresenta os detalhes executáveis em atributos padrões e elimina modelos de execução gerenciados por códigos, essa modelagem é apresentada no BPMN 2.0.

Na BPMN (Business Process Modeling Notation), é utilizado elementos que representam o processo de negócios, esses elementos são utilizados para cada nível de modelagem, onde os elementos principais são definidos em 4 categorias, objeto de fluxo (Flow Objects), objetos de conexão (Connecting Objects), partições (Swinlanes) e artefatos (Artifacts) (OMG, 2013).

2.4 A filosofia paperless

Carlos et al., (2019)conhecido em inglês como Paperless (sem papel), traz o conceito do uso de tecnologias, para a redução ou eliminação da utilização de papel nas organizações, essa ideia traz a importância de se adotar tecnologias para armazenamento e gerenciamento de dados, com o objetivo de melhorar processos.

Segundo Carlos et al., (2019) os avanços tecnológicos fornecem alternativas para que as empresas adotem a política do paperless, pois os softwares e aplicativos evoluem atendendo as necessidades das empresas em conseguirem gerenciar e otimizar seus processos o que elimina a necessidade de se armazenar arquivos e da impressão de documentos, eliminando e reduzindo a utilização de papel o que diminui os custos e os gastos. No entanto, devido a resistência que surge em decorrência das mudanças culturais e nas suas práticas de gestão, há empresas que continuam a encontrar obstáculos em implantar a política do paperless.

Carlos et al. (2019) e Granieri (2016), afirmam que com o surgimento de novas opções tecnológicas e a redução da necessidade de impressão física, o mercado passou a oferecer soluções acessíveis para organizações que desejam adotar esse conceito, desenvolvendo ferramentas e sistemas que possibilita gerenciar todo o processo produtivo de uma empresa como por exemplo softwares ERPs (Enterprise Resource Planning), e recursos online que facilitam os armazenamentos e o gerenciamento de banco de dados como no caso da nuvem.

Planejar e avaliar a viabilidade em investir em softwares de gerenciamento e de armazenamentos, facilitam para que as empresas migrem para o ambiente paperless, como por exemplo, softwares OCR (Optical Character Recognition), esse software converte os registros digitalizados em textos que podem ser acessados por um computador. Outros fatores que contribuem para a aderência do paperless, podem ser pontuadas como, treinamento e capacitação de equipes relacionadas ao programa, aplicativos e dispositivos para a manutenção e elaboração de documentos, redução no tempo de operações, rastreabilidade de histórico de documentos, melhoria em processos de relatórios de controle, velocidade o processo produtivo e promover a atitude sustentável que pode ser tornar um marketing importante para as empresas que busca a preservação do meio ambiente (CARLOS et al., 2019).

2.5 A indústria 4.0

De acordo com Silva et al. (2019) a indústria 4.0 também conhecida pelo termo de a quarta revolução industrial se deu a partir de um projeto do governo alemão como recomendação de combinar as diversas tecnologias na indústria com o intuito de melhorar a capacidade produtiva, a qualidade dos produtos e o alinhamento estratégico para que as empresas possam se manter competitivas. As aplicações de novas tecnologias na indústria permitem que mudanças se torne viáveis e perolizáveis de acordo com a necessidade de cada cadeia produtiva.

Segundo Silva et al. (2019) tecnologias avançadas podem ser combinadas para modificar o paradigma e trazer uma nova visão de evolução para o futuro das indústrias, a digitalização avançada e a combinação da internet com máquinas que tem a capacidade de aprendizado resultam em mudanças de como os seres humanos vivem e se relacionam e trabalham com as novas tecnologias. Essas transformações se devem pelas infinitas possibilidades pela transformação digital que são baseadas em tecnologias como por exemplo: inteligência artificial, sistemas cyber-físicos, aprendizado de máquina, internet das coisas (IoT), computação na nuvem, big data, indústria e fabrica com sensores inteligentes.

Na indústria 4.0 o alinhamento estratégico entres os negócios e TI (Tecnologia da Informação) são indispensáveis, pois para que as organizações possam desempenhar melhor suas atividades e se adequarem a quarta revolução industrial recursos de TI (Tecnologia da Informação) precisam ser empregados nas suas atividades como componentes físicos, sistemas, habilidades gerencias de TI (Tecnologia da Informação) e conhecimento em Tecnologias, esse alinhamento entre TI (Tecnologia da Informação), possibilitam não somente as mudanças nas atividades da indústria, mas também na mudança e fortalecimento de países, fabricas, industrias, organizações e dá para a própria sociedade como locais de desenvolvimento de tecnologias (SILVA et al., 2019)

3 ORGANOGRAMA ESTRUTURAL DA EMPRESA

Como forma de compreender a estrutura da empresa, para se entender as divisões e hierarquias, os diferentes tipos de departamentos, a abrangência das atividades, foi feito um organograma que facilita a visualização das distribuições dos setores e a quais departamentos cada setor está ligado (figura 1) detalha a divisão hierárquica do corpo organizacional da empresa.

Figura 1. Organograma da Empresa.

3.1 Processo de produção antes da digitalização automatização

O processo produtivo anteriormente era desenvolvido baseado em impressão de papel disponibilizados através de desenhos e procedimentos descritivos, chamados de processos de produção, esses processos de produção eram armazenados em armários de arquivos, (figura 2), os processos de produção continham informações de produtos (peças), montagens de maquinas e itens, que seriam produzidos, o que demandava de uma quantidade muito elevada de papeis e espaço para armazenamento, pois cada produto, montagem, maquinas ou itens que entravam no processo para ser produzido, necessitavam de um novo desenho e um novo procedimento descritivo desse processo de produção, essas impressões demandavam de uma quantidade enorme de armários de arquivos o que ocupavam muito espaço e são geralmente alocados distantemente dos operador de maquinas(colaborador) que precisam desses processos para produzir produtos ou montar uma máquina.

Figura 2. Armários de armazenamento de arquivos.

Foi identificado que esse tipo de procedimento dentro do processo produtivo estavam gerando elevados custos com impressões de papeis, armários para armazenamento de arquivos, interrupções na produção, paradas na produção e deslocamento desnecessário de operadores de maquinas (colaboradores), outros tipos de desperdícios foram identificados, como a necessidade de repor desenhos e processos de produção que eram danificados por armazenamento e utilização incorretas dos quais precisavam ser constantemente substituídos, para repor as impressões danificadas era necessário acionar o setor da engenharia industrial o que contribuía ainda mais com o aumento de custos.

O setor da engenharia industrial é responsável por disponibilizar e editar desenhos e processos de produção muitas vezes a reposição dos itens eram demoradas, em média de 2 a 4 semanas, pois o fluxo de produção são altos, muitas vezes as impressões controladas não eram substituídas a tempo aumentando ainda mais os custos com impressões, para não interromper a produção quando um item entrava no processo a engenharia industrial disponibilizava um impressão chamada de cópia não controlada que a pós a produção dos produtos (peças), montagens e itens eram obrigatoriamente descartadas, por não serem impressões definitivas e sim impressões de emergência.

A figura 3 – representa o fluxograma por BPMN de como era o processo de produção da empresa antes da automatização.

Figura 3. Fluxograma do processo de produção antes da automatização.

3.2 Análise do processo antes da digitalização

O processo antes da digitalização foi analisado para compreender o seu funcionamento, desse modo foi possível fazer algumas observações sobre o comportamento do fluxo produtivo o que permitiu implantar melhorias para corrigir e modificar o processo.

Algumas análises das etapas identificaram o consumo excessivo de recursos a redução do tempo produtivo e paralisação no processo produtivo o que influenciava muito na eficiência produtiva diminuindo a produtividade e a qualidade dos produtos.

O recebimento do matérias a sua triagem, sua distribuição até o início da produção foram identificados como parte inalterável do processo, após iniciar a produção foram identificados problemas na solicitação de desenhos e folhas de processos, pois muitas vezes após a solicitação era necessário que os operadores interrompesse sua produção para levantar os desenhos e as folhas de produção que eram necessários para produzir os produtos, itens e peças, o deslocamento até os armários de armazenamento dos arquivos contribuíam com movimentação o que pode ser corrigido com a instalações dos terminais de acesso nos postos de trabalho.

Outro fato observado é que o armazenamento das folhas de desenhos e de processos em armários de arquivos não estavam sendo eficientes, pois para que o armazenamento fosse de fato eficaz era necessários retirar um operador de produção das suas atividades normais, para ele retirasse limpasse e armazenasse os arquivos, o que contribuía muitas vezes com a parada de um posto de produção reduzindo de forma significativa a linha de produção. Outro fator considerável foi o de que muitas vezes por falta de desenhos e folhas de processos era necessário solicitar outra impressão o que contribuía não somente com o aumento de custos por utilizar folhas de papel para repor os arquivos perdidos ou danificados.

Para que o processo se tornasse robusto, eficientes e atendesse as necessidades das linhas de produção foram necessários que modificações fossem feitas nas etapas do fluxo do processo desde solicitar desenhos e folhas de processos, passando por utilizar desenhos até arquivos armazenados, foram identificados que esses pontos são estratégicos dentro dos processos e que eles são responsáveis por dar fluxo e agilidade e que modificações nesses pontos tornam os processos mais objetivos e eficientes. Desse modo foi identificado que tornar o processo físico em um processo digitalizado e automatizado resolveria os problemas identificados, reduzindo seus erros, custos e paradas, contribuindo e eliminando ineficiências para atender e alcançar as estratégias, planejamento e objetivos do negócio.

3.3 Planejamento do projeto das atividades bpm e seu objetivo

O ciclo do BPM (Bussiness Process Manangement), deve ser iniciando com a elaboração de um planejamento estratégico sólido do qual assegura o alinhamento em uma direção clara para garantir que as operações estejam alinhadas com os objetivos e estratégias da empresa. Nessa fase foram estabelecidas metas especificas, expectativas e metodologias estruturais para orientar o processo e o novo projeto.

Com a análise feita no processo antes da digitalização, foi possível entender os pontos que mais precisavam ser modificados, entendendo a forma com que eles contribuem para que os processos tenham fluxo e agilidade, desse modo com o pontos levantados a analise contribui para que a estratégia traçada a fim de implantar a melhoria e as modificações necessárias sejam precisas para atender a eficácia e efetividade nas alterações afim de atender o planejamento, a estratégia e os objetivos definidos no projeto para alcançar um processo eficiente sem perdas e custos.

Os motivos que levaram ao desenvolvimento de um novo projeto são os de melhoria contínua dentro dos processos produtivos de uma empresa, que busca entrar e se adequar a indústria 4.0, dessa forma é indispensável que o melhor método seria o planejamento junto ao setor de TI, composto por profissionais com conhecimento em tecnologias e softwares, podendo apresentar técnicas de gerenciamento de processos de negócios BPM (Bussiness Process Manangement), que tem como premissa, mapear, analisar, aprimorar e documentar processos, identificando ineficiências e oportunidades de melhoria dentro dos processos de uma empresa buscando sempre melhorar os negócios, as aplicação dessas técnicas podem trazer e resolver problemas de gerenciamento, controle, qualidade do produto, correção nos processos, eficiência diminuição no tempo dos prazos visando sempre atender o cliente. Desse modo depois de vários estudos, levantamentos de dados e análises de processos, foi possível identificar que um dos maiores problemas são os da utilização de impressão de desenhos técnicos, manuais de procedimento, manuais de montagem e de folhas da descrição dos processos que utilizam recursos consideráveis e com um custo elevado, pois contribuem com paradas e deslocamento de pessoas, operadores de maquinas (colaboradores) interrompendo o fluxo da produção e elevando o custo de produção e do produto final.

3.4 Utilizando BPMN para modelar e desenvolver um processo de produção automatizado e digitalizado

Dentro da gestão de processos de Negócios BPM (Bussiness Process Manangement), foi possível identificar que a melhor forma de se modelar o planejamento era através da utilização da ferramenta BPMN 2.0 (Business Process Modeling Notation), que é baseada em flow chart, o que facilita a visualização do processo por meio de BPD’s (Bussiness Process Diagram), esse diagrama definiu as estratégias e os recursos de TI que serão necessários para aplicação na automatização dos processos, pois esse diagrama facilita o monitoramento, controle e execução das etapas descritas.

No desenvolvimento do processo de digitalização, o mesmo deixou de ser por meio físico que utiliza impressão em papel de desenhos técnicos, folhas de processos, manuais e descrição de procedimentos e passou a ser totalmente digitalizado, do qual foi disponibilizado para a área de produção terminais (computadores), com acesso ao novo roteiro de processos que já contém desenhos e todos os procedimentos necessários paro o produção de um produto, a fabricação de uma peça e a montagem de uma máquina ou itens, outros modos de acesso a esses novos roteiros são a disponibilidade de tablets industriais dos quais auxiliam nas atividades que necessitam do deslocamento por parte do colaborador.

A digitalização dos processos permitiu um melhor aproveitamento dos recursos, que agora podem incorporar o processo através da utilização de outras ferramentas instaladas nos terminais de acessos(computadores) e tablets, pelo setor de TI, isso auxilia no monitoramento, controle e melhoria da qualidade do produto, possibilitando a gestão e a implementação de novos métodos, ferramentas e processos.

Um ponto notável e de grande destaque é a eliminação da necessidade de impressão de folhas de papel e seu armazenamento, o que contribui consideravelmente na redução de custos e desperdícios e no aumento da qualidade. Isso ocorre porque os processos digitalizados podem conter detalhes e observações mais robustos e precisos sobre como se dever ser feita a produção de um determinado produto melhorando no tempo e na eficiência do processo e economizando tempo, a figura 4 – representa o fluxograma do processo depois da digitalização e automatização.

Figura 4. Fluxograma do processo depois da digitalização.

Os terminais de acesso foram estrategicamente posicionados e instalados nos postos de trabalho dos colaboradores Figura 5, com o intuito de eliminar a necessidade de deslocamento destes colaboradores até os armários de armazenamento de desenhos com procedimentos de processos. Essa instalação estratégica teve um impacto significativo na otimização da produção, uma vez que eliminou as paradas e interrupções desnecessárias que antes ocorriam devido a tais deslocamentos. Como resultado, a eficiência e a produtividade no ambiente de trabalho foram substancialmente melhoradas, proporcionando um fluxo mais contínuo e eficaz das operações.

Figura 5. Terminal de Acesso ao Roteiro de Produção.

3.5 Análise da implementação do processo depois da digitalização

Com a criação do novo processo é preciso analisar as etapas que foram criadas e de qual forma elas foram introduzidas, sendo possível verificar o andamento do processo, o fluxo de trabalho e seu desempenho, para analisar o processo e suas etapas alguns parâmetros foram levados em consideração como:

Objetivo: Na análise do objetivo do projeto identificou-se que foi possível fazer o levantamento das metas que teriam que ser atingidas para disponibilizar recursos e de qual maneira seria disponibilizado os recursos para que fosse possível o acesso remoto do novo processo.
Recursos: Com as informações recebidas pela produção de quais as ferramentas e os recursos necessários para compreender o processo através de acesso por terminais, foi definido que um banco de dados com informações de procedimento de produção e desenhos técnicos teriam que ser criado, para armazenar e executar o roteiro de produção, desse modo é possível criar e disponibilizar os roteiros com processos de produção por redes.
Custo e tempo: Inicialmente foram necessários um investimento na infraestrutura de hardwares e softwares o que gerou um custo, o tempo para a implantação nos diversos setores da empresa também variava, pois, alguns setores eram grandes o que demandavam mais recursos de acesso e outros menores que podiam ser adequados mais rapidamente, o tempo de implementação nesse caso vario de 2 semanas a 6 meses.
Desempenho: No desempenho foi observado que após a implementação dos pontos de acesso e com os roteiros criados e disponibilizados na rede, teve se poucas modificações e correção, pois uma vez determinado o processo produtivo é obrigatoriamente seguir os roteiros como padrão do qual so por ser alterado com a mudança de um projeto ou de um produto, outro ponto observado e de que os roteiros geralmente não puderam ser acessados quando houve fata de energia o que foram descritos como pontos sazonais.
Qualidade: As formas em que os roteiros foram disponibilizados e os pontos de acessos criados forma satisfatórios, pois atenderam com eficiência diminuindo e eliminando os problemas que eram evidenciados no processo antes da automatização o que atendeu as expectativas dos negócios.

3.6 Controle e inserção do método bpm como ferramenta para automatizar processos com TI

O planejamento estratégico, com a incorporação da ferramenta BPM (Business Process Management), desempenhou um papel crucial na otimização da interação do setor de TI (Tecnologia da Informação) no processo produtivo da empresa, ao alinhar as estratégias de negócio de maneira eficaz, foi possível adaptar e aprimorar os processos produtivos, tornando-os automatizados e integrados à abordagem na Industria 4.0.

Essa estratégia permitiu o beneficiamento das vantagens da quarta revolução industrial, usufruindo da automação, a análise de dados em tempo real e a conectividade avançada para impulsionar a eficiência e competitividade. Dessa forma, a TI se apresentou como um facilitador-chave na busca por excelência operacional e inovação, desempenhando um papel crucial na transformação digital da organização.

Além disso, o BPM utilizado como ferramenta estratégica possibilitou uma abordagem mais sistemática e eficiente na gestão dos processos de negócios, promovendo a identificação e eliminação de erros e de gargalos, a simplificação de fluxos de trabalho e a melhoria continua, o que impulsionou a produtividade, mas também aumentou a agilidade da empresa para se adaptar as mudanças do mercado e as demandas dos clientes, transformando a empresa em um competidor mais robusto e preparando a empresa para a era da indústria 4.0.

Para controlar, medir analisar e otimizar a gestão do negócio e os processos produtivos da empresa foi traçado um planejamento e metas para padronizar processos e aumentar a eficiência produtiva, reduzindo custos, gastos e desperdícios de tempo.

As metas para alcançar a gestão da melhoria contínua e do BPM como ferramenta são:

Estratégia e definição para a condução do método;
Definir objetivos, indicadores e metas;
Monitorar as metas e os processos;
Identificar os motivos se as metas não forem cumpridas;
Implementar e criar novas ações corretivas;

Essas diretrizes representam a análise da melhoria contínua dentro dos processos da empresa, visando alcançar melhorias tanto nos próprios processos quanto na gestão organizacional, através da aplicação do método BPM (Business Process Management).

4 RESULTADOS

As mudanças que foram implantadas no processo de produção trouxeram resultados satisfatórios, através do planejamento, do monitoramento, da análise de dados e da melhoria contínua dos quais podem ser pontuados como:

Redução no tempo de produção, diminuição nas paradas na produção, eliminação na movimentação de operadores de máquinas (colaboradores).
Eliminação da utilização de papel para impressão de desenhos, procedimentos de produção e manuais.
Disponibilidade de desenhos e procedimentos de produção, correção em tempo real dos roteiros de produção.
Aumento na qualidade, preparação e Treinamento de pessoas.

Um dos maiores fatores observados, no processo antes da digitalização era o tempo em que a produção perdia com falta de procedimento, desenhos e manuais, pois muitas vezes o fluxo de utilização desses recursos era elevado, desse modo os arquivos impressos demoravam para retornar ao processo, o que exigia a impressão de copias não controladas, para que os operadores(colaboradores) pudessem produzir os produtos, maquinas e itens, aumentando ainda mais a necessidade de se utilizar impressões e contribuindo com aumento de custo, e nesse tempo foi monitorado que as paradas nos processos chegavam a ser de 30 minutos a 1 hora por dia, com a implementação do novo processo em que os terminais disponibilizam os procedimentos de processos, manuais e desenhos digitais, os acessos dos operadores são em tempo real o que eliminou as paradas por falta de recursos e eliminando as paradas na produção.

A eliminação total de impressões utilizadas na produção fez com que o processo se tornasse mais robusto, pois foi possível através da digitalização aumentar a quantidade e qualidade das informações colocadas no processo através da descrição de um roteiro com ilustrações, desenhos e notas de chamadas de observações, transformando a qualidade das informações e padronizando os processos de produção que se tornaram roteiros de produção, outro fator observado foi a economia e despesas com impressões, pois a empresa possui 130.000 itens que podem ser fabricados e todos esses itens precisavam de uma folha impressa de desenho e uma folha de processo, armazenados em armários de arquivos o que totalizavam duzentos e sessenta mil folhas impressas chamadas de copias controladas. Devido ao fluxo alto de produção um mesmo item poderia aparecer na linha para ser produzido novamente, muitas vezes o desenho com a folha de processo não estava disponível, pois a utilização inadequada ou o extravio das copias aconteciam sendo necessário fazer a impressão de copias não controladas que eram utilizada momentaneamente para produzir um item e depois essas copias eram obrigadas a serem descartadas o que aumentava muito mais o consumo de impressão, a pós implementação de dos processos digitalizados, foi possível fazer um levantamento estimando que o dinheiro economizado com impressões, ficou em média dependendo do mês entre R$ 7.000 a 10.000 reais, o que pode ser revertido em investimento em melhorias.

Com a digitalização dos processos, foi possível o monitoramento e correção em tempo real, de desenhos, roteiros, procedimentos, manuais e monitoramento da produção, pois a utilização de softwares com a disponibilidade de terminais ligados a rede, tornaram possível que os setores de planejamento e engenharia industrial tivesse acesso monitorando e corrigindo possível falhas nos processos, a digitalização facilitou a disponibilidade da engenharia industrial acompanhar, monitorar e corrigir processos dando apoio e auxiliando a necessidade da produção por recursos, para o setor de planejamento foi possível monitorar os itens produzidos, definindo e criando sequencias de produção mais eficientes, reduzindo o tempo de produção e desperdícios.

A utilização de novos recursos exigiu que fossem realizadas a preparação e treinamento de pessoas das quais são essências dentro do processo de produção, com treinamentos e informações os operadores e colaboradores, puderem se adequar e compreender como devem ser utilizados os terminais de acesso ao roteiro de produção, desse modo a capacitação torna possível que o processo produtivo posso ser executado com maior eficiência, reduzindo o tempo de produção eliminando paradas e movimentação de pessoas desnecessárias, aumentando a quantidade produzida atendendo o padrão de qualidade estabelecido, desse modo foi possível atender o compreendimento de todos os envolvidos no fluxo do novo processo o que pode ser aplicado com eficiência.

5 CONCLUSÃO

O processo de transformação digital e de automatização e a implementação de técnicas de gestão de processos de negócios (BPM) na indústria são essenciais para melhorar a eficiência, a qualidade dos produtos e a sustentabilidade dos negócios, O artigo demostrou que a digitalização dos processos produtivos pode trazer benefícios significativos para uma empresa, principalmente quando se trata da eliminação do uso de papel e da integração da TI (Tecnologia da Informação) nos processos que podem apresentar novas técnicas e métodos de utilização de diversas tecnologia.

A utilização do BPMN 2.0 (Business Process Modeling Notation) permitiu a criação da modelagem e desenvolvimento de um processo de produção automatizado e digitalizado, o que contribuiu na redução do tempo de produção, na eliminação de paradas na produção, reduzindo a movimentação dos colaboradores que operam máquinas. Além disso, a eliminação de papel para impressão de desenhos e procedimentos resultou em uma economia significativa de custos.

Controlar e inserir o método BPM (Bussiness Process Manangement) como uma ferramenta estratégica possibilitaram uma abordagem mais sistemática na gestão dos processos de negócios, ajudando a identificar e eliminar erros, simplificar fluxo de trabalho e melhorar continuamente a eficiência, tornando a empresa mais ágil e adaptável as mudanças do mercado se adequando a indústria 4.0.

Os resultados alcançados com a digitalização dos processos foram bastante satisfatórios, incluindo a redução de custos, o aumento da qualidade e a melhoria da eficiência produtiva, outro ponto fundamental para alcançar os resultados almejados foram a capacitação dos colaboradores que puderam utilizar os novos recursos contribuindo para o sucesso da implementação do projeto.

A combinação de tecnologia da informação e gestão de processos de negócios podem proporcionar um grande impulso à competitividade e lavabilidade das empresas, permitindo-lhes estar preparados para os desafios do mercado atual e preparar-se para o futuro, a digitalização de processos produtivos é um passo importante nessa direção, trazendo benefícios tangíveis e contribuindo para o sucesso a longo prazo das organizações.

Portanto utilizar gestão de processo de negócio pode se apresentar como uma solução para entender a melhor forma de implantar, planejar e gerenciar novos processos, analisar e melhorar processos já estabelecidos com o intuído de tornar os negócios competitivos, com maior eficiência e qualidade, abrindo espaço para o estudo e implementação de novos projetos em diferentes organizações com diferentes seguimentos, pois a possibilidade de compreender e utilizar novas ferramentas e novos sistemas de gestão os tornando híbridos são possíveis na gestão de processos de negócios com TI (Tecnologia da Informação), abrindo espaço para novas pesquisas e novos projetos que possam aparecer no futuro.

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¹Discente/estudante engenharia da computação, Uniara, SP, Araraquara-SP, peterj.marcucci@gmail.com.
https://orcid.org/0009-0009-6454-6911
²Docente/Mestre em Engenharia de Software, Uniara, SP, Araraquara-SP, felipedallilo@hotmail.com.
https://orcid.org/0000-0002-0885-0304
³Docente/ economista, bacharel em Direito, Doutora em Alimentos e Nutrição, Uniara, Araraquara-SP, eco_fab@hotmail.com.
https://orcid.org/0000-0002-9341-0417