ESTUDO DE CASO: IMPLEMENTAÇÃO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO EM UMA EMPRESA DO RAMO DE LIMPEZA

REGISTRO DOI:10.5281/zenodo.10157881

DANIEL COSSIO GALVEZ; GUILHERME ROBERTO RODRIGUES OLIVEIRA JONATAS GONZAGA DA SILVA; LUIS FELIPE DO NASCIMENTO MARCO ANTONIO MUJICA TARQUI; SERGIO LUIS GONZALES ESPINOZA;

ORIENTADOR: PROF. DR. CARLOS LÓPEZ NORIEGA

RESUMO

Este estudo teve como objetivo elaborar um plano de ação em uma microempresa do ramo alimentício, através das ferramentas: SWOT e 5W2H que visam aumentar a competitividade. Observou-se que o planejamento de cenários é uma parte do planejamento estratégico que combina ferramentas e tecnologias para administrar as incertezas do futuro. Assim, este método é recomendado para utilização sempre que se deseje avaliar variadas opções segundo critérios previamente definidos. O método consiste no estabelecimento de uma matriz, na qual as opções são elencadas nas colunas e os critérios nas linhas, ou vice-versa. Como podemos observar, o uso dessa ferramenta facilitou para que os caminhos a serem seguidos para a realização do projeto, fossem identificados e colocados em prática. Todo projeto precisa de um planejamento estratégico para se avaliar as possibilidades possíveis ou não, nesse momento, inúmeras ideias surgem e se não forem devidamente organizadas, não conseguirão ser analisadas. Então, a 5W2H se destaca, uma vez que, permite que cada passo seja analisado de maneira detalhada, sendo listados os problemas, soluções, custo, quem deverá executar a ação deixando de maneira clara e organizada a visão do projeto. Com essa ferramenta tem-se um domínio do projeto, através da abordagem bem definida e determinada de todas as etapas, não sendo necessária uma grande interpretação. Neste estudo, evidenciou-se, portanto, que a atividade a ser implantada, quando bem planejada pode vir a ser viável ao mercado e, consequentemente tornar-se um importante negócio para todos, inclusive para a comunidade. Logo, nota-se que todo e qualquer negócio necessita ser bem traçado, e que o plano de negócios é extremamente importante seja qual for o ramo, já que mede os resultados presentes e futuros dando um norte para toda a equipe de gestão.

Palavras chave: Planejamento estratégico. Importância. Limpeza

1– INTRODUÇÃO

Atualmente, as transformações econômicas estão acontecendo cada vez mais rápidas e profundas acarretando assim uma instabilidade econômica, deixando o futuro das microempresas cada vez mais incerto. Neste contexto, o planejamento estratégico pode possibilitar às empresas a obterem uma melhor direção, otimizando sua relação com o ambiente em que atua (ANDRADE et al, 2010).

Passando assim a existir a necessidade de desenvolver um Planejamento Estratégico na empresa, a fim de proporcionar melhora nos resultados obtidos através da tomada de decisões dentro da microempresa. Para que haja sucesso na implantação desse planejamento torna-se necessário identificar as estratégias adotadas pela empresa, avaliar a empresa a fim de identificar os pontos positivos e negativos, avaliar o ambiente em que está inserida e visualizando oportunidades futuras a fim de proporcionar a concepção da visão e missão da empresa através da adoção de estratégias para sua atuação (HITT et al, 2008).

Na gestão das empresas o planejamento é uma ferramenta fundamental para monitorar o futuro, sendo assim é necessário que essas empresas desenvolvam um espírito de criatividade, a fim de promover experiências lucrativas junto aos seus clientes, já que o grande foco do sucesso acontece através do cliente, então o trazer para dentro desse Planejamento Estratégico é imprescindível para alcançar metas e assim ganhar um espaço no mercado (OLIVEIRA, 2011).

No Brasil nove em cada dez empresas são classificadas como micro ou pequenas empresas. Todavia essas empresas acabam apresentando pouco tempo de atividades, onde anualmente 70% das microempresas comerciais abertas fecham antes mesmo de completarem cinco anos de existência, onde os principais atributos que acometem esse fechamento giram em torno do despreparo para gerenciar e planejar atividades, problemas financeiros e, sobretudo a falta de planejamento estratégico (SEBRAE, 2014).

Para OLIVEIRA (2007) o planejamento estratégico é uma técnica administrativa que através da análise do ambiente de uma organização cria a consciência das suas oportunidades e ameaças, dos seus pontos fortes e fracos para o cumprimento de sua missão e através desta consciência estabelece o propósito de direção que a organização deverá seguir para aproveitar as oportunidades e evitar ameaças que se apresentam a organização.

Neste sentido Porter (2002) relata que sem um planejamento estratégico competente nenhuma empresa sobreviverá nestes tempos globalizados, de modo que assim as microempresas tendem a ser as mais afetadas, devendo assim decidir o rumo mais adequado aos interesses da empresa como um todo e identificando as variáveis que podem afeta-lo tanto no ambiente interno quanto externo.

A proposta desta pesquisa é a de evidenciar que se utilizarmos uma ferramenta importante da administração de empresas: o planejamento estratégico, como uma ferramenta que a empresa utiliza para os desafios de um mercado que tem se tornado cada vez mais exigente, possibilitando assim ser uma empresa atuante e competitiva.

Sendo assim questiona-se de que maneira o planejamento estratégico pode auxiliar na competitividade de uma microempresa no seguimento de serviços de limpeza?

O estudo tem como objetivo geral elaborar um plano de ação em uma pequena empresa do ramo de serviços de limpeza, através das ferramentas: SWOT e 5W2H que visam aumentar a competitividade. Tendo como objetivos específicos apesentar o planejamento estratégico como uma ferramenta para aumentar a competitividade da empresa; definir as diretrizes estratégicas e o diagnóstico organizacional; analisar o ambiente por meio da ferramenta SWOT e Plano de ação 5W2H.

2- APRESENTAÇÃO DA EMPRESA – CLEANING SERVICES

Na Cleaning Services, acreditamos que a limpeza é uma representação direta e extensão de você e do seu negócio. É essa primeira impressão que vai manter o seu clientes e clientes que retornam ano após ano. Se estamos limpando suas férias aluguer, o seu espaço de escritório, ou o seu espaço pessoal, temos muito cuidado e orgulho garantir que a sua propriedade comercial ou residência pessoal é limpa profissionalmente, eficientemente e supera suas expectativas.

A Cleaning Serviços de Limpeza presta serviços de limpeza para aluguéis de temporada, limpeza residencial e comercial, sendo eles:

Aluguel de Temporada – inclui casas de praia, condomínios e hotéis
Proprietário Privado/Não Alugado – propriedades de praia não incluídas no programa de arrendamento
Limpeza Residencial
Limpeza Comercial – complexos de escritórios e outros edifícios comerciais
Serviços de Custódia – serviços de zeladoria para escritórios comerciais e prediais
Limpeza de Construção
Windows – nota: não limpamos janelas acima de 10′
Move In/Move Out – serviços de limpeza para quem entra e sai de casas e imóveis comerciais
Limpeza de Carpetes
Limpeza de Estofados
Limpeza de Telhas e Rejuntes

Todos os nossos serviços de limpeza são prestados no horário que melhor se adapta às suas necessidades, seja por hora, diariamente, semanalmente ou mensalmente. Também oferecemos serviços de limpeza profunda para aluguel por temporada e limpeza de residências, bem como planos de limpeza sazonais. Para serviços de construção, fornecemos limpeza áspera, limpezas finais e limpezas de retoque.

3– PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

A história de civilização demostra que a necessidade de planejar não é um privilégio do homem moderno. Desde a antiguidade observa-se que os povos e seus líderes utilizavam de práticas de planejamento mesmo que não existisse ainda clareza sobre sua concepção desde a construção das pirâmides egípcias, aquedutos construídos pelos romanos na mesopotâmia e também não tão distante o planejamento, tal qual hoje é conhecido quase que exclusivamente usado como arma de guerra e o qual se denominavam estratégia ou arte dos generais (OLIVEIRA, 2007).

A estratégia é a ciência do planejamento e direção em larga escala de operações militares ou manobras de forças para adquirir a posição mais vantajosa para combater o inimigo superar um concorrente cada um dos dois lados quer derrotar o outro, com esta necessidade instintiva dos chefes militares da antiguidade de avaliar os fins e os meios com o passar dos séculos foi sendo elaborada intelectualmente dando forma a outra doutrina de planejamento militar transpondo os limites oriundos da época, dando origem hoje ao que chamamos de planejamento estratégico empresarial e planejamento científico (MINTZBERG, 2001).

3.1 METODOLOGIA DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

Segundo Oliveira (2007), existe quatro fazes distintas do planejamento estratégico, neste trabalho serão mencionadas as fazes sugeridas pela metodologia onde o planejamento estratégico é constituído por quatro fazes diferentes conforme a Figura 1:

Figura 1: Fases do Planejamento Estratégico

Fonte: OLIVEIRA, 2011. p. 69

Diagnóstico estratégico onde são avaliados os elementos adquiridos através de pesquisas que apresentam como a empresa está como seus produtos, serviços e marcas são vistos pelos seus clientes. É de suma importância esta fase para a organização na tomada de decisões pode ser feita uma avaliação dos pontos fracos e fortes da organização. Para guiar o sentido que poderá ser tomado pela empresa e definir metas, estratégias e objetivos a serem adotados pela equipe. Esse procedimento ajuda ainda os administradores na confecção de controles gerenciais algumas atitudes podem ser tomadas para incorporar valores nos serviços ou produtos oferecidos pela empresa (OLIVEIRA, 2011).
Missão da empresa conceitua suas metas e objetivos, a razão de sua existência e sua postura diante do mercado. É pela definição da missão, que a organização encontra o sentido de existir e em que o setor cogita atuar que serviços e produtos colocarão no mercado (OLIVEIRA, 2011)
Instrumento prescritivo e qualitativo é estabelecer onde a empresa pretende chegar. Para Oliveira (2007) a escolha da visão é importante já que a empresa pretende chegar ao futuro é uma visão de longo prazo, é a força maior que move a organização a chegar ao seu estado de auto realização, porem para que consiga chegar ao seu destino é preciso fazer várias ações onde são elaborados os planos de ações a serem seguidos os objetivos, as metas e também as estratégias.
Controle e avaliação é a medição dos resultados alcançados com ações que possam garantir as metas determinadas. Nesta última fase do processo pondera-se todo o trajeto transcorrido nas fazes anteriores é feito um rastreamento das ações realizadas para que seja feita uma análise das eficiências e para que possa ser no tomada uma atitude corretiva se for necessário. São observados os fatores de desempenho e as metas definidas do planejamento estratégico conforme a Figura 2: (OLIVEIRA, 2007)

Figura 2: Processos de Planejamento

Fonte: OLIVEIRA, 2001.

CAPÍTULO 4 – METODOLOGIA

A metodologia utilizada para a elaboração desse projeto de estágio conclusão de Curso teve como embasamento as classificações da pesquisa, estratégias da pesquisa e coleta e tratamento de dados, como é disposto no na figura 3:

Figura 3 – Metodologia.

Fonte: Elaborado pelo autor (2023).

4.1 CLASSIFICAÇÃO GERAL

Quanto ao gênero a pesquisa classifica-se como prática, pois se trata da pesquisa “ligada à práxis, ou seja, à prática histórica, em termos de conhecimento científico, para fins explícitos de intervenção; não esconde a ideologia, mas sem perder o rigor metodológico” (DEMO, 2000, p. 22).

Quanto à natureza o projeto apresenta-se como aplicado, pois tem o intuito de reproduzir conhecimentos para aplicação prática voltada a solução de problemas específicos da realidade. A pesquisa aplicada refere-se à discussão de problemas, empregando um referencial teórico de determinada área de saber, e à apresentação de soluções alternativas. (ZAMBERLAN et al., 2014).

No que se refere aos objetivos, a pesquisa se classifica ainda como exploratória, pois tem como principal escopo investigar determinada situação para identificar e se aproximar de determinado fenômeno ou assunto e com isso criar conhecimento a seu respeito.

“a pesquisa exploratória é significativa em qualquer situação sobre a qual o pesquisador não disponha do entendimento suficiente para prosseguir com o projeto de investigação”. Já pesquisas descritivas, visam identificar, expor e descrever os fatos ou fenômenos de determinada realidade em estudo, características de um grupo, comunidade, população ou contexto social (ZAMBERLAN et al., 2014).

Já a respeito da abordagem utilizada, será um estudo qualitativo, pois a abordagem qualitativa passa a ter uma significância mais interessante quando se considera estudos em profundidade, ou seja, quando se quer estudar um único fenômeno social, ou uma situação específica, entra em foco a profundidade, deixando de lado a amplitude e as generalizações, o que entende-se que seja a situação aqui proposta: um estudo de caso específico em uma determinada organização (GIL,2010);

Com relação aos procedimentos técnicos adotados será um estudo de caso, o mesmo refere-se análise de casos escolhidos com o propósito de entender fatos e/ou fenômenos sociais; acontecimentos onde o estudo é aplicado pode ser um grupo social, família, instituição, empresa, uma situação específica. Tem como características um estudo mais aprofundado, qualitativo e/ou quantitativo, preocupando-se em aglomerar o máximo de informações sobre o objeto de interesse para então entender todas as variáveis da organização analisada e concluir, indutivamente sobre as questões propostas e oferecer a melhoria. (GIL, 2010; MALHOTRA, 2012; MICHEL,2015).

4.2 COLETA, TRATAMENTO e análise DOS DADOS

A colega de dados será realizada no site da empresa https://apluscleaning.us/.

LIMITAÇÕES DO METÓDO

O limite na interpretação dos dados no estudo de caso concerne ao fato do posicionamento do pesquisador e suas próprias conclusões quanto ao tema. “Embora esse problema possa aparecer em qualquer outro tipo de pesquisa, é muito mais comum no estudo de caso”, constata Gil (2008, p.41). Dentro do foco de um estudo qualitativo na Empresa Cleaning Services, bem como dos limites de recursos, tempo, bibliografia e acesso a informações existentes.

CAPITULO 5 – PROPOSTA DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA A EMPRESA

5.1 DIAGNÓSTICO

Neste ponto, é feito uma Análise ambiental, que nada mais é do que análises internas e externas da empresa, de modo a determinar seus pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças. Os pontos fortes são variáveis internas e controláveis que possibilitam condições favoráveis para a empresa; os pontos fracos são também variáveis internas e controláveis, mas que provocam condições desfavoráveis. As oportunidades e as ameaças são variáveis externas e não podem ser controladas, já que dependem de empresas concorrentes (OLIVEIRA, 2009, p.68).

A análise micro ambiental envolve alguns fatores que influenciam diretamente as empresas, como clientes, fornecedores, tendências e concorrentes.

Para Oliveira (2006), o microambiente é o ambiente da empresa que analisa os diversos fatores que são possíveis de identificar e também de avaliar a influência que proporcionam.

Segundo Wright, Kroll e Parnell (2000), o micro ambiente é definido como análise setorial, e destaca que a empresa deve encontrar um posicionamento no mercado que permita influenciar estas forças em seu benefício, e para isso, entender como funcionam, são elas: novos concorrentes, rivalidade dos concorrentes, produtos ou serviços substitutos, poder de barganha dos compradores e fornecedores.

Sendo assim, a análise microambiente proporcionará um diagnóstico sobre o comportamento dos clientes, poder de venda da empresa, suas tendências e a competividade dos seus concorrentes perante o mercado que a empresa está em inserida, bem como, a maneira que cada um interfere diretamente na empresa.

Sendo assim, a seguir será apresentado o diagnóstico relacionado a empresa em estudo, o qual, foi embasado através da Análise SWOT representada a seguir, onde está apresentado as principais forças, fraquezas, ameaças e oportunidades para a empresa Cleaning Services.

5.1.1 Análise SWOT (Matriz FOFA)

Quadro 4 – Análise SWOT

FORÇASProdutos/Serviços –Dispõe de produtos da melhor qualidade e dos melhores profissionais para prestarem os serviços.Diferencial no atendimento – Diferencia-se da concorrência através do relacionamento com seus clientes, sempre pensando na sua satisfação.Atendimento 24 horas – O maior diferencial da empresa em relação aos concorrentes está no atendimento extra horário, o qual pode acontecer nos finais de semana, feriados ou fora do horário comercial, sempre que houver uma emergência.Parcerias com construtoras – Existe parceria com empresas de construção habitacional as quais indicam a Cleaning Services para os proprietários das unidades habitacionais.Parcerias com concorrentes – Existe troca de favores com concorrentes. Engajamento – A equipe engajada em oferecer a melhor prestação de serviços.

OPORTUNIDADESCrescimento do mercado – A demanda por serviços de limpeza cresceu muito em virtude da falta de tempo das pessoas devido a sua vida profissional e pessoal.

FRAQUEZAS
Administração e contabilidade – Inexperiência nessas áreas. Programação e agendamento na prestação de serviços – A empresa falha nesse ponto importante.Veículos de suporte – Dispõe de apenas 1 veículo, o que dificulta o deslocamento da equipe.Compromisso–A equipe não cumpre o acordado com os clientes, devido ao fato de aceitarem mais serviços do que a capacidade de atendimento. Planejamento – Não existe qualquer iniciativa nesse sentido, nada escrito, nada formalizado.Alinhamento estratégico – Não existe estratégia, muito menos alinhamento estratégico.

AMEAÇAS
Concorrentes – Empresas há mais tempo no mercado e tradição.Poder de negociação – Empresas com capital social mais elevado, o que as coloca em situação de vantagem quando de negociações financeiras.Novidade – Empresas recém-criadas ou que começaram a fornecer o mesmo tipo de serviço/produto.

Fonte – Elaborada pelo autor com base na empresa em estudo.

5.2 Diagnóstico Da Análise SWOT

A partir do cruzamento das informações de FORÇAS, FRAQUEZAS, OPORTUNIDADES E AMEAÇAS da Cleaning Services, percebe-se que a empresa se encontra em meio a uma estratégia de CRESCIMENTO.

Entretanto, não se pode afirmar categoricamente que a empresa esteja pronta para esse tipo de estratégia. A principal razão é que, embora ela tenha muitos pontos fortes e o ambiente lhe ofereça boas oportunidades, na estratégia de CRESCIMENTO a empresa normalmente procura: lançar novos produtos e serviços que sejam inéditos ou que causem impacto no mercado, aumentar o volume de vendas e abrir novas frentes de trabalho. E esse não parece ser o caso da Cleaning Services. Pelo menos não é o que está revelado.

Nesse caso, a Cleaning Services estaria mais numa fase de transição entre MANUTENÇÃO e CRESCIMENTO, mas com boas chances de ingressar rapidamente nesta última. Ademais, as ameaças do ambiente não apresentam força suficiente para derrubar as oportunidades que lhe estão sendo oferecidas, muito menos as forças que a Cleaning Services possui, as quais são muito contundentes e podem perfeitamente sustentá-la no mercado.

As fraquezas da Cleaning Services são relevantes e devem ser mitigadas o quanto antes, especialmente no que se refere à falta de programação e agendamento nas prestações de serviços, falta de compromisso com os acordos e prazos combinados e falta de planejamento.

Pesa também contra a empresa a ausência de site na grande rede Internet, ferramenta esta que possibilitaria que potenciais clientes de outras cidades do país pudessem negociar com a Cleaning Services – fator que pode ajudar na aceleração do crescimento da empresa.

A principal estratégia de competição da empresa no mercado é a criação de um relacionamento fiel com seus clientes. O marketing dá nome a essa estratégia de “nicho de mercado”. É quando a empresa tenta dominar o segmento em que atua, concentrando seus esforços e recursos em preservar algumas vantagens competitivas, dedicando-se exclusivamente a um único produto (ou mix de produtos), ou único mercado, ou único negócio, seguindo o caminho do menor risco.

Conclui-se, portanto, que para a Cleaning Services tornar-se uma grande organização, que almeja o crescimento e seu desenvolvimento, ela deve adotar uma nova arquitetura organizacional. E isso deve passar, obrigatoriamente, pela mitigação de suas fraquezas, bem como pelo reforço de seus pontos fortes, aproveitamento as oportunidades que o mercado lhe oferece e neutralizando as ameaças do ambiente.

Para ela se tornar uma grande organização, não precisa muito, basta apenas observar as análises feitas na matriz SWOT e colocar tudo em prática. É muito importante que se trabalhe sob um planejamento estratégico, o que vai permitir um alinhamento sistêmico na organização.

Ressalta-se ainda, que os pontos fortes da Cleaning Services são os itens que a destacam da concorrência. Esses pontos devem ser pelo menos mantidos, melhor ainda se melhorados. Aliás, a busca pela melhoria contínua deve ser incessante, é sempre à luz de inovações.

Em soma, conclui-se que o estudo propiciou um maior conhecimento sobre a empresa Cleaning Services, e sobre a importância da gestão eficaz dentro das organizações, contribuiu para o desenvolvimento de competências do pesquisador que atuou não somente como mero observador da situação, mas sim como um agente transformador, onde poderá propor melhorias significativas na área estratégica da empresa.

CONCLUSÃO

No dia a dia muitas empresas percebem que os desafios e as ameaças com as quais se deparam, são também oportunidades para desenvolver soluções e abrir novos mercados para seus produtos. Diante de tantas dificuldades e incertezas no cenário empresarial, é cada vez maior o número de empresas que estão buscando ferramentas como planejamento estratégico, para auxiliar no processo gerencial.

Muito se fala, sobre o crescimento e a crise no mercado neste ramo de instituições financeiras, mas, no entanto a verdade é que existem grandes oportunidades de negócios que não estão sendo aproveitadas pelas empresas deste ramo, traçar estratégias diretamente relacionadas às ações da empresa frente ao mercado, são importantes para uma visão competitiva perante a concorrência, seus objetivos e formas de alcançar crescimento e lucratividade.

A partir da sua importância, o planejamento deve ser elaborado pelas principais lideranças da empresa e com o auxílio e comprometimento dos demais colaboradores, como forma de fortalecimento de ideias e intenções de maneira flexível. É essencial que as empresas utilizem o planejamento e que assim, consigam administrar, distribuir, reter e utilizar os seus recursos em todos os níveis na empresa: estratégico, tático e operacional. Com isso podem adquirir vantagem competitiva perante suas concorrentes.

Portanto, o resultado deste projeto poderá auxiliar os gestores em relação à administração da organização Cleaning Services e a futuros interessados no tema, possibilitando a compreensão do seu processo de planejamento estratégico e as suas ações estratégicas, auxiliando na tomada de decisão.

A análise micro ambiental envolve alguns fatores que influenciam diretamente as empresas, como clientes, fornecedores, tendências e concorrentes. Sendo assim, a análise microambiente proporcionará um diagnóstico sobre o comportamento dos clientes, poder de venda da empresa, suas tendências e a competividade dos seus concorrentes perante o mercado que a empresa está em inserida, bem como, a maneira que cada um interfere diretamente na empresa.

Sendo assim, foi apresentado o diagnóstico relacionado a empresa em estudo, o qual, foi embasado através da Análise SWOT representada a seguir, onde está apresentado as principais forças, fraquezas, ameaças e oportunidades para a empresa Cleaning Services.

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