ESTUDO DA IMPLEMENTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP EM UMA PRESTADORA DE SERVIÇOS INDUSTRIAIS

Engenharias, Volume 27 - Edição 128/NOV 2023 / 24/11/2023

Case study of a newly implemented ERP system at an industrial service provider

REGISTRO DOI: 10.5281/zenodo.10204438

Beatriz Negrão de Lima Garcia
Maria Nathiely Olicerio de Abreu
Monique de Sales da Silva
 Pedro Augusto Bencini Silva
Viviane Akemi Yogui
Orientador: Prof. Dra. Cláudia Terezinha Kniess

RESUMO

Por estarem em ambientes extremamente competitivos, muitas empresas buscam a implementação de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) visando competitividade dentro do mercado, apesar do seu custo elevado para a implementação, na manutenção do sistema e um longo tempo de adaptação dos funcionários. As empresas procuram através da implementação desses sistemas evitar falhas, automação e otimização dos processos, inovação e integração de todas as áreas da empresa. Este artigo tem como objetivo estudar o processo de implementação recente do sistema ERP em uma empresa prestadora de serviços de manutenção de máquinas industriais de pequeno porte, fundada em 2014 e localizada na Região Metropolitana de São Paulo e Alto Tietê do estado de São Paulo. Através de estudo de caso único, foram analisados dados primários e secundários, os quais permitiram analisar o impacto da implementação do sistema ERP por meio da percepção dos usuários. Os resultados demonstraram que a implementação foi positiva, sendo refletida no ganho de agilidade e segurança na realização de tarefas, integração e controle gerencial, embora tenha sido verificado que houve falta de planejamento do escopo ocasionando atraso na finalização do projeto, retrabalhos e custos não previstos. Sendo assim, é importante considerar a utilização de um sistema de gestão integrado ERP em empresas de pequeno porte, pois favorece a competitividade, inovação, automatização de processos, redução de riscos e custos por erros manuais, mas sendo primordial a mensuração do valor agregado com a implementação por conta do alto valor de investimento no sistema.

Palavras-chave: ERP, Implementação, Prestação de serviços, Vantagens, Desafios.

ABSTRACT

Since they are in extremely competitive environments, many companies seek the implementation of ERP systems aiming for competitiveness within the market, despite its high cost for implementation, the maintenance of the system, and the long adaptation time of the employees. Companies seek, through the implementation of these systems, to avoid failures, automation and optimization of processes, innovation, and integration of all areas of the company. This article aims to study the recent implementation process of the ERP system in a company providing maintenance services for small industrial machines, founded in 2014 and located in the Metropolitan Region of São Paulo and Alto Tietê in the state of São Paulo. Through a single case study, primary and secondary data were analyzed, which allowed analyzing the impact of implementing the ERP system through the perception of users. The results demonstrated that the implementation was positive and reflected upon the gain in agility and security while carrying out tasks, integration, and management control, although it was found that there was a lack of scope planning, causing delays in completing the project, rework, and unplanned costs. Therefore, it is important to consider the use of an integrated ERP management system in small companies, as it favors competitiveness, innovation, process automation, reduction of risks and costs due to manual errors, but it is essential to measure the added value with implementation due to the high investment value in the system.

Keywords: ERP, Implementation, Service provision, Advantages, Industry.

1. INTRODUÇÃO

Com o avanço da tecnologia, muitas empresas buscam implementar sistemas para viabilizar os processos dentro das organizações e aos poucos substituir o trabalho manual pela automatização. Um dos sistemas mais utilizados é o ERP, Enterprise Resource Planning, que é um Sistema Integrado de Gestão que gerencia os processos de todas as áreas com eficiência de uma organização sob uma única fonte de dados (PADILHA; MARINS, 2005). Apesar de seu custo elevado para implementação, diversas empresas de todos os portes passaram a adotar este sistema. Além do benefício da automação de processos, um dos grandes motivos pela procura por este tipo de sistema é a competitividade agregada dentro do mercado, já que segundo Meirelles (2023), em média 90% das empresas no Brasil já usam algum tipo de Sistema Integrado de Gestão.

O surgimento do ERP ocorreu inicialmente na indústria a partir das revoluções industriais devido à necessidade de atender a demanda de produção do mercado. Em meados de 1950 (fim da segunda guerra mundial), os planos de produção eram baseados apenas na carteira de pedidos, com excesso de demanda e demora na entrega. Porém, no início de 1960 esta situação chegou ao fim e a previsão da demanda tornou-se importante. Desse modo, houve o surgimento do MRP (“Planejamento de Necessidades de Materiais”) por Oliver Wight e Joseph Orlicky em 1975, com o objetivo de realizar o planejamento e controle de materiais de uma demanda dependente (PTAK; SMITH, 2021).

Já em meados dos anos 80, além dos materiais que já eram gerenciados, surgiram novas necessidades de planejamento para atender essa demanda: cálculo de mão de obra, compra de equipamentos, análise da capacidade de armazenamento, dentre outras. Todos esses pontos passaram a ser considerados para o planejamento de necessidades, viabilizando assim, o surgimento do MRP II (Planejamento de Recursos de Manufatura) (MARTINS; LAUGENI, 2005).

Com o aprimoramento tecnológico e aumento da capacidade de processamento dos computadores, o MRP II culminou no surgimento do atual ERP, que engloba a integração de todo o processo de fabricação, desde os materiais, até os recursos humanos e financeiros, possibilitando uma otimização de cadeia interna de uma organização (REZENDE; LEANDRO, 2012) sem a necessidade da utilização de ferramentas para controle manuais, como relatórios recorrentes de entradas e saídas de materiais, balanços financeiros escritos à mão e planilhas de Excel preenchidas manualmente.

Assim, visando centralização do controle da empresa, o sistema ERP tem como objetivo integrar todos os departamentos organizacionais, para melhor gestão de recursos e pessoas. Souza e Zwicker (2000) enfatizam que as organizações notaram que é necessário gerenciar melhor os processos dentro de sua cadeia de valor, a fim de diminuir custos e aprimorar o tempo de resposta com relação às características do mercado.

O software ERP interage de forma rápida com os setores e utiliza um grande banco de dados para armazenar o histórico de informações e obtê-las de maneira mais atualizada e completa para a gestão e tomada de decisões, e por abordar diversos nichos das empresas, os sistemas ERP possuem também opções de personalização para cada necessidade. A integração e a visão por processos de negócios surgem como meio potencializado para alcançar a eficiência e a sincronia das empresas no mercado competitivo global (MARTINS; BREMER, 2005).

Cada vez mais as empresas de pequeno porte abandonam a ideia de adequar-se a sistemas engessados devido à custos e notam a importância de implementar sistemas ERP que se adequem às suas necessidades, principalmente para buscar inovação e competitividade de mercado, e para isso é necessário atentar-se para construir um bom plano de implementação do sistema (FERREIRA et al., 2020).

1.2. OBJETIVO

O objetivo geral deste artigo é estudar o processo de implementação do sistema ERP em uma empresa prestadora de serviços de manutenção de máquinas industriais de pequeno porte.

Como objetivos específicos, destaca-se:

  • Identificar os principais desafios na implementação do sistema ERP no caso em estudo;
  • Propor melhorias para os problemas identificados na implementação do sistema ERP;
  • Otimizar os processos da empresa através da redução de trabalhos manuais;
  • Contribuir para a adesão do sistema por parte dos colaboradores e maior interação entre os departamentos.

1.3. JUSTIFICATIVA

Os avanços tecnológicos com relação à sistemas ERP levam a evoluções sucessivas dos desafios e fatores impactantes, dessa forma torna-se relevante academicamente estudar a experiência de uma empresa de pequeno porte ao implementar uma tecnologia inovadora, assim veremos na teoria os impactos da gestão da informação e do conhecimento (SOUZA et al., 2013).

Serão tratados também pontos relacionados à cultura organizacional, pois é importante levar em consideração o perfil dos colaboradores, já que impactará na adesão da ferramenta e manejo do sistema (FERREIRA; KUNIYOSHI, 2015).

Para a literatura, novos estudos devem ser desenvolvidos anteriormente e após a implementação de um sistema ERP, a fim de analisar teoricamente as barreiras e dificuldades do processo (BORGHI et al., 2021).

Na visão de fornecedores de sistemas ERP esta tecnologia influencia no alcance de benefícios tangíveis e estratégicos pelas empresas, além de sua importância para sobrevivência em um mercado cada vez mais competitivo, que implica na necessidade de maior agilidade em processos e tomadas de decisão (FERNANDES et al., 2017). Alinhando esses argumentos aos benefícios do ERP na visão empresarial (inovação, controle operacional, apoio às análises de benchmarking, transformação de cenário departamental simples ao proporcionar processos padronizados e eficientes) o mercado ERP expande exponencialmente (SOUZA et al., 2013).

Nogueira et al. (2020) tratam em seus estudos o não cumprimento, especialmente pelas empresas de pequeno porte, das etapas sugeridas pela literatura para a implementação de um sistema ERP. Além disso, os problemas existentes durante e após o processo não são descritos na metodologia técnica, como por exemplo a resistência de colaboradores em aderir ao novo sistema implementado. Ainda corroboram que, as pequenas empresas não mensuram ou desconhecem a complexidade de mudanças que a organização passará, mesmo reconhecendo a implementação como um processo crítico.

2. REFERENCIAL TEÓRICO

Neste item serão abordados os pilares teóricos que embasam a pesquisa: Enterprise Resource Planning (ERP), implementações de sistemas de gestão, sistemas de gestão em pequenas empresas e empresas de manutenção de máquinas industriais.

2.1. ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)

O presente tópico aborda a definição, importância, vantagens e desvantagens do sistema Enterprise Resource Planning (ERP). Refere-se também ao tipo específico de ERP armazenado em nuvem.

2.1.1. DEFINIÇÃO DE ERP

O sistema ERP é destinado para integrar todas as áreas da companhia, assim sendo uma plataforma única onde possui todas as informações necessárias para tomada de decisão de todos os colaboradores em tempo real (AGUIAR, 2022) através de Módulos de Estoque, cadeia de suprimento, controladoria, finanças, vendas e Recursos Humanos (FURINI, 2015).

O ERP é uma evolução dos sistemas de MRP e MRP II (Material Requirement Planning), esse aprimoramento foi necessário após as modernizações tecnológicas e econômicas, que se iniciaram no ano de 1970. (BORGHI et al., 2021). Trata-se de um sistema em constante atualização, pois suas funções visam atender todos os processos das empresas que estão em constante evolução para atender as necessidades do mercado referente a competitividade e obrigações legais. (ESTEVAM, 2014).

Para tornar a empresa mais competitiva no mercado é necessário a inovação em tecnologia, o sistema integrado de gestão ERP vem sendo importante para integrar todos os processos e informações da empresa em um único lugar. (PEREIRA, 2017).

O sistema ERP vem se tornando uma importante ferramenta para o processo de tomada de decisão, para tornar os processos mais automatizados, centralização, passagem de conhecimento e redução de custos (LUZURIAGA et al, 2018).

2.1.3. VANTAGENS DE ERP

É um sistema que prevê melhorias para as empresas por possuir, através de uma única base de dados, um fluxo único de informações, consistente e on-line, para apoiar nas orientações de negócios necessárias (AGUIAR et al., 2022) integrando toda a organização em um único sistema com todas as funcionalidades necessárias para o andamento da instituição (PADILHA; MARINS, 2005).

Como principais pontos de vantagens destaca-se os seguintes (SHIOSE et al., 2012):

  • Melhoria no cotidiano da empresa: Os responsáveis pela criação dos sistemas de ERP realizam pesquisas para entender todas as necessidades das empresas que utilizarão os sistemas, sendo assim o ERP é um sistema flexível conforme as necessidades da empresa, buscando melhoria nas demandas do cotidiano, que unifica todos os processos em um único sistema através de uma base de dados atualizada online pelos colaboradores, acabando com processos manuais e sistemas não integrados. Portanto, facilitam as tomadas de decisão por conta de o sistema possuir todas as informações em um único lugar, contribuindo com uma melhora nas análises de resultado de toda a empresa. Sendo assim, não é necessário análises apartadas de sistemas diferentes que dificultam a definição da melhor estratégia para o negócio;
  • Diminuição de repetições, erros/falhas, retrabalho e aumento na velocidade nos processos: Por se tratar de um sistema que unifica as bases de dados e funciona online, diminui a possibilidade de ocorrer erros de duplicidade de dados;
  • Como também integra todos os setores, é possível realizar atualizações simultâneas facilitando e acelerando os processos e as passagens de informações, com isso, diminui a probabilidade de erro nos lançamentos das informações e assim evita retrabalhos;
  • Satisfação: Devido a aceleração nos processos por conta do novo sistema, é possível atender com mais qualidade e rapidez os serviços aos clientes e facilitar a realização das demandas dos funcionários evitando retrabalhos desnecessários;
  • Análise de dados: a partir da utilização de Sistema ERP integrado ao Business Intelligence é possível extrair dados padronizados e utilizá-los em ferramentas de análise, possibilitando agregar os dados em uma única base e analisá-los de maneiras diversas com apoio de ferramentas como Power BI, Excel e Python.

2.1.4. DESVANTAGENS DO ERP

Foi identificado que o sistema ERP não é um sistema completo para a gestão total da empresa, pois para atender todos os setores é necessário a implementação de outros sistemas complementares que necessitam de mais recursos financeiros e tempo (MALANOVICZ, 2019).

Como principais pontos de desvantagens destacam-se os seguintes (SHIOSE et al., 2012):

  • Investimento e Tempo: A implementação demanda um longo tempo e é necessário também um investimento elevado;
  • Envolvimentos da empresa: Para implementar um sistema de ERP é necessário a dedicação total das equipes envolvidas, sendo assim sem atuação em outras demandas, também é necessário o envolvimento da diretoria para incentivar a utilização do novo sistema por parte dos colaboradores;
  • Mudança no Cotidiano: A implementação do sistema irá modificar a estrutura organizacional, mudando o dia a dia dos funcionários, podendo causar insatisfação e não aceitação por parte deles. Sendo necessário mais tempo para a realização de reuniões, treinamentos e capacitações para motivar e ensinar os colaboradores. Em alguns casos, certas empresas já possuem sistemas e estão realizando uma migração para sistemas mais completos, nesses casos além da dificuldade de mudança no cotidiano dos funcionários existe o problema de adaptação e integração entre os sistemas;
  • Criação de estrutura para ERP: A empresa necessita realizar uma estruturação que suporte o uso do sistema, com novos computadores, uma equipe responsável pelo suporte técnico e um encarregado em cada setor por atualizar as informações no ERP.

2.1.5. ARMAZENAMENTO EM NUVEM

O armazenamento de sistemas ERP em nuvem está em ascensão entre pequenas e médias empresas (PME) e estima-se que sua aderência no mercado deve aumentar cerca de 40% até 2025. (JÚNIOR; SANTOS, 2022).

Existem diversas vantagens para adoção dessa modalidade de armazenamento, como custos menores devido à considerável diminuição de gastos com hardwares e softwares, possibilidade de configurar backups automáticos, acesso por dispositivos diversos como IOS, Android e computadores convencionais, maior segurança e confidencialidade das informações, já que os dados são protegidos por criptografia, perspectiva inovadora de Tecnologia de Informação e Comunicação (TIC), possibilitando concorrências equitativas para o sucesso nos negócios. (ROSS; BLUMENSTEIN, 2015 e JÚNIOR; SANTOS, 2022).

Em contrapartida o armazenamento em nuvem traz desafios como dependência de acesso à internet, custos com mensalidade da plataforma de hospedagem e necessidade de gerenciamento minucioso de dados sensíveis, já que se não tratados adequadamente podem vazar informações confidenciais que impactam negativamente na reputação da empresa e em casos mais graves levam a processos cíveis (ELMONEM et al., 2016).

2.2. IMPLEMENTAÇÕES DE SISTEMAS DE GESTÃO

A implementação de um sistema de gestão integrado, além de ser caracterizado como um processo, é também uma transformação organizacional, pois para sua aplicação é necessário que a empresa realize uma reestruturação interna de estratégia, de cultura organizacional e adequações internas para que possa se obter a integração entre operação e gestão da informação. Além de mudanças internas organizacionais, tal implementação pode resultar também em mudanças nas relações externas com clientes e fornecedores, logo, consequentemente impacta nas decisões estratégicas (AGUIAR et al., 2022).

Para o planejamento de implementação do sistema integrado de gestão deve-se avaliar em conjunto com a estrutura e cultura organizacional existente e a capacidade dos colaboradores na utilização do sistema. A definição de metas e objetivo sobre o sistema de gestão é de extrema importância, e a decisão de implementação e as mudanças previstas devem ser comunicadas pela alta administração. Além disso, a escolha do tipo de sistema deve ser minuciosamente analisada a modo de que atenda adequadamente às necessidades e objetivos da organização a longo prazo (BORGHI et al., 2021).

Um bom planejamento e uma comunicação devidamente alinhada consequentemente resulta em economia de custos para a implementação, menor resistência em adesão à ferramenta, apoio às decisões estratégicas, aumento de competitividade e capacidade adaptativa da empresa (BORGHI et al., 2021).

2.2.1. PROCESSO DE IMPLEMENTAÇÃO DO ERP

Para levar as empresas a refletirem sobre a necessidade de implementação do sistema ERP, Mendes (2003) elaborou um roteiro para que assim fossem definidas as etapas de implementação, baseando-se nos modelos desenvolvidos por Zwicker (2000) e Corrêa (1998). O Quadro 1 apresenta a estrutura do roteiro constituído pelas partes A, B, C, D e E, subdividido em 15 etapas.

Quadro 1 – Estrutura do roteiro de implementação de um sistema ERP

PARTESETAPAS
A – AVALIAÇÃO SOBRE NECESSIDADE DO ERP1. Análise da situação atual
2. Análise Conceitual do ERP
3. Análise do ERP como solução
B – SELEÇÃO E ADEQUAÇÃO4. Análise dos processos da empresa
5. Seleção do sistema
6. Adequação
7. Análise de custo
C – IMPLEMENTAÇÃO DO ERP8. Definição da equipe de implementação
 9. Planejamento de atividades de implementação
10. Implementação dos módulos do ERP
D – CONSCIENTIZAÇÃO E TREINAMENTO11. Programação de palestras e seminários
12. Treinamento gerencial
13. Treinamento operacional
E – UTILIZAÇÃO14. Identificação de modificação no sistema
15. Feedback

Fonte: Mendes (2003)

Estas partes estão descritas a seguir (MENDES, 2003):

  • Avaliação sobre necessidade do ERP: tem como objetivo auxiliar a empresa a conduzir uma análise interna sobre sua situação atual, identificando problemas e pontos críticos e a forma como o sistema poderia ajudar na sua solução e analisar os conceitos de sistemas ERP’s para uma melhor compreensão;
  • Seleção e Adequação: nesta etapa, iniciam-se os contatos com fornecedores de sistemas ERP’s, através de visitas, reuniões e apresentações. Os objetivos da Seleção e Adequação são analisar as soluções disponíveis no mercado e selecionar aquelas que se adequem às particularidades e especificidades da empresa;
  • Implementação do ERP: os objetivos da Implementação do ERP são planejar as atividades de implementação e gerenciar a execução destas atividades;
  • Conscientização e treinamento: consiste na realização de palestras e treinamento para os usuários;
  • Utilização: compreende as etapas de uso do sistema e de identificação de alterações para se atender às mudanças nas regras de negócio.

2.2.2.  CONTRATAÇÃO DE CONSULTORIA ESPECIALIZADA

Na literatura existem diferentes concepções acerca da contratação de consultoria externa para implementação de sistemas ERP. Em alguns estudos entende-se que a consultoria proporciona experiência e agilidade necessárias para o sucesso do projeto, além de sua importância ao apoiar a escolha do melhor sistema ERP (ALMEIDA et al., 2016; BORGHI et al., 2021; FERREIRA; KUNIYOSHI, 2015; VIEIRA et al., 2023). Por outro

lado, os custos para o projeto podem ter um aumento significativo com a contratação de equipe externa, pois senão detalhada previamente, torna-se dificultosa a precificação deste serviço. Portanto, para evitar gastos inesperados é essencial determinar previamente os objetivos e conhecimentos necessários de cada parceiro contratado, impor cláusulas bem delimitadas em contrato acerca do projeto e estabelecer sinergia entre os colaboradores da empresa e a equipe de consultoria, a fim de compartilhar conhecimento e diminuir custos de horas a mais do pessoal externo (PADILHA; MARTINS, 2006).

2.2.3. OPORTUNIDADES E DESAFIOS DO SISTEMA ERP

Um sistema ERP oferece oportunidades valiosas para empresas, incluindo automação de processos, integração de dados, melhoria na tomada de decisões e atendimento ao cliente, redução de custos, gestão eficiente de estoque, conformidade

regulatória e segurança, maior produtividade dos funcionários, escalabilidade para suportar o crescimento, melhoria nas relações com fornecedores, estímulo à inovação e análises avançadas. Essas vantagens promovem eficiência, competitividade e crescimento sustentável (RODRIGUES, 2012).

Os Sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) representam uma ferramenta poderosa para empresas, oferecendo automação de processos, integração de dados e melhorias na tomada de decisões. Embora proporcionem oportunidades valiosas, sua implementação não é isenta de desafios. A resistência à mudança por parte dos funcionários, a complexidade da personalização, custos elevados, integração de dados complexa e a necessidade de capacitação contínua dos usuários são obstáculos comuns. Além disso, a manutenção adequada, a segurança dos dados e a escolha cuidadosa dos fornecedores também são essenciais para o sucesso a longo prazo dos sistemas ERP. Este trabalho explora esses desafios e destaca a importância da gestão eficaz de mudanças, do comprometimento da liderança e da seleção criteriosa de fornecedores para superar essas dificuldades. Ao enfrentar esses desafios de frente, as empresas podem maximizar os benefícios dos sistemas ERP, promovendo a eficiência operacional, a inovação e a competitividade no mercado (LIMA, 2006).

2.3.  SISTEMAS DE GESTÃO EM PEQUENAS EMPRESAS

Na década de 90 com o avanço tecnológico, as grandes empresas aderiram aos sistemas integrados de gestão, saturando o mercado destes softwares. Diante desse cenário, fornecedores de sistemas integrados focaram em estratégias para competir entre as pequenas e médias empresas (PEREZ et al., 2011).

Uma empresa de pequeno porte, de acordo com dados da SEBRAE (2021), possui faturamento anual entre R$360 mil a R$4,8 milhões. Caso a empresa se enquadre em comércio ou serviços, o número de funcionários deve ser entre 10 e 49; já as de indústria ou construção, o quadro de funcionários fica entre 20 e 99. Atualmente as micro e pequenas empresas (MPEs) são o maior setor de criação de novos empregos com carteira assinada no país. Em julho deste ano, aproximadamente 80% das vagas abertas no Brasil foram preenchidas pelos pequenos negócios. (MOURA, 2023) Apesar de um cenário favorável às pequenas empresas, a SEBRAE (2005) realizou um levantamento onde constatou-se que 29% das empresas paulistas encerram suas atividades antes do seu primeiro ano de atividade.

Diante desse contexto, as pequenas empresas devem se manter em constante inovação para que possam superar tais dados. Observa-se que, seguindo grandes organizações, as pequenas empresas são obrigadas a adotar medidas que acompanhem o crescimento de suas atividades. Uma delas é a adoção de sistemas integrados de gestão para controle organizacional, porém contando com baixos custos. (OLIVEIRA et al., 2010).

Outro ponto além de medidas que dão suporte à expansão do negócio, é a competitividade, pois a falta dela ocasiona a perda de posição no mercado. Atualmente a inovação é um dos fatores primordiais para a melhoria de desempenho, desenvolvimento e competitividade das organizações, pois contribui com a aquisição de novas tecnologias (FERREIRA et al., 2020).

2.3.1. DESAFIOS DE INVESTIMENTO X CUSTO DO ERP

Os Sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) oferecem inúmeras vantagens, mas o investimento e a implementação não são isentos de desafios. Este trabalho examina os obstáculos enfrentados pelas empresas ao adotar um ERP. Os custos iniciais, que incluem software, hardware, consultoria e treinamento, podem sobrecarregar o orçamento.

A escolha do fornecedor adequado é vital para o sucesso. Uma análise de custo- benefício detalhada, considerando não apenas os custos, mas também os benefícios operacionais e estratégicos, é essencial. Uma estratégia de gerenciamento de mudanças bem elaborada é fundamental para garantir a aceitação efetiva do sistema (ESTEVES et al., 2000).

2.4. EMPRESAS DE MANUTENÇÃO DE MÁQUINAS INDUSTRIAIS

A palavra Manutenção, derivada do latim manus tenere, significa “manter o que se tem”, sendo assim, segundo Almeida (2018) define-se como um conjunto de procedimentos técnicos necessários para manter o bom funcionamento e o reparo de máquinas, equipamentos, peças, moldes e ferramentas. A manutenção, além de atuar em operações, encaixa-se também na concepção de projetos, pois toda a disposição e acessibilidade de conjuntos devem obedecer a critérios para as operações de manutenções futuras (ALMEIDA, 2018).

Entre os tipos de manutenção, destaca-se (LEAL et al., 2020):

  • Manutenção Reativa ou Corretiva: segundo Tatsch (2010), consiste na manutenção não programada de um item, visando corrigir falhas e/ou defeitos detectados por uma tarefa programada;
  • Manutenção Preventiva: segundo Souza (2008), consiste na manutenção através de escopo de ações pré-determinadas antes do item apresentar falhas operacionais;
  • Manutenção Preditiva: segundo Nogueira (2012), esta manutenção é realizada nas próprias condições do item, prevendo as falhas dele.

No final da década de 80, com as exigências de aumento da qualidade dos produtos e serviços pelos consumidores, a manutenção passou a ser um elemento importante no desempenho dos equipamentos. As empresas industriais começaram a dar mais importância às máquinas e à sua manutenção. Este fator apresentou uma nova oportunidade de negócio, o da prestação de serviços em manutenção industrial (GARRET, 2012).

A atividade de manutenção é uma das áreas de maior relevância e crescente importância na indústria por colaborar diretamente no aperfeiçoamento e estabilidade do processo produtivo, que influencia diretamente na qualidade e segurança do produto. Entende-se que a manutenção preserva os investimentos realizados nos ativos pois responsabiliza-se pela disponibilidade deles, o que é de extrema importância nos resultados de capital de uma organização (PEREIRA, 2014).

3.  METODOLOGIA

A pesquisa pode ser caracterizada como do tipo descritiva com abordagem qualitativa. A estratégia de pesquisa adotada foi o estudo de caso único em uma empresa prestadora de serviços de manutenção em máquinas industriais (Yin, 2015).

Segundo Yin (2015) um estudo de caso define-se como uma pesquisa empírica que investiga um fenômeno contemporâneo, onde questões como “por que” e “como” são levantadas para o estudo com o objetivo de compreender os diferentes fenômenos sociais, onde os limites e o contexto não são claramente definidos. Além disso, o estudo de caso permite uma visão holística do caso a ser analisado, reforçando o caráter de pesquisa empírica conforme definido pelo autor.

O tipo de estudo de caso definido como descritivo trata-se de uma pesquisa que possibilita aos investigadores a descrição dos fenômenos contemporâneos dentro do contexto real. Este tipo de pesquisa tem como base várias fontes de evidências, e beneficia- se do desenvolvimento de proposições teóricas para condução da coleta e análise de dados (YIN, 2015).

Para a preparação do estudo de caso, Yin (2015) destaca a importância da investigação da coleta de dados para extração das informações relevantes, através de procedimentos fundamentados tais como antecipação de contatos com possíveis entrevistados, organização do material a ser utilizado como base, estabelecimento de cronograma da pesquisa e realização de estudos de casos pilotos, que podem antecipar situações durante a pesquisa. As fontes dos estudos de caso mais utilizados são documentos, registros em arquivos, entrevistas, observação direta e observação participante.

Para Yin (2015) é recomendável que se empregue múltiplas fontes de evidências, ou seja, que se realize a triangulação para que as conclusões do estudo de caso sejam mais convincentes e proporcionem maior confiabilidade ao processo de análise. Segundo o autor, os dados primários são aqueles coletados pelo pesquisador de forma direta utilizando seus próprios métodos e experiência e a partir daí serão analisados para obter conclusões. Já os dados secundários consistem em informações já coletadas por outros pesquisadores e que servem de referência para o estudo que está sendo desenvolvido (YIN, 2015).

3.1. ESTRUTURA DA PESQUISA

A realização da pesquisa trabalho seguiu o desenvolvimento do fluxo proposto na Figura 1, considerando a seleção bibliográfica para estruturação teórica, a elaboração de um roteiro entrevistas e análise de documentos disponibilizados pela empresa como objetos de estudo da coleta de dados, sendo sequenciados pela averiguação dos mesmos e sintetização dos resultados obtidos.

Figura 1 – Fluxograma de desenvolvimento do estudo de caso

Fonte: Elaborado pelos autores (2023)

3.2. CASO EM ESTUDO

A empresa escolhida para o estudo de caso é uma prestadora de serviços de manutenção em máquinas industriais de grande porte, como prensas, tornos, pontes rolantes e fresas, com atuação em áreas diversas, desde automotiva até a alimentícia. Fundada em 2014 e localizada na Região Metropolitana de São Paulo e Alto Tietê do estado de São Paulo, constitui de 07 funcionários, a qual caracteriza-se como empresa de pequeno porte conforme classificação do SEBRAE (2021).

Nesta empresa do estudo, foi implementado um sistema integrado de gestão empresarial conhecido como ERP para minimizar os impactos que a gestão manual causava na organização. O sistema implementado em setembro de 2020, foi desenvolvido pelo próprio Desenvolvedor Full Stack da empresa e os usuários participantes do projeto de implementação são os colaboradores que fazem o uso do sistema.

A Figura 2 apresenta a Elaboração de Proposta Comercial, desenvolvida com informações compartilhadas pela empresa, onde é descrito como funcionava o processo anterior à implementação do sistema ERP construído pela companhia. Nela pode-se observar o excesso de atividades manuais que corroboram para má comunicação entre as áreas e possíveis falhas, onde surgiu a necessidade de um sistema integrado de gestão.

Figura 2 – Elaboração de Proposta Comercial

Fonte: Elaborado pelos autores (2023)

3.2.1. COLETA DE DADOS PRIMÁRIOS

Como instrumento de coleta de dados primários, foram realizadas entrevistas síncronas semi-estruturadas de forma remota, através da ferramenta Google Meet junto aos colaboradores que participaram do processo de implementação do ERP. As entrevistas foram gravadas e transcritas a fim de reter o conteúdo, além disso, foram realizadas anotações sobre os principais pontos chaves de cada pergunta. Durante a entrevista, foram apresentadas 18 questões semiestruturadas sobre o processo de implementação e características do ERP aderido.

O protocolo de pesquisa está descrito no Quadro 2, construído com base nos estudos de Souza, Maciel e Dias (2020), Prettz, Silveira, Bertolini, Unha e Bigolin (2019) e Souza, Vasconcelos, Tavares, Carvalho e Guimarães (2019). Os estudos mencionados foram selecionados por conter objetivos semelhantes ao presente estudo de caso, o que possibilita a compreensão do impacto de uma implementação de um ERP.

Quadro 2 – Protocolo de pesquisa para a etapa de entrevista.

Fonte: Elaborado pelos autores (2023)

Os entrevistados pertencem aos departamentos de Direção, Comercial, Financeiro e TI. O Quadro 3 detalha o perfil dos sujeitos de pesquisa.

Quadro 3 – Perfil dos sujeitos de pesquisa.

Fonte: Elaborado pelos autores (2023)

3.2.2. COLETA DE DADOS SECUNDÁRIOS

De modo complementar às entrevistas, realizou-se a análise documental a partir dos documentos disponibilizados pela empresa. Foram analisados documentos de fundamentação técnica e arquivos de controles de processos internos. A análise documental foi utilizada como uma técnica complementar, validando e aprofundando dados obtidos por meio de outros procedimentos como, entrevistas, questionários e observação (JUNIOR, Eduardo Brandão Lima et al., 2021), corroborando o embasamento e evidenciamento das informações coletadas anteriormente nas entrevistas. No Quadro 4 estão descritos os documentos analisados e seus respectivos conteúdos.

Quadro 4 – Documentos analisados na pesquisa.

Fonte: Elaborado pelos autores (2023)

3.3. ANÁLISE DE DADOS

O processo de análise de dados ocorreu após a coleta dos mesmos. De acordo com Teixeira (2003), a análise dos dados tem como objetivo organizar e resumir os dados que deem entendimento e significado ao problema da investigação. Este processo consolida, limita e interpreta o que as pessoas disseram e o que o pesquisador viu e leu.

As respostas das entrevistas semiestruturadas foram analisadas através das transcrições das entrevistas, as quais foram compiladas em quadro sínteses com os dados mais relevantes informados pelos entrevistados de cada pergunta. Utilizou-se como base a técnica de Análise de Conteúdo, bastante difundida em pesquisas com abordagem qualitativa (BARDIN, 2011).

A análise conjunta de dados primários e secundários foram realizados por meio da triangulação explicada por Yin (2015), que se baseia em múltiplas fontes de evidência a fim de proporcionar maior confiabilidade na conclusão do estudo de caso.

4. RESULTADOS E DISCUSSÃO

Neste item serão abordados os resultados das entrevistas na percepção de cada entrevistado, bem como as discussões e principais resultados da análise de cada questão em conjunto com o embasamento teórico.

4.1. IMPLEMENTAÇÃO DO SISTEMA ERP

A análise de resultado da implementação do sistema de ERP foi baseada na entrevista com 5 colaboradores da empresa, que participaram de todo o processo, sendo dois analistas, um desenvolvedor, um gerente e um diretor. A seguir serão apresentados os resultados das entrevistas com os sujeitos da pesquisa de acordo com os dois eixos de protocolo de pesquisa.

4.1.1.  FUNCIONALIDADES

No quadro 5 apresenta as funcionalidades do sistema por meio da percepção dos entrevistados.

Quadro 5: Funcionalidades do ERP na percepção dos entrevistados.

Fonte: Dados da Pesquisa (2023)

Com os dados obtidos através da entrevista, observa-se que a empresa optou por criar o sistema ERP próprio com um desenvolvedor de TI junto com envolvimento de colaboradores da empresa, para possuir autonomia de ter um sistema apenas com as

funcionalidades necessárias. Os colaboradores participaram de todo processo de criação com o conhecimento do que era necessário ter no sistema e para apoiar em testes de funcionalidades no dia a dia, A implementação teve como objetivo integrar todas as áreas da empresa, sendo elas: departamento financeiro, recursos humanos, comercial e estoque.

A participação de todos os colaboradores é uma etapa primordial na implementação, para eliminar discrepâncias entre o que é indispensável e o que é desnecessário no ERP. Com a visão dos funcionários é possível entender o que será necessário para mudar no sistema ou o que será necessário alterar no cotidiano das atividades (REZENDE; LEANDRO, 2011).

4.1.2. PERÍODO DE IMPLEMENTAÇÃO

No quadro 6 descreve a informação de quanto tempo demorou para a implementação do sistema ERP.

Quadro 6: Tempo de tomada de decisão à implementação na percepção dos entrevistados

Fonte: Dados da Pesquisa (2023)

Os tempos informados por todos os entrevistados foram iguais, assim verificou-se que o processo de implementação não foi longo, sendo cerca de 4 meses. A etapa mais demorada identificada nas declarações foi reunir todos os colaboradores para entendimento do que seria necessário haver no sistema. Por tratar-se especificamente de uma empresa de pequeno porte, segundo SOUZA (2005) o período de implementação de sistemas ERP leva em média de três até seis meses.

4.1.3. ALTA GESTÃO

O quadro 7 apresenta como ocorreu a comunicação entre a direção da empresa e a equipe de implementação com a organização para apresentar o projeto de implementação.

Quadro 7: Processo de comunicação na percepção dos entrevistados

Fonte: Dados da Pesquisa (2023)

Os entrevistados foram unânimes quanto à clareza que a alta gestão trouxe para o tema, relacionada à importância e aos benefícios esperados com a implementação do novo sistema de gestão integrada, inclusive para a criação do sistema, pois conforme constatado, diversos colaboradores foram consultados.

Como analisado, é fundamental os principais executivos da empresa possuírem total conhecimento do sistema a ser implementado e a cada etapa do processo, para dar clareza ao time e apoiar nas tomadas de decisões, para garantir o sucesso do projeto (FONSECA; SANTOS, 2019).

4.1.4.  NOVOS EQUIPAMENTOS

O quadro 8 evidencia a necessidade da empresa em adquirir equipamentos para ser viável a implementação do sistema.

Quadro 8: Necessidade de novos equipamentos após a implementação, na percepção dos entrevistados.

Fonte: Dados da Pesquisa (2023)

Por meio das respostas obtidas, constatou-se que se fez necessária a aquisição de aparelhos celulares para uso do módulo de ponto digital. Porém, para economia de recursos financeiros com infraestrutura, houve a escolha da alternativa de sistema híbrido com utilização de armazenamento em nuvem (Cloud Computing), evitando gastos e risco de perda de informações por lidar com servidores internos que ficam alocados em um espaço físico passível de danos e extravios (JUNIOR; SANTOS, 2022).

4.1.5. ACEITAÇÃO DOS FUNCIONÁRIOS

O quadro 9 apresenta as informações sobre o treinamento aos funcionários e as dificuldades na utilização do sistema.

Quadro 9: Treinamento do sistema implementado na percepção dos entrevistados

Fonte: Dados da Pesquisa (2023)

De acordo com as respostas obtidas, todos os colaboradores tiveram treinamento para uso do novo sistema implementado, porém notou-se que houve resistência por parte de alguns funcionários, o que impactou nos resultados da utilização do sistema na área cujo colaborador demonstrou pouco interesse pela inovação.

A resistência observada é caracterizada pela mudança nas rotinas de trabalho, aos funcionários não estarem habituados ao uso de um sistema de gestão integrada, não confiança nas informações obtidas no sistema e falta de padronização nos processos (BORGHI et al., 2021).

4.1.6. INVESTIMENTO EM TECNOLOGIA

No quadro 10 é apresentada a estratégia utilizada para obtenção de melhores resultados.

Quadro 10: Obtenção de investimento em tecnologia na percepção dos entrevistados

Fonte: Dados da Pesquisa (2023)

As respostas dos entrevistados convergiram que a aquisição de uma nova tecnologia como a adoção de um sistema ERP contribui para o crescimento e competitividade da empresa, além de colaborar com a otimização das atividades do dia a dia.

Para ser realizado o investimento em tecnologia na implementação de sistema ERP na empresa deve-se procurar embasamentos nos benefícios almejados e compreender o sistema como um auxílio nos processos nas atividades dos funcionários e não ser responsável por demissões devido a diminuição dos trabalhos manuais. (REZENDE; LEANDRO, 2011).

4.1.7. MENSURAÇÃO

No quadro 11 mostra a mensuração do valor agregado do sistema.

Quadro 11: Valor agregado após a implementação na percepção dos entrevistados

Fonte: Dados da Pesquisa (2023)

De acordo com as respostas do quadro, nota-se que, com exceção de um colaborador, todos responderam que ainda não foi possível mensurar o valor agregado do sistema pois o projeto ainda não foi totalmente finalizado para alguns departamentos.

A implementação não foi finalizada e consequentemente não ocorreu mensuração por conta de diversas mudanças de escopo e erros sistêmicos. As mudanças de escopo ocorreram, pois, ao colocar em prática as funcionalidades escolhidas percebeu-se que o processo não era muito proveitoso, gerando dúvidas e pouco ganho de tempo na realização das tarefas.

Como observado, a empresa não realiza um monitoramento do valor agregado com a implementação do sistema integrado de gestão de forma recorrente, os colaboradores vêm percebendo a melhora na execução das atividades. (FURINI et al., 2015)

4.2. CARACTERÍSTICAS DO SISTEMA ERP

A seguir serão apresentados os resultados das entrevistas com os sujeitos da pesquisa sobre as características do sistema ERP implementado.

4.2.1. GANHOS NA IMPLEMENTAÇÃO DO SISTEMA

O quadro 12 aborda os ganhos da empresa depois da implementação do ERP.

Quadro 12: Ganhos após a implementação do sistema na percepção dos entrevistados

Fonte: Dados da Pesquisa (2023)

A partir das respostas analisadas percebe-se uma variação na percepção de cada entrevistado, o que pode estar atrelado ao fato de que alguns deles têm foco somente em um módulo do sistema de acordo com sua área de atuação e nível de assiduidade na utilização do sistema e acompanhamento do projeto. Além disso, é possível notar que o sistema ainda não está finalizado, com isso os entrevistados ainda não possuem percepções definidas de todos os ganhos, devido as mudanças de escopo nos processos que foram geradas pelo projeto. No entanto os ganhos já notados pelos entrevistados foram a padronização e consolidação de informações, o que evidencia que para serem percebidos ganhos é necessário que os usuários estejam confortáveis com o uso por um longo prazo do novo sistema.

4.2.2. DESPESAS RELACIONADAS A IMPLEMENTAÇÃO DO SISTEMA ERP

O quadro 13 demonstra se houve redução de despesas com o sistema recém implementado.

Quadro 13: Redução de despesas após a implementação do sistema na percepção dos entrevistados

Fonte: Dados da Pesquisa (2023)

Como o projeto não foi concluído, observa-se pela maioria das respostas dos entrevistados que até o momento não foi possível notar uma redução de despesa, e sim um aumento, como o armazenamento em nuvem. Em contrapartida, o desenvolvedor cita ganhos significativos, porém mais voltado para os benefícios gerais que o sistema ERP pode trazer para a empresa futuramente, a depender da eficiência do sistema e se atenderá a todas as necessidades e expectativas da empresa.

4.2.3. EXPECTATIVAS SOBRE O SISTEMA ERP

No quadro 14 os entrevistados evidenciam suas opiniões sobre suas expectativas com a implementação e se elas foram atendidas.

Quadro 14: Expectativas atendidas sobre o sistema implementado na percepção dos entrevistados

Fonte: Dados da Pesquisa (2023)

Nota-se nas declarações dos entrevistados que o sistema está avançando para atender todas as expectativas esperadas, como é um sistema ainda em construção muitas funcionalidades estão em processo de melhoria a partir de feedbacks dos colaboradores. Percebeu-se que por ser um sistema próprio criado a partir das necessidades da empresa, os módulos que estão finalizados e devidamente testados, estão apoiando nas atividades do cotidiano e atendendo as expectativas.

Com base nas expectativas esperadas com a implementação de um sistema ERP, percebe-se que as empresas estão focadas em otimizar os processos com mais controle, agilidade e redução de gastos. (AGUIAR et al, 2022)

4.2.4. AUMENTO DE EFICIÊNCIA

No quadro 15 aborda a eficiência e ganho de velocidade nas rotinas de trabalho.

Quadro 15: Ganho em eficiência e velocidade após o sistema implementado na percepção dos entrevistados

Fonte: Dados da Pesquisa (2023)

Analisando as respostas, observa-se que todos os entrevistados foram unânimes em concordar que houve aumento de eficiência e velocidade na rotina de trabalho em que os módulos foram implementados. Nota-se também o início da prática sustentável com o novo sistema, que é a redução de documentos em papel no cotidiano da empresa. A implementação traz a adoção de melhores práticas de negócio, apoiadas pelas funcionalidades dos sistemas, que resultam em ganhos de produtividade e em maior velocidade de resposta da organização (PADILHA; MARTINS, 2006).

4.2.5. FONTE DE INFORMAÇÃO CONFIÁVEL

O quadro 16 apresenta a opinião dos entrevistados sobre a confiabilidade das informações fornecidas pelo sistema.

Quadro 16: Confiabilidade de informações na percepção dos entrevistados

Fonte: Dados da Pesquisa (2023)

Observa-se que as respostas dessa questão foram unânimes no que diz respeito à confiabilidade dos colaboradores às informações fornecidas pelo sistema, sendo reforçado o modo de condução da implementação para garantia da confiança das informações, ainda que realizadas observações ao fator gerador das informações, o input manual de dados. Tal unanimidade corrobora com estudos de Aguiar, Alves e Ceolin (2022) que confirma que

informações obtidas com maior presteza, fortalece a posição competitiva da empresa frente aos seus concorrentes.

4.2.6. OPORTUNIDADES E DESAFIOS

O quadro 17 apresenta as oportunidades e desafios do sistema ERP.

Quadro 17: Oportunidades e desafios do sistema implementado na percepção dos entrevistados

Fonte: Dados da Pesquisa (2023)

Com base nas respostas, percebe-se que são variadas as percepções quanto às oportunidades e desafios oferecidos pelo sistema. Foram abordadas oportunidades sistêmicas como parametrização, integração e centralização de dados, o que demonstra a preocupação dos colaboradores com melhorias de desempenho para o sistema. Para os desafios, os colaboradores abordaram questões de adequação de cultura e utilização da ferramenta, demonstrando os impactos da adaptação nas atividades a partir do uso do sistema.

Diante do exposto, os resultados da questão evidenciam o estudo de Borghi, Endo, Lucion e Seramim (2021) em que apesar das oportunidades encontradas durante o processo de implementação do sistema tais como integração da empresa, padronização e centralização de informações e dados em tempo real, houve um grande desafio que foi a mudança de cultura organizacional para adesão ao uso do novo sistema implementado.

4.2.7. FORNECEDORES E CLIENTES

No quadro 18 nota-se que houve maior eficácia na integração com fornecedores, clientes e colaboradores.

Quadro 18: Integração com fornecedores, clientes e colaboradores no sistema na percepção dos entrevistados

Fonte: Dados da Pesquisa (2023)

Quando se fala sobre clientes e fornecedores, entende-se a partir das respostas dos entrevistados, que o sistema está em desenvolvimento para integrar novos módulos específicos para os mesmos, mas os demais módulos já criados conseguem estabelecer uma melhor integração, comparado com antes, visto que é possível ter uma visão total da empresa, e realizar um gerenciamento dos serviços prestados. Sobre os colaboradores, as respostas são positivas já que a empresa está totalmente integrada para apoiar nas atividades e facilitar o cotidiano. Este resultado evidencia o estudo de Rezende e Leandro (2012), o qual constata que o ambiente organizacional assume um novo modelo de gestão, onde a administração interna toma novos formatos, contribuindo com a agilidade e valor agregado aos negócios. Além da gestão interna, a interação com os clientes e relacionamento com fornecedores estão incluídos neste novo formato de gestão após a implementação de um sistema ERP.

Analisando o perfil da empresa escolhida para o estudo de caso, nota-se que mesmo após dois anos e cinco meses de implementação do sistema (não finalizado), surgirão custos adicionais, pois há necessidade de criação de novos módulos que possam sanar problemas identificados somente após o início da utilização do sistema, treinamento dos colaboradores e armazenamento em nuvem (método escolhido pela empresa). Tais custos podem impactar negativamente a saúde financeira da empresa e a eficácia do sistema ERP, pois deveriam ser previamente calculados no escopo do projeto, dando apoio ao processo de implementação.

Por ser uma implementação de sistema realizada em setembro de 2020, junto a ela foram identificados os problemas descritos a seguir:

  • Custo de implementação, eficiência e complexidade de utilização;
  • Erros sistêmicos contínuos durante a operação e demora na solução desses erros;Não aceitação do sistema ou resistência a sua utilização por parte dos funcionários;
  • Falta de treinamentos aos funcionários;
  • Falta de interação entre funcionários e desenvolvedores
  • Tempo de implementação excessivo;
  • Dificuldade e alto custo na criação de novos módulos (customização);
  • Anseios por benefícios nem sempre alcançados.

Com as entrevistas, foi analisado como principais desvantagens no uso do ERP a falta de escopo, alto custo, atraso na implementação, erros sistêmicos e complexidade de manutenção do sistema. E como vantagens, maior agilidade e confidencialidade, redução de erros, redução de trabalho manual, maior integração da empresa, melhor controle gerencial, informações em tempo real e apoio nas tomadas de decisões.

Como oportunidades de melhorias propõe-se a utilização de uma consultoria especializada em treinamento de sistema de gestão integrada viabilizando o desenvolvimento organizacional e criação de novos módulos para atender as necessidades corporativas como um específico para guarda de documentos importantes, centralizando todos em uma única fonte de dados.

5. CONCLUSÕES

Com base em um estudo de caso único, foram analisados dados primários e secundários, obtidos por meio de pesquisas bibliográficas, documentos disponibilizados pela empresa e entrevistas síncronas via Google Meet com os usuários. Com isso, foi atingido o objetivo geral deste artigo de estudar o processo de implementação do sistema ERP em uma empresa prestadora de serviços de manutenção de máquinas industriais de pequeno porte. Os objetivos específicos de identificar os principais desafios, propor melhorias para os problemas, otimizar os processos e contribuir para a utilização do sistema foram alcançados através da análise das respostas obtidas nas entrevistas realizadas com os colaboradores que utilizam o sistema e apoiaram na construção do mesmo.

Após as análises dos dados, identificou-se como principais dificuldades na implementação do sistema ERP: falta de planejamento do escopo, alto custo por falha no planejamento inicial na escolha de sistemas de nuvem contratados, atraso na implementação gerando lentidão para alcançar o esperado, falta de treinamento para devida utilização do novo sistema, resistência no uso do novo sistema por conta dos colaboradores estarem habituados a processos manuais, erros sistêmicos com demora na resolução das falhas e complexidade de criação de novos módulos.

Como benefícios foram identificados a realização das tarefas com maior agilidade e confidencialidade, redução de erros e falhas no processo devido à redução de trabalho manual, integração da empresa, melhor controle gerencial por conta da centralização de todas as informações em um único lugar, consolidação da governança corporativa, informações em tempo real do andamento dos processos e apoio nas tomadas de decisões estratégicas da empresa.

As oportunidades de melhorias propostas são a criação de um novo módulo GED que tem como finalidade guardar documentos importantes da empresa como procedimentos operacionais, políticas organizacionais e normativos, todos centralizados em uma única fonte de dados trazendo padronização de processos e corroborando para o compartilhamento de informações pertinentes a cada área de forma ágil e prática. Também foi possível constatar a necessidade de desenvolver o clima organizacional a fim de proporcionar melhor relação entre as áreas e colaboradores e fornecer treinamentos para um aproveitamento adequado das funcionalidades do sistema. Recomenda-se a contratação de uma consultoria especializada para adequação do escopo, visando garantir maior assertividade na implementação e redução de custos com retrabalhos.

Como ampliação da pesquisa, o presente artigo pode ter continuidade com o estudo de múltiplas empresas, cujo sistema de gestão, ramo de atuação e porte sejam semelhantes.

Conclui-se que é que importante considerar a utilização de um sistema de gestão integrado ERP em empresas de pequeno porte, pois favorece a competitividade, inovação, automatização de processos, redução de riscos e custos por erros manuais, mas sendo primordial a mensuração do valor agregado com a implementação por conta do alto valor de investimento no sistema. Nota-se também a relevância em um planejamento e comunicação de migração de sistemas para reduzir os impactos nos processos cotidianos.

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