DEVELOPMENT OF STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE FOR RECORDING MEDICATIONS ACCORDING TO SVS/MS ORDINANCE 344/98.
REGISTRO DOI: 10.69849/revistaft/dt102025021131129
Denise Ramos Velozo dos Santos1
Anderson Matheus Silva Ferraz2
RESUMO
Este estudo aborda a responsabilidade do Farmacêutico na gestão de medicamentos controlados, conforme a portaria no 344 de maio de 1998. O cenário de pesquisa é o Pronto-Socorro do Jardim Jacira, localizado em Itapecerica da Serra-SP. A necessidade de padronizar os registros manuscritos em livros na Farmácia Satélite e na Farmácia Hospitalar levou à criação de um Procedimento Operacional Padrão (POP). Esta proposta de trabalho emerge da interpretação de cada profissional Farmacêutico frente à legislação de escrituração dos medicamentos controlados. Dessa forma, aprimorou-se o procedimento para registros de dispensação, perdas e aquisição relacionada a esses medicamentos. Os resultados desta pesquisa destacam a importância da padronização dos processos de controle de medicamentos controlados em unidades de saúde, contribuindo para a eficiência operacional e garantindo a conformidade com as normas estabelecidas pela portaria n° 344/98. Além disso, a documentação desse procedimento está em conformidade com as Boas Práticas Farmacêuticas definidas pela RDC no 44/09, fortalecendo a gestão de medicamentos nessas instituições.
Palavras-chave: controle; procedimento operacional padrão; farmácia.
SUMMARY
This study addresses the responsibility of the Pharmacist in the management of controlled medications, according to Ordinance No. 344 of May 1998. The research setting is the Emergency Room of Jardim Jacira, located in Itapecerica da Serra-SP. The need to standardize handwritten records in the Satellite Pharmacy and the Hospital Pharmacy led to the creation of a Standard Operational Procedure (SOP). This work proposal emerges from the high turnover of Pharmacists in the institution, each following different methods. Consequently, there was no documented procedure for recording dispensations, losses, discrepancies, purchases, or any other legal activity related to these medications. The results of this research emphasize the importance of standardizing the processes for controlling controlled medications in healthcare units, contributing to operational efficiency and ensuring compliance with the regulations established by Ordinance No. 344/98. Furthermore, the documentation of this procedure complies with Good Pharmacy Practices defined by RDC No. 44/09, strengthening medication management in these institutions.
Keywords: control; standard operational procedure; pharmacy.
INTRODUÇÃO
Os medicamentos controlados são aqueles que possuem substâncias com potencial de causar dependência física ou psíquica, ou que podem ser utilizados indevidamente para fins ilícitos. Por este motivo, esses medicamentos estão sujeitos a um rigoroso controle sanitário, que visa garantir a sua qualidade, segurança e eficácia, bem como prevenir o seu uso abusivo ou desvio de finalidade. A Portaria SVS/MS no 344/98 é a norma que regulamenta o controle de medicamentos controlados no Brasil, estabelecendo as regras para a sua produção, distribuição, dispensação, prescrição, armazenamento e escrituração (BRASIL, 1998).
O farmacêutico é o profissional responsável pela gestão dos medicamentos controlados nas farmácias, sejam elas públicas ou privadas, hospitalares ou comunitárias. Ele deve assegurar que os medicamentos controlados sejam dispensados somente mediante receita adequada, que contenha todos os dados exigidos pela legislação, e que sejam retidos na farmácia para fins de fiscalização. Além disso, ele deve manter um registro atualizado de todas as entradas e saídas desses medicamentos, seja por meio de livros de escrituração ou por sistemas informatizados, como o Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados (SNGPC) (SILVA; FERREIRA; SILVA, 2017).
O controle de estoque e a escrituração de medicamentos controlados são atividades essenciais para o exercício da farmácia, pois permitem monitorar o consumo desses medicamentos, evitar perdas ou extravios, aperfeiçoar o espaço físico e o capital investido, além de atender às exigências legais e sanitárias. Um controle de estoque e uma escrituração eficiente contribuem para a promoção do uso racional dos medicamentos controlados, evitando a automedicação, a intoxicação, a dependência ou o tráfico dessas substâncias. Desta forma, o farmacêutico deve estar capacitado para realizar essas atividades com competência e responsabilidade (OLIVEIRA; SILVA; SOUZA, 2019). O Pronto-socorro Dr. Álvaro Fernandes conta com uma farmácia hospitalar interna e uma farmácia satélite externa, que fornecem serviços de dispensação de medicamentos conforme a Relação Municipal de Medicamentos Essenciais (REMUME) do município (ITAPECERICA DA SERRA, 2019). Devido à grande demanda de medicamentos dispensados, as farmácias necessitam de atualizações constantes que orientem a execução de forma eficaz das atividades de controle dos medicamentos regulados pela Portaria nº 344/98. Diante dessa necessidade, é essencial a elaboração de Procedimentos Operacionais Padrões detalhados e eficazes nas farmácias, esses procedimentos servirão como guia essencial para os farmacêuticos responsáveis pela escrituração, conforme determina a portaria n° 344/98. Além disso, eles se alinham com a Resolução da Diretoria Colegiada n° 44, de 17 de agosto de 2009, que dispõe sobre Boas Práticas Farmacêuticas para o controle sanitário do funcionamento, dispensação e comercialização de produtos e a prestação de serviços farmacêuticos em farmácias e drogarias, além de abordar outras questões relevantes nesse contexto. (BRASIL, 2009).
METODOLOGIA
Foi realizada uma revisão detalhada da literatura relacionada à regulamentação de escrituração de medicamentos sujeitos a controle especial no Brasil, e na criação de manuais como procedimento operacional padrão.
Da coleta de dados e informações, foi levantado informações relevantes junto à equipe farmacêutica e administrativa do pronto socorro em questão, incluindo dados sobre a movimentação de medicamentos controlados, procedimentos existentes, fluxogramas e desafios enfrentados no gerenciamento dessas substâncias. O Procedimento Operacional Padrão descreve de forma detalhada os procedimentos para registrar a entrada e saída de medicamentos sujeitos a controle especial, incluindo passos específicos, responsabilidades da equipe, materiais necessários e medidas de segurança.
Criar um Procedimento Operacional Padrão (POP) para farmácias requer uma abordagem detalhada e organizada, garantindo que as operações sejam realizadas com segurança e eficiência.
Passo 1: Identificar o Processo ou Atividade
No início, é fundamental identificar o processo ou atividade específica que deseja documentar. o primeiro passo na criação de um POP é determinar qual processo ou atividade requer padronização (BARBÉ et al., 2016).
Passo 2: Coletar Informações Detalhadas
Revisar documentos e reunir informações detalhadas sobre o processo, envolvendo os funcionários que o executam. BARBÉ et al. (2016) diz ” Um POP deve ser redigido por uma pessoa que conheça o procedimento e, se possível, pela equipe que seguirá as instruções “. Isso pode incluir entrevistas, observações e análise de documentos existentes.
Passo 3: Estruturar o Documento
O POP deve incluir um layout, legibilidade, compreensibilidade, introdução, uma descrição do processo, os passos a serem seguidas, precauções de segurança e instruções de resolução de problemas, isso tornará o documento fácil de seguir para os funcionários (BARBÉ et al., 2016).
Passo 4: Definir Responsabilidades
Atribua responsabilidades claras para cada etapa do processo. A definição de responsabilidades é primordial para garantir que cada funcionário saiba o que é esperado dele em cada etapa do processo (NBR ISO 9000/2015)
Passo 5: Revisão e Aprovação
Submeta o POP para revisão e aprovação. Como observado a revisão por parte dos profissionais de farmácia e a aprovação pela gerência são etapas críticas para garantir a precisão e a relevância do POP (BARBOSA, et al., 2011)
Passo 6: Treinamento dos Funcionários
Implemente um programa de treinamento e reciclagem para garantir que todos os funcionários estejam familiarizados com o POP e para que órgãos como ANVISA possam validar esse processo (BARBOSA, et al., 2011).
Passo 7: Manutenção e Revisão Contínua
Lembre-se de que os procedimentos operacionais devem ser dinâmicos e revisados regularmente para refletir as melhores práticas e as mudanças regulatórias (Barbé et al., 2016).
Esta metodologia será utilizada como estrutura para o desenvolvimento dos procedimentos presentes neste trabalho, fornecendo uma abordagem sistemática para descrever a criação do Procedimento Operacional Padrão relacionado à escrituração de medicamentos sujeitos a controle especial em um órgão público, de acordo com a Portaria nº 344/1998.
RESULTADOS E DISCUSSÃO
A Portaria nº 344 de 12 de maio de 1998 emitida pelo Ministério da Saúde, tem como objetivo regulamentar a produção, comércio, prescrição e uso de substâncias controladas no Brasil, garantindo a segurança, eficácia e controle rigoroso desses medicamentos. A escrituração em livro de medicamentos sujeitos a controle especial, conforme estabelecido pela portaria, é uma prática fundamental no gerenciamento de medicamentos em estabelecimentos de saúde (BRASIL, 1998).
Nesse contexto, a escrituração é o ato de registar todas as movimentações dessas substâncias em um livro específico, conforme previsto pela portaria e deve ser realizada de forma meticulosa, registrando detalhes como nome do medicamento, quantidade, lote, validade, data de entrada e saída, prescritor, paciente e finalidade. É importante destacar que a escrituração é uma exigência legal e tem implicações significativas na gestão de medicamentos controlados, permite o monitoramento rigoroso do estoque, rastreio, identificação de desvios e roubos, além de auxiliar na garantia do uso seguro dessas substâncias (AMÉLIO, 2015).
Conforme estipulado pelo artigo 62 da portaria n° 344/98, é uma obrigatoriedade para qualquer estabelecimento, entidade ou órgão oficial que se envolva na produção, comercialização, distribuição, beneficiamento, preparação, fracionamento, dispensação, extração, fabricação, transformação, embalagem, reembalagem, armazenamento ou manipulação de substâncias ou medicamentos regulados por este regulamento técnico e suas revisões deve manter e manusear registros escritos, no próprio estabelecimento, visando facilitar a fiscalização e o controle, conforme disposto na legislação vigente (BRASIL, 1998).
No pronto socorro Dr. Álvaro Fernandes, são mantidos registros manuscritos em livros dispostos pela Vigilância Sanitária de Itapecerica da Serra-SP. São utilizados três livros para farmácia hospitalar e três livros para farmácia satélite, de acordo com as diretrizes do parágrafo segundo do Artigo 63 da portaria, a separação obedece a classificação dos medicamentos em entorpecentes (listas “A3”, “A1” e “A2”), psicotrópicos (listas “A3”, “B1” e “B2”), e sujeitos a controle especial (listas “C1”, “C2”, “C4” e “C5”). Na Farmácia Satélite, são dispensados exclusivamente medicamentos das listas A2 (Tramadol), B1 e C1, enquanto na Farmácia Hospitalar são gerenciados medicamentos das listas A1 (Fentanila, Morfina e Petidina), A2 (Tramadol), B1 e C1. (BRASIL, 1998).
Em 2009, foi promulgada a Resolução da Diretoria Colegiada (RDC) número 44, em 17 de agosto de 2009. Essa RDC aborda as Boas Práticas Farmacêuticas, focando no controle sanitário das operações de funcionamento, dispensação, comercialização de produtos e na prestação de serviços farmacêuticos em farmácias e drogarias, além de trazer outras disposições relevantes. No artigo 86 da Resolução da Diretoria Colegiada (RDC) número 44/2009, está definido um Procedimento Operacional Padrão mínimo que engloba a dispensação de medicamentos, essa obrigatoriedade não se restringe apenas ao ato de dispensar, mas também abrange o período subsequente a essa ação. Portanto, é indispensável estabelecer um Procedimento Operacional Padrão para a escrituração de medicamentos controlados, a fim de documentar o controle de estoque desses medicamentos, conforme exigido pela portaria número 344/98, visando atender às necessidades de fiscalização (BRASIL, 2009).
O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento que descreve detalhadamente os passos a serem seguidos para realizar uma tarefa específica de maneira consistente e segura. Segundo a norma ISO 9000:2015, um procedimento é definido como “forma especificada de executar uma atividade ou um processo”. A principal vantagem de possuir um POP é a padronização das operações, que pode ser benéfica para a organização. A padronização das atividades por meio de POPs pode melhorar a eficiência operacional, reduzir erros e aumentar a qualidade do produto ou serviço. Isso é crucial para garantir a consistência e a qualidade em diversas áreas, como produção, saúde e segurança (PEREIRA et al., 2015).
Além disso, os POPs também desempenham um papel importante na capacitação dos funcionários, facilitando o treinamento e a transferência de conhecimento. Isso ajuda a garantir que os funcionários estejam cientes dos procedimentos a serem seguidos e que possam desempenhar suas funções com segurança. (DUARTE, 2005).
Em resumo, os procedimentos operacionais padrão são documentos essenciais para padronizar operações, melhorar a eficiência, reduzir erros e garantir a qualidade. Eles desempenham um papel fundamental na capacitação dos funcionários e são amplamente reconhecidos como uma prática recomendada em diversas áreas. A elaboração de um procedimento operacional padrão para a escrituração de medicamentos sujeitos a controle especial é uma etapa fundamental no gerenciamento dessas substâncias em estabelecimentos de saúde. Esse procedimento tem como objetivo estabelecer diretrizes claras e padronizadas para a correta escrituração de forma manuscrita desses medicamentos, garantindo conformidade com a legislação vigente, como a Portaria SVS/MS 344/1998.
A atividade de responsabilidade técnica farmacêutica desempenha um papel fundamental na gestão de medicamentos controlados, garantindo que esses produtos sejam manuseados, armazenados e dispensados de acordo com as regulamentações e normas estabelecidas. O farmacêutico responsável técnico é o profissional legalmente habilitado para supervisionar todas as atividades relacionadas a medicamentos em uma farmácia ou drogaria (BRASIL, 2013).
A responsabilidade técnica farmacêutica inclui a verificação rigorosa do recebimento e armazenamento dos medicamentos controlados. Isso significa que o farmacêutico deve garantir que os medicamentos sejam adquiridos de fontes autorizadas e que estejam em conformidade com as especificações. Conforme a Resolução RDC 17/2013 da ANVISA, “o farmacêutico responsável deve assegurar que os medicamentos controlados sejam mantidos sob condições adequadas de temperatura, umidade e segurança”. Além disso, o farmacêutico responsável técnico é responsável por controlar rigorosamente a dispensação de medicamentos controlados. O farmacêutico deve garantir que os pacientes que recebem medicamentos controlados sejam devidamente identificados, que a prescrição esteja em conformidade com a legislação vigente e que o registro das dispensações seja mantido de forma precisa. A gestão de medicamentos controlados também envolve a manutenção de registros e documentação adequada (OLIVEIRA, et al., 2007)
De acordo com a Portaria SVS/MS 344/1998, “o farmacêutico responsável técnico deve manter registros detalhados das entradas e saídas de medicamentos controlados, permitindo um rastreamento preciso de cada unidade”. Isso é essencial para o cumprimento das obrigações regulatórias. Em resumo, a atividade de responsabilidade técnica farmacêutica, desempenha um papel crucial na gestão de medicamentos controlados, garantindo o cumprimento das regulamentações, a segurança dos pacientes e a integridade do sistema de distribuição de medicamentos. A equipe de farmácia é composta por três farmacêuticos, incluindo o responsável técnico (RT) que também atua como coordenador da equipe, dois farmacêuticos substitutos, seis auxiliares com formação técnica em Farmácia, e dois funcionários de nível médio desempenhando funções como auxiliares de almoxarifado. As atividades descritas nos procedimentos a seguir são executadas diariamente pelos farmacêuticos de plantão. É importante observar que os POPs 008 e 009 englobam atividades suplementares além do escopo apresentado aqui. No entanto, não são abordadas em detalhes neste trabalho, uma vez que o foco principal é padronizar o registro dessas atividades nos livros.
OBJETIVO
Definir o método padrão de contagem de medicamentos controlados no armário da unidade satélite (dispensação) durante o período da manhã.
ÁREAS ENVOLVIDAS E RESPONSABILIDADES
• Farmacêutico RT ou substitutos;
• Setor de dispensação.
MATERIAIS E EQUIPAMENTOS UTILIZADOS
• Prancheta;
• Folha de contagem para Psicotrópicos no armário de dispensação;
• Calculadora;
• Caneta e lápis.
1. Na pasta de impressos localizada na unidade satélite (dispensação), retire uma folha de contagem, conforme a imagem a seguir:
Figura 1 – Folha de contagem para Psicotrópicos no Armário de Dispensação
Anote a quantidade total de comprimidos do bin, usando um lápis, na lacuna denominada “ARMÁRIO MANHÔ.
3. Após conferir todos os medicamentos, verifique se há receitas de psicotrópicos no compartimento de receitas do plantão anterior. Se houver, verifique a quantidade que foi dispensada ao paciente e inclua essa quantidade na contagem do armário da manhã.
Observação: Considere a quantidade efetivamente dispensada ao paciente, não a quantidade solicitada pelo médico.
4. Na planilha de contagem, preencha a data, assine e carimbe.
5. Realize uma comparação entre a contagem realizada e a contagem do plantão anterior, registrado na coluna “ARMÁRIO NOITE”.
Observação: Esta etapa visa identificar eventuais desvios e erros de contagem.
OBJETIVO
Estabelecer um método padrão para a contagem de medicamentos controlados no armário da unidade satélite (dispensação) durante o período noturno.
ÁREAS ENVOLVIDAS E RESPONSABILIDADES
• Farmacêutico RT ou substitutos;
• Setor de dispensação.
MATERIAIS E EQUIPAMENTOS UTILIZADOS
• Prancheta;
• Folha de contagem;
• Calculadora;
• Caneta e Lápis.
1. Na pasta de contagem de psicotrópicos, obtenha a contagem realizada pela manhã conforme demonstrado na figura 1.
2. Realize a conferência dos comprimidos, registrando a quantidade com um lápis na lacuna denominada “ARMÁRIO NOITE”.
3. Após a conferência, verifique se há receitas de psicotrópicos no compartimento de receitas. Se houver, análise se essas receitas foram dispensadas após a conferência ou antes dela. Se a dispensação ocorreu após a conferência, deixe as receitas para serem contabilizadas no dia seguinte. Caso contrário, inclua-as na contagem atual.
4. Consulte a passagem de plantão da unidade satélite (dispensação) para identificar quais medicamentos psicotrópicos saíram do estoque para reposição no armário de dispensação ao longo do dia. Anote a quantidade acima do nome de cada substância.
5. Com a planilha de contagem do dia anterior em mãos, transfira as informações de estoque do dia anterior para o dia atual. Utilizando uma caneta, copie os valores da lacuna “ARMÁRIO PSICOTRÓPICOS”, subtraindo a quantidade de medicamentos que foram repostos ao longo do dia.
Observação: A coluna “Armário Psicotrópicos” se refere à quantidade de medicamentos em estoque. Este é um segundo armário que fica internamente no hospital e supre as necessidades da unidade satélite.
6. Preenchendo a lacuna “TOTAL ESTOQUE”, que é a soma da quantidade da lacuna “ARMÁRIO PSICOTRÓPICO” do dia atual mais a lacuna “ARMÁRIO NOITE”.
Observação: A soma do armário de psicotrópicos mais o armário da noite representa o total de medicamentos disponíveis para dispensação na unidade satélite.
OBJETIVO
Estabelecer um método padrão para a contagem de receitas de medicamentos de controle especial na unidade satélite (dispensação).
ÁREAS ENVOLVIDAS E RESPONSABILIDADES
• Farmacêutico RT e substitutos;
• Setor de dispensação.
MATERIAIS E EQUIPAMENTOS UTILIZADOS
• Prancheta;
• Folha de contagem de receitas;
• Calculadora;
• Caneta e lápis.
1. Durante o plantão, verifique as receitas de medicamentos sujeitos a controle especial na dispensação e registre-os na folha de contagem de receitas, conforme ilustrado abaixo:
Figura 2 – Folha de contagem de receitas.
2. Utilizando uma CANETA, numere as receitas no canto superior em ordem crescente. Certifique-se de continuar a numeração ao longo do dia.
3. Na planilha de receitas, escreva o número da receita com uma caneta e, acima do número da receita, anote a quantidade de comprimidos dispensados a lápis, como exemplificado abaixo:
Figura 3 – Folha de conferência de receitas preenchida
Neste exemplo, podemos identificar que a receita n° 5 resultou na dispensação de 60 comprimidos.
ATENÇÃO: Certifique-se de considerar a quantidade dispensada pelo auxiliar e não a quantidade solicitada pelo médico.
4. Ao final do dia, some a quantidade de comprimidos, o resultado será o valor da coluna “SAÍDA” conforme figura 3.
5. Utilizando a planilha de contagem de medicamentos psicotrópicos (Figura 1), confirme a quantidade dispensada ao longo do dia.
Observação: Em caso de reposição, some à contagem da noite.
Fórmula: (Am – An) + Re = SA
Am: Armário da manhã
An: Armário da noite
SA: Saída (imagem 3)
Re: Reposição
O Resultado deste cálculo diz que a diferença de medicamentos contados pela manhã em comparação a noturna deve ser igual a quantidade de saídas de receitas dispensadas.
OBJETIVO
Estabelecer um método padrão para registrar receitas no livro de movimentação de medicamentos, sujeitos a controle especial na dispensação.
ÁREAS ENVOLVIDAS E RESPONSABILIDADES
• Farmacêutico RT e substitutos;
• Setor de dispensação.
MATERIAIS E EQUIPAMENTOS UTILIZADOS
• Livro de Movimentação de Medicamentos Sujeitos a Controle Especial;
• Folha de contagem de receitas;
• Calculadora;
• Caneta e lápis.
1. Após verificar a contagem de receitas conforme o POP nº 3, abra o livro de acordo com as saídas de medicamentos.
Observação: O livro possui continuação de páginas no verso, sendo que cada página (FRENTE e VERSO) se refere a um único medicamento.
2. Registre a data do movimento e escreva em histórico “RECEITAS No x,x,x,x,x,”. Trace as colunas que não serão usadas, como “entrada” e “perdas”. Na coluna “SAÍDAS”, informe a quantidade total de comprimidos dispensados.
3. Para preencher a coluna “Estoque” do livro, subtraia a quantidade total de saídas por receita do estoque anterior registrado em livro. O resultado desse estoque deve ser igual ao mostrado na coluna “Total Estoque” da Figura 1.
Figura 4 – Registro em livro da unidade satélite
Fórmula: EA – SA= TE
EA: Estoque anterior
SA: Saída (Figura 3)
TE: Total estoque (atual)
Observação: Se houver término das linhas do livro, escreva na última linha as seguintes informações: “Transferência de página X (atual) para página Y (próxima página em branco)”. Na primeira linha da página Y, escreva: “Recebimento de estoque da página X”.
4. Em casos de rasuras no livro, risque as colunas afetadas e escreva “nulo”, na seção de observações.
OBJETIVO
Definir um método padrão para a reposição de medicamentos nas caixas de Alta Vigilância, Caixa de psicotrópicos (Psicobox), Caixa de Intubação Orotraqueal (IOT) e Caixa de Ceftriaxona.
ÁREAS ENVOLVIDAS E RESPONSABILIDADES
• Farmacêutico RT e substitutos;
• Farmácia hospitalar;
• Posto de enfermagem.
MATERIAIS E EQUIPAMENTOS UTILIZADOS
• Planilha de conferência da Psicobox;
• Planilha de conferência da Alta Vigilância;
• Caneta e carimbo.
1. Na pasta de impressos da farmácia hospitalar, retire uma folha de conferência da Caixa de Psicotrópicos (Psicobox) conforme figura a seguir:
Figura 5 – Planilha de contagem da Psicobox
2. Com a Psicobox em mãos, conte cada medicamento para verificar se a quantidade padrão está correta. Após a verificação, faça a troca desta com a Psicobox do posto de enfermagem.
3. No posto de enfermagem, solicite ao enfermeiro de plantão que confira e assine a folha de conferência da Psicobox, confirmando o recebimento correto.
4. Retire a Psicobox da enfermagem e verifique o que está faltando. Para cada medicamento faltante, verifique se há receitas correspondentes justificando o uso.
5. Verifique se as receitas possuem data, carimbo, assinatura do médico, identificação do Paciente e FA (Ficha de atendimento). Caso haja alguma inconformidade, solicite ao enfermeiro de plantão providenciar correção.
6. Após a conferência da Psicobox, verifique a caixa de Alta Vigilância. O padrão está na tampa da caixa e dentro dela há uma planilha para registrar saídas.
Figura 6 – Folha de preenchimento Alta Vigilância
7. Para a Caixa IOT, verifique se o lacre está rompido e se foi utilizado. Faça a reposição conforme a tabela na caixa e providencie um novo lacre, registrando o número do lacre em um caderno controle.
Figura 7 – Padrão da caixa IOT
8. Na Caixa de Ceftriaxona, verifique as quantidades faltantes. Lembre-se de que o padrão para esta caixa é de 10 ampolas em cada caixa. Para cada Ceftriaxona faltante, verifique se há receitas comprovando o uso deste antimicrobiano.
9. Faça a conferência do armário conforme o POP n° 6.
10. Coloque as receitas com datas nos respectivos dias de movimentação (dia anterior ou atual).
11. Anote atrás das receitas o nome do medicamento, a concentração, o lote e a validade, de acordo com as informações registradas na folha da Psicobox.
12. Quando a folha de Alta Vigilância estiver completamente preenchida, ela deve ser arquivada em uma pasta específica. Coloque uma nova cópia na caixa, datada e assinada.
13. As receitas de Ceftriaxona devem ser grampeadas e a quantidade total de saídas deve ser registrada na planilha “BAIXA DE CEFTRIAXONA”.
Observação: A equipe de Farmácia faz relatórios mensais de uso de ceftriaxona e outros antimicrobianos.
Figura 8 – Controle de Ceftriaxona
OBJETIVO
Estabelecer um método padrão para a conferência de medicamentos no armário de uso hospitalar.
ÁREAS ENVOLVIDAS E RESPONSABILIDADES
• Farmacêutico RT e substitutos;
• Farmácia hospitalar.
MATERIAIS E EQUIPAMENTOS UTILIZADOS
• Folha de contagem psicotrópicos hospitalar;
• Folha de conferência da Psicobox;
• Calculadora;
• Caneta e carimbo.
1. Na pasta de impressos da farmácia hospitalar, obtenha uma planilha impressa de contagem de psicotrópicos da Farmácia Hospitalar.
Figura 9 – Folha de contagem Psicotrópicos Hospitalar
2. Realize a contagem do armário e anote a quantidade de cada medicamento em seus respectivos espaços.
Observação: A quantidade padrão de medicamentos das duas PSICOBOX deve ser contabilizada na contagem. Esse processo é realizado apenas no período da manhã, após a substituição da Psicobox na sala dos enfermeiros.
Figura 10 – Planilha de contagem da Psicobox
OBJETIVO
Estabelecer um método padrão para registrar lançamento de receitas em um livro hospitalar.
ÁREAS ENVOLVIDAS E RESPONSABILIDADES
• Farmacêutico RT e substitutos;
• Farmácia hospitalar.
MATERIAIS E EQUIPAMENTOS UTILIZADOS
• Livro de Movimentação de Medicamentos Sujeitos a Controle Especial Hospitalar;
• Planilha baixa de psicotrópicos;
• Calculadora;
• Caneta e lápis.
1. Após a contagem do armário e das receitas, conforme o POP nº 6, abra o livro fornecido pela vigilância sanitária local e insira as receitas por numeração.
Obs: Este livro segue as mesmas regras de observação dos itens 1 e 3 do POP nº 4.
2. Separe as receitas do movimento do dia anterior (não inclua as receitas do dia atual) e numere-as em ordem crescente.
3. No livro, preencha com caneta azul os campos apropriados: Data, receitas, entradas, saídas, perdas, estoque, responsável e observação, conforme figura 11.
4. Indique a quantidade atual de estoque realizando o cálculo de diferença do estoque anterior pela quantidade de saídas.
Figura 11 – Lançamento de receitas (Livro Hospitalar)
5. Com a planilha “ARMÁRIO DE PSICOTRÓPICOS” em mãos, verifique se o estoque registrado no livro é igual à quantidade conferida conforme o POP nº 6.
6. Abra a planilha “BAIXA DE PSICOTRÓPICOS ” e digite na coluna do respectivo dia e medicamento a quantidade de saídas. Para os medicamentos que não saíram, insira o numeral zero (0).
7. Coloque todas as receitas de psicotrópicos dentro da folha de contagem da Psicobox (Figura 10) do dia anterior.
Observação: Em caso de rasuras no livro, risque as colunas, assine no campo “responsável”, na seção de observações, escreva “NULO”.
OBJETIVO
Estabelecer um método padrão para registrar o lançamento de entrada de medicamentos nos livros da Farmácia Hospitalar e da Farmácia de Dispensação.
ÁREAS ENVOLVIDAS E RESPONSABILIDADES
• Farmacêutico RT e substitutos;
• Farmácia hospitalar;
• Farmácia de dispensação.
MATERIAIS E EQUIPAMENTOS UTILIZADOS
• Livro de Movimentação de Medicamentos Sujeitos a Controle Especial Hospitalar e Dispensação;
• Nota de recebimento;
• Calculadora;
• Caneta e lápis.
1. Siga os mesmos procedimentos descritos nos POPs anteriores relacionados às saídas por receitas.
2. Preencha o campo “entrada” com a quantidade recebida do almoxarifado central.
3. Insira as informações de data e escreva “Recebimento almoxarifado saúde”. Trace as lacunas de saída e perdas. Na coluna “Estoque”, some o valor anterior com a quantidade recebida. Assine no campo “responsável” e na lacuna “observação”, insira o lote e a validade das respectivas quantidades recebidas.
4. Arquive as notas de recebimento em ambas as Farmácias.
OBJETIVO
Estabelecer um método padrão para registrar o lançamento por perda de medicamentos nos livros da Farmácia Hospitalar e da Farmácia de Dispensação.
ÁREAS ENVOLVIDAS E RESPONSABILIDADES
• Farmacêutico RT e substitutos;
• Farmácia hospitalar;
• Farmácia de dispensação.
MATERIAIS E EQUIPAMENTOS UTILIZADOS
• Livro de Movimentação de Medicamentos Sujeitos a Controle Especial Hospitalar e Dispensação;
• Calculadora;
• Caneta e lápis.
1. Siga os mesmos procedimentos descritos nos POPs anteriores relacionados às saídas e entradas de medicamentos.
2. Preencha o campo “perdas” quando ocorrer perdas de qualquer natureza, como quebra, avaria, extravio ou validade.
Observação: Este procedimento requer notificação para os órgãos competentes conforme as normas e regulamentos.
3. Insira as informações de data e escreva “Validade”, “Quebra”, “Extravio” ou a causa específica da perda. Trace as lacunas de saída e entrada. Anote a quantidade perdida e subtraia-a do estoque anterior. Assine no campo “responsável” e na lacuna “observação”, insira o lote com a validade das respectivas quantidades.
CONCLUSÃO
Com base nas informações fornecidas, é evidente a importância da padronização da atividade farmacêutica de escrituração de medicamentos sujeitos a controle especial na Farmácia Hospitalar e na unidade satélite do Pronto-socorro Dr. Álvaro Fernandes, localizados em Itapecerica da Serra-SP. A Portaria SVS/MS no 344, aprovada em 1998, estabelece diretrizes rigorosas para o controle desses medicamentos, reconhecendo o papel vital dos farmacêuticos nesse processo.
O farmacêutico desempenha um papel fundamental na garantia do uso racional dessas substâncias, ao mesmo tempo em que está ciente das implicações legais. Dadas a alta quantidade de medicamentos dispensados, a atualização de procedimentos operacionais padrões para escrituração dos medicamentos da portaria nº 344/98 levou à proposta de elaboração desses.
Esses procedimentos agora servem como diretrizes essenciais para os profissionais farmacêuticos que lidam com a escrituração manual de medicamentos, de acordo com os regulamentos da portaria nº 344/98 e da Resolução da Diretoria Colegiada no 44/2009. Isso inclui o registro de movimentações, armazenamento dos documentos e a exigência de comprovantes detalhados para medicamentos doados.
Além disso, a RDC 44/2009 enfatiza a responsabilidade exclusiva dos farmacêuticos, ou de seus substitutos, destacando a importância de um procedimento mínimo para a dispensação de medicamentos, que não se limita apenas ao ato em si, mas também abrange a escrituração, conforme exigido pela portaria nº 344/98.
Em resumo, a criação e implementação de procedimentos adequados são cruciais para garantir o cumprimento das regulamentações, o controle adequado dos medicamentos sujeitos a controle especial e a promoção da segurança do paciente no ambiente hospitalar. Essas práticas podem garantir que a atividade farmacêutica de escrituração seja conduzida com eficácia, qualidade e em conformidade com as normas regulatórias estabelecidas pelas autoridades competentes e trazendo ao paciente (usuário) uma maior segurança no uso dos medicamentos.
REFERÊNCIAS
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