BENEFITS AND DIFFICULTIES IN IMPLEMENTING AND USING ERP SYSTEMS
REGISTRO DOI: 10.69849/revistaft/ra10202505202017
André Luis Bradacz1
Resumo
Este artigo tem como objetivo analisar os benefícios e as dificuldades na implantação de sistemas integrados de gestão empresarial (ERP), tanto em empresas privadas quanto no setor público. O estudo baseia-se em uma pesquisa bibliográfica que reúne contribuições de diversos autores especializados na área. Os sistemas ERP têm sido amplamente utilizados para integrar os diversos setores organizacionais, promovendo maior eficiência, controle e tomada de decisões mais precisas. No entanto, a adoção desses sistemas também apresenta desafios significativos, como altos custos, resistência à mudança por parte dos usuários, complexidade na implementação e necessidade de reestruturação organizacional. A pesquisa demonstrou que o sucesso na implantação está diretamente relacionado ao planejamento estratégico, ao envolvimento dos gestores, à capacitação da equipe e à adaptação dos processos internos. Assim, embora os benefícios superem os obstáculos, é fundamental que a organização esteja preparada para enfrentar as mudanças que acompanham a adoção de um sistema ERP.
Palavras-chave: Sistemas ERP. Serviço Público. ERP em Empresas.Sistemas Integrados de Gestão.
1 INTRODUÇÃO
Com o avanço da tecnologia e da globalização, as organizações enfrentam crescentes desafios na gestão eficiente de seus processos. Nesse contexto, os sistemas integrados de gestão empresarial, conhecidos como ERP (Enterprise Resource Planning), surgem como ferramentas estratégicas capazes de unificar informações e otimizar processos internos. O objetivo deste trabalho é analisar os benefícios e as dificuldades relacionados à implantação desses sistemas em diferentes contextos organizacionais, especialmente nos setores público e privado.
Nesta perspectiva, construíram-se questões que nortearam este artigo:
- Quais os benefícios que os sistemas integrados de gestão podem trazer para o serviço público e empresas?
- Quais as dificuldades que os sistemas integrados de gestão podem trazer para o serviço público e empresas?
- Quais medidas podem ser tomadas para mitigar os problemas que a implantação deste tipo de sistema podem trazer.
A importância de se investigar os benefícios e as dificuldades na implantação dos sistemas integrados de gestão tanto no serviço público, quanto em empresas, está no fato que ainda tem-se buscado implantar sistemas ERP em empresas e no serviço público em busca de benefícios, mas trazendo também alguns problemas e dificuldades.
De acordo com Vieira, Florian e Farina (2023), diante do cenário atual de alta competitividade, a adoção de sistemas ERP torna-se essencial para as organizações. No entanto, para algumas empresas, especialmente as de menor porte, essa aquisição pode ser vista como um desafio devido aos elevados custos envolvidos. Ainda assim, conforme discutido no estudo, é possível implementar esses sistemas de forma acessível, com menos burocracia e evitando gastos desnecessários.
Neste contexto, o objetivo primordial deste estudo é identificar quais melhorias os usos de sistema ERP podem trazer para empresas e para uma instituição pública, identificando suas vantagens e as dificuldades que podem surgir com a sua implantação e uso.
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA OU REVISÃO DA LITERATURA
No final dos anos 1980, a tecnologia da informação disponível não contribuía para uma organização obter informações integradas com qualidade e confiabilidade para apoiar a tomada de decisão. Normalmente, em uma mesma empresa existiam vários sistemas desenvolvidos internamente para atender aos requisitos específicos de cada unidade de negócio, departamento ou escritório. Desse modo, a informação ficava dividida entre diferentes sistemas, causando problemas de integridade, disponibilidade e confiabilidade das informações, como também alto custo de manutenção e comprometimento do processo decisório (OLIVEIRA; RAMOS, 2002).
Nos anos 90, houve a adoção dos sistemas ERP (enterprise resource planning) pelas grandes corporações industriais. Esses sistemas passaram a ser utilizados como infraestrutura tecnológica para suporte às operações de empresas substituindo os sistemas anteriores desenvolvidos internamente. Trazendo grandes vantagens como a possibilidade de integrar os diversos departamentos da empresa, a atualização permanente da base tecnológica e benefícios relacionados à terceirização do desenvolvimento de aplicações, como por exemplo, a redução dos custos de informática (SOUZA, 2000).
As empresas, pressionadas pela concorrência, buscaram alternativas para reduzir custos e diferenciar seus produtos e serviços. Isso as levou a repensar seus processos internos e a coordenação da cadeia de valor, visando à eliminação de desperdícios, redução de custos e maior agilidade para responder às demandas do mercado (CAIÇARA, 2012).
Com o desenvolvimento dos sistemas de informação tem-se utilizado sistemas ERP para integrar todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. Entretanto, apesar de se observar vários benefícios para as empresas e no serviço público na utilização destes sistemas, há também uma notória gama de dificuldades na sua implementação que podem gerar enormes prejuízos financeiros para estas organizações (SANTOS, 2013).
Segundo Padilha (2004), os ERPs, também chamados no Brasil de Sistemas Integrados de Gestão Empresarial, oferecem suporte aos processos operacionais, produtivos, administrativos e comerciais das empresas. Breternitz (2004, p. 58) complementa afirmando que o ERP é uma tecnologia capaz de organizar e integrar as informações armazenadas nos computadores corporativos, eliminando dados redundantes, racionalizando processos e distribuindo informações de forma online, estruturada e confiável, sendo considerado a espinha dorsal da TI nas organizações.
Schimitt (2004, p. 1) enfatiza que os sistemas de gestão empresarial desempenham um papel fundamental na administração eficiente e integrada dos recursos empresariais. A utilização dessas ferramentas torna-se essencial no apoio à tomada de decisão, tanto em níveis individuais quanto departamentais e organizacionais.
Os sistemas ERP são, em sua essência, de uso genérico, podendo ser implantados em qualquer tipo de empresa ou instituição pública, independentemente do setor de atuação. No entanto, como aponta Caiçara (2012), cada organização apresenta especificidades que devem ser consideradas no momento da escolha do sistema e da definição da forma de implantação.
Segundo Souza e Saccol (2003) existem inúmeros benefícios na implementação de um sistema ERP, mas é importante se observar que a adoção de um sistema ERP é muito mais complexa do que a instalação de um novo software na empresa.
2.1 Benefícios da Implantação e uso de um Sistemas ERP
Conforme Souza (2000, p. 2), os sistemas ERP representam uma mudança significativa no modelo tradicional de desenvolvimento de sistemas de informação, ao promoverem a terceirização das etapas de análise e desenvolvimento. Em vez de depender de equipes internas de analistas e programadores para levantar requisitos e desenvolver sistemas sob medida, as empresas passam a adquirir soluções já prontas. Essa abordagem possibilita maior foco no core business, reduz o tempo de desenvolvimento, minimiza o backlog de aplicações e pode resultar em economia nos custos com tecnologia da informação. Essa economia pode ainda ser ampliada com a substituição de plataformas de hardware mais caras por soluções mais modernas — processo conhecido como downsizing — e com a redução do número de profissionais da área de TI.
De acordo com Canuto e Giuzio (2009), empresas que adotam o ERP como base de sua gestão enfrentam menos dificuldades com a integração de processos. Isso porque os fornecedores desses sistemas costumam oferecer pacotes com interfaces robustas e os principais aplicativos necessários para atender às demandas gerenciais da organização.
O principal diferencial dos sistemas ERP, em comparação com outras soluções, é a integração de dados. Essa característica garante que a empresa disponha de informações únicas e consolidadas sobre estoques, vendas, custos, entre outros aspectos, em tempo real. Assim, independentemente do setor consultado ou do momento da consulta, todos os departamentos terão acesso às mesmas informações (CAIÇARA, 2012).
Santos (2013) destaca que os principais benefícios da implantação de um sistema ERP envolvem a melhoria da qualidade e disponibilidade de informações em tempo real, maior controle sobre as atividades organizacionais e a eliminação de erros e ineficiências que muitas vezes passam despercebidos dentro dos departamentos.
Por fim, a adoção de sistemas ERP também facilita o uso de ferramentas de análise e simplifica tarefas de manutenção, como backup e ajuste fino (tuning) do sistema, abrangendo áreas críticas como produção, finanças e recursos humanos (BRETERNITZ, 2004).
2.2 Dificuldades na Implantação e Uso de Sistemas ERP
A implantação de um sistema ERP exige, na maioria das vezes, um alto nível de consenso dentro da organização. Ao contrário de softwares específicos, que podem ser implementados pontualmente e com menor impacto, os ERPs requerem uma modelagem mais abrangente e complexa, pois contemplam, geralmente, todas — ou quase todas — as áreas da empresa (BRETERNITZ, 2004).
Para Santos (2013), um dos principais riscos da adoção de sistemas ERP está na desconsideração dos impactos trazidos pelos modelos de negócio embutidos nos pacotes adquiridos. Por exemplo, empresas que operam com uma filosofia descentralizada podem não extrair os benefícios esperados de um sistema que privilegia a total integração e padronização dos processos organizacionais.
Segundo Amorim e Sério (2009), outro fator que pode aumentar as dificuldades na implementação de um ERP é a comunicação interna. Os problemas surgem da existência de grupos profissionais com formações distintas e diferentes percepções da realidade organizacional, baseadas em suas posições hierárquicas. Isso pode levar à interpretação divergente das informações, dificultando o alinhamento necessário para o sucesso da implantação.
Schimitt (2004) ressalta que, mesmo após a implantação, as empresas não estão completamente livres de desafios relacionados à integração. Muitos pacotes ERP disponíveis no mercado não são totalmente completos, o que pode demandar a utilização de módulos de diferentes fornecedores ou até a permanência de sistemas legados específicos da empresa, os quais não são atendidos por nenhuma solução ERP existente.
3 METODOLOGIA
A metodologia adotada foi a pesquisa bibliográfica, com base em livros e artigos científicos disponíveis em meios eletrônicos. As fontes consultadas incluem autores como Souza (2000), Breternitz (2004), Padilha (2004), entre outros.
4 RESULTADOS E DISCUSSÕES OU ANÁLISE DOS DADOS
Com base na literatura analisada, observou-se que os sistemas ERP proporcionam diversos benefícios às organizações, tais como a unificação das informações, redução de retrabalho, eliminação de redundâncias, maior controle sobre os processos e agilidade na tomada de decisão. Essas vantagens se refletem diretamente na competitividade e eficiência das organizações.
Entretanto, a implantação de um ERP envolve desafios consideráveis. A resistência à mudança, a ausência de treinamento adequado, o alto investimento necessário e a complexidade na customização dos sistemas às necessidades específicas da organização são fatores recorrentes que impactam o sucesso do processo.
No setor público, os desafios maiores são devido à rigidez burocrática, possível falta de flexibilidade nos processos e possível dificuldade de adaptação dos servidores públicos, quando houver a necessidade de uma nova lógica de trabalho. Mesmo assim, os benefícios potenciais, como maior transparência e eficiência na gestão dos recursos públicos, justificam os esforços de implantação.
Para que os sistemas ERP tragam resultados positivos, é imprescindível que haja um planejamento estratégico bem estruturado, apoio da alta administração, capacitação dos colaboradores e revisão dos processos organizacionais.
5 CONCLUSÃO/CONSIDERAÇÕES FINAIS
Os sistemas ERP representam uma importante ferramenta de gestão, tanto para empresas privadas quanto para instituições públicas. Quando bem implementados, esses sistemas oferecem ganhos significativos em eficiência, integração e controle. Contudo, o processo de implantação é complexo, demandando mudanças profundas na estrutura organizacional e no comportamento dos colaboradores.
Os principais desafios identificados envolvem o alto custo, a resistência interna, a necessidade de reengenharia de processos e a complexidade técnica. Para superá-los, é fundamental investir em planejamento, capacitação, envolvimento da alta direção e acompanhamento contínuo do processo.
Conclui-se que a adoção de um sistema ERP não se limita à instalação de um software, mas representa uma mudança organizacional estratégica, que deve ser conduzida com cautela e comprometimento para que os benefícios superem as dificuldades enfrentadas.
REFERÊNCIAS
AMORIM, Fabiana Borelli. O Uso de Sistemas de Informação e seus Reflexos na Cultura Organizacional e no Compartilhamento de Informações. Revista Perspectivas em Gestão & Conhecimento, João Pessoa, v. 1, n. 1, p. 74-91, jan. 2011.
BRETERNITZ, Vivaldo José. A Seleção de Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) para Pequenas e Médias Empresas. Revista das Faculdades de Tecnologia e de Ciências Econômicas, Contábeis e de Administração de Empresas Padre Anchieta, Jundiaí, Ano V, N. 10, ago. 2004.
CAIÇARA, Cícero Jr. Sistemas integrados de gestão ERP: uma abordagem gerencial. 2 ed. Curitiba: Intersaberes, 2015.
CANUTO, Simone; GIUZIO, Roberto Jr. Implementando ERP: Principais passos para a aquisição e implementação de um sistema de gestão empresarial. São Paulo: LCTE, 2009.
OLIVEIRA, Marcelo Augusto de; RAMOS, Anatália Saraiva Martins. Fatores de Sucesso na Implementação de Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (ERP): Estudo de Caso em uma Média Empresa, 2002. Disponível em: http://www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2002_tr93_1009.pdf. Acesso em: 05 de abril de 2025.
PADILHA, Thais Cássia Cabral; et al. Tempo de Implantação de Sistemas ERP: Análise da Influência de Fatores e Aplicação de Técnicas de Gerenciamento de Projetos, 2004. Disponível em: http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0104-530X2004000100006&lng=en&nrm=iso&tlng=pt. Acesso em: 10 de maio de 2025.
SANTOS, Aldemar de Araújo. ERP e Sistemas de Informações Gerenciais. São Paulo: Atlas, 2013.
SCHIMITT, Carlos Alberto. Sistemas Integrados de Gestão Empresarial: Uma Contribuição no Estudo do Comportamento Organizacional e dos Usuários na Implantação de Sistemas ERP, 2004. Disponível em: https://repositorio.ufsc.br/bitstream/handle/123456789/86941/202544.pdf?seque. Acesso em: 22 de abril de 2025.
SOUZA, Cesar Alexandre de. Sistemas Integrados de Gestão Empresarial: Estudos de Casos de Implementação de Sistemas ERP, 2000. Disponível em: http://www.teses.usp.br/teses/disponiveis/12/12133/tde-19012002-123639/pt-br.php. Acesso em: 20 abril de 2025.
SOUZA, Cesar Alexandre de; SACCOL, Amarolinda Zanela (organizadores). Sistemas ERP no Brasil (Enterprise Resource Planning): Teoria e Casos. São Paulo: Atlas, 2003.
VIEIRA, Vinicius de Paula; FLORIAN, Fabiana; FARINA, Renata Mirella.Vantagens e desvantagens pós implementação de sistemas integrados de gestão empresarial (ERP) em empresas – uma revisão de literatura. RECIMA21 – Revista Científica Multidisciplinar, v. 4, n. 7, 2023. Disponível em: https://recima21.com.br/index.php/recima21/article/view/3597. Acesso em: 17 de maio de 2025.
1Discente do Curso de Superior de Sistemas de Informação da UNISINOS e-mail: andrebradacz@gmail.com