ANALYSIS OF THE CHALLENGES OF INFORMATION TECHNOLOGY GOVERNANCE AT THE FEDERAL INSTITUTE OF RONDÔNIA – IFRO
REGISTRO DOI: 10.5281/zenodo.10072915
Emi Silva de Oliveira 1
Ilma Rodrigues de Souza Fausto 2
RESUMO
A governança é um esforço que visa a organização das atividades de uma organização para que as decisões ocorram dentro de padrões de qualidade e efetividade, otimizando a aplicação de recursos e, assim, reduzir possíveis desperdícios que possam comprometer a instituição de forma mais ampla. O estudo justifica-se pela necessidade de compreender quais são os maiores desafios para a aplicação da Governança de TI de uma Instituição de Ensino Superior de Ji-Paraná, no estado de Rondônia. O problema de pesquisa foi definido como: quais são os principais desafios para a implementação e plena aplicação da governança de TI em uma instituição de ensino de Ji-Paraná? O objetivo geral do estudo foi definido como: Avaliar os principais desafios para a implementação e plena aplicação da governança de TI em uma IES de Ji-Paraná. Para o desenvolvimento do estudo foram pesquisadas bases eletrônicas de literatura, documentos oficiais e a legislação vigente. Os desafios avaliados nos Ifs do Brasil, assim como no IFRO, referem-se aos custos envolvidos e ainda elevados considerando-se a necessidade e dependência de recursos do Governo Federal. A falta de clareza dos pressupostos da governança de TI também é um desafio, sugerindo-se o desenvolvimento de um manual específico na área, que seria de grande valia para os profissionais envolvidos, orientando cuidadosamente suas atividades. Como limitações do estudo, ressalta-se a impossibilidade de investigar a percepção das equipes de Governança em TI do IFRO, ressaltando-se como sugestão para trabalhos futuros que investigações com as equipes sejam conduzidas e, assim, a realidade da equipe possa ser compreendida e ressaltada.
Palavras-chave: Governança. Tecnologia da Informação. Instituto Federal.
ABSTRACT
Governance is an effort that aims to organize an organization’s activities so that decisions occur within standards of quality and effectiveness, optimizing the application of resources and, thus, reducing possible waste that could compromise the institution more broadly. The study is justified by the need to understand what are the biggest challenges for the application of IT Governance in a Higher Education Institution in Ji-Paraná, in the state of Rondônia. The research problem was defined as: what are the main challenges for the implementation and full application of IT governance in an educational institution in Ji-Paraná? The general objective of the study was defined as: Evaluating the main challenges for the implementation and full application of IT governance in an HEI in Ji-Paraná. To develop the study, electronic literature bases, official documents and current legislation were researched. The challenges assessed in Brazil’s Ifs, as well as in IFRO, refer to the costs involved, which are still high considering the need for and dependence on resources from the Federal Government. The lack of clarity regarding IT governance assumptions is also a challenge, suggesting the development of a specific manual in the area, which would be of great value to the professionals involved, carefully guiding their activities. As limitations of the study, it is highlighted the impossibility of investigating the perception of IFRO’s IT Governance teams, highlighting as a suggestion for future work that investigations with the teams be conducted and, thus, the reality of the team can be understood and highlighted.
Keywords: Governance. Information Technology. Federal Institute.
1. INTRODUÇÃO
O termo governança refere-se a um conjunto de ações essenciais para que a tomada de decisões socorra de modo otimizado, estabelecendo quais são as obrigações dos membros do setor sobre o qual se aplica. O uso do termo vem se tornando cada vez mais presente nos estudos acadêmicos e nas discussões a respeito do setor público, bem como várias outras instituições fazem sua aplicação para construir melhores relações sociais (PETERS, 2013, p. 29).
Na visão de Gouveia e Fonseca (2021), a governança é essencial para a resolução de conflitos, identificação de pontos falhos e organização das atividades para que os resultados esperados possam ser alcançados. Aplica-se a todos os portes de empresa e ramos de atuação, de modo que precisa ser valorizada por seu potencial de contribuição para que empresas se mantenham efetivas e competitivas.
Compreende-se que a governança não é aplicável a apenas um setor da sociedade, de fato, demonstra benefícios ao setor público e privado, em organizações com as mais diversas finalidades.
IES são instituições que usam as tecnologias da informação para seus mais diversos processos e, assim, quando as TI são usadas aquém dos benefícios que podem oferecer, o que ocorre é um prejuízo administrativo, organizacional, acadêmico e socioeconômico. Toda a instituição, os professores e acadêmicos são amplamente beneficiados quando a governança de TI é conduzida com organização, efetividade e clareza de suas etapas (BRANDÃO et al., 2020).
Todas as organizações, sejam públicas ou privadas, possuem interesses estratégicos a serem alcançados e a gestão de TI permite que esses interesses sejam adequadamente alinhados, além de dar suporte para que as estratégias sejam mais do que registros teóricos, mas se tornem resultados práticos. Leva, com isso, a uma importante melhoria na relação entre os envolvidos, como sócios, conselhos, diretoria, etc. (GONÇALVES; LEAL; CASTRO, 2021).
Diante disso, o presente estudo justifica-se pela necessidade de compreender quais são os maiores desafios para a aplicação da Governança de TI de uma Instituição de Ensino Superior de Ji-Paraná, no estado de Rondônia.
O estudo tem grande relevância para a comunidade acadêmica, considerando-se que pode prestar esclarecimentos sobre as melhores práticas para a efetividade da governança, bem como identificar se essas práticas são devidamente aplicadas na instituição e quais delas não são praticadas ou ocorrem de modo falho.
Para o desenvolvimento regional surge o benefício de formação e preparação de profissionais aptos à aplicação da TI em benefício de todos os acadêmicos e da região em que as instituições se encontram.
O problema de pesquisa foi definido como: quais são os principais desafios para a implementação e plena aplicação da governança de TI em uma IES de Ji-Paraná?
O objetivo geral do estudo foi definido como:
Avaliar os principais desafios para a implementação e plena aplicação da governança de TI em uma IES de Ji-Paraná.
Os objetivos específicos, por sua vez, são explanar os conceitos de Governança; citar as especificidades da governança de TI; apresentar as melhores práticas de governança de TI; e destacar os maiores desafios da governança de TI de acordo com os documentos avaliados.
2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
A ideia de governança refere-se a um esforço por meio do qual se torna possível proceder de uma análise pormenorizada de uma empresa, entender suas especificidades, práticas de gestão, pontos fortes e fracos, áreas nas quais há conflitos ou estes estão muito próximos de surgir, setores nos quais há ou podem ocorrer desvios, enfim, informações gerais e necessárias para uma gestão eficiente (Gouveia; Fonseca, 2021).
Na Figura 1, na sequência, verifica-se um esquema explicativo da governança de TI.
Figura 1 – Governança de TI
Fonte: Brandão et al. (2020, p. 9).
A análise da Figura 1 demonstra que a Governança de TI envolve diferentes etapas, como alinhamento estratégico, entrega de valor, gerenciamento de riscos, gerenciamento de recursos e medição de desempenho. Somente com a aplicação de todas essas etapas os melhores resultados poderão ser obtidos.
Os governos tendem a ser os maiores usuários de governança em TI, considerando-se que a TI é essencial para suas atividades, melhorando a execução de políticas públicas e prestação de serviços aos cidadãos. No ano de 2017 a Controladoria Geral da União – CGU publicou que mais de R$ 35 bilhões em recursos públicos foram gastos em TI desde 2014. Com gastos tão elevados, a governança se torna essencial para que não ocorram desperdícios do dinheiro público (Mello Dias et al., 2021).
Todavia, ressalta-se que qualquer instituição, seja pública ou privada, atuante nos mais diversos ramos existentes (saúde, educação, economia, comércio ou outros), tem objetivos e metas a serem cumpridos e seu alcance define se está dentro de um patamar de sucesso esperado ou se existem falhas que exigem atenção para mitigação imediata e possibilidade de melhorias nos resultados finais (Brandão et al., 2020).
Recentemente a implementação da Governança de Tecnologia da Informação (GTI) em Instituições de Ensino Superior (IES) vem sendo amplamente debatida. A governança de TI é uma questão estratégica direcionada para o comprometimento da alta administração nas organizações, envolve a autoridade decisória de TI, a estrutura organizacional dentro da instituição, os processos e mecanismos relacionais que geram o alinhamento entre atividades e TI. Quando a governança de TI ocorre de modo efetivo, as instituições de ensino têm a possibilidade de chegar a um alinhamento estratégico da formulação de políticas de TI alinhado com as metas de negócios (Huda et al., 2017).
As organizações que adotam governança de TI ineficaz ou que não o fazem tendem a sofrer por apresentarem baixo desempenho dos recursos de TI, gerando custos operacionais ineficientes, qualidade de informações imprecisas e comprometimento do desempenho do departamento de TI. Dados apontam que a governança de TI gerou nas organizações bem organizadas lucros 25% maiores do que organizações nas quais a governança de TI não é conduzida. A implementação da governança de TI exige que mecanismos de governança de TI sejam desenvolvidos e implementados, como a formulação de um comitê de direção de TI, comitê de estratégia de TI, envolvimento da alta administração em TI, sistemas de comunicação corporativa, entre outros integrantes (Huda et al., 2017).
Nos Institutos Federais (Ifs), a governança de TI vem sendo debatida de forma cada vez mais incidente, justamente em função do papel das tecnologias para suas atividades, relação com a sociedade, com os governos, etc. Com seu desenvolvimento, novas e variadas oportunidades surgiram e permitem que essas instituições evoluam de forma considerável em ramos como pesquisa, interação, controle de atividades, transparência e divulgação, etc., ao mesmo tempo, a falta de governança poderá permitir que os recursos existentes fossem utilizados aquém de seu potencial, elevando gastos, gerando perda de tempo e utilização das equipes de trabalho em tarefas desnecessárias e sem o retorno que essas instituições buscam.
3. METODOLOGIA
A pesquisa é uma atividade essencial para que dados sejam obtidos de forma a esclarecer um tema sobre o qual existem dúvidas. O intuito é chegar a dados que possam não apenas esclarecer o tema como também demonstrar pontos falhos que demandam de correção (ZANELLA, 2012).
Para o desenvolvimento do estudo aqui idealizado foram consultados documentos oficiais do IFRO, publicados no endereço eletrônico da instituição, incluindo o PDI – Plano de Desenvolvimento Institucional. Além disso, leis e normas vigentes foram avaliadas no sentido de compreender de que forma a governança é praticada no IFRO.
As variáveis analisadas foram:
- Etapas atuais;
- Melhores práticas;
- Pontos fracos;
- Pontos fortes;
- Desafios;
- Sugestões de melhoria.
As sugestões de melhoria foram realizadas pela autora.
Foi conduzida uma revisão da literatura nacional e internacional sobre o tema, de modo que dados de outros estudos fossem identificados e apresentados, demonstrando quais são as semelhanças e discrepâncias encontradas e as razões para que isso ocorresse.
4. ANÁLISE DOS DADOS
Os Institutos Federais – Ifs, são mantidos com recursos públicos, o que significa que sua aplicação deve ocorrer seguindo parâmetros de efetividade, economicidade, publicidade e demais critérios visando tanto a informação dos contribuintes quanto a otimização do uso desses recursos. Nesse sentido, a governança assume papel essencial, por permitir a avaliação, identificação de risco, planejamento de medidas corretivas e acompanhamento de resultados.
De acordo com Santos e Souza (2022, p. 1533), a governança em órgãos públicos assemelha-se com aquela praticada em órgãos privados, pelo menos no que se refere aos princípios que regem essas práticas, quais sejam “[…] a transparência (disclosure), o senso de justiça (fairness), a prestação de contas (accountability), o cumprimento das leis (compliance) e a ética (ethics)”.
Assim sendo, verifica-se que a governança em órgãos públicos tem papel essencial para uma série de resultados que são esperados, como a correta aplicação de recursos, combate a qualquer forma de desvio, bom relacionamento com a sociedade, clareza, confiabilidade, etc.
O fato é que a governança surge no Brasil no contexto das organizações, porém, rapidamente se expande para as mais diversas áreas, dentre elas a gestão pública, justamente em função dos benefícios que pode gerar tanto para as práticas de gestão quanto para os cidadãos, contribuintes que financiam as atividades dos órgãos públicos (Batista; Dutra, 2022).
McKay, Nitsch e Peters (2015) ressaltam que há uma relação direta entre governança e ética. Instituições que aplicam a governança em suas atividades tendem a compreender que sua relação com o mercado depende de uma postura ética e respeitosa e, assim, passam a valorizar cada vez mais uma postura ética de todos os seus integrantes, levando a uma relação clara e transparente com o mercado.
Wandercil, Calderón e Ganga-Contreras (2022) esclarecem que a governança nas instituições educacionais é uma medida essencial para sua organização e efetividade de suas atividades, porém, os estudos sobre governança costumam se apoiar em empresas de forma mais frequente do que em outras áreas. Uma instituição de ensino, para aplicar adequadamente os princípios de governança, precisa considerar que seus propósitos embasam todas as medidas a serem adotadas no direcionamento das práticas a serem elaboradas e colocadas em prática.
Silva e Matos (2022) ressaltam que, no presente, as organizações conseguem aplicar a análise de suas atividades a partir de dados disponibilizados de forma eletrônica para a análise de determinados indicadores considerados essenciais para uma governança efetiva. No caso do IFRO, a instituição conta com um endereço eletrônico no qual a população (alunos e demais cidadãos), consegue obter dados a respeito das atividades, gastos, entre outras informações relevantes.
O fato é que a governança é essencial para evitar que conflitos se estabeleçam ou no sentido de resolver conflitos já existentes. Muitos desses conflitos podem ter origem na falta de informações a respeito das atividades de uma instituição e, assim, causar afastamento ou rupturas entre a sociedade e a instituição. Com a disponibilidade de uma série de tecnologias, a governança pode ocorrer por meios virtuais extremamente positivos e efetivos, de modo que “[…] a governança eletrônica é a interação e a organização entre o setor público e a sociedade no tocante à tomada de decisões coletivas e aos mecanismos de transparência para fiscalizar essas decisões” (Silva; Matos, 2022, p. 32).
É preciso avaliar o tema sob a perspectiva específica do IFRO, visando compreender, inicialmente, como a governança de TI é vista na instituição e quais os esforços para sua consolidação e efetividade.
4.1. INTRODUÇÃO À GOVERNANÇA DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) NO CONTEXTO DO INSTITUTO FEDERAL DE RONDÔNIA (IFRO).
A TI é uma vantagem expressiva desenvolvida ao longo dos anos, permitindo contato rápido, acesso à informação e uma série de outros benefícios. Ao mesmo tempo, a falta de conhecimentos ou uma gestão imprecisa da TI pode causar problemas para as instituições, como gastos desnecessários, falhas de comunicação, etc. Nesse sentido, a governança de TI é medida imprescindível nas instituições educacionais públicas, para que se possa chegar a resultados positivos para os envolvidos (instituição, governos e sociedade) (Queiroz et al., 2020).
Sobre o conceito de Governança de TI, Teodoro, Przeybilovicz e Cunha (2014, p. 308) enfatizam que se trata de:
Governança de TI é o termo usado para descrever a forma como as pessoas responsáveis pela governança de uma organização considerarão a TI em supervisão, monitoramento, controle e direção. A forma como a TI é aplicada na organização terá um impacto imenso sobre o alcance (ou não) da visão, da missão e dos objetivos estratégicos da organização.
Compreende-se, desta maneira, que a governança de TI deve existir para que todo o esforço de governança de uma organização não falhe pela falta de aplicação correta da TI em suas atividades. Para isso, cada instituição precisa proceder de uma análise criteriosa a respeito de seu setor de TI, atividades desenvolvidas e em que pontos existem falhas (Teodoro; Przeybilovicz; Cunha, 2014).
O fato é que uma governança de TI precisa elevar o desempenho das instituições, além disso, “a governança de TI surge com a finalidade de certificar o alinhamento da tecnologia empregada aos objetivos organizacionais de forma a sustentar e potencializar o negócio” (Queiroz et al., 2020, p. 623).
Os autores destacam, ainda, que:
[…] as responsabilidades da GTI são parte das responsabilidades da governança corporativa, dentre as quais se encontram a orientação e a revisão das estratégias organizacionais, a definição e o acompanhamento dos objetivos e das metas do negócio, a garantia da integridade dos sistemas e a observância dos princípios da governança corporativa (Queiroz et al., 2020, p. 624).
Isso significa que a gestão de TI assume a governança nos parâmetros e princípios aplicados às corporações, já que o resultado final esperado é semelhante, efetividade, conhecimento e controle dos riscos inerentes à atividade e organização ética para o melhor desempenho, protegendo os recursos recolhidos dos contribuintes e investidos nessas instituições.
No PDI – Plano de Desenvolvimento Institucional (IFRO, 2023). A governança é destacada como alternativa para que a gestão ocorra de forma organizada e clara, com foco nas finalidades da instituição e das ferramentas par ao alcance dessas finalidades. O desenvolvimento local e regional está dentro dos pontos de preocupação do IFRO, pela consciência de que suas atividades e sua interação com a sociedade podem gerar impactos positivos.
Deve-se levar em consideração a identidade institucional, a implementação das políticas públicas e a relação com a Rede Federal EPCT e demais instituições de ensino, pesquisa e extensão; Estabelecimento de diretrizes e critérios institucionais baseados nos princípios da administração pública, da equidade, da solidariedade, da transparência e da participação, para subsidiar o processo de gestão estratégica, possibilitando a integração do ciclo de avaliação, planejamento, programação, acompanhamento e execução orçamentária (IFRO, 2023, p. 110-111).
Verifica-se que a governança no IFRO permite que se conduza uma análise de todas as atividades, identificação dos resultados alcançados, levantamento de pontos falhos, planejamento de melhores alternativas para a geração de mudanças, bem como a aplicação de todas essas medidas no sentido de corrigir, melhorarem e manter os mais altos padrões de organização, efetividade e transparência.
O IFRO desenvolve os preceitos e parâmetros da governança de TI com foco na garantia de uma gestão institucional eficiente, pautada no fato de que os riscos existem em todas as organizações, porém, é preciso conhecer quais são para que estratégias visassem sua mitigação sejam adotadas (IFRO, 2023).
Queiroz et al. (2020) ressaltam que a gestão de TI pode envolver custos elevados caso não seja conduzida com excelência. Isso significa que os custos estariam acima do ideal, justamente pela falta de práticas de governança de TI bem orientadas e integradas com os objetivos e princípios que regem a instituição. Silva e Matos (2022) acreditam que a TI permite uma maior democratização dos sérvios, que passam a estar disponíveis para cesso da população, no entanto, esse acesso precisa ser confiável, claro, organizado e permitir uma visualização ampla da realidade.
O Decreto nº. 9.203/2017, que dispõe sobre a política de governança da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, trata-se de legislação desenvolvida como forma
de auxiliar na implantação das práticas de governança em instituições públicas de forma otimizada e efetiva (Brasil, 2017).
A governança pública deve seguir os seguintes princípios:
Art. 3º São princípios da governança pública:
- I – capacidade de resposta;
- II – integridade;
- III- confiabilidade;
- VI- melhoria regulatória;
- V- prestação de contas e responsabilidade; e
- VI – transparência (BRASIL, 2017).
São elencados na referida lei seus princípios, diretrizes, formulação dos comitês e outras informações essenciais para sua correta aplicação no âmbito da administração pública (Silva; Matos, 2022). Os princípios apontam para a necessidade de dar resposta aos fatos e acontecimentos, manutenção da integridade em todas as atividades, manter a atuação das instituições públicas dentro de padrões de confiabilidade diante da sociedade, melhorar as regulações existentes por meio das experiências, manter a prestação responsável de contas, além de permitir o acesso a essas contas para que a transparência seja constante.
Gonçalves, Leal e Castro (2021) ressaltam que no presente, as tecnologias estão presentes em todas as atividades, em algumas em proporção maior, em outras, menor, de todo modo, é preciso destacar que a aplicação da Governança em TI em Institutos Federais visa assegurar que estas conheçam detalhadamente as estratégias que regem suas atividades dentro de todos os setores, além de garantir que essas estratégias sejam colocadas em prática de forma integral, identificando e controlando riscos, mediando conflitos e levando essas instituições a cumprirem tanto com seus objetivos internos quanto para com seus deveres com a comunidade.
De acordo com Hurtado et al. (2021), a ciência existe para que a burocracia não seja capaz de impedir o desenvolvimento e a comunicação entre as entidades e a sociedade. Nesse sentido, a tecnologia enquanto ciência vem se desenvolvendo como forma de dar suporte a todos os tipos de organizações, públicas ou privadas. No caso das organizações públicas, sua capacidade de comunicação e interação com a sociedade torna-se cada vez mais expressiva e barreiras nessa relação (órgão público e sociedade) são constantemente derrubadas.
A governança de TI no IFRO, assim como em outros institutos federais, refere-se à necessidade de alinhar as estratégias existentes com o potencial da instituição, correção de falhas e otimização dos pontos nos quais bons resultados já são alcançados.
4.2. DESAFIOS ENFRENTADOS PELA GOVERNANÇA DE TI NO INSTITUTO FEDERAL DE RONDÔNIA (IFRO)
Os desafios estão presentes no cotidiano de toas as atividades e na área de governança a realidade é a mesma. A identidade institucional é uma questão amplamente valorizada, sendo que o intuito não e apenas divulgar essa identidade, mas fortalecê-la e fazer com que alunos, familiares, servidores e sociedade possam se identificar com ela e compreender seu valor para resultados gerais. Ampliar o acesso de estudantes, além de evitar sua evasão e assegurar a conclusão do processo formativo de forma efetiva é também dos focos do IFSC dentro do contexto social em que se insere (IFRO, 2023).
Para que isso se consolide, porém, a governança de TI é uma prática essencial, considerando-se seu papel em transformar visão, missão, valores e estratégias em situações reais e alcançáveis. Nesse cenário, quando se leva em consideração a gestão de TI, um dos maiores desafios recai sobre a possibilidade de fazer com que os recursos disponíveis sejam continuamente melhorados e, assim, essa acessibilidade deixe de ser um objetivo e se torne uma característica do IFRO (IFRO, 2023).
Produzir conhecimentos para permitir que os alunos possam mudar suas condições de vida, alcançar novas oportunidades e construir um percurso profissional de sucesso é um dos esforços do IFRO, assim como um de seus grandes desafios, considerando-se que não basta ofertar cursos variados para a comunidade, é preciso encontrar formas de dar suporte efetivo aos alunos visando que após adentrarem à instituição, consigam acompanhar o curso em sua integralidade e, de fato, chegar aos resultados esperados (IFRO, 2023).
Quando as instituições não conseguem coordenar, integrar e alinhar suas estratégias organizacionais e de TI, o que fica evidente é que há foco maior nas questões organizacionais e a TI pode ser deixada para análise de forma secundária, posterior. Isso se trata de um erro comum, porém bastante negativo, considerando-se que somente quando as estratégias da organização e da TI estiverem bem alinhadas e forem capazes de andar de forma concomitante, os benefícios alcançados serão amplos e significativos para todos os envolvidos, desde a instituição até aqueles que estão fora dela, mas que são impactados por suas atividades de alguma maneira (Gonçalves; Leal; Castro, 2021).
Silva e Moraes (2011) que o desenvolvimento dos planejamentos anuais pode ser um grande desafio quando se levam em consideração a governança de TI, já que em muitos casos, os planos são desenvolvidos separadamente, a governança é elencada em um documento, enquanto os princípios e estratégias da TI são agrupados em outro documento. Essa formulação
separada, como se os temas não pudessem se associar, pode dar uma ideia de organização, porém, essa visão é errônea a exclui do plano desenvolvido sua capacidade de contribuir para ambas as iniciativas de forma integrada, considerando-se que ambas devem ocorrer em associação. A governança depende, em boa medida de existência de recursos de TI para sua organização, ao mesmo tempo em que a própria TI deve ser foco de governança para que seus objetivos próprios não sejam separados e incompatíveis com os objetivos da organização.
4.3. ANÁLISE DOS PRINCIPAIS OBSTÁCULOS NA IMPLEMENTAÇÃO DA GOVERNANÇA DA TI NO IFRO
A implementação da governança de TI pode ser um processo desafiador, especialmente quando não existe um planejamento criterioso, amplo e integrado com todas as áreas da instituição. A governança, quando aplicada, avalia empresa como um todo para chegar a um diagnóstico preciso, ao mesmo tempo, a TI é utilizada em todos os setores, para atividades diversas. Diante disso, não é adequado abordar a TI sob uma perspectiva isolada e a governança sob outra perspectiva sem comunicação entre ambas (Fernandes; Abreu, 2014).
A construção do trabalho de forma integrada entre teoria e prática é essencial para que os institutos federais possam atingir seus objetivos, todavia, sem a gestão de TI é possível que essa associação se torne mais difícil, já que muitas etapas do processo ocorrem a partir do uso das TIs no cotidiano dos alunos, professores, concedentes de estágios, etc.
Os cursos do IFRO, sejam presenciais ou à distância, usam as TIs para que os alunos possam tirar dúvidas, enviar materiais, buscar materiais postados pelos professores para complementar seus estudos, entre outros meios de aplicação desses recursos. Isso significa que a governança da TI dentro dos institutos federais exige amplo conhecimento dos modos de uso, avaliação de possíveis falhas e reclamações, bem como esforços para a correção dos pontos negativos visando reduzir os impactos negativos sobre os usuários (alunos, servidores e docentes).
Nesse ponto pode-se destacar também a questão da oferta de educação de qualidade, pautada tanto nas especificidades do curso quanto nos objetivos a serem alcançados pelos alunos. A educação de qualidade é direito de todos, porém, sua oferta pode ser dificultosa quando os recursos disponibilizados são insuficientes ou falhos. Surge, assim, a correta aplicação e o desenvolvimento de estratégias relacionadas às plataformas em meios de acesso às tecnologias como um obstáculo a ser vencido, porém, para isso, precisa ser compreendido em que proporção causa prejuízos e quais são os usuários mais atingidos pelas falhas existentes.
De acordo com Fernandes e Abreu (2014), em praticamente as organizações quando passam a aplicar a governança de TI, alguns obstáculos são comuns e precisam ser entendidos para que possam ser superados. Muitos dos envolvidos não compreender o que é a governança de TI de modo detalhado, podem acreditar que se trata apenas de um processo de supervisão das atividades quando, de fato, é significativamente mais ampla do que isso. Compreender o papel da governança de TI e suas especificidades pode ser um obstáculo para sua condução de modo efetivo.
4.4. ESTRATÉGIAS E MELHORES PRÁTICAS PARA SUPERAR OS DESAFIOS DE GOVERNANÇA DA TI NO IFRO
Para que falhas sejam identificadas e corrigidas, é essencial que a instituição possa contar com o envolvimento de profissionais capacitados para realizar análises variadas de todos os seus setores e pontuar aqueles nos quais medidas se fazem urgentes (Fernandes; Abreu, 2014). No IFRO existe uma Unidade de Auditoria Interna (AUDINT), que deve fortalecer e assessorar a gestão, identificar riscos, formular ações preventivas e prestar apoio para os variados setores da Instituição, “no sentido de contribuir para a garantia da legalidade, moralidade, impessoalidade e da probidade dos atos da administração do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Rondônia (IFRO)” (IFRO, 2021).
O programa de gestão e melhoria da qualidade (PGMQ) da AUDINT do IFRO visa encontrar pontos fortes e fracos na garantia da qualidade e atuar para que a correção dos pontos necessários seja alcançada de modo eficiente e ágil. Quando procedimentos organizados e qualificados são conduzidos, os maiores beneficiados são alunos, professores e a comunidade em geral. Nesse sentido, a auditoria agrega valor, alterando fatores culturais considerados ultrapassados ou descabidos no contexto do IFRO, levando a uma integração mais expressiva entre a instituição e os envolvidos om ela nos mais variados setores ou atividades (IFRO, 2021). Por meio de planos anuais (Plano Anual de Atividade de Auditoria Interna – PAINT),
ficam definidas as vias de atuação do setor de auditoria e, assim, recursos necessários (valores, pessoas, equipamentos, etc.) são conhecidos, processos inadequados e pontos falhos podem ser identificados e medidas de correção podem ser pensadas, avaliadas, aplicadas e melhoradas quando necessário (IFRO, 2021).
Fernandes e Abreu (2014) afirmam que a governança de TI (GTI) direciona os processos de TI de acordo com as necessidades da organização na qual são aplicados, monitora as atividades para identificar se as regras definidas forma devidamente cumpridas, além de
representar um importante esforços para o alinhamento estratégico das atividades e dos setores da organização. Nesse sentido, pode-se afirmar que o IFRO supera os desafios atuais por meio da clara definição dos parâmetros da GTI a serem seguidos por todos os envolvidos e devidamente conferidos pelo comité de governança, bem como por outros órgãos, como auditoria, por exemplo.
Para exemplificar melhores prática de GTI, apresenta-se a Figura 1, na sequência.
Figura 1 – Melhores práticas de GTI
Fonte: Adaptado de Fernandes e Abreu (2014).
Fica evidente, assim, que os objetivos estratégicos da instituição precisam ser devidamente conhecidos e levados em consideração para que a GTI seja adequadamente conduzida. Com isso, se torna possível formular a GTI, prestar os serviços necessários, monitorar e identificar os resultados, alinhar e planejar mudanças.
4.5. ESTUDO DE CASO: EXEMPLOS REAIS DE DESAFIOS DE GOVERNANÇA DA TI ENFRENTADOS PELO IFRO E SUAS SOLUÇÕES.
Neste ponto, é preciso esclarecer algumas especificidades a respeito dos institutos federais no país, bem como questões relacionadas à tecnologia da informação, para que dados sobre medidas prática adotadas possam ser devidamente esclarecidos. Os institutos federais precisam se adequar a essa governança de TI para que seus resultados sejam positivos. Sobre a distribuição dos Ifs no Brasil, apresenta-se a Figura 1, a seguir.
Figura 2 – Distribuição dos Ifs no Brasil – por região
Fonte: Queiroz et al. (2020, p. 630).
Verifica-se que o maior número de Ifs no Brasil está nas regiões Nordeste e Sudeste, que juntas ultrapassam 50% dos Ifs do país. Sobre os gastos com TI nessas instituições no período de 2013 a 2016, os dados constam a Figura 2.
Figura 3 – Gastos com TI
Fonte: Queiroz et al. (2020, p. 630).
Fica evidente que os gastos com TI dos Ifs são expressivos, o que demonstra que a governança de TI é essencial para a manutenção desses gastos dentro de padrões aceitáveis, com a melhor utilização de recursos e possibilidade de eliminar qualquer forma de desperdício de valores decorrentes do orçamento público.
Oliveira (2020) ressalta que em os ambientes existem riscos e oportunidades, conhecer ambos é necessário para a maior efetividade dos resultados e a governança de TI é uma ferramenta para que esse conhecimento seja alcançado e transformado em uma base de conhecimentos essencial de melhorias e transformação.
No IFRO, a realidade é a mesma, existem riscos e oportunidades e ambos são de grande relevância para a construção de um cenário positivo. No IFRO há uma busca constante no sentido de alinhar a tecnologia da informação com os objetivos estratégicos da instituição, disponibilizando maior organização e correta infraestrutura de acesso a todos os usuários. Como
um dos importantes objetivos é que os alunos iniciem e concluam seus estudos, existem esforços para que o processo educacional não seja interrompido e, para isso, cuidados com a forma como as tecnologias são disponibilizadas e a facilidade de uso das mesmas são bastante comuns. Além disso, todos os preceitos legais que envolvem o uso e segurança das informações dos usuários são amplamente seguidos, evitando-se qualquer problema posterior para a instituição, servidores, alunos, etc.
De acordo com Oliveira (2020), os cuidados com esses três pontos, alinhamento da Tecnologia da Informação, continuidade do processo e respeito aos marcos de regulação, são medidas essenciais para que a governança de TI seja mais do que apenas um fator burocrático, mas uma prática organizada por meio da qual os riscos são monitorados e mitigados, enquanto as oportunidades são reconhecidas e aproveitadas.
Todos esses esforços do IFRO ficam evidentes por meio de seu PDI, das atividades desenvolvidas para envolver alunos e comunidade, da transparência decorrente da divulgação de informações no site institucional, entre outras diversas medidas que fazem parte do cotidiano da instituição.
4.6. IMPACTOS DA GOVERNANÇA DA TI EFICAZ NO IFRO.
Quando da aplicação efetiva de GTI em uma organização, seja pública ou privada, são formuladas práticas consideradas essenciais para o bom andamento de suas atividades, padrões de conduta e organização também são evidenciados e dão aos integrantes do grupo uma melhor visão de quais são seus direitos, deveres e os limites que precisam ser respeitados (Brandão et al., 2020).
A GTI busca o melhor controle das atividades, não sob uma perspectiva de impedir sua ampliação, mas de modo a assegurar que seu uso seja cada vez mais positivo para os usuários e usos inadequados sejam rapidamente identificados e eliminados. O controle significa muito mais um acompanhamento, supervisão e correção do que a limitação dos usuários (Huda et al., 2017).
Riscos existem em as atividades, porém, com a GTI esses riscos são conhecidos antecipadamente e medidas preventivas podem ser devidamente adotadas, além de elevar a segurança de todos os usuários das tecnologias. Não se pode antecipar ou eliminar todos os riscos, alguns são desconhecidos até que as situações se concretizem, porém, no cenário da correta condução da GTI, o que se tem é um cuidado maior, com criteriosa análise, reduzindo os possíveis impactos casos os riscos venham a se tornar eventos adversos reais (Huda et al., 2017; Brandão et al., 2020; Mello Dias et al., 2021).
As TI envolvem custos elevados, por isso, seu uso inadequado se torna um prejuízo para a organização. Nesse sentido, a GTI otimiza o modo como os recursos são utilizados para que seja possível controlar custos e tomar decisões mais assertivas em todas as áreas. Isso não significa deixar de investir os valores necessários na TI e sua aplicação, mas controlar seu uso para que seja efetivo e os recursos públicos destinados a essa finalidade sejam utilizados de modo positivo (Brandão et al., 2020; Mello Dias et al., 2021).
Compreende-se que a GTI, quando devidamente compreendida e aplicada de modo organizado, planejado e com acompanhamento constante, tende a gerar melhorias em todas as áreas da organização, já que todas fazem uso das tecnologias de informação e sua aplicação é, na maioria dos casos, um recurso de inquestionável valor para a transparência, agilidade, ampliação da comunicação com usuários e sociedade em geral, etc. (Silva; Matos, 2022; IFRO, 2023).
A seguir são ressaltadas as recomendações para aprimorar a GTI no IFRO, com base em uma perspectiva empírica.
4.7. RECOMENDAÇÕES PARA APRIMORAR A GOVERNANÇA DA TI NO IFRO.
A primeira sugestão para que a GTI seja aprimorada refere-se a um esforço mais evidente para que os objetivos estratégicos da instituição sejam devidamente alinhados com a governança, pois somente assim não serão tratados como objetivos separados e que não se conectam.
A tomada de decisões sobre a alocação de recursos tem papel essencial no que tange a GTI, sabe-se que a atividade envolve custos elevados e, assim, tanto a decisão de investimentos quanto o suo cuidadoso e consciente são medidas a serem priorizadas para que os recursos públicos sejam aplicados de forma a produzir o retorno esperado.
Estruturar os processos, as operações e a gestão da instituição sempre levando em consideração a GTI é, sem dúvidas, uma medida a ser adotada de forma imediata, gerando uma integração entre setores e entre esforços com resultados que não podem ser desconsiderados ou esquecidos.
Por fim, recomendação que a medição de desempenho se torne uma atividade constante, com feedback claro para todos os envolvidos, conduzindo a uma GTI que não apenas gera transparência e organização, mas que demonstra aos envolvidos quais são seus compromissos e o quanto o cumprimento dos mesmos poderá impactar de forma positiva todo o processo e a instituição.
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS
No Instituto Federal de Rondônia, assim como nos demais Ifs do país, a TI é uma área amplamente utilizada e considerada de extrema importância para assegurar transparência, relação clara com a sociedade, contribuição educacional para alunos e cidadãos em geral, entre tantos outros fatores.
O IFRO segue a legislação vigente no que tange as práticas de governança e as insere em seu Plano de Desenvolvimento Institucional e outras normativas internas como base para a governança de TI, vista como uma ferramenta para elevar a segurança do uso da TI, seu uso efetivo e com os menores índices de gastos possíveis, além de esforços para que os retornos esperados sejam alcançados.
Os desafios avaliados nos Ifs do Brasil, assim como no IFRO, referem-se aos custos envolvidos e ainda elevados considerando-se a necessidade e dependência de recursos do Governo Federal. A falta de clareza dos pressupostos da governança de TI também é um desafio, sugerindo-se o desenvolvimento de um manual específico na área, que seria de grande valia para os profissionais envolvidos, orientando cuidadosamente suas atividades.
Como limitações do estudo, ressalta-se a impossibilidade de investigar a percepção das equipes de Governança em TI do IFRO, ressaltando-se como sugestão para trabalhos futuros que investigações com as equipes sejam conduzidas e, assim, a realidade da equipe possa ser compreendida e ressaltada.
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¹Discente do Curso Superior de Análise e Desenvolvimento de Sistemas do Instituto Federal de Rondônio do Campus Ji-Paraná e-mail: emi.oliveira@ifro.edu.br
²Docente do Curso Superior de Análise e Desenvolvimento de Sistemas do Instituto Federal de Rondônio do Campus Ji-Paraná, Mestre em Educação Escolar – (PPGEEPROF/UNIR) e-mail: ilma.rodrigues@ifro.edu.br