REGISTRO DOI: 10.69849/revistaft/pa10202503160841
Keyla Da Silva Lima1
Orientador: Prof. Me. Tiêgo Ramon Dos Santos Alencar
Resumo:
Este trabalho investiga a utilização da linguagem escrita em ofícios nos ambientes administrativos, analisando sua relevância para a comunicação organizacional e os desafios enfrentados na sua produção. O objetivo central da pesquisa foi compreender como a linguagem escrita impacta a clareza, a formalidade e a padronização dos ofícios administrativos, contribuindo para a eficiência dos processos institucionais. A metodologia adotada incluiu uma abordagem qualitativa, com pesquisa bibliográfica e análise documental de ofícios administrativos de diferentes instituições. Os resultados apontam que a ausência de padronização, a falta de capacitação dos profissionais e as dificuldades de adaptação às novas tecnologias comprometem a efetividade desses documentos. A necessidade de equilíbrio entre formalidade e acessibilidade surge como um fator crucial para a melhoria da comunicação escrita nesses contextos. Conclui-se que a capacitação contínua e a modernização das práticas redacionais são fundamentais para otimizar a produção de ofícios administrativos, garantindo maior clareza e eficiência na comunicação organizacional.
Palavras-chave: linguagem escrita; ofícios administrativos; comunicação organizacional.
Abstract:
This work investigates the use of written language in letters in administrative environments, analyzing its relevance for organizational communication and the challenges faced in its production. The central objective of the research was to understand how written language impacts the clarity, formality and standardization of administrative tasks, contributing to the efficiency of institutional processes. The methodology adopted included a qualitative approach, with bibliographical research and documentary analysis of administrative documents from different institutions. The results indicate that the lack of standardization, the lack of professional training and the difficulties in adapting to new technologies compromise the effectiveness of these documents. The need for a balance between formality and accessibility emerges as a crucial factor for improving written communication in these contexts. It is concluded that continuous training and modernization of writing practices are fundamental to optimizing the production of administrative offices, ensuring greater clarity and efficiency in organizational communication.
Keywords: written language; administrative offices; organizational communication.
1 INTRODUÇÃO
A comunicação é um elemento essencial para as relações humanas desde os primórdios da civilização, quando a necessidade de expressar emoções e opiniões impulsionou o desenvolvimento de diferentes formas de linguagem. Conforme Penteado (2012, p. 1), o termo “comunicar” origina-se do latim “comunicare”, que significa tornar comum, compartilhar informações e trocar experiências. Esse processo envolve a participação ativa dos envolvidos, garantindo que a mensagem seja compreendida de maneira eficaz. No contexto organizacional, a comunicação assume um papel ainda mais relevante, especialmente no que se refere à linguagem escrita utilizada nos ofícios administrativos. Para que a comunicação seja eficaz, é fundamental que as mensagens sejam transmitidas com clareza, objetividade e brevidade, além de considerar a escolha adequada do canal para garantir a inteligibilidade da informação.
Diante desse cenário compreendido, o presente trabalho de conclusão de curso tem como objetivo geral analisar a linguagem escrita nos ofícios administrativos, investigando sua influência na eficácia da comunicação interna. Para alcançar esse propósito, serão identificadas as características linguísticas e discursivas dos ofícios administrativos, além de investigar os desafios enfrentados na redação e interpretação desses documentos dentro do ambiente organizacional. A questão-problema que norteia esta pesquisa é: como a linguagem escrita nos ofícios administrativos afeta a eficácia da comunicação organizacional? A resposta para essa questão permitirá compreender de que maneira a clareza, a formalidade e a padronização textual contribuem para a transmissão eficiente das informações.
A afirmativa levantada é que a utilização de uma linguagem inadequada nos ofícios administrativos pode comprometer a comunicação organizacional, gerando ambiguidades, dificuldades de interpretação e até mesmo impactos negativos na tomada de decisões dentro das instituições. Dessa forma, espera-se que a análise detalhada desse gênero textual possibilite a proposição de estratégias para aprimorar a linguagem escrita utilizada nos ofícios, tornando-a mais clara e eficiente.
A justificativa para a realização deste estudo reside na importância de compreender como a comunicação escrita nos ofícios influencia o funcionamento das organizações, tanto no setor público quanto no privado. A escrita de ofícios é uma prática fundamental nos ambientes administrativos, pois formaliza informações e decisões, garantindo o registro oficial de atos e procedimentos. No entanto, a falta de padronização e a inadequação da linguagem podem gerar ruídos na comunicação, dificultando o entendimento das mensagens e comprometendo a eficiência dos processos administrativos. Assim, este trabalho busca contribuir para a melhoria da comunicação escrita nos ambientes organizacionais, fornecendo subsídios para tornar a linguagem dos ofícios mais clara e acessível, promovendo maior eficácia na troca de informações e nas tomadas de decisão.
2 METODOLOGIA
A metodologia deste estudo foi estruturada para garantir uma análise sistemática e detalhada da linguagem escrita nos ofícios administrativos. A pesquisa seguiu uma abordagem qualitativa e bibliográfica, baseada na revisão de literatura. O estudo foi conduzido com o objetivo de identificar padrões linguísticos e discursivos, além de propor estratégias para otimizar a comunicação organizacional por meio da escrita formal.
Para a aquisição de dados, foi realizada uma pesquisa bibliográfica em fontes acadêmicas renomadas, como artigos científicos, livros e manuais de redação oficial. A busca foi conduzida no Google Acadêmico, SciELO, Periódicos CAPES e outras bases indexadas, utilizando descritores específicos como “linguagem escrita”, “ofícios administrativos”, “comunicação organizacional” e “análise discursiva”. Todos os descritores utilizados foram registrados para garantir a rastreabilidade e reprodutibilidade do estudo.
A seleção dos artigos seguiu critérios rigorosos. Foram incluídos estudos publicados nos últimos dez anos (2015-2025), que abordassem diretamente a relação entre a linguagem escrita e os ofícios administrativos. Foram priorizados artigos de revistas científicas de alto impacto, garantindo a relevância acadêmica e metodológica dos trabalhos analisados. Como critérios de exclusão, foram descartados textos que tratassem genericamente da comunicação organizacional sem abordar especificamente os ofícios administrativos, bem como trabalhos opinativos ou sem fundamentação teórica consistente.
A coleta de dados ocorreu por meio da seleção e análise de doze artigos científicos que atendiam aos critérios estabelecidos. Os documentos analisados foram examinados para identificar características formais, padrões linguísticos recorrentes e possíveis dificuldades enfrentadas na redação e interpretação dos textos.
Os resultados coletados foram organizados e exibidos por meio de categorias temáticas, permitindo uma visão clara das características da linguagem nos ofícios administrativos. A análise comparativa entre os documentos possibilitou a identificação de boas práticas e falhas comuns na comunicação escrita.
O acompanhamento do desenvolvimento do estudo ocorreu por meio da revisão contínua da literatura e da validação dos achados junto a especialistas na área de comunicação organizacional. A avaliação da efetividade da pesquisa foi feita com base na aplicabilidade das estratégias propostas para aprimorar a redação dos ofícios administrativos e na contribuição do estudo para a melhoria da comunicação organizacional.
3 RESULTADOS E DISCUSSÃO
3.1 RESULTADOS
Para garantir transparência e acessibilidade às fontes utilizadas, a tabela abaixo apresenta os artigos analisados, incluindo o nome do artigo, a revista em que foi publicado, o ano de publicação e o link para acesso:
3.1.1 LINGUAGEM, ESCRITA E SUAS PERSPECTIVAS NO PROCESSO DE COMUNICAÇÃO
Sabe-se que a comunicação é um elemento central nas interações humanas, sendo fundamental para a troca de informações e a construção do conhecimento. No contexto organizacional, a linguagem escrita, especialmente por meio de ofícios administrativos, desempenha um papel crucial na transmissão de mensagens formais e na documentação de processos internos. Para Menezes (2007), a comunicação pode ser classificada em quatro tipos distintos: intrapessoal, interpessoal, intragrupal e intergrupal. Cada uma dessas categorias possui implicações específicas no ambiente de trabalho, influenciando a forma como as mensagens são transmitidas e interpretadas dentro das instituições.
Em si, a linguagem, conforme Lima (2010), é definida como um sistema complexo que possibilita a aquisição e o uso de uma determinada língua. Logo, Cunha (2009) complementa essa definição ao afirmar que a linguagem pode ser entendida como qualquer sistema de sinais utilizado para a comunicação, abrangendo desde expressões verbais até elementos não verbais, como gestos e símbolos. Porém, no ambiente administrativo, a precisão e a clareza da linguagem escrita são essenciais para garantir que as informações sejam compreendidas corretamente pelos destinatários, minimizando ou evitando ambiguidades e promovendo a maior clareza comunicacional possível.
A importância da linguagem escrita no contexto organizacional é destacada por autores contemporâneos. De acordo com Silva (2012), a escolha entre linguagem formal e informal depende de fatores como idade, classe social e contexto situacional. Mas sabemos, que no ambiente corporativo, a linguagem formal é predominante, especialmente em documentos oficiais como ofícios, memorandos e relatórios. Essa formalidade assegura a objetividade, a impessoalidade e a clareza necessárias para a comunicação institucional.
Além disso, a comunicação escrita eficaz é uma ferramenta estratégica que fortalece a cultura organizacional e alinha as estratégias da empresa. Segundo um artigo publicado no portal Administrabrasil.com.br, “a comunicação escrita é uma habilidade indispensável no mercado de trabalho atual. Dominar a escrita empresarial é fundamental para transmitir ideias e argumentos de forma clara, persuasiva e profissional” (ADMINISTRABRASIL, 2025). Essa perspectiva ressalta a importância de uma comunicação escrita bem estruturada para o sucesso organizacional.
A comunicação escrita também enfrenta desafios que podem ser superados com capacitação e prática. Conforme destacado por Niero (2017), “falar com clareza e escrever com coesão e coerência, sem erros gramaticais, melhoram o currículo de qualquer profissional, fazendo com que o atendimento aos clientes internos e externos seja mais eficiente” (NIERO, 2017). Isso evidencia a necessidade de investimento no desenvolvimento das habilidades de escrita dos colaboradores para aprimorar a comunicação interna e externa.
Sendo assim, pode-se afirmar que a comunicação escrita nos ofícios administrativos deve seguir diretrizes bem estabelecidas para evitar falhas interpretativas e promover um fluxo informacional eficiente. A análise das perspectivas da linguagem e da escrita no processo comunicacional permite compreender a importância da escolha adequada dos termos, da estruturação lógica dos textos e da observância das normas institucionais.
3.1.2 A ESCRITA FORMAL NOS DIAS CONTEMPORÂNEOS
No ambiente escolar, desde a Educação Básica, busca-se desenvolver nos alunos a capacidade de produzir textos coesos e coerentes, respeitando normas gramaticais e os diferentes gêneros textuais. A Base Nacional Comum Curricular (BNCC) estabelece diretrizes para o ensino da escrita ao longo dos anos escolares, destacando a necessidade de formar indivíduos proficientes na comunicação escrita (BRASIL, 1998). No Ensino Fundamental, por exemplo, os estudantes são incentivados a compreender a função dos textos e a adequação da linguagem ao contexto de produção e recepção.
A questão da supremacia da escrita sobre a oralidade ainda é discutida no meio acadêmico. Marcuschi (2010) defende que ambas as modalidades possuem suas particularidades e que a escrita não deve ser vista como superior à oralidade, mas sim como um sistema complementar dentro da comunicação humana. No entanto, no contexto educacional e profissional, a escrita formal desempenha um papel fundamental na estruturação do conhecimento e na organização das informações, exigindo um ensino sistemático e contínuo.
A pedagogia da escrita busca desenvolver a competência escritora dos aprendentes, entendendo-a como um processo cognitivo-sócio-interacional (PALMA; TURAZZA, 2014). Nesse sentido, os estudantes precisam ser incentivados a planejar, escrever, revisar e reescrever seus textos, compreendendo a escrita como um processo e não apenas como um produto final. Para isso, a abordagem baseada nos gêneros textuais tem se mostrado eficaz, pois permite que os alunos desenvolvam a capacidade de adaptação da linguagem às diversas situações comunicativas, promovendo uma maior autonomia na produção textual.
O ensino da escrita formal deve ser embasado em uma perspectiva de Educação Linguística, permitindo que os alunos se tornem proficientes usuários da língua em diferentes contextos. Como destaca Bechara (1993), é fundamental que os estudantes sejam capazes de escolher a linguagem adequada para cada situação comunicativa, tornando-se verdadeiros poliglotas dentro de sua própria língua. Esse domínio da escrita formal não apenas melhora a comunicação no meio acadêmico, mas também amplia as oportunidades profissionais e sociais dos indivíduos.
A produção textual eficiente envolve uma série de aspectos, incluindo a escolha do gênero adequado, a organização lógica das ideias, o uso apropriado dos recursos linguísticos e a atenção à coesão e à coerência. Nesse sentido, os gêneros textuais funcionam como instrumentos pedagógicos que auxiliam no ensino da escrita, pois permitem que os estudantes compreendam as diferentes formas de expressão e suas funções sociais. Segundo Bakhtin, os gêneros são relativamente estáveis e apresentam características próprias que devem ser compreendidas e dominadas pelos usuários da língua (SILVA, 2020).
No contexto profissional, a escrita formal continua sendo uma exigência fundamental, principalmente em ambientes que requerem precisão e clareza na comunicação, como a administração pública e as empresas privadas. Documentos como relatórios, memorandos e ofícios são exemplos de textos que seguem normas específicas e exigem um nível elevado de formalidade e organização textual. A falta de domínio da escrita formal pode comprometer a credibilidade e a eficácia da comunicação em tais contextos, tornando-se um obstáculo para o desenvolvimento profissional dos indivíduos.
Portanto, a escrita formal permanece como uma habilidade essencial nos dias contemporâneos, sendo indispensável para a vida acadêmica, profissional e social. O ensino da escrita deve ir além da simples correção gramatical, incentivando a reflexão sobre os diferentes usos da língua e a importância da adequação textual a cada situação. Dessa forma, a valorização da escrita formal na educação básica e no ensino superior contribui para a formação de cidadãos mais críticos, reflexivos e preparados para os desafios da comunicação na sociedade atual.
3.1.3 REFLEXOS E DESAFIOS DA ESCRITA DE OFÍCIOS EM AMBIENTES ADMINISTRATIVOS
É de conhecimento que a escrita de ofícios em ambientes administrativos garante um papel fundamental na formalização de processos e na comunicação institucional, independentemente da esfera administrativa que esteja inserida. Mas, apesar de sua importância, esse gênero textual enfrenta desafios significativos, que variam desde a adequação linguística até a necessidade de conformidade com normas oficiais. A crescente digitalização dos documentos administrativos também impõe novas exigências quanto à clareza, à objetividade e à padronização da linguagem escrita.
Segundo Rodrigues e Almeida (2021), falhas na redação podem comprometer a interpretação da mensagem, levando a equívocos administrativos e retrabalho. A escrita de ofícios exige domínio da norma culta e a adequação do discurso ao contexto formal. Diferente da comunicação cotidiana, em que a informalidade pode ser tolerada, os ofícios requerem precisão terminológica e coesão textual. Conforme Costa e Mendes (2020), a capacitação dos profissionais na produção de documentos administrativos é essencial para evitar equívocos que possam comprometer a credibilidade institucional.
Outro ponto, que pode ser considerado um desafio notável, é a adaptação dos ofícios administrativos às novas tecnologias, que requer preparo e compressão. A transição dos documentos físicos para plataformas digitais também alterou a dinâmica do modo de produção e do arquivamento de ofícios, exigindo que os profissionais desenvolvam habilidades específicas relacionadas ao uso de ferramentas tecnológicas. Essa mudança impacta diretamente na maneira como os ofícios são estruturados e manipulados dentro das instituições (SOUZA; PEREIRA, 2019).
A acessibilidade e a inclusão também são questões que chamam atenção no âmbito da escrita administrativa; devido o aumento da preocupação com a acessibilidade textual, é necessário que os ofícios sejam redigidos de forma compreensível para diferentes públicos, evitando jargões excessivos e frases complexas que dificultem a interpretação e a compreensão da mensagem. Conforme Oliveira (2022), a simplificação da linguagem sem perda da formalidade é um desafio contínuo na comunicação organizacional e também necessário.
Assim, a escrita de ofícios nos ambientes administrativos não apenas reflete a organização e a eficiência das instituições, mas também impõe desafios que precisam ser superados por meio de capacitação contínua, adaptação tecnológica e refinamento da comunicação escrita. O aprimoramento desse gênero textual é necessário para garantir transparência e eficácia nos processos institucionais e sobretudo em ambientes administrativos.
3.2 Discussão
A utilização da linguagem escrita em ofícios nos ambientes administrativos é um fator importante para garantir que haja uma comunicação eficiente, a padronização documental e a transparência nos processos. Porém, a análise desse gênero textual revela desafios e implicações que requerem atenção por parte dos operadores que os produzem e das instituições que os utilizam como meio formal de comunicação.
Para a escrita de ofícios é necessário clareza e precisão na transmissão e formulação das informações. A utilização inadequada de estruturas textuais, terminologias ambíguas ou falhas gramaticais pode causar e promover danos a interpretação do conteúdo, possivelmente resultando em retrabalho e dificultando a execução eficiente de processos administrativos.
Por outro lado, a formalidade exigida nesse tipo de documento exige a necessidade de um domínio avançado da norma culta e do conhecimento das convenções textuais específicas do gênero. A escrita formal utilizada nos ofícios precisa equilibrar tecnicidade e acessibilidade. Mesmo que a normatização seja fundamental para a padronização e para a segurança jurídica e administrativas dos documentos, há uma crescente demanda por textos mais objetivos e menos prolixos, a fim de tornar a comunicação mais fluida e acessível a diferentes públicos. Percebe-se que esse desafio se intensifica em um contexto de transformação digital, onde a migração dos documentos para plataformas eletrônicas impõe novas exigências quanto à estrutura e formatação.
A relação entre a produção escrita e a capacitação dos profissionais envolvidos reflete uma enorme diferença. Atualmente, muitas instituições, públicas e privadas, não oferecem treinamentos contínuos para seus servidores ou funcionários administrativos, resultando em textos com inconsistências estruturais e deficiências na organização da informação; há uma necessidade urgente de investimentos na formação continuada para aprimorar a produção escrita nesse contexto.
A contínua evolução das práticas administrativas também influencia a produção de ofícios; uma vez que o avanço da comunicação organizacional tem demandado a revisão de diretrizes para que os textos escritos mantenham sua função essencial, mas se adaptem às novas formas de interação e ao uso crescente de tecnologias. A adoção de modelos mais dinâmicos de redação e a implementação de inteligências artificiais para revisar e otimizar os textos administrativos são tendências que podem impactar significativamente a forma como os ofícios são produzidos e interpretados em um futuro próximo.
É importante compreender que a discussão sobre a escrita nos ofícios administrativos deve considerar tanto os desafios estruturais e linguísticos quanto as mudanças tecnológicas e organizacionais que influenciam esse gênero textual. Sendo que a busca por uma comunicação mais eficaz, aliada à necessidade de adaptação às novas realidades do ambiente institucional, deve, sem dúvidas nortear a produção e o aperfeiçoamento contínuo dos ofícios administrativos, garantindo sua relevância e eficiência em ambientes administrativos contemporâneos.
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O estudo possibilitou identificar sua importância como elemento essencial para a comunicação organizacional. Observou-se que a clareza, a formalidade e a padronização são aspectos determinantes para a eficácia desses documentos, mas desafios como a falta de capacitação profissional e as transformações tecnológicas exigem adaptações constantes. Este estudo confirmou que irregularidades na escrita dos ofícios pode comprometer a interpretação da mensagem e gerar impactos negativos aos processos demandados.
Considerando este cenário, é importante que as instituições desenvolvam treinamentos contínuos e implementem diretrizes claras para a redação desses documentos, garantindo uniformidade e precisão na comunicação. Com novas tecnologias, modernização e a simplificação dos textos, sem perda da formalidade necessária, se tem estratégias que contribuem para uma comunicação mais acessível e eficaz.
A capacitação profissional e o desenvolvimento de práticas padronizadas são alternativas excelentes para assegurar que esses documentos cumpram sua função de maneira eficiente e transparente, promovendo uma comunicação administrativa clara, objetiva e assertiva.
REFERÊNCIAS
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 6023: informação e documentação: referências: elaboração. Rio de Janeiro, 2018.
BAKHTIN, Mikhail. Estética da criação verbal. São Paulo: Martins Fontes, 2020.
BECHARA, Evanildo. Moderna gramática portuguesa. 37. ed. São Paulo: Nova Fronteira, 1993. BRASIL. Parâmetros Curriculares Nacionais: língua portuguesa. Brasília: MEC/SEF, 1998.
ADMINISTRABRASIL. A comunicação escrita como ferramenta de gestão empresarial. Disponível em: https://administrabrasil.com.br/a-comunicacao-escrita-como-ferramenta-de-gestao-empresarial/. Acesso em: 6 fev. 2025.
COSTA, M.; MENDES, T. Redação Oficial e Comunicação Administrativa. São Paulo: Atlas, 2020.
CUNHA, Karina Miranda Machado Borges. A comunicação no meio profissional. 2009.
GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2010.
LIMA, Silvia Ferreira. Comunicação e expressão através dos textos. São Paulo: Editora Biblioteca 24 horas. 1ªed: 2010.
MENEZES, Jose Eugenio de oliveira. Communicare: revista de pesquisa/ centro indisciplinar de pesquisa, Faculdade Cásper Libero. V.7, nº1 (2007). – São Paulo: Faculdade Cásper Libero, 2007.
MARCUSCHI, Luiz Antônio. Da fala para a escrita: atividades de retextualização. São Paulo: Cortez, 2010.
NIERO, J. Comunicação escrita: desafio que pode ser vencido. Fecomercio SP, 22 fev. 2017. Disponível em: https://www.fecomercio.com.br/noticia/comunicacao-escrita-desafio-que-pode-ser-vencido. Acesso em: 6 fev. 2025.
OLIVEIRA, R. Comunicação Organizacional e Linguagem Acessível. Rio de Janeiro: FGV, 2022.
PALMA, Rodrigo; TURAZZA, Alessandra. Ensino de escrita e desenvolvimento da competência textual. Curitiba: Appris, 2014.
RODRIGUES, L.; ALMEIDA, P. A escrita profissional e seus desafios na contemporaneidade. Brasília: UnB, 2021.
SILVA, A. B. Variações linguísticas: uma abordagem sociolinguística. São Paulo: Editora Acadêmica, 2012.
SILVA, Ezequiel Theodoro da. A escrita e seus desafios na contemporaneidade. São Paulo: Contexto, 2020.
SOUZA, C.; PEREIRA, J. Transformações digitais na comunicação administrativa. Porto Alegre: Sulina, 2019.
1 Graduanda do Curso de Licenciatura em Letras Português, da Universidade Federal do Amapá. E-mail: kmjrd02@gmail.com.