DATA MANAGEMENT TECHNOLOGY IN CIVIL DEFENSE IN THE STATE OF PARÁ
REGISTRO DOI: 10.69849/revistaft/pa10202411081532
Paula Fernanda Corrêa Lima 1; Milena Marília Nogueira de Andrade2; Leonardo Sousa dos Santos3; Josinaldo Pinheiro Ribeiro4; Márcio dos Santos Avelar5; Francisco Janio Bezerra Costa6
RESUMO
Introdução: Nos últimos anos, as tecnologias digitais tem proporcionado melhorias significativas em diversos setores, incluindo na gestão pública. Neste contexto, A utilização de aplicativos de gerenciamento de dados tem emergido como uma solução promissora para aprimorar o processo de tomada de decisões e aumentar a eficiência das ações de emergências e estado de calamidade pública. Objetivo: O objetivo geral do estudo é criar e avaliar aplicativos de gerenciamento de dados que otimizem a tomada de decisões em situações de emergência, permitindo uma resposta mais eficiente às necessidades da população. Metodologia: Foram identificadas as necessidades administrativas de cada divisão da Coordenadoria Estadual de Defesa Civil do Estado do Pará – CEDEC-PA, com entrevistas com os chefes de departamentos e técnico de defesa civil, para organizar informações sobre emergências e tomar decisões. Criaram-se protótipos de aplicativos usando a plataforma AppSheet para cada seção da CEDEC-PA. Realizou-se um teste com a solução tecnológica e com os usuários para avaliar a interface, a usabilidade e a funcionalidade dos aplicativos. Posteriormente, foram coletados dados qualitativos na organização dos dados e informações e qualitativos no acompanhamento do número de beneficiados para identificar áreas de melhoria. Resultados: O uso da plataforma Appsheet, reduziu significativamente o tempo de resposta na identificação das necessidades de emergência da Defesa Civil. A centralização dos dados e o acompanhamento em tempo real permitiram uma melhor análise e coordenação das ações de emergências e estado de calamidade pública, permitindo que a ajuda chegasse às vítimas em menor tempo. Considerações finais: A implementação dos aplicativos desenvolvidos para a CEDEC-PA, utilizando a plataforma Appsheet, representou um avanço significativo na gestão de dados operacionais, financeiros e de recursos humanos nas ações de Defesa Civil do Estado do Pará.
Palavras-chave: Tecnologias, Aplicativos, Gestão de informação.
1 INTRODUÇÃO
Nos últimos anos, o avanço das tecnologias digitais tem proporcionado melhorias significativas em diversos setores, incluindo a gestão pública (DA SILVA et al, 2024). No que diz respeito à Defesa Civil, a necessidade de uma resposta rápida e eficiente em situações de emergência requer ferramentas que aperfeiçoem a coleta, análise e disseminação de dados. Nesse contexto, a utilização de novas tecnologias tem emergido como uma solução promissora para aprimorar o processo de tomada de decisões e aumentar a eficiência das ações de emergências e estado de calamidade pública. Neste contexto, a utilização de aplicativos de gerenciamento de dados tem se mostrado uma solução promissora para aperfeiçoar o processo de tomada de decisão e aumentar a eficiência das ações de emergências e estado de calamidade pública.
O painel Gerencial de Desastres Sentinela do Norte (PGD-SN) é um exemplo de aplicação de tecnologias digitais que monitora o desastre com base nos dados do Sistema Nacional de Proteção e Defesa Civil para administrar e gerenciar desastres. Além disso, é uma fonte de consulta e incentivo à pesquisa sobre eventos que podem causar desastres, tanto para o estado, municípios, centros universitários e comunidades da Amazônia (CARVALHO, 2024).
A arquitetura e a modelagem da plataforma de aplicativos podem fornecer informações precisas sobre a extensão dos danos, a localização de áreas afetadas e a necessidade de recursos de emergência. Dessa forma, a AppSheet é um recurso, sem a necessidade de código (no-code), que permite a criação de soluções personalizadas a partir de dados armazenados em planilhas e outras fontes de dados em nuvem (ANTONOPOULOS, 2023).
A plataforma foi adquirida pela Google em janeiro de 2020, integrando-se ao Google Cloud, o que a tornou mais integrada ao ecossistema de ferramentas da companhia (WILSON, 2022). Desde então, tem sido largamente usada em processos de digitalização de empresas, permitindo a automação de processos e o desenvolvimento de aplicativos corporativos sem a necessidade de programação tradicional (KHER, 2021). Dessa forma, é caracterizada por permitir que pessoas sem experiência em desenvolvimento de software criem aplicações de forma visual e intuitiva. A plataforma é projetada para funcionar com diversos tipos de dados, como o Google Sheets, o Excel, os bancos de dados SQL, além de outras opções baseadas em nuvem, como o Google Drive e Dropbox (SÁNCHEZ, 2020). A partir dessas fontes de dados, o AppSheet gera uma interface de aplicativo que pode ser personalizada pelo usuário, o que possibilita a criação de soluções específicas de forma ágil e simplificada.
A partir daí, você pode fazer aplicativos para celulares, tablets e navegadores da web, que funcionam em diferentes plataformas. Eles podem coletar e atualizar informações, criar gráficos e dashboards e automatizar processos. Além disso, a plataforma oferece a possibilidade de execução remota (offline), o que é uma vantagem relevante para profissionais que atuam em campo, onde a conexão à internet pode ser limitada (WILSON, 2022)
Assim sendo, o objetivo principal do AppSheet é simplificar o processo de criação de aplicativos empresariais e automação de processos, tornando o processo acessível para aqueles que não possuem conhecimentos avançados em programação. A plataforma é amplamente utilizada por companhias de diversos setores, como saúde, logística, educação e construção civil, que necessitam de soluções rápidas para a coleta e gestão de dados em campo, gerenciamento de inventários, coordenação de equipes e automação de processos internos (NYAMAYARO,GOMBIRO, 2021).
A modelagem da plataforma de aplicativos na defesa civil estadual possibilita identificar áreas prioritárias de atuação, uma vez que fornece dados relevantes para a elaboração de planos de contingências, gerenciamento de riscos e desastres, bem como para a criação de protocolos de procedimentos que devem ser seguidos em situações de desastre, como inundações, inundações, enxurradas e incêndios florestais (SANTOS et al., 2020).
Segundo Wilson (2022), a ferramenta possibilita a criação de aplicativos para atender a necessidades específicas de negócios. Alguns dos principais usos são para automatizar processos que envolvem a coleta de dados, a geração de relatórios e as notificações automáticas, de acordo com as regras definidas pelo usuário. Coletar dados em campo e gerenciar o inventário de produtos, com a possibilidade de atualização imediata e acesso remoto às informações (SMITH, 2021). O aplicativo está disponível para diferentes dispositivos móveis ou navegadores da web e sua distribuição é fácil porque os controles de acesso e permissão são personalizados (KHER, 2021).
O uso de ferramentas que possibilitem agilidade na resposta são desejáveis quando se trabalha com emergência á desastres em Defesa Civil. Cada vez mais tem sido necessário o desenvolvimento de aplicativos e automação de processos. Por meio de aplicativos as operações internas, o repasse de informações para a população e o gerenciamento de dados se torna fundamental para uma resposta eficiente (Lisboa e Pacheco, 2013).
O objetivo geral deste artigo é criar e avaliar aplicativos de gerenciamento de dados que otimizem a tomada de decisões em situações de emergência, permitindo uma resposta mais eficiente às necessidades da população.
2 METODOLOGIA
A metodologia empregada incluiu a avaliação das demandas das diversas divisões da CEDEC-PA. Essas demandas foram identificadas junto aos coordenadores das divisões de Operações (DIVOP), Apoio à Comunidade (DAC) e Apoio Financeiro (DAF), a partir do levantamento de indicadores como a rapidez na comunicação de fluxos de trabalho, bem como o controle de acesso aos dados de ajuda humanitária às comunidades afetadas por graves perturbações decorrentes de eventos extremos.
Foi feita uma listagem final dessas demandas e organizadas em uma tabela do Excel com: a) informações sobre as famílias do Programa Recomeçar, b) gestão de recursos humanos, c) controle financeiro, d) dados operacionais de emergências, e, e) acesso em tempo real aos dados das Coordenadorias Municipais de Defesa Civil do Estado do Pará. O pedido para a criação de um aplicativo ocorreu durante o Programa Recomeçar, iniciativa do Governo do Estado do Pará, conforme estabelecido pelo Decreto no 3.654, publicado no Diário Oficial do Estado (DOE) no 35.683 em 17 de janeiro de 2024. Este programa regulamenta a concessão de benefícios temporários para famílias em situação de vulnerabilidade social em decorrência de eventos adversos ocorridos no Estado do Pará (DOE, 2024).
Para organizar melhor esses dados, criou-se um protótipo de aplicativo usando a plataforma AppSheet para cada seção da CEDEC-PA. Para tal, foi inserido a planilha preenchida com as demandas da CEDEC pelo usuário uma fonte de dados, e, posteriormente, personaliza a interface e o comportamento do aplicativo. Este processo de inserção pôde ser concluído com o usuário inserindo o arquivo de uma planilha, um banco de dados SQL ou outra fonte que a plataforma suporta. Em seguida, pode modificar a interface, adicionando botões de ação, campos de entrada de dados e gráficos de acordo com os procedimentos descritos por Holds (2023).
Figura 1 – Interface do App login para cadastro e análise plataforma Appsheet
Durante este período, foram realizadas sessões de teste com os usuários da CEDEC-PA para avaliar a interface, a usabilidade e a funcionalidade dos aplicativos. Os aplicativos foram testados em uma situação de emergência real ou simulada, monitorando sua utilização e eficácia, coletando informações sobre o desempenho dos aplicativos e sua contribuição para a tomada de decisões. Por fim, foram examinados os dados coletados durante a implantação, com foco em métricas como tempo de resposta, eficiência na comunicação e satisfação dos usuários.
Foram comparados os resultados obtidos antes e depois da implementação dos aplicativos para avaliar o seu impacto. Ao finalizar a compilação e análise dos resultados, foram incluídas sugestões para aprimoramentos futuros e possíveis implementações em outras áreas ou contextos.
3 RESULTADOS
O primeiro pedido para a criação de um aplicativo ocorreu durante o Programa Recomeçar, iniciativa do Governo do Estado do Pará, conforme estabelecido pelo Decreto no 3.654, publicado no Diário Oficial do Estado (DOE) n° 35.683 em 17 de janeiro de 2024. Este programa regulamenta a concessão de benefícios Eventuais para famílias em situação de vulnerabilidade social em decorrência de eventos adversos ocorridos no Estado do Pará (DOE, 2024).
Os cadastros das famílias beneficiadas pelo Programa Recomeçar aplicativos permitiram uma melhoria significativa na eficiência do processo e na proteção dos dados fornecidos (Figura 1). Antes eram feitos de forma manual, com o preenchimento de fichas físicas, às quais eram anexadas cópias de documentos pessoais (RG, CPF e comprovante de residência). Após a coleta, esses documentos eram submetidos à análise e enviados para a Divisão Administrativa e Financeira (DAF/CEDEC), que, por sua vez, encaminhava os beneficiados ao Banco do Estado do Pará para receberem os benefícios. Contudo, este processo requeria, em média, três a quatro meses para ser concluído. Com o decorrer do tempo, o processo de cadastro foi adaptado para o Google Forms, permitindo a submissão online de formulários e anexos com documentos digitalizados. Todos os documentos foram digitalizados. Isso ajudou a reduzir o tempo de processamento em cerca de 1 a 2 meses, porque a lista de beneficiários foi digitalizada e mais rápida.
Com o desenvolvimento do aplicativo na plataforma Appsheet, os dados foram sincronizados e disponibilizados em um dashboard interativo (Figura ), de fácil acesso e rápido processamento. Esta solução não apenas aprimora a eficiência na organização das informações, como também acelera significativamente o atendimento às demandas das famílias afetadas por desastres naturais.
Figura 2 – dashboard interativo das solicitações do Programa Recomeçar e dados das COMPDEC
A gestão de recursos humanos, foi criada para o gerenciamento do pecúlio dos militares, as escalas de plantão e as extraordinárias, as férias, condecorações (medalhas), o quadro de serviços (QIS), o pecúlio dos cães do canil, a escala do posto de comando, as missões externas (viagens), além de um painel de controle de veículos (VTR) e um painel interativo de controle e estatísticas (Figura 2).
A gestão desses dados era feita de forma manual, usando planilhas do Excel e registros em livros de atas. A mudança para uma plataforma digital não apenas concentrou a informação, mas também aprimorou significativamente a eficácia no gerenciamento e controle dessas tarefas. A implementação do dashboard interativo permitiu uma visualização mais clara e acessível das estatísticas e indicadores, o que permitiu acompanhar e tomar decisões em menos tempo.
Figura 2 – Dashboard de controle e estatísticas da gestão humana da CEDEC-PA
O controle financeiro permitiu sistematizar o controle de diárias, kits humanitários, o Programa Recomeçar e o suprimento de fundos. Todas essas informações são apresentadas de forma consolidada em um dashboard interativo (Figura 3), o que permite a visualização em tempo real dos dados financeiros. Antes, a gestão dessas informações era feita de maneira manual, usando planilhas do Excel e registros em livros de atas, o que dificultava a centralização e atualização dos dados de forma ágil e precisa. O dashboard interativo, particularmente, permitiu uma visualização clara e dinâmica dos indicadores financeiros, o que facilitou o acompanhamento e a tomada de decisões estratégicas.
Figura 3 – Dashboard interativo das informações das finanças da CEDEC-PA
A gestão dos dados operacionais das situações emergenciais ocorridas no Estado do Pará (Figura 4) e das solicitações de ajuda humanitária (disponibilização de cestas de alimentos, kits de dormitório, kits de higiene, água e colchões) (Figura 5) destinados à população afetada por desastres naturais com o AppShet ficaram reunidas em um dashboard interativo, o que tornou o acompanhamento em tempo real mais fácil.
As interfaces de operação dos aplicativos permitem, por exemplo, a localização das residências das famílias afetadas a partir dos endereços fornecidos nos cadastros, o que auxiliou na análise dos dados após o desastre, bem como na avaliação do impacto real nos indivíduos e nas comunidades afetadas, permitindo a aplicação adequada de recursos para a reconstrução e recuperação a longo prazo (Figura 4).
Figura 4 – Dashboard interativo das informações dos decretos emergenciais do Pará
Anteriormente, essas informações estavam dispersas em diversas planilhas do Excel, o que dificultava a centralização dos dados e retardava o processo de tomada de decisão, além de prejudicar a agilidade nos procedimentos de homologação dos decretos de emergência ou calamidade pública. A centralização dos dados e o acompanhamento em tempo real permitiram uma melhor análise e coordenação das ações de emergências e estado de calamidade pública, permitindo que a ajuda chegasse às vítimas em menor tempo.
Por fim, foi criado um aplicativo (Figura 6) que concentrou as informações mais relevantes dos diversos sistemas das divisões da CEDEC-PA, conectando-os aos bancos de dados e permitindo a visualização estatística em tempo real de todas as atividades executadas pela Coordenação Estadual de Defesa Civil (CEDEC-PA). Esta ferramenta apresenta uma visão geral da situação das atividades relacionadas aos desastres ocorridos no Estado do Pará, permitindo uma análise abrangente e atualizada.
Figura 5 – dashboard interativo das informações das solicitações de ajuda humanitária
A implantação deste sistema centralizado permitiu uma maior eficiência na gestão das informações, permitindo ao Coordenador Adjunto da CEDEC-PA tomar decisões de forma mais rápida e informada, com base em dados consolidados e precisos. A integração dos dados em tempo real permitiu maior agilidade no monitoramento e agilizou o planejamento das respostas a emergências, assegurando um acompanhamento mais efetivo das ações socorro e mitigação dos impactos dos desastres.
Finalmente, as tecnologias de armazenamento online possibilitam a criação de relatórios e painéis informativos personalizados, como o PGD-SN. O dashboard PGD-SN foi uma das primeiras iniciativas a identificar áreas prioritárias para atuação do CBMPA/CEDEC, uma vez que fornece dados relevantes para a elaboração do plano de contingências para a gestão de riscos e desastres no Estado do Pará, bem como para a criação de protocolos de procedimentos que devem ser seguidos em situações de desastre, visando prevenir, responder e recuperar de forma eficaz, de modo a tornar essas regiões e suas cidades mais resistentes ao enfrentamento de desastres.
Figura 6 – dashboard interativo das principais informações das ações da CEDEC-PA
O aprimoramento da interface de cadastramento e análise do Programa Recomeçar representou um avanço na gestão eficiente e transparente da política social de ajuda humanitária às comunidades afetadas por graves perturbações decorrentes de eventos extremos (Figura 7). Esta ferramenta tecnológica simplifica o registro das pessoas afetadas, permitindo uma experiência mais acessível e rápida para os beneficiários, ao mesmo tempo, em que aumenta a eficiência da administração. A interface de cadastramento e análise do Recomeçar, criada pelo CBMPA/CEDEC, é acessível em diversos dispositivos, tais como: smartphone, notebook, tablet, dentre outros.
Figura 7 – Interface de cadastramento e análise do Programa Recomeçar
A interface de operacionalização do Programa Recomeçar permitiu a localização das residências das famílias afetadas a partir dos endereços fornecidos nos cadastros, o que auxiliou na análise dos dados após o desastre, bem como na avaliação do impacto real nos indivíduos e nas comunidades afetadas, permitindo a aplicação adequada de recursos para a reconstrução e recuperação a longo prazo. No entanto, o desenvolvimento do AppSheet simplifica o processo de criação de aplicativos empresariais e automação de processos, tornando o processo acessível para aqueles que não possuem conhecimentos avançados em programação.
4. CONSIDERAÇÕES FINAIS
A implementação dos aplicativos desenvolvidos para a CEDEC-PA, utilizando a plataforma Appsheet, representou um avanço significativo na gestão de dados operacionais, financeiros e de recursos humanos nas ações de Defesa Civil do Estado do Pará. Ao longo das diversas demandas, foi possível reunir e digitalizar dados relevantes, desde o registro de emergências até o gerenciamento de ajuda humanitária e recursos financeiros. Isso permitiu uma redução drástica no tempo de resposta, maior precisão na comunicação entre as equipes e mais agilidade na tomada de decisões.
O sistema possibilitou o gerenciamento das solicitações do Programa Recomeçar, com informações sobre as famílias afetadas pelos desastres, quantidade a ser atendida e situação do atendimento. Este recurso trouxe agilidade e eficiência ao atendimento à população, uma vez que, anteriormente, as informações e documentos estavam dispersos em planilhas, e-mails e drives, o que dificultava a organização e retardava o processo de solicitação e concessão do benefício.
Os testes com usuários da CEDEC-PA, seguidos da implementação em situações de emergência, demonstraram a eficácia dos aplicativos no monitoramento e acompanhamento das ações de emergências e estado de calamidade pública. A integração dos bancos de dados em um sistema centralizado, com dashboards interativos, permitiu uma visão panorâmica das situações emergenciais, o que tornou a decisão mais fácil. Dessa forma, a gestão de crises tornou-se mais eficiente, garantindo que a assistência à população afetada por desastres fosse realizada de forma rápida e coordenada.
Os resultados demonstram que a modernização dos processos por meio de ferramentas tecnológicas proporcionou melhorias significativas, tanto na organização e controle dos dados, quanto na capacidade de resposta da Defesa Civil. Logo, a implantação dos aplicativos contribuiu de forma decisiva para a eficiência das operações de emergências e estado de calamidade pública e para a melhoria da qualidade do atendimento às famílias paraenses afetadas por desastres.
REFERÊNCIAS
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2Docente da Universidade Federal Rural da Amazônia (UFRA). e-mail: milenamarilia@yahoo.com.br,
3Discente do Curso de Especialização em Gestão Estratégica de Redução de Risco de Desastre. Programa de Pós-Graduação em Gestão de Risco e Desastre na Amazônia. Instituto de Geociências. Universidade Federal do Pará (UFPA). Grupo de Pesquisa ECO-RRD/Pará. e-mail: leonardodrgeo@gmail.com.
6Discente do Curso de Mestrado em Gestão Estratégica de Redução de Risco de Desastre. Programa de Pós-Graduação em Gestão de Risco e Desastre na Amazônia. Instituto de Geociências. Universidade Federal do Pará (UFPA). e-mail:fr.janio21@gmail.com