CHANGE MANAGEMENT: HOW TO DRIVE A CHANGE IN THE THINKING OF ABAPORUS IN ORGANIZATIONS.
REGISTRO DOI: 10.5281/zenodo.10618651
Marcelo Barbosa Carvalho1;
Wilson Ribeiro Machado2;
Sebastião Raphael de A. Júnior3;
Steffany Cristina Santos de Oliveira4
Resumo
Este artigo mostra como o gerenciamento de mudanças pode ajudar a organização a alcançar o sucesso do projeto. Uma empresa que não cuida de sua ambiência e na promoção da gestão dos projetos, especialmente entre os gestores, têm grandes chances de fracassar em seus empreendimentos. A maturidade organizacional é essencial para o atingimento de metas e no gerenciamento de diversos projetos ao longo do caminho. Os gestores de projetos e principalmente os responsáveis das empresas, devem estar abertos às mudanças e não agir como o “Abaporu”, trabalho de Tarsila de Amaral que retrata um homem com pernas e braços grandes e cabeça pequena. Isso significa muito trabalho, mas muito pouco pensamento crítico, ou melhor, uma visão de gestão ultrapassada e limitada. Trazendo a comparação para o objetivo deste artigo, tal expressão é similar a uma gestão de projetos imutável, sem maturidade e antiquada. Utilizando uma revisão da literatura que abrange temas como gestão de mudanças para melhor compreender a gestão de projetos, fatores de sucesso de projetos, maturidade organizacional, técnicas de gestão de projetos e especialistas em ferramentas digitais, pode-se inferir que é muito importante nas organizações a gestão de mudanças durante a execução e transformação corporativa. Conclui-se que uma empresa bem estruturada, atualizada, com maturidade organizacional baseada em preceitos do gerenciamento de projetos e com senso crítico adequado, terá muito sucesso na execução de seus empreendimentos.
Palavras-chave: Gestão de projetos. Gerenciamento de mudança. Maturidade organizacional.
1 INTRODUÇÃO
O gerenciamento de projetos é um tema quente nos dias de hoje, à medida que cada vez mais empresas buscam ferramentas inovadoras e práticas de acompanhamento mais eficazes, a fim de se garantir prazos, custos, qualidade de produtos e/ou serviços e até mesmo atualização de seus próprios procedimentos internos. O mercado vem passando por grandes mudanças e as empresas precisam se adaptar a essas mudanças de forma organizada, com bastante assertividade e com a velocidade adequada ao mercado que se está inserido, caso contrário, estará fadada ao insucesso.
Não há uma única metodologia, ferramenta ou técnica de sucesso, por isso as empresas que buscam melhorias, têm muita dificuldade em definir e implantar com sucesso em seus projetos.
Em um ambiente competitivo, as medidas como escopo, tempo e custo, deixaram de ser somente os pontos importantes para uma gestão de projetos segura, portanto, identificar os fatores que podem determinar o sucesso do projeto tornou-se crítico. Mas quais são os itens complementares que contribuem para o sucesso do gerenciamento de projetos? A gestão da mudança tornou-se fundamental na gestão de projetos? Este artigo pretende responder a estas questões propostas.
Portanto, um gerenciamento de projetos que atenda aos requisitos definidos dentro do orçamento e prazos estabelecidos pelos clientes e patrocinadores torna-se um grande sucesso dentro de uma organização. Os gerentes de projetos devem se especializar e atualizar constantemente suas ferramentas, métodos e processos para garantir o sucesso do gerenciamento de projetos, a solução de problemas e os resultados alcançados. Portanto, ao implementar ferramentas, métodos e procedimentos adequados, as organizações tendem a melhorar seus processos de gestão e consequentemente alcançar melhores resultados.
O monitoramento e o controle das emoções e reações humanas também são fundamentais, pois têm a intenção de mitigar a perda de produtividade decorrente dos processos de mudança. Essa prática tem sido apontada por alguns autores como o principal objetivo da gestão da mudança organizacional. Portanto, promover uma atitude positiva em relação ao processo e evitar a resistência à mudança parece ser o principal objetivo da gestão da mudança, pois é uma habilidade de liderança muito necessária (Battilana, Gilmartin, Sengul, Pache & Alexander 2010; Hayes, 2007).
O uso consciente de estratégias, métodos sistemáticos e conhecimento para garantir a mudança da organização em direção aos resultados desejados e sua eficácia são características fundamentais deste processo.
Para responder às questões propostas neste artigo, serão abordados assuntos relativos à gestão de projetos, fatores determinantes de sucesso, maturidade organizacional, gestão da mudança e ferramentas de transformação.
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
2.1 GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Existem diversas definições do termo “projeto” nos dicionários literários, mas todas significam um plano realizado através de uma série de etapas ou atividades com a intenção ou desejo de fazer algo concreto. O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos requisitos do projeto.
O que é gerenciamento de projetos? Gerenciamento é o controle e a eficácia do controle, aplicando conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para atender aos requisitos. Em suma, concluir com sucesso um projeto não é uma tarefa fácil por si só, mas a necessidade da sua gestão é plenamente justificada.
Os projetos, independentemente do seu porte, estão cada vez mais integrados às organizações, obrigando os gestores a buscarem constantemente métodos e ferramentas que possam garantir o sucesso. Contudo, o sucesso desses projetos vai além da tríade tempo, custo e qualidade acima mencionada, uma vez que as partes interessadas têm perspectivas e percepções diferentes e definem os seus próprios padrões para o que constitui sucesso.
Embora um projeto tenha um âmbito claramente definido, ele não é um sistema fechado, mas sim um sistema aberto que influencia e é influenciado por fatores ambientais internos e externos. Além disso, é auto sustentável, conforme recomendado pela teoria dos sistemas. Portanto, cabe ao gestor decidir quais processos são apropriados e qual o nível de sofisticação necessário para cada processo, levando em consideração as contingências que o afetam.
Para Prado (2008), o sucesso ou o fracasso do projeto está diretamente relacionado à maturidade no processamento das capacidades técnicas e situacionais da organização, ao uso de métodos, à informatização, ao direcionamento estratégico nas decisões do projeto e à estrutura organizacional. Essa maturidade envolve a coordenação necessária para o gerenciamento de projetos, bem como habilidades organizacionais e pessoais tanto no gerenciamento de projetos quanto no gerenciamento de empresas.
2.2 MATURIDADE ORGANIZACIONAL
Quando abordamos o tema maturidade organizacional, estamos nos referindo à capacidade de uma organização gerenciar com sucesso os seus projetos. Esse conceito de maturidade pode ser compreendido como um processo gradual de aquisição de competências ao longo do tempo. No contexto organizacional, a maturidade é alcançada por meio de planejamento e ações que visam melhorar os processos da empresa, a fim de alcançar seus objetivos (Ravechini JR, 2005, p. 90).
Karzner (2006) explica que a maturidade em gerenciamento de projetos está intrinsecamente relacionada à maturidade organizacional. Empresas que adotam práticas de gerenciamento de aquisições e sistemas de suporte a processos tendem a ter maiores chances de obter sucesso em seus projetos. No entanto, o autor ressalta que a introdução de um sistema de apoio à gestão não garante maturidade organizacional nem o sucesso do projeto.
2.3 GERENCIAMENTO DA MUDANÇA – TRATANDO OS ABAPUROS
Se a maturidade é um elemento fundamental para que uma empresa obtenha sucesso na gestão e entrega de projetos, é preciso ter em mente que a maturidade é alcançada ao longo do tempo e pode levar décadas. Então, como as empresas emergentes e menos maduras podem evoluir mais rapidamente para atingir os seus objetivos de forma mais segura e eficiente? Diversas empresas que implementam gestão de mudanças acabam acelerando sua maturidade e se preparando para desenvolver projetos com maior probabilidade de sucesso. No entanto, é importante ressaltar que existem dois tipos de o gerenciamento de mudanças: o gerenciamento de mudanças em projetos, que se prepara no nível organizacional e busca competências e capacidades organizacionais, e o gerenciamento de mudanças nos projetos, que busca ações específicas para alcançar benefícios e valor agregado.
De acordo com Hodgetts (2000), os pressupostos e as regras do jogo mudam constantemente, independentemente da localização, tempo, volume e outros fatores. Portanto, as empresas devem ser capazes de operar nestes ambientes. Isso é o que caracteriza um projeto.
É esperado que um projeto passe por mudanças ao longo de sua vida, é essencial que as organizações e equipes de projeto saibam como gerenciar essas mudanças de forma ágil e eficiente. Gerenciar essas mudanças de maneira integrada é considerado fundamental para o sucesso do projeto. Por meio do gerenciamento de projetos e de mudanças de projetos, as organizações avançam de forma mais rápida e confiável.
Fazendo uma breve comparação, a obra Abaporu, da pintora Tarsila do Amaral, vem dos termos em tupi aba (homem), pora (gente) e ú (comer), significando “homem que come gente”. Essa obra também é uma referência para a criação da Antropofagia modernista brasileira, ou Movimento Antropofágico, que se propunha a absorver a cultura estrangeira e adaptá-la ao Brasil. No quadro vemos a valorização do trabalho braçal (observe o pé e a mão enormes) e a desvalorização do trabalho mental (repare na cabeça minúscula).
Figura 1 – O Abaporu
Fonte: www.culturagenial.com
Pode-se inferir que existe uma comparação muito clara com o tema devido à dificuldade dos profissionais e das empresas em buscarem ferramentas e metodologias que façam a mudança intelectual e profissional, promovendo a mudança necessária para melhoria da gestão do negócio. Pequenos pensamentos quanto a inovações, atrapalham o crescimento do amadurecimento necessário, deixando somente o trabalho fluir sem um resultado esperado.
2.4 FERRAMENTAS DE TRANSFORMAÇÃO
A gestão de mudanças possui diversas ferramentas que as organizações podem utilizar ao longo do tempo, e a própria gestão de projetos já sugere uma variedade de outras ferramentas para grupos de processos. Porém, neste artigo discutiremos duas ferramentas quase contraditórias entre si que podem melhorar significativamente os resultados da sua organização e ajudá-lo a dar mais um passo em direção à maturidade organizacional: Benchmarking e a Mentoria.
Benchmarking é uma prática organizacional que visa comparar produtos, serviços e práticas organizacionais com outras organizações, a fim de se levar a um desempenho superior. Esta é uma forma de aprender com os fracassos e sucessos de outras organizações e amadurecer mais rapidamente como organização.
Muitos especialistas dizem que benchmarking significa comparar para crescer, e que a comparação é a base para avaliar o valor daquilo que criamos e fazemos. Desta forma, precisamos quebrar o mito de que apenas grandes organizações utilizam esta prática. O benchmarking é realizado independentemente do tipo ou tamanho da organização. Pode-se ressaltar também que para pequenos negócios e iniciantes que desejam crescer e melhorar seus resultados no alcance dos objetivos organizacionais, não só podem utilizar as ferramentas, como precisam fazer isso, é abrangente e pode fornecer informações sobre práticas que podem ou não funcionar no mercado.
Outra ferramenta para apoiar a mudança é a mentoria. Isto vai na direção oposta do benchmarking em termos de metodologia. Como você sabe, no benchmarking as empresas tentam identificar boas práticas por meio de comparações com seu ambiente interno, outras organizações e concorrentes para fins de autodesenvolvimento, enquanto a mentoria é a prática de procurar alguém no mercado.
Você tem experiência no mercado e assume a função de mentor com o objetivo de ajudar as organizações a administrar melhor seu caminho para atingir seus objetivos. É mais uma ferramenta que pode te ajudar a atingir um certo nível de maturidade organizacional por meio da experiência de pessoas que já estão no caminho certo para sua empresa.
Para Vergara (2010), mentoria é o ato de influenciar pessoas, ouvi-las, aconselhá-las, ajudá-las a reconhecer novas ideias, tomar decisões e orientá-las. Vergara destaca ainda dois tipos de mentoria: a mentoria natural (informal) e a mentoria intencional (formal). O processo natural de mentoria também termina quando o pupilo se sente capaz de abrir novos caminhos por conta própria. Os pupilos naturais podem trabalhar dentro da organização, ou externamente ou dentro da organização. Instrução formal. As organizações investem na formação de profissionais que possam auxiliar outras pessoas dentro da empresa.
A mentoria ajuda as empresas a reter e desenvolver talentos, acelerar o processo de desenvolvimento de lideranças e integrar profissionais para alinhamento aos valores da organização.
A partir disso, podemos concluir que tanto o benchmarking quanto a mentoria são ferramentas auxiliares no processo de transformação de uma empresa. Porque podem apoiar o processo de maturação de uma organização através de práticas bem-sucedidas ou fracassadas em outras organizações, inclusive dentro da empresa.
3 METODOLOGIA
Este estudo fez uma varredura na Internet através de sites acadêmicos, técnicos, corporativos relacionados ao tema de interesse. Este trabalho foi desenvolvido com base nesta pesquisa e levando em consideração a expertise dos autores neste tema. Primeiro, definido plano de mapeamento, onde os objetivos são listados, um protocolo de mapeamento é definido e uma implementação de mapeamento é desenvolvida. Após, os estudos são identificados, selecionados e avaliados com base em critérios especificados no protocolo de mapeamento e finalizados com os resultados do mapeamento.
Portanto, o objetivo deste mapeamento sistemático foi uma análise de publicações científicas visando examinar o debate do conhecimento sobre o gerenciamento de mudanças no auxílio às organizações em alcançar o sucesso do projeto. Nesse sentido, este mapeamento buscou responder à seguinte questão de pesquisa (QR).
• RQ1: A gestão da mudança tornou-se fundamental na gestão de projetos? Este artigo pretende responder a esta questão proposta. O idioma escolhido foi o português e as consultas de busca definidas para o estudo foram realizadas no Google Acadêmico, no Google e nos sites de empresas de construção, além dos materiais pessoais dos autores. Nesta pesquisa digital foram encontrados artigos que mencionam sobre o assunto desejo, mas não com o enfoque detalhado esperado, ou seja, nenhum artigo sobre este tema em específico foi encontrado.
4 RESULTADOS E DISCUSSÕES
Os projetos estão cada vez mais sendo introduzidos nas organizações, independentemente do seu tamanho, departamento ou estrutura, e isso faz com que os gestores procurem novos métodos, ferramentas e técnicas que forneçam algum suporte para a implementação bem sucedida dos projetos.
No passado, alguns autores identificaram o trinômio apresentado por Kerzner (2002) como fatores de sucesso do projeto: tempo, custo e qualidade. Contudo, desde que o projeto tem sido objeto de investigação, vários autores e instituições têm-se dedicado a explorar novos fatores que possam determinar o sucesso do projeto, e posteriormente, o sucesso do projeto está sendo encarado também dependente da capacidade de lidar com a mudança e a maturidade da organização.
Existe consenso na literatura de que a maturidade não se adquire da noite para o dia e pode levar décadas para que se atinja o nível ideal, aquele que forneça o suporte necessário para atingir os objetivos. Mas como se pode acelerar o processo de maturação organizacional nas empresas.
A gestão da mudança fornece uma solução sistemática para este impasse, pois fornece as ferramentas e técnicas necessárias para o desenvolvimento. Independentemente do posicionamento da organização, deve-se preparar-se para as mudanças impostas pelo mercado. Dado que as empresas devem ser capazes de participar no jogo da globalização, responder a estas mudanças em tempo útil é uma vantagem competitiva fundamental.
Neste cenário, a gestão da mudança é uma ferramenta relevante e importante, pois prepara a empresa, acelera o processo de maturação da organização, reconhece a necessidade de evoluir processos, investe na formação e desenvolvimento de talentos e adapta-se e escolhe uma estratégia verdadeiramente competitiva. A gestão de mudanças é o ponto de partida para organizações que desejam desenvolver novos impulsionadores de mudanças nos níveis estratégico, tático e operacional e integrá-los nas operações diárias.
5 CONCLUSÃO
A incerteza pode surgir porque a mudança não é um processo suave, mas sim um processo incerto e contraditório. Porém, os riscos da mudança devem ser gerenciados para que a mudança se torne mais segura e seja sempre vista como um processo contínuo necessário ao desenvolvimento da organização. O maior medo que uma empresa deve ter é que a incerteza impeça o seu crescimento.
A gestão da mudança deve ser avaliada como um elemento relevante para qualquer organização que pretenda implementar um projeto com sucesso. Porque as empresas que foram preparadas através de ferramentas e metodologias precisam gerenciar coletivamente as mudanças necessárias para entregar um projeto. Por meio do gerenciamento de mudanças, você pode chegar mais perto de seus objetivos de maneira mais rápida e confiável.
Além disso, para organizações que ainda não atingiram o nível de maturidade necessário para uma implementação tranquila do projeto, a gestão da mudança como elemento-chave e uma ou duas práticas sugeridas para apoiar a transformação (benchmarking e mentoria) podem ser implementadas em paralelo.
Inevitavelmente, estas empresas aproximar-se-ão mais rapidamente dos objetivos traçados e em breve passarão a fazer parte do índice de empresas campeãs.
A transformação dos “Abaporus” produzirá profissionais com preparação adequada para o senso crítico e construtivo, trazendo soluções inovadoras para o desenvolvimento e produção dos projetos com o sucesso esperado.
Uma vez que o referencial teórico nos permitiu apresentar informações que comprovam que a gestão da mudança é um elemento importante para o sucesso dos projetos organizacionais, podemos concluir que o objetivo do estudo foi alcançado.
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1Discente do Curso Superior em Engenharia de Produção da Universidade de Franca – UNIFRAN Campus Franca – orcid.org/0009-0005-9807-7843. e-mail: macarvalusa@gmail.com;
2Discente do Curso Superior em Engenharia Mecânica da Universidade Federal do Espírito Santo – UFES Campus Vitória – orcid.org/0009-0001-4042-3417- e-mail: wilsonmachado@gmail.com;
3Discente do Curso Superior em Engenharia Mecânica da Universidade de São Paulo – UNIP Campus Santos – orcid.org/0009-0006-7115-0200 – e-mail: srazevedojr@gmail.com;
4Discente de Mestrado em Engenharia Civil da Universidade Federal Fluminense – UFF Campus Niterói – orcid.org/0009-0008-1007-5192 – e-mail: steffany.eng@gmail.com