REGISTRO DOI: 10.5281/zenodo.10107627
Iris da Rocha Gomes¹
Jennyfer Vitor de Lima¹
Marcia Gabriele Carvalho Bacelar de Oliveira¹
Patricia Moutinho do Nascimento¹
Vanessa de Oliveira Alves²
Weuler Arce³
RESUMO
Melhorias fazem parte do cotidiano, muito se comenta sobre os diversos tipos destas ferramentas de melhoramento nas quais são utilizadas para ajudar em processos com criticidades altas ou até mesmo manter o controle de projetos empresariais e de pesquisa. Adendo a isso uma dessas diversas melhorias apresenta-se o método Kanban o qual é uma ferramenta contínua que comumente é aplicada para numerosos processos com a categoria de gerenciamento visual, tem a vantagem de não ser um método complexo e sim de fácil entendimento pelo indivíduo. Com a implementação do Kanban nas organizações nota-se que existem limitações no trabalho em progresso como prioridades à adaptação, transparência e simplicidade na aplicação do método para criar/manter controles de projetos, é de suma importância que essas prioridades sejam atendidas, pois o resultado traz a consequência de eficiência e excelência no fluxo de trabalho, acelerando a finalização de demandas altas.
Palavras-chave: adaptação; organização; melhorias; facilidade; progresso.
Introdução
O Kanban é mais do que apenas um sistema de gestão visual, ele é uma filosofia que visa melhorar a eficiência, a flexibilidade e a qualidade em diversas áreas, desde a produção industrial até o desenvolvimento de software é um fator de organização no progresso do trabalho com etapas limitadas e a praticidade de eficácia na demanda de projetos como dito, na organização de atividades é um fator importante na vida das pessoas, pois a carência dela pode causar falta de motivação e de produtividade, além de desperdiçar tempo em atividades que não agregam valor (MELO, W. S. et al. 2017). Os resultados de melhoria feitos com a implementação do Kanban são variados e independentes das metas específicas de cada organização. No entanto, o Kanban é projetado para promover a eficiência, a qualidade, a visibilidade e a capacidade de adaptação, o que geralmente leva a melhorias significativas nas operações e no atendimento ao cliente.
Por ser uma das melhorias que mais se destacam, o Kanban tem a beneficência na saúde do ser humano englobando a área acadêmica e profissional, pois segundo ANPOP – Associação Nacional dos Profissionais de Organização e Produtividade (2008) de 400 pessoas pesquisadas 71% disseram que se fossem mais organizados sua vida melhoraria. O Papo Universitário (2012) ainda complementa falando que a desorganização prejudica a produtividade, como também podem gerar estresse e sérios problemas de saúde.
A partir do surgimento da ferramenta de melhoria Kanban, foram elaborados modelos de gerenciamento de atividades, o qual é o Just in Time (JIT) o sistema imprescindível que tem o objetivo de realizar as atividades no tempo certo. O Just in Time (Na hora certa) é uma ferramenta resumidamente aplicada no processo de fluxo contínuo, gerenciamento de produção e ele segue também o objetivo de melhoria.
Uma pesquisa baseada no Kanban pode ter vários objetivos, dependendo do contexto em que está sendo aplicada. O Kanban é uma metodologia de gerenciamento visual de tarefas e fluxos de trabalho que se originou na Toyota e é frequentemente usada para melhorar a eficiência, a qualidade e a visibilidade das operações. Aqui estão alguns dos principais objetivos de uma pesquisa baseada no Kanban: 1. Melhorar a eficiência do fluxo de trabalho: Uma pesquisa pode ser realizada para identificar gargalos, desperdícios e ineficiências no processo atual e, em seguida, implementar melhorias para melhorar o fluxo de trabalho.
O Kanban tem uma importância significativa nas empresas por diversas razões, principalmente porque oferece uma abordagem flexível e eficaz para a gestão de processos e fluxos de trabalho. Aqui estão algumas das principais razões pelas quais o Kanban é importante nas empresas: 1. Melhoria da eficiência: O Kanban ajuda as empresas a identificar e eliminar gargalos, reduzir desperdícios e melhorar o fluxo de trabalho, resultando em processos mais eficientes. 2.Visibilidade: O sistema Kanban oferece uma representação visual clara do trabalho em andamento, permitindo que todos na equipe ou organização compreendam o status atual das tarefas e projetos.
O Kanban foi desenvolvido pela Toyota nos anos 1940 e 1950 como parte do Sistema Toyota de Produção (TPS). Inicialmente, era um sistema de sinalização usados para controlar o fluxo de peças nas linhas de produção. Em japonês, “Kanban” (看板) é traduzido como “cartão visual”. Inicialmente, os cartões físicos foram usados para sinalizar a produção, mas hoje em dia, os quadros Kanban digitais são amplamente adotados.
A implementação do Kanban pode levar uma série de resultados de melhoria em uma organização. Esses resultados variam dependendo do contexto e dos objetivos específicos da correção, mas aqui estão alguns dos resultados de melhoria comuns associados ao uso do Kanban.
Redução de Lead Time: O Kanban frequentemente resulta em uma redução no tempo necessário para concluir uma tarefa ou entregar um produto, o que pode acelerar a entrega de valor aos clientes.
Melhoria na Eficiência: A visibilidade fornecida pelo Kanban ajuda a identificar gargalos e ineficiências nos processos, permitindo que sejam eliminados ou mitigados, levando a uma operação mais eficiente. Redução de Estoque e Custos: Quando usado para gerenciamento de estoques, o Kanban ajuda a reduzir os níveis de estoque, o que pode economizar dinheiro em armazenamento e minimizar o risco de obsolescência. Maior Qualidade: A ênfase do Kanban na qualidade em todas as etapas do processo pode levar a uma redução de erros, retrabalho e falhas, melhorando a qualidade dos produtos e serviços.
Colaboração Maior: O Kanban promove a colaboração entre membros da equipe, uma vez que todos têm visibilidade do trabalho em andamento, o que pode melhorar a comunicação e a resolução de problemas. Priorização Mais Eficaz: O Kanban ajuda as equipes a priorizar o trabalho com base na demanda atual e nas necessidades do cliente, o que resulta em um foco maior em tarefas de alto valor.
Melhor Balanceamento de Carga de Trabalho: Ao limitar o trabalho em progresso (WIP), o Kanban ajuda a evitar a sobrecarga de trabalho, resultando em um ambiente menos estressante e uma distribuição mais equitativa das tarefas. Adaptação a Mudanças: O Kanban é altamente adaptável e permite que as equipes se ajustem rapidamente às mudanças nas demandas do mercado ou nos requisitos do cliente.
Transparência e Responsabilidade: O Kanban atribui responsabilidade clara ao trabalho em andamento, tornando mais fácil identificar quem é responsável por cada tarefa ou projeto. Maior Satisfação do Cliente: A entrega mais rápida e a melhoria na qualidade muitas vezes resultam em maior satisfação do cliente. Cultura de Melhoria Contínua: O Kanban promove uma cultura de melhoria contínua, onde as equipes estão buscando constantemente maneiras de aprimorar seus processos e práticas. Redução do Trabalho Não Planejado: O Kanban ajuda a minimizar o trabalho não planejado, permitindo que as equipes lidem de maneira mais eficaz com interrupções e problemas imprevistos.
O Kanban é uma metodologia altamente adaptável que pode ser aplicada em diversos contextos, desde o desenvolvimento de software até a produção e gerenciamento de projetos. Simplicidade: é relativamente fácil de entender e implementar, não exigindo mudanças radicais nos processos existentes.
Redução do Estresse: A restrição do trabalho em progresso (WIP) no Kanban ajuda a evitar a sobrecarga de trabalho, diminuindo o estresse da equipe. O Kanban é escolhido por muitas empresas devido à sua capacidade de melhorar a eficiência, a qualidade e a visibilidade dos processos, bem como sua flexibilidade para se adaptar a diferentes contextos e sua ênfase no atendimento às necessidades do cliente. Essa metodologia promove uma abordagem mais ágil e eficaz para a gestão de tarefas e fluxos de trabalho, resultando em benefícios tangíveis para a organização.
O Kanban fornece uma representação visual clara do trabalho em andamento, tornando mais fácil para as equipes e grupos de pessoas entenderem o que estão participando. Isso promove uma comunicação mais eficaz e aberta, evitando mal-entendidos e conflitos.
A ópera Kanban com um princípio “pull”, o que significa que o trabalho é puxado conforme necessário, em oposição ao método “push” tradicional, onde o trabalho é empurrado para a próxima etapa, independentemente da demanda.
Os cartões servem para ordenar aquilo que está espalhado ou desorganizado, ou seja, não apenas de forma interna, mas algo global como por exemplo um chão de fábrica Slack (2009) ainda ressalta que é a forma mais simples de um cliente avisar ao fornecedor a necessidade de certo material. Contudo, estes cartões são aplicados para o controle do fluxo dos materiais dentro de um sistema de produção (WERKEMA, 2006).
Neste cenário envolvendo o chão de fábrica (produção) tendo em vista o Kanban como uma das ferramentas mais importantes, de acordo com Ohno (1997), o sistema Kanban faz com que o fluxo de um processo ocorra de forma suave. Segundo Corrêa e Gianesi (1993) a lógica do Kanban é puxar a produção. Nesse momento entra o JIT Just in time que é uma filosofia de manufatura baseada no sistema Kanban traduzido do Inglês “na hora certa” aonde primeiro o produto de uma empresa é comprado para depois a matéria prima ser providenciada e assim evitando estoque e material parado de todo o processo produtivo.
Uma característica fundamental do Kanban é a limitação do trabalho em progresso (WIP). Isso ajuda a evitar a sobrecarga da equipe, mantendo um fluxo constante e evitando gargalos. A Limitação do Trabalho em Progresso (WIP, do inglês Work in Progress) é um conceito fundamental no sistema Kanban e em muitas outras metodologias ágeis. Consulte o número máximo de tarefas ou itens que uma equipe ou processo pode ter em andamento simultaneamente. Estabelecer limites WIP é uma prática importante para manter um fluxo de trabalho equilibrado e eficiente.
Limitar o trabalho em progresso ajuda a evitar que a equipe fique sobrecarregada com um grande número de tarefas. Isso impede que os membros da equipe se sintam pressionados e garanta que eles possam se concentrar especificamente no trabalho em mãos.
Quando uma equipe atinge o limite de WIP em uma determinada etapa do processo, qualquer nova tarefa deve esperar até que uma tarefa existente seja concluída. Isso ajuda a identificar gargalos e problemas no processo, permitindo que a equipe os aborde imediatamente manter um fluxo de trabalho constante e previsível. Isso leva a tempos de resposta mais rápidos, menores tempos de ciclo e maior eficiência global do processo.
Com os limites WIP, os membros da equipe são incentivados a colaborar para concluir as tarefas existentes antes de iniciar novas. Isso promove a colaboração e o apoio entre os membros da equipe. Ao limitar o número de tarefas em andamento, as equipes são forçadas a priorizar o trabalho. Isso leva uma maior atenção às tarefas mais importantes e ajuda a evitar uma multitarefa excessiva, que pode levar a erros e atrasos.
Em resumo, a limitação WIP é uma prática útil que ajuda as equipes a manter um fluxo de trabalho equilibrado, identificar problemas rapidamente, melhorar a qualidade do trabalho e garantir que as tarefas sejam concluídas de forma eficiente e eficaz.
O Kanban e o JIT são sistemas de melhoria extremamente vinculados ambos permitem que a metodologia de JIT puxada da produção tenha um melhor fluxo de trabalho/material assim como na forma administrativa segue o mesmo fluxo tendo assim as vantagens de eliminação de estoque, Produção em fluxo contínuo, Esforço contínuo na resolução de processos. Just in Time” (JIT) é uma filosofia de gestão de produção que visa reduzir o desperdício e melhorar a eficiência, produzindo apenas o necessário, no momento certo e na quantidade necessária. O objetivo é minimizar os estoques e os custos associados, enquanto mantém a produção alinhada com a demanda real dos clientes. No sistema Just in Time, os produtos são fabricados apenas quando há uma demanda real dos clientes. Isso evita a produção excessiva e reduz a necessidade de manter grandes estoques de mercadorias prontas.
O JIT visa eliminar todos os tipos de desperdícios, incluindo estoques em excesso, tempo ocioso de máquinas, transporte desnecessário, excesso de entrega de materiais, produção defeituosa e subutilização de recursos e enfatiza a importância da qualidade em todos os avanços do processo de produção. Ao eliminar defeitos desde o início, os produtos finais atendem às expectativas dos clientes, rapidamente retrabalho e custos associados a produtos defeituosos. O sistema JIT permite uma resposta rápida às mudanças na demanda do mercado. A produção pode ser ajustada de acordo com as flutuações na procura, mantendo a flexibilidade para atender às necessidades dos clientes em tempo hábil.
Esse sistema incentiva a melhoria contínua de processos e operações. Os trabalhadores são encorajados a identificar problemas e sugerir soluções, promovendo uma cultura de aprendizado e aprimoramento constante envolve uma colaboração estreita com fornecedores independentes. Os materiais e componentes são entregues no momento exato em que são necessários, fornecendo estoques intermediários e os custos associados aos layouts de fábrica são organizados de forma eficiente para minimizar o movimento de materiais e reduzir o tempo de configuração. O objetivo é criar um fluxo de trabalho contínuo e suave. Os trabalhadores são treinados para operar várias máquinas e realizar várias tarefas. Isso aumenta a flexibilidade da força de trabalho e permite uma melhor adaptação às mudanças nas demandas de produção.
O Just in Time é amplamente utilizado nas indústrias de manufatura, automotiva e outras onde a eficiência na produção é crucial. Ao adotar essa filosofia, as empresas podem reduzir custos operacionais, melhorar a qualidade dos produtos e responder rapidamente às necessidades do mercado, resultando em uma produção mais eficiente e competitiva. Embora o Just in Time (JIT) seja mais comumente associado à gestão da produção e operações nas empresas, seus princípios e conceitos podem ser aplicados no cotidiano de várias maneiras, para melhorar a organização, reduzir desperdícios e melhorar a eficiência. Aplicar princípios de JIT às finanças pessoais, gastando de forma consciente e evitando dívidas desnecessárias. Planejar gastos com base nas necessidades reais e evitar compras impulsivas assim como aplicar o sistema Kanban na empresa, dividir em tarefas menores e realize-os conforme a demanda real. Evite acumular tarefas em excesso que possam sobrecarregar e atrasar o projeto.
A aplicação dos princípios do Just in Time no cotidiano visa melhorar a eficiência, evitar desperdícios, manter a organização e garantir que o tempo, recursos e energia sejam direcionados para atividades realmente importantes. Isso não apenas aumenta a produtividade, mas também contribui para uma vida mais equilibrada e menos estressante.
De acordo com Aguiar e Peinado (2007), para elaboração do Kanban são utilizados, na maioria das vezes, um quadro, contêineres e cartões. Mas como executar essas funções e assim praticá-las?
De forma explicativa: No quadro terão divisões de coluna entre cores vermelhas, amarelas e verdes. Nos contêineres deverão ter tipos de peças e um cartão por lote definido, como a quantidade que há ali, mínimo e máximo. Já nos cartões terão informações das quais serão minimamente explicativas para o bom funcionamento da linha de produção.
Nas figuras abaixo 1 e 2, é possível entender uma breve explicação sobre o explicado acima:
Figura 1: Quadro Kanban
Fonte: Aguiar e Peinado (2007)
Figura 2: Tipos de contêineres
Fonte: Aguiar e Peinado (2007)
Implementar o Kanban na produção é uma estratégia eficaz para melhorar o processo de fabricação, reduzir desperdícios e melhorar a eficiência geral. Compreende o fluxo atual do processo de produção, identificando as etapas envolvidas, os recursos necessários e as interdependências entre as atividades. O Kanban é uma filosofia que promove a melhoria contínua. É fundamental adaptar o sistema às necessidades específicas de sua produção e estar disposto a fazer ajustes conforme você aprende com a experiência e as mudanças nas demandas do mercado.
O Kanban de Abastecimento, também conhecido como Kanban de Reposição ou Kanban de Produção, é uma aplicação específica do sistema Kanban em ambientes de produção para gerenciar a seleção de materiais e componentes usados na fabricação. Esse método ajuda a manter níveis de estoque adequados, evitando tanto a escassez quanto o excesso de materiais. Cartões físicos ou virtuais (cartões Kanban) são usados para representar uma demanda. Cada cartão pode representar um conjunto específico de itens ou uma quantidade de material.
Figura 3 – Exemplo de Kanban de abastecimento
Fonte: Imagem do autor
De acordo com a figura 3: Além de ser usado internamente, o Kanban de Abastecimento também é estendido aos fornecedores. Quando um cartão Kanban é usado para acionar a produção de mais itens, um sinal é enviado ao fornecedor para reabastecer os materiais usados.
O Kanban de Abastecimento ajuda a manter um fluxo contínuo de materiais para a produção. Quando um item é retirado do estoque, um novo é produzido imediatamente para substituí-lo, mantendo o processo de produção em andamento. Ao utilizar o Kanban de Abastecimento, as empresas podem evitar o acúmulo de estoque, reduzindo custos de armazenamento e evitando desperdícios associados ao excesso de estoque.
O sistema Kanban de Abastecimento é dinâmico e se ajusta conforme a demanda varia. Se a demanda aumentar, mais cartões Kanban são acionados, aumentando a produção. Se a demanda diminuir, menos cartões são usados, reduzindo a produção. É uma estratégia eficaz para otimizar o gerenciamento de estoques, minimizar desperdícios e manter um fluxo de produção eficiente e equilibrado, por exemplo a figura 2 abaixo que demonstra a disponibilidade de material no estoque ajudando o aumento da porcentagem:
Figura 4: Exemplo
Fonte: Imagem do autor
O Kanban de Desenvolvimento de Software é uma aplicação específica do sistema Kanban para gerenciamento de projetos de desenvolvimento de software. Ele é especialmente popular em ambientes ágeis devido à sua flexibilidade e capacidade de se adaptar às mudanças nas demandas do projeto.
O Kanban de Desenvolvimento de Software utiliza um quadro visual para representar as tarefas em diferentes estágios do processo de desenvolvimento, desde a concepção até a conclusão. As tarefas são representadas por cartões Kanban. Cada cartão pode representar uma funcionalidade, uma correção de bug, uma melhoria ou qualquer outra unidade de trabalho
As equipes podem priorizar tarefas continuamente, movendo os cartões no quadro Kanban conforme as prioridades mudam. Isso permite uma resposta rápida às mudanças nas necessidades do projeto. O quadro Kanban fornece total transparência sobre o progresso do trabalho. Isso facilita a colaboração entre os membros da equipe, pois todos podem ver o que está sendo feito e o que está por vir, as equipes realizam revisões regulares para identificar problemas, gargalos e oportunidades de melhoria no processo. O produto Kanban ajuda a identificar e eliminar desperdícios no processo de desenvolvimento, concentrando-se nas atividades que agregam valor ao final.
Kanban de Desenvolvimento de Software utiliza métricas como lead time (tempo necessário para concluir uma tarefa) e tempo de ciclo (tempo médio para concluir uma tarefa) para avaliar o desempenho da equipe e identificar áreas para otimização.
Em resumo, o Kanban de Desenvolvimento de Software oferece uma abordagem flexível e transparente para gerenciamento de projetos de software, promovendo a colaboração, a eficiência e a melhoria contínua. Ele é particularmente útil para equipes ágeis que precisam se adaptar rapidamente às mudanças nas demandas do cliente.
O Kanban de Suporte Técnico é uma aplicação específica do sistema Kanban que é frequentemente utilizada em equipes de suporte técnico, help desk ou centros de atendimento ao cliente para gerenciar e resolver problemas de clientes de forma eficiente os tickets ou requisições de suporte técnico são representados por cartões Kanban. Cada cartão geralmente contém informações sobre o problema relatado, o cliente envolvido e a situação atual da resolução. Os estágios do processo podem incluir “Novos Tickets”, “Em Análise”, “Em Progresso”, “Aguardando Resposta do Cliente”, “Concluídos” etc os tickets são priorizados com base na gravidade do problema, na urgência do cliente e em outros critérios definidos pela equipe de suporte. Os tickets mais críticos ou urgentes são tratados primeiro. O quadro Kanban oferece uma visão clara do status de todos os tickets em tempo real. Isso promove uma comunicação transparente dentro da equipe, permitindo que todos saibam o que está acontecendo e quem está trabalhando em qual problema.
O Kanban de Suporte Técnico ajuda as equipes a cumprir os SLAs, garantindo que os tickets tratados sejam dentro dos prazos acordados. Os limites WIP ajudam a evitar atrasos excessivos, assim como em outras aplicações do Kanban, o Kanban de Suporte Técnico promove uma melhoria contínua. A equipe realiza revisões periódicas para identificar áreas para otimização e melhorias nos processos de suporte. Os feedbacks dos clientes sobre a resolução dos problemas podem ser registrados no cartão Kanban. Isso ajuda a equipe a entender a eficácia de suas soluções e a fazer ajustes conforme necessário é uma ferramenta poderosa para equipes de suporte que desejam manter um alto nível de eficiência, qualidade e satisfação do cliente. Ele oferece uma maneira visual e estruturada de gerenciamento do fluxo de trabalho, garantindo que os problemas dos clientes sejam tratados de forma oportuna e eficaz.
O Pessoal Kanban é onde uma pessoa utiliza os princípios do Kanban para gerenciar suas próprias tarefas, projetos e atividades pessoais. É uma maneira eficaz de aumentar a produtividade, priorizar tarefas e manter um equilíbrio saudável entre a vida pessoal e profissional. Cada tarefa ou atividade que você precisa realizar é representada por um cartão Kanban. Escreva claramente a tarefa no cartão para que você possa entender facilmente o que precisa ser feito. Utilize o Pessoal Kanban para ajudá-lo a gerenciar seu tempo. Visualize quanto tempo você alocou para cada tarefa e ajuste conforme necessário para evitar sobrecarga ou subutilização de seu tempo. O Pessoal Kanban é altamente flexível. À medida que suas prioridades mudam ou novas tarefas surgem, você pode facilmente ajustar seu quadro para acomodar essas mudanças. Além das tarefas de trabalho, use o Pessoal Kanban para gerenciar atividades pessoais, compromissos e até mesmo tempo de lazer. Isso ajuda a manter um equilíbrio saudável entre a vida profissional e pessoal.
Figura 5: Exemplo
Fonte: Imagem do autor
O Pessoal Kanban é uma ferramenta versátil que pode ser adaptada às necessidades individuais de cada pessoa. Ajuda a evitar sobrecarga, priorizar tarefas importantes e visualizar o progresso, permitindo uma gestão mais eficaz do tempo e das atividades pessoais.
O Kanban de Manutenção é um sistema que aplica-se em ambientes de manutenção industrial, seja em fábricas, instalações de produção, equipamentos ou outras áreas que requerem manutenção regular. Ele é usado para otimizar o processo de manutenção, melhorar a eficiência da equipe e garantir que os equipamentos estejam operando de forma confiável. Cada tarefa de manutenção, seja ela preventiva, corretiva ou de inspeção, é representada por um cartão Kanban. O cartão contém informações concluídas sobre a tarefa, incluindo descrição do problema, medidas e etapas de solução.
Figura 6: Manutenção Kanban
Fonte: Imagem do autor
Conforme figura 6: aborda priorizar as tarefas de manutenção com base na urgência, impacto na produção ou na segurança, e na disponibilidade de recursos. As tarefas mais críticas devem ser tratadas primeiro. Agendar tarefas de manutenção preventiva, como inspeções regulares e substituições de peças, utilizando o Kanban. Isso ajuda pode evitar falhas inesperadas e aumenta a vida útil dos equipamentos.
Manter um registro detalhado de cada tarefa de manutenção concluída. Isso inclui informações sobre os dados da tarefa, peças mais eficientes, custos e tempo gasto. Esse registro é análises para futuras e planejamento. Realizar revisões periódicas para identificar áreas de melhoria no processo de manutenção. O feedback contínuo ajuda a melhorar a eficiência e a eficácia das operações de manutenção.
O Kanban de Manutenção é uma ferramenta eficaz para organizar e melhorar as atividades de manutenção. Ele ajuda a garantir que os equipamentos funcionem de maneira confiável, minimizem o tempo de inatividade e prolonguem a vida útil dos ativos industriais.
Kanban de Serviços Profissionais é o sistema para gerenciamento de projetos e tarefas em setores que oferecem serviços profissionais, como consultorias, agências de marketing, desenvolvimento web, escritórios de advocacia, entre outros. Ele é uma ferramenta eficaz para manter a visibilidade do trabalho, melhorar a colaboração da equipe e garantir que os projetos sejam entregues no prazo e dentro do orçamento. Realizar revisões regulares para identificar áreas de melhoria no processo. Utilizar dados históricos, como tempos de ciclo e taxas de conclusão, para fazer análises e melhorar continuamente a eficiência da equipe.
O Kanban de Serviços Profissionais é uma ferramenta versátil que pode ser adaptada às necessidades específicas de cada empresa. Ele oferece uma maneira eficaz de gerenciar projetos e tarefas, melhorar a colaboração da equipe e manter os clientes satisfeitos por meio da entrega pontual e eficiente de serviços profissionais.
O Kanban de Atendimento ao Cliente é uma ferramenta eficaz para garantir um atendimento ao cliente eficiente, rápido e personalizado. Ele permite que as equipes de atendimento priorizem, respondam e resolvam as solicitações dos clientes de maneira organizada, mantendo um alto nível de satisfação do cliente.
O sistema Kanban foi formalizado e popularizado como parte do sistema Toyota Production System (TPS), que mais tarde se tornou uma base para muitas práticas de gestão lean em todo o mundo. Portanto, embora o conceito de Kanban tenha raízes na década de 1940, ele continua a evoluir e é amplamente utilizado em diversas áreas, incluindo desenvolvimento de software, gerenciamento de projetos e muito mais.De acordo com Moura (1989), as características do Kanban se diferem em cada caso de aplicação e, a depender do caso, é possível utilizar mais ou menos princípios e métodos. Sereno (2011) ainda saliente que devido a existência desta adversidade nos casos, são feitas adaptações nos modelos para que estes se enquadrem no objetivo de quem irá aplica-los.
Implementar um sistema Kanban envolve vários passos para garantir que ele seja eficaz. Aqui está um guia passo a passo para a aplicação do sistema Kanban:
1. Visualize o Fluxo de Trabalho: Identifique as etapas do seu processo de trabalho, desde o início até a conclusão.Crie um quadro Kanban físico (usando cartões e uma parede) ou digital (usando ferramentas online como Trello, Jira ou Kanbanize) para visualizar essas etapas.
2. Divida o Trabalho em Tarefas Gerenciáveis: Divida o trabalho em tarefas ou itens de trabalho que possam ser facilmente compreendidos e concluídos por indivíduos ou equipes.
3. Estabeleça Limites de Trabalho em Progresso (WIP–Work in Progress): Defina limites para o número de itens que podem estar em cada etapa do processo ao mesmo tempo. Isso ajuda a evitar sobrecarga e congestionamento.
4. Visualize o Fluxo de Trabalho: Mova os cartões ou itens ao longo das etapas do quadro à medida que sejam concluídos ou avançados no processo. Cada movimento deve ser visível para todos os membros da equipe.
5. Gestão do Fluxo: Monitore o fluxo de trabalho para identificar padrões, gargalos e áreas onde o processo pode ser otimizado.
6. Reuniões de Revisão Regular (Reuniões Kanban): Realize reuniões regulares para revisar o quadro Kanban. Discuta o progresso, desafios encontrados e estratégias para melhorar o processo.
7. Melhoria Contínua: Com base nas revisões e no feedback da equipe, ajuste o processo para torná-lo mais eficiente. Experimente mudanças incrementais e avalie seu impacto.
8. Promova a Colaboração e a Transparência: Encoraje a colaboração entre os membros da equipe. Garanta que o quadro Kanban seja acessível a todos os membros da equipe para promover a transparência.
9. Treinamento e Educação: Forneça treinamento aos membros da equipe sobre como usar o sistema Kanban com eficácia. Eduque a equipe sobre os princípios do Kanban e a filosofia por trás do método.
10. Ajuste do Processo Conforme Necessário: Esteja disposto a adaptar o sistema Kanban conforme as necessidades da equipe mudar.
Esteja aberto a experimentar diferentes abordagens para encontrar o que funciona melhor para sua equipe e contexto específico. m quadro branco Kanban é uma ferramenta visual usada para implementar o sistema Kanban. Ele é projetado para ajudar equipes a visualizar seu fluxo de trabalho, organizar tarefas e otimizar a produção. O quadro branco Kanban pode ser montado em uma parede ou em um suporte, e é geralmente dividido em várias colunas representando diferentes configurações do processo de trabalho.
Aqui está um exemplo básico de como um quadro branco Kanban pode ser estruturado:
Figura 7: Quadro em Branco
Fonte: Imagem do autor
Figura 8: Quadro em Branco
Fonte: Imagem do autor
Na figura 8, vemos as colunas típicas em um quadro branco kanban:
A Fazer (fazer): Esta coluna lista as tarefas ou itens de trabalho que ainda não foram iniciados. É o ponto de entrada para novos trabalhos.
Em Progresso: Tarefas que estão sendo trabalhadas atualmente são motivadas para esta coluna. Indica o trabalho em andamento.
Feito: Após a conclusão, as tarefas podem ser motivadas para esta coluna para conclusão por um colega de equipe ou supervisor.
Aprovado: Tarefas que foram concluídas ou aprovadas com sucesso são motivadas para esta coluna. Representa o trabalho finalizado.
Elementos no Quadro Branco Kanban:
Cartões: Cada tarefa é representada por um cartão. As informações relevantes sobre a tarefa, como descrição, responsável e prazo, podem ser escritas no cartão.
Marcadores ou Fitas Adesivas Coloridas: Às vezes, diferentes núcleos são usados para categorizar tarefas, por exemplo, por prioridade ou tipo de trabalho.
Notas e Comentários: A equipe pode adicionar notas ou comentários diretamente no quadro para fornecer atualizações ou informações adicionais sobre uma tarefa.
Datas de Entrega: Prazos ou datas de entrega podem ser adicionais aos cartões para ajudar a equipe a priorizar. Abaixo, demos o exemplo de afazeres e tarefas do cotidiano de uma empresa, para o melhor entendimento:
Figura 9: A fazer e Em andamento
Fonte: Imagem do autor
Na figura 9, vemos a tabela de Kanban previamente estruturada, com o exemplo de “a fazer” e “em andamento” e espeficicamente nessas colunas são os pontos mais importantes do fluxo, pois é daqui que sairá grandes conclusões e organizações do progresso de trabalho, dando ênfase no real objetivo do kanban. A coluna de “a fazer” remete a atividade pendente que pecisará ser entregue, pois para algumas empresas a área administrativa responde diretamente para aprodução, mais conhecida como “chão de fábrica” e é nesses casos que aparecem as dificuldades de conclusão devido a demanda. Nesse momento ultiliza-se a ferramente da qual estamos abordando. Já a coluna “em andamento” mostra que o colaborador que fez a tabela está quase finalizando uma atividade que lhe foi dada, ou seja, algum problema que existia está sendo resolvido e quase finalizado.
Figura 10: Feito e Aprovado.
Fonte: Imagem do autor
Na figura 10, podemos ver as colunas “Feito” e “Aprovado”. Feito representa aqueles problemas dos quais já estavam sendo resolvidos, e que no atual momento se encontra realizado, mas o motivo de estar na tabela e escrito é para um melhor gerenciamento visual, pois muitas daz vezes nas empreas privadas os colaboradores se localizam por esse tipo de tabela, pois é mais fácil e prático de entender e identificar. As empresas aderem essas ferramentas com intuito de mostrar o andamento das atividades para toda a equipe, pois diversas vevez os problemas só são resolvios em conjuntos.
Como o Kanban é baseado em princípios ágeis, ele permite uma rápida adaptação às mudanças nas demandas do mercado ou nos requisitos do cliente. As equipes ajustam suas prioridades e atividades de acordo com as necessidades em constante mudança.
Implementar o sistema Kanban nas empresas não apenas melhora a eficiência operacional, mas também promove uma cultura de transparência, colaboração e melhoria contínua, tornando-o uma ferramenta avançada para muitas organizações.
As equipes são encorajadas a revisar regularmente o processo e fazer ajustes para aumentar a eficiência e a qualidade do trabalho. O Kanban continua a evoluir e é amplamente adotado em todo o mundo devido à sua abordagem flexível e eficaz para o gerenciamento visual e melhoria contínua é fundamental em qualquer ambiente, seja ele profissional, educacional ou pessoal, metas claras e alcançáveis para a equipe. -se de que todos certifiquem-se de compreender os objetivos e estar alinhados com a missão da equipe e da organização. Uma equipe bem coordenada pode alcançar metas de forma mais eficazes, resolver problemas complexos, promover inovação e criar um ambiente de trabalho positivo. Um líder de equipe eficaz fornece orientação, inspiração e suporte. Ele ou ela é um modelo a seguir, promovendo um ambiente onde todos se sintam valorizados e motivados para alcançar os objetivos da equipe encorajar a aprendizagem contínua e o desenvolvimento pessoal. Isso não beneficia apenas os membros individuais da equipe, mas também enriquece a equipe como um todo.
Lembre-se de que o trabalho em equipe é um processo contínuo de aprendizado e crescimento. Ao investir no desenvolvimento da equipe e na criação de um ambiente de trabalho colaborativo e positivo, você pode alcançar resultados notáveis e criar uma experiência de trabalho gratificante para todos os envolvidos. Valorizar a diversidade de habilidades, experiências e perspectivas. As equipes diversificadas podem trazer uma variedade de ideias e soluções, impulsionando a inovação. Distribuir as responsabilidades de forma justa, levando em consideração as habilidades e interesses individuais. Evitar sobrecarregar alguns membros da equipe enquanto outros têm pouco a fazer. Conflitos podem surgir em qualquer equipe. Encare os conflitos como oportunidades de crescimento. Estabeleça um ambiente onde os membros da equipe se sintam à vontade para expressar preocupações e trabalhar juntos para encontrar soluções. Concluindo, o trabalho em equipe é uma peça fundamental para o sucesso em diversos contextos, seja no ambiente profissional, educacional ou pessoal. A capacidade de colaborar de forma eficaz, comunicar-se abertamente, valorizar as contribuições de todos os membros e resolver conflitos construtivamente são habilidades essenciais para qualquer equipe bem sucedida. Ao cultivar um ambiente de confiança, respeito e apoio mútuo, as equipes podem atingir metas mais ambiciosas e enfrentar desafios de maneira mais eficiente. O trabalho em equipe não apenas melhorou a produtividade, mas também criou um senso de camaradagem e realização, resultando em experiências mais positivas e gratificantes.
Conclusão
O Kanban é mais do que apenas um sistema visual de gerenciamento de tarefas; é uma filosofia que nos promove a total eficiência, transparência e melhoria contínua. Ao adotar o Kanban, as equipes envolvendo em termo geral podem melhorar seus processos, reduzir desperdícios, melhorar a colaboração e responder de forma ágil às demandas do ambiente de trabalho em constante mudança. A abordagem focada na visualização do trabalho e no controle do trabalho em progresso não apenas aumenta a produtividade, mas também cria um ambiente de trabalho mais organizado e colaborativo. O Kanban é uma ferramenta avançada para equipes e organizações que buscam aprimorar sua eficiência operacional e alcançar resultados especializados. O Kanban é excepiconal até na vida do cotidiano, e fica ainda mais fácil a adaptação do sistema de melhoria para pessoas que já tem experiência total e inclusiva, facilita na aplicação de afazeres do dia a dia e promove a redução de possíveis problemas de estresse, ansiedade futuros. Isso pois na maioria das vezes a causa dessas intervenções de saúde são os enormes problemas diários que temos que lidar e o Kaban como a ferramenta de melhoria contínua nos oferece esta vantagem e praticidade. Concluindo, os problemas do cotidiano são uma parte natural da vida, variando em sua complexidade e impacto. Enfrentar esses desafios requer habilidades de resolução de problemas, paciência e resiliência. É fundamental reconhecer que enfrentar problemas faz parte do processo de crescimento pessoal e profissional. Ao abordar os problemas do cotidiano com uma mentalidade positiva e proativa, buscando soluções, aprendendo com as dificuldades e buscando apoio quando necessário, podemos superar obstáculos e crescer como indivíduos. Cada desafio enfrentado nos oferece uma oportunidade de aprendizado e desenvolvimento, preparando-nos para lidar com futuros desafios de maneira mais eficaz, além dos desafios, a vida cotidiana também é repleta de momentos positivos, oportunidades de aprendizado e experiências enriquecedoras. É importante valorizar esses momentos, cultivar a gratidão e manter uma perspectiva equilibrada, lembrando-se de que, com determinação e resiliência, somos capazes de superar os desafios que a vida nos apresenta.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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1 Graduando(as) do Curso de Administração da Universidade Nilton Lins/Manaus, Am.
E-mail: limajen716@gmail.com
E-mail: irisdarochagomes843@gmail.com
E-mail: marciaoliveiraa.adm@gmail.com
E-mail: patricia.moutinho2@gmail.com
2 Professora especialista (Mestra), orientadora do Trabalho de Conclusão de Curso do Curso de Administração da Universidade Nilton Lins – Manaus, AM.
E-mail: vanessa.alves@uniniltonlins.edu.br
3 Professor especialista (Coordenador), do Curso do Curso de Administração da Universidade Nilton Lins/Manaus, AM.
E-mail: warce@niltonlins.br